20/2016. (IX. 15.) KKM utasítása a külképviseletek által üzemeltetett gépjárművek használatáról.

20/2016. (IX. 15.) KKM utasítása a külképviseletek által üzemeltetett gépjárművek használatáról. Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés f ) pontjában kapott felhatalmazás alapján, valamint a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. §-ának (4) bekezdése c) pontjában foglaltakra figyelemmel a következő utasítást adom ki: 1. Az utasítás hatálya 1.1. Az utasítás hatálya kiterjed a külképviselet használatában álló, a külképviselet által üzemeltetett – saját tulajdonú, valamint bérelt – a) misszióvezetői gépkocsi, b) szolgálati gépkocsi, c) szolgáltató gépkocsi, valamint d) szolgáltató motorkerékpár (a továbbiakban együtt: hivatali gépjármű) beszerzésére, használatára, üzemeltetésére és értékesítésére, továbbá a külszolgálatra kihelyezett tulajdonában álló személygépjárművek hivatali célból történő használatának rendjére. 1.2. A  belföldön üzemeltetett hivatali gépjárművek, valamint a  Külgazdasági és Külügyminisztériummal (a  továbbiakban: KKM) kormánytisztviselői, kormányzati ügykezelői vagy munkaviszonyban álló foglalkoztatottak tulajdonában álló személygépjárművek belföldön, hivatali célból történő használatáról külön utasítás rendelkezik. 2. Értelmező rendelkezések 2.1. Jelen utasítás alkalmazásában: 2.1.1. külképviselet: a  külképviseletekről és a  tartós külszolgálatról szóló 2016. évi LXXIII. törvény (a továbbiakban: Külszoltv.) szerint meghatározott szervezeti egység; 2.1.2. külképviselet tagja: a Külszoltv. szerint meghatározott személy; 2.1.3. misszióvezetői gépkocsi (személyes használatú gépkocsi): a  külföldre akkreditált magyar külképviselet-vezetők részére személyes használatú jogcímen biztosított – az országosan kiemelt termékekre vonatkozó állami normatívákról szóló 14/2012. (VI. 8.) NFM utasítás (a továbbiakban: NFM utasítás) legfeljebb 8. kategóriájának megfelelő besorolású – személygépjármű; 2.1.4. szolgálati gépkocsi: a  külképviselet hivatali célú feladatainak ellátását szolgáló – az  NFM utasítás legfeljebb 5. kategóriájának megfelelő besorolású –, maximum 5 fő szállítását szolgáló személygépjármű; 2.1.5. szolgáltató gépjármű: a  külképviselet hivatali célú, elsődlegesen logisztikai, ellátási, delegáció szállításával kapcsolatos feladatainak ellátását szolgáló – az  NFM utasítás 5. kategóriájának megfelelő besorolású – személygépjármű, ide értve az egyterű vagy mikrobusz változatot is; 2.1.6. szolgáltató motorkerékpár: a  külképviselet fogadó államának speciális helyi körülményei miatt, kézbesítési, beszerzési hivatalos feladatok ellátására biztosított, maximum 150 cm3 hengerűrtartalmú motorkerékpár; 2.1.7. hivatali célú személygépjármű használat: a külképviseletek tagjainak diplomáciai, külgazdasági, kultúrdiplomáciai, valamint a  konzuli tevékenységgel kapcsolatos hatósági ügyintézéssel, hivatalos tevékenységgel, a  külképviselet üzemeltetésével, működtetésével összefüggő feladatainak ellátása érdekében biztosított személygépjármű használat; 2.1.8. magáncélú személygépjármű használat: a  hivatali célú igénybevételen kívül minden egyéb tevékenység végzéséhez igénybe vett személygépjármű használat, ide értve a munkába járást is; 2.1.9. kihelyezett: a  Külszoltv. szerint a  kihelyező okirat alapján tartós külszolgálatot ellátó kormánytisztviselő és kormányzati ügykezelő, továbbá a KKM által a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény alapján foglalkoztatott, külföldre kihelyezett munkatárs; 2.1.10. közlekedési baleset: a legalább egy mozgó közúti, vasúti, vízi vagy légi jármű, továbbá – a közúti közlekedés körében – állatot hajtó (vezető) személy részvételével vagy ilyen jármű mozgásából eredően bekövetkezett, általában a  közlekedési szabályok szándékos vagy gondatlan megszegésével gondatlanságból, illetőleg vétlenül előidézett olyan váratlan esemény, amellyel ok-okozati összefüggésben egy vagy több személy meghalt, megsérült, vagy dologi kár keletkezett; 2.1.11. sajáthibás baleset: a hivatali gépjármű vezetőjének felróható okból keletkezett baleset. 3. A hivatali gépjárműállomány számának meghatározása 3.1. Külképviseletenként egy misszióvezetői, valamint egy szolgálati és egy szolgáltató gépjárművet kell biztosítani. 3.2. Azon külképviseleten, ahol külföldi magyar intézet vagy szervezetileg nem önálló egyéb iroda is működik, az ebből eredő többletfeladatok ellátására további egy szolgálati gépkocsit kell biztosítani. 3.3. Amennyiben a  külképviseletre kihelyezettek összlétszáma eléri a  10 főt, valamint a  feladatellátás indokolja, további egy szolgálati gépkocsi biztosítható. 3.4. A  külképviseletre kihelyezettek létszámának meghatározásakor az  utasítás 3.3.  pontjában meghatározott létszámba a külképviselet vezetőjét nem kell beleszámítani. 