1/2016. (I. 7.) MK utasítása a Miniszterelnöki Kabinetiroda gazdálkodási és kötelezettségvállalási szabályzatáról.

1/2016. (I. 7.) MK utasítása a Miniszterelnöki Kabinetiroda gazdálkodási és kötelezettségvállalási szabályzatáról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (5) bekezdésére, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2)  bekezdésére figyelemmel a  Miniszterelnöki Kabinetiroda intézményi költségvetésével való gazdálkodással – így különösen a kötelezettségvállalás, az ellenjegyzés, a teljesítés igazolása, az érvényesítés és az utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint az  ezeket végző személyek kijelölésének rendjével, valamint az  adatszolgáltatási feladatok teljesítésével – kapcsolatos belső előírásokat, feltételeket, a megrendelések és a szerződéskötés és gazdálkodás rendjét a következők szerint szabályozom: I. Fejezet Általános rendelkezések 1. Az utasítás hatálya 1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed minden, a Miniszterelnöki Kabinetiroda (a továbbiakban: Minisztérium) által a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény alapján, továbbá kormánytisztviselői jogviszonyban, munkaviszonyban, valamint megbízási jogviszonyban foglalkoztatott személyre (a továbbiakban: munkatársak) és a Minisztérium szervezeti egységeire. (2) Az  utasítás hatálya nem terjed ki azokra a  feladatokra, amelyeket a  Minisztérium számára a  Közbeszerzési és Ellátási  Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) a  Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságról szóló 250/2014. (X. 2.) Korm.  rendelet 3.  § (1)  bekezdés a)  pontja alapján, valamint a  Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (a  továbbiakban: NISZ) a  központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet 3. §-a alapján lát el. (3) Az utasítás hatálya az  intézményi költségvetéssel (a továbbiakban: Igazgatás) való gazdálkodás rendjére, valamint az Igazgatás képviseletében kezdeményezett vagy tett valamennyi kötelezettségvállalásra, jognyilatkozatra kiterjed, amennyiben az  az intézményi költségvetés terhére vagy javára szóló fizetési vagy más teljesítési, szolgáltatási kötelezettséggel jár. (4) Az utasítás az  intézményi költségvetés felhasználásával kapcsolatban szabályozza a kötelezettségvállalás, a  jogi és pénzügyi ellenjegyzés, a  teljesítésigazolás, az érvényesítés, az utalványozás és az egyéb hatáskörök gyakorlásának rendjét. (5) Eltérő rendelkezés hiányában az utasítást az európai uniós források felhasználására is megfelelően alkalmazni kell. (6) A közbeszerzések, valamint a minősített adatot, az ország alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdekeit érintő vagy a különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól, beszerzési eljárások lebonyolításáról, továbbá az  ilyen eljárások eredményeképpen kötött szerződések módosításának és teljesítésének részletes szabályairól külön miniszteri utasítás rendelkezik. (7) A Minisztérium intézményi gazdálkodásával közvetlenül összefüggő tevékenységek részletes szabályait jogszabály kötelező rendelkezése szerint, illetve a Minisztérium működési sajátosságaiból eredően a) a Közszolgálati Szabályzat; b) a Számviteli politika; c) a Számlarend; d) az Eszközök és források értékelési szabályzata; e) a Pénzkezelési szabályzat; f ) a Bizonylati szabályzat; g) a Selejtezési szabályzat; h) a Leltározási és leltárkészítési szabályzat, valamint i) az Igazgatás gazdálkodásáról rendelkező egyéb szabályzatok és utasítások tartalmazzák. (8) A  (7)  bekezdésben felsorolt szabályzatokban, utasításokban nem szabályozott kérdésekben a  jelen utasítás rendelkezései megfelelően alkalmazandók. (9) Az utasítás rendelkezéseit minden, a hatálya alá tartozó, kötelezettségvállalást kezdeményező, kötelezettségvállaló, jogi és pénzügyi ellenjegyző, teljesítést igazoló és az  ehhez kapcsolódó pénzügyi-számviteli tevékenységet végző személy köteles betartani. Az utasításban foglaltak megsértése fegyelmi felelősséget vonhat maga után. (10) Az utasítás hatálya alá nem tartozó személyek a Minisztérium gazdálkodásában nem vehetnek részt. (11) Az utasításban nem szabályozott kérdésekben az éves költségvetési törvény, a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.), az  államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.), az  államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.), a  számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, az  államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Áhsz.), a a Miniszterelnöki Kabinetiroda Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 1/2015. (X. 27.) MK utasítás (a továbbiakban: SZMSZ) és a vonatkozó belső utasítások, szabályzatok előírásait kell alkalmazni. (12) A  Minisztérium feladatában, szervezetében, valamint a  vonatkozó jogszabályokban bekövetkezett változásokat a belső szabályzatokban jogszabályok szerint, illetve a lehető legrövidebb időn belül át kell vezetni. A szabályzatokban át nem vezetett jogszabályváltozásokat azok hatálybalépését követően alkalmazni kell. 2. Értelmező rendelkezések 2. § 1. miniszter: a Minisztériumot vezető miniszter; 2. állami vezető: a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény 6. §-a szerinti személy; 3. Igazgatás költségvetés: XXI. fejezet 1. Miniszterelnöki Kabinetiroda címen a  központi költségvetésben megtervezett, a  Minisztérium központi költségvetési szervhez rendelt előirányzatok összegei, amelyek finanszírozása hazai költségvetési támogatásból történik; 4. gazdasági terület illetékes főosztálya: az  intézményi költségvetés terhére kezdeményezett kötelezettségvállalások, kifizetések esetén a Pénzügyi Főosztály (a továbbiakban: Főosztály); 5. gazdasági vezető: a Pénzügyi Főosztály vezetője; 6. kezdeményezés: a kötelezettségvállalás indokoltságáért, szakmai megalapozottságért, szükségességéért való felelősségvállalás a jogi vizsgálatot és a pénzügyi ellenjegyzést megelőzően; 7. kötelezettségvállalás: a Minisztérium Igazgatás költségvetése mint kiadási előirányzat terhére tett, az Áht. 1. § 15. pontja szerinti jognyilatkozat; 8. teljesítés igazolásáért felelős: jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz, belső utasítás szerint kijelölt állami vezető vagy vezető beosztású munkatárs, akinek feladata a szervezeti egységének kezdeményezésére megvalósuló feladatok szakmai szempontból történő figyelemmel kísérése, valamint a kifizetéshez szükséges teljesítésigazolás kiállítása; 9. szervezeti egység: az  SZMSZ-ben meghatározott szervezeti egység, mely az  adott feladatot, illetve az  ahhoz kapcsolódó előirányzat felhasználását szakmai felelősként ellátja; 10. utalványozás: a teljesítésigazolást és érvényesítést követő gazdasági tevékenység, a kiadások teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelése; 11. vezető beosztású munkatárs: a Kttv. szerinti főosztályvezető, főosztályvezető-helyettes, osztályvezető. II. Fejezet A költségvetés tervezése 3. § (1) Az Igazgatás költségvetési