18/2003. (VI. 24.) IM rendelete az Igazságügyi Minisztérium Pártfogó Felügyelői Szolgálat egységes iratkezeléséről.

18/2003. (VI. 24.) IM rendelete az Igazságügyi Minisztérium Pártfogó Felügyelői Szolgálat egységes iratkezeléséről. A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. §-ának (2) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján — az Ltv. 10. §-ának (5) bekezdésében meghatározott kérdésekben a Magyar Országos Levéltár egyetértésével — a minisztériumok és az országos hatáskörű államigazgatási szervek iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 40/1998. (III. 6.) Korm. rendeletben foglaltak és a Miniszterelnöki Hivatal előzetes állásfoglalására figyelemmel, a következőket rendelem el: I. Fejezet A RENDELET HATÁLYA 1. § (1) A rendelet hatálya az Igazságügyi Minisztérium Pártfogó Felügyelői Szolgálat Országos Hivatalára (a továbbiakban: Országos Hivatal) és az Országos Hivatal megyei (fővárosi) hivatalaira (a továbbiakban: megyei hivatal) terjed ki. (2) A rendelet rendelkezéseit az Országos Hivatal és a megyei hivatal (a továbbiakban együtt: Hivatal) az általa folytatott eljárások során — a hatáskörébe tartozó ügyek sajátosságaihoz igazodóan — külön jogszabály eltérő rendelkezése hiányában alkalmazza. (3) Az iratkezelés során gondoskodni kell az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény, a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény, ezekkel öszszefüggésben a büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban: Be.), valamint a büntetések és az intézkedések végrehajtásáról szóló 1979. évi 11. törvényerejű rendelet (a továbbiakban: Bvtvr.) rendelkezéseinek megtartásáról. II. Fejezet ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK 2. § A rendelet alkalmazása során 1. alszám: a kezdőiratot követően érkezett és keletke zett iratok folyamatosan emelkedő arab számjeggyel történő jelölése, a kezdőirat az 1-es alszámot kapja; 2. átadókönyv: az irat és az ügyirat átadását, átvételét igazoló, bekötött és lapszámozással ellátott könyv; 3. beadvány: a Hivatalhoz érkező irat, amit rendeltetésszerűen az ügyirathoz kell szerelni; 4. csatolás: valamely ügyiratnak más ügyirattal való átmeneti vagy végleges összekapcsolása; 5. érkeztetés: a Hivatalhoz érkezett minden beadványon (az irat valamennyi példányán és mellékletein) a beadvány beérkezése keltének rögzítése; 6. hivatkozási szám: más szervtől érkezett iraton a megküldő szerv által alkalmazott azonosító szám; 7. igazgatói ügy: olyan ügy, amelyben a főigazgató (igazgató), illetőleg jogszabályban vagy utasításban meghatározott esetben más hivatali vezető a Hivatal igazgatására tartozó kérdésben, a pártfogó felügyelői ügykörön kívül jár el; 8. intézkedés: az ügy tartalmi (érdemi) és formai (alaki) elintézésére adott utasítás; 9. iktatás: az érkeztetett beadvány, illetve a saját keletkeztetésű irat ügyszámmal történő ellátása; 10. irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett; 11. iratkezelés: az irat készítését (előállítását), nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magában foglaló tevékenység; 12. irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség; 13. irattári anyag: a Hivatal működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége; 14. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a Hivatal a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi; 15. irattári terv: a közokiratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Hivatal feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét; 16. kezdőirat: olyan irat, amelynek a Hivatalnál nincs előzménye, továbbá amely jogszabály értelmében érdemben vagy ügyviteli szempontból befejezett ügyben új eljárás lefolytatását vagy a már befejezett üggyel kapcsolatban önálló intézkedést, valamely kérelem önálló elintézését igényli; 17. kiadmány: az eredeti iratról készített olyan másolat, amelyet az arra feljogosított személy ,,a kiadmány hiteléül’’ záradékkal, aláírásával és a Hivatal körbélyegzőjének lenyomatával lát el, vagy elektronikus irat esetében a külön jogszabályban meghatározott módon hitelesít; 18. küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat; 19. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő elektronikus művelet; 20. levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény; 21. melléklet: valamely irat (beadvány) szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan az irattól; 22. nyilvántartó könyv: az iratokról ügycsoportonkénti bontásban, elektronikus úton vezetett nyilvántartás; 23. nyilvántartó lap: a pártfogolt ügyéről és adatairól (a közérdekű munka végzéséről) elektronikus úton vezetett nyilvántartás vagy papír alapú nyomtatvány; 24. pártfogó felügyelői könyv: a pártfogó felügyelőre kiosztott ügyekről pártfogó felügyelőnként vezetett könyv; 25. pártfogó felügyelői ügy: jogszabály alapján a Hivatalhoz utalt ügy; 26. számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony- és merevlemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését szolgálja; 27. szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó kezdőés utóiratok végleges jellegű összekapcsolása; 28. szervezeti és működési szabályzat: a Hivatal tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a Hivatal, azon belül a szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket; 29. utóirat: olyan irat, amely a Hivatalnál már megindult ügyre vonatkozik, ha egyébként nem tekinthető kezdőiratnak; 30. ügycsoport: a Hivatal ügyeinek tárgyuk, valamint az alkalmazandó szabályok azonossága, különbözősége vagy specialitása szerinti csoportosítása; 31. ügyelosztás: