10/2014. (X. 22.) NIH utasítása a pénzkezelési szabályzatról.

10/2014. (X. 22.) NIH utasítása a pénzkezelési szabályzatról. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 14.  § (5)  bekezdés d)  pontjában meghatározott kötelezettség teljesítése érdekében, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltak, valamint a Nemzeti Innovációs Hivatalról szóló 303/2010. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. §-a és 3. § (1) bekezdése alapján a következő utasítást adom ki: ELSŐ RÉSZ Általános rendelkezések I. Fejezet A utasítás célja, hatálya 1. Az utasítás célja, hogy meghatározza azokat a szabályokat, amelyeket a Nemzeti Innovációs Hivatalnál (a továbbiakban: Hivatal) a pénzforgalom és pénzkezelés során érvényesíteni kell, továbbá szabályozza a pénzmozgások, a pénz- és értékkezelés bizonylati rendjét, valamint a  vezetendő nyilvántartások rendjét az  államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.), az  államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.), az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet, valamint a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) alapján. 2. Az utasítás hatálya kiterjed a  Hivatal kormánytisztviselőire, kormányzati ügykezelőire, továbbá a  foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatott alkalmazottaira (a továbbiakban együtt: kormánytisztviselő). 3. Az utasítás alkalmazandó a pénzforgalommal, pénzkezeléssel kapcsolatos valamennyi eljárásra és az eljárások során keletkező dokumentációra, nyilvántartásra és adatra. 4. A készpénzkezelés vonatkozásában az utasításban foglaltak végrehajtásáért a pénztáros és a pénztárellenőr felelős, továbbá felelősek mindazok, akik az utalványozási, az érvényesítési és a banki aláírási jogköröket gyakorolják. 5. Az utasítás elkészítéséért, annak tartalmáért, valamint aktualizálásáért a  Gazdasági és Üzemeltetési Főosztály (a továbbiakban: Főosztály) vezetője felelős. II. Fejezet A pénzforgalom feltételrendszere 6. A pénzügyi teljesítés (pénztári kifizetés vagy banki átutalás) az  előzetes, írásos kötelezettségvállalás szerinti és igazolt teljesítés után csak utalványozott és érvényesített bizonylat alapján történhet a  bizonylaton megjelölt kedvezményezett részére, címre vagy számlaszámra, az érvényesített összeggel. 7. A kötelezettségvállalás, a  pénzügyi ellenjegyzés, a  teljesítésigazolás, az  utalványozás és érvényesítés előírásait, a  kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítésigazolásra, utalványozásra, érvényesítésre jogosultak körét a Hivatal Gazdálkodási Szabályzata (a továbbiakban: Gazdálkodási szabályzat) tartalmazza. MÁSODIK RÉSZ Részletes rendelkezések III. Fejezet A kincstári számlaforgalom lebonyolítási rendje 1. A Hivatal fizetési számlái 8. A Hivatal az alábbi Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) által vezetett fizetési számlákkal rendelkezik: a) előirányzat-felhasználási keretszámla (10032000-00287209-00000000); b) kincstári kártyafedezeti számla (10032000-00287209-00070003); c) kincstári devizaszámla (48801005-00002019-01012231). 9. A Hivatal a  8.  pontban felsorolt kincstári fizetési számlákon kívül további számlákkal is rendelkezhet az  Áht. 79.  § (6) bekezdésében foglaltaknak megfelelően. 10. Az előirányzat-felhasználási keretszámla a Hivatal gazdálkodásának lebonyolítására szolgál. 11. A kincstári kártyafedezeti számla a kincstári kártyával történő kifizetések pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére szolgáló, kártyatípusonként nyitható számla. 12. A pénzügyi fedezet biztosításáról a  Hivatal a  Kincstárnál vezetett előirányzat-felhasználási keretszámla terhére benyújtott átutalási megbízással gondoskodik. A Hivatal a kincstári kártyafedezeti számlára elkülönített fedezetből, illetve a  kincstári Kártyafedezeti Tükörszámláról a  kincstári kártyafedezeti számlára teljes OTP direkt funkcióval felruházott kártyával tud fedezetet visszavezetni a Kincstár kincstári kártyaforgalomról szóló szabályzatában foglaltak alapján. A  kincstári kártyafedezeti számla igénylése központi költségvetési szervek esetében a  Kincstár honlapján közzétett nyomtatvány kitöltésével történik, melyet az  irányító szervhez engedélyezésre kell továbbítani. Indokolt esetben – a Kincstár engedélyével – több azonos típusú kincstári kártyafedezeti számla is vezethető. 13. A kincstári devizaszámlán a Hivatal az Európai Uniótól kapott közvetlen támogatásokat tartja nyilván a beérkezéstől a  felhasználásig. A  Hivatal az  elfogadott elszámolás alapján fel nem használt pénzeszközöket a  mérlegben költségvetésen kívüli passzív pénzügyi elszámolásként mutatja ki. 2. A Hivatal számlái feletti rendelkezési jog 14. Az előirányzat-felhasználási keretszámla és a  kincstári devizaszámla vonatkozásában az  utalványozott kiadás vagy bevétel pénzügyi teljesítése – a  Gazdálkodási szabályzat rendelkezéseinek figyelembevételével – a  Kincstár felé bejelentett két kormánytisztviselő együttes aláírásával és a  Kincstár felé bejelentett bélyegző lenyomatának használatával rendelhető el (kincstári vagy banki aláírás). 15. A kincstári kártyafedezeti számla feletti rendelkezés jogát az előirányzat-felhasználási keretszámla felett rendelkezési joggal bíró kormánytisztviselők gyakorolják. A  kincstári kártya használatára feljogosított kormánytisztviselők jogosultak a kincstári kártyafedezeti számla terhére kifizetéseket eszközölni. 16. A számlák feletti rendelkezési joggal bíró kormánytisztviselők nevét a vonatkozó kincstári bejelentő karton tartalmazza. Amennyiben a  pénzforgalmi számlák feletti rendelkezési jogosultság gyakorlására kijelölt kormánytisztviselő személyében valamely ok miatt változás következik be, a Kincstárhoz új aláírás-bejelentő címpéldányt kell benyújtani. 17. A számla feletti rendelkezési jogot elektronikus kódolás alkalmazása esetén (GIRO) a fizetési megbízások elektronikus kettős aláírói – azok a kincstári aláírási joggal rendelkező kormánytisztviselők, akik a Kincstár felé bejelentésre kerültek, és az azonosításra szolgáló eszközt kézhez kapták – gyakorolják. 18. A készpénzfelvételre feljogosítottak nevét, azonosító adatait írásban, két példányban kell a  Magyar Államkincstár Budapesti és Pest Megyei Igazgatósága részére bejelenteni a  Kincstár honlapján közzétett nyomtatványon. A  nyomtatvány aláírására a  Főosztály vezetője vagy a  helyettesítésére meghatalmazott kormánytisztviselő és a Főosztály Kincstárnál bejelentett, aláírási joggal rendelkező kormánytisztviselője jogosult. 19. A Hivatal számlái közötti pénzmozgások, átvezetések jóváhagyására, Kincstár részére történő bejelentésére a Főosztály vezetője vagy a helyettesítésére meghatalmazott kormánytisztviselő és a Főosztály Kincstárnál bejelentett, aláírási joggal rendelkező kormánytisztviselője jogosult. 20. A Kincstár felé benyújtott aláírásmintákon, valamint a bizonylatokon az aláírásokat kék színű tintával kell feltüntetni. 