3.5. A  külképviselet állomáshelyére vonatkozó speciális, egyedi helyi körülményekre tekintettel, a  külképviselet vezetőjének indokolt kérelmére, a  gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár engedélyezheti szolgáltató motorkerékpár biztosítását. 3.6. Az  utasítás 3. alcímében meghatározott mennyiségi előírásoktól szakmai, biztonsági szempontok alapján a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár döntése alapján el lehet térni. 4. A hivatali gépjármű üzemeltetésére, szervizelésére vonatkozó rendelkezések 4.1. A  hivatali gépjármű üzem-, forgalombiztonsági és környezetvédelmi követelményeknek megfelelő műszaki állapotáért, valamint a rendeltetésszerű használat biztosításáért – ide értve az üzemanyag tankolásának biztosítását, a garanciális szervizelést, az időszakos karbantartást, a vagyon- és személybiztosítás megkötését és érvényesítését – a külképviselet vezetője, valamint a munkaköri leírásban meghatározottak szerint a gazdasági vezető/felelős felel. 4.2. A gazdasági vezető/felelős és a külképviselet vezetője felel a hivatali gépjármű gyártója által előírt rendszeres, valamint – a  használat során időszakosan felmerülő hibák miatt – az  eseti szervizelések határidőben történő elvégzéséért. A  szervizelések megtörténtét a  Forrás WEB II. rendszer Gépjármű moduljában – és amennyiben rendelkezésre áll, a hivatali gépjármű szervizkönyvében – naprakészen vezetni kell. 4.3. A  hivatali gépjármű szervizeltetése a  garanciális idő alatt a  hivatali gépjármű műszaki előírásainak megfelelő, garanciális javítás elvégzésére jogosult márkaszervizben történhet. A  garanciális periódus lejárta után a  hivatali gépjárművek javíttatásához márkafüggetlen szakszervizek is igénybe vehetőek azzal a  feltétellel, hogy az  adott szerviz az általa elvégzett munkára felelősséget vállal. 4.4. A hivatali gépjármű vezetője köteles a használat megkezdése előtt meggyőződni a hivatali gépjármű megfelelő műszaki állapotáról, a  biztonsági berendezések működésének, valamint a  hivatali gépjármű rendeltetésszerű üzemeltetésének feltételeiről, köteles továbbá ellenőrizni a hivatali gépjármű okmányainak, valamint tartozékainak meglétét. 4.5. A  hivatali gépjármű vezetője felelős a  hivatali gépjármű rendeltetésszerű, biztonságos használatért, továbbá a  hivatali gépjármű használatával kapcsolatos meghibásodás, közlekedési baleset gazdasági vezetőhöz/felelőshöz történő azonnali bejelentéséért. A hiba bejelentésének elmulasztásából vagy késedelmes bejelentéséből eredő kárért a gépjárművezető kártérítési felelősséggel tartozik. 4.6. A  hivatali gépjárművekre az  üzembe helyezésükkel egyidejűleg a  hatósági előírásoknak megfelelő kötelező felelősségbiztosítást, valamint teljes körű casco vagy annak megfelelő egyéb biztosítást kell kötni. A  biztosítási feltételek részleteinek tekintetében, saját hatáskörben a  felelős gazdálkodás elve alapján a  külképviselet vezetője dönt. 4.7. A  hivatali gépjármű üzemeltetésével, szervizelésével, fenntartásával, használatával kapcsolatos költségeket a külképviselet költségvetésében kell tervezni és biztosítani. 5. A hivatali gépjármű használatával kapcsolatos általános rendelkezések 5.1. A hivatali gépjárművet a külképviselet tagja hivatalos feladata ellátásával összefüggésben, munkaidőben és azon kívül térítésmentesen, a külképviselet vezetőjének előzetes engedélyével az alábbi feltételek mellett vezetheti: a) amennyiben rendelkezik az adott állomáshelyen, az adott gépjármű-kategóriára érvényes vezetői engedéllyel; b) előzetesen írásban nyilatkozott az esetleges károkozás tekintetében a kártérítés, valamint sajáthibás baleset kapcsán okozott károkozásnál az önerő megtérítéséről. 5.2. A misszióvezetői gépkocsi vezetésére vonatkozó speciális rendelkezéseket az utasítás 6. alcíme tartalmazza. 5.3. A  külképviselet vezetője külképviselet-vezetői utasításban köteles szabályozni a  hivatali gépjárművek használatának rendjét, melynek kötelező részei: a) a megismerési záradék, b) az  esetleges károkozás tekintetében a  kártérítés, valamint sajáthibás baleset kapcsán okozott károkozásnál az önerő megtérítésének vállalásáról szóló nyilatkozat (3. melléklet), továbbá c) a munkaköri leírásokban meghatározottak alapján a hivatali gépjárművek üzemeltetéséért felelős munkakör megnevezése. 5.4. A  külképviselet tagján kívül a  hivatali gépjárművet egyéb természetes személy – így különösen: nem a külképviseleten alkalmazásban álló családtag – nem vezetheti. 5.5. A  hivatali gépjármű magáncélú használatát a  külképviseletre kihelyezett rendkívül indokolt esetben, eseti jelleggel, térítési költség megfizetése mellett írásban kérelmezheti. A magáncélú használat nem veszélyeztetheti vagy zavarhatja a  külképviselet hivatali feladatainak ellátását, nem eredményezheti a  hivatali gépjármű rendszeres magáncélú használatát. A kérelem tekintetében a külképviselet vezetője a kockázatok mérlegelésével dönt. A döntést a kérelemre záradékkal felvezetni szükséges. 5.6. A magáncélú használat után fizetendő térítést a költség keletkezése szerinti tárgyhónapban kell megtéríteni. 