35/2011. (HK 6.) HM KPH s z a k utasítása a HM fejezet közgazdasági, pénzügyi és számviteli szakellenőrzésének rendjéről.

35/2011. (HK 6.) HM KPH s z a k utasítása a HM fejezet közgazdasági, pénzügyi és számviteli szakellenőrzésének rendjéről. A HM fejezeten belül a közgazdasági, pénzügyi és számviteli szakellenőrzések rendjére a 2004. évi CV. tv. (a továbbiakban: Hvt.) 110. § (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján – a honvédelmi tárca ellenőrzési rendjéről szóló 52/2007. (HK 11.) HM utasítás, valamint a külföldi szolgálatot teljesítők ellenőrzési rendjéről szóló 103/2007. (HK 18.) HM utasítás előírásaival összhangban – az alábbi szakutasítást adom ki: I. Általános szabályok 1. A szakutasítás célja a szakellenőrzési feladatok részletes szabályainak megállapítása. 2. A szakutasítás hatálya kiterjed a HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatal (a továbbiakban: HM KPH) teljes személyi állományára, a speciális gazdálkodást folytató honvédelmi szervezetekre (a továbbiakban: SGSZ), valamint a nemzetközi válságkezelő és béketámogató műveletekbe felajánlott katonai szerveztek HM KPH szakmai irányítása alá tartozó szervezeti elemeire. 3. A jelen szakutasításban nem szabályozott kérdések tekintetében a hivatkozott szabályozókban meghatározottak az irányadók. A szakutasítást minden esetben az előbbi szabályozók vonatkozó előírásaival összhangban kell alkalmazni. 4. A szakutasítás szempontjából végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezetnek a honvédelmi szervezetek pénzügyi és számviteli ellátását biztosító referatúrák (a továbbiakban: GTPER-ek), a HM KPH NKI Nemzetközi Gazdálkodás Támogató és Pénzügyi Ellátó Osztály (a továbbiakban: NGTPEO), valamint a Nemzetközi Válságkezelő és Békeműveleteket Támogató Osztály (a továbbiakban: NVBTO), az SGSZ-ek önálló végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezeti elemei, valamint a nemzetközi válságkezelő és béketámogató műveletekbe felajánlott katonai szerveztek HM KPH szakmai irányítása alá tartozó szervezeti elemei minősülnek. II. A szakellenőrzés rendszerével szemben támasztott követelmények 5. A közgazdasági, pénzügyi és számviteli szakellenőrzés (a továbbiakban: szakellenőrzés) a HM KPH Ellenőrzési és Ellenjegyzési Igazgatóság (a továbbiakban: HM KPH EEI), a HM KPH Gazdálkodás Támogató és Pénzügyi Ellátó Igazgatóság (a továbbiakban: HM KPH GTPEI), valamint a végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezetek által a pénzügyi és számviteli szaktevékenységre irányuló ellenőrzési forma, melynek célja, hogy – a parancsnoki (intézmény vezetői) és a szakmai vezetés döntéseinek megalapozottsága, a szükséges intézkedések időbeni megtétele érdekében – biztosítsa, illetve segítse elő: – a költségvetési gazdálkodást szabályozó rendelkezések, valamint a közgazdasági, pénzügyi és számviteli vonatkozású jogszabályok, szabályozók, rendelkezések betartását, illetve azok egységes alkalmazását, a helyes gazdálkodási szemlélet érvényesülését; – a beszerzésekkel, közbeszerzésekkel kapcsolatos jogszabályok, tárca szintű előírások maradéktalan betartását; – a személyi állomány illetménnyel, devizaellátmánnyal, egyéb pénzbeni juttatásokkal, költségtérítésekkel, díjazásokkal való időbeni, a vonatkozó szabályozóknak megfelelő mértékű ellátását; – az adózással (személyi jövedelemadó, munkáltatót terhelő személyi jövedelemadó, általános forgalmi adó) kapcsolatos előírások érvényesülését; – a számviteli és bizonylati fegyelem betartását, a fejezet Költségvetési Gazdálkodási Információs Rendszer (HM KGIR) és egyéb kapcsolódó adatfeldolgozási rendszerek (ESZKÖZ analitikus nyilvántartó rendszer) eredményes működtetését; – a pénzeszközök (forint, illetve valuta) előírásszerű kezelését és elszámolását; – a kincstári vagyon védelmét, a pénzügyi károk, visszaélések megelőzését, azok időben történő feltárását, a károk megtérülését; – a készenlét fokozása, illetve a minősített időszak pénzügyi és számviteli feladatainak előkészítését és ellátását; – a szakmai feladatok eredményes végrehajtását, valamint a hatékony munka- és ellenőrzési módszerek alkalmazását; – a HM KGIR központi adatbázis lekérdezési rendszer folyamatos – a szakellenőrzések tapasztalatain alapuló – fejlesztését; – a HM KGIR rendszerben lévő kontroll mechanizmusok (automatizmusok) hatékonyságának növelését. Az ellenőrzéssel szemben támasztott követelmények: a) tárja fel az ellenőrzött terület, vagy az ellenőrzés tár gyának objektív megítéléséhez szükséges tényeket, az ok-okozati összefüggéseket, a befolyásoló körülményeket, tényezőket; b) állapítsa meg az eredményeket, tárja fel a mulasztásokat és az azokat kiváltó okokat; c) legyen rendszeres, következetes, megelőző és szükség szerint váratlan, időben derítse fel a hibákat; d) adjon szakmai iránymutatást a feltárt hiányosságok kiküszöbölésére. 