1/2015. (IV. 24.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal szerződéskötési és szerződés-nyilvántartási rendjéről.

1/2015. (IV. 24.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal szerződéskötési és szerződés-nyilvántartási rendjéről. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja és a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6. §-a és 8. § (1) bekezdése alapján a következő utasítást adom ki: I. Fejezet ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. Az utasítás hatálya, alkalmazási köre 1.1 A jelen utasítás (a továbbiakban: utasítás) alkalmazási köre a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) szerződéseinek előkészítésére, megkötésére, módosítására és megszüntetésére terjed ki azzal, hogy az utasítás alkalmazásában – amennyiben az eltérő rendelkezést nem tartalmaz – elnevezésétől függetlenül szerződésnek kell tekinteni mindazon ügyletet, két vagy többoldalú jognyilatkozatot, megállapodást, egyezményt (a továbbiakban: szerződés), amellyel az NKFI Hivatal másik féllel (szervvel, személlyel) szemben különösen pénzbeni vagy természetbeni szolgáltatásra, ügy vitelére, együttműködésre vállal kötelezettséget, illetve ezek követelésére válik jogosulttá. 1.2 Az NKFI Hivatal elnöke meghatározott szerződéstípusok [így különösen a nemzetközi együttműködési megállapodások köre, a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alap (a továbbiakban: NKFI Alap) terhére folyósított támogatásokkal összefüggő támogatási szerződések és támogatói okiratok] esetén a szerződéskötés rendjére és a szerződések tartalmára vonatkozóan eltérő szabályokat állapíthat meg; ebben az esetben jelen utasítás rendelkezéseit csak kiegészítő jelleggel kell alkalmazni. 1.3 A megrendelésekre vonatkozó részletes formai-tartalmi előírásokat és eljárási szabályokat az NKFI Hivatal elnökének külön rendelkezése tartalmazza, jelen utasítást e tárgyban kiegészítő jelleggel és akkor kell alkalmazni, ha a vonatkozó hivatali szabályozás (így különösen a kötelezettségvállalás, utalványozás és ellenjegyzés tárgyú külön szabályozás) másként nem rendelkezik. 1.4 A fejezetbe sorolt kiadási előirányzatok felhasználásának szabályait az államháztartásért felelős miniszter egyetértésével kiadott, a fejezetet irányító szerv vezetőjének szabályzata tartalmazza. Jelen utasítás rendelkezéseit e  fejezetbe sorolt kiadási előirányzatok vonatkozásában kiegészítő jelleggel és akkor kell alkalmazni, ha az államháztartásért felelős miniszter és a fejezet irányításáért felelős szerv vezetőjének együttes szabályzata eltérő rendelkezéseket nem tartalmaz. 1.5 Az utasítás hatálya nem terjed ki a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény szerinti kinevezésekre és a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény hatálya alá tartozó munkaszerződésekre, azok módosítására és megszüntetésére, valamint azon szerződésekre és kötelezettségvállalásokra, amelyekről külön elnöki utasítás rendelkezik. 2. Értelmező rendelkezések 2. Ezen utasítás alkalmazásában: a) informatikai ellenjegyzés: az NKFI Hivatal informatikai biztonsági szabályzatáról szóló elnöki utasítás szerinti informatikai ellenjegyzés; b) jogi ellenjegyzés: olyan ellenjegyzés, amely tanúsítja, hogy a szerződés teljes körűen megfelel a vonatkozó hatályos jogszabályi rendelkezéseknek és a hivatali belső szabályozásokban foglaltaknak azzal, hogy a  (köz)beszerzési,  a gazdálkodási-államháztartási és az informatikai előírásoknak való megfelelést a közbeszerzési, a pénzügyi, valamint az informatikai ellenjegyzés tanúsítja; c) közbeszerzési ellenjegyzés: olyan ellenjegyzés, amely tanúsítja, hogy a szerződés a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozik-e; ha igen, tárgya nem tartozik-e a Kbt. szerinti kivételi körbe, és ha igen, teljes körűen megfelel a közbeszerzésre vonatkozó jogszabályokban és az NKFI Hivatal belső szabályozásaiban foglaltaknak; d) megrendelés: áru, beruházás vagy szolgáltatás egyszeri beszerzésére irányuló egyoldalú jognyilatkozat, amelynek elfogadása (visszaigazolása) a felek között – az előre ismert és elfogadott feltételek mellett – a megrendelő döntésétől függően igénybe vett értékű, minőségű és nagyságú áru, beruházás vagy szolgáltatás vonatkozásában hoz létre kötelmet; e) pénzügyi ellenjegyzés: az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényben, az államháztartásról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendeletben és az NKFI Hivatal gazdálkodási szabályzataiban meghatározott ellenjegyzés; f ) szakmai ellenjegyzés: olyan ellenjegyzés, amely tanúsítja, hogy a szerződés teljes körűen megfelel a  szerződéskötést kezdeményező személy vagy szakmai szervezeti egység által meghatározott követelményeknek, a pénzbeni vagy egyéb kötelezettségvállalás célszerűségét megalapozó eljárás megtörtént, továbbá tanúsítja a szerződés tartalmi helyességét; g) szerződés-előkészítő lap: a 2. mellékletet képező, kötelező tartalmi elemeket rögzítő adatlap. 