5.7. A  hivatali gépjármű munkába járásra kizárólag az  utasítás 5.5.  pontja alapján kapott engedély birtokában, rendkívüli esetben, eseti jelleggel használható. 5.8. A hivatali gépjármű kizárólagos használatára a külképviselet vezetője jogosult, kizárólag a misszióvezetői gépkocsi tekintetében. Egyéb esetekben hivatali gépjárművet a  külképviselet tagjai számára kizárólagos használatra üzemeltetni nem lehet. 5.9. A  KKM-ből a  külképviselet állomáshelyére hivatalos célból utazó kormánytisztviselő hivatalos célból történő szállítását elsődlegesen a  külképviselet gépjárművezetője útján szükséges biztosítani. Költséghatékonysági és gazdaságossági szempontok indokolhatják helyi tömegközlekedési eszköz, illetőleg taxi igénybevételét. 6. A misszióvezetői gépkocsi használatára vonatkozó különös rendelkezések 6.1. A  misszióvezetői gépkocsi vezetésére jogosult a  fogadó államban az  utasítás 5.1.  pont a)–b)  pontjában meghatározott feltételek teljesítése mellett: a) a külképviselet vezetője; b) a  külképviselettel munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló, gépjárművezető munkakörrel rendelkező munkatárs; c) a  b)  pontban meghatározott gépjárművezető akadályoztatása esetén a  külképviselet azon tagja, akit a külképviselet vezetője a kockázat megfelelő mérlegelésével eseti jelleggel kijelöl. 6.2. A  külképviselet vezetőjének távollétében és engedélyével, kizárólag útnyilvántartás-vezetési kötelezettség mellett, hivatalos célú tevékenység ellátásához az ideiglenes ügyvivő használhatja a misszióvezetői gépkocsit. 6.3. Lehetőség szerint törekedni kell arra, hogy a  gépkocsi vezetője rendelkezzék hivatásos gépjármű-vezetői képzettséggel. 6.4. A  külképviselet vezetője a  misszióvezetői gépkocsin kívül – annak hivatalos szerviz által igazolt szervizelése, javítása, meghibásodása kivételével és idejére – további hivatali gépjárművet személyes használatra nem vehet igénybe. A misszióvezetői gépkocsi szervizelésének vagy javításának időtartamára köteles a külképviselet vezetője egy hivatali gépjárművet kijelölni és azt az állomáshelyen használni. 6.5. A misszióvezetői gépkocsit kizárólag a külképviselet vezetője veheti igénybe – a hivatalos célú használat mellett – magáncélú utazásaira. 6.6. A  misszióvezetői gépkocsival a  fogadó ország határának átlépése – függetlenül az  utazás hivatalos vagy magáncélú jellegétől – engedélyköteles. A  kérelmet a  külképviselet vezetője köteles a  hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységhez felterjeszteni, amely továbbítja azt jóváhagyás céljából a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárságra. 7. Saját tulajdonú gépjármű hivatali célú használatának rendje 7.1. A hivatalos feladatokat elsősorban a hivatali gépjárművekkel szükséges ellátni. 7.2. A  kihelyezéstől számított egy éven belül a  KKM a  kihelyezett kérelmére kamatmentes munkáltatói kölcsönt nyújthat kizárólag gépkocsivásárlás céljából. Az  állomáshelyen a  magántulajdonú gépjárművet forgalomba kell helyezni, és berendeléskor a forgalomból ki kell vonni (rendszám visszavonása). A tartós külszolgálatra kihelyezett a munkáltatói kölcsön segítségével vásárolt saját tulajdonát képező gépjárművét – költségeinek megtérítése mellett – szükség esetén külszolgálata alatt hivatali célból is köteles használni. 7.3. A  tartós külszolgálatra kihelyezett a  saját tulajdonát képező gépjárművét költségtérítés ellenében kizárólag az alábbi esetben használhatja hivatalos feladat ellátására: a) a  hivatalos feladat ellátásának időpontjában nem áll rendelkezésre szabad hivatali gépjármű, és a  feladat jellege nem teszi lehetővé annak más időpontban történő ellátását, valamint b) a tulajdonos érvényes felelősségbiztosítással, továbbá casco biztosítással vagy azzal egyenértékű szolgáltatást nyújtó biztosítással is rendelkezik. Casco vagy azzal egyenértékű biztosítás hiánya esetén, amennyiben hivatalos feladatellátás során történik káresemény, a KKM kárfelelősséget nem visel. 7.4. A  munkavégzéshez kapcsolódó magántulajdonú személygépjármű használatot előzetesen, írásban engedélyeztetni kell a  külképviselet vezetőjével, megjelölve annak indokát és pontos időtartamát. Az  engedély célhoz kötött. A  hivatalos feladatot a  költséghatékonyság biztosításával, a  legrövidebb időtartamon belül, a legrövidebb útvonalon kell ellátni. 7.5. A magántulajdonú személygépjárművel történő munkavégzés során az utasítás 2. mellékletében meghatározott útnyilvántartást szükséges kitöltetni. Az útnyilvántartás jóváhagyására, felterjesztésére vonatkozó eljárási szabályokra az utasítás 8. alcímébe foglalt rendelkezések értelemszerűen irányadóak. 7.6. A  kihelyezett magántulajdonú személygépkocsijának hivatali célú használatáért juttatott költségtérítés meghatározásáról az utasítás 9. alcíme rendelkezik. 