tervezéssel kapcsolatos feladatait a Főosztály koordinálja. A tervezés alapdokumentuma a Nemzetgazdasági Minisztérium (a továbbiakban: NGM) által a költségvetési törvényjavaslat összeállításához évente kiadott tájékoztató. A  Főosztály vezetője az  NGM által kiadott tájékoztatóhoz igazodva, azzal összhangban a  XXI.  fejezetre vonatkozóan belső tervezési köriratot ad ki, mely határidők kijelölésével, részletesen tartalmazza a tervezési feladatokat, adatszolgáltatási és együttműködési kötelezettségeket. (2) A  Minisztérium intézményi költségvetése a  Minisztérium alapfeladatainak ellátásához szükséges létszám személyi kiadási előirányzatait és munkaadói járulékokat, továbbá a  működéshez szükséges dologi és felhalmozási típusú kiadásait, valamint a kiadások fedezetét képező támogatásokat és bevételeket tartalmazza. A Minisztérium intézményi költségvetésével kapcsolatos tervezési feladatokat a tervezési körirat útmutatása alapján a Főosztály látja el. A létszám és a személyi kiadások tervezésében az Igazgatási és Jogi Főosztály (a továbbiakban: IJF) közreműködik. (3) Az Országgyűlés által jóváhagyott éves költségvetési törvény alapján az intézményi bevételi és kiadási előirányzatokról az egységes rovatrend szerinti részletezésben az Ávr.-ben meghatározottak szerint elemi költségvetést kell készíteni, melyet a Főosztály készít el, és a miniszter hagyja jóvá. III. Fejezet A kötelezettségvállalás A kötelezettségvállalás szabályai 4. § (1) Az Áht. 37. § (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően a Minisztérium nevében kötelezettséget vállalni kizárólag pénzügyi ellenjegyzést követően és a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően írásban lehet. (2) A Minisztérium Igazgatás költségvetésének terhére történő kötelezettségvállalásokhoz a nettó 500 000 forintot elérő vagy azt meghaladó kötelezettségvállalások esetén a közigazgatási államtitkár előzetes jóváhagyása szükséges. (3) A Minisztérium Igazgatás költségvetésének terhére történő következő kötelezettségvállalások kifizetése esetén nincs szükség a (2) bekezdés szerinti előzetes jóváhagyásra a) az illetmény, bér, járulékok, b) a cafetéria-juttatás, c) a munkába járás és hétvégi hazautazás költségtérítés, d) a személyi reprezentációs keret felhasználása, e) az áfa-, vám-, illeték- és egyéb adójellegű kötelezettség, igazgatási szolgáltatási díj, f ) az adományozott díjakhoz, kitüntetésekhez kapcsolódó pénzbeli juttatások, g) a dologi kiadások közül: ga) a kötbér, gb) a bírság, gc) a késedelmi kamat, gd) a perköltség, ge) a közbeszerzési hirdetések díja, gf ) a közjegyzői díj, közzétételi díj, h a maradványok, az Áht. 47. §-a szerinti befizetési kötelezettségek, zárolások miatti befizetések, i) a fizetési kötelezettség a pénzügyi szolgáltatások igénybevétele esetén, j) ha a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét jogszabály, nemzetközi szervezetben való tagsági viszony vagy jogerős, illetve fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntés teljes körűen meghatározza, így különösen a normatív és nem normatív jellegű hozzájárulásokhoz, nemzetközi kötelezettséggel kapcsolatos hozzájárulásokhoz, kártalanítási, kártérítési és megtérítési kötelezettségekhez, k) az Ávr. 34. § (2) bekezdés b) pontja szerinti bevétel továbbadása esetén. (4) A  (3)  bekezdés a)–c), e) és f )–k)  pontjában foglalt fizetési kötelezettségek teljesítése során alkalmazni kell a VII., VIII. Fejezet (érvényesítés, utalványozás) szabályait, a  (3) bekezdés d) pontjában foglalt kifizetések teljesítése során pedig alkalmazni kell a VI., VII. és VIII. Fejezet (teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás) szabályait. (5) Tárgyévi előirányzatot terhelő kötelezettségvállalás legkésőbb a  tárgyév december 15-ig, ezt követően csak a  gazdasági vezető engedélyével kezdeményezhető. A  kötelezettségvállalás dokumentumát úgy kell előkészíteni, hogy a szükséges aláírásokra – az érintett szervezeti egységek részére biztosított megfelelő határidő mellett – tárgyév december 31-ig sor kerüljön. (6) A tárgyévi kiadási előirányzatok terhére abban az esetben vállalható kötelezettség, ha az abból származó valamennyi kifizetés – főszabályként – a költségvetési év december 31-éig, de legkésőbb a költségvetési évet követő év június 30-ig megtörténik. (7) Határozatlan idejű vagy a  költségvetési évet követő év június 30-át követő időpontra is fizetési kötelezettséget tartalmazó határozott idejű fizetési kötelezettség (több év előirányzatait terhelő kötelezettségvállalás) a) a december 31-éig esedékes fizetési kötelezettségek mértékéig a költségvetési év, b) a december 31-ét követően esedékes fizetési kötelezettségek az esedékesség szerinti év kiadási előirányzatai terhére vállalhatóak. (8) Kötelezettségvállalásra az  adott költségvetési év előirányzatai terhére az  adott évet terhelő korábbi kötelezettségvállalásokkal és más fizetési kötelezettségekkel csökkentett összegű eredeti vagy módosított kiadási előirányzatok mértékéig kerülhet sor figyelemmel a (9) és (10) bekezdésben foglaltakra. (9) Több év vagy a  költségvetési éven túli év kiadási előirányzata terhére kötelezettségvállalásra a  költségvetési évet követő három évben az Áht. 29. § (1) bekezdése szerinti középtávú tervezésben meghatározott kiadási tervszámokkal, az  azt követő években a  kiadási tervszámok utolsó évére megállapított kiadási tervszámmal megegyező összegű kiadási előirányzatok szabad előirányzatának mértékéig kerülhet sor, amelynek fedezetét a kötelezettséget vállalónak a tervezéskor biztosítania kell. (10) A középtávú tervadatok közzététele hiányában a (9) bekezdést azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy több év vagy a költségvetési éven túli év kiadási előirányzata terhére kötelezettségvállalás és más fizetési kötelezettség a) a  személyi juttatások, a  munkaadókat terhelő járulékok és szociális hozzájárulási adó, a  dologi kiadások és az ellátottak pénzbeli juttatásainak kiadási előirányzatai terhére azoknak a költségvetési évben jóváhagyott eredeti előirányzatának mértékéig, b) az  egyéb működési célú kiadások és a  felhalmozási kiadások előirányzatai terhére azoknak a  költségvetési évben jóváhagyott eredeti előirányzatának ötven százalékáig vállalható. (11) Több év előirányzatait terhelő kötelezettség csak a  fejezetet irányító szerv előzetes engedélyével vállalható, ha a kötelezettségvállalás összegének a) költségvetési évre jutó része a kötelezettségvállalás időpontjában a módosított kiadási előirányzatok 10%-át vagy b) egy évre számított értéke a költségvetési évet követő három év bármelyikében az (9) bekezdés szerint adott évre vállalható kötelezettségek 5%-át eléri vagy meghaladja. (12) Az (10) bekezdés szerinti, az ötmilliárd forintot elérő vagy azt meghaladó értékű, többéves fizetési kötelezettséggel járó szerződések megkötéséhez a Kormány előzetes engedélye szükséges. (13) Az  aláírás-bélyegző használata nem engedélyezett a  kötelezettségvállalás, a  jogi és pénzügyi