4/2018. (V. 4.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal közbeszerzési és beszerzési szabályzatáról.

4/2018. (V. 4.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal közbeszerzési és beszerzési szabályzatáról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja és a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6.  §-a és 8.  § (1)  bekezdése alapján, a  közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 27.  § (1) bekezdésében, valamint a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 23. § (4) bekezdésében foglaltakra tekintettel, a következő utasítást adom ki: 1. Az utasítás hatálya 1. Az  utasítás személyi hatálya a  Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) nevében eljáró, az NKFI Hivatal által megindított közbeszerzési eljárásokba bevont személyekre terjed ki. 2. Az utasítás alkalmazási köre kiterjed valamennyi, az NKFI Hivatal által a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) és a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladatés hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R1.) alapján kezdeményezett beszerzésre, az  ilyen eljárások eredményeképpen megkötött szerződések módosítására és az  azok teljesítésével kapcsolatos közbeszerzési kötelezettségekre. 2. A közbeszerzési eljárások tervezése 3. A főosztályi szintű szervezeti egységek vezetői – elnökhelyettes irányítása alá tartozó főosztály esetén az elnökhelyettes jóváhagyásával – minden év december 1-ig írásban (elektronikusan és papír alapon, feljegyzésként is) tájékoztatják a  Kommunikációs Osztály vezetőjét a  következő év Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a  kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet (a  továbbiakban: R2) hatálya alá tartozó kommunikációs szolgáltatásokra vonatkozó beszerzési igényeikről. A  főosztályvezetők tájékoztatása és a  Kommunikációs Osztály saját kommunikációs szolgáltatásokra vonatkozó beszerzési igényei alapján a  Kommunikációs Osztály vezetője december 5-ig összeállítja az  NKFI Hivatal kommunikációs  szolgáltatásokra vonatkozó éves összesített beszerzési tervét (a továbbiakban: Kommunikációs Közbeszerzési Terv). 4. A Kommunikációs Közbeszerzési Tervet a Költségvetési Főosztály Beszerzési és Üzemeltetési Osztálya (a továbbiakban: Beszerzési és Üzemeltetési Osztály) vezetőjének egyetértésével a  Kommunikációs Osztály vezetője terjeszti fel jóváhagyásra az  NKFI Hivatal elnöke részére legkésőbb a  tárgyévet megelőző év december 12-ig, és jóváhagyást követően – december 15-ig – a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály gondoskodik annak megküldéséről a  Nemzeti Kommunikációs Hivatal (a továbbiakban: NKOH) részére az erre rendszeresített portálon keresztül. 5. A Kommunikációs Közbeszerzési Tervvel egy időben a Kommunikációs Osztály vezetője gondoskodik az NKFI Hivatal szponzorációs költségtervének elkészítéséről és a 4. pont szerinti eljárási rendben történő jóváhagyatásáról. 6. A 3–4. pontok szerinti beszerzések kivételével a főosztályi szintű szervezeti egységek vezetői – elnökhelyettes irányítása alá tartozó főosztály esetén az elnökhelyettes jóváhagyásával – minden év március 10. napjáig írásban (elektronikusan és papír alapon, feljegyzésként is) kötelesek megküldeni az adott költségvetési évre vonatkozó beszerzési igényeiket az  1.  mellékletben foglalt minta alapján a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály részére. A  közbeszerzési eljárások lebonyolításához szükséges időigényről, a  kapcsolódó kötelezettségekről, az  eljárás lebonyolításának feltételeiről (így különösen: értékhatárok, kivételek, részekre bontás tilalma) az eljárások tervezhetősége érdekében a közbeszerzési ügyekért felelős Beszerzési és Üzemeltetési Osztály kérésre tájékoztatást ad. 7. A Kbt. 42. §-a, valamint az R1. 17. § (2) és (3) bekezdése szerinti éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: Közbeszerzési Terv) a 6. pontban leírt adatszolgáltatás és a közbeszerzési kötelezettség alá tartozó kommunikációs beszerzések tekintetében a Kommunikációs Közbeszerzési Terv alapján a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály készíti el legkésőbb tárgyév március 20-ig. A Beszerzési és Üzemeltetési Osztály jóváhagyásra megküldi a Közbeszerzési Tervet az NKFI Hivatal elnökének (a továbbiakban: elnök). A Közbeszerzési Tervet – a jóváhagyást követően – a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály küldi meg az NKFI Hivatal webmesterének (a továbbiakban: webmester) közzétételre, valamint legkésőbb tárgyév március 31-ig a közbeszerzésekért felelős miniszter által vezetett minisztériumnak (a továbbiakban: minisztérium), továbbá gondoskodik a  Közbeszerzési Terv Közbeszerzési Adatbázisba történő feltöltéséről és legkésőbb a tárgyév május 15. napjáig a központosított közbeszerzési portálra történő feltöltéséről is. 8. A  Közbeszerzési Terv, a  Kommunikációs Közbeszerzési Terv és a  szponzorációs költségterv módosításakor azok elfogadására vonatkozó eljárásrend az irányadó. 9. A Beszerzési és Üzemeltetési Osztály a Kbt. 38. §-a szerinti előzetes tájékoztatót készíthet, amelyet a Költségvetési Főosztály vezetője küld meg az elnöknek jóváhagyásra. 