12/2014. (XII. 5.) NIH utasítása az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatáról.

12/2014. (XII. 5.) NIH utasítása az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatáról. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 14. § (5) bekezdés a) pontjában foglalt kötelezettség teljesítése érdekében a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltak, valamint a Nemzeti Innovációs Hivatalról szóló 303/2010. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. §-a és 3. § (1) bekezdése alapján a következő utasítást adom ki: ELSŐ RÉSZ Általános rendelkezések I. Fejezet Értelmező rendelkezések 1. Ezen utasítás alkalmazásában: 1.1. egyeztetés: az a  leltározási módszer, amikor egyeztető levéllel vagy személyes egyeztetéssel állapítjuk meg a mennyiséget, 1.2. belső egyeztetés: a Nemzeti Innovációs Hivatalnál (a továbbiakban: Hivatal) már rendelkezésre álló, a másik fél által korábban megküldött szerződések, megállapodások, számlák, átadás-átvételt igazoló okmányok, pénzforgalmi kivonatok, értesítések, piaci értéket igazoló dokumentumok alapján történő egyeztetés, 1.3. immateriális javak: a  nem anyagi formában megtestesülő vagyon és vagyoni elemek (alapításátszervezés aktivált értéke, kísérleti fejlesztés aktivált értéke, szellemi termékek, vagyoni értékű jogok, valamint ezek értékhelyesbítése), 1.4. leltár: olyan tételes kimutatás, amely a  könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források, valamint kötelezettségvállalások valós állományát egy meghatározott időpontra vonatkozóan mennyiségben és értékben is tartalmazza, 1.5. leltárellenőr: a leltározásban részt vevőktől független, a leltározással kapcsolatos tevékenységében a leltározás vezetőjének irányítása alatt álló személy, aki a  leltározás teljes folyamatában és a  leltár befejezése után ellenőrzi a leltárfelvétel teljeskörűségét, illetve ellenőrzi a mennyiségi felvételek helyességét, a leltári tárgyak azonosításának szakszerűségét, a leltárak alaki és tartalmi követelményeinek betartását, 1.6. leltárfelelős: az a leltári körzetenként kijelölt kormánytisztviselő vagy kormányzati ügykezelő, akinek feladata az  eszközmozgások bizonylatainak kezelése, közreműködés a  leltározás előkészítésében, lebonyolításában, a  leltári eltérések rendezésében, a  felesleges eszközök feltárásában, a  használatból kivont eszközök elkülönítésében, a jelen utasításban meghatározott feladatok végrehajtásában, 1.7. leltárfelvevő: az a személy, aki a mennyiségi leltárfelvételt végzi, 1.8. leltárjegy: az analitikus nyilvántartás tényadatainak aktualizálását biztosító dokumentum, 1.9. leltárkörzet: a  Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott szervezeti egységek, valamint az elhelyezési körülmények figyelembevételével kialakított helyiségek csoportja, 1.10. leltárkülönbözet: a  leltározás eredményeként megállapított mennyiség és a  nyilvántartásokban szereplő mennyiség közötti eltérés, amely lehet hiány vagy többlet, 1.11. leltározás: olyan tevékenység, amellyel a  Hivatal a  tulajdonában, kezelésében lévő vagy tartós használatba adott eszközöket és azok forrásait, valamint kötelezettségvállalásait számba veszi, megállapítja azoknak a  valóságban meglévő állományát. A  leltározási tevékenység kiterjed a  Hivatal birtokában lévő idegen eszközökre is, 1.12. leltárutasítás: a Hivatal elnökének írásbeli intézkedése a leltározási ütemtervben megjelölt konkrét eszköz- és forráscsoport leltározási feladatainak végrehajtására, 1.13. leltározási ütemterv: olyan feladatterv, amelynek összeállításáról a gazdasági vezető gondoskodik a leltározást megelőzően, mely kiterjed az összes eszköz- és forráscsoport leltározási feladataira, tartalmazva a gazdasági vezető javaslatát a leltári körzetekre, a leltárfelelősök személyére, a leltározók és a leltárellenőrök kijelölésére, 1.14. leltározó: az a személy, aki a  leltározást ténylegesen