ellenjegyzés, az érvényesítés, az utalványozás során. (14) A  (13)  bekezdésben felsorolt eseteken kívül az  aláírás-bélyegző használható azzal, hogy az  aláírás-bélyegző használatáért minden esetben az azt alkalmazó vezető felelős. (15) A kötelezettségvállalás során az összeférhetetlenségre vonatkozó előírásokat be kell tartani. Összeférhetetlenség 5. § (1) A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. (2) Ugyanazon gazdasági esemény tekintetében az érvényesítő nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel. (3) Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét a Ptk. szerinti közeli hozzátartozója vagy a maga javára látná el. Kötelezettségvállalásra jogosultak köre 6. § (1) A Minisztérium képviseletében az intézményi költségvetés terhére kötelezettségvállalásra jogosult a) a miniszterelnök értékhatár nélkül; b) a miniszter értékhatár nélkül; c) az államtitkár értékhatár nélkül; d) a miniszter által felhatalmazással írásban kijelölt, a Minisztérium alkalmazásában álló állami vezető vagy vezető beosztású munkatárs a felhatalmazásban meghatározott értékhatárig; e) a gazdasági vezető nettó 500 000 Ft értékhatárig, a  4.  § (3)  bekezdésében foglaltak és a  megrendelések esetében értékhatár nélkül, figyelemmel az 5. § szerinti összeférhetetlenségi szabályok betartására. (2) A miniszter írásban ad felhatalmazást a kötelezettségvállalásra jogosult számára. (3) A  kötelezettségvállalásra, teljesítésigazolásra, pénzügyi ellenjegyzésre, érvényesítésre, utalványozásra jogosultak köréről és aláírásmintájukról a Főosztály teljes körű, naprakész nyilvántartást vezet. Kötelezettségvállalás kezdeményezése 7. § (1) Kötelezettségvállalás kezdeményezhető kérelem, ajánlat, szakmai feladatellátáshoz kapcsolódó vállalás vagy váratlan esemény bekövetkezése, jogszabályi rendelkezés, a  Kormány határozata, illetve működési és beruházási jellegű (beszerzés, megrendelés, közbeszerzési eljárások megindítása) döntések alapján. (2) Intézményi költségvetés terhére kötelezettségvállalás kezdeményezésére a kezdeményező szervezeti egység állami vezetője vagy a szervezeti egység vezető beosztású munkatársa jogosult. (3) A kezdeményező felelős a) a kötelezettségvállalás szükségességéért, indokoltságáért; b) a kötelezettségvállalás megfelelő időben történő kezdeményezéséért; c) a kezdeményezés szakmai tartalmáért, megalapozottságáért; d) a kötelezettségvállalás előkészítése során, az  azt megelőző eljárásban a  Minisztérium szakmai érdekeinek érvényesítéséért; e) a színlelt szerződés tilalmának [Ptk. 6:92. § (2) bekezdés] betartásáért; f ) azért, hogy az  általa javasolt szerződő fél jogosult a  szerződés tárgyát képező feladat ellátására, illetve szolgáltatás nyújtására. (4) A  kötelezettségvállalás előkészítése során a  kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője a Főosztály bevonásával előzetes fedezetvizsgálatot kezdeményezhet a fedezet rendelkezésre állásának megállapítása érdekében. (5) A  kötelezettségvállalás megrendelés és szerződéskötésre irányuló kezdeményezés esetén külön meghatározott űrlapokon, a (6) bekezdés szerinti esetben feljegyzéssel kezdeményezhető. (6) Nem szükséges a  kötelezettségvállalás kezdeményezésére irányuló űrlap kitöltése az  olyan beszerzések vagy szolgáltatások igénybevétele esetén, amelynek pénzügyi teljesítése nem átutalással, hanem előleg biztosításával vagy anélkül, készpénzfizetéssel történik, valamint megrendelő esetén. A  kötelezettségvállalást ebben az  esetben – megrendelő kivételével – feljegyzéssel kell kezdeményezni a kötelezettségvállaló felé, és a 4. § (2) bekezdése szerinti jóváhagyás és pénzügyi ellenjegyzést követően teljesíthető. (7) A  kötelezettségvállalás kezdeményezéséhez csatolni kell a  kötelezettségvállalás dokumentumait, melyeket a  kezdeményező szervezeti egység készít elő. A  leendő szerződő fél felkutatása is a  kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység feladata. A  kezdeményező szervezeti egység felelős a  szükséges okiratok és dokumentációk szerződő partnertől, szállítótól való bekéréséért és a  kötelezettségvállalás kezdeményezését megelőző belső egyeztetések lefolytatásáért. (8) A kötelezettségvállalást kezdeményező űrlapon, illetve az egyéb csatolt dokumentációban a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység minden olyan információt és adatot köteles feltüntetni, amelyből megállapítható a) a kötelezettségvállalás célja, melynek összhangban kell lennie az SZMSZ-ben meghatározott feladataival; b) a kötelezettségvállalás eredményeként beszerzésre, teljesítésre kerülő termékek, szolgáltatások egyértelműen, pontosan mérhető módon történő meghatározása; c) annak igazolása, hogy a partner alkalmas a termék, szolgáltatás határidőben és az elvárt minőségi, mennyiségi feltételekkel történő teljesítésére; d) a teljesítési ár és annak alátámasztása, hogy a teljesítési ár a partner által szállított termékkel, szolgáltatással és a teljesítés egyéb feltételeivel (pl. határidő) arányban áll, amit a piacon elfogadott árak figyelembevételével, a közbeszerzési eljárás kivételével, a (10) bekezdésben foglaltaknak megfelelően köteles a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység alátámasztani. (9) A kötelezettségvállalást megelőzően vizsgálni kell, hogy szükséges-e közbeszerzési eljárás lefolytatása. (10) Közbeszerzési eljárás lefolytatásának szabályait a  Minisztérium közbeszerzési eljárások rendjéről szóló külön szabályzat tartalmazza. Előzetes kötelezettségvállalás 8. § (1) Előzetes kötelezettségvállalásra az Ávr. 45. § (1) bekezdésében felsorolt esetekben (közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, részvételi, ajánlattételi felhívás, pályázati felhívás, valamely személy nyilatkozatától függő fizetési kötelezettséget tanúsító nyilatkozat, harmadik személlyel szemben vállalt kötelezettség) kerülhet sor. (2) Az előzetes kötelezettségvállalásra vonatkozó kezdeményező ügyiratnak tartalmaznia kell a) az előzetes kötelezettségvállalás indokolását, b) a pályázati felhívás dokumentációjának tervezetét, c) a kezdeményezést alátámasztó, a felelős döntéshez szükséges valamennyi okiratot, dokumentációt. (3) Az  előzetes kötelezettségvállalás akkor érvényes, ha a  kötelezettségvállalás dokumentumait az  arra jogosult kötelezettségvállaló és pénzügyi ellenjegyző aláírta. (4) A  pályázati felhívás csak a  (3)  bekezdésben foglalt aláírást követően hirdethető meg. A  pénzügyi ellenjegyzést megelőzően vagy annak hiányában kiírt pályázati felhívás érvénytelen. A kötelezettségvállalás módosítása 9. § (1) A kötelezettségvállalás módosítása szükséges a következő esetekben: a) kötelezettségvállalás dokumentumának meghatározó adataiban (a szerződő felek, a  megrendelt termék, szolgáltatás összetétele, tartalma, pénzügyi ellenértéke, pénzügyi forrása, teljesítési határidő, egyéb teljesítési feltételek stb.) változás áll be, b) jogszabályi változás történik (pl. adótörvények változása). (2) A kötelezettségvállalás módosításáról vagy módosulásáról a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység a  IX. Fejezetben foglaltak szerint köteles a  kötelezettségvállalás módosítását haladéktalanul kezdeményezni az IJF felé. IV. Fejezet A Kötelezettségvállalások egyes típusaira vonatkozó szabályok Megrendelés 10. § (1) A  kezdeményező szervezeti egység árubeszerzés vagy szolgáltatás megrendelését kezdeményezheti, ha a  11.  § (1) bekezdése szerint a kötelezettségvállalás szerződésbe foglalása nem szükséges, és a) a szolgáltatás teljesítése, a  termék szállítása – jellegénél fogva – a  piacon általánosan elfogadott és ismert feltételek szerint történik, vagy b) a kötelezettségvállalás tárgya egyszerű, teljesítése rövid határidőn belül történik, vagy c) az ellenérték nem haladja meg a nettó 500 000 forintot. (2) A  megrendelés a  külön meghatározott űrlapon kezdeményezhető az  űrlapnak a  Főosztály részére történő megküldésével. Vitás esetben a szerződéskötés szükségességéről az IJF dönt. (3) A  megrendelést a  Minisztérium képviseletében a  kötelezettségvállalásra jogosult személy írja alá a  pénzügyi ellenjegyzést követően. A megrendelés elfogadásáról a partner részéről írásbeli visszaigazolás szükséges. Szerződés 11. § (1) Szerződést kell kötni abban az esetben, ha a) nemzetbiztonsági szempontból vagy minősített adatok védelme érdekében szükséges, vagy b) a szerződés tárgya a szerzői jogról szóló 1999. évi LXXVI. törvény rendelkezései értelmében szerzői jogi védelem alatt áll, vagy c) a szerződés értékére vagy rendszerességére tekintettel szükséges, vagy d) az ügyfél kifejezetten kéri. (2) Nem köthető polgári jogi szerződés a  Minisztérium alapfeladatainak ellátására. A  Minisztérium alapfeladatának ellátásához feltétlenül szükséges feladatra szerződés akkor köthető, ha a feladat elvégzésére megfelelő szakértelemmel, szakképzettséggel és gyakorlattal vagy egyéb megfelelő sajátos szakmai adottságokkal, képességekkel rendelkező személyt a Minisztérium nem alkalmaz, vagy a szerződés tárgyát képező szolgáltatás egyedi, időszakos vagy időben rendszertelenül ellátandó feladat. (3) Amennyiben a  szerződés teljesítéséhez az  egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII.  törvény 3.  § (3)  bekezdés e)  pontjában foglaltak szerint vagyonnyilatkozat tétele szükséges, a  nyilatkozat hiányában a szerződés nem köthető meg, illetve a vagyonnyilatkozat tételét megtagadó vagy a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségnek eleget nem tevő személy a teljesítésben nem vehet részt. (4) A  szerződéskötést a  kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység a  szerződés megkötésére irányuló rendszeresített adatlap IJF-re történő megküldésével kezdeményezheti. A szerződés előkészítése az IJF feladata. (5) Nem szükséges a szerződés létrehozására irányuló űrlap kitöltése, ha a beszerzést közbeszerzési eljárás előzte meg. (6) A  közbeszerzés eredményeképpen megkötendő szerződést az  IJF-nek az  eljárást lezáró döntésnek a  nyertes ajánlattevő(k) részére történő megküldését követő napon kell megindítania. (7) A  kezdeményező szervezeti egységnek a  szerződéskötéshez minden olyan (elektronikus vagy papíralapú) dokumentumot mellékelnie kell, amely a szerződés megkötését elősegíti, valamint amelyet az  IJF meghatároz, így különösen: a) aláírási címpéldány/aláírásminta-másolat, b) szükség esetén kiegészítő feljegyzés a feladat indokáról, szükségességéről és várható eredményéről, c) feladatleírás, d) a teljesítés vizsgálatához mérhető követelmények. (8) Nemzetbiztonsági ellenőrzés szükségessége esetén az IJF az ellenőrzést az e célra rendszeresített személyi biztonsági adatlapon kezdeményezi. (9) Közreműködő esetén annak jogviszony-igazolásáról szóló nyilatkozatot is csatolni szükséges a  dokumentációhoz, melynek beszerzéséről az IJF gondoskodik. (10) Természetes személlyel kötendő szerződés esetén a nyilvántartásba vételhez szükséges adatokkal kitöltött adatlapot a kezdeményezéshez csatolni kell. (11) Ha a megbízandó személy a kezdeményező szervezeti egység vezetőjének a Ptk. 8:1. § (1) bekezdés 1. pont szerinti közeli hozzátartozója, ezt a kötelezettségvállalás kezdeményezésekor egyértelműen jelezni kell. Ebben az esetben a  közigazgatási államtitkár jogosult dönteni a  szerződés megkötésének engedélyezéséről vagy az  engedély megtagadásáról. (12) Az  IJF vezetője indokolt esetben jogosult kezdeményezni bármely szerződés megkötésének felfüggesztését, ha jogszabálysértés fennállásának lehetőségét észleli. Erről a  döntéséről a  gazdasági vezetőt haladéktalanul köteles tájékoztatni. (13) A  Minisztérium által kötött szerződésnek, megállapodásnak az  általános adatokon, feltételeken túlmenően tartalmaznia kell az Ávr. 50. §-ában meghatározottakat. (14) Az  IJF szükség szerint gondoskodik a  szerződés, megállapodás idegen nyelven történő elkészítéséről vagy a kezdeményező szervezeti egység közreműködésével a magyar nyelven elkészített tervezet lefordításáról. A nem magyar nyelvű szerződések és megállapodások esetén a  kötelezettségvállalás és az  ellenjegyzések feltétele azok kétnyelvű változatban történő rendelkezésre bocsátása. (15) Az  IJF a  csatolt dokumentumokat tartalmi és formai szempontból ellenőrzi, és a  szabályszerű kezdeményezést nyilvántartásba veszi. (16) A kezdeményezés tartalmi vagy formai hiányossága esetén az  IJF felhívja a kötelezettségvállalás kezdeményezőjét a  hiányosság pótlására, a  hiba kijavítására vagy további információ csatolására, illetve szükség szerint intézkedik további nyilatkozatok benyújtása, illetve nemzetbiztonsági eljárás megindítása iránt. (17) A szabályszerű kezdeményezést követően az  IJF a szerződéstervezetet és a szükséges dokumentumokat megküldi pénzügyi véleményezésre a Főosztály részére. Közszolgálati vagy munkajogviszony létesítésére irányuló kötelezettségvállalás 12. § (1) A  közszolgálati vagy munkajogviszony létesítésére irányuló kezdeményezés esetén az  alkalmazást engedélyező űrlapot a  kezdeményező szervezeti egység 1 példányban készíti el és továbbítja az  IJF részére az  üres álláshely rendelkezésre állásának ellenőrzése céljából. (2) Az  üres álláshely rendelkezésre állásának ellenőrzését követően az  IJF a  kezdeményezést megküldi a  Főosztályra pénzügyi ellenjegyzésre. (3) A  közszolgálati vagy munkajogviszony létesítésének kötelezettségvállalási dokumentumát (kinevezési okirat, munkaszerződés) a munkáltatói jogkör gyakorlója írja alá a Főosztály pénzügyi ellenjegyzését követően. (4) A  Minisztériummal kormánytisztviselői jogviszony vagy munkaviszony létesítésének szabályait egyebekben a Minisztérium Közszolgálati Szabályzata tartalmazza. V. Fejezet A Kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó ellenjegyzések Jogi ellenjegyzés 13. § (1) Szerződés (megállapodás) megkötése előtt meg kell vizsgálni, hogy az  nem ütközik-e hatályos jogszabályba. A  szerződések, megállapodások jogi szempontú vizsgálata kiterjed a  Minisztérium érdekeinek jogi szempontú védelmére irányuló, valamint a jogtechnikai javaslatok megtételére is. (2) A kötelezettségvállalás létrejöttét megelőzően vizsgálni kell azt is, hogy a) a kötelezettségvállalás szerinti adott építési beruházás, szolgáltatásmegrendelés vagy hasonló áruk beszerzése a  közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 19.  § (3)  bekezdésében foglalt egybeszámítási szabály alkalmazásával sem éri-e el vagy haladja meg az irányadó közbeszerzési értékhatárt, és – amennyiben igen – fennállnak-e a közbeszerzési eljárás lefolytatásának Kbt.-ben foglalt feltételei; b) a termék nem tartozik-e a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet 1. számú mellékletében foglalt kiemelt termékek közé; c) az adott kötelezettségvállalás nem tartozik-e a  Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságról szóló 53/2011. (III. 31.) Korm. rendelet értelmében a KEF, illetve a NISZ hatáskörébe. (3) A  (2) bekezdés a) pontjában foglalt esetben kezdeményezni kell a közbeszerzési eljárás lefolytatását, amennyiben a kötelezettségvállalás értéke eléri vagy meghaladja az irányadó közbeszerzési értékhatárt, és a közbeszerzési eljárás lefolytatásának Kbt.-ben foglalt feltételei fennállnak. Közbeszerzési eljáráshoz a Főosztály a közbeszerzés értékével megegyező összegű fedezetigazolással igazolja a forrás rendelkezésre állását, amely előzetes kötelezettségvállalásnak minősül. Végleges kötelezettségvállalásra csak a közbeszerzési eljárás lefolytatását követően kerülhet sor. (4) A (2) bekezdés b) pontja esetén ellenőrizni kell, hogy van-e a termékre hatályos keretmegállapodás. Ha van, a terméket a  központosított közbeszerzési rendszerből kell beszerezni, kivéve a  központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a  központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet 7.  § (1) bekezdésében rögzített esetekben. (5) A (2) bekezdés c) pontjában foglalt esetben, amennyiben megállapítható, hogy az adott kötelezettségvállalás a KEF vagy NISZ hatáskörébe tartozik, csak abban az esetben kerülhet sor kötelezettségvállalásra, amennyiben a KEF, illetve NISZ nyilatkozik arra vonatkozóan, hogy az adott szolgáltatás, árubeszerzés biztosítására nem képes, továbbá a NISZ hatáskörébe tartozó feladat tekintetében a központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet 12. §-a szerinti miniszteri felmentés esetén. (6) A  kötelezettségvállalást megelőzően vizsgálni kell, hogy a  szerződő partner a  nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény értelmében átlátható szervezetnek minősül-e. (7) A kötelezettségvállalás dokumentumának jogi ellenjegyzése annak igazolása, hogy a szerződés (megállapodás) és annak mellékletei megfelelnek a vonatkozó jogszabályoknak. Az IJF által vagy közreműködésével készített szerződés, megrendelés – ha az megfelel a jogszabályoknak – az IJF vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy látja el jogi ellenjegyzéssel. (8) A  szerződés, megállapodás jogszabályoknak való megfelelőségét a  jogi ellenjegyző a  kötelezettségvállalás dokumentumának valamennyi példányán aláírásával igazolja, és egyidejűleg keltezéssel látja el. (9) A  szerződő fél által használt általános szerződési feltételeket tartalmazó szerződéseket – amennyiben azok nem ellentétesek a magyar jogszabályokkal – az IJF vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy szignálja. (10) Ha a  kötelezettségvállalásnak jogi akadálya van, a  jogi ellenjegyző írásban tájékoztatja a  kötelezettségvállalót és a pénzügyi ellenjegyzőt. Ha a kötelezettségvállaló a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a jogi ellenjegyzésre, a jogi ellenjegyző köteles annak eleget tenni és e tényről a minisztert haladéktalanul értesíteni. (11) A jogi ellenjegyzést követően a kötelezettségvállalás dokumentumát az IJF a Főosztály részére megküldi pénzügyi ellenjegyzésre. (12) Az aláírt szerződések jogosultak részére (partner, kezdeményező szervezeti egység, Főosztály) történő továbbítása az IJF feladata, egy példány az IJF-nél marad. Pénzügyi ellenjegyzés 14. § (1) Pénzügyi ellenjegyzésre jogosult személy pénzügyi ellenjegyzése nélkül a Minisztérium intézményi költségvetését terhelő pénzügyi kötelezettség nem vállalható, követelés nem írható elő. (2) A  pénzügyi ellenjegyzés nélkül vállalt kötelezettségekkel kapcsolatos felelősséget a  Minisztérium nevében jogellenesen eljáró munkatárs viseli. (3) A megrendelés esetét kivéve jogi ellenjegyzés hiányában pénzügyi ellenjegyzésre nem kerülhet sor. (4) A pénzügyi ellenjegyzést utólagosan teljesülő feltételhez kötni nem lehet. (5) Pénzügyi ellenjegyzésre a  gazdasági vezető vagy az  általa írásban kijelölt, az Ávr. 55.  § (3)  bekezdése szerinti végzettséggel rendelkező személy jogosult. (6) A pénzügyi ellenjegyzés során az összeférhetetlenségre vonatkozó előírásokat be kell tartani. (7) A pénzügyi ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll, a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet (fedezetvizsgálat), az előirányzatfelhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a  fedezet rendelkezésre áll, továbbá a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. (8) A pénzügyi ellenjegyző az ellenjegyzés jogszabályban előírt feltételeinek fennállását, a szükséges forrás rendelkezésre állását a  kötelezettségvállalás ellenjegyzésével igazolja. A  pénzügyi ellenjegyzés tényét a  pénzügyi ellenjegyző a megrendelés, szerződéstervezet valamennyi példányának aláírásával igazolja, és egyidejűleg keltezéssel látja el. (9) A Főosztály a kötelezettségvállalás összegét a fedezet rendelkezésre állása esetén nyilvántartásba veszi, és továbbítja a dokumentumokat a kötelezettségvállalónak aláírásra. (10) Ha a kötelezettségvállalás nem felel meg az Áht. 37. § (1) bekezdésében előírtaknak, a pénzügyi ellenjegyzőnek erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót és a gazdasági vezetőt. (11) Ha a kötelezettségvállaló a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles annak eleget tenni. Ez  esetben a  kötelezettségvállalás dokumentumát „a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése utasításra történt” záradékkal köteles ellátni. Az  írásbeli utasítás tényéről és a  záradékolásról haladéktalanul írásban értesítenie kell a minisztert. Kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó nyilvántartási és tájékoztatási kötelezettség 15. § A Minisztérium szervezeti egységei által megkötött szerződéseket tartalmazó nyilvántartást az  IJF vezeti. Az  IJF gondoskodik a  szerződések jogszabályoknak megfelelő közzétételéről, illetve közérdekű adatigénylés esetén – szükség esetén a Főosztály közreműködésével – tájékoztatást ad. VI. Fejezet Teljesítésigazolás 16. § (1) A költségvetési előirányzatot érintő kifizetéseket csak a teljesítés igazolása alapján lehet érvényesíteni. (2) A  teljesítésigazolásra jogosult személyt a  szerződésben szükséges megjelölni. Ezek hiányában vagy a kötelezettségvállalást követően a teljesítésigazoló személyének megváltozása esetén a teljesítésigazolásra