az ügyben intézkedni, eljárni jogosult személy kijelölése; 32. ügyintézés: a Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyben a jogszabályok által meghatározott eljárás, ennek során a tartalmi (érdemi) és formai (alaki), illetve szóbeli, írásbeli és elektronikus munkamozzanatok összessége; 33. ügyirat: a Hivatal rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkezett, az azonos ügyre vonatkozó papír alapú vagy elektronikus iratok összessége, amelyeket az ügyintézés valamennyi szakaszában együtt kell kezelni; 34. ügyszám: az ügy azonosítására szolgáló megjelölés: az ügycsoport betűjele, törve a nyilvántartási számmal, törve az érkezés évszámával, törve a kezdő- vagy utóirat számával; 35. ügyvitel: a Hivatal eljárására vonatkozó jogszabályok, utasítások, szabályzatok által meghatározott, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a feladatok teljesítését célozza. III. Fejezet AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETE Az iroda 3. § (1) A pártfogó felügyelői ügy iratát a Hivatal irodája kezeli, melyet az irodavezető vezet. (2) A megyei hivataltól külön helyen (épületben) működő pártfogó felügyelők és más szervezeti egységek mellett részirodák működhetnek. Az irattár 4. § Az irattári anyagot — amíg azt a levéltárnak át nem adják, illetve selejtezésére nem kerül sor — a megyei hivatalban működő irattár kezeli, ahol külön jogszabályban meghatározott képesítéssel rendelkező irattárost kell alkalmazni. Az iratkezelés irányítása és felügyelete 5. § A megyei hivatalok iratkezelési feladatainak országos felügyeletét az Országos Hivatal főigazgatója (a továbbiakban: főigazgató) látja el, aki a) az elektronikus iratkezelési rendszer kialakítását és továbbfejlesztését közvetlenül irányítja, b) az iratkezelési szabályok alkalmazását folyamatosan figyelemmel kíséri, annak aktuális kérdéseiről szükség szerint tájékoztatja az Igazságügyi Minisztériumot, illetve javasolja a szabályok módosítását, c) koordinálja az együttműködést a levéltárakkal, illetve folyamatos kapcsolatot tart a Magyar Országos Levéltárral. 6. § (1) A megyei hivatal iratkezelési feladatainak közvetlen irányítását és felügyeletét a megyei hivatal igazgatója (a továbbiakban: igazgató) gyakorolja. (2) Az irányítást, illetve a felügyeletet ellátó igazgató feladatai különösen: a) irányítja a megyei hivatalban évente elvégzendő iratkezelési ellenőrzést, kezdeményezi az ellenőrzés során feltárt szabálytalanságok megszüntetését, és szükség esetén kezdeményezi az ellenőrzések tapasztalatai alapján a szabályzat módosítását, b) az irattári tervnek megfelelően elrendeli és ütemezi az iratok selejtezését, továbbá a nem selejtezhető, már levéltárba adható iratok átadását. IV. Fejezet AZ ÜGYKEZELÉS Tájékoztatás a félfogadásról, a beadványok átvételéről és a pártfogó felügyelő elérhetőségéről 7. § (1) Az igazgató által meghatározott időszakban és meghatározott rendben a megyei hivatal minden munkanap félfogadást tart az ügyfelek részére. (2) Az ügyfélfogadásról a megyei hivatalban hozzáférhető helyen tájékoztató táblát kell kifüggeszteni arról, hogy az ügyfelek hol, mikor és kinél adhatják elő kérelmeiket, panaszaikat, felvilágosításért mikor, hova fordulhatnak, a beadványt ki, mikor és melyik helyiségben jogosult átvenni. (3) A Hivatal a (2) bekezdésben meghatározott tartalommal telefonon vagy más elektronikus úton is adhat tájékoztatást, és azt a világhálón is közzé teheti. (4) Ha jogszabály a beadvány más módon (telefaxon, elektronikus úton) történő benyújtását is lehetővé teszi, az ügyfeleket ennek feltételeiről is tájékoztatni kell. (5) Az ügyben eljárni jogosult pártfogó felügyelő a pártfogoltat tájékoztatja elérhetősége lehetőségeiről. A felvilágosítás 8. § (1) A Hivatal törvényben meghatározott személyeknek és képviselőjüknek ad felvilágosítást, lehetővé teszi az iratok megtekintését, másolatok vagy jegyzetek készítését (a továbbiakban együtt: felvilágosítás). Az eljárásban részt nem vevő személy részére az igazgató engedélyezheti a felvilágosítást, ha ahhoz az érintett hozzájárult, vagy azt törvény egyébként lehetővé teszi. (2) Az egészségügyi intézet (orvos) által a Hivatal megkeresésére megküldött iratról az eljáró pártfogó felügyelő engedélyével adható felvilágosítás az (1) bekezdésben megjelölt személyeknek. (3) A környezettanulmány és a pártfogó felügyelői vélemény tervezetéről, a pártfogó felügyelő és a pártfogó felügyelői asszisztens feljegyzéseiről felvilágosítás nem adható. A közérdekű munkával és a pártfogó felügyelettel kapcsolatos felvilágosítás a büntetés (intézkedés) végrehajtását nem veszélyeztetheti. 9. § (1) A Hivatal a felvilágosításra vonatkozó jogosultságot az ügyiratok alapján állapítja meg. A felvilágosítást kérő személy azonosságát személyazonosító igazolvánnyal — ügyész, ügyvéd, jogtanácsos esetében ügyészi, ügyvédi, jogtanácsosi igazolvánnyal (a foglalkoztatást igazoló okirattal) — kell igazolni. Az ügyvédi irodával (ügyvéddel) munkaviszonyban álló dolgozó akkor jogosult a fentiekre, ha az ügyvédi iroda (ügyvéd) képviseleti jogosultsága az ügy irataiból kitűnik, és a munkaviszonyát igazolja. (2) A felvilágosítás során gondoskodni kell az iratok megőrzéséről, épségük védelméről. (3) A felvilágosításra jogosult személynek a meghallgatás, a lakókörnyezet megtekintésének helyéről és időpontjáról távközlési eszközön is adható felvilágosítás, ha az ügy és a felvilágosítást kérő személy azonosításához szükséges adatokat közli. Intézkedés távközlési és elektronikus eszközök igénybevételével 10. § (1) Az ügyintézés gyorsítása érdekében az intézkedés