6. A szakellenőrzést helyszínen, vagy adatbekérés útján, minden esetben a legoptimálisabb ellenőrzési módszerek alkalmazásával kell végrehajtani. Az általánosan alkalmazott vizsgálati módszerek a következők: – az ellenőrzöttek beszámoltatása, meghallgatása, előzetes jelentések, adatszolgáltatások bekérése, a kapott információk feldolgozása; – okmányok, nyilvántartások és egyéb dokumentumok tanulmányozása, elemzése (dokumentális ellenőrzés); – eszközök és források teljes, vagy részleges leltározása; – informatika rendszerek adatbázisából nyert informá ciók, adatok elemzése. A szakellenőrzés módszerét – az ellenőrzés formájától, illetve céljától függően – minden esetben úgy kell megválasztani, hogy az, az ellenőrzés eredményességét biztosítsa. 7. A szakellenőrzés során elsődlegesen a helyszíni, dokumentális ellenőrzést kell alkalmazni, amely a szabályszerűség, illetve az adatok valódiságának megállapítására irányuló alapvető vizsgálati módszer. Az ilyen jellegű ellenőrzés elsődlegesen a bizonylatok, az okmányok, a könyvelés, a nyilvántartások és az elszámolások érdemi és számszaki helyességének megállapítását célozza. 8. A szakellenőrzés módszerét tekintve lehet tételes, illetve szúrópróbaszerű. A tételes szakellenőrzés az ellenőrzést elrendelő által meghatározott időszak, illetve terület összes bizonylatának, okmányának, a könyvelésnek, a nyilvántartásoknak és az elszámolásoknak hiánytalan, hézagmentes dokumentális ellenőrzését jelenti. Tételes szakellenőrzést kell végrehajtani: – ha a vizsgált terület tekintetében a jelen szakutasítás 1. számú mellékletében tételes szakellenőrzés van meghatározva; – visszaélés alapos gyanúja esetén, illetve annak megelőzése érdekében; – egyéb, összeférhetetlenség miatt indokolt (pl.: ha a pénztárosi teendőket adott időszakban az érvényesítési jogkörrel rendelkező személy látta el), vagy az ellenőrzést végrehajtó személy(-ek) által szükségesnek tartott esetekben. A szúrópróbaszerű szakellenőrzés során a vizsgálat céljából kiválasztott okmányok, bizonylatok mennyiségével és összetételével szemben alapvető követelmény, hogy azok tipikusak legyenek, kellően reprezentálják az ellenőrzött feladatot, szakterületet és azok alapján az összes lényeges hiányosság, eredmény feltárásra és tárgyilagosan értékelésre kerülhessen. 9. A szakellenőrzéseket a feladat jellegétől függően átfogó, téma-, cél-, illetve utóellenőrzés keretében lehet végrehajtani. Az átfogó szakellenőrzés egy adott honvédelmi szervezetet ellátó végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezetnél a közgazdasági, pénzügyi és számviteli szakmai tevékenység teljes körű, meghatározott időszakra vonatkozó objektív megítélésére irányul. A témaellenőrzés több honvédelmi szervezet tekintetében – egy adott vizsgálati terület tekintetében – végrehajtott, a közgazdasági, pénzügyi és számviteli szakterületen belül egy-egy szakfeladat teljesítésének, illetve a vonatkozó jogszabályok, belső rendelkezések gyakorlati alkalmazásának vizsgálata. A célellenőrzés egy adott honvédelmi szervezetet ellátó pénzügyi és számviteli szervezeti elemnél, egyes konkrét esetek, jelenségek, körülmények kivizsgálására, a közgazdasági, pénzügyi és számviteli feladatok, illetve részfeladatok végrehajtása színvonalának megítélésére irányul. Az utóellenőrzés egyrészt a korábbi szakellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetésére tett javaslatok realizálásának, másrészt a megszabott feladatok végrehajtásának ellenőrzésére irányul. 10. A szakellenőrzések során a vizsgált bizonylatokon, okmányokon és nyilvántartásokban az ellenőrzés tényét az intézményi szintű belső szakellenőrzés esetében zöld, míg az elöljárói felügyeleti, a szakterületi belső-, valamint a parancsnoki szakellenőrzés vonatkozásában piros színnel kell jelezni és dátummal, aláírással igazolni. 11. Az ellenőrző személy jogosult: a) a biztonsági korlátozó és titokvédelemi intézkedések megtartásával az ellenőrzött szervezet – ellenőrzés tárgyával összefüggő – valamennyi objektumába, helyiségébe belépni; b) az ellenőrzöttek szolgálati tevékenységét vizsgálni (megtekinteni), azzal kapcsolatban kérdéseket feltenni, arra a kérdés tartalmának megfelelően teljes körű tájékoztatást megkapni; c) megfelelő betekintési jogosultság megléte esetén a titokvédelemre vonatkozó előírások megtartásával mindazon iratba, okmányba betekinteni, amelyek ismerete szükséges; d) a feladatával összefüggő okmányról, iratról az ügyviteli szabályok betartásával másolatot, vagy kivonatot készíteni; e) az ellenőrzés tárgyával összefüggő kérdésekben az ellenőrzött szervezet állományába tartozóktól tájékoztatást kérni; f) indokolt esetben szakértő kirendelését kezdeményezni. Az ellenőrző személy köteles: a) ellenőrzési munkája során az ellenőrzésre vonatkozó előírásokat, az ellenőrzési programban foglaltakat, valamint az őt megbízó rendelkezéseit maradéktalanul betartani; b) az ellenőrzött szervnél, illetve annak részegységeiben a biztonsági szabályokat betartani; c) tevékenységének