lebonyolítja, melynek során a  leltározandó eszközökön lévő vonalkódot a vonalkód-leolvasó készülék segítségével leolvassa, leltárba veszi, 1.15. mennyiségi felvétel: olyan leltározási módszer, amelynél a vagyonelemek felvétele megszámlálással, méréssel történik. A mennyiségi felvétel kétféle módon történhet: felvételkor a nyilvántartással való összehasonlítással állapítja meg a  Hivatal a  tényleges mennyiséget, vagy utólagosan hasonlítja össze, és a  mennyiségi nyilvántartástól függetlenül állapítja meg, 1.16. speciális egyeztetés: az a leltározási módszer, amikor a bizonylatok adatait kell összehasonlítani a nyilvántartás alapadataival. II. Fejezet A leltározásra vonatkozó előírások 2. A Hivatal könyveinek év végi zárásához, az  éves költségvetési beszámoló elkészítéséhez, a  mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérlegben szereplő, a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben. 3. A mérleg fordulónapjára a költségvetési számvitelben kimutatott kötelezettségvállalásokat is leltározni kell. 4. A leltározást a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 69. §-ában foglaltak alapján kell végrehajtani azzal, hogy a) a vagyonkezelésbe adott eszközöket a működtető vagy a vagyonkezelő által elkészített és hitelesített leltárral kell alátámasztani; b) a vagyonkezelői szerződésben rögzíteni kell, hogy a  működtető vagy a  vagyonkezelő köteles a  leltározást külön térítés és díjazás nélkül évente elvégezni; c) a használt, de a mérlegben értékkel nem szereplő immateriális javakat, tárgyi eszközöket, készleteket a jelen utasításban meghatározott módon kell leltározni. 5. Amennyiben a  Hivatal megszűnik, kötelező a  megszűnés fordulónapján teljes körű leltározást lefolytatni, mely magában foglalja a mennyiségi felvételt, az egyeztetést és a mérlegben értékkel nem szereplő tételek mennyiségi felvételét. 6. A mérleg teljessége érdekében a leltár tételesen tartalmazza a Hivatal mérlegében kimutatandó minden eszközét és ezek forrásait, függetlenül attól, hogy azok a leltározás időpontjában a Hivatal területén vannak-e vagy sem. 7. Leltárnak kell tekinteni a mennyiségi felvételt nem igénylő vagyonrészek nyilvántartását tartalmazó, egyeztetéssel ellenőrzött és a főkönyvi könyveléssel egyező analitikus nyilvántartásokból készített kivonatokat is. 8. A leltározás során a  Hivatal tárgyi eszköz nyilvántartásával megbízott kormánytisztviselője nem lehet leltárfelelős, leltározó és leltárellenőr. 9. A leltározási tevékenységhez tartozik: a) a leltár előkészítése, megszervezése; b) a Hivatal tulajdonában (kezelésében) lévő eszköz- és forrásállomány tényleges mennyiségi, valamint értékben történő megállapítása; c) a könyv szerinti és a tényleges állomány közötti különbözet (a hiányok és többletek) megállapítása és rendezése (elszámolása); d) az esetlegesen úton lévő készletek jegyzékbe vétele; e) az adósok és hitelezők, valamint a  munkavállalók tartozásainak és követeléseinek egyeztetett és tisztázott, az év végi fordulónappal készített leltára; f ) a szabályszerűen végrehajtott leltározás alapján helyesbített és ellenőrzött, a  főkönyvi könyveléssel egyező analitikus nyilvántartások. III. Fejezet A leltározásra vonatkozó elvek és általános követelmények 10. A leltározás időpontjában a Hivatal területén lévő, de vagyonkezelésébe nem tartozó eszközöket a  leltárban érték nélkül kell kimutatni. Ezek leltárát, eltérő megállapodás hiányában, a  leltározás befejezését követő 30 napon belül a tulajdonosoknak meg kell küldeni. 11. Amennyiben a  kijelölt leltározási körzetben nem található leltározandó eszköz, akkor ezt a  teljesség elvének érvényesítése érdekében jegyzőkönyvben rögzíteni kell. 12. A valódiság biztosítása céljából a leltárnak az eszközök leltározáskor felvett tényleges mennyiségét és helyes értékét kell tartalmaznia. 