3. Éves statisztikai összegezés, közzétételi kötelezettségek 10. A  közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegezésről szóló 44/2015. (XI. 2.) MvM rendelet 40. §-a szerinti statisztikai összegezést a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály készíti el tárgyévet követő év május 15-ig, és a  Költségvetési Főosztály vezetője küldi meg jóváhagyásra az  elnöknek, majd – a  jóváhagyást követően – a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője megküldi azt a  Közbeszerzési Hatóságnak, valamint gondoskodik a statisztikai összegezés Közbeszerzési Adatbázisban való közzétételéről legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig. 11. A Kbt. 37. és 43. §-ában, valamint a 38. § (3) bekezdésében foglalt közzétételi kötelezettségek teljesítését a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője vagy az  általa írásban kijelölt személy végzi. A  Kbt. 39.  § (1)  bekezdése szerinti közbeszerzési dokumentumokat a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály adatközlése alapján a  webmester teszi hozzáférhetővé az NKFI Hivatal honlapján. 4. A közbeszerzési eljárások kezdeményezése és előkészítése 12. Közbeszerzési eljárás kezdeményezésére az  NKFI Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában megállapított valamennyi főosztályi szintű szervezeti egység vezetője jogosult (a továbbiakban: kezdeményező) a 2. mellékletben foglalt minta alapján elkészített egyedi közbeszerzési adatlap alkalmazásával. Ha a megindítani kívánt eljárás nem vagy eltérő adatokkal szerepel a Közbeszerzési Tervben, úgy a kezdeményező egyúttal a Közbeszerzési Terv megfelelő módosítását kezdeményezi az 1. melléklet szerinti közbeszerzési tervlap alkalmazásával. 13. A  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály minden esetben vizsgálja azt, hogy a  beszerzés tárgya nem tartozik-e az  R1.  hatálya alá, amennyiben igen, van-e arra vonatkozóan hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés, valamint hogy fennáll-e a Kbt. alapján a közbeszerzési eljárás lefolytatásának kötelezettsége. 14. A véglegesített egyedi közbeszerzési adatlapot Költségvetési Főosztály vezetőjének aláírását követően a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály terjeszti fel jóváhagyásra az elnöknek. 15. Amennyiben a beszerzés tárgya nem tartozik az R1. hatálya alá, vagy a hatálya alá tartozik, de nincs arra vonatkozóan hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés, és fennáll a  Kbt. alapján a  közbeszerzési eljárás lefolytatásának kötelezettsége, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály az egyedi közbeszerzési adatlap elnök általi jóváhagyását követően a) felhívja a  kezdeményezőt, hogy az  eljárás megindítására vonatkozó kezdeményezéshez elkészített egyedi közbeszerzési adatlaphoz csatolja aa) a beszerzés tárgyára vonatkozó részletes feladatspecifikációt (műszaki leírást), ab) a műszaki-szakmai alkalmasság megítéléséhez szükséges szempontokat, ac) a bírálati szempontra, részszempontokra, súlyszámokra vonatkozó javaslatokat, ad) a becsült érték meghatározásához szükséges adatokat, ae) hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás és a nem hirdetmény közzétételével induló eljárás esetében az  ajánlattételre felhívni javasoltak listáját legalább név, székhely, e-mail-cím, levelezési cím megjelölésével, b) megvizsgálja a kezdeményező által benyújtott adatokat közbeszerzési szempontból, elvégzi a szükséges belső egyeztetéseket, c) felkéri az  NKFI Hivatal Jogi és Igazgatási Főosztályát (a továbbiakban: Jogi és Igazgatási Főosztály), hogy a  dokumentáció részét képező, a  kezdeményező és a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály által előkészített szerződéstervezetet a  Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal szerződéskötési és szerződésnyilvántartási rendjéről szóló elnöki utasításban foglaltak szerint véleményezze, d) összeállítja az  ajánlati, részvételi vagy ajánlattételi felhívást, összefoglaló tájékoztatást és a  dokumentációt, a minisztériumi előterjesztést, egyezteti az így összeállított iratokat a kezdeményezővel, e) szükség esetén összeállítja a Kbt. 103. § (1) bekezdésében előírt iratokat, f ) tájékoztatja a kezdeményezőt az eljárás időigényéről és lefolytatásáról, g) a bírálóbizottság tagjai részére előkészíti a megbízó leveleket, h) elkészíti, és a  bírálóbizottság tagjaitól beszerzi az  összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatokat, a  Humánpolitikai Osztály vezetőjének egyidejű tájékoztatása mellett felhívja az  erre kötelezetteket vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségükre, i) elkészíti a  3.  melléklet szerinti fedezetigazolást, és gondoskodik a  pénzügyi ellenjegyzésre jogosult általi aláírásáról. 16. A 15. pont a) alpontjában foglaltak összeállításához a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály kérésre a kezdeményező számára közbeszerzési szakmai segítséget nyújt. A 14. és 15. pontban foglaltakat követően a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője az elnök részére jóváhagyásra felterjeszti az alábbiakat: a) előterjesztés a minisztérium részére, kivéve a 21. pont szerinti esetben, b) ajánlati, részvételi vagy ajánlattételi felhívás, összefoglaló tájékoztatás és dokumentáció, c) amennyiben fennáll a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás lefolytatásának jogalapja, és az NKFI Hivatal ezen eljárásforma alkalmazását választja, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás megindításához (Kbt. 98–103. §-a) szükséges dokumentumok, d) javaslat a bírálóbizottság elnökének és tagjainak személyére, e) nem hirdetmény közzétételével induló eljárás esetén az  ajánlattételre felhívni javasolt gazdasági szereplők listája. 