megtételére, tudakozódásra és felvilágosításra távközlési és elektronikus eszköz vehető igénybe, ha a) a hívott (megkeresett) kiléte nem kétséges (beazonosítható), b) a közlés tudomásul vételére a hívott, megkeresett jogosult, és c) az ügyintézés ilyen módja nem ütközik jogszabályba. (2) Távközlési vagy elektronikus eszköz igénybevétele esetén az intézkedésről hivatalos feljegyzést kell készíteni, illetve a telefax, e-mail szövegét vagy igazoló példányát csatolni kell az irathoz. A beadványok átvétele és az átvétel elismerése 11. § (1) Az ügyféltől a beadványt a felvilágosításra megállapított időben az e feladattal megbízott személy, más esetben a pártfogó felügyelő vagy a pártfogó felügyelői asszisztens veszi át. (2) A postán érkezett vagy más hatóságtól kézbesítővel (hivatali kézbesítés) küldött iratot — munkaidőben — az igazgató által kijelölt személy veszi át. (3) A küldeményt átvevő személy sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét mind az átvételi elismervényen, mind a borítékon megjelöli. A postai úton érkező, sérültként könyvelt küldemény átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, és azt a küldemény tartalmához kell csatolni. (4) Az átvevő az átvételt a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el, az ,,azonnal’’ és a ,,sürgős’’ jelzésű küldemények átvételi idejét óra-perc pontossággal jelöli meg a kézbesítő okmányon és a borítékon is. (5) A személyesen benyújtott (átadott) beadványt átvevő személy a beadvány felzetén vagy a megszövegezett elismervényen az érkezés megjelölésére szolgáló bélyegzővel igazolja az átvételt, és ha már rendelkezésre áll, rájegyzi az ügyszámot is. Az ügyfél kívánságára szóban előterjesztett kérelem jegyzőkönyvbe foglalásáról elismervényt kell adni, vagy átadni részére a felvett jegyzőkönyv egy hitelesítetlen, másolati példányát. 12. § (1) A postán érkezett ajánlott, expressz és a tértivevényes iratokat a postán vezetett könyvben egyenként kell átvenni, míg az egyéb iratok számolás és bejegyzés nélkül is átvehetők. Ajánlott küldemény esetében a bizonylatot az annak átvételére jogosult személy az átvételkor aláírva visszaadja a postahivatalnak. A tértivevényes küldeményekkel külön-külön teljes névaláírással kell elszámolni, és a tértivevényeket vissza kell juttatni a feladóhoz. A postabélyeggel ellátott válaszlapon bemutatott elismervényt postán kell a félnek elküldeni. (2) A telefax, e-mail átvételére az igazgató által kijelölt személy és a pártfogó felügyelő jogosult. Az elektronikus úton érkezett telefaxot fénymásolatban kell az ügyirathoz szerelni. (3) A küldeményt csak az annak átvételére jogosult személy veheti át, aki ellenőrzi a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét, az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. (4) A postán érkezett iratokat — a levélborítékkal együtt — nyomban el kell juttatni az irodához (részirodához). (5) A Hivatal a hozzá nyilvánvalóan tévesen küldött iratot érkeztető-bélyegzővel látja el és a levélborítékkal együtt — iktatás nélkül — továbbítja a címzetthez. A továbbítás tényét és a címzettet a továbbított iratra fel kell jegyezni. Az irat érkezési időpontjának feltüntetése 13. § (1) A Hivatalhoz érkezett iraton — az irat valamennyi példányán és mellékletén, az irat felzetén vagy az első oldalán, elektronikus úton érkezett irat kinyomtatott példányán — az érkezés napján bélyegzővel, jól olvashatóan fel kell tüntetni a Hivatalt, az ügyszámot, a hivatkozási számot, az érkezés évét, hónapját és napját. Az iraton meg kell jelölni a példányok és a mellékletek számát; az eredeti okiratot külön kell megjelölni. Ha a beadványban jelzett valamely melléklet, irat stb. hiányzik, ennek tényét is fel kell tüntetni. (2) A Hivatalhoz érkezett iraton az érkezés időpontjának feltüntetésekor az érkezés módját (pl. postán, közvetlen beadás stb.) is fel kell tüntetni. (3) Közvetlenül a munkaidő vége előtt átvett iratokon az érkezés évét, hónapját és napját még aznap fel kell tüntetni. Az egyéb iratkezelési tennivalókat a következő munkanapon is el lehet végezni. (4) Ha a levélborítékot nem kell a beadványhoz csatolni, a postabélyeggel ellátott levélborítékokat össze kell gyűjteni és három hónapos őrzést követően meg kell semmisíteni. Az írásbeli bizonyítékok és fontos iratok kezelése, őrzése 14. § (1) Ha az irathoz olyan okiratot vagy más iratot mellékeltek, amelynek szakértői megvizsgálása válhat szükségessé, az okiratot (iratot) zárt borítékban kell az iratok között őrizni. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott módon kell őrizni az egészségügyi intézet (orvos) által a Hivatal megkeresésére megküldött iratot, valamint azokat az iratokat, melyeket a pártfogó felügyelő fontosnak minősített. (3) Páncélszekrényben — indokolt esetben külön helyiségben is — kell őrizni az iratot, ha jogszabály vagy a pártfogó felügyelő az őrzésnek ezt a módját rendelte el. A kezdőirat 15. § Kezdőirat különösen: a) a környezettanulmány beszerzését elrendelő hatá rozat, b) a pártfogó felügyelői vélemény beszerzését elrendelő határozat, c) a közérdekű munka végrehajtásának szervezését és ellenőrzését elrendelő irat, értesítőlap, d) a pártfogó felügyelet végrehajtását elrendelő irat, értesítőlap, e) utógondozás megkezdésére vonatkozó megkeresés a büntetés-végrehajtási intézettől, javítóintézettől, elítélttől, szabadulótól, más személytől vagy szervtől. A nyilvántartások vezetése 16. § (1) A nyilvántartó könyvet elektronikus úton, a főigazgató által jóváhagyott számítógépes program használatával kell vezetni. Egyéb iratkezelési cselekményeket akkor lehet elektronikus úton