jogosult személy a kötelezettségvállaló. (3) A Minisztérium képviseletében teljesítésigazolásra jogosult a) a miniszterelnök értékhatár nélkül, b) a miniszter értékhatár nélkül, c) az államtitkár értékhatár nélkül, d) a miniszter által írásban kijelölt, a Minisztérium alkalmazásában álló személy. (4) A teljesítést a kötelezettségvállalásban meghatározott feltételek szerint kell vizsgálni és igazolni. A teljesítés igazolása során okiratok alapján meg kell győződni arról, hogy a  feladat elvégzése előírásszerűen, a  megrendelésben, szerződésben foglaltak szerint megtörtént-e, illetve az ellenérték kifizetése és annak összegszerűsége megalapozott-e. (5) A teljesítésigazoló felelős a) a teljesítés megfelelő ellenőrzéséért, a hiányosság feltárásáért, b) a teljesítésigazolás határidőben történő kiállításáért, c) a teljesítésigazolásban foglalt megállapításokért. (6) Amennyiben a teljesítéssel kapcsolatban kifogás nem merül fel, az igazolásra jogosult személy a teljesítésről szerződés, valamint a reprezentációs kiadások esetén teljesítésigazolást állít ki. (7) A teljesítés elfogadásáról a partnert, szerződő felet a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység írásban tájékoztatja, aki a teljesítésigazolás szerint jogosult a számla kiállítására és benyújtására a teljesítésigazoló részére. (8) A  teljesítésigazolásra jogosult személy a  megfelelően kiállított számlát a  teljesítésigazolással együtt továbbítja a Főosztály részére. (9) A (7) bekezdésben foglaltaknak megfelelően szabály szerint számlát a partner, szerződő fél csak a teljesítés elfogadását követően állíthat ki. A  számla kiállítása előtti szakmai teljesítés elfogadása a  következő, kivételes esetekben nem kötelező: a) külföldi/belföldi kiküldetéshez, egyedi képzéshez kapcsolódó szállítói számlák, b) előfizetési díjak számlái. VII. Fejezet Érvényesítés 17. § (1) Az  érvényesítés a  számla beérkezését követő, az  elvégzett munka, a  szállított anyag, áru, a  teljesített szolgáltatás kifizetését, illetőleg a bevételek beszedését megelőző ellenőrző tevékenység. (2) Az érvényesítés a teljesítésigazoláson alapul. (3) Érvényesítést csak a gazdasági vezető vagy az általa írásban megbízott, a felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel rendelkező munkatárs végezhet. (4) A teljesítés igazolása alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy a  megelőző eljárásban az  Áht., az  Ávr. és az  Áhsz. rendelkezéseit, valamint a  belső szabályzatokban foglaltakat megtartották-e. (5) Az érvényesítés során ellenőrizni kell, hogy a bizonylatok megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek. (6) Az érvényesítéssel megbízott személy e feladat keretében köteles meggyőződni arról, hogy a) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat biztosítja-e a fedezetet, b) a teljesítés a kötelezettségvállalás alapján és annak megfelelően történt-e, c) jogszabály szerint jogos-e a követelés, d) a számla megfelel-e az alaki követelményeknek, e) a számla számszakilag helyes-e, f ) a befektetett eszközök, készletek, anyagok bevételezése vagy átvétele megtörtént-e, g) az elvégzett munka, szolgáltatás átvétele a megrendelő, illetve az igénybe vevő részéről megtörtént-e, h) a számlát, a teljesítésigazolást a kötelezettségvállalás dokumentumával összhangban állították-e ki, i) a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e, j) a kifizetés nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. (7) Az érvényesítésnek tartalmaznia kell a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítő aláírását. (8) Az érvényesítő feladata továbbá annak igazolása, hogy a pénzügyi-számviteli integrált informatikai rendszer analitikus nyilvántartásában rögzített számla, bizonylat vagy egyéb elszámolás nyilvántartásba vétele helyesen történt-e. (9) Ha a kifizetés bármely okból nem engedélyezhető, a Főosztály szakmailag illetékes munkatársa gondoskodik a számla kiállítójának tájékoztatásáról, és – szükség esetén a kezdeményező szervezeti egység útján – intézkedik a hiánypótlás iránt. (10) Ha az érvényesítő a jogszabályok, belső szabályzatok megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. Ez esetben az érvényesítő az  utalványrendeletet „az utalványozás érvényesítése utasításra történt” záradékkal köteles ellátni. Az  utasítás tényéről és a záradékolásról az érvényesítőnek 8 napon belül értesítenie kell a gazdasági vezetőt. VIII. Fejezet Utalványozás 18. § (1) Az utalványozó köteles ellenőrizni, hogy a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése során az Ávr.-ben és a jelen szabályzatban előírtaknak megfelelően jártak-e el, továbbá hogy a teljesítésigazolás és az érvényesítés megtörtént-e. (2) A bevételek és a kiadások utalványozására jogosult személyeket írásbeli felhatalmazással a miniszter jelöli ki. (3) A Minisztérium képviseletében utalványozásra jogosult a miniszter által írásban kijelölt, a Minisztérium alkalmazásában álló személy. (4) Az utalványozásra jogosult vonatkozásában az összeférhetetlenségre vonatkozó szabályokat be kell tartani. (5) Utalványozni készpénzes fizetési mód esetén az érvényesített pénztárbizonylatra rávezetett rendelkezéssel, minden más esetben külön írásbeli rendelkezéssel lehet. (6) Nem kell utalványozni a fizetési számla vezetésével és az azon végzett műveletekkel kapcsolatban a számlavezető által felszámított díjakkal, költségekkel kapcsolatos költségvetési kiadásokat és kamatbevételeket. Pénzügyi teljesítés 19. § (1) Átutalást indítani, pénztári kifizetést végrehajtani csak az érvényesítés és utalványozás végrehajtását követően lehet. (2) Átutalási megbízás aláírására a  közigazgatási államtitkár által a  kincstárba – számlaszámonként – bejelentett személyek jogosultak. (3) Az  átutalás történhet átutalási bizonylaton, illetve elektronikusan, a  kincstár által működtetett GIRO ELEKTRA rendszeren keresztül. Az átutalások rendjéről a Minisztérium Pénzkezelési szabályzata rendelkezik. (4) A  Minisztérium házipénztárt működtet. A  házipénztár működtetésével kapcsolatos szabályokat a  Minisztérium Pénzkezelési szabályzata tartalmazza. Pénztárból kifizetni csak a pénztáros vagy helyettese jogosult. (5) A Minisztérium munkatársainak illetményét csoportos fizetési megbízás (CSFM) rendszerében utalja át a munkatársak pénzintézeteknél vezetett folyószámláira vagy a  munkatárs által megjelölt címre postai úton megküldi. Az  utalás lebonyolítása a Magyar Államkincstár útján és a GIRO Zrt. közreműködésével történik. (6) A benyújtott számlákat, elszámolásokat, egyéb bizonylatokat fizetési határidőre ki kell egyenlíteni. Ennek feltétele, hogy a  számlák, a  teljesítésigazolás és egyéb szükséges dokumentumok hibátlanul és hiánytalanul, az  előírt határidőben a Főosztályra megérkezzenek. (7) Az  előzetesen jóváhagyott kötelezettségvállalás fedezetére a  szervezeti egység munkatársa indokolt esetben készpénz, valamint a  reprezentáció előleget az  erre meghatározott nyomtatványok kitöltésével és a  Főosztályra történő