4/2015. (V. 15.) NKFIH utasítása a pénzkezelési szabályzatról.

4/2015. (V. 15.) NKFIH utasítása a pénzkezelési szabályzatról. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (5) bekezdésében, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 14. § (5) bekezdés d)  pontjában és az  államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13.  § (2)  bekezdés a)  pontjában foglaltak alapján, tekintettel a  jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23.  § (4)  bekezdés c)  pontjára és a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6. §-ára és 8. § (1) bekezdésére a következő utasítást adom ki: ELSŐ RÉSZ Általános rendelkezések I. Fejezet A szabályzat alkalmazási köre, felelősségi rend 1. Jelen utasítás (a továbbiakban: szabályzat) alkalmazási köre kiterjed a  Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) által alkalmazott pénzforgalmi számlaforgalomra, valamint készpénzforgalomra, az  azokkal kapcsolatos pénzkezelési eljárásokra, az  eljárások során keletkező dokumentációra, nyilvántartásra és adatra. 2. A jelen szabályzat kiadásáért – mint a  költségvetési szerv vezetője – az  NKFI Hivatal elnöke felelős. A  szabályzat előkészítéséért, aktualizálásáért és annak végrehajtásáért az  NKFI Hivatal Költségvetési Főosztályának vezetője a felelős. 3. Az NKFI Hivatal munkatársai a szabályzatban foglaltak végrehajtásáért a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 2/2015. (I. 16.) MvM utasítás szerinti feladat- és hatáskörükben felelősek. II. Fejezet A pénzforgalom feltételrendszere 4. A pénzügyi teljesítés (pénztári kifizetés vagy banki átutalás) az előzetes írásos kötelezettségvállalás szerinti és igazolt teljesítés után, csak utalványozott és érvényesített bizonylat alapján történhet a  bizonylaton megjelölt kedvezményezett részére, címre vagy számlaszámra, az érvényesített összeggel. 5. A kötelezettségvállalás, a  pénzügyi ellenjegyzés, a  teljesítésigazolás, az  utalványozás és érvényesítés előírásait, a  kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítésigazolásra, utalványozásra, érvényesítésre jogosultak körét az NKFI Hivatal Gazdálkodási Szabályzata (a továbbiakban: Gazdálkodási szabályzat) tartalmazza. MÁSODIK RÉSZ Részletes rendelkezések III. Fejezet A kincstári számlaforgalom lebonyolítási rendje 1. Az NKFI Hivatal fizetési számlái 6. Az NKFI Hivatal az alábbi, Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) által vezetett fizetési számlákkal rendelkezik: a) előirányzat-felhasználási keretszámla 10032000-00334820-00000000; b) kincstári kártyafedezeti számla; c) kincstári devizaszámla 10004885-10002010-01012231. 7. Az NKFI Hivatal a  6.  pontban felsorolt kincstári fizetési számlákon kívül további számlákkal is rendelkezhet, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 79. §-ában leírtak szerint. 8. Az előirányzat-felhasználási keretszámla az NKFI Hivatal gazdálkodásának lebonyolítására szolgál. 9. A kártyafedezeti számla a  kincstári kártyával történő kifizetések pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére szolgáló, kártyatípusonként nyitható számla. 10. A pénzügyi fedezet biztosításáról az NKFI Hivatal a Kincstárnál vezetett előirányzat-felhasználási keretszámlája terhére benyújtott átutalási megbízással gondoskodik. Az  NKFI Hivatal a  kártyafedezeti számlára elkülönített fedezetből, illetve a  kincstári Kártyafedezeti Tükörszámláról a  kártyafedezeti számlára teljes OTP direkt funkcióval felruházott kártyával tud fedezetet visszavezetni a Kincstár kincstári kártyaforgalomról szóló szabályzatában foglaltak alapján. A kincstári kártyafedezeti számla igénylése központi költségvetési szervek esetében a Kincstár honlapján közzétett nyomtatvány kitöltésével történik, melyet az  irányító szervhez engedélyezésre kell továbbítani. Indokolt esetben – a Kincstár engedélyével – több azonos típusú kártyafedezeti számla is vezethető. 11. Kincstári devizaszámlán az  NKFI Hivatal az  Európai Uniótól kapott közvetlen támogatásokat tartja nyilván a beérkezéstől a felhasználásig. Az NKFI Hivatal az elfogadott elszámolás alapján fel nem használt pénzeszközöket a mérlegben költségvetésen kívüli passzív pénzügyi elszámolásként mutatja ki. 2. Az NKFI Hivatal számlái feletti rendelkezési jog 12. Az előirányzat-felhasználási keretszámla és a  deviza számla vonatkozásában az  utalványozott kiadás vagy bevétel pénzügyi teljesítése – a Gazdálkodási szabályzat rendelkezéseinek figyelembevételével – a Kincstár felé bejelentett két személy együttes aláírásával és a Kincstár felé bejelentett bélyegző lenyomatának használatával rendelhető el (kincstári vagy banki aláírás). 13. A kincstári kártyafedezeti számla felett a rendelkezés jogát az előirányzat-felhasználási keretszámla felett rendelkezési joggal bíró kormánytisztviselők gyakorolják, továbbá a kincstári kártya használatára feljogosított személyek jogosultak a kincstári kártyafedezeti számla terhére kifizetéseket eszközölni. 14. A számlák feletti rendelkezési joggal rendelkező kormánytisztviselők nevét a vonatkozó kincstári bejelentő karton tartalmazza, amelyet az  NKFI Hivatal elnöke hagy jóvá. Amennyiben a  pénzforgalmi számlák feletti rendelkezési jogosultság gyakorlására kijelölt személyekben valamely ok miatt változás következik be, a számlavezető Kincstárhoz új aláírás-bejelentő címpéldányt kell benyújtani. 15. A számla feletti rendelkezési jogot elektronikus kódolás alkalmazása esetén (GIRO) a fizetési megbízások elektronikus kettős aláírói – azok a  kincstári aláírási joggal rendelkező kormánytisztviselők – gyakorolják, akik a  Kincstár felé bejelentésre kerültek, és az azonosításra szolgáló eszközt kézhez kapták. 16. A készpénzfelvételre feljogosítottak nevét, azonosító adatait írásban, 2 példányban kell a Kincstár részére bejelenteni a Kincstár honlapján közzétett mintában foglaltak szerint. A nyomtatvány aláírására a Költségvetési Főosztály vezetője vagy akadályoztatása esetén a  helyettesítésére írásban meghatalmazott személy és a  Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztály (a továbbiakban: Gazdasági Osztály) egy, a  Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező ügyintézője jogosult. 17. Az NKFI Hivatal számlái közötti pénzmozgások, átvezetések jóváhagyására, Kincstár részére történő bejelentésére a Költségvetési Főosztály vezetője vagy akadályoztatása esetén a helyettesítésére írásban meghatalmazott személy és a Költségvetési Főosztály egy másik Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező ügyintézője jogosult. 18. A Kincstár felé benyújtott aláírásmintákon, valamint a bizonylatokon az aláírásokat kék színű tintával kell feltüntetni. 19. A kincstári számlanyitás és megszüntetés, számlaforgalom bonyolítása esetén alkalmazandó nyomtatványokat a Kincstár honlapján közzétett szabályzatai tartalmazzák. 20. Az aláírás-bejelentő kartonokat a  Gazdasági Osztályon kell megőrizni az  NKFI Hivatal Bizonylati szabályzatában rögzítettek szerint, de legalább 10 évig. 3. Kincstári számlaforgalom 21. Az NKFI Hivatal számláira érkező befizetések jóváírása az alábbiak alapján történhet: a) átutalási megbízás; b) készpénz-átutalási megbízás; c) készpénz befizetése pénztárban számlára. 