13. Mindazon eszközöket, amelyeket méréssel, számlálással, számítással vagy egyéb módon számba lehet venni, tényleges mennyiségi felvétellel kell leltározni. A tényleges felvétellel számba nem vehető eszközöket és forrásokat a  hitelt érdemlő okmányokkal egyeztetett analitikus nyilvántartások és főkönyvi számlák alapján kell leltározni. A leltár valódisága előfeltétele a mérleg valódiságának. 14. A világosság elve alapján a leltárnak az eszközöket leltározási helyek szerint, ezen belül fajta, típus, minőség és méret szerinti részletességgel kell tartalmaznia a  helyes számbavétel és értékelés lehetőségének biztosítása érdekében. Az  egy helyen tárolt és összecserélhető tételeket – eltérő belső szabályozás hiányában – nem szabad összevonni. Nem szabad összevonni továbbá az  ugyanazon adósnak vagy hitelezőnek több számlából adódó, azonos jellegű tartozásait vagy követeléseit, hanem azokat tételesen, bruttó módon kell a leltárban kimutatni. 15. Az egyedi értékelés elvéből következik, hogy az eszközöket és a kötelezettségeket a könyvvezetés- és a költségvetési beszámoló készítés során egyedileg kell rögzíteni és értékelni. Az Szt. alapján az eszközöket és a kötelezettségeket leltározással, egyeztetéssel ellenőrizni és egyedenként értékelni kell. A leltárnak az eszközök és források mennyisége, fajtája mellett tartalmaznia kell az egységárat és az (össz)értéket is az Szt.-ben előírt módon. 16. A leltár áttekinthetősége érdekében a leltárral kapcsolatos okmányokon a javítást csak a hibás bejegyzés áthúzásával és a helyes adat föléírásával szabad elvégezni úgy, hogy a javítást végző személy „javította” jelzéssel és kézjegyével látja el a leltári dokumentumot. 17. A leltár hitelessége érdekében biztosítani kell, hogy a  bizonylatok – így különösen leltárfelvételi ívek –, továbbá az  egyéb dokumentációk – így különösen a  jegyzőkönyvek és a  kimutatások – az  előírásoknak megfelelően, egyértelműen és hiánytalanul legyenek kitöltve, valamint a szükséges záradékok és aláírások (leltározási bizottság vezetője, leltározók, leltárellenőrök, számadásra kötelezett személy aláírása) a dokumentumokon rajta legyenek. IV. Fejezet A leltározás felelőseinek, lebonyolítóinak és a leltározás ellenőrének feladatai, felelőssége 18. A Hivatal elnökének feladata: a) jóváhagyja a leltározási ütemtervet és annak módosításait; b) leltárutasítással elrendeli a konkrét eszköz- vagy forráscsoport leltározási feladatait; c) kijelöli a leltározás fő felelőseit; d) a leltárkiértékelést követően dönt a feltárt hiány megtérítéséről; e) az éves leltározás lezárását követően utasítást ad ki a  leltározás során tapasztalt hiányosságok jövőbeni megszüntetéséhez szükséges intézkedések megtételére. 19. A Hivatal gazdasági vezetőjének feladata: a) legfeljebb a leltározást megelőző 30 nappal elkészíti a leltározási ütemtervet; b) gondoskodik a leltárutasítás Hivatal honlapján való közzétételéről; c) szükség esetén előkészíti a leltározási ütemterv módosítását; d) koordinálja a  leltározás megkezdését megelőző feladatok végrehajtását, jelzi a Hivatal elnöke felé a vezetői döntések szükségességét; e) az informatikai és üzemeltetési kormánytisztviselő útján gondoskodik a leltározás lebonyolításához szükséges tárgyi, technikai feltételek biztosításáról; f ) gondoskodik a kijelölt leltárkörzetek leltározásra történő előkészítéséről; g) a leltározás megkezdése előtt leltárértekezletet tart; h) a leltározás folyamán a leltározó bizottság és a leltárellenőrök részére szakmai tájékoztatást nyújt a munkák szakszerű viteléhez; i) ellenőrzi a jelen utasításban és a leltárutasításban foglaltak maradéktalan betartását. 20. A leltározás vezetője a leltározás irányításával kapcsolatban felelős: a) a jogszabályi rendelkezések betartatásáért; b) a leltározási feladat határidőre történő elvégzéséért; c) a leltár teljességéért, valódiságáért; d) a leltárbizonylatok teljeskörűségéért; e) a bizonylati rendért; f ) a leltárellenőrzés végrehajtásáért; g) az értékelés helyességéért; h) a leltári többletek és hiányok kimutatásáért. 