megkezdéséről az ellenőrizendő szerv vezetőjét tájékoztatni; d) az objektív vélemény kialakításához elengedhetetlen dokumentumokat és körülményeket teljes körűen megvizsgálni; e) megállapításait tárgyszerűen, a valóságnak megfelelően írásba foglalni; f) az ellenőrzés alatt megismert állami, szolgálati, üzleti és magántitkot megőrizni, illetve jogszabályban meghatározott adatvédelmi kötelezettségének maradéktalanul eleget tenni; g) közvetlen szolgálati elöljárójának haladéktalanul jelentést tenni, amennyiben az ellenőrzés során bűncselekményre, szándékos szabálysértésre utaló körülmény, illetve annak gyanúja merül fel; h) az ellenőrzés befejezését követően megállapításait az ellenőrzött szerv vezetőjével, valamint a vonatkozó részek tekintetében a felelőssé tett személyekkel ismertetni és azok írásbeli észrevételeit – az átvétel igazolásával – átvenni, azokat jelentéséhez mellékelni, továbbá az észrevételek parancsnoki (vezetői) elbírálására javaslatot tenni; i) az átvett dokumentumokról átvételi elismervényt adni, az ellenőrzés lezárását követően a dokumentumokat hiánytalanul visszaszolgáltatni; j) a személyére nézve összeférhetetlenségi ok fennállása esetén haladéktalanul jelentést tenni az ellenőrzés vezetőjének. Az ellenőrző személy felelős: a) az ellenőrzés időbeni és szakszerű végrehajtásáért; b) a tények, jelenségek és összefüggések tárgyilagos megállapításáért; c) a jogszabálysértések bizonyítási eszközeinek megőr zéséért; d) a minősített adatok és a magántitok megtartásáért; e) az összeférhetetlenség jelentéséért. Összeférhetetlenség esetén a szakellenőr kizárólag a HM KPH főigazgató külön engedélye alapján vehet részt az ellenőrzésben. Összeférhetetlenség ténye áll fenn, amennyiben az ellenőr: a) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjének, vagy alkalmazottjának – a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. § b) pontja szerinti – hozzátartozója; b) korábban az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjének munkáltatói jogköre alá tartozott, a jogviszony megszűnésétől számított három éven belül; c) az ellenőrzés tárgyilagos lefolytatása tőle egyéb okból nem várható el. 12. Az ellenőrzött személy jogosult: a) az ellenőrzés vezetőjétől a jóváhagyott ellenőrzési program bemutatását kérni, ennek hiányában az ellenőrzést megtagadni; b) az ellenőrzés megállapításait megismerni, azokra észrevételeket tenni és az észrevételekre szóban, vagy írásban választ kapni; c) személyes felelősségével kapcsolatban adott írásbeli magyarázatára írásban választ kapni; d) titoktartási kötelezettség esetén – amennyiben ennek feloldását az ellenőr nem szerezte meg – a titoktartási kötelezettség alá vont témában az információ szolgáltatását, a dokumentum bemutatását vagy átadását megtagadni; e) az ellenőr, vagy mások testi épségének és egészségének megóvása, valamint a vagyon védelme érdekében az ellenőr belépését (mozgását) az adott területre, objektumra érvényes biztonsági előírások betartásához, védőfelszerelés használatához kötni (e korlátozás nem minősül az ellenőrzés akadályozásának). Az ellenőrzött személy köteles: a) az ellenőrzés feltételeit biztosítani, végrehajtását se gíteni; b) az ellenőr részére a szóban vagy írásban kért tájékoz tatást (felvilágosítást), nyilatkozatot megadni, a dokumentációkba a betekintést biztosítani, indokolt esetben az eredeti iratokat másolat és átvételi elismervény ellenében az ellenőrnek átadni; c) az ellenőr kérésére a rendelkezésre bocsátott dokumentáció (iratok, okmányok, adatok) teljességéről nyilatkozni; d) az ellenőrzés során feltárt hibák kijavítása céljából a saját hatáskörébe tartozó intézkedéseket a megadott határidőre megtenni és erről az ellenőrző szerv vezetőjét – az ellenőrzött szerv vezetője útján – tájékoztatni. 13. A szakellenőrzési rendszer – az ellenőrzést végrehajtó, illetve az ellenőrzött szervezet (szervezeti elem) szolgálati, illetve szakmai alá-fölé rendeltségi (beleértve a szakmai irányítást is) viszonyából adódóan – elöljárói felügyeleti, szakterületi belső-, „parancsnoki”, illetve intézményi szintű belső szakellenőrzésekre tagolódik. III. A HM KPH által végrehajtott elöljárói felügyeleti, illetve szakterületi belső szakellenőrzések rendje 14. A HM KPH EEI által végrehajtott szakellenőrzés a HM KPH szakmai irányítása alá tartozó pénzügyi és számviteli szervezeteknél, illetve szervezeti elemeknél folyó költségvetési gazdálkodás pénzügyi és számviteli feladatai tervezésének, előkészítésének, végrehajtásának, beszámolásának, valamint a szakmai munka színvonalának megítélésére irányuló ellenőrzési forma, melynek elsődleges célja, hogy megbízható, valós képet nyújtson a pénz ügyi és számviteli szakmai tevékenység színvonaláról, segítse elő az egységes gazdálkodási szemlélet érvényesülését, biztosítsa a kincstári vagyon védelmét, valamint lehetőség szerint megelőzze a gazdálkodással kapcsolatos esetleges visszaéléseket, mulasztásokat. A HM KPH EEI által az SGSZ-ek, valamint a nemzetközi válságkezelő és béketámogató műveletekbe felajánlott katonai szerveztek HM KPH szakmai irányítása alá tartozó szervezeti elemeinél végrehajtott szakellenőrzés elöljárói felügyeleti, a GTPER-eknél, valamint a HM PRI vonatkozásában az NGTPEO-nál végrehajtott szakellenőrzés pedig szakterületi belső szakellenőrzésnek minősül. A szakellenőrzések végrehajtására – jóváhagyott ellenőrzési program alapján – az erre a feladatra rendszeresített szervezeti elem jogosult. 