22. Az NKFI Hivatal kincstári számláiról az alábbi módon történhet kifizetés: a) átutalási megbízással; b) átutalás elektronikus GIRO rendszeren keresztül; c) készpénz felvételére szolgáló utalvánnyal; d) kincstári kártyával történő fizetéssel; e) beszedési megbízással (felhatalmazó levélen alapuló beszedés, határidős beszedés, okmányos beszedés). 23. Az átutalási formanyomtatványt számítógéppel, írógéppel vagy kézzel lehet kiállítani. A készpénz-átutalási megbízás nyomtatvány – mely két részből: feladóvevényből és készpénz-átutalási megbízó részből áll – az  NKFI Hivatal megrendelése alapján nyomdailag kerül legyártásra. 24. Elektronikus (GIRO) utalás esetében a  szabályosan teljesítésigazolt, utalványozott, utalásra kijelölt tételek gépi rögzítésre kerülnek. A  rögzítést követően a  Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező 2 kormánytisztviselő tételesen egyezteti az utalandó tételeket a Forrás SQL ügyviteli rendszer (a továbbiakban: Forrás) utalási listájával (kivéve: bérszámfejtésfeladások). A rögzített tételekről a gép tételes szűrt alaplistát készít, melyet forint és tételszám szerint összesít. Az  utalás előtt a  Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező 2 kormánytisztviselő ellenőrzi az egyes tételeket, egyezteti a vonatkozó utalványrendeletekkel, majd egyezőség esetén jóváhagyja a kinyomtatott listát. Az  utalást a  Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező 2 kormánytisztviselő elektronikus aláírásával igazolja a  GIRO rendszerben, majd megadja a  jelszót a  banki kapcsolathoz. Az  utalást követően a  GIRO rendszer átadási jegyzéket nyomtat, melyet – ellenőrzést követően – a  Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező 2  kormánytisztviselő aláírásával hitelesít. Csoportos átutalási megbízás (több bank több bankszámlájára történő azonos jogcímű átutalás) kizárólag elektronikus (GIRO) utalás formájában nyújtható be a Kincstár részére. 25. A kincstári kártyák használatának részletes szabályait az V. Fejezet tartalmazza. 26. A Kincstár azonnali beszedési megbízást az előirányzat-felhasználási keretszámla terhére a kincstári ügyfél által adott Felhatalmazó levél alapján teljesíthet. A Felhatalmazó levél formanyomtatványa a Kincstár honlapján megtalálható. Amennyiben a Felhatalmazó levélben megjelölt terhelendő számla Egységes Rovat Azonosító (a továbbiakban: ERA) vagy Államháztartási azonosító (a továbbiakban: ÁHT azonosító) használatára kötelezett, tartalmaznia kell a kiadási ERA-t vagy ÁHT azonosítót. 27. Beszedési megbízás más gazdálkodó szervezettel szembeni alkalmazása az NKFI Hivatal részéről kizárólag esetileg lehetséges, alkalmazását kerülni kell. 28. Határidős beszedési megbízás esetében – amennyiben a  terhelendő vagy jóváírandó számla ERA kód vagy ÁHT azonosító használatára kötelezett – a Kincstárhoz be kell nyújtani a kötelezett és a jogosult közötti megállapodást, melynek tartalmaznia kell a kiadási, illetve bevételi ERA kódot vagy ÁHT azonosítót. 29. A pénzintézeti postautalvánnyal történő kifizetést az NKFI Hivatal nem alkalmazza. 30. A kincstári számlaforgalom szabályszerű lebonyolításáért a Költségvetési Főosztály vezetője felelős. 4. Fizetési számlák kivonatai 31. A Kincstár, illetve a pénzintézet által naponta megküldött fizetési számlakivonat alapján, melyen tételesen szerepelnek a  szállító vagy a  vevő azonosító adatai (név, bankszámla száma, postai befizetés esetén a  cím) és a  terhelés vagy a jóváírás összege forintban, a könyvelés megtörténtekor egyeztetni kell a fizetési számla napi egyenlegét. Az egyező könyvelés után a  számlakivonatot sorszámának megfelelő sorrendben a  hozzá tartozó bizonylatokkal együtt kell megőrizni és tárolni, és az alapbizonylatra rá kell vezetni a fizetési számla kivonatának számát. 32. A számlakivonat, értesítő alapján a napi könyvelés megtörténtekor egyeztetni szükséges a banki és kincstári számla egyenlegét. A pénzforgalmi és kincstári számlákra a könyvelés tételesen, ellenszámlánként történik. 33. A főkönyvi könyvelési alapegyezőségeiből következően minden kivonat könyvelése után egyeztetni kell az előirányzatfelhasználási keretszámlák forgalmát és egyenlegét is. Eltérés esetén a hiba okát meg kell keresni, a javítást végre kell hajtani, és kizárólag ekkor lehet a következő napi könyvelést elkezdeni. 34. A havi főkönyvi könyvelés helyességének kontrollját követően történik meg havonta egyszer az ERA kódok rendezése a Kincstárnál, legkésőbb a tárgyhót követő hónap 15. napjáig. 35. Az egyező könyvelés után a  számlakivonatot sorszámának megfelelő sorrendben, a  hozzá tartozó bizonylatokkal együtt kell megőrizni és tárolni. 5. Havi előirányzat-felhasználási keret 36. A havi előirányzat-felhasználási keret meghatározását, Kincstár felé történő bejelentését a Gazdasági Osztály végzi. 37. A Kincstár az  éves költségvetési törvény, valamint az  NKFI Hivatal elemi költségvetése alapján nyitja meg az előirányzatokat. Az elemi költségvetés összeállítása a Gazdasági Osztály feladata. 38. Az NKFI Hivatal az előirányzatai terhére teljesítheti a kiadásait, illetve szedheti be a bevételeit. 39. Az időközben bekövetkezett előirányzat-módosításokat a vonatkozó jogszabályok alapján kell elvégezni. 40. A saját hatáskörű módosításokat a felügyeleti szerv és a Kincstár részére is meg kell küldeni. 41. A jóváhagyott előirányzat-módosításokat a  főkönyvben is könyvelni kell. Az  NKFI Hivatalnak az  előirányzatokat a Kincstárral havonta folyamatosan egyeztetnie kell. Az esetleges eltéréseket tisztázni kell, és a javítást a tisztázás után végre kell hajtani. 42. A felhalmozási előirányzatok teljesítésarányos felhasználásának finanszírozása teljesítésarányos előirányzatfinanszírozási terv alapján történik. A  teljesítésarányos előirányzat-finanszírozási tervet a  kincstári költségvetés alapján, a költségvetési év január 10-éig, majd ezt követően havonta a  tárgyhónapot megelőző hónap 20-áig kell benyújtani a Kincstárhoz. A január hónapra vonatkozó teljesítésarányos előirányzat-finanszírozási tervet a költségvetési évet megelőző év december 22-éig kell a Kincstár részére megküldeni. 6. A fizetési megbízások teljesítési határideje, előzetes bejelentés a Kincstár felé 43. A Kincstár által közzétett hirdetmény határozza meg a munkanapon belül azt a kezdő és záró időpontot, amelyek között a fizetési megbízásokat befogadja, ezen belül azt az  időpontot, ameddig a befogadott, illetve a beérkezett megbízások teljesítését a tárgynapon teljesíti. 44. A kincstári ügyfélkörön kívülre irányuló ötszázmillió forintot elérő, de a  kettőmilliárd forintot meg nem haladó átutalásról a  terhelés időpontját megelőző 3. munkanapig, a  kétmilliárd forintot meghaladó átutalásról a  terhelés időpontját megelőző 5. munkanapig kell a  Kincstárt elektronikus úton értesíteni a  Kincstár honlapján közzétett formanyomtatványon. 