megküldésével igényelhet. (8) Az előleggel – ideértve a munkatársak által megelőlegezett kiadásokat is – az előleg, illetve a megelőlegezett kiadás felhasználását igazoló teljesítési bizonylatok Főosztályra való benyújtásával kell elszámolni. IX. Fejezet A szerződés módosítása, megszűnése 20. § (1) Ha a  szerződés (megállapodás) tartalmában a  szerződés (megállapodás) aláírását követően bármiféle változás következik be, a  kezdeményező szervezeti egységnek szerződésmódosítást kell kezdeményeznie. A  szerződésmódosítást az  erre rendszeresített iratminta kitöltésével és az  IJF részére történő megküldésével kell kezdeményezni. (2) A módosításra vonatkozó kezdeményezésnek tartalmaznia kell: a) az egyértelmű utalást a módosítandó szerződésre az eredeti iktatási azonosító szám feltüntetésével, az eredeti szerződés (elektronikus vagy papíralapú) másolatának csatolása mellett, b) a módosítás indoklását (a módosítást kezdeményező fél, a módosítás oka, szükségessége), c) a módosítandó szerződési pontok, tartalmi elemek pontos meghatározását. (3) A szerződésmódosítás kezdeményezésére, elkészítésére, aláírására vonatkozó eljárási szabályok megegyeznek a jelen szabályzatban rögzített szerződéskötési szabályokkal. (4) A  szerződésmódosítás aláírásának folyamatára a  szerződés aláírására vonatkozóan megállapított eljárásrend az irányadó. (5) A szerződésben (megállapodásban), megrendelésben foglaltak teljesítését a kezdeményező szervezeti egység követi nyomon, és nemteljesítés vagy hibás teljesítés esetén írásban értesíti az IJF-t a szerződési biztosítékok érvényesítése, a szerződés, megrendelés megszüntetése vagy módosítása érdekében. (6) A  szerződés megszüntetését az  IJF-nél kell kezdeményezni. Az  IJF megvizsgálja a  szerződés megszüntetésének módját, és elkészíti a közös megegyezéssel vagy egyoldalú jognyilatkozattal történő megszüntető okiratot, melyet a jogi és pénzügyi ellenjegyzést követően a kötelezettségvállaló ír alá. (7) Ha a  megkötött szerződést (megállapodást) bármely okból a  Minisztériummal szerződő fél felmondja, vagy eláll a szerződéstől, az erre vonatkozó dokumentumot a kézhezvételt követő napon meg kell küldeni az IJF részére további intézkedés céljából. X. Fejezet Bevételek elszámolásának elrendelése, termékértékesítés és szolgáltatás számlázása Bevételek elrendelése 21. § (1) A  Minisztérium központi költségvetési támogatásból gazdálkodik. A  bevételek beszedésének elrendelésére (utalványozás) a miniszter vagy az általa írásban meghatalmazott személy jogosult. (2) Az Ávr. 59. § (5) bekezdése szerint nem kell utalványozni: a) a közigazgatási hatósági határozaton alapuló, az  egységes rovatrend B3. Közhatalmi bevételek rovatain elszámolandó költségvetési bevételek beszedését, az egységes rovatrend B401. Készletértékesítés ellenértéke, B402. Szolgáltatások ellenértéke és B403. Közvetített szolgáltatások ellenértéke rovatain elszámolandó költségvetési bevételeket, b) az egységes rovatrend B813. Maradvány igénybevétele rovatain elszámolandó finanszírozási bevételek teljesítését. Számlázandó bevételek 22. § (1) A  Minisztérium által teljesített szolgáltatások, illetve a  Minisztérium által igénybe vett, továbbszámlázásra kerülő szolgáltatások, valamint a vagyon hasznosításából (bérbeadás, értékesítés), valamint a költségtérítésekből származó bevételek számlázását a  Főosztály végzi. A  számlákról a  Főosztály a  Minisztérium pénzügyi-számviteli integrált informatikai rendszerében analitikus nyilvántartást vezet, és gondoskodik a  követelések határidőre történő beszedéséről. (2) A  Minisztérium részéről számla kibocsátását a  gazdasági vezető, illetve az  általa írásban felhatalmazott személy rendelheti el. (3) Számla kiállítására okirat, írásbeli megállapodás, feljegyzés és az elvégzett szolgáltatások összegszerűen meghatározott vagy tételes kalkulációja alapján kerülhet sor. (4) Számlázandó bevételek: a) dolgozói térítések keretében a  mobiltelefon-költségtérítés továbbszámlázása a  Főosztály által megküldött, a mobiltelefon-szolgáltató által közölt részletező lista alapján történik, a számla alapján a térítés a munkatárs illetményéből kerül havonta levonásra; b) tárgyieszköz- és hulladékanyag-értékesítés; a tárgyi eszközök a  selejtezési folyamatot követően, a  legjobb vételi ajánlat benyújtójának kerülnek értékesítésre, ha a leselejtezett tárgyi eszköz beszerzése kizárólag hazai pénzügyi forrásból történt, a  veszélyes hulladékok a  beszállítónak vagy a  környezetvédelmi hatósági engedéllyel rendelkező vállalkozások részére kerülnek értékesítésre; c) egyéb bevételek szerződés alapján kerülnek kiszámlázásra a szerződésben meghatározott időközönként. Nem számlázandó bevételek 23. § Nem szükséges azon bevételek számlázása, amelyek nem termékértékesítésből vagy szolgáltatásnyújtásból származnak. Ezek a  bevételek európai uniós vagy egyéb nemzetközi forrásból származó, az  intézményrendszer működtetésével kapcsolatos bevételek, melyek a  Minisztérium kedvezményezetti pozíciójából erednek, másrészt egyes meghatározott kiadásokhoz pótlólagos forrást jelentenek: a) a más költségvetési szervnél, fejezeti kezelésű előirányzatnál képződött, jóváhagyott pénzmaradvány, előirányzat-maradvány átvétele a  finanszírozott közszolgálati tisztviselők illetményére és egyéb személyi jellegű kifizetéseire, a megtérített rezsiköltségekre, valamint megbízási díjakra és járulékaikra; b) a társadalombiztosítás pénzügyi alapjainak és a  társadalombiztosítás szerveinek állami felügyeletéről szóló 1998. évi XXXIX. törvény 9. §-ában szabályozott költségtérítés összege; c) kötbér, egyéb kártérítés, bánatpénz: az a bevétel, amely a költségvetési szerv javára a biztosítási és az egyéb kártérítés, a  vállalkozó visszalépése miatti bánatpénz, késedelmi kamat megfizetéséből, előző évi adó-visszatérülésből keletkezik; d) valutakészletek forintra történő átváltásakor elszámolt árfolyamnyereség és kamatbevételek; e) különféle egyéb bevételek (pl. bírság-visszautalás). XI. Fejezet A belső kontrollrendszer általános szabályai, beszámoltatás 24. § (1) A  belső kontrollrendszer a  Minisztériumon belül az  intézményi előirányzatok felhasználásával összefüggésben a gazdálkodásért felelős szakmai kezelők, a szakmai felügyeletet gyakorló felső vezetők és a Főosztály által folytatott első szintű rendszer, melynek célja a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználásának biztosítása. Az irányítási és kontrollrendszer magába foglalja a) a pénzügyi döntések és dokumentumok elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a  szerződések (megállapodások), megrendelések, a  kifizetések, a  szabálytalanság miatti visszafizetések dokumentumait is), b) az  előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a  pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, c) a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás) az a)–c) pontokban szereplő feladatkörök elkülönítése mellett. (2) A belső kontrollrendszernek az előirányzatok felhasználásával