15. A HM KPH szakellenőrzési tevékenysége alapjául szolgáló éves ellenőrzési tervet a HM KPH főigazgatója hagyja jóvá. A jóváhagyott éves szakellenőrzési tervnek tartalmaznia kell: a) az ellenőrzések főbb célkitűzéseit és feladatait; b) kimutatást a rendelkezésre álló ellenőri kapacitások ról (munkanapokról) az alábbiak szerint: – a tervezett átfogó szakellenőrzéseket, azok időpont ját, illetve ellenőri munkanap szükségletét az ellenőrzésben érintett végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezeteket; – a tervezett témavizsgálatokat, azok időpontját, ezen ellenőrzések ellenőri munkanap szükségletét, valamint az ellenőrzésben érintett végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezeteket; – a tervezett cél-, és utóellenőrzések várható időpontját, illetve azok ellenőri munkanap szükségletét, valamint az ellenőrzésben érintett végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezeteket. A szakellenőrzéseket a HM KPH EEI részéről minden esetben úgy kell megtervezni, hogy a HM KPH szakmai irányítása alá tartozó végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezetek, illetve szervezeti elemek tekintetében – a teljes pénzügyi és számviteli szakterületre kiterjedő fejezetszintű (pl.: fejezetszintű komplex, átfogó fejezetszintű államháztartási belső ellenőrzés) ellenőrzéseket is figyelembe véve – lehetőség szerint a 3 évenkénti, az egyes honvédelmi szerveztek pénzügyi és számviteli ellátását biztosító GTPER-ek tekintetében pedig lehetőség szerint az 5 évenkénti átfogó szakellenőrzés – a nemzetközi válságkezelő és béketámogató műveletekbe felajánlott katonai szervezetek, valamint az NGTPEO és az NVBTO kivételével – megvalósuljon. Az átfogó szakellenőrzések keretében jelen szakutasítás 2. számú mellékletében meghatározott területeket kell részletesen vizsgálni és értékelni. Témavizsgálatot kell elrendelni és végrehajtani a pénzügyi és számviteli szakmai tevékenységre vonatkozó alapvető jogszabályok, normák, belső szabályozók, eljárási rend változásából eredő esetleges téves értelmezési, illetve alkalmazási problémák megelőzése érdekében. Az utóellenőrzést, vagy külön célellenőrzés, vagy a következő átfogó szakellenőrzés keretében kell végrehajtani. Célellenőrzés formájában kell végrehajtani az utóellenőrzést, ha az előző szakellenőrzés bűncselekményt, visszaélést tárt fel. A HM KPH célellenőrzést köteles végrehajtani, ha a szakmai irányítása alá tartozó pénzügyi és számviteli szervezetnél visszaélés alapos gyanúja merült fel, illetve akkor, ha a gazdálkodással kapcsolatos szabályokat súlyosan megsértették. 16. A szakellenőrzés végrehajtásáról az ellenőrzésben érintett honvédelmi szervezet vezetőjét (az elöljáró vezetők egyidejű tájékoztatása mellett) az ellenőrzési program megküldésével előzetesen (a helyszíni vizsgálat megkezdése előtt átfogó szakellenőrzés esetén legalább 14 nappal, téma, cél- és utóellenőrzés esetén pedig legalább 7 nappal) tájékoztatni kell. Ettől eltérni kizárólag abban az esetben lehet, ha az ellenőrzés váratlanságát az ellenőrzés alá vont terület, feladat (pl.: pénztárrovancs, váratlan célellenőrzés stb.) indokolja, valamint ha az ellenőrzés váratlansága érdemben befolyásolhatja az ellenőrzés kimenetelét, eredményességét, illetve hatékonyságát. A helyszíni ellenőrzés megkezdéséről, valamint az ellenőrzés tervezett lefolyásáról az adott honvédelmi szervezet vezetőjét az ellenőrzés vezetőjének az ellenőrzés megkezdésekor szóban tájékoztatnia kell. 17. A szakellenőrzéseket minden esetben a HM KPH főigazgató által jóváhagyott ellenőrzési program alapján kell és lehet végrehajtani. Az ellenőrzési programot a kijelölt bizottság vezetője állítja össze, illetve terjeszti fel a HM KPH főigazgató részére jóváhagyásra. Az ellenőrzési program tartalmazza: a) az ellenőrizendő szervezet (szervezeti elem) megne vezését; b) az ellenőrzés témáját, célját; c) az ellenőrzés típusát, módszerét; d) az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalma zást; e) az ellenőrizendő időszakot; f) az ellenőrzés tervezett időtartamát; g) az ellenőrző bizottság vezetőjét, tagjait, katonai vagy személyi igazolványuk számát; h) az ellenőrzés részletes feladatait; i) az ellenőrzés végrehajtásának ütemtervét; j) szükség szerinti egyéb rendszabályokat; k) a kiállítás keltét; l) az elrendelésre jogosult aláírását. 