3. Képviseleti és aláírási jogkör, a szerződéskötés folyamata 3.1 Az NKFI Hivatal részéről szerződés aláírására az NKFI Hivatal elnöke jogosult. Az elnök e jogkörét külön elnöki rendelkezésben vagy a 3. melléklet szerinti meghatalmazással az NKFI Hivatal vezető munkakörű kormánytisztviselőjére írásban átruházhatja az alábbi esetekben: a) esetileg, konkrét szerződés aláírása, b) meghatározott egyedi ügyfolyamat során aláírandó szerződések, c) ügyek meghatározott csoportja vonatkozásában. 3.2 Az NKFI Hivatal elnökhelyettesei az NKFI Hivatal gazdálkodási szabályzataiban foglaltak szerinti körben önállóan, továbbá az elnök eltérő rendelkezése hiányában az elnököt helyettesítő jogkörükben általános jelleggel jogosultak szerződés vagy megrendelés aláírására, továbbá a 3.7 alpont szerinti szóbeli kötelezettségvállalásra. 3.3 Az NKFI Hivatal szervezeti egységei (főosztály, osztály) pénzügyi kihatással is járó kötelezettségvállalást az NKFI Hivatal gazdálkodási szabályzataiban foglaltak szerinti körben tehetnek. Ezen szerződések előkészítésére, ellenjegyzésére és nyilvántartására ezen utasítás rendelkezéseit értelemszerűen alkalmazni kell. 3.4 Az NKFI Hivatal szervezeti egységei a 3.1 pontban meghatározott esetekben, a szakterületük szerinti illetékességi körben köthetnek – pénzügyi kötelezettségvállalással nem járó, ingyenes – szerződést (így különösen együttműködési, szakmai támogatási szerződést, megállapodást) egyetemekkel, civil szervezetekkel, tudományos testületekkel vagy más szervezetekkel. 3.5 Pénzbeni kötelezettségvállalással vagy természetbeni szolgáltatással járó jogviszony létesítése – a jogszabályban, ezen utasításban vagy az NKFI Hivatal elnökének külön rendelkezésében meghatározott kivétellel – csak írásban történhet. 3.6 Pénzbeni kötelezettségvállalással járó kötelmi jogviszony létesítésére a nettó 5 millió forintot elérő és azt meghaladó érték esetén szerződéskötéssel van mód. A nettó 5 millió forintot el nem érő kötelezettségvállalás – a 6. Megrendelések kötelező tartalmi elemei alcím rendelkezéseinek figyelembevételével – megrendelés útján is történhet. Tartós vagy összetett szolgáltatás, rendszeres vagy hosszú határidejű tevékenység igénybevétele elsődlegesen szerződéses jogviszony alapján történhet. 3.7 Az írásbeli kötelezettségvállalás nélküli, bruttó 100 000 forintot el nem érő kifizetések körét és nyilvántartási formáját az NKFI Hivatal Gazdálkodási szabályzata állapítja meg. 3.8 Az ezen utasítással vagy az NKFI Hivatal elnöke által külön intézkedéssel átruházott, a szerződés aláírásának jogára vonatkozó hatáskör – az NKFI Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SzMSz) szerinti helyettesítés kivételével – nem delegálható tovább. A szerződés aláírására vonatkozó jog delegálását az elnök általános jelleggel vagy egyedileg bármikor megszüntetheti. 3.9 Az NKFI Hivatal szerződései előkészítésének, ellenjegyzésének és aláírásának lépéseit az 1. melléklet szerinti folyamatábra határozza meg. A folyamatábrában meghatározott sorrendtől – az 1.2 pont szerinti szerződések és okiratok kivételével – csak kivételes esetben lehet eltérni. II. Fejezet JAVASLATTÉTEL SZERZŐDÉSKÖTÉSRE, A SZERZŐDÉS ELŐKÉSZÍTÉSE 4. Javaslattétel (szerződés előkészítése) 4.1 Az NKFI Hivatalnál szerződéses jogviszony létesítését (amennyiben arra nem a 3.2–3.4 alpontok szerinti körben kerül sor) elsődlegesen az NKFI Hivatal elnöke kezdeményezheti. Szerződéskötés kezdeményezésére továbbá – az NKFI Hivatal elnökénél – az elnökhelyettesek és a főosztályvezetők (a továbbiakban: javaslattevő) jogosultak. A szerződéskötésre irányuló javaslat felterjesztése történhet előzetesen vagy a szerződés tervezetének a jelen utasítás szerint előkészített és ellenjegyzett példányainak, továbbá a kitöltött és minden érintett által szignált 2. melléklet szerinti „Szerződés-előkészítő lap” egyidejű megküldésével is. Amennyiben a vonatkozó jogszabályok és az NKFI Hivatal szabályzatai alapján szükséges, a kitöltött 3. mellékletet a szerződéshez csatolni kell. Amennyiben a kötelezettségvállalás az NKFI Hivatal vagy az NKFI Alap terhére kifizetendő, előzetesen egyeztetett minta alapján készült, kutatás-fejlesztési, illetve innovációs pályázathoz kapcsolódó támogatási szerződés (a továbbiakban: NKFI Alap támogatási szerződés), a „Szerződés-előkészítő lap” használata nem kötelező. 