45. Az egymillió forintot el nem érő készpénzfelvételt a  készpénzfelvételt megelőző 1 munkanappal, egymillió forint feletti felvétel esetén 2 munkanappal kell írásban a Kincstár részére bejelenteni. A Kincstárhoz történő bejelentést a  honlapján közzétett formanyomtatványon kell megtenni. A  nyomtatvány aláírására a  Költségvetési Főosztály vezetője vagy akadályoztatása esetén a  helyettesítésére meghatalmazott személy és a  főosztály egy másik, a Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező ügyintézője jogosult. IV. Fejezet Készpénzkezelési szabályok 7. A házipénztár 46. A házipénztár az NKFI Hivatal működéséhez szükséges készpénz és egyéb érték megőrzésével, valamint forgalmával kapcsolatos feladatokat látja el. 47. A pénztárhelyiség ajtaja biztonsági ráccsal és zárral felszerelt, nem nyitható ablakkal rendelkező helyiség, amelyben a  készpénz és az  egyéb értékek elhelyezéséhez és őrzéséhez kellő biztonságot nyújtó páncélszekrény van. A pénztárhelyiségben csak a házipénztár működhet, más célra még ideiglenesen sem vehető igénybe. 48. A pénztárhelyiségben ki kell függeszteni a  kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre, érvényesítésre jogosultak aláírásmintáit. 8. A házipénztár pénzkészlete és kezelése 49. A házipénztárban kell kezelni a) a Kincstárnál vezetett számláról készpénzkifizetés céljára felvett ellátmányokat; b) a költségvetés javára készpénzben történő befizetéseket. 50. Az NKFI Hivatalban törekedni kell a házipénztári készpénzforgalom csökkentésére. Ennek érdekében az NKFI Hivatal a  foglalkoztatottak járandóságait folyószámlára utalja, a  szállítói és vevői számlák, kiküldetési kiadások esetében teljes mértékig az átutalással történő fizetésre törekszik, továbbá egyes rendszeresen felmerülő készpénzes kiadások fedezésére kincstári kártyákat bocsát rendelkezésre. 51. A házipénztárból az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 148. § (3) bekezdésben meghatározott célú kifizetések teljesíthetőek. 52. A házipénztárból előleget felvenni írásbeli előlegigénylés alapján, a  szervezeti egység vezetőjének vagy az  általa meghatalmazott személy aláírásával lehet. 53. A házipénztárban a  pénztárzárlat után tartható készpénz értékhatára 500 000 forint. Az  ezen felüli összeget a pénztárzárlat előtt be kell fizetni az előirányzat-felhasználási keretszámlára. 54. Házipénztárban idegen – a gazdálkodással nem kapcsolatos – pénz és érték nem tartható. 9. Kerekítési szabályok 55. A nem öt forintra vagy annak egész számú többszörösére végződő fizetendő vagy bevételezendő végösszeg esetén az alábbi kerekítési szabályokat kell alkalmazni: a) 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0; b) a 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5; c) az 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5; d) a 7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0 forintra végződő összegre kell kerekíteni. 56. A nem öt forintra vagy annak egész számú többszörösére végződő fizetendő végösszeg és a  kerekítési szabályok alapján meghatározott készpénzben fizetendő, illetve bevételezendő összeg különbsége kerekítési különbözetnek minősül. 10. Pénzkezeléssel kapcsolatos feladatkörök 57. A házipénztár a  Gazdasági Osztály szervezeti keretén belül működik. A  házipénztár pénzkezelésével kapcsolatos feladatokat a pénztáros, illetve tartós távolléte esetén a helyettesítésére kijelölt személy látja el. 11. A pénztáros 58. A pénztárosi feladatokat, a munkakörében erre kijelölt kormánytisztviselő végzi, aki a munkaköri leírása átvételekor a 3. melléklet szerinti nyilatkozat aláírásával a házipénztár kezeléséért önálló és teljes anyagi felelősséget vállal. 59. A pénztárosi munkakört összeférhetetlenség címén nem töltheti be az, aki a) érvényesítési joggal vagy utalványozási joggal rendelkezik; b) főkönyvi könyvelési feladatokat lát el; c) pénztárellenőrzéssel megbízott személy. 60. A pénztáros feladata a  házipénztárban tartott készpénz kezelése, igénylése és megőrzése, a  befizetett készpénz átvétele, az utalványozott teljesítések kifizetése, az azzal kapcsolatos nyilvántartások, elszámolások, valamint a szigorú számadású nyomtatványok őrzése és azok nyilvántartásának vezetése. A feladatkörébe tartozó tennivalók részletezését a pénztáros munkaköri leírása tartalmazza. 61. A pénzforgalom zavartalanságának biztosítása érdekében a pénztáros kötelessége gondoskodni arról, hogy: a) az esedékes és várható kifizetések teljesítéséhez mindenkor megfelelő mennyiségű és címletű bankjegy és érme álljon rendelkezésre; b) a pénz címletenként elkülönítve legyen; c) a pénztárban elhelyezett pénzvizsgáló berendezésen a befizetett papírpénz valódisága ellenőrzésre kerüljön. 62. A pénztáros csak érvényesített és utalványozott bevételezéseket és kifizetéseket teljesíthet. Az  utalványozásra és érvényesítésre, ellenjegyzésre jogosultak körét a  kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, érvényesítés és utalványozás szabályait a Gazdálkodási szabályzat tartalmazza. 12. A pénztáros helyettesítése 63. A pénztáros tartós távollétében (10 munkanapot meghaladó szabadság, betegség) történő helyettesítésére helyettest kell kijelölni. A pénztáros-helyettesi kijelölés feltételei azonosak a pénztároséval. A kijelölés csak a pénztáros tartós távollétének esetére vonatkozik, a pénztárt egy időben közösen még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti a pénztáros és a helyettesítésre kijelölt kormánytisztviselő. Minden átadás-átvételkor átadás és átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni. A pénztáros a pénztár átadás-átvétel előtt a nyilvántartásokat szabályszerűen lezárja, és pénztárzárlatot készít. A  pénztáros akadályoztatása esetén az  átadás-átvétellel kapcsolatos feladatait a  Költségvetési Főosztály vezetője végzi el. 64. A pénztáros akadályoztatása esetén köteles a nála lévő pénztárkulcsokat zárt borítékban, a ragasztás helyén aláírva a Költségvetési Főosztály vezetőjének eljuttatni. 13. A pénztárellenőr 65. A házipénztár működésének közvetlen vizsgálatát a pénztárellenőr látja el. 66. A pénztári ellenőrzés az alap- és a pénztári bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzését, valamint a pénztárzárás után a  pénztárjelentés helyességének és a  kimutatott pénzkészlet meglétének utólagos ellenőrzését jelenti. A  pénztári ellenőrzésnek biztosítania kell a szigorú számadás alá vont nyomtatványok meglétének és a vezetett nyilvántartások rendszeres (utólagos) ellenőrzését. 67. A pénztárellenőr alaki szempontból az alábbiak szerint köteles megvizsgálni a bizonylatokat: a) az alapbizonylatok megfelelnek-e a jogszabályi előírásoknak, azokat az arra jogosult személyek utalványozták és ellenjegyezték-e; b) a pénztári be- és kifizetések bizonylatolása megfelelő-e; c) a bevételi, illetve kiadási bizonylatok minden rovatát megfelelően kitöltötték-e; d) szerepelnek-e a bizonylaton a szükséges aláírások; e) a bizonylatokat szabályszerűen állították-e ki, nincsenek-e rajta törlések és szabálytalan javítások. 68. A pénztárellenőr a bizonylatok tartalmi ellenőrzése során vizsgálni köteles, hogy a) a bizonylatot illetékes személy állította-e ki; b) a bizonylathoz valamennyi alapokmányt, mellékletet csatolták-e; c) az alapbizonylatok tartalmazzák-e a teljesítés igazolását; d) a pénztári bizonylatok és az alapbizonylatok adatai megegyeznek-e; e) megtörtént-e az alapbizonylatok szabályszerű érvényesítése és utalványozása; f ) a bizonylatok számadatai helyes bejegyzéseket tartalmaznak-e, és fennáll-e a  bejegyzések számszaki összefüggése. 