17. A 16. pont szerinti elnöki jóváhagyást követően a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R3.) 5–9/A.  §-a szerinti hozzájárulás céljából a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály az előírt iratokat megküldi a minisztériumnak. 18. Informatikai eszközök és szolgáltatások beszerzése esetén a  17.  pont szerinti hozzájárulás irataihoz csatolni kell az R3. 4. § (3) bekezdése szerinti jóváhagyást is, amelynek beszerzéséről a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője gondoskodik. 19. Amennyiben a  17.  pont szerinti hozzájárulás, illetve a  18.  pont szerinti jóváhagyás megadásához adatok, dokumentumok és hiányosságok pótlása, hiba javítása vagy válaszok megadása szükséges, ezek teljesítéséről, illetve a hiányosságok pótlásáról, hibák javításáról a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály – szükség szerint a kezdeményező adatszolgáltatása alapján – gondoskodik. 20. Amennyiben a minisztérium az eljárás megindításához hozzájárul, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály intézkedik az  eljárás megindítása iránt. Amennyiben a  minisztérium vagy az  e-közigazgatásért felelős miniszter az  eljárás megindítását feltételhez vagy módosításhoz köti, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály a jelzett igénynek megfelelően az  ajánlati, ajánlattételi vagy részvételi felhívást, összefoglaló tájékoztatást vagy dokumentációt módosítja, és jóváhagyásra felterjeszti az elnöknek, és azt követően intézkedik az eljárás megindítása iránt. 21. A  17–20.  pontokban előírtaktól eltérően nem szükséges előterjesztés készítése és benyújtása az  R3. 1.  § (2)  bekezdésében felsorolt esetekben azzal, hogy európai uniós alapokból származó támogatás felhasználásával történő beszerzés esetén a 6. alcím rendelkezéseit alkalmazni kell. 5. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása 22. A közbeszerzési eljárás lebonyolítása során a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály a) összehívja a bírálóbizottságot, b) elkészíti a bírálóbizottság üléséről a jegyzőkönyvet, c) összegyűjti és nyilvántartja a bírálóbizottsági tagok összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatait, bírálati lapjait, d) a  Költségvetési Főosztály érintett szervezeti egységének közreműködésével elvégzi az  ajánlati biztosíték kezelésével, nyilvántartásával, visszafizetésével kapcsolatos feladatokat. 23. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály tart kapcsolatot az ajánlattevőkkel; ennek keretében a) szükség esetén elkészíti és megküldi részükre a kiegészítő tájékoztatást, b) átadás-átvételi elismervénnyel átveszi, és – a  részvételi vagy ajánlattételi határidő lejártakor – jegyzőkönyv felvétele mellett bontja az  ajánlatokat vagy részvételi jelentkezéseket azzal, hogy a  bontást a  Beszerzési és  Üzemeltetési Osztály közbeszerzési munkakörben alkalmazott kormánytisztviselője vagy az  e  célból megbízott, közbeszerzési szakértelemmel rendelkező személy végzi, továbbá elkészíti és kiküldi az ajánlattevőknek a bontásról készült jegyzőkönyvet, c) elkészíti és kiküldi az ajánlattevőknek a hiánypótlási felhívásokat, d) tájékoztatja az  ajánlattevőket az  ajánlatban található, az  értékelés eredményére kiható számítási hiba javításáról, e) szükség esetén felvilágosítást kér az ajánlattevőktől, f ) aránytalanul alacsony ár és egyéb aránytalan vállalás esetén adatokat, valamint indokolást kér az ajánlattevőktől, g) fogadja a  kiegészítő tájékoztatásra irányuló kéréseket, hiánypótlásokat, felvilágosításokat, adatokat, indokolásokat, h) elkészíti és megküldi a minisztérium, illetve az operatív programok egységes eljárásrendek mentén történő, koordinált végrehajtását biztosító szervezeti egységek és az  ajánlattevők részére az  írásbeli összegezést, szükség szerint gondoskodik annak javításáról, módosításáról. 24. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a bírálóbizottsági tag köteles a) a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály által megadott határidőket betartani, b) az eljárási cselekményeken részt venni, c) álláspontját kialakítani, az alapján a bírálati lapot kitölteni és aláírni, d) a részére átadott ajánlati vagy részvételi jelentkezés példányokat bizalmasan kezelni, megőrizni és az eljárás befejezését követően a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály részére visszaadni. 25. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a bírálóbizottság vizsgálja a) a benyújtott hiánypótlások és felvilágosítások elfogadhatóságát, b) aránytalanul alacsony ár és egyéb aránytalan vállalás esetén a  benyújtott adatok, valamint indokolás elfogadhatóságát, c) az ajánlatok érvényességét. 26. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője javaslatot tesz az elnök részére a) az ajánlati, részvételi, ajánlattételi felhívás, összefoglaló tájékoztatás visszavonására, valamint a közbeszerzési dokumentumok módosítására, b) az ajánlattételi vagy részvételi határidő meghosszabbítására. 27. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a bírálóbizottság tesz javaslatot az elnök részére a) az ajánlatok érvényessé vagy érvénytelenné nyilvánítására, b) az ajánlattevő kizárására, alkalmatlanságának megállapítására, c) az eljárás eredménytelenné nyilvánítására, d) az eljárás eredményére, ennek keretében a nyertes ajánlattevő személyére és adott esetben a nyertest követő legkedvezőbb ajánlattevő személyére. 28. A bírálóbizottság elnöke megnyitja, vezeti és lezárja a bírálóbizottsági üléseket. A bírálóbizottság akkor határozatképes, ha az ülésen legalább három tag jelen van, és a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelem biztosított. Az ülések, tárgyalások vezetésére a bírálóbizottság elnökének távolléte vagy akadályoztatása esetén – amennyiben a bírálóbizottság egyébként határozatképes – a bírálóbizottság tagjai közül levezető elnököt választ. A bírálóbizottság ülésének jegyzőkönyvét a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője vagy az általa kijelölt munkatársa készíti el. 29. Az R3. 1. §-a szerinti esetekben a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály kezdeményezi a közbeszerzési eljárás részvételi szakaszában a  részvételi szakasz eredményének megállapítását megelőzően, az  ajánlati szakaszában az  eljárás eredményéről szóló írásbeli összegezés ajánlattevők részére történő megküldését megelőzően a részvételi szakasz vagy az eljárás eredményére vonatkozó szabályossági tanúsítvány kiállítását az R3. 12. §-a szerint, és megküldi az előírt iratokat a minisztériumnak. 30. A  bírálóbizottság javaslata alapján az  elnök dönt a  27.  pontban felsoroltakról, az  R3. 13.  §-a szerinti szabályossági tanúsítvány birtokában vagy az R3. 13. § (4) bekezdése szerinti feltételek fennállta esetén szabályossági tanúsítvány bevárása nélkül hozza meg döntését, egyetértése esetén a döntési javaslat aláírásával. Amennyiben az elnök a döntési javaslattal nem ért egyet, a javaslattól eltérő döntését is írásban rögzíti. 31. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály gondoskodik a) a hirdetmények közzétételre történő feladásáról, b) az előzetes vitarendezési kérelmekkel kapcsolatos intézkedések megtételéről, c) az iratbetekintés biztosításáról. 32. Az R3. 23. § (3) bekezdése szerinti adatszolgáltatási kötelezettséget az ott megjelölt határidőben és a miniszter által előírt tartalommal a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály teljesíti. 6. Európai uniós alapokból származó támogatás igénybevételével megvalósuló közbeszerzések 33. Amennyiben a  közbeszerzés valamely európai uniós alapból származó támogatás igénybevételével kerül megvalósításra, a közbeszerzési eljárás lefolytatása során a 2014–2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet folyamatba épített ellenőrzésre vagy utóellenőrzésre vonatkozó szabályainak betartásával kell eljárni. 34. Az európai uniós értékhatárokat el nem érő értékű közbeszerzési eljárás, továbbá építési beruházás, építési koncesszió esetén a 300 000 000 forintot el nem érő értékű közbeszerzési eljárás esetében a közbeszerzési eljárás előírt iratanyagát a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály adatközlése alapján a projektvezető küldi meg a döntés meghozatalát követő munkanapon, de legkésőbb az ajánlatok elbírálásáról szóló írásbeli összegezés megküldésének napján az  irányító hatóság részére. 35. Az  európai uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzési eljárás, továbbá építési beruházás, építési koncesszió esetén a  300 000 000 forintot elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzési eljárás esetében a közbeszerzési eljárás kizárólag abban az esetben indítható meg, ha az európai uniós források felhasználásáért felelős miniszter a közbeszerzési dokumentumokat ellenőrizte, és erről támogató tartalmú vagy feltétellel támogató tartalmú minőség-ellenőrzési tanúsítványt állított ki. Az eljárás során a közbeszerzési eljárás előírt adatközléseket és iratanyagot a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály adatközlése alapján a projektvezető küldi meg az előírt határidőben az irányító hatóság, valamint az európai uniós források felhasználásáért felelős miniszter részére. 7. A közbeszerzési szerződések teljesítése, módosítása, jogorvoslat 36. A  közbeszerzési eljárás eredményeképpen kötött szerződés teljesítésének elismeréséről és a  teljesítésigazolás kiadásáról vagy az  elismerés megtagadásáról a  Kbt. 135.  § (1) és (2)  bekezdésében foglalt határidőkben köteles a  teljesítés igazolására jogosult nyilatkozni. A  Kbt. 135.  § (3)–(12)  bekezdésében rögzített fizetési feltételekkel kapcsolatos ajánlatkérői kötelezettségek megtartásáért a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály a felelős. 37. A  szerződés teljesítésével kapcsolatban a  Kbt. 142.  §-ában előírt kötelezettségek teljesítéséért a  kezdeményező és a szerződésben teljesítésigazolóként feltüntetett személy a felelős. A teljesítéssel kapcsolatos iratok egy eredeti példányát át kell adni a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály részére, amely az  eljárás irataihoz csatolja azokat. A szerződés teljesítésével kapcsolatos, a Kbt. 142. § (5) és (6) bekezdésében meghatározott bejelentési kötelezettséget a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály teljesíti. 