21. A kincstári számlanyitás és megszüntetés, a  számlaforgalom bonyolítása esetén alkalmazandó nyomtatványokat a Kincstár honlapján közzétett szabályzatok tartalmazzák. 22. Az aláírás-bejelentő kartonokat a  Főosztályon kell tárolni. Az  aláírás-bejelentő karton megőrzése hatályvesztését követően 10 évig kötelező, erről a Főosztály vezetője gondoskodik. 3. Kincstári számlaforgalom 23. A Hivatal számláira érkező befizetések jóváírása az alábbiak alapján történhet: a) átutalási megbízás; b) készpénz-átutalási megbízás; c) készpénz befizetése pénztárban számlára. 24. A Hivatal kincstári számláiról az alábbi módon történhet kifizetés: a) átutalási megbízással; b) átutalással elektronikus GIRO rendszeren keresztül; c) készpénz felvételére szolgáló utalvánnyal; d) kincstári kártyával; e) beszedési megbízással (felhatalmazó levélen alapuló beszedés, határidős beszedés, okmányos beszedés). 25. Az átutalási formanyomtatványt számítógéppel, írógéppel vagy kézzel lehet kiállítani. A készpénz-átutalási megbízás nyomtatvány – amely feladóvevényből és készpénz-átutalási megbízó részből áll – a Hivatal megrendelése alapján nyomdailag kerül legyártásra. 26. Elektronikus (GIRO) utalás esetében a  szabályosan teljesítésigazolt, utalványozott, ellenjegyzett, utalásra kijelölt tételek gépi rögzítésre kerülnek. A  rögzítést követően a  Kincstárnál bejelentett, aláírási joggal rendelkező két kormánytisztviselő – a  bérszámfejtés-feladások kivételével – tételesen egyezteti az  utalandó tételeket a  Forrás Költségvetési Gazdálkodási Rendszer ügyviteli rendszer (a továbbiakban: Forrás KGR) utalási listájával. A  rögzített tételekről a gép tételes szűrt alaplistát készít, amelyet forint és tételszám szerint összesít. Az utalás előtt a Kincstárnál bejelentett, aláírási joggal rendelkező két kormánytisztviselő ellenőrzi az  egyes tételeket, egyezteti a  vonatkozó utalványrendeletekkel, majd egyezőség esetén jóváhagyja a kinyomtatott listát. Az utalást a Kincstárnál bejelentett, aláírási joggal rendelkező két kormánytisztviselő elektronikus aláírásával igazolja a GIRO rendszerben, majd megadja a jelszót a banki kapcsolathoz. Az utalást követően a GIRO rendszer átadási jegyzéket nyomtat, melyet – ellenőrzést követően – a Kincstárnál bejelentett, aláírási joggal rendelkező két kormánytisztviselő aláírásával hitelesít. Csoportos átutalási megbízás – több bank több bankszámlájára történő azonos jogcímű átutalás – kizárólag elektronikus (GIRO) utalás formájában nyújtható be a Kincstár részére. 27. A Kincstári kártyák használatát az utasítás V. Fejezete szabályozza. 28. A Kincstár azonnali beszedési megbízást az előirányzat-felhasználási keretszámla terhére a kincstári ügyfél által adott felhatalmazó levél alapján teljesíthet. Amennyiben a felhatalmazó levélben megjelölt terhelendő számla Egységes Rovat Azonosító (a továbbiakban: ERA) vagy államháztartási azonosító (a továbbiakban: ÁHT azonosító) használatára kötelezett, a felhatalmazó levélnek tartalmaznia kell a kiadási ERA-t vagy ÁHT azonosítót. 29. Beszedési megbízás más gazdálkodó szervezettel szembeni alkalmazása a  Hivatal részéről kizárólag esetileg lehetséges, alkalmazását kerülni kell. 30. Határidős beszedési megbízás esetében – amennyiben a  terhelendő vagy jóváírandó számla ERA kód vagy ÁHT azonosító használatára kötelezett – a Kincstárhoz be kell nyújtani a kötelezett és a jogosult közötti megállapodást, amelynek tartalmaznia kell a kiadási, illetve bevételi ERA kódot vagy ÁHT azonosítót. 31. A pénzintézeti postautalvánnyal történő kifizetést a Hivatal nem alkalmazza. 32. A kincstári számlaforgalom szabályszerű lebonyolításáért a Főosztály vezetője felelős. 4. Fizetési számlák kivonatai 33. A pénzintézet által naponta megküldött fizetési számlakivonat alapján, amelyen tételesen szerepelnek a szállító vagy a vevő azonosító adatai – név, bankszámla száma, postai befizetés esetén a cím – és a terhelés vagy a jóváírás összege forintban, a könyvelés megtörténtekor egyeztetni kell a fizetési számla napi egyenlegét. Az egyező könyvelés után a számlakivonatot – sorszámának megfelelő sorrendben – a hozzá tartozó bizonylatokkal együtt kell megőrizni és tárolni, és az alapbizonylatra rá kell vezetni a fizetési számla kivonatának számát. 5. Havi előirányzat-felhasználási keret 34. A havi előirányzat-felhasználási keret meghatározását, Kincstár felé történő bejelentését a  Hivatal irányító szerve végzi. A  havi előirányzat-felhasználási keret leosztása során a  havi keretösszeg átvezetésre kerül az  irányító szerv fejezeti előirányzat-felhasználási keret elosztási számlájáról az intézmény előirányzat-felhasználási keretszámlájára. 6. A fizetési megbízások teljesítési határideje, előzetes bejelentés a Kincstár felé 35. A Kincstár által közzétett hirdetmény határozza meg a munkanapon belül azt a kezdő és záró időpontot, amelyek között a fizetési megbízásokat befogadja, ezen belül azt az  időpontot, ameddig a befogadott, illetve a beérkezett megbízások teljesítését a tárgynapon teljesíti. 36. A kincstári ügyfélkörön kívülre irányuló ötszázmillió forintot elérő, de a  kettőmilliárd forintot meg nem haladó átutalásról a  terhelés időpontját megelőző 3. munkanapig, a  kétmilliárd forintot meghaladó átutalásról a  terhelés időpontját megelőző 5. munkanapig kell a  Kincstárt elektronikus úton értesíteni a  Kincstár honlapján közzétett formanyomtatványon. 37. Az egymillió forintot el nem érő készpénzfelvételt a készpénzfelvételt megelőző egy munkanappal, egymillió forint feletti felvétel esetén két munkanappal kell írásban a Kincstár részére a honlapján közzétett formanyomtatványon bejelenteni. A  nyomtatvány aláírására a  Főosztály vezetője vagy a  helyettesítésére meghatalmazott személy és a Főosztály Kincstárnál bejelentett, aláírási joggal rendelkező kormánytisztviselője jogosult. IV. Fejezet Készpénzkezelési szabályok 7. A házipénztár 38. A házipénztár a  Hivatal működéséhez szükséges készpénz és egyéb érték megőrzésével, valamint forgalmával kapcsolatos feladatokat látja el. 39. A pénztárhelyiség biztonsági ráccsal és zárral felszerelt, nem nyitható ablakkal rendelkező helyiség, amelyben a készpénz és az egyéb értékek elhelyezéséhez és őrzéséhez kellő biztonságot nyújtó páncélszekrény áll rendelkezésre. A pénztárhelyiségben csak a házipénztár működhet, más célra még ideiglenesen sem vehető igénybe. 40. A pénztárhelyiségben ki kell függeszteni a  kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre, érvényesítésre jogosultak aláírásmintáit. 8. A házipénztár pénzkészlete és kezelése 41. A házipénztárban kell kezelni a) a Kincstárnál vezetett számláról készpénzkifizetés céljára felvett ellát mányokat; b) a költségvetés javára készpénzben történő befizetéseket. 42. A Hivatalban törekedni kell a  házipénztári készpénzforgalom csökkentésére. Ennek érdekében a  Hivatal a kormánytisztviselők járandóságait folyószámlára utalja, a szállítói és vevői számlák, kiküldetési kiadások esetében átutalással történő fizetésre törekszik, továbbá egyes rendszeresen felmerülő készpénzes kiadások fedezésére kincstári kártyákat bocsát rendelkezésre. 