69. A pénztárjelentés helyességének és a  kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagos. Ennek során a  pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy a  pénztárjelentésbe bevezetett tételeknek megvannak-e a  pénztári és az alapbizonylatai (különösen: számla, útiköltség-elszámolás, ki- vagy befizetést elrendelő utalvány), ellenőriznie kell továbbá a kimutatott pénzkészlet helyességét és meglétét, a záró egyenleggel való egyezőségét. A pénztárellenőr az általa ellenőrzött pénztárjelentést, pénztárkönyvet kézjegyével és keltezéssel köteles ellátni. A pénztárban kezelt egyéb értékek, szigorú számadású nyomtatványok meglétét negyedéves rendszerességgel köteles ellenőrizni, egyeztetni. 70. A pénztárellenőr, ha az előírt pénzkezelési szabályoktól eltérő eljárást, mulasztást, szabálytalanságot vagy visszaélést tapasztal, azonnal köteles jelenteni felettesének, akinek kötelessége a szükséges intézkedést megtenni. 71. A pénztárellenőri feladatokat a  munkaköri leírásában erre kijelölt, a  Költségvetési Főosztály állományába tartozó kormánytisztviselő látja el. 72. Az egyes munkakörök kialakításánál az alábbi összeférhetetlenségi szabályokat kell figyelembe venni: a) azonos pénzügyi esemény vonatkozásában nem lehet azonos személy az  utalványozó és a  pénzügyi ellenjegyző, érvényesítő és a pénztárellenőr; b) érvényesítő és pénztárellenőr nem lehet ugyanaz a személy; c) nem bízható meg a  pénztáros a  fizetési (pénzforgalmi) számla feletti rendelkezési jogosultsággal, pénztárellenőri feladatokkal, utalványozási joggal, pénztár- és fizetési (pénzforgalmi) számlaforgalom könyvelésével. 14. A pénzszállítás szabályai 73. A pénz szállításánál a pénzt biztonsági zárral ellátott táskában, gépjárművel kell szállítani a) 500 000 forintig egy fő kísérővel; b) 500 000 forint feletti összeg szállításához két fő kísérővel. 74. A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelőssége addig tart, amíg a pénzt a házipénztárban át nem adták, és ott el nem helyezték. 15. A készpénz őrzése 75. A házipénztári pénzállomány biztonságos őrzésének feltételeit a Költségvetési Főosztály vezetője köteles biztosítani. 76. A páncélszekrény kulcsát a pénztáros kezeli. A pénztáros a páncélszekrény és a pénztárhelyiség bejárati kulcsának másodpéldányát – az  eredeti kulcskezelő által aláírt zárt borítékban – a  Költségvetési Főosztály vezetője által meghatározott helyiségben, biztonságosan elzárva tartja. Tilos a páncélszekrény eredeti vagy másolati kulcsát olyan helyen hagyni, ahol azt illetéktelen személy megtalálhatja. 77. A készpénz megfelelő őrzése érdekében a pénztáros köteles a páncélszekrényt bezárni és az elkülönített helyiségrész ajtaját lezárni, ha a pénztárhelyiséget akár csak rövid időre is elhagyja. 78. A páncélszekrény vagy a  pénztárhelyiség bejárati kulcsának elvesztését, eltörését, a  zárak elromlását a  pénztáros azonnal köteles jelenteni a Költségvetési Főosztály vezetőjének a szükséges intézkedések megtétele végett. 79. Pénztári nyitvatartási órák alatt a pénztáros köteles a pénztárt működtetni. 80. A házipénztárban a pénztári nyitvatartási órák kivételével kizárólag a pénztáros, pénztár ellenőrzéskor a pénztáros és a  pénztárellenőr tartózkodhat. A  pénztárhelyiségbe az  NKFI Hivatal munkatársai kizárólag akkor léphetnek be, ha a pénztáros a helyiségben tartózkodik. 16. A pénztár nyitva tartása (pénztári napok) 81. A pénztár nyitvatartási rendje a következő: Hétfő–péntek 10–12 óráig. 17. Teendők a nem forgalomképes, hamis pénzekkel 82. A pénztáros csak forgalomképes pénzt (bankjegyet és érmét) fogadhat el a  befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadhat el sérült (különösen: beszakadt, rongálódott, megcsonkult, egyes részeiben hiányos) bankjegyeket. 83. A pénztáros a  pénztárban elhelyezett pénzvizsgáló berendezésen köteles ellenőrizni a  befizetett papírpénz valódiságát. 84. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el, és köteles felhívni a befizető figyelmét a bankjegyek feldolgozásáról, forgalmazásáról, valamint hamisítás elleni védelmével kapcsolatos technikai feladatokról szóló 11/2011. (IX. 6.) MNB rendelet és az  érmék feldolgozásáról, forgalmazásáról, valamint hamisítás elleni védelmével kapcsolatos technikai feladatokról szóló 12/2011. (IX. 6.) MNB rendelet (a továbbiakban együtt: MNB Rendeletek) hamis bankjegy és hamis érme kezelésére vonatkozó előírásaira. A  pénztáros a  felhívás mellett felajánlja a  hamis vagy hamisnak látszó érme vagy bankjegy bevizsgálásának NKFI Hivatal általi kezdeményezését. A  befizető hozzájárulása esetén a  pénztáros a  hamis vagy hamisnak látszó érmét vagy bankjegyet átveszi, és a befizetőt jegyzőkönyvben meghallgatja arra nézve, hogy hol, kitől és mikor kapta a  hamisítványt. A  jegyzőkönyvben rögzíteni kell a  befizető személyi adatait, a  jegyzőkönyvet a befizetővel alá kell íratni. Az átvett hamis vagy hamisnak látszó pénzről átvételi elismervényt kell adni, amelyben –  bankjegy esetén – fel kell tüntetni a  címletét, a  sorozat- és sorszámát. A  jegyzőkönyv alapján a  pénztáros az MNB Rendeletek szerinti jegyzőkönyvet készít, melynek a Magyar Nemzeti Bank részére a hamis pénzzel együtt történő megküldéséről a Költségvetési Főosztály vezetője gondoskodik. 85. Amennyiben a pénz mégsem bizonyul hamisnak, és azt az Magyar Nemzeti Bank visszaküldi, azt vissza kell juttatni a befizetőnek. 18. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása 86. A házipénztári be- és kifizetésekhez szabvány bevételi pénztárbizonylatot, illetve kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatok kiállítása a Forrás KGR ügyviteli rendszer pénztár moduljából kerül kiállításra. A Forrás KGR rendszerből kiállított folyamatos sorszámozású bizonylatok megegyeznek az alábbi szigorú számadású bizonylatokkal, melyeket rendkívüli esetben (így különösen a Forrás KGR rendszer meghibásodása miatt) a Költségvetési Főosztály vezetőjének engedélye alapján van lehetőség használni: a) Bevételi pénztárbizonylat B. 318-102/a.; b) Kiadási pénztárbizonylat B. 318-103 V.R.Sz.; c) Pénztárjelentés (időszaki) B. 13-21/V.r.sz. 87. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányokat. 88. Pénztári alapokmánynak minősül különösen a  beérkező számla, a  készpénzjegyzék, a  pénzügyi elszámolások, a ki- vagy befizetéseket elrendelő utalvány. 89. A rontott pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell, és helyette új bizonylatot kell kiállítani. A  rontott bizonylatot a pénztárjelentésben sorszám szerint kell feltüntetni. 19. A pénztári bevételek bizonylatolása 90. A házipénztári befizetésekről – a vonatkozó alapokmányokkal egyezően – bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bevételezendő összegeket a bizonylat fejrészében számmal és betűvel kell feltüntetni. A jogcímek szerint részletezett összegeket össze kell adni, és az összeadás eredményét a nyomtatvány összesen rovatában kell feltüntetni. Az összesen rovatban szereplő összegnek minden esetben meg kell egyeznie a  fejrészben számmal és betűvel feltüntetett összeggel. 91. A bevételi pénztárbizonylatot a  befizetett és bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. Nem személyes befizetés esetén a befizető aláírása céljára szolgáló rovatban hivatkozni kell a vonatkozó okiratra (így különösen postautalványra). A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak kell aláírásával igazolnia. A bizonylatot kiállító, a bizonylati adatokat érvényesítő, utalványozó, ellenőrzést végző és könyvelő köteles feladata végrehajtásának igazolásául a bevételi pénztárbizonylathoz kapcsolódó utalványrendeletet aláírni. 