4.2 A szerződés előkészítésének folyamatában a lehetséges szerződéses partner felkutatása a szerződést előkészítő szervezeti egység feladata. Ha az adott szerződés megkötéséhez nem kell közbeszerzési eljárást lefolytatni, úgy –  az  NKFI Alap támogatási szerződések kivételével – a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner kiválasztására a 100 000 forintot elérő pénzügyi kötelezettségvállalással járó szerződések esetén lehetőség szerint legalább 3 ajánlat bekérése és kiértékelése alapján kerülhet sor. A kiértékelés szempontjai lehetnek többek között a termék, szolgáltatás minősége, ára, referenciák, fizetési feltételek, rendelkezésre állás, korábbi tapasztalatok. Nem szükséges három ajánlat bekérése, ha a szerződés a) teljesítésére kizárólagosan egy szervezet vagy személy képes, b) tárgya ügyvédi megbízás, jogi szakértelmet igénylő feladat, egészségügyi szolgáltatás igénybevétele, c) a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény szerinti szakértők és testületi tagok felkérésére (megbízására) irányul, d) speciális szakértelemmel rendelkező természetes személy (így különösen adott szakterületen tudományos fokozatot szerzett személy) egyedi szellemi tevékenységével teljesíthető, e) szerint a szerződő fél költségvetési szerv, f ) korábban kötött szerződés módosítására irányul. 4.3 A beérkezett ajánlatok közül a 4.2 alpontban foglaltakat megfelelően alkalmazva: a) előzetesen kell az NKFI Hivatal elnökének javaslatot tenni a nyertes ajánlatra és az elnök döntését kérni, vagy b) a szerződést előkészítő szervezeti egység által javasolt nyertessel kötendő szerződésnek a jelen utasítás szerint előkészített, ellenjegyzett példányainak és a kitöltött, minden érintett által szignált „Szerződés-előkészítő lap” egyidejű megküldésével lehet az ajánlatot döntésre felterjeszteni (ez esetben az ügyiratban tájékoztatást kell adni a nem nyertes ajánlatokról is). 4.4 A javaslattevő a szerződéskötési eljárás során előkészíti – a Jogi és Igazgatási Főosztály által elkészített, az NKFI Hivatal belső hálózatán közzétett és rendszeresen aktualizált szerződésminta alkalmazásával – a szerződés tervezetét, és  a  szerződő féllel lefolytatja a szükséges egyeztetéseket. Amennyiben a javaslattevő az NKFI Hivatal elnöke, a  szerződés előkészítése az általa kijelölt szervezeti egység feladata. A szerződéskötést közvetlenül megelőző tárgyalásokon és a tervezet elkészítése során a Jogi és Igazgatási Főosztály és az érintett szakmai és pénzügyi (gazdasági) szervezeti egységek kötelesek együttműködni a javaslattevővel, továbbá az előkészítésre kijelölt szervezeti egységgel, részükre konzultációs lehetőséget biztosítani; kérésükre a szerződés tervezetét előzetesen véleményezni. Az NKFI Alap támogatási szerződéseinek mintáját a Támogatáskezelési és Innovációs Főosztály a Jogi és Igazgatási Főosztállyal egyeztetve készíti elő. 4.5 Amennyiben a tervezett szerződés típusára nem áll rendelkezésre szerződésminta, valamint kivételesen, indokolt esetben alkalmazható a partner által előkészített szerződéstervezet is azzal, hogy abban az NKFI Hivatal vonatkozó szabályzataiban előírt tartalmi elemeket át kell vezetni. Ennek hiányában az NKFI Hivatal elnöke engedélyezheti a szerződés megkötését. A szerződéstervezet előkészítésében a Jogi és Igazgatási Főosztály a szerződést előkészítő szervezeti egység megkeresése alapján szükség szerint közreműködik. 4.6 A szerződés megkötését megelőzően vagy a szerződés aláírásra felterjesztésével egyidejűleg a javaslattevő kötelessége és felelőssége megvizsgálni és a kötelezettségvállalót tájékoztatni a szerződés megkötésének indokáról, az adott partner kizárólagosságáról vagy a beérkezett ajánlatok kiértékeléséről, továbbá arról, hogy az adott feladat miért nem látható el kormányzati szolgálati jogviszonyban. 4.7 Amennyiben bármilyen tilalom vagy korlátozás alá esik a szerződés megkötése, de a korlátozás vagy tilalom alól felmentés kérhető, úgy annak, valamint jogszabály vagy az NKFI Hivatal szabályzatai által előírt ajánlatok előzetes beszerzése és az ellenjegyzők rendelkezésére bocsátása a szakmai előkészítő szervezeti egység feladata. 5. Szerződés kötelező tartalmi elemei 5.1 A szerződéstervezetnek – típusától, a szerződő felek személyétől és formájától függően értelemszerűen – legalább az alábbi elemeket kell tartalmaznia: a) NKFI Hivatal megnevezése; székhelye; államháztartási egyedi azonosító száma, képviseletében eljáró személy neve; beosztása; b) az NKFI Hivatallal szerződő fél azonosítására alkalmas adatok: ba) természetes személy neve; születési helye, ideje; anyja születési neve; lakóhelye; adóazonosító jele; személyi igazolvány száma; egyéni vállalkozó esetén vállalkozói igazolvány száma; bb) nem természetes személy szerződő fél neve; képviselője; székhelye; adószáma; cégjegyzék- vagy más nyilvántartási száma; ha szükséges kijelölni, a személyes közreműködésre kötelezett személy neve vagy beosztása; c) szerződés tárgya (fajta, mennyiség, minőség, egységár szerint); d) szerződés időtartama (határozott/határozatlan idejű); e) szakmai, műszaki teljesítés helye és ideje (határideje); f ) támogatási szerződés