21. A leltárfelelős feladata: a) a gazdasági vezető iránymutatása alapján biztosítja a leltárfelvevők számára a szervezeti egységükhöz rendelt leltárkörzetekben a  leltározandó eszközök hozzáférhetőségét, valamint a  szervezeti egységükhöz rendelt leltárkörzetekben ellenőrzi a leltár teljeskörűségét; b) aláírásával igazolja a tárgyi eszközök (ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok, gépek, berendezések, felszerelések és járművek) leltárfelvételét követően a Gazdasági és Üzemeltetési Főosztály által megküldött – a leltározók és leltárellenőr által aláírt – leltárfelvételi íveken a leltárfelvételt. 22. A leltárfelvevő feladata: a) a kijelölt leltárkörzetekben vonalkód-leolvasó eszköz alkalmazásával elvégzi a  leltározandó eszközök azonosítását; b) kigenerálja és ellenőrzi a leltárjegyeket; c) ellenőrzi a leltározandó eszközök teljeskörűségét; d) elvégez minden olyan adminisztrációs munkát, amely a  leltározás során, illetve annak befejezése után a leltározással kapcsolatban felmerül. 23. A leltárellenőr feladata: a) a leltár előkészítésének, előfeltételei biztosításának ellenőrzése; b) a leltározás az előírt időbeli ütemezés szerinti megvalósításának ellenőrzése; c) a leltározás végrehajtása során ellenőrzi, hogy ne történjenek meg nem engedett eszközmozgatások; d) gondoskodik arról, hogy a különböző helyeken lévő, azonos eszközök leltározása egy időben történjen; e) gondoskodik arról, hogy a leltározási előírások maradéktalanul betartásra kerüljenek; f ) ellenőrzi a  leltározás során keletkezett dokumentumok, nyomtatványok szigorú sorszámozással történő kezelését és pontos elszámolását; g) a leltározás során észlelt, a  Hivatal vagyonát veszélyeztető körülményeket haladéktalanul jelzi a  leltározás vezetőjének; h) szúrópróbaszerűen ellenőrzi a leltárbizonylatok adatainak valódiságát; i) ellenőrzi a leltárbizonylatok helyes és szakszerű kitöltését; j) ellenőrzi a leltárjegyek generálását; k) az ellenőrzés tényét valamennyi ellenőrzött bizonylaton, összesítőn, kiértékelésen aláírásával igazolja. MÁSODIK RÉSZ A leltározás előkészítése V. Fejezet A leltározás megkezdését megelőző feladatok 24. A leltározás előtt teljes körűen le kell zárni a  feleslegessé vált eszközök felülvizsgálatát, az  estlegesen felmerülő értékesítéseket, illetve a selejtezési eljárást, beleértve az eszközök elszállítását, megsemmisítését és nyilvántartásokból történő kivezetését is. 25. Fel kell mérni az  elvégzendő feladatokat, időben gondoskodni kell arról, hogy a  szükséges létszám (leltározók) és munkaeszköz (laptop, vonalkód-leolvasó) rendelkezésre álljanak. 26. Ki kell jelölni a  leltárkörzeteket, a  leltározásban részt vevőket (leltárfelelős, leltározó, leltárellenőr). A  tárgyi eszköz nyilvántartást végző kormánytisztviselő köteles felülvizsgálni a  szobaleltárakat és az  évközi eszközmozgások átvezetését. Intézkedni kell, hogy a leltárfelvétel idején az eszközmozgások a lehetőségekhez képest szüneteljenek, illetve csak indokolt esetben történjenek. 27. A leltározás megkezdése előtt a  végrehajtásba bevont személyek körében leltárértekezletet kell tartani, melynek keretében tételesen meg kell határozni a leltározás módját. A tájékoztató értekezletről jegyzőkönyvet kell felvenni, megtartása után pedig a  leltározásra rendelt résztvevők a  jelenléti íven aláírásukkal igazolják, hogy feladataikat részletesen megismerték, és a  feladatok végrehajtásához szükséges tájékoztatást megkapták. A  hiányzók részére aláírással igazolt póttájékoztatást kell tartani. VI. Fejezet A leltározás időpontja, módja, a leltárak felvétele 28. A költségvetési évről december 31-ei fordulónappal készített könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat – ideértve az  aktív és passzív pénzügyi elszámolásokat is – minden évben leltározni kell. A  leltározás végrehajtását leltárral kell alátámasztani. A  december 31-ei időponttól eltérő – rendkívüli – leltár elrendelésére a Hivatal elnöke jogosult. 