92. A bevételi pénztárbizonylatot két példányban kell kinyomtatni. Az első példány a pénztár bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat, majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. A második példányt a befizetés teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadni. 20. A pénztári kifizetések bizonylatolása 93. Minden házipénztári kifizetésről – a  vonatkozó okmányokkal egyezően – kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatot értelemszerűen azonos módon kell kiállítani a bevételi pénztárbizonylattal. 94. A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, érvényesített és utalványozott készpénzes utalványrendelet alapján fizethet ki a pénztárból összeget. 95. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha  a  pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a  pénztárban, megbízottja részére az  összeg csak a 1. melléklet szerinti, szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére történő rendszeres kifizetéseknél az esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható. Ezekről a  meghatalmazásokról a  pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni. 96. Egy kiadási pénztárbizonylaton csak egy személy vehet át pénzt. 97. A pénz átvevőjének személyazonosságát szolgálati vagy személyi igazolvánnyal kell igazolnia. A  pénz átvételét az átvevőnek (nem személyes megjelenés esetén a meghatalmazottnak) a kiadási pénztárbizonylaton aláírásával kell elismernie. 98. A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosnak (kifizető) alá kell írnia. 99. A kiadási pénztárbizonylatot két példányban kell kinyomtatni. Az  első példányhoz kell csatolni a  pénztári alapokmányokat, majd a  bizonylatokat a  vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. A  második példány az átvevő példánya. 21. A házipénztári pénzkészlet nyilvántartása (pénztárjelentés) 100. A napi pénzforgalomról a  pénztáros a  be- és kifizetések felmerülésének sorrendjében Időszaki Pénztárjelentés elnevezésű bizonylatot nyomtat a  Forrás KGR rendszerből. A  pénztárjelentést – amely felmerülésük sorrendjében tartalmazza a pénztári befizetést és kifizetést – a Forrás KGR rendszerből kell kinyomtatni minden pénztári napon, amikor forgalom volt a pénztárban. 22. A házipénztár zárása 101. A pénztáros minden pénztári napon, amikor forgalom volt a  pénztárban, köteles pénztárzárlatot készíteni. A pénztárzárlat során meg kell állapítani a) a pénztárban levő készpénzállományt, címletenkénti részletezésben; b) a pénztárjelentés alapján a napi bevételek és kiadások végösszegét az előző időszak készpénzmaradványának figyelembevételével; c) a pénztárjelentés szerinti egyenleget, melyet egyeztetni kell a valóságos készpénzállománnyal. 102. Az egyeztetés, illetve a zárlat megtörténtét a pénztárjelentésen a pénztárosnak aláírásával kell igazolnia. Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérést még aznap fel kell deríteni és rendezni kell. Adminisztratív hiba (különösen: elírás) esetén a  hibát a  Bizonylati szabályzatban előírtak szerint kell javítani. A  Forrás KGR rendszerből előállított pénztárjelentésen kézzel nem lehet javítani. 103. Eltérés esetén tájékoztatni kell a pénztárellenőrt, aki az ellenőrzés után köteles jegyzőkönyvet felvenni, az eltérés okát kivizsgálni, az  ellenőrzés megállapításairól jelentést írni. A  pénztárellenőr a  jegyzőkönyv alapján a  többletet a pénztárba bevételezteti, a hiányt, ha annak felmerülése kapcsán a vétkességet a pénztáros a jegyzőkönyv aláírásával elismeri, a pénztáros részére befizetési kötelezettségként előírja. 104. A jegyzőkönyvet a  pénztárellenőr és a  pénztáros írják alá, abból egy példányt átadnak a  Költségvetési Főosztály vezetőjének a vizsgálat eredményéről készített jelentéssel együtt. 105. A pénztáros felelőssége, hogy a pénztár zárása után a zárókészlet ne lépje túl az engedélyezett ötszázezer forintot. Amennyiben ennek túllépése elkerülhetetlen, azt a Költségvetési Főosztály vezetőjével engedélyeztetni kell. 106. A pénztárellenőr rendkívüli pénztárzárlatot rendelhet el, és szúrópróbaszerűen ellenőrzést is tarthat. Évenként, december 31-ei fordulónappal, az  NKFI Hivatal Leltározási és Leltárkészítési Szabályzat előírásainak megfelelően, leltárt kell tartani a házipénztárban. 107. Ha a pénztárost bármilyen okból helyettesíteni kell, vagy a pénztárosi feladatok ellátása kikerül munkaköréből, vagy kormányzati szolgálati jogviszonya megszűnik, szintén pénztárzárlatot kell készíteni. A  pénztárzárlat alkalmával a  pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. A  pénztárzárlat után a  pénztáros által kezelt pénzt, bizonylatokat és nyilvántartásokat a  pénztárat átvevőnek át kell adni, aki az  átvétel alkalmával az  elszámolások helyességéről meggyőződni köteles. A pénztárzárlatnál, illetve az átadásnál az átvevőnek és az átadónak, valamint pénztárellenőrnek is jelen kell lennie. Az  átadásról jegyzőkönyvet kell készíteni, és azt mindhármuknak alá kell írni. Amennyiben a  pénztáros mint átadó az  átadás-átvételnél nem tud jelen lenni, helyette az  átadói feladatokat a  Költségvetési Főosztály vezetője látja el. 108. A pénztár átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalma: a) a jegyzőkönyv megnevezés; b) a jegyzőkönyv kiállításának helye és időpontja; c) az átadó, az átvevő és a pénztárellenőr, valamint az egyéb jelenlévők neve; d) a forintkészlet összege; e) az egyéb értékek (különösen: utazási bérlet, étkezési utalvány) darabszáma és összege; f ) a szigorú számadású nyomtatványok megnevezése, sorszáma, mennyisége (tömb, illetve lap) felhasznált/nem felhasznált bontásban; g) a betelt bizonylati tömbök nyomtatványonkénti mennyisége a felhasználás időtartamának megjelölésével; h) a házi pénztárban található egyéb iratok felsorolása; i) a házi pénztárban található kulcsok felsorolása; j) az elszámolatlan előlegek listája; k) az elszámolatlan utazások listája. 23. Elszámolásra kiadott összegek (készpénzelőleg) 109. Készpénzt elszámolásra kiadni csak az alábbi jogcímekre lehet: a) beszerzési, reprezentációs célra; b) egyéb célra. 110. A készpénzelőleg felvétele írásbeli előlegigénylés alapján történhet. Az előlegigénylésnek a következő adatokat kell tartalmaznia: a) az igénylő neve, szervezeti egysége; b) az igénylés dátuma; c) az előlegfelvétel indoka, a hozzá kapcsolódó ügyirat iktatószámával; d) az előleg összege; e) az igénylő szervezeti egysége vezetőjének vagy az általa meghatalmazott személy aláírása. 111. Készpénzt elszámolásra csak személyre szólóan, utalványozott bizonylat alapján lehet kifizetni, amelyen az összeg rendeltetését és az elszámolás határidejét is feltüntették. Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket. 112. A pénztárosnak az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást kell vezetnie. 