8. Az útnyilvántartás vezetésére vonatkozó rendelkezések 8.1. A  külképviselet-vezető misszióvezetői gépjármű kivételével a  hivatali gépjármű használatakor az  utasítás 1. melléklete szerinti útnyilvántartást kell naprakészen, havi bontásban, hivatali gépjárművenként vezetni. 8.2. Az útnyilvántartásban a hivatali gépjárművet vezető köteles elinduláskor és megérkezéskor rögzíteni az utasítás 1.  melléklete szerint meghatározott adatokat. Az  aktuális havi útnyilvántartást a  hivatali gépjárműben vagy olyan hivatali helyiségben kell tárolni, mely alkalmas arra, hogy a  gépjárművezető rendszeresen, a  gépjármű használat alkalmával rögzíteni tudja a szükséges adatokat. 8.3. A  külképviselet-vezető hivatali gépjármű használata során a  misszióvezetői gépkocsi tekintetében elegendő a kilométer-számláló havi kezdő és záró állását rögzíteni. Az üzemanyag elszámolhatóságához szükséges bizonylatokat a gazdasági vezető/felelős számára havonta kell továbbítani. 8.4. A  hónap végén, valamint hónap közepén legalább egyszer szúrópróbaszerűen a  gazdasági vezető/felelős ellenőrzi az útnyilvántartás vezetését. Amennyiben hiányosságot vagy hibát tapasztal az útnyilvántartásban rögzített tények vagy adatok számszaki összefüggéseiben, a hiba javítására felhívja az érintett munkatársat, aki köteles azonnal javítani a nyilvántartást. 8.5. Az útnyilvántartó ívben foglalt hivatalos és magáncélú használatot a külképviselet vezetője vagy az ideiglenes ügyvivő igazolja. 8.6. A  nem engedélyezett használat magáncélú személygépjármű használatnak minősül, és felelősségre vonást eredményez. 8.7. Az  útnyilvántartások kilométer-adatait a  külképviselet gazdasági vezetője/felelőse a  hivatali gépjármű egyéb elszámolási adataival együtt a  Forrás WEB II. rendszer Gépjármű moduljába havonta rögzíti és lezárja. Az  útnyilvántartásokat köteles a  külképviselet a  hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység vagy a  Költségvetési Főosztály (a továbbiakban: KFO) kérésére azonnal felterjeszteni ellenőrzés céljából. Helyszíni ellenőrzés során az útnyilvántartások vezetését is ellenőrizni szükséges. 8.8. Hivatali gépjármű magáncélú használata esetén – ide nem értve a külképviselet vezetőjének rendelkezésére álló személyes jogcímen használt misszióvezetői gépjármű használatát – a  gépjárművezető az  utasítás 2.  mellékletét köteles kitölteni. A  kitöltött útnyilvántartást a  gépjárműben tárolt egyéb útnyilvántartás mellett kell elhelyezni a  gépjármű használatát engedélyező döntés másolati példányával. Az  útnyilvántartást az  utasítás 16. alcímében meghatározottak szerint szükséges nyilvántartani. 8.9. A hivatali gépjármű útnyilvántartásának folyamatos vezetése érdekében a hivatali személygépjármű magáncélú használatának adatait az 1. mellékleten is rögzíteni kell. 9. Költségek elszámolására és térítésére vonatkozó rendelkezések 9.1. A  hivatali gépjármű (kivéve: misszióvezetői gépkocsi személyes jogcímű használata) magáncélú használata, valamint a  nem engedélyezett vagy nem igazolt használat kapcsán keletkező költségeket a  hivatali gépjárművet vezető köteles megtéríteni a külképviseletnek. 9.2. A költségeket az útnyilvántartó íven rögzített adatok alapján a KKM belső honlapján közzétett, havonta frissített, a NAV által meghatározott alapnorma-átalány szerinti adatokkal kell kiszámítani. A térítési díjat az érintett hónapban, de legkésőbb a tárgyhónapot követő hónapban kell megtéríteni a külképviselet számára. 9.3. Külszolgálatról történő berendelés vagy foglalkoztatásra irányuló jogviszony megszűnése esetén a térítési díjakkal történő elszámolásnak legkésőbb a külszolgálaton töltött utolsó munkanapon meg kell történnie. 9.4. A kihelyezett saját tulajdonában álló gépjárműve hivatali célú, igazolt költségeit a 9.2. pont alapján szükséges meghatározni. A  költséget a  soron következő illetmény folyósításakor, berendelés esetén legkésőbb a  berendelés napján szükséges megtéríteni a kihelyezett számára, az általa kitöltött és a külképviselet-vezetője vagy az ideiglenes ügyvivő által jóváhagyott, az utasítás 2. mellékletben meghatározott adatok alapján. 9.5. A kihelyezett saját tulajdonában álló gépjárműve hivatali célú, igazolt költségeinek fedezetére a külképviselet költségvetésében kell tervezni és biztosítani az előirányzatot. 10. Felelősséggel, kártérítéssel kapcsolatos rendelkezések 10.1. A hivatali gépjármű használata során a gépjármű vezetőjének felelőssége a közszolgálati tisztviselők jogállásáról szóló 2011. évi CXCIX. törvényben (a továbbiakban: Kttv.) meghatározottak szerint érvényesíthető. 10.2. A  külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló hivatali gépjármű használatával összefüggő felelősségére a munkaszerződésében, valamint a fogadó ország jogszabályaiban meghatározott felelősségi szabályok az irányadóak. 10.3. A hivatali gépjármű használata során a hivatali gépjármű vezetője köteles helytállni a használattal összefüggésben önhibájából keletkező károkért és büntetésekért (a hivatali gépjármű vezetője köteles megtéríteni különösen az önhibájából a hivatali gépjárműben keletkező kár önrészét – melyet a hivatali gépjárműre kötött biztosítás alapján a biztosító nem térít meg –, továbbá a közlekedési, parkolási bírságok összegét). 