végezni, ha azt jogszabály megengedi. (2) A nyilvántartó lap, a pártfogó felügyelői könyv, a körbélyegzők és a nyomtatványok nyilvántartása, valamint egyéb, kisegítő jellegű nyilvántartások elektronikus úton vagy papíralapon egyaránt vezethetők. (3) Az átadókönyvet papíralapon kell vezetni. Az iktatás 17. § Az iroda — ha e rendelet másként nem rendelkezik — a Hivatalhoz érkezett minden beadványt, illetve iratot bejegyez az ügycsoportja szerinti nyilvántartó könyvbe [21. § (2) bekezdés]. Az ügycsoportok és az ügycsoportok jelölése 18. § (1) A pártfogó felügyelői eljárásokban az alkalmazandó jogszabályok alapján az egyes ügycsoportok a következők: a) környezettanulmány, b) pártfogó felügyelői vélemény, c) közérdekű munka, d) pártfogó felügyelet, e) utógondozás, f) egyéb ügy. (2) Az (1) bekezdésben felsorolt ügycsoportok megjelölésére a következő rövidítéseket kell használni: a) Kt — környezettanulmány, b) Pfv — pártfogó felügyelői vélemény, c) Km — közérdekű munka, d) Pf — pártfogó felügyelet, e) Ug — utógondozás, f) E — egyéb ügy. Az ügyszám 19. § (1) Az ügy száma az ügycsoport betűjele, törve a nyilvántartási számmal, törve az érkezés évszámával. Az ügyszámot egy sorba kell írni (pl. Kt/135/2003.). (2) Az igazgató elrendelheti, hogy az ügyszám előtt az eljáró pártfogó felügyelő számát — 1-gyel kezdődő folyamatos számozással — arab számmal is tüntessék fel (pl. 5.Pfv/158/2003.). (3) Az eljáró pártfogó felügyelő sorszáma után pontot kell tenni, ugyancsak pont kerül az öt számjegyű ügyszámoknál a második számjegy után (pl. 3.Km/10.002/2004.). (4) Az ügyszám csak a törtvonalnál választható el, ezt a jelet az elválasztás sorában fel kell tüntetni és a következő sor ezen írásjel megismétlése után folytatható. (5) A betűjelzések, a számok és az írásjelek között szóköz nincs. Az alszám 20. § (1) Az utóiratokat, így különösen a jegyzőkönyveket, feljegyzéseket, javaslatokat, jelentéseket és az egyéb intézkedéseket az ügyszám feltüntetésén kívül alszámmal is el kell látni. Az alszámot — az ügyszámmal egy sorban és ahhoz törtvonallal kapcsolva — arab számmal kell feltüntetni (pl. 4.Pf/102/2003/8.). Az iratokat az alszámozza, akinél az előiratok vannak. (2) Az 1-es alszámot a kezdőirat kapja, a következő — az (1) bekezdésben felsorolt irat — eggyel magasabb alszámot kap. (3) Az elintézés annak az iratnak az alszámát kapja, amelyikre vonatkozik. (4) A mellékletet (csatolt iratot) az ügyszámmal, a kezdő- vagy utóirat alszámával kell ellátni, melyet kötőjellel kell elválasztani a mellékletek 1-től kezdődő folyószámával (pl. 6.Ug/436/2003/7-2.). (5) Az újra iktatott ügy korábbi iratai a kezdőiratként kezelendő irattal együtt az 1-es alszámot kapják. A csatolt iratcsomó — átkötve — egy alszámot kap. A nyilvántartó könyv 21. § (1) A kezdőiratokat a nyilvántartó könyv soron következő ügyszámánál kell nyilvántartásba venni. A kezdőiratok nyilvántartásba vételekor az ügyben keletkezett korábbi iratrészeket az iroda az új ügyhöz szereli. (2) Az iroda a 18. §-ban írtak szerint a) a környezettanulmányok ügyeit a környezettanul mányok nyilvántartó könyvébe, b) a pártfogó felügyelői vélemények ügyeit a pártfogó felügyelői vélemények nyilvántartó könyvébe, c) a közérdekű munka ügyeket a közérdekű munka nyilvántartó könyvébe, d) a pártfogó felügyelet ügyeit a pártfogó felügyelet nyilvántartó könyvébe, e) az utógondozások ügyeit az utógondozás nyilván tartó könyvébe, f) az egyéb ügyeket az egyéb ügyek nyilvántartó köny vébe jegyzi be. (3) Ha az utóiratot tévesen iktatták kezdőiratként, azt az ügyben érkezett kezdőirathoz kell utóiratként iktatni, a tévesen adott nyilvántartási számnál pedig fel kell tüntetni a helyes ügyszámot. Az átiktatásra az ügy kiosztása előtt az ügyek elosztására jogosult vezető, ezt követően a kijelölt pártfogó felügyelő adhat írásban utasítást. 22. § (1) A nyilvántartó könyv elektronikus úton történő vezetéséhez a megfelelő számítógépes programot a Hivatal bocsátja rendelkezésre. Az elektronikus úton vezetett nyilvántartó könyvnek képesnek kell lennie az ügy tárgya, alanya stb. szerinti keresésre, az ügyforgalmi, ügyintézői, statisztikai szempontú feldolgozásra is. (2) A kezdőirat iktatásakor a pártfogolt nevét és az ügy tárgyát is fel kell tüntetni. A házassági nevet viselő pártfogolt esetén zárójelben fel kell jegyezni a születési nevet is. (3) Az utóirat érkezésének napját és az utóirat tárgyát — úgy, hogy a bejegyzés egyértelműségét ne veszélyeztesse — rövidített formában kell feltüntetni. Az érkezés évét csak akkor kell kiírni, ha az utóirat nem a kezdőirat érkezésének évében érkezett. (4) A nyilvántartó könyvben fel kell tüntetni az ügy befejezésének időpontját és módját, az intézkedés írásba foglalásának napját. Ha a megyei hivatal az eljárást áttétel lel fejezte be, a nyilvántartó könyvbe be kell jegyezni az elküldés időpontját. (5) Az ,,észrevételek’’ rovatban minden esetben fel kell tüntetni: a) az iratokat mely hatóságnak küldték meg, b) az irat csatolásának megtörténtét mindkét ügy szá mánál, c) az irat teljes vagy részleges eltűnését (megsemmisü lését), d) a c) pont szerinti esetben az irat rekonstruálását el rendelő intézkedés számát, e) az esetleg szükséges egyéb adatokat, különösen azo kat a tényeket vagy körülményeket, amelyeknek a nyilvántartó könyvben történő feltüntetésére az igazgató, a pártfogó felügyelő utasítást adott, illetve amely adatnak a feltüntetésére a nyilvántartó könyvet vezető szerint szükség van. 23. § (1) A nyilvántartó könyv számítógépes programjának szolgáltatnia kell a pártfogoltak neve szerinti betűrendes nyilvántartást is. A pártfogolt