esetén különösen a támogatás felhasználásának célja és az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben meghatározott tartalmi elemek és nyilatkozatok; g) rendelkezés a közreműködő/alvállalkozó igénybevételének lehetőségéről; h) szerződő fél, valamint a közreműködő személy utasítására, felügyeletére, ellenőrzésére közvetlenül jogosult személy megjelölése beosztásának feltüntetésével; i) ha releváns: közbeszerzés alapján kötött keretszerződés vagy keretmegállapodás száma; j) szerződéses ellenérték meghatározása bruttó összegben vagy (a magánszemélyekkel kötendő szerződések kivételével) nettó ár + ÁFA bontásban számmal és betűvel egyaránt feltüntetve; k) teljesítés igazolására jogosult vezető beosztás szerinti megjelölése; l) fizetési feltételek meghatározása – az 5.4 alpont rendelkezéseinek figyelembevételével; m) ha a szerződés tartalma nem tartozik a közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatok körébe, a szerződéssel érintett adatok, információk bizalmas kezelésére vonatkozó, a feleket terhelő titoktartási kötelezettség; n) üzleti titok köre – ha van; o) szerződés felmondásának esetei és feltételei; felmondási idő hossza (naptári napban vagy hónapban meghatározva); p) szerződésszegés esetén érvényesíthető jogkövetkezmények, ideértve a szerződés megerősítését is (kötbér), késedelmi kamat (ha a Ptk.-ban előírt mértéket meghaladó), elállás, zálogjog vagy más korlátolt dolog jog; q) szerződés módosításának formája – ha korlátozott; r) szerződés hatálybalépésének időpontja; s) szerződés aláírásának helye és ideje; t) pénzügyi ellenjegyzés ténye, helye, ideje; u) informatikai tárgyú szerződések esetében az NKFI Hivatal informatikai biztonsági szabályzatáról szóló elnöki utasításban és a jelen utasítás 5.9–5.12 alpontjában foglaltak; v) nem természetes személy partner esetén átláthatósági nyilatkozat; w) ügyleti képviselő eljárása esetén utalás a csatolandó meghatalmazásra. 5.2 A szerződés szövegét úgy kell előkészíteni, hogy a titoktartási kötelezettség körében az NKFI Hivatallal szerződő fél nyilatkozzon, hogy a szerződés teljesítése során megszerzett minden – jogszabály által nyilvánosnak (közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatnak) nem minősített – információra vonatkozóan titoktartási kötelezettséget vállal, és elfogadja, hogy előzetes, írásbeli engedély nélkül azokat nem hozza nyilvánosságra, harmadik személynek nem szolgáltatja ki, és nem teszi hozzáférhetővé. 5.3 A szerződésben rögzíteni kell, hogy a felek tudomásul veszik egyrészt, hogy az Állami Számvevőszék, valamint a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal jogosult a rendelkezésükre bocsátott költségvetési pénzeszközök szerződésszerű felhasználását ellenőrizni, másrészt, hogy az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. § (3) bekezdése alapján a szerződés tartalmáról való tájékoztatást nem lehet megtagadni üzleti titok címén. 5.4 Az NKFI Hivatal részéről a fizetési feltételek meghatározása során – az elnök eltérő rendelkezése hiányában – a számla benyújtásától számított 8 naptári napnál rövidebb fizetési kötelezettség nem vállalható. A szerződésben az NKFI Hivatal részéről – az NKFI Alap támogatási szerződések kivételével – előlegfizetési kötelezettség csak kivételes esetben (így különösen szerződési partner által meghatározott általános szerződési feltétel, speciális tárgyú szerződéses kötelmek esetén) vállalható. Részletfizetési kötelezettség vállalása esetén az ellenérték megfizetésének ütemezését az igazolt részteljesítésekhez kell kötni. A szerződéskötést követő évek előirányzata terhére vállalt kötelezettségek esetében a kifizetés határidejét évenkénti ütemezésben kell meghatározni. Az NKFI Alap támogatási szerződések esetén az előlegfizetésre a pályázati kiírásban foglaltakat, valamint a támogatásra irányadó jogszabályokat és belső szabályzatokat kell alkalmazni. 5.5 Az NKFI Hivatal szerződést csak a) a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 8. § (1)–(3) bekezdésében, b) az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 29. alcímében és VI. fejezetében, c) az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 50. és 51. §-ában, valamint VI. fejezetében, d) a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendeletben, e) a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendeletben, f ) a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendeletben, g) a központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendeletben, h) a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alap működtetésének és felhasználásának szabályairól szóló 380/2014. (XII. 31.) Korm. rendeletben, i) a közszférában alkalmazandó nyugdíjpolitikai elvekről szóló 1700/2012. (XII. 29.) Korm. határozat 1. pont 1.5. és 1.8–1.14. alpontjában és j) a Kormány irányítása alá tartozó fejezetek költségvetési szerveinek eszközbeszerzéseiről szóló 1982/2013. (XII. 29.) Korm. határozatban meghatározott feltételekkel köthet. 