38. Közbeszerzési szerződés módosítását a  Kbt. 141.  §-a alapján a  4.  mellékletben foglalt formanyomtatványon a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztálynál kell kezdeményezni. Amennyiben a  szerződés a  Kbt. előírásai alapján módosítható, a kezdeményező és a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály kidolgozza a szerződés módosítását, amelyet a  Jogi és Igazgatási Főosztály az  NKFI Hivatal szerződéskötési és szerződés-nyilvántartási rendjéről szóló elnöki utasítás szerint véleményez. A szerződésmódosítást a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály – szükség esetén pénzügyi ellenjegyzés után – terjeszti fel az elnöknek, aki – az R3. 15. §-ában foglalt esetben a minisztérium jóváhagyásától függően – dönt a  szerződésmódosítás engedélyezéséről. A  kezdeményező a  döntést követően gondoskodik a szerződés módosításáról, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály elkészíti a szerződésmódosításról szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetményt, továbbá gondoskodik a  hirdetmény feladásáról és a  módosítás, valamint a  hirdetmény közzétételéről. 39. Amennyiben a  közbeszerzési jogszabályok megsértése miatt a  Közbeszerzési Döntőbizottság előtt jogorvoslati eljárás indul az  NKFI Hivatallal szemben, az  ezzel kapcsolatos közzétételi kötelezettségek teljesítéséről és az  NKFI Hivatal képviseletéről a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vagy az e célból megbízott felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó gondoskodik. Az eljáráshoz a Jogi és Igazgatási Főosztály a Szervezeti és Működési Szabályzat szerinti hatáskörében nyújt támogató segítséget, szükség esetén megbízott ügyvéd közreműködésével. 8. Az NKFI Hivatal nevében eljáró és a közbeszerzési eljárásba bevont személyekkel kapcsolatos szabályok 40. Az  NKFI Hivatalnál a  közbeszerzési feladatokat a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője és a  közbeszerzési munkakörben foglalkoztatott kormánytisztviselők általános jelleggel, az elnök által megbízott más személyek eseti jelleggel látják el. 41. Közbeszerzési eljárásban az NKFI Hivatal munkatársai közül kizárólag az járhat el, az eljárásba kizárólag az vonható be, az eljárást csak olyan személy ellenőrizheti, aki az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvényben foglaltak szerint – több eljárásban való részvétel esetén legalább évente, június 30-ig – vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségének – a  Humánpolitikai Osztály felé – eleget tett, (amelyre a  Beszerzési és  Üzemeltetési Osztály külön felhívja az  érintett figyelmét, és egyúttal tájékoztatja a  Humánpolitikai Osztályt az érintett személyekről), valamint akivel szemben a Kbt. 25. §-ában foglalt összeférhetetlenségi helyzet nem áll fenn, és erről, továbbá titoktartási kötelezettségéről nyilatkozik. 42. A Beszerzési és Üzemeltetési Osztály a jelen utasításban és a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott, a  közbeszerzési eljárásokkal összefüggő kötelezettségeinek teljesítéséért és a  közbeszerzésekre vonatkozó jogszabályok betartásáért, az  eljárásba bevont jogi szakértő a  szerződéstervezet és a  szerződési feltételek jogszerűségéért, a pénzügyi szakértő a pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáért, a fizetési feltételek teljesíthetőségéért és a gazdálkodási, államháztartási, adózási szabályoknak való megfelelésért felelős. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező szervezeti egység felel a műszaki leírásért és az ajánlatok szakmai értékeléséért. 43. A közbeszerzési eljárások tekintetében az elnök eseti vagy általános jelleggel dönthet külső, közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet vagy személy (a továbbiakban: külső közbeszerzési szakértő) igénybevételéről. A  külső közbeszerzési szakértő az NKFI Hivatal nevében lebonyolítja a közbeszerzési eljárást. Ezen esetekben az NKFI Hivatal megbízási szerződést köt a külső közbeszerzési szakértővel. A megbízási szerződésben az eljárásra vonatkozó döntési jogosultság nem telepíthető a külső közbeszerzési szakértőre. 44. A bírálóbizottság közbeszerzés tárgya szerinti, a pénzügyi, a jogi és a közbeszerzési szakértelmet biztosító tagjainak és esetleges póttagjainak személyére a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője tesz az  érintett szakterületi főosztályvezetőkkel egyeztetett és általuk jóváhagyott javaslatot. Egységes javaslat hiányában a személyekről a felek véleményének ismeretében az elnök dönt. A bírálóbizottság elnöke az NKFI Hivatal vezető beosztással rendelkező kormánytisztviselője lehet. 45. A  bírálóbizottság összetételét az  elnök hagyja jóvá, aki jogosult a  bírálóbizottság bármely tagja személyében bekövetkező változás engedélyezésére is. 46. A kezdeményező szervezeti egységnek lehetősége van külső szakmai szakértő bevonására is javaslatot tenni. A külső szakmai szakértővel az NKFI Hivatal megbízási szerződést köt. 47. A  kezdeményező és a  közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező szakmai főosztály felel azért, hogy a beszerzés tárgyaként és mennyiségeként közölt adatok, a műszaki leírásban meghatározottak szakmai szempontból helytállóak és a valóságnak megfelelnek. 