neve mellett fel kell tüntetni az ügy tárgyát és az ügyszámot. (2) Ha a befejezettként kezelt ügy újból megindul, a korábbi ügyszám mellett fel kell jegyezni az új ügyszámot is. (3) A folyó év nyilvántartó könyvét az év utolsó munkanapján, az utolsó iktatást követően, de legkésőbb a következő év március 31-éig ki kell nyomtatni és az elvégzett hitelesítés után az irattári tervben meghatározottak szerint kell tárolni. A kinyomtatott nyilvántartó könyvet az igazgató aláírásával és a Hivatal körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A pártfogó felügyelői könyv vezetése 24. § (1) A pártfogó felügyelőre kiosztott ügyekről a pártfogó felügyelő pártfogó felügyelői könyvet vezet. (2) A pártfogó felügyelői könyvbe az ügyszámot, a pártfogolt nevét, az ügy tárgyát, az iratok első bemutatásának időpontját, valamint az ügy befejezésének időpontját be kell jegyezni. (3) Az ügy befejezésére vonatkozó rovat kitöltése után az adott ügyre vonatkozó teljes rovatot úgy kell áthúzni, hogy valamennyi bejegyzés olvasható maradjon. Ha a pártfogó felügyelői könyvet elektronikus úton vezetik, a teljes rovatot — megőrizve az eredeti bejegyzéseket — törölve jelzéssel kell ellátni, feltüntetve a törlés időpontját. A nyilvántartó lap vezetése 25. § (1) A pártfogó felügyelő a pártfogoltjáról nyilvántartó lapot állít ki. (2) A nyilvántartó lapon fel kell jegyezni a nyilvántartásba vétel időpontját. (3) A nyilvántartó lap a pártfogoltról a következő adatokat tartalmazza: a) személyi adatok (név, születési hely, idő, anyja neve, lakóhelye, tartózkodási helye), b) befejezett iskolai végzettsége, c) tanulmányok megszakítása esetén ennek indoka, d) foglalkozása, szakképesítése, e) munkahelye, f) beosztása, g) ha van, a törvényes képviselő adatai (név, tartózko dási helye, a törvényes képviselet jellege). (4) A nyilvántartó lap a bűncselekmény(ek) elkövetésével kapcsolatban a következő adatokat tartalmazza: a) a bűncselekmény megnevezése, b) az elkövetés éve, c) az esetleges társtettesek száma, d) a nyomozóhatóság, ügyészség vagy bíróság megneve zése (határozatának száma, kelte, jogerejének napja), e) az elrendelt intézkedés, kiszabott büntetés megnevezése, f) folyamatban lévő más büntetőeljárások. (5) A nyilvántartó lap a családi körülményekre vonatkozóan a következő adatokat tartalmazhatja: a) a pártfogolt kivel él együtt, b) a pártfogolt gyermekeinek száma, c) szülei élnek-e, együtt élnek-e, d) az apa neve, iskolai végzettsége, foglalkozása, mun kaköre, e) az anya neve, iskolai végezettsége, foglalkozása, munkaköre, f) a pártfogolttal együtt élő házastárs, élettárs iskolai végzettsége, foglalkozása, munkaköre. (6) A nyilvántartó lap a pártfogolt egyéb adataiként tartalmazhatja: a) a baráti körre, kisközösségi kapcsolatokra vonatkozó adatokat, b) az esetleges káros szenvedélyek adatait, c) a gyermekvédelmi gondoskodásra vonatkozó adatokat (a hatósági intézkedés megnevezése, a határozat száma, kelte, jogerejének napja, az intézkedés elrendelésének oka). Az iratboríték 26. § (1) A pártfogolási ügy iratait az Igazságügyi Minisztérium által nyomtatványként rendszeresített iratborítékba kell helyezni. (2) Az iratokat emelkedő alszám szerint rendben kell tartani. Az intézkedést igénylő utóiratot elintézéséig a kezdőirat elé (fölé) kell tenni. (3) Ha a Hivatal az ügy összes iratát időlegesen más hatóságnak küldi meg, pótborítékot kell készíteni. A pótborítékon fel kell tüntetni az ügy számát és a legmagasabb alszámot, valamit azt, hogy az iratot mikor és hová küldték meg. A pótborítékban el kell helyezni az időközi ügyintézéshez szükséges iratokat. (4) Az iratok visszaérkezése után a visszaérkezett iratokat és a pótborítékban keletkezett iratokat alszámaiknak megfelelő sorrendben az iratok közé kell visszahelyezni. A pótborítékot a legutolsó alszám után kell elhelyezni. 27. § (1) Az iratborítékot a rendszeresített nyomtatvány adatainak megfelelően kell kitölteni. Az iratborítékon fel kell tüntetni ezen kívül: a) a csatolt ügyiratok ügyszámát, b) az ügy soron kívüli elintézésének elrendelését, c) mindazt a tényt, körülményt vagy adatot, amelynek feltüntetésére az igazgató vagy más illetékes vezető egyedileg vagy általánosan, illetve a pártfogó felügyelő egyedileg utasítást adott. (2) Az iratboríték első oldalán fel kell tüntetni a selejtezési jelet és a selejtezés időpontját, illetve azt, hogy az irat nem selejtezhető. (3) Az iratborítékon az adatokat tintával, gépírással vagy bélyegzővel, rendszerint az iroda tünteti fel. Az intézkedés eredményeként szükségessé váló feljegyzést (pl. soron kívül) az ügyben eljáró pártfogó felügyelő, pártfogó felügyelői asszisztens köteles feltüntetni. V. Fejezet AZ ÜGYINTÉZÉS A kezdőirat bemutatása az eljáró pártfogó felügyelő kijelölése céljából 28. § A kezdőiratot az esetleges előzményi iratokkal felszerelve a nyilvántartó könyvbe bejegyzés napján, de legkésőbb az érkezést követő munkanapon az irodavezető bemutatja az igazgatónak vagy az igazgató által az ügyelosztásra feljogosított más vezetőnek. Az ügyelosztás módszerei 29. § (1) Ügyelosztási módszerként alkalmazni kell, hogy a) a fiatalkorú pártfogoltak ügyét — párhuzamosan lehetőség szerint 45 ügynél nem többet — az ilyen ügyek intézésére szakosodott, a felnőtt korú pártfogoltak ügyét — párhuzamosan lehetőség szerint 65 ügynél nem többet — pedig az ilyen ügyek intézésére szakosodott pártfogó felügyelő intézze, b) a más jogszabályban börtönpártfogolásként meghatározott ügyeket legalább három éve intéző pártfogó felügyelő az ilyen ügyek intézése alól — kérelmére — legalább egy évig mentesüljön, c) a pártfogó