113. A nyilvántartásban elszámolási tételként legalább a következő adatokat kell feltüntetni: a) a pénzt felvevő személy neve; b) a pénz felvételének időpontja; c) a kiadási pénztárbizonylat száma; d) a felvétel jogcíme; e) az elszámolásra felvett összeg; f ) az elszámolás határideje; g) az elszámolás tényleges időpontja; h) a ténylegesen felhasznált összeg; i) a bevételezési pénztárbizonylat száma. 114. Az elszámolásra kiadott pénzzel a cél megvalósulását követően 5 napon belül, de legkésőbb a kiadástól számított 30 napon belül el kell számolni. 115. Az elszámolásra kiadott összeg nyilvántartását a  pénztárosnak rendszeresen ellenőrizni kell. Ha az  elszámolásra kötelezett a  megjelölt határidőig nem számolt el, a  pénztárosnak haladéktalanul fel kell szólítania a  mulasztást elkövetőt a  visszafizetésre. Az  elszámolásra kiadott teljes összeg elszámolásáig ugyanazon személy részére újabb előleg nem adható ki. 116. Az év utolsó pénztári napján minden elszámolásra kiadott előleggel el kell számolni a pénztárban, függetlenül attól, hogy a cél megvalósult-e vagy sem. Az utolsó pénztári nap dátumáról a Költségvetési Főosztály vezetője tájékoztatja az NKFI Hivatal munkatársait. 117. A 30 napon túli el nem számolt előlegeket a  személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 72.  §-a értelmében kamatkedvezményből származó jövedelem miatti adó terheli, az adót a kormányzati szolgálati jogviszony vagy munkaviszony esetében a magánszemélynek, egyébként a kifizetőnek kell megfizetnie. 24. Szigorú számadású nyomtatványok kezelése és felhasználásuk nyilvántartása 118. A házipénztár ügyvitelében alkalmazott szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásával és ügykezelésével kapcsolatban a számvitelről szóló törvény előírásainak megfelelően kell eljárni. 119. A sorszámmal ellátott felhasználatlan, az alábbiakban felsorolt nyomtatványokat szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni: a) készpénzcsekk (készpénzfelvételi utalvány); b) pénztárjelentés; c) bevételi és kiadási pénztárbizonylat; d) számlatömbök. 120. A felsorolt nyomtatványokból a beszerzett készletet a pénztárosnak át kell adni megőrzésre. 121. A B-15-46. számú nyomtatványtömbben az  egyes nyomtatványtömböket fajtánként elkülönítve kell felsorolni, a beszerzés sorrendjében. Kivételt képez a készpénzfelvételi utalvány nyilvántartása, amit nem tömbönként, hanem külön laponként (felhasználás sorrendjében) kell nyilvántartani. 122. Az átvétel alkalmával meg kell vizsgálni, hogy az űrlapokon a sorszámok és esetleges jelzések helyesek-e. 123. A felülvizsgált és helyesnek talált szigorú számadási nyomtatványokat a pénztárhelyiségben elzárva kell megőrizni. 124. Amennyiben a megőrzéssel megbízott pénztáros a kezelésében lévő nyomtatványkészletből az annak felhasználásával megbízott személy részére nyomtatványt ad ki, a  kiadás és az  átvétel tényét a  nyilvántartás vonatkozó tételénél az átvevőnek aláírásával kell elismernie. 125. A betelt szigorú számadási nyomtatványok visszamaradó tőszelvényeinek 10 évig való megőrizéséről a Gazdasági Osztály vezetője gondoskodik. 126. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartására vonatkozó előírásokon túlmenően a  bankszámla terhére kibocsátott készpénzfelvételi utalványok felhasználásáról tételes nyilvántartást kell vezetni. 25. Külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos pénzkezelési szabályok 127. A házipénztárban valuta nem tartható. 128. A külföldi kiküldetések napidíj- és dologi kiadások előlegét a  Gazdasági Osztály – jóváhagyott utazási határozat alapján, mely a kötelezettségvállalás dokumentuma – a kiküldött által megadott bankszámlára forintban, a kiküldetés megkezdését megelőző hónap 15-én érvényes MNB árfolyam figyelembevételével utalja. Az  előleg utalására legkorábban az utazás megkezdését megelőző 5. munkanapon kerül sor. Az ennél korábbi utalásra vonatkozó igényét a kiküldött köteles az utazási határozaton feltüntetni és indokolni. 129. A külföldi kiküldetések napidíj- és dologi kiadások előlege készpénzben nem vehető fel a házipénztárból. 130. A bel- és külföldi kiküldetésre kiadott előlegek és a  kiküldetésekhez kapcsolódó egyéb költségek elszámolásáról az NKFI Hivatal külön szabályzatban rendelkezik. 26. A házipénztárban tárolt egyéb értékek 131. A házipénztárban a készpénzállománytól és egymástól is elkülönítetten elhelyezve és nyilvántartva az alábbi értékek tárolhatók: a) Erzsébet-utalványok; b) utazási bérletek; c) értékpapírok; d) egyéb utalványok (így különösen ajándékutalvány). 132. A pénztári nyilvántartásnak, a pénztárzárásnak, átadás-átvételnek, ellenőrzésnek a fenti értékekre is ki kell terjednie. A fenti értékek kezeléséért a pénztáros a készpénzkezeléssel azonos felelősséggel tartozik. 133. A házipénztárban tárolt egyéb értékeket a  szigorú számadású nyomtatványokra vonatkozó szabályok szerint kell nyilvántartani. 27. A munkába járáshoz kapcsolódó helyi és helyközi utazási költségtérítés, utazási támogatás kifizetésével kapcsolatos szabályok 134. A munkába járáshoz kapcsolódó helyi és helyközi utazási költségtérítések, valamint az utazási támogatások esetén az NKFI Hivatal Közszolgálati Szabályzatában leírtakat kell alkalmazni. 135. A helyi és helyközi utazási költségtérítések, valamint az utazási támogatások kifizetését – a bérszámfejtés feladása alapján – átutalással kell teljesíteni. Rendkívüli esetben (így különösen kilépés miatti elszámoláskor) a Költségvetési Főosztály vezetőjének engedélye alapján a költségtérítés összege pénztáron keresztül is kifizethető. 28. A házipénztár készpénzforgalmára vonatkozó további szabályok 136. A házipénztári készpénzforgalom nyilvántartása a  Forrás KGR rendszer alkalmazásával történik, biztosítva ezzel a bizonylatok zárt rendszerben történő kezelését. 29. Vezetői ellenőrzés 137. A Költségvetési Főosztály vezetője évente legalább egyszer, a Gazdasági Osztály vezetője legalább félévente köteles a házipénztár rendjét szúrópróbaszerűen ellenőrizni. Az ellenőrzés megtörténtét a napi pénztárjelentésen aláírásával kell igazolnia, rögzítve azt, hogy az ellenőrzés a 138. pontban foglaltak közül mire terjedt ki. 138. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie: a) a pénztárállománynak és egyéb értékeknek a nyilvántartással való egyezőségére; b) a pénz- és értékkezelésre; c) a bizonylatok szabályszerűségére; valamint d) a pénz őrzésének biztonságára. 139. A házipénztárban megtartott pénzkészlet-ellenőrzésről jegyzőkönyvet kell felvenni. V. Fejezet A kincstári kártya használatára vonatkozó szabályok 30. A kincstári kártya típusai 140. Az intézményi kártya a készletek, a kis értékű tárgyi eszközök beszerzésére, a nem rendszeres, kétszázezer forint alatti szolgáltatások ellenértékének kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló, forintalapú, kizárólag belföldön használható, elektronikus módon elfogadható fizetési eszköz. 141. A VIP aranykártya az  NKFI Hivatal elnöke és elnökhelyettese, valamint a  kártyahasználatra feljogosított kormánytisztviselők reprezentációs és utazási kiadásai kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló, külföldön és belföldön egyaránt használható, elektronikus és hagyományos módon is elfogadható fizetési eszköz. 