48. A  pénzügyi, a  jogi és a  közbeszerzési szakértelmet biztosító bírálóbizottsági tagoknak a  kezdeményező és a közbeszerzés tárgya szerinti szakértő által meghatározott műszaki tartalom, bírálati szempontrendszer, általános joggyakorlat során alkalmazott szerződéses feltételek vonatkozásában a Kbt. és a közbeszerzési eljárásra vonatkozó egyéb jogszabályok betartása érdekében szakterületükön figyelmeztetési kötelezettségük van a  bírálóbizottság irányába, amennyiben ezen feltételek jogellenessége nyilvánvalóan megállapítható, és arról tudomást szereznek. 49. A bírálóbizottsági tag a 24. pontban foglaltakon túl köteles a) biztosítani az általa képviselt szakértelmet az eljárás során, b) tiszteletben tartani a verseny tisztaságát, az esélyegyenlőség és az egyenlő bánásmód elvét, c) az eljárás lefolytatása során az eljárásban részt vevőkkel folyamatosan együttműködni. 9. Központosított közbeszerzés 50. A  2–8. alcím szerinti rendelkezéseket a  központosított közbeszerzési eljárások tekintetében – a  kommunikációs beszerzések kivételével – a jelen alcím szerinti eltérésekkel kell alkalmazni. 51. A központosított közbeszerzéseket is a Közbeszerzési Tervben kell rögzíteni. Az ide tartozó beszerzésekre vonatkozó igényeket (ideértve az utazásszervezéssel kapcsolatos beszerzéseket is) a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály jelenti be a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) portáljára. 52. A  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály központosított közbeszerzéssel történő beszerzésekkel kapcsolatos feladatai különösen az alábbiak: a) intézkedés a központi közbeszerzési rendszerbe történő igénybejelentésről, b) szükség szerint a központi közbeszerzési rendszerben kezelt, NKFI Hivatalra vonatkozó adatok aktualizálása, c) adminisztratív és adatszolgáltatási – így különösen az R1. 28. § (4) bekezdése szerinti – teendők ellátása a KEF felé, d) a  központosított közbeszerzési igények összesítése és folyamatos frissítése, azoknak a  Közbeszerzési Terv módosításának kezdeményezésével történő rögzítése. 53. Az  egyes szervezeti egységek vezetői gondoskodnak a  saját szervezeti egységük szakmai feladataihoz szükséges központosított közbeszerzés alá eső anyagok, eszközök, szolgáltatási igények összegyűjtéséről és azoknak a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetőjéhez történő megküldéséről. 54. A saját hatáskörben történő beszerzés esetén az adott termékkör beszerzésére a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály KEF-hez bejelentett munkatársa köteles az NKFI Hivatal beszerzési igényét előzetesen a központosított közbeszerzési portálon elektronikus úton bejelenteni, valamint a  saját hatáskörben megvalósított beszerzés eredményeként megkötött szerződésnek az  R1. 7.  § (4)  bekezdése szerinti alapadatait, továbbá a  szerződés teljesítésének dokumentumait a központosított közbeszerzési portálon elektronikus úton feltölteni. 55. Amennyiben a beszerzés tárgya az R1. hatálya alá tartozik, és van arra vonatkozóan hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés, de a  keretmegállapodás verseny-újranyitási vagy konzultációs kötelezettséget ír elő, a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály az egyedi közbeszerzési adatlap elnök általi jóváhagyását követően a) felhívja a  kezdeményezőt, hogy az  eljárás megindítására vonatkozó kezdeményezéshez elkészített egyedi közbeszerzési adatlaphoz adja meg a beszerezni kívánt kiemelt termék KEF szerinti cikkszámát és a beszerzési mennyiséget, b) megvizsgálja a kezdeményező által benyújtott adatokat közbeszerzési szempontból, elvégzi a szükséges belső egyeztetéseket, c) összeállítja a  szerződési feltételeket, előkészíti a  dokumentáció részét képező szerződéstervezetet, és azt véleményezésre megküldi a Jogi és Igazgatási Főosztálynak, d) összeállítja az  ajánlattételi felhívást és a  dokumentációt, a  minisztériumi előterjesztést, egyezteti az  így összeállított iratokat a kezdeményezővel, e) tájékoztatja a kezdeményezőt az eljárás időigényéről és menetéről, f ) a bírálóbizottság tagjai részére előkészíti a megbízó leveleket, g) elkészíti, és a  bírálóbizottság tagjaitól beszerzi az  összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatokat, a  Humánpolitikai Osztály vezetőjének egyidejű tájékoztatása mellett felhívja az  erre kötelezetteket vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségükre, h) elkészíti a  3.  melléklet szerinti fedezetigazolást, és gondoskodik a  pénzügyi ellenjegyzésre jogosult általi aláírásáról. 56. Az  55.  pontban foglaltakat követően a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője az  elnök részére jóváhagyásra felterjeszti a) az előterjesztést a minisztérium részére, kivéve a 60. pont szerinti esetekben, b) az ajánlattételi felhívást és szükség esetén a dokumentációt, c) az érintett szervezeti egységek vezetőjével egyeztetett javaslattételt a bírálóbizottság elnökének és tagjainak személyére. 57. Az 56. pont szerinti elnöki jóváhagyást követően az R3. 