felügyelői véleményt készítő pártfogó felügyelő ugyanazon pártfogolt ugyanazon vagy más büntetőeljárás alapján vagy eredményeként elrendelt pártfogó felügyeleti ügyét — lehetőség szerint — ne intézze. (2) Ügyelosztási módszerként alkalmazható különösen: a) a megyei hivatal illetékességi területének felosztása a pártfogó felügyelők között (városok, kerületek, egyéb települések szerint), b) a páros-páratlan ügyszámok, c) a meghatározott számcsoportok, d) a pártfogolt nevének kezdőbetűje, e) az ügycsoportonkénti, az ügy tárgya szerinti szakosodás, f) a pártfogó felügyelői gyakorlat időtartama, g) több ügyelosztási módszer együttesen. (3) Ha az ügyek elosztását számítógépes program segíti, a számítógépes javaslatot az ügyet elosztó hivatali vezetővel közölni kell. (4) A kijelölést, a kijelölés módosítását [30. §] és annak időpontját az iratborítékon az ügyet elosztó hivatali vezető aláírásával együtt fel kell tüntetni. A kijelölés módosítása 30. § Az igazgató, illetve az ügyelosztásra jogosult más hivatali vezető az ügy intézésére másik pártfogó felügyelőt jelöl ki a Be.-ben a pártfogó felügyelőre is vonatkozó kizárás, a pártfogó felügyelő igazságügyi alkalmazotti szolgálati jogviszonyának megszűnése, a tartós távolléte, az ügy jellegére is figyelemmel távolléte, az egyenletes munkateher biztosítása vagy az ügyhátralék feldolgozása esetén. A soron kívüli eljárás 31. § (1) Az ügy soron kívüli intézése alapulhat a) jogszabály rendelkezésén, b) a nyomozóhatóság, az ügyész, a bíróság rendelkezésén, c) az Országos Hivatal határozatán, d) az igazgató rendelkezésén. (2) Az igazgató a soron kívüli eljárást a pártfogolt vagy képviselője kérelmére írásban elrendelheti. Az irat bemutatása a pártfogó felügyelő részére 32. § (1) Az iroda az eljáró pártfogó felügyelő kijelölése után a nyilvántartó könyvbe bejegyzi az eljáró pártfogó felügyelő nevét vagy sorszámát, majd az iratot a pártfogó felügyelőnek bemutatja, illetve megküldi. (2) A nyilvántartásban lévő iratot a lejárat napján, az utóiratot — az előirathoz szerelve — nyomban be kell mutatni vagy meg kell küldeni a pártfogó felügyelő részére. (3) Ha bármely irat kézbesítetlenül érkezik vissza az irodához, a visszaérkezett küldeményt az iratokkal együtt haladéktalanul be kell mutatni vagy meg kell küldeni a pártfogó felügyelőnek. 33. § (1) Az iratokat a pártfogó felügyelőnek, a pártfogó felügyelői asszisztensnek, a leírási feladatot végző írnoknak és az irodának rendszerint átadókönyvvel kell átadni. (2) Az iroda az utolsó alszámú iraton feltünteti az irodába érkezés napját. Az ügyintézés iratkezelési módszerei 34. § (1) A pártfogó felügyelő az ügy intézése során — a nyilvántartó lap kiállításán túl — jegyzőkönyvet, jelentést, javaslatot, feljegyzést, környezettanulmányt, pártfogó felügyelői véleményt, pártfogó felügyelői tervet készít, előtte történő megjelenésre felhívást ad ki, melyeket az ügyirathoz kell szerelni. (2) A környezettanulmány, a pártfogó felügyelői vélemény és a pártfogó felügyelői terv tartalmi és formai szabályait külön jogszabály tartalmazza. A jegyzőkönyv 35. § (1) A pártfogó felügyelő jegyzőkönyvet készít a) közérdekű munkával kapcsolatos ügyben az elítélt meghallgatásáról, ebben a személyes adatai továbbításához szükséges nyilatkozatáról, b) a pártfogó felügyelettel kapcsolatos ügyben a pártfogolt első, valamint a magatartási szabályokat és kötelezettségeket érintő meghallgatásáról, c) utógondozási ügyben az elítélt első meghallgatásáról. (2) A jegyzőkönyvben semmit sem szabad a sorok közé írni. Az esetleges kiegészítéseket és módosításokat a jegyzőkönyv szélére vagy aljára kell írni. A módosítás folytán szükségtelenné vált szövegrészeket áthúzással oly módon kell törölni, hogy a törölt szövegrész az áthúzás után is olvasható maradjon. (3) A jegyzőkönyvet a pártfogó felügyelő, a pártfogolt és a fiatalkorú pártfogolt jelenlévő törvényes képviselője, a kiegészítéseket és a módosításokat a pártfogó felügyelő aláírja. (4) Ha a jegyzőkönyv szövege több ívre terjed, az egyes íveket össze kell fűzni, illetve kapcsolni. (5) A jegyzőkönyvhöz az eljárási cselekmény alkalmával szerelt iratokat mellékelni kell. A mellékletet a jegyzőkönyv ügyszámával, alszámával el kell látni, melyet törni kell a mellékletek 1-től kezdődő folyószámával. A mellékleten jelezni kell az azt benyújtó személy nevét és jogállását is. A jelentés 36. § A pártfogó felügyelő jelentést készít a) közérdekű munkával kapcsolatos ügyben 1. a közérdekű munka befejezéséről az első fokú bíróság, a büntetés-végrehajtási bíró és az ügyész részére, 2. a közérdekű munka szabadságvesztésre történő átváltoztatásának lehetőségéről az ügyész részére (összefoglaló jelentés), b) a pártfogó felügyelettel kapcsolatos ügyben 1. a magatartási szabályok megszegéséről az ügyész részére, 2. a pártfogó felügyelet szabályainak megszegése szabálysértés gyanúja esetén a rendőrség részére, 3. a pártfogó felügyelet leteltéről, megszűnéséről az azt elrendelő ügyész vagy bíróság, ideiglenes elbocsátás esetén a javítóintézet és a büntetés-végrehajtási bíró részére, c) utógondozással kapcsolatos ügyben az utógondozás eredményéről a büntetés-végrehajtási intézet részére. A javaslat 37. § A pártfogó felügyelő javaslatot készít a) közérdekű munkával kapcsolatos ügyben 1. lakcímfigyelés, rendőri elővezetés, elfogatóparancs kiadása és visszavonása érdekében a büntetés-végrehajtási bíró részére, 2. más munkahely kijelölése esetében az ügyész részére, 3. a végrehajtást gátló körülményekről az ügyész részére, 4. a végrehajthatóság megszűntének megállapítása érdekében a büntetés-végrehajtási