43. A házipénztárból elsődlegesen az Ávr. 148. § (3) bekezdésben meghatározott célú kifizetések teljesíthetőek. 44. A kormánytisztviselőket megillető illetmény, illetménykiegészítések, egyéb pénzbeli személyi juttatások és a munkaadó által fizetendő járulékok, illetményelőlegek a házipénztáron keresztül nem kerülhetnek kifizetésre. 45. A házipénztárból készpénzigénylés elszámolására előleget felvenni a szigorú számadású B. 13-134 számú nyomtatvány kitöltésével lehet. A kitöltött nyomtatványt le kell adni a házipénztárban. Az előleg kiadására a következő pénztári napon kerül sor. 46. A házipénztárba befolyt bevételeket a  kiadások teljesítésére nem lehet felhasználni, azt naponta be kell fizetni a  befizetés jogcímének megfelelő bevételi számlára. A  napi befizetéstől el lehet tekinteni abban az  esetben, ha a házipénztárba befizetett összeg az ötvenezer forintot nem éri el. 47. A házipénztárban a  pénztárzárlat után tartható készpénz értékhatára ötszázezer forint. Az  ezen felüli összeget a pénztárzárlat előtt be kell fizetni az előirányzat-felhasználási keretszámlára. 48. A házipénztárban idegen – a gazdálkodással nem kapcsolatos – pénz és érték nem tartható. 9. Kerekítési szabályok 49. A nem öt forintra vagy annak egész számú többszörösére végződő fizetendő vagy bevételezendő végösszeg esetén az alábbi kerekítési szabályokat kell alkalmazni: a) a 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0; b) a 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5; c) az 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5; d) a 7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0 forintra végződő összegre kell kerekíteni. 50. A nem öt forintra vagy annak egész számú többszörösére végződő fizetendő végösszeg és a  kerekítési szabályok alapján meghatározott, készpénzben fizetendő, illetve bevételezendő összeg különbsége kerekítési különbözetnek minősül. 10. Pénzkezeléssel kapcsolatos feladatkörök 51. A házipénztár a Főosztály szervezeti keretén belül működik. A házipénztár pénzkezelésével kapcsolatos feladatokat a pénztáros, illetve tartós távolléte esetén a helyettesítésére kijelölt kormánytisztviselő látja el. 11. A pénztáros 52. A pénztárosi feladatokat az erre kijelölt kormánytisztviselő végzi, aki a munkaköri leírása átvételekor a 3. melléklet szerinti nyilatkozat aláírásával a házipénztár kezeléséért önálló és teljes anyagi felelősséget vállal. 53. A pénztárosi munkakört nem töltheti be az, aki a) érvényesítési joggal vagy utalványozási joggal rendelkezik; b) főkönyvi könyvelési feladatokat lát el; c) pénztárellenőrzéssel megbízott személy. 54. A pénztáros feladata – többek között – a házipénztárban tartott készpénz kezelése, igénylése és megőrzése, a befizetett készpénz átvétele, az utalványozott teljesítések kifizetése, az azzal kapcsolatos nyilvántartások, elszámolások, valamint a szigorú számadású nyomtatványok őrzése és azok nyilvántartásának vezetése. A pénztáros részletes feladatleírását a munkaköri leírása tartalmazza. 55. A pénzforgalom zavartalanságának biztosítása érdekében a pénztáros kötelessége gondoskodni arról, hogy a) az esedékes és várható kifizetések teljesítéséhez mindenkor megfelelő mennyiségű és címletű bankjegy és érme álljon rendelkezésre; b) a pénz címletenként elkülönítve legyen; c) a házipénztárban elhelyezett pénzvizsgáló berendezésen a  befizetett papírpénz valódisága ellenőrzésre kerüljön. 56. A pénztáros csak érvényesített és utalványozott bevételezéseket és kifizetéseket teljesíthet. Az  utalványozásra és érvényesítésre, ellenjegyzésre jogosultak körét a  kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, érvényesítés és utalványozás szabályait a Gazdálkodási szabályzat tartalmazza. 12. A pénztáros helyettesítése 57. A pénztáros 10 munkanapot meghaladó távolléte esetén helyettesítésére helyettest kell kijelölni. A  pénztároshelyettesi kijelölés feltételei azonosak a pénztárosi munkakör ellátásának feltételeivel. A kijelölés csak a pénztáros 10  munkanapot meghaladó távollétének esetére vonatkozik, a  házipénztárt egy időben még kivételesen sem kezelheti a  pénztáros és a  helyettesítésre kijelölt kormánytisztviselő. Minden átadás-átvételkor átadás és átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni. A  pénztáros a  házipénztár átadás-átvétele előtt a  nyilvántartásokat szabályszerűen lezárja és pénztárzárlatot készít. A  pénztáros akadályoztatása esetén az  átadás-átvétellel kapcsolatos feladatait a gazdasági vezető végzi el. 58. A pénztáros akadályoztatása esetén köteles a nála levő pénztárkulcsokat zárt borítékban, a ragasztás helyén átnyúlóan aláírva a gazdasági vezetőnek eljuttatni. 13. A pénztárellenőr 59. A házipénztár működésének közvetlen vizsgálatát a pénztárellenőr látja el. 60. A pénztári ellenőrzés az alap- és a pénztári bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzését, valamint a pénztárzárás után a  pénztárjelentés helyességének és a  kimutatott pénzkészlet meglétének utólagos ellenőrzését jelenti. A  pénztári ellenőrzésnek biztosítania kell a  szigorú számadás alá vont nyomtatványok meglétének ellenőrzését és a  vezetett nyilvántartások rendszeres, utólagos ellenőrzését. 61. A pénztárellenőr alaki szempontból az alábbiak szerint köteles megvizsgálni a bizonylatokat: a) az alapbizonylatok megfelelnek-e a jogszabályi előírásoknak, azokat az arra jogosult személyek utalványozták és ellenjegyezték-e; b) a pénztári be- és kifizetések bizonylatolása megfelelő-e; c) a bevételi, illetve kiadási bizonylatok minden rovatát megfelelően kitöltötték-e; d) szerepelnek-e a bizonylaton a szükséges aláírások; e) a bizonylatokat szabályszerűen állították-e ki, nincsenek-e rajta törlések és szabálytalan javítások. 62. A pénztárellenőr a bizonylatok tartalmi ellenőrzése során vizsgálni köteles, hogy a) a bizonylatot az arra jogosult személy állította-e ki; b) a bizonylathoz valamennyi alapokmányt, mellékletet csatolták-e; c) az alapbizonylatok tartalmazzák-e a teljesítés igazolását; d) a pénztári bizonylatok és az alapbizonylatok adatai megegyeznek-e; e) megtörtént-e az alapbizonylatok szabályszerű érvényesítése és utalványozása; f ) a bizonylatok számadatai helyes bejegyzéseket tartalmaznak-e, és fennáll-e a  bejegyzések számszaki összefüggése. 63. A pénztárjelentés helyességének és a  kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagos. Ennek során a  pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy a  pénztárjelentésbe bevezetett tételeknek megvannak-e a  pénztári és az alapbizonylatai, különösen: számla, útiköltség-elszámolás, ki- vagy befizetést elrendelő utalvány. Ellenőriznie kell továbbá a kimutatott pénzkészlet helyességét és meglétét, a záró egyenleggel való egyezőségét. A pénztárellenőr az  általa ellenőrzött pénztárjelentést, pénztárkönyvet kézjegyével és keltezéssel köteles ellátni. A  házipénztárban kezelt egyéb értékek, szigorú számadású nyomtatványok meglétét negyedéves rendszerességgel köteles ellenőrizni, egyeztetni. 