5–9. §-a szerinti hozzájárulás, továbbá informatikai eszközök és szolgáltatások beszerzése esetén az  R3. 4.  § (3)  bekezdése szerinti jóváhagyás megkérése céljából a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály az előírt iratokat megküldi a minisztériumnak. 58. Amennyiben az R3. 7. § (2) bekezdése alapján a minisztériumi hozzájárulás megadásához adatok, dokumentumok és hiányosságok pótlása, hiba javítása vagy válaszok megadása szükséges, ezek megadásáról, illetve a hiányosságok pótlásáról, hibák javításáról a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály gondoskodik. 59. Amennyiben a minisztérium az eljárás megindításához hozzájárul, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály intézkedik az eljárás megindítása iránt. Amennyiben a minisztérium az eljárás megindítását feltételhez vagy módosításhoz köti, a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály a  jelzett igénynek megfelelően az  ajánlattételi felhívást vagy dokumentációt módosítja, és jóváhagyásra felterjeszti az elnöknek, és azt követően intézkedik az eljárás megindítása iránt. 60. Az  57–59.  pontokban előírtaktól eltérően nem szükséges minisztériumi előterjesztés készítése és benyújtása az R3. 1. § (2) bekezdésében és az R3. 6. § (5) bekezdésében felsorolt esetekben azzal, hogy az R3. 6. § (5) bekezdése szerinti adatszolgáltatást a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály teljesíti. Európai uniós alapokból származó támogatás felhasználásával történő beszerzés esetén a 6. alcím rendelkezéseit alkalmazni kell. 10. Kommunikációs beszerzések 61. A 2–8. alcím szerinti rendelkezéseket a kommunikációs beszerzések tekintetében a jelen alcím szerinti eltérésekkel kell alkalmazni. 62. A kommunikációs beszerzések esetén kezdeményezőként mindig a Kommunikációs Osztály vezetője jár el. 63. Az  egybeszámítási kötelezettség teljesítését a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője ellenőrzi a  megküldött adatok alapján. 64. A  63.  pont szerinti vizsgálatnak az  R2 hatályára, illetve az  R2 alapján megkötött keretmegállapodások vagy keretszerződések vizsgálatára is ki kell terjednie. 65. Az R2-ben meghatározott iratoknak és adatoknak az NKOH központosított közbeszerzési portálján történő feltöltéséről a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály soron kívül gondoskodik. A feltöltésre kerülő dokumentumokat a Kommunikációs Osztály a beszerzés aktuálissá válását legalább 15 nappal megelőzően megküldi a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály részére. 66. A kommunikációs beszerzések esetén – ide értve a szponzorációra irányuló igényeket is – a beszerzési igényt minden esetben úgy kell összeállítani, hogy az a megvalósítás megkezdését megelőzően legalább 10 nappal megküldhető legyen az R2 8. § szerint az NKOH-nak. Rendkívüli sürgősséget igénylő esetben a beszerzési igényt haladéktalanul továbbítani kell az NKOH-nak. 67. A beszerzés csak az NKOH R2. 12. § (3) bekezdés a)–c), illetve 12/A. § (3) bekezdés a)–c) pontjai szerinti hozzájárulása esetén, a hozzájárulás megadásától számított hat hónapon belül kezdhető meg. 11. Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések 68. Amennyiben nem kell közbeszerzési eljárást lefolytatni, akkor a beszerzések során ezen alcím előírásait kell alkalmazni, figyelemmel az  NKFI Hivatal gazdálkodási szabályzatáról, valamint a  szerződéskötési és szerződés-nyilvántartási rendjéről szóló elnöki utasításban foglaltakra. 69. A közbeszerzésen kívüli beszerzések vonatkozásában is be kell tartani a hatékony és felelős gazdálkodás követelményét. A közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések során a Kbt.-ben rögzített összeférhetetlenségi szabályokat irányadónak kell tekinteni. 70. Amennyiben a beszerzés értéke nem éri el a 200 000 forintot (általános forgalmi adóval együttesen számítva), akkor a  beszerzéshez nem kötelező három ajánlatot kérni, hanem a  kezdeményező által szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbbnek ítélt partnertől lehet a szolgáltatást igénybe venni vagy a terméket megvásárolni az NKFI Hivatal gazdálkodási szabályzatáról, valamint a szerződéskötési és szerződés-nyilvántartási rendjéről szóló elnöki utasításban foglaltak betartásával. 71. Amennyiben a  beszerzés értéke eléri vagy meghaladja a  200 000 forintot (általános forgalmi adóval együttesen számítva), akkor a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner kiválasztására az NKFI Hivatal szerződéskötési és szerződés-nyilvántartási rendjéről szóló elnöki utasításban foglalt vonatkozó rendelkezések irányadók. Az ajánlatok kiértékelésének szempontjai lehetnek különösen a  termék vagy szolgáltatás ára, minősége, referenciák, fizetési feltételek, rendelkezésre állás, korábbi tapasztalatok. A beérkezett ajánlatok kiértékelésére és a nyertes ajánlatról való döntéshozatalra az  NKFI Hivatal szerződéskötési és szerződés-nyilvántartási rendjéről szóló elnöki utasításban foglaltakat kell alkalmazni. 