5.6 Az 5.5 pont a) és i) alpontjában foglaltak fennállását a szakmai javaslattevő aláírásával igazolja a szerződés-előkészítő lapon, továbbá a c) alpont igazolása érdekében gondoskodik a 4. melléklet szerinti nyilatkozat beszerzéséről, amely a szerződéskötés feltétele. Az NKFI Alap támogatási szerződések esetén a 4. mellékletnél részletesebb nyilatkozat is alkalmazható, az NKFI Alapra irányadó gazdálkodási szabályzatokban foglaltak szerint. 5.7 Határozatlan idejű szerződés megkötése csak különösen indokolt esetben engedélyezett. 5.8 Informatikai rendszereket, szolgáltatásokat, jogosultságokat és eszközöket érintő, informatikai hozzáférési jogot is biztosító szerződés esetén meg kell határozni (a „Szerződéselőkészítő-lap”-on vagy az ügyiratban), hogy mekkora a kockázata annak, ha a szerződés alapján harmadik (külső) fél hozzáfér a szervezet belső informatikai rendszeréhez vagy az ezen tárolt adatokhoz (informatikai kockázatbesorolás). A kockázat meghatározásért a harmadik féllel kötött szerződés teljesítésében elsődlegesen érintett főosztály vezetője a felelős, aki a kockázat meghatározásába köteles bevonni az Elemzési és Információs Főosztály vezetőjét. 5.9 Harmadik fél csak egyedi esetben, meghatározott időre és a szerződésben meghatározott feladat megoldásához látható el a munka elvégzéséhez szükséges informatikai eszközzel, felhasználói jogosultsággal. Harmadik fél információkhoz való közvetlen informatikai hozzáférésének feltételeit a vonatkozó szerződésben kell részletezni. Az  NKFI Hivatal informatikai rendszereket és eszközöket érintő szerződéseiben a hivatali informatikai biztonsági szabályozásokra hivatkozni kell azzal, hogy a szerződő fél a szerződés aláírásával magára nézve kötelezőnek ismeri el a szabályozások rendelkezéseit. Harmadik fél az anyagokat és információkat a hozzáférést rögzítő szerződés és (a szerződésben foglalt vagy ahhoz csatolt) titoktartási nyilatkozat aláírása előtt nem ismerheti meg. 5.10 Ha a feladat elvégzésére a külső fél közreműködőt is igénybe vehet, a szerződésben rendelkezni kell a közreműködő hozzáférési jogosultságairól is. A titoktartási kötelezettség a külső fél közreműködőjére is vonatkozik. Titoktartási nyilatkozatot a külső fél közreműködőjének is alá kell írnia. 5.11 A hivatali informatikai rendszereket, szolgáltatásokat, jogosultságokat és eszközöket érintő szerződéseknek legalább a következő védelmi intézkedéseket kell tartalmazniuk: a) az adatátvitel és adattovábbítás alapvető szabályait, b) az átadott információ vagy szoftver jogosultját, az adatvédelmi, szoftver jogvédelmi felelősségeket. 6. Megrendelés kötelező tartalmi elemei 6.1 Az NKFI Hivatal által adott megrendelésnek – típusától, a másik fél személyétől és formájától függően – legalább az alábbi elemeket kell tartalmaznia: a) NKFI Hivatal megnevezése; székhelye; államháztartási egyedi azonosító száma; képviseletében eljáró személy neve; beosztása; b) megrendelés címzettjének neve; székhelye; adószáma; cégjegyzék vagy más nyilvántartási száma; c) megrendelés tárgya; fajtája; mennyisége; minősége; egységára; d) szükség szerint a teljesítés helye és a teljesítés időpontja (határideje); e) ha releváns: közbeszerzési eljárás alapján kötött keretszerződés vagy keretmegállapodás száma; f ) megrendelés ellenértékének meghatározása bruttó összegben vagy nettó ár + ÁFA bontásban számmal és betűvel egyaránt feltüntetve; g) fizetési feltételek meghatározása azzal, hogy – a Hivatal elnökének eltérő rendelkezése hiányában – a számla benyújtásától számított 8 naptári napnál rövidebb fizetési kötelezettség állapítható meg; h) megrendelés kiállításának helye és ideje; i) pénzügyi ellenjegyzés ténye, helye, ideje. 6.2 Kötelezettség megrendelés útján csak abban az esetben vállalható, ha a megrendelések részekre nem bontott értéke a Kbt. szerinti nemzeti értékhatárt nem éri el, és a megrendelés ellenértéke nem éri el a nettó 5 millió forintot, továbbá akkor, ha a megrendelés közbeszerzési eljárásban kötött keretszerződés, illetve keretmegállapodás alapján történik. 6.3 A megrendelés teljesítésének igazolására – ha a megrendelés másképp nem rendelkezik – a javaslattevő szervezeti egység vezetője jogosult. 6.4 Nem természetes személy partner esetén a 4. melléklet szerinti átláthatósági nyilatkozatot a megrendelés kiállítása előtt kell beszereznie a javaslattevő, előkészítő szervezeti egységnek. III. Fejezet A SZERZŐDÉS ELLENJEGYZÉSE, ALÁÍRÁSA 7. Szakmai ellenjegyzés 7.1 Javaslattevő a szerződés tervezetét (az írásbeli megrendelés kivételével) – a 4. és 5. alcím szerinti előkészítés után – a 2. melléklet szerinti „Szerződés-előkészítő lap” vonatkozó részeinek kitöltését követően, a releváns előzményiratok mellékelésével legalább 3 példányban (idegen nyelvű szerződés esetén a magyar nyelvű változat csatolásával), NKFI Alap támogatási szerződés esetén 2 példányban az alábbiak szerint köteles ellenjegyeztetni. 