bíró részére, 5. a büntetés félbeszakítása érdekében a büntetés végrehajtási bíró részére; b) pártfogó felügyelettel kapcsolatos ügyben 1. ha a pártfogolt a pártfogó felügyelet magatartási szabályait a vádemelés elhalasztása során súlyosan megszegi, az illetékes megyei főügyészség részére (vádemelési javaslat), 2. a szabadságvesztés végrehajtásának elrendelésére, ha a felfüggesztett szabadságvesztésre ítélt a magatartási szabályokat súlyosan megszegi, az illetékes megyei főügyészség részére, 3. ha a próbára bocsátott a magatartási szabályokat megszegi, a próbára bocsátás időtartama meghosszabbítására, illetve, ha súlyosan megszegi, javítóintézeti nevelés elrendelésére vagy büntetés kiszabására az illetékes megyei főügyészség részére, 4. ha a feltételes szabadságra bocsátott a magatartási szabályokat megszegi, a feltételes szabadság megszüntetésére az illetékes megyei főügyészség részére, 5. ha a javítóintézetből ideiglenesen elbocsátott a magatartási szabályokat megszegi, az ideiglenes elbocsátás megszüntetésére az illetékes megyei főügyészség részére, 6. a feltételes szabadság mellett elrendelt pártfogó felügyelet megszüntetésére a büntetés-végrehajtási bíró részére, 7. a magatartási szabályok súlyos megszegésén kívüli esetekben a magatartási szabályok megváltoztatására a büntetés-végrehajtási bíró részére, 8. a rendőrség segítségének kérésére, ha a pártfogó felügyelet ellátása a pártfogolt vagy környezete magatartása miatt akadályba ütközik; c) utógondozással kapcsolatos ügyben 1. a büntetés-végrehajtási intézet részére a szaba dulók pártfogó felügyeletének előkészítésére, 2. a gyermekjóléti szolgálat, a gyámhatóság, állami vagy önkormányzati szerv, egyház, civil szervezet, munkáltató részére intézkedés kezdeményezésére, együttműködési megállapodás, szerződés megkötésére. A feljegyzés 38. § A pártfogó felügyelő feljegyzést készít a) közérdekű munkával kapcsolatos ügyben 1. a munkaügyi központtól kért és kapott tájékoztatásról, 2. a munkáltatóktól kért és kapott tájékoztatásról, 3. a helyszíni ellenőrzésről, 4. a munkáltató értesítéséről a közérdekű munka új időpontja, illetve befejezése kérdésében, 5. a büntetés-végrehajtási bírónak megküldött ira tokról és a megküldés időpontjáról; b) pártfogó felügyelettel kapcsolatos ügyben 1. a pártfogolt meghallgatásáról — a 35. § (1) bekezdés b) pontjában meghatározott eset kivételével —, 2. valamely szervtől vagy személytől kért és kapott tájékoztatásról, c) utógondozással kapcsolatos ügyben a b) pontban foglaltakról, valamint az elítélt családjával a visszafogadás érdekében folytatott megbeszélésről; d) belső hivatali ügyben az áttételről, a Hivatal szervezeti egységei és személyei közötti megkeresésekről, közreműködésről; e) a Bvtvr. 5/A. §-a szerint megkeresésről, tájékozódásról. Felhívás a pártfogó felügyelő előtti megjelenésre 39. § (1) A pártfogó felügyelő azt hívja fel az előtte történő megjelenésre, akinek a jelenléte az eljárási cselekménynél szükséges. (2) A felhívás rendszerint írásban, illetőleg a pártfogó felügyelő előtti (általa megjelölt helyen történő) személyes megjelenés alkalmával szóban történik. A felhívásnak tartalmaznia kell, hogy az érintett hol, mikor, milyen minőségben jelenhet meg. (3) Minden esetben közölni kell, hogy az érintettet melyik megyei hivatal hívja fel megjelenésre; a felhívás tényét az ügyiratban rögzíteni kell. A felhívást zárt iratban kell megküldeni. (4) Katonát [Btk. 122. § (1) bekezdés] rendszerint az elöljárója útján kell felhívni a pártfogó felügyelő előtti megjelenésre. A nyomtatványok 40. § (1) Ha külön jogszabály előírja, illetve anélkül is a gyakrabban előforduló intézkedések megtételére, valamint a nyilvántartások vezetésére — kivéve az elektronikus úton vezetendőket — általában nyomtatványt kell használni. (2) Jogszabályon kívül a főigazgató rendszeresíthet a Hivatal részére nyomtatványt. (3) A nyomtatványokat az igazgató által kijelölt személy tartja nyilván. A körbélyegző és használata 41. § (1) Az Országos Hivatal körbélyegzője: középen a Magyar Köztársaság címere, körben felül az Országos Hivatalnak, alul a székhelyének a megjelölése (Igazságügyi Minisztérium Pártfogó Felügyelői Szolgálat Országos Hivatala — Budapest). (2) A megyei hivatal körbélyegzője: középen a Magyar Köztársaság címere, körben felül a megyei hivatal, alul a székhelyének a megjelölése (pl. Igazságügyi Minisztérium Pártfogó Felügyelői Szolgálat Zala Megyei Hivatala — Zalaegerszeg). (3) Az azonos szövegű bélyegzőket a lenyomatukon is látható sorszámmal kell ellátni. (4) A körbélyegző elvesztését az igazgató részére jelenteni kell, aki gondoskodik arról, hogy a körbélyegző elvesztésének és érvénytelenítésének ténye az Igazságügyi Közlönyben közzétételre kerüljön. (5) A nyilvántartó könyvet az igazgató, a környezettanulmányt és a pártfogó felügyelői véleményt az igazgató és a pártfogó felügyelő, a nyilvántartó lapot, a jegyzőkönyvet, a jelentést, a javaslatot, a kiadmányt, a pártfogó felügyelő előtti megjelenésre vonatkozó felhívást a pártfogó felügyelő aláírásán kívül a Hivatal körbélyegzőjének a lenyomatával is el kell látni. 