10.4. A  hivatali gépjármű használata során közlekedési baleset bekövetkeztekor a  hivatali gépjárművet vezető és a gépjárműben utazók a baleset bekövetkeztének helyszíne szerinti ország közúti közlekedési szabályainak előírásai szerint kötelesek eljárni. 10.5. A külképviselet a hivatali gépjárművel okozott közlekedési baleset vagy a hivatali gépjárművet érintő bármilyen káreset bekövetkeztekor annak megtörténtét, kihatását, a kár nagyságát (összegét) függetlenül annak mértékétől, minden esetben azonnal – de legkésőbb a baleset vagy káreset bekövetkeztét követő 5 munkanapon belül – köteles írásban, hivatalos úton jelenteni a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységnek. 10.6. Baleseti helyszínelő rendőr intézkedését kell kérni valamennyi közlekedési balesetnél, függetlenül attól, hogy személyi sérülés történt-e. 10.7. Amennyiben – nem közlekedési baleset következményeként – feltételezhetően nettó kettőszázezer forintot meg nem haladó anyagi kár keletkezett a hivatali gépjárműben, és személyi sérülés nem történt, a rendőri intézkedés mellőzhető. Ez esetben a felelősséget – lehetőleg tanúk jelenlétében – a biztosító által kiadott bejelentőlapon igazolni, illetve rögzíteni kell. Amennyiben a felelősség egyértelműen a helyszínen nem állapítható meg – vitára adhat okot, a károkozó a felelősségét nem ismeri el –, a gépjármű vezetője rendőri intézkedést köteles kérni. 10.8. Hivatali gépjárművel okozott sajáthibás közlekedési baleset esetén az  a  gépjárművezető, akinek a  baleset bekövetkezése felróható, a  Kttv. rendelkezései szerint, a  külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló gépjárművezető a munkaszerződésében meghatározott kártérítési felelősség szerint köteles megtéríteni azt a kárt, melyet a hivatali gépjárműre kötött biztosítás alapján a biztosító nem térít meg (a továbbiakban: önrész). 10.9. Az  önrészt az  összegének ismertté válását követő 5 munkanapon belül kell megtéríteni a  külképviselet pénztárába történő befizetés vagy a külképviselet bankszámlájára történő átutalás útján. 10.10. A  befizetést igazoló dokumentumot, valamint annak másolati példányát a  külképviselet köteles a  havi pénztárnapló felterjesztésekor a KFO és a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység számára megküldeni. 11. Az állomáshely hivatali célból, hivatali gépjárművel történő elhagyásának rendje 11.1. A  fogadó országot hivatali gépjárművel, hivatalos célból elhagyni kizárólag a  gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes engedélyével (a továbbiakban: határátlépési engedély) lehet. Hivatali gépjármű szabadságra utazáshoz térítés ellenében sem vehető igénybe, kivéve a  külképviselet vezetőjének misszióvezetői gépkocsi használatát. 11.2. A gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár határátlépési engedélye eseti vagy éves időtartamú lehet. 11.3. Az  eseti engedély iránti kérelmet a  tervezett utazás előtt legalább nyolc nappal szükséges felterjeszteni intézkedésre a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység számára, valamint tájékoztatás céljából a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály részére (a továbbiakban: BITÁF). 11.4. A kérelem tartalmazza: a) az utazás hivatalos célját, b) a fogadó ország elhagyásának és a tervezett visszaérkezésnek az időpontját, c) a hivatali gépjárművet vezető személy(ek) nevét, d) a hivatali gépjármű azonosító adatait (típus, rendszám). 11.5. Amennyiben a hivatali gépjármű az eseti jellegű, hivatalos utazás alkalmával futárküldeményt is szállít, vagy fennáll a lehetősége az állomáshelyre történő visszatérés során futárküldemény szállításának, a BITÁF mellett a Konzuli Főosztály (a továbbiakban: KONZ), valamint az illetékes felügyelő területi főosztály értesítése is szükséges. 11.6. A  diplomáciai futárszolgálat, valamint hivatali feladatellátás gazdaságos, észszerű működtetésének ellátása során a  Magyarországgal szomszédos országokban, valamint a  futárszolgálati csomópontként működő külképviseleteknek évente egyszer szükséges éves határátlépési engedélyt kérelmezni azon szolgálati vagy szolgáltató gépkocsikra, amelyekkel rendszeresen elhagyják a fogadó állam területét. 11.7. Az éves határátlépési engedély iránti kérelmet a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység részére szükséges felterjeszteni minden év január 31-ig. A hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység az  engedély iránti kérelmet javaslatával ellátva döntés céljából felterjeszti a  gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár részére. A  külképviselet köteles tájékoztatni az  engedély iránti kérelem felterjesztésével egyidejűleg az utazást megelőző legalább nyolc nappal a KONZ-t, valamint a BITÁF Futárcsomagoló részlegét. 