7.2 Javaslattevő a „Szerződés-előkészítő lap”-on feltünteti a szakmai ellenjegyzést, és a szerződés legalább egy példányának minden oldalát aláírja. Amennyiben javaslattevő nem azonos a szakmai ellenjegyzővel, a  szerződéstervezetet megküldi az illetékes szakmai szervezeti egység vezetőjének véleményezés, ellenjegyzés céljából. Az NKFI Alap támogatási szerződéseit a javaslattevő szervezeti egységnek a támogatási szerződést előkészítő munkatársa látja el ellenjegyzéssel. 7.3 Szakmai ellenjegyzésre az NKFI Hivatal illetékes elnökhelyettese, főosztályvezetője és annak az SzMSz szerint jogosított helyettese jogosult. 8. Informatikai ellenjegyzés 8.1 A szakmai ellenjegyzést követően az 5.9–5.10 alpontban foglalt esetben az Elemzési és Információs Főosztály látja el a tervezetet ellenjegyzéssel, igazolva és jóváhagyva a hivatali informatikai biztonsági elvekben és szabályozásokban foglalt tényeket, adatokat. 8.2 Informatikai ellenjegyzéssel kell ellátni azt a szerződést, amelynek tárgya informatikai rendszer, szolgáltatás vagy eszköz, továbbá ha a szerződő fél informatikai felhasználói jogosultságot kap vagy informatikai eszközöket kezel. 9. Jogi ellenjegyzés 9.1 A szakmai és az 5.9–5.10 alpontban foglalt esetben informatikai ellenjegyzést követően a szerződést a jelen utasítás szerint jogi ellenjegyzésre jogosult ellenjegyzi úgy, hogy a „Szerződés-előkészítő lap”-on feltünteti a jogi ellenjegyzés tényét, és a szerződés legalább egy példányának minden oldalát aláírja. 9.2 A Jogi és Igazgatási Főosztály által ellenjegyzett, minden illetékes szervezeti egység által szignált és már valamennyi szerződő fél által aláírt szerződésből egy eredeti vagy másolati példányt vissza kell juttatni a Jogi és Igazgatási Főosztályra. 9.3 Nem kell jogi ellenjegyzéssel ellátni az egyedi szerződéseket abban az esetben, ha a szerződés a Jogi és Igazgatási Főosztály által (az NKFI Alap támogatási szerződések esetén a Támogatáskezelési és Innovációs Főosztály jogász munkatársa által is) az adott ügyre írásban, előzetesen ellenjegyzett minta alapján készült azzal, hogy a mintának való megfelelésért és a kötelezettségvállaló személyének meghatározásáért a javaslattevő szervezeti egység vezetője felelős. Az NKFI Alap támogatási szerződések esetén ha a szerződéstervezet a Jogi és Igazgatási Főosztály által ellenjegyzett mintától eltér, a tervezetet a Támogatáskezelési és Innovációs Főosztály jogász munkatársa köteles ellenjegyezni. Az előbbiek szerint szignált szerződésmintát a kötelezettségvállaló tájékoztatása céljából az ügyiratban el kell helyezni, vagy a minta alapján történt előkészítés tényét az ügyiratban rögzíteni kell. 9.4 Ha a kötelezettségvállalás tárgyát képező szerződés megkötése vagy annak a javaslattevő által kért tartalma nem felel meg a jogszabályokban előírtaknak – és a jogi szempontból megfelelő tartalom kialakítása egyeztetés útján sem volt lehetséges –, a jogi ellenjegyzőnek a főosztályvezetője útján erről írásban tájékoztatnia kell az elnököt. Ha az elnök írásban utasítást ad a jogi ellenjegyzésre, a jogi ellenjegyző az elnöki utasítás tényének feltüntetésével köteles annak eleget tenni. 9.5 Jogi ellenjegyzésre jogosultak köre: a) általános jelleggel az NKFI Hivatal Jogi és Igazgatási Főosztályán kormányzati szolgálati jogviszonyban foglalkoztatott, jogi egyetemi végzettségű vezető vagy beosztott kormánytisztviselő (a továbbiakban: alkalmazott jogász); b) a szervezeti egysége feladatkörébe tartozó ügyekben az SzMSz-ben foglaltak vagy az NKFI Hivatal elnökének rendelkezése szerint az NKFI Hivatal más szervezeti egységénél jogi munkakörben foglalkoztatott alkalmazott jogász; c) ha az ügylet sajátos részterületet érint, vagy nincs alkalmazott jogász, az NKFI Hivatal elnökének írásbeli megbízása alapján külső jogi szakértő (így különösen ügyvéd). 10. Közbeszerzési ellenjegyzés 10.1 A szakmai, az 5.9–5.10 alpontokban foglalt esetben informatikai és jogi ellenjegyzést követően – az NKFI Alap támogatási szerződések kivételével – a Költségvetési Főosztálynak a 10.3 pont szerint kell a szerződést ellenjegyeznie. Ha a szerződés tárgya vagy értéke okán nem tartozik a Kbt. hatálya alá, ez esetben az ellenjegyzés ezen tényt igazolja. 10.2 Ha feltételezhető, hogy a szerződésben foglalt áru, szolgáltatás beszerzése, megrendelése – a korábban vagy a jövőben kötött szerződésekre, tett megrendelésekre tekintettel tárgya, időtartama, értéke miatt – a Kbt. hatálya alá kerülhet vagy kivételi körből kikerülhet, a javaslattevő ezt köteles jelezni az ellenjegyzésre jogosultaknak és a kötelezettségvállalónak. 