18. Szükség esetén az ellenőrző bizottság vezetője az ellenőrzési program összeállítása, a rendelkezésre álló ellenőri kapacitások és végrehajtandó feladatok célszerű és optimális összehangolása érdekében ellenőrzési kérdőív ki töltését kezdeményezheti az ellenőrizendő végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezetnél. A kérdőív pontos, hiteles kitöltéséért az ellenőrzött végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezet (szervezeti elem) vezetője a felelős. A kitöltött kérdőívet a HM KPH főigazgató által jóváhagyott ellenőrzési program irattári példányához kell csatolni, majd az általános ügyviteli szabályok szerint kell megőrizni. 19. A szakellenőrzés típusától függetlenül – az adott végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezet ellenőrzése során – pénztárellenőrzést minden esetben végre kell hajtani. 20. A pénztárellenőrzés megtörténtét az aktuális „Napi pénztárjelentésen” kell feltüntetni. A záradékban az ellenőrzés folyamán megállapított észrevételeket (hibákat) rögzíteni kell. Ha az ellenőr a pénztárellenőrzéskor hiányt, illetve többletet, vagy szabálytalanságot nem tapasztal, a következő záradékot jegyzi fel: „A pénztárellenőrzést ......... év .................................... hó ......... nap ........ óra ........ perckor végrehajtottam. A pénztárban előtalált készpénzkészlet összege a napi pénztárjelentés záró egyenlegével megegyezett. A készpénz biztonságos kezelésével, őrzésével, az előlegek (vásárlási, utazási) elszámolásával, valamint a kincstári kártya használatával kapcsolatban észrevétel nem merült fel. A szigorú számadásköteles nyomtatványok hiánytalanul, a nyilvántartásnak megfelelően előtalálhatóak.”. Az ellenőrzési záradékban az észrevételek között mind a pénztárhiány, mind a pénztártöbblet összegét és az eltérés rendezésének módját rögzíteni kell. A pénztárellenőrzésnél előtalált pénztártöbbletet, vagy pénztárhiányt – amennyiben az ellenőrzéskor annak okát felfedni nem lehetett – a pénztárossal jegyzőkönyv alapján be kell vételeztetni (Egyéb bevétel), illetve kiadásba (Egyéb kiadás) kell helyezni. Pénztárhiány esetén az érintett pénztárossal szemben – az állománycsoportra vonatkozó jogszabályoknak megfelelően – az állományilletékes vezetőnek (parancsnoknak) kártérítési eljárást kell lefolytatnia. A pénztárhiányt a lefolytatott káreljárás eredményének megfelelően kell rendezi. Amennyiben a pénztártöbblet, illetőleg a pénztárhiány eredete tisztázódott, a többletet az eredeti rendeltetésének megfelelően kell kezelni, a hiány miatt esetleg levont, illetőleg az eljáráson kívül befizetett összeget – a hiány keletkezési okát is figyelembe véve – a jogosult részére vissza kell fizetni. 21. A szakellenőrzések végrehajtása során az ellenőrzésben érintett honvédelmi szervezet személyi állományának meghallgatására az ellenőrzést végrehajtók részéről – fogadóóra keretében – lehetőséget kell biztosítani. A felmerült pénzügyi és számviteli szakterületet érintő kérdéseket, panaszokat és egyéb bejelentéseket az ellenőrzés végrehajtása során meg kell vizsgálni, azokra lehetőség sze rint az ellenőrzés befejezéséig választ kell adni, illetve a rendezésükre az illetékes honvédelmi szervezetek felé intézkedést kell kezdeményezni. 22. A helyszíni ellenőrzés lezárásaként a szakellenőrzés vezetőjének az ellenőrzésben érintett honvédelmi szervezet vezetőjét tájékoztatnia kell a szakellenőrzés honvédelmi szervezetet érintő fontosabb megállapításairól, illetve az esetlegesen feltárt hiányosságokról. A szakellenőrzések részletes megállapításait, tapasztalatait a helyszíni ellenőrzés befejezését követően jelentés formájában írásba kell foglalni, amelyet a HM KPH főigazgatójának jóváhagyása előtt egyeztetés céljából meg kell küldeni az adott honvédelmi szervezet parancsnoka (vezetője) részére, akinek a jelentés tervezet kézhezvételétől 15 nap áll rendelkezésére az észrevételek írásban történő megtételére. A szervezet vezetője által tett észrevételeket (abban az esetben is, ha az nemleges) az ellenőrzési jelentés irattári példányához kell csatolni és az általános ügyviteli szabályok szerint kell megőrizni. Az ellenőrzési jelentésnek tartalmaznia kell: a) az ellenőrzésben érintett szervezet(-ek) megneve zését; b) az ellenőrzött időszakban hivatalban volt és lévő ve zetők nevét, beosztását; c) az ellenőrzést végrehajtó személyek megnevezését; d) az ellenőrzésre vonatkozó felhatalmazás megjelö lését; e) az ellenőrzött időszakot; f) az ellenőrzés kezdetét és végét; g) a vizsgálat célját, feladatait; h) az ellenőrzés részletes megállapításait (az ellenőrzési program szempontjainak sorrendjében); i) a következtetéseket és javaslatokat. 