29. Az eszközök – kivéve az  immateriális javakat és a  követeléseket – leltározását mennyiségi felvétellel, a  csak értékben kimutatott eszközök – az  immateriális javak, a  követelések, az  idegen helyen tárolt letétbe helyezett, portfóliókezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapírok – és a források leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani. 30. Az idegen helyen tárolt saját eszközök, a saját területen tárolt idegen eszközök és az üzemeltetésre átadott eszközök nyilvántartásban szereplő adatait egyeztetés végett az  érdekelt félnek meg kell küldeni, és nyilatkoztatni kell az eszközök meglétéről. 31. A gazdasági vezető köteles gondoskodni az  üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök vonatkozásában az üzemeltetést, kezelést végző szerv által elkészített, december 31-ei fordulónapi leltár bekéréséről. 32. A könyvviteli mérlegben értékkel nem szereplő, kis értékű tárgyi eszközök, immateriális javak és 0-ra leírt tárgyi eszközök leltározása, a könyvviteli mérlegben értékkel szereplő eszközökkel azonos módon történik. 33. A Hivatal az immateriális javakról és tárgyi eszközökről egyedi nyilvántartást vezet. A leltárfelvétel során az immateriális javakat és tárgyi eszközöket egyedileg kell felvenni. 34. A Hivatal a kötelezettségvállalások állományát is köteles leltározni a mérleg fordulónapjára, és köteles elkülöníteni és kimutatni a tárgyéven túli kötelezettségvállalásokat. HARMADIK RÉSZ Leltározandó eszközök és források VII. Fejezet Befektetett eszközök 1. Immateriális javak 35. Az immateriális javakat csak értékben kell nyilvántartani, a leltárral való alátámasztásuk is csak értékben egyeztetéssel történik. Az immateriális javak leltározását minden évben kötelező végrehajtani. Az egyeztetést a főkönyvi számlák analitikus nyilvántartásokkal, valamint az eredeti számlákkal, egyéb eredeti dokumentumokkal való összevetésével kell elvégezni. 2. Tárgyi eszközök 36. Az épületeket, építményeket és tartozékaikat évente mennyiségi felvétellel kell leltározni. A  leltározás minden esetben a helyszínen történik a helyszínrajzok, tulajdoni lapok, egyéb okmányok alapján. 37. Gépek, berendezések, egyéb felszerelések, valamint a  járművek és tartozékaik leltározását évente mennyiségi felvétellel kell végrehajtani. Az ilyen eszközök leltározása során ki kell mutatni a rendeltetésszerűen használatba vett, üzembe helyezett, a  tevékenységet szolgáló számítás- és ügyvitel-, valamint híradástechnikai eszközöket, továbbá az  ezen eszközökön és a  mérlegben nem szerepeltethető ilyen eszközökön végzett és aktivált beruházásokat és felújításokat, valamint az üzembe nem helyezett, használatba nem vett kis értékű tárgyi eszközöket. 38. Egyeztetéssel kell számba venni a  mérlegadatokat az  ingatlanok beszerzése, létesítése, az  informatikai eszközök beszerzése, létesítése vagy az  egyéb tárgyi eszközök beszerzése, létesítése rovatokhoz vezetett nyilvántartási számlákon nyilvántartott végleges kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek közül: a) a rendeltetésszerűen használatba nem vett, üzembe nem helyezett tárgyi eszközök végleges kötelezettségvállalásként, más fizetési kötelezettségként nyilvántartott vételárát, kisajátítás útján szerzett ingatlan esetén a kártalanítás összegét; b) az Szt. 47. § (5) és (6) bekezdése szerinti munkák pénzügyi számvitelben elszámolt költségeit; c) a tárgyi eszközök bővítését, rendeltetésszerű megváltoztatatását, átalakítását, valamint élettartamának növelését eredményező költségeket az üzembe helyezésig, rendeltetésszerű használatbavételig. 