31. A kincstári kártya használatának általános szabályai 142. A kincstári kártya használatára jogosultak körét és a  napi limitek összegét az  elnök határozza meg kártyánként. A kártyahasználatra szóló jogosultságot és kötelezettségeket a munkaköri leírásban rögzíteni kell. A kártyabirtokosok kötelességeik és felelősségük elismeréséről a 2. mellékletben meghatározott formában kötelesek a kártya átvételével egyidejűleg nyilatkozni. Kincstári VIP kártya használatára az  NKFI Hivatal elnöke és elnökhelyettesei, valamint a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztály vezetője jogosultak külön engedélyezés nélkül. 143. Az NKFI Hivatal a Kincstárral kötött Kincstári Bankkártya Szerződés alapján a kártyabirtokosok számának megfelelő számú kincstári kártyát igényel az erre rendszeresített adatlapok kitöltésével. 144. Az egyéni adatlapok tartalmazzák a  kártyabirtokosok részére a  naponta felhasználható értékhatárokat (limitek), amely értékéig használhatják kártyájukat vásárlások, illetve szolgáltatások ellenértékének kifizetésére, valamint azt is, hogy azt csak belföldön vagy külföldön is használhatják. 145. Az igényelt kártyák és az azokhoz tartozó PIN-kódok biztonságos szállításáról, a kártyabirtokos részére zárt borítékban történő eljuttatásáról a meghatalmazott személy köteles gondoskodni. 146. A kincstári kártya kizárólag hivatali célú dologi kiadások kifizetésére használható. Magáncélú használat – a magáncélú használat megfizettetése mellett – fegyelmi eljárást vonhat maga után. Magáncélú használatnak minősül minden jelen szabályzatban vagy az NKFI Hivatal elnöke által erre irányuló írásbeli jóváhagyása nélküli nem engedélyezett kifizetés, készpénzes vásárláshoz mérten indokolatlan összegű készpénzfelvétel, bizonylattal (NKFI Hivatal nevére szóló számla) nem alátámasztott kártyahasználat. 147. A kártyabirtokos a  jelen szabályzatban rögzített elszámolási és anyagi felelősséggel tartozik a  birtokában lévő kártyáért és az azzal végzett tranzakciókért. 148. A kártyabirtokosok részére a  Gazdasági Osztály vezetője folyamatosan biztosítja a  kártyarendszerrel kapcsolatban kiadott tájékoztató anyagokba és az Általános Szerződési Feltételek dokumentumokba való betekintés lehetőségét. 149. A Gazdasági Osztály vezetője köteles a kártyabirtokos kormányzati szolgálati jogviszonyának vagy munkaviszonyának megszűnése esetén, valamint a  kártyahasználatra vonatkozó jogosultság visszavonásakor a  kártyabirtokostól a kincstári kártyát azonnal bevonni. 150. A Gazdasági Osztály vezetője köteles eljárni a kincstári kártyarendszert üzemeltető hitelintézetnél, ha jogosulatlan kártyaműveletekkel terhelték meg a kincstári kártyafedezeti számlát. Jogosulatlan kártyahasználat esetén a kincstári kártyát azonnali hatállyal le kell tiltatni. 32. Vásárlás intézményi kártyával 151. Az intézményi kártya kizárólag az elnök által engedélyezett kiadások kifizetésére használható. Az intézményi kártya felhasználható napi kerete nem lehet több 200 000 forintnál. 152. A kártyabirtokosoknak a  kártyával történt vásárlás alkalmával ÁFA-s számlát kell kérnie, amelyet az  NKFI Hivatal nevére kell kiállítani. 153. A kártyával történt fizetés igazolásaként az  elektronikus elfogadó terminál által nyomtatott, a  kártyabirtokos aláírásával igazolt bizonylatot meg kell őrizni, és elszámoláskor a számlával együtt kell továbbítani utalványozásra. 33. Készpénzfelvétel intézményi kártyával 154. Intézményi kártyáról történő készpénzfelvétel kizárólag a  Költségvetési Főosztály vagy a  Gazdasági Osztály vezetőjének engedélyével lehetséges. Az  intézményi kártya készpénzfelvételi napi kerete nem lehet több 50 000 forintnál. 155. Intézményi kártyával történő készpénzfelvételkor a  kártyabirtokos köteles megőrizni az  elfogadó eszköz által nyomtatott bizonylatot, továbbá köteles a  kapcsolódó készpénzes vásárlásról az  NKFI Hivatal nevére szóló ÁFA-s számlát kérni. 156. Amennyiben készpénzfelvételkor a  bankjegykiadó automata nem ad ki bizonylatot, arról a  Gazdasági Osztályt értesíteni kell, és a  kártyabirtokosnak írásban kell nyilatkoznia a  készpénzfelvétel dátumáról, összegéről, amely az elszámolás alapját képezi. 157. A készpénzfelvétel esetén a  költségkímélés céljából törekedni kell arra, hogy OTP Bank ATM-jénél történjen a készpénzfelvétel. 34. Intézményi kártyával végrehajtott tranzakciók elszámolása 158. A kártyabirtokos az intézményi kártyával történt tranzakciókról elszámolást köteles készíteni heti gyakorisággal. 159. Elszámoláskor a kártyabirtokos köteles utalványrendeleten összesíteni a kifizetéseket, tételesen felsorolva a vásárlások és készpénzfelvételek adatait, mellékelve a  kapott bizonylatokat (NKFI Hivatal nevére szóló ÁFA-s számla és elektronikus elfogadó terminál bizonylata). A kártyabirtokos a kitöltött utalványrendeletet és a bizonylatokat köteles utalványozásra továbbítani. 160. A készpénzfelvétel összege és az NKFI Hivatal nevére kiállított ÁFA-s számla különbségét a Hivatal házipénztárában kell rendezni. 35. Vásárlás VIP kártyával belföldön 161. VIP kártya belföldi használata kizárólag előzetesen engedélyezett hivatali kiküldetések, valamint helyi taxi szolgáltatás és reprezentációs kiadások esetében használható abban az esetben, ha a termék vagy szolgáltatás átutalással történő fizetése nem lehetséges. A VIP kártya felhasználható napi kerete nem lehet több 500 000 forintnál. 162. A kártyabirtokosoknak a  kártyával történt vásárlás alkalmával az  NKFI Hivatal nevére kiállított ÁFA-s számlát kell kérniük. 163. A kártyával történt fizetés igazolásaként az  elektronikus elfogadó terminál által nyomtatott bizonylatot meg kell őrizni, és elszámoláskor a számlával együtt kell továbbítani utalványozásra. 36. Készpénzfelvétel VIP kártyával belföldön 164. VIP kártya belföldön készpénzfelvételre kizárólag előzetesen engedélyezett hivatali kiküldetések és reprezentációs kiadások esetében használható abban az esetben, ha a termék vagy szolgáltatás átutalással vagy kincstári kártyával történő fizetése nem lehetséges. A VIP kártya készpénzfelvételi napi kerete nem lehet több 200 000 forintnál. 165. VIP kártyával történő készpénzfelvételkor a  kártyabirtokos köteles megőrizni az  elfogadó eszköz által nyomtatott bizonylatot, továbbá köteles a kapcsolódó készpénzes vásárlásról az NKFI Hivatal nevére szóló ÁFA-s számlát kérni. 166. Amennyiben készpénzfelvételkor a  bankjegykiadó automata nem ad ki bizonylatot, arról a  Gazdasági Osztályt értesíteni kell, és a  kártyabirtokosnak írásban kell nyilatkoznia a  készpénzfelvétel dátumáról és összegéről, amely az elszámolás alapját képezi. 167. A készpénzfelvétel esetén a  költségkímélés céljából törekedni kell arra, hogy OTP Bank ATM-jénél történjen a készpénzfelvétel. 37. Vásárlás VIP kártyával külföldön 168. A VIP kártya külföldi használata kizárólag előzetesen az  utazási határozatban engedélyezett hivatali kiküldetések kiadásainak kifizetésére használható. Egyéb kiadásokat a kártyabirtokosok a VIP kártyával külföldön nem teljesíthetnek. 169. A kártyabirtokos a hivatalos külföldi kiküldetése alkalmával a külföldön kártyával történt szolgáltatás ellenértékének fizetéséről a  tartózkodási ország pénznemében kiállított számlát és kártyabizonylatot kap. A  kártyabizonylaton a  kártyabirtokos aláírásával igazolja a  külföldi vásárlás megtörténtét és annak kifizetését, miután ellenőrizte a  kártyabizonylaton szereplő adatokat. A  számlákat és kártyabizonylatokat a  kártyabirtokos köteles megőrizni és az utazás elszámolásakor a Gazdasági Osztály részére leadni. 