23. A szakellenőrzésnek a feltárt hibák, hiányosságok megszüntetése és azok jövőbeni megelőzése érdekében a végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezet vezetője részére (szükség esetén az érintett honvédelmi szervezet vezetőjének tájékoztatása mellett) intézkedési javaslatot kell készíteni. Az intézkedési javaslat alapján az ellenőrzöttnek az ellenőrzési jelentés kézhezvételét követően 30 napon belül Intézkedési tervet, 90 napon belül pedig a feltárt hiányosságok felszámolásáról foganatosítási jelentést kell készítenie. A foganatosítási jelentésben részletesen számot kell adni az Intézkedési tervben meghatározott feladat(-ok) végrehajtásáról. A pénzügyi és számviteli szakterület vonatkozásában megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében a végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezet vezetője – amennyiben az vezetői intézkedést igényel – tegyen javaslatot az illetékes honvédelmi szervezet(-ek) vezetője részére is. Az ellenőrzési jelentést, illetve a foganatosítási jelentésben leírtakat az ellenőrző szervezet részéről minden eset ben egyeztetni, annak tényét és eredményét a kapcsolódó ügyiratokon rögzíteni kell. 24. A HM KPH EEI az általa, valamint a végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezetek által végrehajtott szakellenőrzések teljesítéséről és főbb tapasztalatairól minden év március 15-ig összefoglaló jelentést készít a HM KPH főigazgató részére. A beszámoló jelentés az alábbiakat tartalmazza: – a HM KPH szintű éves szakellenőrzési terv megvaló sulását, az esetleges eltérések okait; – a végrehajtott szakellenőrzések főbb tapasztalatait (2. sz. melléklet pontjai szerint); – kimutatást a végrehajtott szakellenőrzésekről (3. sz. melléklet szerint); – a szakellenőrzések által feltárt károkat (5. sz. mellék let szerint); – a szakellenőrzésekre fordított munkanapok számát (6. sz. melléklet szerint), valamint – a szakellenőrzési tevékenységgel kapcsolatos egyéb észrevételeket, javaslatokat. IV. A Gazdálkodás Támogató és Pénzügyi Ellátó Referatúrák „parancsnoki” szakellenőrzésének rendje 25. A GTPER-ek „parancsnoki” szakellenőrzését a HM KPH GTPEI tervezi, szervezi és hajtja végre. Az ellenőrzések elsősorban a jelen szakutasítás 2. sz. mellékletének 2. pontjában meghatározott vizsgálati területekre, valamint a GTPER-ek működésére, elhelyezésére és funkcionális feladatainak teljesítésére terjedjenek ki. Az ellenőrzések tervszerű és maradéktalan végrehajtása érdekében a HM KPH GTPEI vezetője éves ellenőrzési ütemtervet, illetve hozzá kapcsolódó ellenőrzési programot készít, melyet a HM KPH főigazgató részére terjeszt fel tárgyévet megelőző év december 31-ig történő jóváhagyásra. 26. A hivatkozott ellenőrzéseket jelen szakutasítás 10–20. és 22–23. pontjaiban meghatározottak figyelembevételével kell végrehajtani, az alábbi kiegészítésekkel: – az önálló házipénztárral (beleértve mind a forint-, mind a valuta pénztárakat is) rendelkező honvédelmi szervezetek referatúrájánál a közvetlen szolgálati elöljárónak, illetve helyettesének félévente célellenőrzés keretében váratlan pénztárellenőrzést kell végrehajtania, amelynek során jelen szakutasítás 2. sz. melléklet 2. pontjában felsoroltak közül az első tizenegy francia bekezdésben meghatározottakat kell részletesen vizsgálni és értékelni; – azon GTPER-ek tekintetében, melyek munkaköri jegyzék szerinti létszáma kevesebb mint 3 fő, a hivatkozott pénztárellenőrzést negyedévenként – jelen szakutasítás 2. sz. melléklet 2. pontjában felsoroltak közül az első tizenegy francia bekezdésben meghatározottakra kiterjedően – kell végrehajtani. A végrehajtott ellenőrzések megállapításainak, észrevételeinek írásba foglalására jelen szakutasítás 22. pontjában meghatározottakat kell alkalmazni azzal az eltéréssel, hogy a jelentést egyeztetés céljából nem kell az ellenőrzésben érintett honvédelmi szervezet parancsnoka (vezetője) részére megküldeni. A szakellenőrzések írásba foglalt megállapításait – egységes nyilvántartás, illetve a szükséges intézkedések megtétele érdekében – az ellenőrzések lezárását követő 30 napon belül a HM KPH EEI részére tájékoztatásul meg kell küldeni. V. A végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezetek intézményi szintű belső szakellenőrzésének rendje 27. A végrehajtó szintű pénzügyi és számviteli szervezetek intézményi szintű belső szakellenőrzésével (a továbbiakban: belső szakellenőrzés) szemben támasztott alapvető követelmény, hogy: – a munkafolyamatba építve képes legyen időben jelezni a vonatkozó szabályoktól, követelményektől való eltérést, továbbá – segítse elő a hiányosságok és szabálytalanságok megelőzését, a káros következmények elhárítását, azok csökkentését, valamint a kincstári vagyon védelmét. 