11.8. Az éves határátlépési engedély iránti kérelem tartalmazza: a) az utazás hivatalos célját, b) a  magyarországi használat gyakoriságát, időtartamát, nem Magyarországra történő utazáskor a  célország, valamint város megnevezését, c) a hivatali gépjárművet vezető személy(ek) megnevezését, d) a hivatali gépjármű azonosító adatait (típus, rendszám), e) a határátlépés szükségességének alapos indokolását. 12. Hivatali gépjármű tárolására vonatkozó rendelkezések 12.1. A felelős vagyongazdálkodás érdekében a külképviselet felelős módon, rendeltetésszerűen köteles gazdálkodni az  általa üzemeltetett hivatali gépjárműről. A  hivatali gépjármű állagának, értékének megóvása, biztonságos üzemeltetése érdekében a  használaton kívüli hivatali járművet a  külképviselet rendelkezésére álló zárt, fedett garázsban vagy őrzött parkolóban szükséges napközben és éjszaka elhelyezni. 12.2. A biztonsági berendezések üzembe helyezéséről, a hivatali gépjármű lezárásáról parkolás alkalmával a hivatali gépjármű vezetője köteles gondoskodni. 12.3. A külképviseletek rendelkezésére álló fedett, zárt garázs elsődlegesen a hivatali gépjármű tárolására szolgál. 12.4. Amennyiben a hivatali gépjármű mellett a fedett, zárt garázs mérete lehetővé teszi további hivatali gépjármű parkolását, a  külképviselet vezetőjének engedélye alapján a  külképviselet épületében lévő szolgálati lakásokat életvitelszerűen használó kihelyezettek magántulajdonú gépjárművei parkolhatnak a garázsban. 12.5. A  kihelyezett magántulajdonú gépjárművének hivatali épületben vagy bérleményben történő tárolásáért a kihelyezett térítési díjat köteles fizetni. 12.6. A külképviselet kihelyezett tagján kívül egyéb személyek gépjárművei a külképviselet fedett, zárt garázsában, valamint a külképviselet kerítéssel körülkerített területén nem tárolhatók. 12.7. Amennyiben a  garázshasználatra vonatkozó igény meghaladja a  rendelkezésre álló férőhelyek számát, a  garázshasználatra való jogosultságról a  hivatali célú használat gyakoriságának figyelembevételével – a  hivatali érdek szem előtt tartásával – a külképviselet vezetője dönt. 12.8. A  külképviselet területéhez tartozó, kerítéssel körülzárt udvaron kialakított parkolóhelyeket – amennyiben a hivatali gépjármű számára fenntartott helyeken felül marad még szabad hely – a külképviselet kihelyezett tagjai használhatják. 12.9. A  külképviselet hivatali gépjárművel történő elhagyásakor a  hivatali gépjármű parkolása során a  biztonsági szempontokra fokozottan kell ügyelni, így különösen éjszakára zárt, fedett garázsban vagy őrzött parkolóban kell elhelyezni a hivatali gépjárművet. 12.10. Az állomáshely hivatali célból, hivatali gépjárművel történő elhagyása esetén, amennyiben az utazás Budapestre történik, a hivatali gépjárművet a KKM garázsában kell tárolni. 12.11. Amennyiben a külképviselet vezetője a misszióvezetői gépkocsival tartózkodik Budapesten, az utasítás 12.10. pontjában foglaltakon túl saját felelősségére a misszióvezetői gépkocsit zárt garázsában is tárolhatja. 13. A hivatali gépjárművek beszerzése, bérlése 13.1. A  külképviseletek által üzemeltetett hivatali gépjárművek a  KKM vagyonkezelésében, illetve tartós bérlet konstrukcióban a  külképviselet használatában állnak, vagy kivételesen indokolt esetben alkalmi bérlés útján biztosítottak. 13.2. A  hivatali gépjármű beszerzése folyamán kiemelt figyelemmel kell lenni a  közbeszerzésekről szóló törvény, valamint a  Kormány irányítása alá tartozó fejezetek költségvetési szerveinek eszközbeszerzéseiről szóló Korm. határozat, továbbá a KKM közbeszerzési és beszerzési szabályzataira. 13.3. A  hivatali gépjármű beszerzésére vonatkozó kérelmet indokolással kell ellátni és a  hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységhez felterjeszteni. 13.4. A  hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység a  javaslatával ellátott kérelmet döntésre felterjeszti a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár felé. 13.5. A gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár támogató döntése esetén a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység javaslata alapján meghatározza a  hivatali gépjármű beszerzésének helyét és módját. 13.6. A beszerzések tekintetében az eljárásokat a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység koordinálja. A hivatali gépjármű beszerzésére a szükséges fedezet meglétének függvényében, a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár döntésének megfelelően kerülhet sor. 13.7. A tartós bérlet jogcímen történő hivatali gépjármű bérlés esetén gazdasági számítással szükséges alátámasztani a bérlet indokoltságát, gazdaságosságát. A tartós bérletként használatba veendő hivatali gépjármű típusára, cseréjére vonatkozó javaslat tekintetében a  gazdaságossági számítások alapján, a  hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység véleményének figyelembevételével a  gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár dönt. 13.8. A  tartós bérlet jogcímen használatba kerülő hivatali gépjármű üzemeltetési, fenntartási költségeit a külképviseletek dologi kiadásai között kell tervezni, a kiválasztás során figyelemmel kell lenni a hatályos közbeszerzési, beszerzési szabályokra és az  utasítás rendelkezéseire. A  tartós bérlet jogcímen használt hivatali gépjármű üzemeltetésére, fenntartására az utasítás rendelkezéseit értelemszerűen alkalmazni szükséges. 