64. A pénztárellenőr, ha az előírt pénzkezelési szabályoktól eltérő eljárást, mulasztást, szabálytalanságot vagy visszaélést tapasztal, azonnal köteles jelenteni felettesének, akinek kötelessége a szükséges intézkedést megtenni. 65. A pénztárellenőri feladatokat a költségvetési főreferens vagy a pénzügyi referens látja el. 66. Az egyes munkakörök kialakításánál az alábbi összeférhetetlenségi szabályokat kell figyelembe venni: a) azonos pénzügyi esemény vonatkozásában nem lehet azonos személy az  utalványozó és a  pénzügyi ellenjegyző, érvényesítő és a pénztárellenőr; b) érvényesítő és pénztárellenőr nem lehet ugyanaz a személy; c) nem bízható meg a pénztáros a fizetési (pénzforgalmi) számla feletti rendelkezési jogosultsággal, pénztárellenőri feladatokkal, utalványozási joggal, pénztár- és fizetési (pénzforgalmi) számla-forgalom könyvelésével. 14. A pénzszállítás szabályai 67. A pénz szállításánál a pénzt biztonsági zárral ellátott táskában, gépjárművel kell szállítani a) ötszázezer forintig egy fő kísérővel; b) ötszázezer forint feletti összeg szállítása esetén két fő kísérővel. 68. A készpénz felvételével és szállításával megbízott kormánytisztviselők felelősek az általuk átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával megbízott kormánytisztviselők felelőssége addig tart, amíg a  pénzt a  házipénztárban a pénztárosnak át nem adták. 15. A készpénz őrzése 69. A házipénztári pénzállomány biztonságos őrzésének feltételeit a Főosztály vezetője köteles biztosítani. 70. A páncélszekrény kulcsát a pénztáros kezeli. A pénztáros a páncélszekrény és a pénztárhelyiség bejárati kulcsának másodpéldányát – az  eredeti kulcskezelő által aláírt zárt borítékban – a  Főosztály vezetője által meghatározott helyiségben, biztonságosan elzárva tartja. Tilos a páncélszekrény eredeti vagy másolati kulcsát olyan helyen hagyni, ahol azt illetéktelen személy megtalálhatja. 71. A készpénz megfelelő őrzése érdekében a pénztáros köteles a páncélszekrényt bezárni és az elkülönített helyiségrész ajtaját lezárni, ha a pénztárhelyiséget akár csak rövid időre is elhagyja. 72. A páncélszekrény vagy a  pénztárhelyiség bejárati kulcsának elvesztését, megrongálódását, a  zárak elromlását a pénztáros azonnal köteles jelenteni a Főosztály vezetőjének a szükséges intézkedések megtétele érdekében. 73. A pénztári nyitvatartási órák alatt a pénztáros köteles a házipénztárban tartózkodni. 74. A házipénztárban a pénztári nyitvatartási órák kivételével kizárólag a pénztáros, pénztár ellenőrzéskor a pénztáros és a  pénztárellenőr tartózkodhat. A  pénztár helyiségbe a  Hivatal munkatársai kizárólag akkor léphetnek be, ha a pénztáros a helyiségben tartózkodik. 16. Teendők a nem forgalomképes, hamis pénzekkel 75. A pénztáros csak forgalomképes pénzt (bankjegyet és érmét) fogadhat el a  befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadhat el sérült – így különösen: beszakadt, rongálódott, megcsonkult, egyes részeiben hiányos – bankjegyet. 76. A pénztáros a  házipénztárban elhelyezett pénzvizsgáló berendezésen köteles ellenőrizni a  befizetett papírpénz valódiságát. 77. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el, és köteles felhívni a befizetőt a bankjegyek feldolgozásáról, forgalmazásáról, valamint hamisítás elleni védelmével kapcsolatos technikai feladatokról szóló 11/2011. (IX. 6.) MNB rendelet és az érmék feldolgozásáról, forgalmazásáról, valamint hamisítás elleni védelmével kapcsolatos technikai feladatokról szóló 12/2011. (IX. 6.) MNB  rendelet (a továbbiakban együtt: MNB rendeletek) hamis bankjegy és hamis érme kezelésére vonatkozó előírásaira. A pénztáros a felhívás mellett felajánlja a hamis vagy hamisnak látszó érme vagy bankjegy bevizsgálásának Hivatal általi kezdeményezését. A befizető hozzájárulása esetén a pénztáros a hamis vagy hamisnak látszó érmét vagy bankjegyet átveszi, és jegyzőkönyvben rögzíti a  befizető személyi adatait, valamint azt, hogy a  befizető hol, kitől és mikor kapta a hamisítványt. A  jegyzőkönyvet a befizetővel alá kell íratni. Az átvett hamis vagy hamisnak látszó pénzről átvételi elismervényt kell adni, amelyben bankjegy esetén fel kell tüntetni a címletet, a sorozat- és sorszámát. A jegyzőkönyv alapján a pénztáros az MNB rendeletek szerinti jegyzőkönyvet készít, melynek a Magyar Nemzeti Bank részére a hamis pénzzel együtt történő megküldéséről a Főosztály vezetője gondoskodik. 78. Amennyiben a pénz mégsem bizonyul hamisnak, és azt az Magyar Nemzeti Bank visszaküldi, azt vissza kell juttatni a befizetőnek. 17. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása 79. A házipénztári be- és kifizetésekhez szabvány bevételi pénztárbizonylatot, illetve kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani a vonatkozó alapokmányokkal egyezően. A bizonylat a Forrás KGR ügyviteli rendszer pénztár moduljából kerül kiállításra. A Forrás KGR rendszerből kiállított folyamatos sorszámozású bizonylatok megegyeznek alábbi szigorú számadású bizonylatokkal: a) bevételi pénztárbizonylat B. 318-102/a.; b) kiadási pénztárbizonylat B. 318-103 V.R.Sz.; c) pénztárjelentés (időszaki) B. 13-21/V.r.sz. 80. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányokat. 81. Pénztári alapokmánynak minősül a beérkező számla, a készpénzjegyzék, a pénzügyi elszámolások, valamint a ki- vagy befizetéseket elrendelő utalvány. 82. A rontott pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell, és helyette új bizonylatot kell kiállítani. A  rontott bizonylatot a pénztárjelentésben sorszám szerint kell feltüntetni. 18. A pénztári bevételek bizonylatolása 83. A bevételezendő összegeket a  bizonylat fejrészében számmal és betűvel kell feltüntetni. A  jogcímek szerint részletezett összegeket össze kell adni és az összeadás eredményét a nyomtatvány összesen rovatában kell feltüntetni. Az  összesen rovatban szereplő összegnek minden esetben meg kell egyeznie a  fejrészben számmal és betűvel feltüntetett összeggel. 84. A bevételi pénztárbizonylatot a  befizetett és bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. Nem személyes befizetés esetén a befizető aláírása céljára szolgáló rovatban hivatkozni kell a vonatkozó okiratra (pl. postautalvány). A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak kell aláírásával igazolnia. A bizonylatot kiállító, a bizonylati adatokat érvényesítő, utalványozó, ellenőrzést végző és könyvelő köteles feladata végrehajtásának igazolásául a bevételi pénztárbizonylathoz kapcsolódó utalványrendeletet aláírni. 85. A bevételi pénztárbizonylatot két példányban kell kinyomtatni. Az első példány a házipénztár bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat, majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. A második példányt a befizetés teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadni. 19. A pénztári kifizetések bizonylatolása 86. A kifizetési pénztárbizonylat kiállítására a  bevételi pénztárbizonylat kiállatására vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni. 87. A pénztáros – az  előleg kivételével – csak szabályszerűen kiállított, érvényesített és utalványozott készpénzes utalványrendelet alapján fizethet ki a pénztárból összeget. 88. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a  pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a  pénztárban, meghatalmazottja részére az  összeg csak a  1.  melléklet szerinti, szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A  meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Meghatalmazott részére történő rendszeres kifizetéseknél az esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható. Ezekről a meghatalmazásokról a pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni. 89. Egy kiadási pénztárbizonylaton csak egy személy vehet át pénzt. 90. A pénz átvevőjének személyazonosságát szolgálati vagy személyi igazolvánnyal kell igazolnia. A  pénz átvételét az átvevőnek, nem személyes megjelenés esetén a meghatalmazottnak a kiadási pénztárbizonylaton aláírásával kell elismernie. 91. A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosnak (kifizető) alá kell írnia. 92. A kiadási pénztárbizonylatot két példányban kell kinyomtatni. Az  első példányhoz kell csatolni a  pénztári alapokmányokat, majd a  bizonylatokat a  vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. A  második példány az átvevő példánya. 20. A házipénztári pénzkészlet nyilvántartása (pénztárjelentés) 93. Minden pénztári befizetést és kifizetést felmerülésük sorrendjében pénztári nyilvántartásba (pénztárjelentésbe) kell feljegyezni. A pénztárjelentést a Forrás KGR rendszerből kell kinyomtatni minden pénztári napon, amikor forgalom volt a pénztárban. 21. A házipénztár zárása 94. A pénztáros minden pénztári napon, amikor forgalom volt a  pénztárban, köteles pénztárzárlatot készíteni. A pénztárzárlat során meg kell állapítani a) a pénztárban levő készpénzállományt, címletenkénti részletezésben; b) a pénztárjelentés alapján a napi bevételek és kiadások végösszegét az előző időszak készpénzmaradványának figyelembevételével; c) a pénztárjelentés szerinti egyenleget, amit egyeztetni kell a valóságos készpénzállománnyal. 95. Az egyeztetés, illetve a zárlat megtörténtét a pénztárjelentésen a pénztárosnak aláírásával kell igazolnia. Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérést még aznap fel kell deríteni, és rendezni kell. Adminisztratív hiba – így különösen elírás – esetén a  hibát a  Bizonylati szabályzatban előírtak szerint kell javítani. A  Forrás KGR rendszerből előállított pénztárjelentésen kézzel nem lehet javítani. 96. Eltérés esetén tájékoztatni kell a  pénztárellenőrt, aki köteles az  eltérés okát kivizsgálni, a  vizsgálatról és annak eredményéről jegyzőkönyvet felvenni és az ellenőrzés megállapításairól jelentést írni. A pénztárellenőr a jegyzőkönyv alapján a többletet a pénztárba bevételezteti, a hiányt – ha annak felmerülése kapcsán a vétkességet a pénztáros a jegyzőkönyv aláírásával elismeri – a pénztáros részére befizetési kötelezettségként előírja. 97. A jegyzőkönyvet a  pénztárellenőr és a  pénztáros írják alá, abból egy példányt átadnak a  Főosztály vezetőjének a vizsgálat eredményéről készített jelentéssel együtt. 98. A pénztáros felelőssége, hogy a pénztár zárása után a zárókészlet ne lépje túl az engedélyezett ötszázezer forintot. Amennyiben ennek túllépése elkerülhetetlen, azt a gazdasági vezetővel engedélyeztetni kell. 99. A pénztárellenőr rendkívüli pénztárzárlatot rendelhet el, és szúrópróbaszerűen ellenőrzést is tarthat. Évenként, december 31-ei fordulónappal a Leltározási Szabályzat előírásainak megfelelően leltárt kell tartani a házipénztárban. 100. Ha a pénztárost bármilyen okból helyettesíteni kell, vagy a pénztárosi feladatok ellátása kikerül munkaköréből, vagy kormányzati szolgálati jogviszonya megszűnik, szintén pénztárzárlatot kell készíteni. A  pénztárzárlat alkalmával a  pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. A  pénztárzárlat után a  pénztáros által kezelt pénzt, bizonylatokat és nyilvántartásokat a  házipénztárat átvevőnek át kell adni, aki az  átvétel alkalmával az  elszámolások helyességéről meggyőződni köteles. A pénztárzárlatnál, illetve az átadásnál az átvevőnek és az átadónak, valamint pénztárellenőrnek is jelen kell lennie. Az  átadásról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet az  átadó, az  átvevő és a  pénztárellenőr ír alá. Amennyiben a  pénztáros mint átadó az  átadás-átvételnél nem tud jelen lenni, helyette az  átadói feladatokat a Főosztály vezetője látja el. 101. A házipénztár átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalma: a) a jegyzőkönyv megnevezése; b) a jegyzőkönyv kiállításának helye és időpontja; c) az átadó, az átvevő és a pénztárellenőr, valamint az egyéb jelenlévők neve; d) a forintkészlet összege; e) az egyéb értékek – így különösen: utazási bérlet, étkezési utalvány – darabszáma és összege; f ) a szigorú számadású nyomtatványok megnevezése, sorszáma, mennyisége (tömb, illetve lap) felhasznált/nem felhasznált bontásban; g) a betelt bizonylati tömbök nyomtatványonkénti mennyisége a felhasználás időtartamának megjelölésével; h) a házipénztárban található egyéb iratok felsorolása; i) a házipénztárban található kulcsok felsorolása; j) az elszámolatlan előlegek listája; k) az elszámolatlan utazások listája. 22. Elszámolásra kiadott összegek (készpénzelőleg) 102. Készpénzt elszámolásra kiadni csak az alábbi jogcímekre lehet: a) ötvenezer forintot nem meghaladó értékű beszerzés; b) egyéb célra meghatározott összegű ellátmány (pl. beszerzési előleg, reprezentációs előleg). 103. Készpénzt elszámolásra csak személyre szólóan, utalványozott bizonylat alapján lehet kifizetni, amelyen az összeg rendeltetését és az elszámolás határidejét is feltüntették. Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket. 104. A pénztárosnak az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást kell vezetnie. 105. A nyilvántartásban elszámolási tételként legalább a következő adatokat kell feltüntetni: a) a pénzt felvevő személy neve; b) a pénz felvételének időpontja; c) a kiadási pénztárbizonylat száma; d) a felvétel jogcíme; e) az elszámolásra felvett összeg; f ) az elszámolás határideje; g) az elszámolás tényleges időpontja; h) a ténylegesen felhasznált összeg; i) a bevételezési pénztárbizonylat száma. 106. Az elszámolásra kiadott pénzzel, a cél megvalósulását követően 5 napon belül, de legkésőbb a kiadástól számított 30 napon belül el kell számolni. 107. Az elszámolásra kiadott összeg nyilvántartását a  pénztárosnak rendszeresen ellenőrizni kell. Ha az  elszámolásra kötelezett a  megjelölt határidőig nem számolt el, a  pénztárosnak haladéktalanul fel kell szólítania a  mulasztást elkövetőt a  visszafizetésre. Az  elszámolásra kiadott teljes összeg elszámolásáig ugyanazon személy részére újabb előleg nem adható ki. 108. Az év utolsó pénztári napján minden elszámolásra kiadott előleggel el kell számolni a házipénztárban, függetlenül attól, hogy a cél megvalósult-e vagy sem. Az utolsó pénztári nap dátumáról a Főosztály vezetője tájékoztatja a Hivatal munkatársait. 