38. Készpénzfelvétel VIP kártyával külföldön 170. A kártyabirtokos hivatalos kiküldetése alkalmával csak a 173. pontban megjelölt kiadások kifizetésére használhatja kártyáját készpénzfelvételre, abban az  esetben, ha a  termék vagy szolgáltatás átutalással vagy kincstári kártyával történő fizetése nem lehetséges. 171. Külföldön a kártyával minden esetben a tartózkodási ország valutájában jut készpénzhez a kártyabirtokos, amelyet a kártyabizonylat igazol. A kártyabirtokos köteles a kártyabizonylatot, valamint a tartózkodási ország pénznemében az NKFI Hivatal nevére kiállított számlát megőrizni, elszámoláskor a Gazdasági Osztály részére leadni. 39. VIP kártya használatának elszámolása 172. A kártyabirtokos a VIP kártyával történt felhasználásokról elszámolást köteles készíteni belföldi felhasználás esetén heti gyakorisággal, külföldi felhasználás esetén a kiküldetés lejártát követően 5 munkanapon belül. 173. Elszámoláskor a kártyabirtokos köteles utalványrendeleten összesíteni a kifizetéseket, tételesen felsorolva a vásárlások és készpénzfelvételek adatait, mellékelve a  kapott bizonylatokat (NKFI Hivatal nevére szóló ÁFA-s számla és elektronikus elfogadó terminál bizonylata). A kártyabirtokos a kitöltött utalványrendeletet és a bizonylatokat köteles utalványozásra továbbítani. 174. A készpénzfelvétel összege és az NKFI Hivatal nevére kiállított ÁFA-s számla különbségét a Hivatal házi pénztárában forintban kell rendezni. 40. Kártyaletiltás, pótkártyaigénylés és kártyamegújítás 175. Amennyiben a  kártyabirtokos kártyáját elveszíti, ellopják, vagy kikerül az  ellenőrzési köréből, annak használatát haladéktalanul köteles letiltani. A  letiltáshoz szükséges elérhetőségeket a  kártyabirtokosok a  kártya átvételekor kapják kézhez. A kártya letiltását követően a  letiltás tényéről a kártyabirtokosnak haladéktalanul tájékoztatnia kell a  Költségvetési Főosztály vezetőjét. Sikertelen letiltás esetén is azonnal értesíteni kell a  Költségvetési Főosztály vezetőjét, aki gondoskodik a letiltásról. 176. A pótkártyákat, valamint a  kártyamegújítás esetén kiadott kártyákat a  kártyabirtokosok személyesen, illetve meghatalmazottjuk által veszik át az illetékes pénzintézetnél. 177. A Gazdasági Osztály nyilvántartást vezet a kártyabirtokosokról és az általuk használt kártyák számáról. 41. Kincstári kártyák visszavonása 178. A kincstári kártyákat kormányzati szolgálati jogviszony megszűnésekor, adott munkakörből történő felmentéskor, fegyelmi eljárás esetén az eljárás ideje alatt, szabályellenes használat esetén az elnök utasítására, intézményi kártya esetén a  megbízás visszavonásakor, valamint egyéb elnöki döntés alapján a  pénztáros részére, átadás-átvételi bizonylat kiállítása mellett, át kell adni. 179. A kincstári kártya leadásakor a  kifizetések még el nem számolt, az  arra jogosult által utalványozott bizonylatait (NKFI  Hivatal nevére szóló számla és kártyabizonylat) a  pénztárosnak át kell adni, aki ellenőrzi és igazolja, hogy a kártyabirtokosnak további tartozása nem áll fenn. 180. A kincstári kártyát a  pénztáros részére történő leadásakor, kivéve a  fegyelmi eljárás idejére történő leadást, érvényteleníteni (kilyukasztani) kell. Az érvénytelenítés tényét az átadás-átvételi bizonylaton rögzíteni kell. VI. Fejezet A pénzkezelésre vonatkozó további szabályok 42. Kintlévőségek kezelése 181. Az NKFI Hivatal által kiállított számlák, számlát helyettesítő bizonylatok (a továbbiakban együttesen: kiállított számlák) pénzügyi teljesülését a Gazdasági Osztály folyamatosan ellenőrzi. Amennyiben a kiállított számla fizetési határideje lejár, a Gazdasági Osztály a lejáratot követő 3 munkanapon belül felszólító levelet készít (első felszólítás), és megküldi az  adós részére. Amennyiben az  adós a  következő 1 hónapban nem teljesíti fizetési kötelezettségét, a  Gazdasági Osztály ismételten felszólító levelet küld (második felszólítás) a részére, melyben értesíti, hogy amennyiben 1 hónapon belül fizetési kötelezettségének nem tesz eleget, a  követelés behajtását az  NKFI Hivatal jogi útra tereli, melynek keretében a Költségvetési Főosztály a szükséges ügyiratokat (aktát) átadja a Jogi és Igazgatási Főosztálynak. 182. Amennyiben a  vevő a  számla vonatkozásában kifogással él (különösen: helytelen címzés, helytelen összeg) a Költségvetési Főosztály vezetője – szükség esetén a Jogi és Igazgatási Főosztály bevonásával – megvizsgálja az adós kifogását, melynek jogossága esetén új számlát állít ki. Az új számla fizetési határideje megállapításánál a szerződésben, megrendelésben rögzítetteket kell figyelembe venni. Új számla kiállításakor a felszólítási eljárás újra kezdődik. 183. Az adós által késedelmesen fizetett számlákra vonatkozóan, a jogszabályban vagy szerződésben rögzítettek szerint késedelmi kamatot kell számlázni. 43. A kormánytisztviselők tartozásai 184. Az NKFI Hivatal kormánytisztviselőinek és munkavállalóinak a pénztári előleg felvételből származó tartozása esetén a 23. alcímben leírtakat kell alkalmazni. 185. Az illetmény- és munkabérelőlegből és minden egyéb, a  183.  pont szerinti jogviszonyból származó, megfelelő dokumentumokkal igazolt tartozást a bérszámfejtést végző szervezeti egység felé kell továbbítani, amely gondoskodik a tartozás behajtásához szükséges intézkedések végrehajtásáról. 186. A kormánytisztviselő jogviszonyának megszűnésekor az NKFI Hivatal felé fennálló tartozását meg kell vizsgálni, és a bérszámfejtésen keresztül törlesztett adósságok esetében a Költségvetési Főosztály vezetőjének (szükség esetén a Jogi és Igazgatási Főosztály szakmai közreműködésével), egyéb tartozás esetén a pénztárosnak fel kell szólítania tartozása pénzügyi rendezésére. 187. A Gazdasági Osztálynak a kormánytisztviselők tartozásáról elkülönített nyilvántartást kell vezetnie. 44. Szállítói számlák pénzügyi teljesítésének követése 188. A számlák fizetési határidőre történő pénzügyi teljesítését a  Gazdasági Osztály folyamatosan figyelemmel kíséri. A  pénzügyileg nem teljesített lejárt fizetési határidejű számlákról a  Gazdasági Osztály a  Költségvetési Főosztály vezetője részére minden hónap utolsó munkanapján listát készít, melyen feltünteti a késedelmes fizetés indokát. 189. A teljesítésigazolás, utalványozás, ellenjegyzés alatt lévő lejárt fizetési határidejű számlákról a  Gazdasági Osztály értesítést küld az aláírásra jogosult személyek részére minden hónap 2. munkanapján. 190. A szállító által helytelenül kiállított számlát vissza kell küldeni a szállítónak. A visszaküldött számlához a Költségvetési Főosztály vezetője által aláírt, a  reklamáció indokát tartalmazó levelet kell csatolni. A  visszaküldött számláról egy másolati példányt meg kell őrizni, a számlát a számviteli nyilvántartásból törölni kell. HARMADIK RÉSZ Záró rendelkezések 191. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 192. Jelen utasítást a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. 193. Hatályát veszti a pénzkezelési szabályzatról szóló 10/2014. (X. 22.) NIH utasítás és az Országos Tudományos Kutatási Alapprogramok Iroda 2014. április 1-jétől hatályos Pénzkezelési szabályzata. Pálinkás József s. k., elnök