28. A belső szakellenőrzés megszervezése és irányítása terén: a) a HM KPH főigazgató hatáskörébe tartozik: – a GTPER-ek, illetve az NGTPEO és az NVBTO éves belső szakellenőrzési tervének jóváhagyása; – meghatározott időközönkénti beszámoltatás a belső szakellenőrzések végrehajtásáról, az együttműködés megvalósulásáról, az ellenőrzések észrevételeiről, az esetlegesen feltárt hiányosságokról; – a szakellenőrzések megállapításai alapján – a szabálytalanságok megszüntetése, jövőbeni előfordulásuk megelőzése érdekében – a szükséges intézkedések, javaslatok megtétele, azok foganatosításának megkövetelése, valamint szükség esetén a személyi és/vagy anyagi felelősség megállapítása; – szükség esetén további szakellenőrzési kötelezettségek meghatározása mindazon területek tekintetében, amelyek ellenőrzését más rendelkezés, illetőleg jelen szakutasítás nem szabályozza. b) A végrehajtó szintű pénzügyi és számviteli szervezetnél a belső szakellenőrzés megszervezése és irányítása a vezető feladata és kötelessége. A mindenkori vezető felelős: – a belső szakellenőrzések követelményeknek megfelelő, feladatok szerinti megtervezéséért; – a belső szakellenőrzések tervszerű, rendszeres végrehajtásáért, azok szakszerűségéért, megalapozottságáért; – a beosztottak által végrehajtott szakellenőrzésekhez gyakorlati, illetve módszertani támogatásáért; – az elvégzett belső szakellenőrzések előírtak szerinti dokumentálásáért, a megállapítások rögzítéséért; – a tapasztalatok, megállapítások hasznosításához, valamint a feltárt hibák, hiányosságok megszüntetéséhez szükséges javaslatok megtételéért és azok végrehajtásának figyelemmel kíséréséért; – a belső szakellenőrzések teljesítéséről és eredményeiről történő meghatározott időközönkénti beszámolásért. c) Az SGSZ-eknél a belső szakellenőrzési tevékenység működtetéséért, szükség szerinti további részletes szabályozásáért a végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezet vezetője a felelős. d) Az NGTPEO-nál és az NVBTO-nál a belső szakellenőrzési tevékenység működéséért, szükség szerinti további részletes szabályozásáért az adott osztályvezető a felelős. Az NGTPEO-nak a HM PRI vonatkozásában a belső szakellenőrzési feladatokat a GTPER-ekre vonatkozó szabályok szerint – a nemzetközi feladatoktól elkülönülten – kell megterveznie, végrehajtania, dokumentálnia és arról beszámolnia. 29. A végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezetek a belső szakellenőrzések éves tervét jelen szakutasítás 7. sz. mellékletében meghatározott formában és tartalommal készítsék el úgy, hogy azok a HM KPH főigazgató, SGSZ-ek esetében a szervezetek vezetői által a tárgyévet megelőző év december 31-ig jóváhagyásra kerüljenek (a GTPER-ek az éves tervet a szolgálati út betartásával terjesztik fel). Az előzőekben részletezettektől eltérően a nemzetközi válságkezelő és béketámogató műveletekbe felajánlott katonai szervezetek HM KPH szakmai irányítása alá tartozó szervezeti eleme az adott misszió váltási tervével összhangban az adott váltás időtartamára vonatkozóan készítse el a belső szakellenőrzési tervet a pénzügyi és számviteli feladatok átadás-átvételét követő 30 napon belül, melynek jóváhagyása az adott katonai szervezet vezetőjének (parancsnokának) hatáskörébe tartozik. 30. A végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezetek központilag előírt belső szakellenőrzési feladatait, illetve gyakoriságukat egységesen jelen szakutasítás 1. sz. melléklete határozza meg. Az SGSZ-ek esetében a honvédelmi szervezet vezetője – a szervezet sajátosságától és gazdálkodásától függően – további belső szakellenőrzési feladatokat határozhat meg a pénzügyi és számviteli szakterület vonatkozásában. Az eseti jelleggel végrehajtandó belső szakellenőrzési feladatokat, azok végrehajtásának módját és gyakoriságát minden esetben írásos formában, külön kell meghatározni. 31. A végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezet vezetőjének (az NGTPEO, valamint az NVBTO esetében az osztályvezetőnek) havonta két alkalommal váratlan pénztár ellenőrzést kell végrehajtania (beleértve mind a forint-, mind pedig a valuta pénztárat is) jelen szakutasítás 1. sz. melléklet 1. pontjában meghatározott vizsgálati területekre kiterjedően. Az ellenőrzés nem eshet egybe a pénztár átadás-átvételekhez, valamint a különböző elöljárói felügyeleti, illetve fejezetszintű ellenőrzésekhez kapcsolódóan végrehajtott pénztár ellenőrzésekkel. Az előzőekben részletezetteken túlmenően az NGTPEO és az NVBTO által kezelt valutapénztár esetében a HM KPH NKI igazgató a jelen szakutasítás 26. pontjában – a legalább 3 fős GTPER-ekre vonatkozóan – meghatározott szabályoknak megfelelően köteles váratlan pénztárellenőrzést végrehajtani, azt dokumentálni és az ellenőrzés lezárását követő 30 napon belül a megállapításokat tartalmazó jelentést a HM KPH EEI részére tájékoztatásul megküldeni. 32. A végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezetek által végrehajtott belső szakellenőrzéseket külön e célból vezetett „Ellenőrzési napló”-ban (jelen szakutasítás 8. sz. melléklete) kell dokumentálni. Az ellenőrzés által érintett (vizsgált) terület felelős vezetője részére az ellenőrzés megállapításainak megismerését és az esetleges észrevételek megtételének lehetőségét abban az esetben is biztosítani kell, amennyiben az ellenőrzési napló elektronikus úton kerül vezetésre. A végrehajtott belső szakellenőrzéseket az „Ellenőrzési napló”-ban akkor is dokumentálni kell (rögzíteni kell az elvégzett feladatot, a vizsgált időszakot, az ellenőrzött tételeket, okmányokat, valamint nyilvántartásokat), ha az ellenőrzés hiányosságot nem állapított meg. Ha a belső szakellenőrzés hiányosságot tárt fel, annak megszüntetését 30 napon belül ellenőrizni kell, melynek tényét az „Ellenőrzési napló” megfelelő rovatában rögzíteni szükséges. 