72. Amennyiben valamely okból nem lehetséges három ajánlat bekérése, ennek okait a  kezdeményezőnek írásban dokumentálnia kell. A 200 000 forintot meghaladó, de a nettó 1 000 000 forintot el nem érő beszerzések esetén sem szükséges három ajánlat bekérése, ha a szerződés a) teljesítésére kizárólagosan egy szervezet vagy személy képes, b) tárgya ügyvédi megbízás, jogi szakértelmet igénylő feladat, egészségügyi szolgáltatás igénybevétele, utasbiztosítási szolgáltatás megrendelése, c) a  tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény szerinti szakértők és testületi tagok felkérésére (megbízására) irányul, d) speciális szakértelemmel rendelkező személy közreműködésével nyújtott egyedi szellemi tevékenységével teljesíthető, e) megkötésére költségvetési szervvel kerül sor, f ) korábban kötött szerződés módosítására irányul. 73. A nettó 1 000 000 forintot elérő, de Kbt. 15. § (1) bekezdés b) pontja szerinti nemzeti értékhatárokat el nem érő értékű beszerzések esetén a  közbeszerzési értékhatárok alatti értékű beszerzések megvalósításával és ellenőrzésével kapcsolatos szabályokról szóló 459/2016. (XII. 23.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R4.) 3. § (1) bekezdése szerinti beszerzések esetén nem szükséges három ajánlat bekérése. 74. A  73.  pont szerinti beszerzések esetén az  ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplők kiválasztása során az R4. 2. §-a szerint kell eljárni. 75. A  kezdeményező köteles a  beszerzés teljes iratanyagát a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztályra ellenőrzés céljából benyújtani. A  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály megvizsgálja, hogy a  beérkezett ajánlatok alapján a  beszerzés becsült értéke megfelelően lett-e meghatározva, a három ajánlat bekérésének mellőzése a vonatkozó jogszabályokban, szabályzatokban, elnöki utasításokban foglaltaknak megfelelően történt-e, az  ajánlatok alapján – az  R4. 3.  § (2) bekezdésére is figyelemmel – a felelős gazdálkodás szempontjából legmegfelelőbb partner került-e megjelölésre a javaslatban. Amennyiben a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vizsgálata szerint a szerződéses partner kiválasztása megfelelően történt, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője a javaslatot döntésre felterjeszti az elnök részére. Amennyiben a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vizsgálata szerint a  szerződéses partner kiválasztása nem megfelelően történt, és így a beszerzés a javasolt partnerrel nem valósítható meg, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője a  szükséges feladatokról egyeztetést kezdeményez a  beszerzés kezdeményezőjével, és tájékoztatja a  megfelelő eljárásról. A  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály ellenőrzési hatásköre a  kezdeményező által irányított szakterület felelősségi körébe tartozó, a  beszerzéssel összefüggő szakmai kérdésekre nem terjed ki. Amennyiben a  kezdeményező a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály véleményével nem ért egyet, az  ügyet teljes iratanyagával együtt döntésre felterjeszti az elnöknek. 76. Amennyiben a beszerzés az egyes európai uniós alapokból származó támogatásból valósul meg, és az uniós vagy a projektelőírások az ezen alcímben szereplőeknél szigorúbb előírásokat tartalmaznak, akkor azon előírásokat kell megfelelően alkalmazni. 77. A  73.  pont szerinti beszerzéssel kapcsolatos, az  R4. 4.  § (1)  bekezdése szerinti adatokról a  kezdeményező a kötelezettségvállalást követően e-mail útján tájékoztatja a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetőjét, aki vezeti az ezen beszerzésekre vonatkozó R4. szerinti nyilvántartást. 78. Az  R4. 4.  § (1)  bekezdése szerinti adatszolgáltatást a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője teljesíti az  ott meghatározott határidőre. 12. Ellenőrzés, dokumentálási rend 79. A jelen utasításban és a vonatkozó jogszabályokban foglaltak betartását és a közbeszerzéseket az NKFI Hivatal belső ellenőre a belső ellenőrzési tervben foglaltak szerint, valamint soron kívül ellenőrzi. 80. A közbeszerzési eljárásnak a Kbt. 46. §-ában foglaltak szerinti, az eljárás kezdeményezésétől a szerződés teljesítéséig dokumentált, az  adott közbeszerzési eljárásra vonatkozó valamennyi iratát a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály köteles összegyűjteni és megőrizni, a  dokumentumokat a  belső ellenőr vagy más ellenőrzésre jogosult kérésére átadás-átvételi jegyzőkönyvvel ellenőrzésre átadni vagy lehetővé tenni az elektronikus úton történő hozzáférést. 81. A  Kbt. 36.  § (2)  bekezdése és a  62.  § (7)  bekezdése szerinti bejelentést – a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetőjének kezdeményezésére – az NKFI Hivatal képviseletében kizárólag az elnök tehet. Az NKFI Hivatal nevében eljáró, a  közbeszerzési, beszerzési eljárásba bevont kormánytisztviselő a  tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény 11. §-a vagy az Európai Unió Működéséről szóló Szerződés 101. cikke szerinti rendelkezések nyilvánvaló megsértésének észlelése vagy annak alapos okkal történő feltételezése esetén az elnököt köteles értesíteni. 13. Záró rendelkezések 82. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 83. Jelen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépését követően indított közbeszerzési eljárásokra kell alkalmazni. 84. Hatályát veszti a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal közbeszerzési és beszerzési szabályzatáról szóló 10/2015. (VII. 28.) NKFIH utasítás. Dr. Pálinkás József s. k., elnök