13.9. Különösen indokolt esetben – új külképviselet megnyitásánál – a hivatali gépjármű beszerzésről a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár, a  hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység előzetes véleménye alapján, egyedileg dönt. 13.10. A  hivatali gépjármű bérlésével, beszerzésével, cseréjével, értékesítésével kapcsolatos előkészítő feladatokat a  külképviselet gazdasági vezetője/felelőse végzi a  KFO-val és a  hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységgel történő egyeztetés alapján. 13.11. A KKM által engedélyezett hivatali gépjárműbeszerzés esetén a beszerzési eljárás szabályszerű lebonyolításáért a külképviselet vezetője felelősséggel tartozik. 13.12. A  hivatali gépjármű beszerzését követően az  utasítás 4.6.  pontjában előírt biztosítás megkötéséről azonnal gondoskodni kell. 14. A külképviseleti hivatali gépjárművek cseréje 14.1. A hivatali gépjármű amortizációs cseréjére függetlenül a számviteli amortizációra vonatkozó elszámolási rendtől – tekintettel a helyi sajátosságokra, különösen az úthálózat állapotára, valamint gépjárműhasználatra – legkorábban akkor kerülhet sor, ha a hivatali gépjármű legalább 200 000–350 000 km közötti futásteljesítménnyel rendelkezik, vagy a 60–100 hónapos élettartamot meghaladta, és a beszerzés fedezete biztosított. 14.2. Az utasítás 14.1. pontjában meghatározott feltételektől kizárólag az alábbi esetekben lehet eltérni és a hivatali gépjármű amortizációs cseréjét kezdeményezni: a) a hivatali gépjárművet eltulajdonították; b) a hivatali gépjármű baleset következtében javíthatatlanná vált; c) balesetből vagy rendeltetésszerű használatból eredő olyan meghibásodása keletkezett, amely a szakszerviz, illetve a biztosító írásbeli szakvéleménye szerint gazdaságosan már nem javítható; d) minimális ráfordítással – költséghatékonysági vizsgálatokkal igazolt – azonos felszereltségű és kategóriájú új hivatali gépjárműre cserélhető. 14.3. Az  indokolással ellátott kérelemnek tartalmaznia kell a  14.2. b) és c)  pont esetén a  szakszerviz hivatalos véleményét, a 14.2. c) és d) pont tekintetében pedig a kérelmet megalapozó gazdaságossági adatokat, számításokat is. 14.4. A külképviselet vezetője a 14.1. és 14.2. pontok alapján cserére javasolt hivatali gépjármű adatait minden év augusztus 31-ig felterjeszti a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységre. 14.5. A  tárgyévet követő évben cserére javasolt hivatali gépjármű felsorolását tartalmazó összesített kimutatást a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység szakmai javaslatával együtt – minden év szeptember 30-ig – előzetes döntésre a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár elé terjeszti. 15. A külképviseleti gépjármű selejtezése és értékesítése 15.1. Hivatali gépjármű értékesítésére amortizációs csere vagy a  külképviseletre engedélyezett hivatali gépjármű számának csökkentése esetén kerülhet sor. 15.2. Hivatali gépjármű értékesítése előtt selejtezési eljárást kell lefolytatni a  hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység és a KFO által meghatározott eljárás szerint: a) A külképviselet vezetője selejtezés iránti kérelmet terjeszt fel hivatalos úton a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység felé. A  selejtezési kérelemnek tartalmaznia kell a  selejtezendő hivatali gépjármű főbb azonosító adatait (rendszám, alvázszám, évjárat, külképviseleti vonalkód száma), valamint futásteljesítményét, továbbá a kérelmet megalapozó indokolást. b) A selejtezési kérelmet a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység véleményével ellátva jóváhagyásra felterjeszti a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárhoz. c) A gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár jóváhagyását követően a KFO vagyonnyilvántartásért felelős szervezeti egysége táviratot küld a külképviseletre a selejtezés végrehajtása érdekében. d) A külképviselet a selejtezési jegyzőkönyvet és a továbbhasznosítási javaslatot – legalább három vételi ajánlat mellett – hivatalos úton felterjeszti a KFO és a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység részére. e) A továbbhasznosítás tekintetében a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár döntése alapján intézkedik a külképviselet. 15.3. Az éves költségvetési törvényben meghatározott egyedi könyv szerinti bruttó értékhatár alatti, a külképviselet feladatai ellátásához feleslegessé váló járműveket saját hatáskörben, az  értékhatár felettieket az  állami vagyonról szóló 2007. évi CVI. törvény szerint kell továbbhasznosítani, értékesíteni. 