33. Amennyiben a belső szakellenőrzés bűncselekmény, pénzügyi visszaélés alapos gyanúját, illetve összesen 500 000 Ft-ot meghaladó összegű jogalap nélküli kifizetést, vagy visszatartást állapított meg, az ellenőrzés megállapításairól ellenőrzési jegyzőkönyvet kell felvenni és azt a HM KPH főigazgatója részére soron kívül, a szolgálati út betartásával kell megküldeni. Az ellenőrzési jegyzőkönyv tartalmazza: a) az ellenőrzött terület és/vagy személy(-ek) megneve zését; b) az ellenőr(-ök) nevét és beosztását; c) az ellenőrzési jegyzőkönyv készítésének helyét és idejét; d) az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalma zást; e) az ellenőrzés tárgyát; f) a személyi és anyagi felelősség megállapítása alapjául szolgáló mulasztásokat, szabálytalanságokat, károkozásokat, egyéb jogszabálysértő cselekményeket, hivatkozva a megállapításokat alátámasztó okmányokra és megjelölve, hogy konkrétan mely jogszabályi előírásokat sértették meg; g) a felelősként megjelölt személy(-ek) nevét, beosztását; h) a felelősként megjelölt személy nyilatkozatát, amelyben aláírásával igazolja, hogy a jegyzőkönyv rá vonatkozó kivonatát megkapta, a benne foglaltakat megismerte, és tudomásul veszi, hogy 3 napon belül írásban köteles nyilat kozni az ellenőr részére a megállapítások, illetőleg a terhére felróttak elismeréséről, vagy el nem ismeréséről; i) az adott honvédelmi szervezet vezetőjének aláírását az ellenőrzési jegyzőkönyv átvételének, az abban foglaltak megismerésének tényéről. Az ellenőrzési jegyzőkönyvhöz, illetve a nyilatkozathoz csatolni kell a megállapításokat, illetve az esetleges ellenvetéseket alátámasztó iratokat. A HM KPH főigazgató a jegyzőkönyv kézhezvételét követő 30 napon belül javaslatot tesz az érintett honvédelmi szervezet vezetője részére, a felelősnek megjelölt személy(-ek) h) pont szerint tett – a pénzügyi és számviteli szakterületet érintő – nyilatkozatának elfogadására vagy elutasítására. 34. A végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezetek vezetői (jelen szakutasítás 30. pontjában meghatározottakra kiterjedően) kötelesek a HM KPH főigazgató részére tárgyévet követő január 31-ig beszámolni az általuk tárgyévben végrehajtott belső szakellenőrzések teljesítéséről és azok eredményéről. A hivatkozott jelentést felterjesztés előtt az ellátott honvédelmi szervezet vezetője (parancsnoka) részére bemutatni, majd azt, annak megismerése vonatkozásában záradékoltatni kell. Az előzőektől eltérően a nemzetközi válságkezelő és béketámogató műveletekbe felajánlott katonai szervezetek HM KPH szakmai irányítása alá tartozó szervezeti elemei a HM KPH főigazgató részére történő – jelen pont szerinti – jelentési kötelezettségüknek a pénzügyi és számviteli szakmai feladatok átadás-átvételével egyidejűleg tegyenek eleget. A beszámoló jelentésnek tartalmaznia kell: – a központilag meghatározott belső szakellenőrzési feladatok végrehajtásának tapasztalatait, illetve az esetleges elmaradások okát; – az ellenőrzési feladatok teljesítését; – a saját hatáskörben végrehajtott belső szakellenőrzé sek felsorolását, értékelését; – a belső szakellenőrzésre fordított munkanapok (fel készülés, végrehajtás, írásbafoglalás) számát; – az ellenőrzések megállapításait, tapasztalatait és a tett intézkedéseket; – a szakellenőrzések által feltárt pénzügyi károkat (jog talan kifizetéseket, a követelések érvényesítésének elmulasztását, pénztárhiányokat) és a visszaéléseket számszerűsítve (jelen szakutasítás 4. sz. mellékletének megfelelő formában és tartalommal); – az ellenőrzött területeken tapasztalt súlyos, ismétlődő, jellemzőbb hibákat, hiányosságokat, azok okait, illetve a megszüntetésük érdekében tett intézkedéseket és azok végrehajtását; – a belső szakellenőrzések végrehajtását és eredményességét akadályozó tényezőket, a belső szakellenőrzések korszerűsítését elősegítő észrevételeket és javaslatokat; – a központi rendelkezésekkel kapcsolatos egyéb észrevételeket, javaslatokat. 35. A helyőrség (objektum) ellátó GTPER-ek a belső szakellenőrzési tevékenységgel kapcsolatos tervezési, végrehajtási, nyilvántartási és beszámolási kötelezettségüknek ellátott – önálló állománytáblával rendelkező – honvédelmi szervezetenként tesznek eleget. VI. Záró rendelkezések 36. Ez a szakutasítás az aláírásának napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg a HM fejezet közgazdasági, pénzügyi és számviteli szakellenőrzésének rendjéről szóló 40/2009. (HK 14.) HM KPÜ vezérigazgatói intézkedés hatályát veszti. Sulyok János dandártábornok s. k., HM KPH főigazgató