összefüggésben biztosítania kell, hogy a) a  Minisztérium Igazgatásának valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv intézményi előirányzat gazdálkodásával kapcsolatosan, d) a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek, e) a  rendelkezésre álló eszközök és források a  szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. (3) Az irányítási és kontroll feladatok ellátása a következők szerint történik: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését és ellenőrzését illetően aa) a költségvetési tervezés a szakmai területek bevonásával a Főosztály feladata, és a Főosztály vezetője ellenőrzi, ab) a kötelezettségvállalás szabályszerű előkészítése, kezdeményezése, a teljesítések igazolása a szakmai szervezeti egység feladata, melyet a  szakmai felügyeletet gyakorló felsővezető vagy kötelezettségvállaló ellenőriz, ac) a szerződés tartalmi előkészítése, a szerződés jogi ellenjegyzése az IJF feladata, ad) az  előirányzatok, kötelezettségvállalások nyilvántartását, a  kötelezettségvállalás teljesítéséhez szükséges forrás rendelkezésre állásának és a  kifizetés kezdeményezéséhez kapcsolódó dokumentumok teljességének ellenőrzését (érvényesítés) a Főosztály végzi, és a Főosztály vezetője ellenőrzi, b) az  előzetes pénzügyi ellenőrzés keretében a  pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését a Főosztály kijelölt munkatársa látja el, és a gazdasági vezető ellenőrzi, c) a  gazdasági események elszámolását biztosító feladatokat, így a  hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetést, valamint az elemi beszámolót az Igazgatás költségvetése tekintetében a Főosztály állítja össze, a Főosztály vezetője ellenőrzi. XII. Fejezet Nyilvántartások, beszámolás (előirányzatok felhasználása, módosítása, adatszolgáltatások, időszaki és éves beszámolók készítésének rendje) Az előirányzatok felhasználásának általános szabályai 25. § (1) Azon előirányzatok esetében, ahol a  pénzügyi teljesítés határideje nem haladhatja meg a  tárgyévet követő év június 30-át, a szakmai, műszaki teljesítés időpontja nem lehet későbbi, mint a tárgyévet követő év május 31. (2) Az  előirányzatokat a  Magyarország központi költségvetéséről szóló törvényben meghatározott módon, rendeltetésszerűen, a fejezeti szöveges indoklásban rögzített célokra, feladatokra lehet felhasználni. (3) Az intézményi kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartását a Főosztály vezeti. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból a kötelezettségvállalás halmozott összege megállapítható legyen. (4) A  kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartását a  Minisztérium pénzügyi-számviteli integrált informatikai rendszere biztosítja. Munkaerő-gazdálkodási feladatok 26. § (1) A  Minisztérium teljes létszámkeretét, valamint annak az  egyes szervezeti egységek közötti megoszlását évente egyszer, legkésőbb minden év február 20. napjáig – az adott időszakra vonatkozó feladatok figyelembevételével – az IJF felterjesztése alapján a gazdasági vezető ellenjegyzése mellett a miniszter hagyja jóvá. (2) A jóváhagyott létszámkeretek év közbeni módosításáról a felmerülő többletfeladatok, illetve a szervezeti egységek közötti feladatmegosztás változása esetén az illetékes szervezeti egység vezetőjének javaslatára, az IJF által indított kezdeményezés alapján a gazdasági vezető jóváhagyásával a miniszter dönt. (3) Az aktuális létszámról és a kapcsolódó adatokról az IJF részletes nyilvántartást vezet (állománytábla). (4) Az  állománytáblával kapcsolatos bármely módosításra, változásra (státuszátminősítés, áthelyezés stb.) kizárólag a miniszter írásbeli jóváhagyása alapján kerülhet sor. Az engedélyeztetés az IJF feladata. A státuszok változásáról az IJF a Főosztályt haladéktalanul tájékoztatja. (5) A létszámgazdálkodásért, ezen belül az előírt keretek betartásáért az IJF felelős. Előirányzatok átcsoportosítása, módosítása 27. § (1) Az előirányzatok módosítása: a) országgyűlési hatáskörben, b) a Kormány hatáskörében, kormányhatározat útján, c) felügyeleti szervi hatáskörben vagy d) saját hatáskörben kezdeményezhető. (2) A saját hatáskörben kezdeményezett előirányzat-módosításokat a Főosztály vezetője hagyja jóvá. (3) A  céljelleggel, meghatározott szakmai feladatra más fejezetnek átadott vagy más fejezettől átvett előirányzatok felhasználásának kormányhatározaton vagy az államháztartásért felelős miniszter engedélyén és a hozzá kapcsolódó megállapodáson kell alapulnia. Az  átvett vagy átadott előirányzatokat csak a  célnak megfelelően, elszámolási kötelezettség teljesítésével lehet felhasználni. Az  intézményi előirányzat átadási-átvételi megállapodásokról a Főosztály nyilvántartást vezet. (4) Ha a  kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység olyan kötelezettségvállalást kezdeményez, amely teljesítéséhez nem áll rendelkezésre megfelelő mértékű „személyi jellegű és munkaadót terhelő járulékok” kiadási előirányzat, a Főosztály felügyeleti szervi hatáskörben előirányzat-módosítást kezdeményez. Az előirányzat-módosítás teljesítéséhez az  NGM jóváhagyása szükséges. Az  előirányzat-módosítás alátámasztása érdekében a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység köteles részletes indoklást és mellékszámítást készíteni. (5) Az  előirányzat módosítása az  erre rendszeresített kincstári űrlapon történik. Az  űrlapok kitöltése és továbbítása – a kincstárnál bejelentett módon – a Főosztály feladata a hatásköröknek megfelelően. (6) Év végén a  kincstár által kiadott, az  év végi kincstári zárással és következő évi nyitó műveletekkel és pénzügyi tranzakciókkal kapcsolatos költségvetési gazdálkodási teendőkről szóló tájékoztatóban rögzített ütemtervnek és határidőknek megfelelően kell benyújtani az előirányzat-módosítási és támogatási keretnyitási nyomtatványokat. (7) Az  Igazgatást érintő előirányzatok nyilvántartása a Minisztérium Igazgatás Számviteli politikában rögzített módon történik. XIII. Fejezet Költségvetési beszámolók, adatszolgáltatások készítése 28. § (1) A  Főosztály felelős a  Minisztérium Igazgatásának a  következő számviteli és költségvetési adatszolgáltatásainak, beszámolóinak elkészítéséért: a) kincstári költségvetés, b) elemi költségvetés, c) havi kincstári költségvetési jelentés, d) időközi mérlegjelentés e) éves költségvetési beszámoló, f ) zárszámadás és maradványelszámolás. (2) A (1) bekezdés szerinti adatszolgáltatásokat, beszámolókat az Áht., az Ávr. és az Áhsz. és a vonatkozó jogszabályok, valamint a kincstár és az NGM utasításaiban meghatározott tartalommal, formában és határidőre kell elkészíteni. XIV. Fejezet Záró rendelkezések 29. § (1) Ez az  utasítás a  közzétételét követő napon lép hatályba. A  szabályzat előírásait a  folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. (2) Az utasítás végrehajtásához szükséges formanyomtatványokat, űrlapokat és tájékoztatókat a  gazdasági vezető a Minisztérium intranet hálózatán közzéteszi. Rogán Antal s. k., miniszterelnök kabinetfőnöke miniszter