109. A 30 napon túli el nem számolt előlegeket a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. tv. 72. §-a értelmében kamatkedvezmény miatti adó terheli, az  adót a  kormányzati szolgálati jogviszony vagy munkaviszony esetében a magánszemélynek, egyébként a kifizetőnek kell megfizetnie. 23. Szigorú számadású nyomtatványok kezelése és felhasználásuk nyilvántartása 110. A házipénztár ügyvitelében alkalmazott szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásával és ügykezelésével kapcsolatban az Szt. előírásainak megfelelően kell eljárni. 111. A sorszámmal ellátott felhasználatlan, alábbiakban felsorolt nyomtatványokat szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni: a) készpénzigénylés elszámolásra; b) készpénzcsekk (készpénzfelvételi utalvány); c) pénztárjelentés; d) bevételi és kiadási pénztárbizonylat; e) számlatömbök. 112. A felsorolt nyomtatványokból a beszerzett készletet a pénztárosnak kell átadni megőrzésre. 113. A B-15-46. sz. nyomtatványtömbben az egyes nyomtatványtömböket fajtánként elkülönítve kell felsorolni a beszerzés sorrendjében. Kivételt képez a  készpénzfelvételi utalvány nyilvántartása, amit nem tömbönként, hanem külön laponként, a felhasználás sorrendjében kell nyilvántartani. 114. Az átvétel alkalmával meg kell vizsgálni, hogy az űrlapokon a sorszámok és esetleges jelzések helyesek-e. 115. A felülvizsgált és helyesnek talált szigorú számadási nyomtatványokat a pénztárhelyiségben elzárva kell megőrizni. 116. Amennyiben a megőrzéssel megbízott pénztáros a kezelésében lévő nyomtatványkészletből az annak felhasználásával megbízott személy részére nyomtatványt kiad, a  kiadás és az  átvétel tényét a  nyilvántartás vonatkozó tételénél az átvevőnek aláírásával kell igazolnia. 117. A betelt szigorú számadási nyomtatványok visszamaradó tőszelvényeinek 10 évig való megőrizéséről a  Főosztály vezetője gondoskodik. 118. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartására vonatkozó előírásokon túlmenően a  bankszámla terhére kibocsátott készpénzfelvételi utalványok felhasználásáról tételes nyilvántartást kell vezetni. 24. Külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos pénzkezelési szabályok 119. A házipénztárban valuta nem tartható. 120. A külföldi kiküldetések napidíj és dologi kiadások előlegét a  Főosztály – a  kötelezettségvállalás alapját képező jóváhagyott utazási határozat alapján – a kiküldött által megadott bankszámlára forintban, a kiküldetés megkezdését megelőző hónap 15. napján érvényes MNB árfolyam figyelembevételével utalja át. Az előleg utalására legkorábban az utazás megkezdését megelőző 5. munkanapon kerül sor. Az ennél korábbi utalásra vonatkozó igényét a kiküldött köteles az utazási határozaton feltüntetni és indokolni. 121. A külföldi kiküldetések napidíj- és dologi kiadások előlege készpénzben nem vehető fel a házipénztárból. 122. A külföldi kiküldetésre kiadott előlegek és a kiküldetésekhez kapcsolódó egyéb költségek elszámolásáról a Hivatal Külföldi és belföldi kiküldetések engedélyezésének, lebonyolításának és költségtérítésének szabályzata rendelkezik. 25. A házipénztárban tárolt egyéb értékek 123. A házipénztárban a készpénzállománytól és egymástól is elkülönítetten elhelyezve és nyilvántartva az alábbi értékek tárolhatók: a) Erzsébet-utalványok; b) utazási bérletek; c) értékpapírok; d) egyéb utalványok (pl. ajándék utalvány). 124. A pénztári nyilvántartásnak, a pénztárzárásnak, átadás-átvételnek, ellenőrzésnek a fenti értékekre is ki kell terjednie. A fenti értékek kezeléséért a pénztáros a készpénzkezelésért való felelősségével megegyező felelősséggel tartozik. 125. A házipénztárban tárolt egyéb értékeket a  szigorú számadású nyomtatványokra vonatkozó szabályok szerint kell nyilvántartani. 26. Munkába járáshoz kapcsolódó helyi és helyközi költségtérítés kifizetésével kapcsolatos szabályok 126. A helyi és helyközi költségtérítések alkalmazásánál a közszolgálati szabályzatban leírtakat kell alkalmazni. 127. A helyi és helyközi költségtérítések kifizetését – a bérszámfejtés feladása alapján – átutalással kell teljesíteni. Rendkívüli esetben – így különösen kilépés miatti elszámoláskor – a Főosztály vezetőjének engedélye alapján a költségtérítés összege pénztáron keresztül is kifizethető. 27. A házipénztár készpénzforgalmára vonatkozó további szabályok 128. A házipénztári készpénzforgalom nyilvántartása a  Forrás KGR rendszer alkalmazásával történik, biztosítva ezzel a bizonylatok zárt rendszerben történő kezelését. 129. A készpénzforgalmat a  kötelezettségvállalás-nyilvántartásban is rögzíteni kell a  Gazdálkodási szabályzat 22.1.16–22.1.19. pontjaiban foglaltak szerint. V. Fejezet A kincstári kártya használatára vonatkozó szabályok 28. A kincstári kártya típusai 130. Az intézményi kártya a készletek és a kis értékű tárgyi eszközök beszerzésére, a nem rendszeres, 200 000 forint alatti szolgáltatások ellenértékének kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló forint alapú, kizárólag belföldön használható, elektronikus módon elfogadható fizetési eszköz. 131. A VIP aranykártya a Hivatal elnöke és elnökhelyettese, valamint a kártyahasználatra feljogosított kormánytisztviselők reprezentációs és utazási kiadásainak kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló, külföldön és belföldön egyaránt használható elektronikus és hagyományos módon is elfogadható fizetési eszköz. 29. A kincstári kártya használatának általános szabályai 132. A kincstári kártya használatára jogosultak körét és a napi limitek összegét a Hivatal elnöke határozza meg kártyánként. A kártyahasználatra szóló jogosultságot és kötelezettségeket a munkaköri leírásban rögzíteni kell. A kártyabirtokosok kötelességeik és felelősségük elismeréséről a  2.  mellékletben meghatározott formában kötelesek a  kártya átvételével egyidejűleg nyilatkozni. A kincstári VIP kártya használatára a Hivatal elnöke és elnökhelyettesei, valamint a Külkapcsolatok Főosztály vezetője jogosultak külön engedélyezés nélkül. 133. A Hivatal a Kincstárral kötött Kincstári Bankkártya Szerződés alapján, a kártyabirtokosok számának megfelelő számú kincstári kártyát igényel az erre rendszeresített adatlapok kitöltésével. 134. Az egyéni adatlapok tartalmazzák a  kártyabirtokosok részére a  naponta felhasználható értékhatárokat (limitek), amelyek értékéig használhatják kártyájukat vásárlások, illetve szolgáltatások ellenértékének kifizetésére, valamint azt, hogy a kártyát csak belföldön vagy külföldön is használhatják. 135. Az igényelt kártyák és az  azokhoz tartozó PIN kódok biztonságos átvételéről a  kártyabirtokos vagy az  általa meghatalmazott kormánytisztviselő köteles gondoskodni. A kártyabirtokos által meghatalmazott kormánytisztviselő köteles az átvett kártyákat és az azokhoz tartozó PIN kódokat a kártyabirtokos részére zárt borítékban eljuttatni. 