15.4. Az értékesítés, selejtezés tekintetében a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység és a KFO utasítása alapján kell eljárni. 15.5. A beérkezett ajánlatokat rangsorolva a KFO-hoz kell felterjeszteni, amely véleményével és szakmai javaslatával ellátva felterjeszti jóváhagyásra a gazdasági ügyekért felelős államtitkár felé. 15.6. Azokon az állomáshelyeken, ahol az indokolt, szabályos hivatali gépjármű megsemmisítésére – bezúzásra – van csak lehetőség, a  külképviselet vezetője köteles a  megsemmisítés előtt az  eljárást engedélyeztetni a  gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárral. A kérelmet a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységhez kell megküldeni, amely szakmai javaslatával együtt döntésre felterjeszti azt a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár részére. 15.7. A továbbhasznosítást követően valamennyi dokumentumot köteles a külképviselet a KFO és a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység számára felterjeszteni. Az  érintett szervezeti egységek gondoskodnak a hivatali gépjármű státuszának nyilvántartásukban történő átvezetéséről. 15.8. A hivatali gépjármű értékesítéséből, selejtezéséből származó bevételt a KKM Központ javára kell bevételezni. 15.9. Az  értékesítéssel, forgalomból történő kivonással, környezetvédelmi előírások szerinti megsemmisítéssel kapcsolatos költségek a külképviselet költségvetését terhelik. 16. Jelentési, nyilvántartási kötelezettség 16.1. A  Forrás WEB II. rendszer külképviseleti hivatali gépjármű nyilvántartó moduljának használatával a  hivatali gépjárműjelentéseket az  online változatból kinyomtatva a  külképviselet vezető és a  gazdasági vezető/felelős aláírásával, a külképviselet bélyegzőlenyomatával ellátva, az elektronikus iratkezelő rendszeren keresztül kell félévente felterjeszteni a hivatali gépjármű üzemeltetéséért felelős szervezeti egység számára. 16.2. Az  eredeti hivatali gépjárműjelentéseket a  külképviselet gazdasági vezetője/felelőse a  hivatali gépjárműről vezetett nyilvántartásban (a továbbiakban: nyilvántartás) legalább 5 évig köteles megőrizni. 16.3. A nyilvántartás az alábbi dokumentumokat tartalmazza: a) a hivatali gépjárműjelentések eredeti példányait; b) éves vagy eseti határátlépést engedélyező táviratokat; c) a hivatali gépjármű adásvételével kapcsolatos iratok (beszerzés engedélyezésére vonatkozó döntés, beszerzési eljárás iratanyaga, beszerzés jóváhagyásáról szóló döntés, adásvételi szerződés, vételár kiegyenlítését igazoló irat, áfa-visszatérítésre vonatkozó iratok); d) biztosítási kötvény; e) szerviz események/adatok; f ) útnyilvántartások; g) esetleges káreseményekkel kapcsolatos iratok (rendőrségi jegyzőkönyv, a  gépjárművek üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységet tájékoztató feljegyzés). 16.4. A külképviselet hivatali gépjárműveinek káreseményeiről – az utasítás 10.5. pontjával összhangban – jelentést kell küldeni a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységnek. 16.5. A hivatali gépjárművet érintő balesettel, káreseménnyel kapcsolatos kiadásokat elsősorban a biztosítás terhére, a biztosító társasággal kell rendezni. 16.6. A nem sajáthibás balesetek esetén a károkozó biztosítója által meg nem térített avultatási levonást (fizetendő önrészt) elsősorban a képviselet dologi előirányzatának terhére kell elszámolni. Amennyiben az összeg nagysága ezt nem teszi lehetővé, a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység felé pótelőirányzatra vonatkozó kérelmet szükséges felterjeszteni. 16.7. A  hivatali gépjármű fődarab cseréjéről az  esedékesség időpontjában tájékoztatni kell a  hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységet. 16.8. A külképviseleten üzemeltetett hivatali gépjármű javítási költségeit elsősorban a külképviselet saját költségvetése keretein belül kell tervezni és elszámolni. Az előre nem tervezhető – 3000 EUR feletti – javítási költségek tekintetében a külképviselet vezetője kérelmezheti a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységtől pótelőirányzat biztosítását. 17. Záró rendelkezések 17.1. Ez az utasítás a közzétételét követő hónap első napján lép hatályba. 17.2. Hatályát veszti a külképviseletek által üzemeltetett gépkocsik működtetésének és beszerzésének szabályairól szóló 18/2006. KüM utasítás. 17.3. A  külképviselet vezetője köteles az  utasítás hatálybalépését követő egy hónapon belül elkészíteni vagy aktualizálni a hivatali gépjárművek használatára vonatkozó külképviselet-vezetői utasítást és azt tájékoztatás céljából a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységnek felterjeszteni. 17.4. Az utasítás hatálybalépéséig kiadott éves határátlépési engedélyek 2016. december 31-ig érvényben maradnak. Szijjártó Péter s. k., külgazdasági és külügyminiszter