10.3 A közbeszerzési ellenjegyzés megtételére a Költségvetési Főosztály vezetője vagy az általa megbízott, a  közbeszerzésekért felelős kormánytisztviselő, továbbá az NKFI Hivatal elnöke által erre – írásban – megbízott szakértő (hivatalos közbeszerzési tanácsadó) jogosult. 11. Pénzügyi ellenjegyzés 11.1 A 7–10. alcím szerinti ellenjegyzéseket követően a javaslattevő a szerződés tervezetét – amennyiben az pénzügyi kötelezettségvállalást is jelent – a rendelkezésre álló költségvetési előirányzatokhoz kapcsolódó kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése céljából megküldi az államháztartási jogszabályoknak való megfelelés és a fedezet rendelkezésre állásáért felelős gazdasági vezetőnek. A pénzügyi ellenjegyzéssel egyidejűleg a Költségvetési Főosztály a „Szerződéselőkészítő-lap”-on feltünteti a kötelezettségvállalás előzetes nyilvántartási számát is. 12. Az ellenjegyzésre vonatkozó további szabályok 12.1 Amennyiben a szerződés ellenjegyzésére jogosultak az ellenjegyzést a tervezet módosításához, kiegészítéséhez kötik, javaslattevő azt kijavítja, kiegészíti, és – az előzmények csatolásával – ellenjegyzés céljából újból továbbítja a jelen alcímben meghatározottak részére. 12.2 A szerződés tervezetét ellenjegyzésre az arra jogosultnak úgy kell megküldeni, hogy az ellenjegyzésre legalább 3 munkanap álljon rendelkezésre. Ennél rövidebb határidővel – amennyiben az NKFI Hivatal elnöke eltérően nem rendelkezik – a szerződés kizárólag az ellenjegyző előzetes beleegyezésével adható át. 12.3 Amennyiben az NKFI Hivatal elnöke írásban másként nem rendelkezik, az ezen utasítás szerinti bármely ellenjegyzés hiányában a szerződés nem írható alá. 13. Szerződés felterjesztése és aláírása, a szerződés alaki követelményei 13.1 A szükséges ellenjegyzések megtörténtét követően a szerződés tervezetét meg kell küldeni a szerződő partner(ek)nek. A jelen utasítás szerint előzetesen nem véleményeztetett, a szerződő partner által már aláírt tervezet hivatali véleményeztetésére, ellenjegyzésére és aláírására csak kivételes esetben, akkor kerülhet sor, ha a tervezet előzetes véleményeztetésével és ellenjegyzésével járó idő a jogügyletet meghiúsítaná. 13.2 Javaslattevő – a 12.3 alpontban foglaltak kivételével – kizárólag az utasításban meghatározott ellenjegyzésekkel ellátva, a szerződő partner részéről elfogadott, cégszerűen aláírt szerződést terjesztheti fel az aláírására jogosult részére legalább 3 eredeti példányban, amelyből 2 eredeti példány az NKFI Hivatal példánya (1 eredeti példány – különösen a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele érdekében – a Gazdasági Osztályt, a másik eredeti példány a javaslattevő szervezeti egységet illeti meg). Amennyiben a szerződésben kettőnél több fél szerepel, a szerződést annyival több példányban kell elkészíteni, amennyi szerződő fél van. Amennyiben a szerződő partner(ek) egynél több eredeti példányra tart(anak) igényt, úgy ennek megfelelően kell növelni a szerződés eredeti példányszámát. Az NKFI Alap támogatási szerződések – jelen utasítástól eltérő – eredeti példányainak számára és jogosultjaira az NKFI Alap gazdálkodására vonatkozó szabályzatban foglaltak irányadók. 13.3 A partner vagy képviselője aláírásának valósságát és hitelességét a szerződést előkészítő szervezeti egység ellenőrzi, különösen a partnertől beszerzendő okiratok [így különösen létesítő (alapító) okirat, hitelesített aláírási címpéldány, ellenjegyzett aláírás-minta, személyazonosító igazolvány] vagy bárki számára hozzáférhető és nyilvános hatósági nyilvántartások (így különösen cégjegyzék, civil szervezetek nyilvántartása) alapján azzal, hogy az ingyenes vagy kereskedelmi cégjegyzék adatai hiányossága, bizonytalansága esetén a Jogi és Igazgatási Főosztály a közfeladatot ellátó szervek számára elérhető cégjegyzékből segít a kérdéses adatok tisztázásában. 13.4 A szerződést az NKFI Hivatal részéről a 3. alcímben meghatározott képviseletre és aláírásra jogosult személy írja alá. 13.5 Aláírásra felterjeszteni kizárólag az aláírás napján vagy az után hatályba lépő szerződést lehet. 13.6 A szerződés alapján történő kifizetések számfejtéséhez, teljesítéséhez szükséges, így különösen az adó- és járulékszámításhoz előírt nyilatkozatok, adatlapok aláíratásáról, beszerzéséről a Költségvetési Főosztály által meghatározott rendben a szerződést előkészítő szervezeti egység gondoskodik. IV. Fejezet SZERZŐDÉS-NYILVÁNTARTÁS, A TELJESÍTÉS ELLENŐRZÉSE 14. A teljesítés figyelemmel kísérése 14.1 A szerződésben rögzített jogok érvényesülését, kötelezettségek teljesítését elsődlegesen a szerződésben, a Gazdálkodási szabályzatban vagy jelen utasításban meghatározott teljesítés igazolására jogosult köteles ellenőrizni. Ha a szerződés teljesítése során olyan ok vagy körülmény merül fel, amely szerződésszegéshez vezethet vagy a  teljesítést meghiúsíthatja, az ennek megszüntetéséhez vagy a megfelelő jogkövetkezmények alkalmazásához szükséges intézkedéseket haladéktalanul meg kell tenni. Ha a teljesítés igazolására jogosult a teljesítést – mennyiségi, minőségi vagy bármely egyéb szempontból – hibásnak tartja, köteles a teljesítés igazolását megtagadni vagy a teljesítést igazoló okmányba a részlegességre utaló nyilatkozatot vagy jogfenntartó nyilatkozatot felvenni. 