136. A kincstári kártya kizárólag hivatali célú dologi kiadások kifizetésére használható. A  magáncélú használat –  a  magáncélra felhasznált összeg visszafizetésének kötelezettsége mellett – fegyelmi eljárást vonhat maga után. Magáncélú használatnak minősül minden, jelen utasításban vagy a Hivatal elnöke által nem engedélyezett kifizetés, készpénzes vásárláshoz mérten indokolatlan összegű készpénzfelvétel, bizonylattal – a  Hivatal nevére szóló számlával – alá nem támasztott kártyahasználat. 137. A kártyabirtokos a jelen utasításban rögzített elszámolási és anyagi felelősséggel tartozik a birtokában lévő kártyáért és az azzal végzett tranzakciókért. 138. A kártyabirtokosok részére a  Főosztály vezetője folyamatosan biztosítja a  kártyarendszerrel kapcsolatban kiadott tájékoztató anyagokba és az Általános Szerződési Feltételek dokumentumokba való betekintés lehetőségét. 139. A Főosztály vezetője köteles a  kártyabirtokos kormányzati szolgálati jogviszonyának vagy munkaviszonyának megszűnése esetén, valamint a  kártyahasználatra vonatkozó jogosultság visszavonásakor a  kártyabirtokostól a kincstári kártyát azonnal bevonni. 140. A Főosztály vezetője köteles eljárni a  kincstári kártyarendszert üzemeltető hitelintézetnél, ha jogosulatlan kártyaműveletekkel terhelték meg a kincstári kártyafedezeti számlát. Jogosulatlan kártyahasználat esetén a kincstári kártyát azonnali hatállyal le kell tiltatni. 30. Vásárlás intézményi kártyával 141. Az intézményi kártya kizárólag a Hivatal elnöke által engedélyezett kiadások kifizetésére használható. Az intézményi kártya felhasználható napi kerete nem lehet több 200 000 forintnál. 142. A kártyabirtokosoknak a kártyával történő vásárlás alkalmával ÁFA-s számlát kell kérnie, amelyet a Hivatal nevére kell kiállíttatni. 143. A kártyával történt fizetés igazolásaként az  elektronikus elfogadó terminál által nyomtatott, a  kártyabirtokos aláírásával igazolt bizonylatot meg kell őrizni, és elszámoláskor a számlával együtt kell továbbítani utalványozásra. 31. Készpénzfelvétel intézményi kártyával 144. Intézményi kártyáról történő készpénzfelvétel kizárólag a  Főosztály vezetőjének engedélyével lehetséges. Az intézményi kártya készpénzfelvételi napi kerete nem lehet több ötvenezer forintnál. 145. Intézményi kártyával történő készpénzfelvételkor a  kártyabirtokos köteles megőrizni az  elfogadó eszköz által nyomtatott bizonylatot, továbbá köteles a kapcsolódó készpénzes vásárlásról a Hivatal nevére szóló ÁFA-s számlát kérni. 146. Amennyiben készpénzfelvételkor a bankjegykiadó automata nem ad ki bizonylatot, arról a Főosztályt értesíteni kell, és a kártyabirtokosnak írásban kell nyilatkoznia a készpénzfelvétel dátumáról, összegéről, amely az elszámolás alapját képezi. 147. Készpénzfelvétel esetén – költségkímélés céljából – törekedni kell az  OTP Bank bankjegykiadó automatáinak használatára. 32. Intézményi kártyával végrehajtott tranzakciók elszámolása 148. A kártyabirtokos az Intézményi kártyával történt tranzakciókról elszámolást köteles készíteni heti gyakorisággal. 149. Elszámoláskor a  kártyabirtokos köteles utalványrendeleten összesíteni a  kifizetéseket, tételesen felsorolva a vásárlások és készpénzfelvételek adatait, mellékelve a kapott bizonylatokat (a Hivatal nevére szóló ÁFA-s számla és az elektronikus elfogadó terminál bizonylata). A kártyabirtokos a kitöltött utalványrendeletet és a bizonylatokat köteles utalványozásra továbbítani. 150. A készpénzfelvétel összege és a  Hivatal nevére kiállított ÁFA-s számla különbségét a  Hivatal házipénztárában kell rendezni. 33. Vásárlás VIP kártyával belföldön 151. A VIP kártya belföldön kizárólag előzetesen engedélyezett hivatali kiküldetések, valamint helyi taxi szolgáltatás és reprezentációs kiadások esetében használható akkor, ha a termék vagy szolgáltatás átutalással történő kifizetése nem lehetséges. A VIP kártya felhasználható napi kerete nem lehet több 800 000 forintnál. 152. A kártyabirtokosoknak a kártyával történt vásárlás alkalmával a Hivatal nevére kiállított ÁFA-s számlát kell kérniük. 153. A kártyával történt fizetés igazolásaként az  elektronikus elfogadó terminál által nyomtatott bizonylatot meg kell őrizni, és elszámoláskor a számlával együtt kell továbbítani utalványozásra. 34. Készpénzfelvétel VIP kártyával belföldön 154. A VIP kártya belföldi készpénzfelvételre kizárólag előzetesen engedélyezett hivatali kiküldetések és reprezentációs kiadások esetében használható akkor, ha a  termék vagy szolgáltatás átutalással vagy kincstári kártyával történő kifizetése nem lehetséges. A VIP kártya készpénzfelvételi napi kerete nem lehet több kétszázezer forintnál. 155. VIP kártyával történő készpénzfelvételkor a  kártyabirtokos köteles megőrizni az  elfogadó eszköz által nyomtatott bizonylatot, továbbá köteles a kapcsolódó készpénzes vásárlásról a Hivatal nevére szóló ÁFA-s számlát kérni. 156. Amennyiben készpénzfelvételkor a bankjegykiadó automata nem ad ki bizonylatot, arról a Főosztályt értesíteni kell, és a  kártyabirtokosnak írásban kell nyilatkoznia a  készpénzfelvétel dátumáról és összegéről, amely az  elszámolás alapját képezi. 157. Készpénzfelvétel esetén – költségkímélés céljából – törekedni kell az  OTP Bank bankjegykiadó automatáinak használatára. 35. Vásárlás VIP kártyával külföldön 158. A VIP kártya külföldön kizárólag az utazási határozatban előzetesen engedélyezett hivatali kiküldetések kiadásainak kifizetésére használható. Egyéb kiadásokat a kártyabirtokosok a VIP kártyával külföldön nem teljesíthetnek. 159. A kártyabirtokos a hivatalos külföldi kiküldetése alkalmával a külföldön vásárolt termék vagy nyújtott szolgáltatás ellenértékének kártyával történő kifizetéséről a  tartózkodási ország pénznemében kiállított számlát és kártyabizonylatot kap. A  kártyabizonylaton a  kártyabirtokos aláírásával igazolja a  külföldi vásárlás megtörténtét és annak kifizetését, miután ellenőrizte a kártyabizonylaton szereplő adatokat. A számlákat és kártyabizonylatokat a kártyabirtokos köteles megőrizni és az utazás elszámolásakor a Főosztály részére leadni. 36. Készpénzfelvétel VIP kártyával külföldön 160. A kártyabirtokos hivatalos kiküldetése alkalmával csak a  159.  pontban megjelölt kiadások fedezése érdekében használhatja a kártyáját készpénzfelvételre abban az esetben, ha a termék vagy szolgáltatás átutalással vagy kincstári kártyával történő kifizetése nem lehetséges. 161. Külföldön a tartózkodási ország valutájában jut készpénzhez a  kártyabirtokos, amelyet a  kártyabizonylat igazol. A kártyabirtokos köteles a kártyabizonylatot, valamint a tartózkodási ország pénznemében a Hivatal nevére kiállított számlát megőrizni, elszámoláskor a Főosztály részére leadni. 37. VIP kártya használatának elszámolása 162. A kártyabirtokos a VIP kártyával történt felhasználásokról elszámolást köteles készíteni belföldi felhasználás esetén heti gyakorisággal, külföldi felhasználás esetén a kiküldetés lejártát követően öt munkanapon belül. 