42. § (1) A Hivatal körbélyegzőiről olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható, hogy melyik sorszámú bélyegzőt, mely időponttól ki jogosult használni, illetve meddig volt jogosult használni. (2) A bélyegzőket úgy kell őrizni (elzárni), hogy ahhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá. A befejezett ügy 43. § (1) Befejezett az az ügy, amelyben a megyei hivatal (a pártfogó felügyelő) a) elkészítette a környezettanulmányt, b) elkészítette a pártfogó felügyelői véleményt, c) megállapította a közérdekű munka végrehajtásának befejeződését, illetve tájékoztatást kapott a végrehajthatóság megszűnéséről, a végrehajtást kizáró vagy megszüntető okról, vagy a szabadságvesztésre történt átváltoztatásról, d) megállapította a pártfogó felügyelet tartamának leteltét, megszűnését, illetve tájékoztatást kapott a pártfogolt e folyamatban lévő ügyében elrendelt szabadságvesz tése foganatba vételéről, javítóintézeti neveléséről, a próbára bocsátás megszüntetéséről vagy a felfüggesztett szabadságvesztés végrehajtásának elrendeléséről, e) az utógondozott elítélt pártfogó felügyelet elrendelése nélkül szabadult a büntetés-végrehajtási intézetből vagy a javítóintézetből, és pártfogó felügyelői segítséget nem kér. (2) Az (1) bekezdésben említett ügyön kívül befejezett az az ügy is (befejezettként kezelendő ügy), amelyben a) a környezettanulmány, pártfogó felügyelői vélemény beszerzését elrendelő (kérő) nyomozóhatóság, ügyész, bíróság az elrendelő határozatát (kérését) visszavonja, b) a közérdekű munka foganatba vétele céljából a büntetés-végrehajtási bíró elfogatóparancsot bocsátott ki, c) a közérdekű munka vagy a pártfogó felügyelet végrehajtása félbeszakadt, d) a közérdekű munka vagy a pártfogó felügyelet végrehajtását felfüggesztették vagy elhalasztották, e) az utógondozott az utógondozás folytatatását nem kéri (erre utal — az utógondozott kifejezett kérésén túl — a pártfogó felügyelő utolsó intézkedésének a végrehajtása, illetve az a körülmény, ha a pártfogolt a pártfogó felügyelőt három hónapon belül nem keresi meg, vagy nem értesíti), f) az ügy áttételéről rendelkeztek. 44. § (1) A befejezett és a befejezettként kezelendő ügy iratát — kivéve a 45. §-ban felsoroltakat — az irattárba kell helyezni. (2) Az irattárba helyezés előtt ellenőrizni kell: a) a kézbesítések szabályszerűségét, b) a kézbesítésekre vonatkozó tértivevények szerelését, c) a pártfogó felügyelő utasításainak végrehajtását, d) a Hivatal a hatóságok, más szervek részére szükséges iratokat megküldte, illetve visszaküldte-e. 45. § (1) A befejezettként kezelendő ügyek közül a felfüggesztett, félbeszakadt és elhalasztott ügyeket a törvényben meghatározott, vagy egyébként szükséges ideig nyilvántartásba kell helyezni. (2) Ha az irattárba helyezett iratot más hatóság megkeresésére kell megküldeni, azt az irodavezető küldi meg. A csatolás 46. § (1) Folyamatban lévő vagy befejezett ügyiratot más ügyirathoz csatolni, vagy a csatolást megszüntetni csak a pártfogó felügyelő utasítására lehet, az iratborítékkal együtt. (2) A hivatali nyilvántartásokban a csatolást oly módon kell feltüntetni, hogy annak időpontja megállapítható legyen. (3) A pártfogó felügyelő, illetve a megyei hivatal a folyamatban lévő másik ügyről tájékoztatást kérhet. (4) Ha a csatolás fennállása alatt olyan érdemi intézkedés történt, amely a csatolt ügyben hozott intézkedést érinti, az ügy iratai között el kell helyezni az intézkedésről egy feljegyzést, vagy az írásbeli intézkedés egy példányát. A kézbesítés 47. § (1) A hivatali irat kézbesítése — ha jogszabály másként nem rendelkezik — általában posta útján történik. (2) Az igazgató elrendelheti, hogy a kézbesítést hivatali alkalmazott végezze. (3) A fogvatartásban lévő személy részére a fogvatartást foganatosító szerv parancsnoka útján kell kézbesíteni a hivatali iratot. (4) A címzett a részére szóló iratot — személyazonosságának igazolása után — a Hivatalban is átveheti. (5) A Hivatal az olyan iratot, amely átvételének igazolására szükség van, tértivevénnyel postázza; személyes kézbesítés esetén az átvevő az átvétel tényét keltezéssel ellátott aláírásával igazolja. Ha az átvételre nyomtatványt rendszeresítettek, az átvétel tényét ezen kell elismerni. Tértivevényes postázás esetén a tértivevényt az intézkedés eredeti példányához kell kapcsolni. (6) A hivatali szervezeten belül az iratokat általában az e feladatra kijelölt személy útján átadókönyvvel kell kézbesíteni. A felterjesztés 48. § (1) A panaszt, kérelmet, bejelentést — ha meghatározott pártfogó felügyelői ügyre vonatkozik — az alszám szerint rendezett iratokkal együtt kell az Országos Hivatalhoz, illetve az Igazságügyi Minisztériumhoz felterjeszteni. (2) Ha a megyei hivatal (a pártfogó felügyelő) a panasz, kérelem, bejelentés felterjesztése mellett az eljárást foly tatja, csak azokat az iratrészeket kell felterjeszteni, amelyek a panasz, kérelem, bejelentés megítéléséhez szükségesek. A résziratról a megyei hivatalnál másolatot kell visszatartani. Az irat elküldése 49. § (1) A folyamatban lévő vagy a befejezett ügy iratát vezetői vagy pártfogó felügyelői utasítás alapján lehet más hatósághoz (szervhez) elküldeni. (2) Az iroda az iratot ajánlott vagy csomagküldeményként adja postára. Ha az iratot a címzett az irodában veszi át, az átvétel tényét és idejét a pótborítékon aláírásával igazolja, vagy arról elismervényt ad. (3) Az elküldést és annak időpontját az irat utolsó alszámának feltüntetésével a nyilvántartó könyv ,,észrevételek’’ rovatába be kell jegyezni. A pótborítékon fel kell jegyezni, hogy az iratokat mikor és hová küldték el. Az elküldés alapjául szolgáló megkeresését és az elküldésre vonatkozó utasítást a pótborítékban kell elhelyezni. A pótborítékban bármely iratrész egy-egy példánya visszatartható. A kiadmány 50. § (1) A kiadmányon fel kel tüntetni a Hivatal megnevezését, az ügyszámot, szükség esetén a pártfogó felügyelő által megjelölt szöveget, a pártfogó felügyelő nevét az ,,s. k.’’ toldattal, az eredeti keltezést, továbbá azt el kell látni a Hivatal körbélyegzőjének lenyomatával.