14.2 A szerződés esetleges pénzügyi átütemezésének tervéről a Költségvetési Főosztályt haladéktalanul írásban értesíteni kell. Az NKFI Alap támogatási szerződések esetén a – jelen utasítástól eltérő – tájékoztatásra az NKFI Alap gazdálkodására vonatkozó szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni. 14.3 A javaslattevő és a szerződés tárgya következtében érintett szakmai főosztály köteles a tartós jogviszony alapját képező szerződéseket évente felülvizsgálni, különös tekintettel a jogszabályváltozásokra, a feladatellátás racionalizálására, a szerződés tárgyára és értékére. Az NKFI Alap támogatási szerződések esetén a – jelen utasítástól eltérő – nyomon követésre az NKFI Alap gazdálkodására vonatkozó szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni. 14.4 A szerződés módosítására és megszüntetésére a szerződés megkötésére vonatkozó szabályok megfelelően irányadók. 14.5 A szerződés megszűnéséről, a megszűnés módjáról, valamint a szerződésben foglalt határidő teljesítés nélküli lejártáról vagy a szerződés egyéb módon való meghiúsulásáról írásban haladéktalanul értesíteni kell az illetékes pénzügyi és a jogi szakterületet. 15. Szerződés-nyilvántartás 15.1 A hatályos szerződések nyilvántartását a szerződést előkészítő szervezeti egység végzi. A nyilvántartás körébe tartozik: a) az 5. melléklet szerinti táblázat vezetése, b) a szerződések tárolása, c) adat- és információnyújtás, d) a szerződés iratainak az iratkezelési szabályzat szerinti irattárba helyezése. 15.2 A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződéseket az előkészítő szervezeti egység az aláírást követően haladéktalanul köteles eljuttatni a Költségvetési Főosztály részére, a rendelkezésre álló költségvetési előirányzatokhoz kapcsolódó, az NKFI Hivatal Gazdálkodási szabályzatában meghatározott kötelezettségvállalási nyilvántartás naprakész vezetésének és dokumentumokkal alátámasztott biztosítása érdekében, a Gazdálkodási szabályzatban meghatározottak szerint. 15.3 Az 5. melléklet szerinti nyilvántartást elektronikus formában, folyamatosan, naprakészen kell vezetni. A nyilvántartásban át kell vezetni a szerződés módosításával és megszűnésével kapcsolatos adatokat is. A pénzügyi kihatással bíró szerződésekben bekövetkező változásokról a szerződés nyilvántartását végző szervezeti egység a változás hatálybalépésével egyidejűleg köteles tájékoztatni a Költségvetési Főosztályt is. 15.4 Az NKFI Hivatal elnöke, a Jogi és Igazgatási Főosztály vezetője, valamint a pénzügyi kihatással bíró szerződésekről a  gazdasági vezető a nyilvántartott szerződésekből bármely adatot kérhet, azokba korlátozás nélkül betekinthet. A szerződések tartalmáról továbbá tájékoztatást kérhet az NKIF Hivatal azon alkalmazottja, akinek az adatra munkaköri feladata ellátása céljából rendszeresen vagy esetileg szüksége van. 15.5 Amennyiben a szerződés nyilvántartásáért felelős szervezeti egység a betekintést megtagadja, a tájékoztatást kérő szervezeti egység vezetője az NKFI Hivatal elnökétől kérhet engedélyt a szerződés tartalmának megismerésére. 15.6 Az NKFI Alap támogatási szerződések – jelen utasítástól eltérő – nyilvántartására az NKFI Alap gazdálkodására vonatkozó szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni. V. Fejezet ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 16. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 17. Jelen utasítás rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. 18. Hatályát veszti: a) az Országos Tudományos Kutatási Alapprogramok Iroda (OTKA Iroda) igazgatója és az Országos Tudományos Kutatási Alapprogramok Bizottság elnöke által 2014. április 1-jén kiadott „Megbízási szerződések alkalmazásának szabályzata” c. dokumentum; b) a Nemzeti Innovációs Hivatal elnöke által kiadott: ba) a szerződések megkötésének és nyilvántartásának rendjéről, valamint a közbeszerzés hatálya alá nem tartozó beszerzésekről szóló 7/2012. elnöki utasítás; bb) a szerződések megkötésének és nyilvántartásának rendjéről, valamint a közbeszerzés hatálya alá nem tartozó beszerzésekről szóló 7/2012. elnöki utasítás módosításáról szóló 1/2014. elnöki utasítás és bc) a szerződések megkötésének és nyilvántartásának rendjéről, valamint a közbeszerzés hatálya alá nem tartozó beszerzésekről szóló 7/2012. elnöki utasítás módosításáról szóló 8/2014. elnöki utasítás. Pálinkás József s. k., elnök