163. Elszámoláskor a  kártyabirtokos köteles utalványrendeleten összesíteni a  kifizetéseket, tételesen felsorolva a vásárlások és készpénzfelvételek adatait, mellékelve a kapott bizonylatokat (a Hivatal nevére szóló ÁFA-s számla és az elektronikus elfogadó terminál bizonylata). A kártyabirtokos a kitöltött utalványrendeletet és a bizonylatokat köteles utalványozásra továbbítani. 164. A készpénzfelvétel összege és a Hivatal nevére kiállított ÁFA-s számla különbségét a Hivatal házipénztárában forintban kell rendezni. 38. Kártyaletiltás, pótkártyaigénylés és kártyamegújítás 165. Amennyiben a  kártyabirtokos a  kártyáját elveszíti, azt ellopják, vagy egyéb módon kikerül az  ellenőrzési köréből, a  kártya használatát haladéktalanul köteles letiltatni. A  letiltáshoz szükséges elérhetőségeket a  kártyabirtokosok a kártya átvételekor kapják kézhez. A kártya letiltását követően a letiltás tényéről a kártyabirtokosnak haladéktalanul tájékoztatnia kell a  Főosztály vezetőjét. Sikertelen letiltás esetén azonnal értesíteni kell a  Főosztály vezetőjét, aki gondoskodik a letiltásról. 166. A pótkártyákat, valamint a  kártyamegújítás esetén kiadott kártyákat a  kártyabirtokosok személyesen, illetve meghatalmazott útján veszik át az illetékes pénzintézetnél. 167. A Főosztály nyilvántartást vezet a kártyabirtokosokról és az általuk használt kártyák számáról. 39. Kincstári kártyák visszavonása 168. A kincstári kártyákat a kormányzati szolgálati jogviszony megszűnésekor, adott munkakörből történő felmentéskor, fegyelmi eljárás esetén az eljárás ideje alatt, szabályellenes használat esetén a Hivatal elnökének utasítására, valamint intézményi kártya esetén a megbízás visszavonásakor a pénztáros részére átadás-átvételi bizonylat kiállítása mellett át kell adni. 169. A kincstári kártya leadásakor a  kifizetések még el nem számolt, az  arra jogosult által utalványozott bizonylatait –  a  Hivatal nevére szóló számla és kártyabizonylat – a  pénztárosnak át kell adni, aki ellenőrzi és igazolja, hogy a kártyabirtokosnak további tartozása nem áll fenn. 170. A kincstári kártyát a  pénztáros részére történő leadásakor – a  fegyelmi eljárás idejére történő leadást kivéve – kilyukasztással érvényteleníteni kell. Az érvénytelenítés tényét az átadás-átvételi bizonylaton rögzíteni kell. VI. Fejezet Előirányzat-módosítások 171. A saját hatáskörű előirányzat-módosításokra vonatkozó adatszolgáltatás a  Kincstár részére közvetlen elektronikus adatszolgáltatás kertében, az „e-adat”-rendszerben kerül feltöltésre a Magyar Államkincstár Budapesti és Pest Megyei Igazgatósága részére. A Kincstár az előirányzat-módosítás átvezetését a számlakivonatban igazolja vissza. 172. A saját hatáskörben végrehajtott előirányzat-megváltoztatásokról az intézkedés meghozatalát követő öt munkanapon belül kell tájékoztatni a Kincstárt és az irányító szervet. 173. A saját hatáskörű előirányzat-módosításhoz rövid indoklást készít a Főosztály, melyet a Hivatal elnöke hagy jóvá. VII. Fejezet A pénzkezelésre vonatkozó további szabályok 40. Kintlévőségek kezelése 174. A Hivatal által kiállított számlák pénzügyi teljesülését a  számviteli referens I. (főkönyvi könyvelő) folyamatosan ellenőrzi, és erről tájékoztatja a pénzügyi referenst. Amennyiben a kiállított számla fizetési határideje lejár, a pénzügyi referens a lejáratot követő 3 munkanapon belül felszólító levelet készít (első felszólítás), és megküldi a vevő részére. Amennyiben a vevő a következő 1 hónapban nem teljesíti fizetési kötelezettségét, a pénzügyi referens ismételten felszólító levelet küld (második felszólítás) a partner részére, melyben értesíti, hogy amennyiben 1 hónapon belül fizetési kötelezettségének nem tesz eleget, a  követelés behajtását a  Hivatal jogi útra tereli. Ezek után a  Főosztály az aktát átadja a Jogi és Humánpolitikai Főosztály részére intézkedésre. 175. Amennyiben a vevő a számla vonatkozásában kifogással él – különösen helytelen címzés, helytelen összeg miatt – a Főosztály vezetője – szükség esetén a Jogi és Humánpolitikai Főosztály bevonásával – megvizsgálja a vevői kifogást, melynek jogossága esetén új számlát állít ki. Az új számla fizetési határidejének megállapításánál a szerződésben, megrendelésben rögzítetteket kell figyelembe venni. Új számla kiállításakor a felszólítási eljárás újra kezdődik. 176. A vevők által késedelmesen fizetett számlákra vonatkozóan, amennyiben a számlával kapcsolatosan a szállító fizetési határidőn belül kifogással nem élt, a szerződésben rögzítettek szerint késedelmi kamatot kell felszámolni. A késedelmi kamatról szóló számlát a pénzügyi referens állítja ki. 177. A lejárt határidejű készpénzes követelések esetében a  175–177.  pontokban leírtak szerint kell eljárni, azzal a különbséggel, hogy amit a 175–177. pont a számviteli referens I. (főkönyvi könyvelő), illetve a pénzügyi referens feladataként jelöl meg, az a készpénzes követelések esetén a pénztáros feladata. 41. A kormánytisztviselők tartozásai 178. A kormánytisztviselők tartozásai származhatnak pénztári előleg felvételéből, ebben az  esetben a  23. alcímben leírtakat kell alkalmazni. 179. Az illetmény- és munkabérelőlegből és minden egyéb jogviszonyból származó, megfelelő dokumentumokkal igazolt tartozást a bérszámfejtést végző szervezeti egység felé kell továbbítani, mely gondoskodik a tartozás behajtásához szükséges intézkedések végrehajtásáról. 180. A kormánytisztviselő jogviszonyának megszűnésekor a  Hivatal felé fennálló tartozását meg kell vizsgálni, és a bérszámfejtésen keresztül törlesztett adósságok esetében a Jogi és Humánpolitikai Főosztály vezetőjének, egyéb tartozás esetén a pénztárosnak fel kell szólítani tartozása pénzügyi rendezésére. 181. A kormánytisztviselők tartozásáról külön nyilvántartást kell vezetni, melyért a Főosztály vezetője a felelős. 42. Szállítói számlák pénzügyi teljesítésének követése 182. A számlák fizetési határidőre történő pénzügyi teljesítését a  pénzügyi referens folyamatosan figyelemmel kíséri. A pénzügyileg nem teljesített, lejárt fizetési határidejű számlákról a pénzügyi referens a Főosztály vezetője részére minden hónap utolsó munkanapján listát készít, melyen feltünteti a késedelmes fizetés indokát. 183. A teljesítésigazolás, utalványozás, ellenjegyzés alatt lévő lejárt fizetési határidejű számlákról a  Főosztály vezetője értesítést küld az aláírásra jogosult személyek részére minden hónap 2. munkanapján. 184. A szállító által helytelenül kiállított számlát vissza kell küldeni a szállítónak. A visszaküldött számlához a Főosztály vezetője által aláírt, a reklamáció indokát tartalmazó levelet kell csatolni. A visszaküldött számla másolati példányát meg kell őrizni, a számlát a számviteli nyilvántartásból törölni kell. HARMADIK RÉSZ Záró rendelkezések 185. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 186. Az utasítást a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. 187. Hatályát veszti a Pénzkezelési Szabályzatról szóló 5/2010. számú elnöki utasítás. Spaller Endre s. k., elnök