39. A felújításoknál az ingatlanok felújítása, informatikai eszközök felújítása, egyéb tárgyi eszközök felújítása rovatokhoz vezetett nyilvántartási számlákon nyilvántartott végleges kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek közül a mérlegben szereplő és a mérlegben nem szerepeltetett tárgyi eszközökön végzett, az Szt. 3. § (4) bekezdés 8. pontja szerinti tevékenységek kimutatott költségeit egyeztetéssel kell számba venni. 3. Befektetett pénzügyi eszközök 40. A befektetett pénzügyi eszközök leltározását minden év végén egyeztetéssel kell elvégezni, melynek során a szerződések, az analitikus nyilvántartás és a mérleg adatainak egyezőségét kell vizsgálni. 4. Üzemeltetésre, vagyonkezelésre átadott, koncesszióba adott, vagyonkezelésbe vett eszközök 41. Az üzemeltetésre átadott, koncesszióba adott eszközök leltározása során az  eszközök tételes leltári számot is tartalmazó jegyzékét meg kell küldeni az érintett fél részére, és nyilatkoztatni kell az eszközök meglétéről. 42. A vagyonkezelésbe vett eszközöket évente mennyiségi felvétellel leltározni kell. 5. Forgó eszközök 43. A készletek leltározását minden évben december 31-ei fordulónappal el kell végezni. A  leltárban elkülönítve kell kimutatni a teljes és csökkent értékű készleteket. 44. A követeléseket a  leltárban csak értékben kell szerepeltetni, a  leltározás december 31-ei nappal, egyeztetéssel történik. Az egyeztetés során vizsgálni kell a főkönyv és a) a vonatkozó számlakivonat egyezését pénzintézettel szembeni követelésnél; b) a vonatkozó számlák egyezését másokkal szembeni követeléseknél; c) az analitikus nyilvántartások egyezését az adósokkal és a munkavállalókkal szembeni követeléseknél; d) az egyeztető levelek egyezését vevőkkel, adósokkal szembeni követeléseknél. 45. A mérlegvalódiság elvéből fakadóan a könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatónak és bizonyíthatónak kell lenniük. Követeléseknek azok az aktívák tekinthetők, illetve a mérlegben csak azok szerepeltethetők, melyeket az adós elismert. 46. A pénzeszközöket minden év december 31-én könyv szerinti értéken kell a leltárban szerepeltetni, és egyeztetéssel kell leltározni a pénztár fordulónapi pénzkészletének figyelembevételével. 47. December 31-én a pénztárkönyv zárása alapján jegyzőkönyvbe kell foglalni címletenként a pénzkészlet állományát, valamint a  pénztárban kezelt, a  pénzre váltható fizetési eszközöket (így különösen: étkezési utalvány, hitelkártya, üdülési utalvány). 48. Az értékpapírokat minden év december 31-én egyezetéssel kell leltározni. 49. Az aktív és passzív pénzügyi elszámolások leltározása december 31-ei nappal, speciális egyeztetéssel történik. Az aktív és passzív pénzügyi elszámolásokról részletes, a keletkezés okát is feltüntető, tételes kimutatást kell készíteni, és az egyeztetés során a bizonylatok adatait kell összehasonlítani a nyilvántartás adataival. Nem számolható el aktív pénzügyi elszámolásként olyan tétel, amelynek következménye a tartalékok valóságnak nem megfelelő bemutatása. A  tételes egyeztetés során a  függő elszámolások rendezése érdekében szükséges intézkedéseket a  számviteli politikában foglaltak szerint kell megtenni. 6. Források 50. A források (saját tőke, tartalékok, kötelezettségek, egyéb passzív pénzügyi elszámolások) leltározásánál az egyeztetés módszerét kell alkalmazni, melynek során a  főkönyvi könyvelés adatait kell az  analitikus nyilvántartás adataival egyeztetni. A mérlegben a könyv szerinti értéket kell figyelembe venni. 51. A tartós tőke mérlegbe beállítandó, fordulónapi értékének egyeztetése az analitikából történik. Tartós tőkeként kell a mérlegben kimutatni az alapítással egyidejűleg az alapító által rendelkezésre bocsátott forrást, figyelembe véve az átszervezés alkalmával történt változásokat. 52. A kötelezettségek (szállítók, egyéb kötelezettség) leltározását december 31-i nappal az analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetéssel, de az  analitikák alapdokumentumait is vizsgálva kell elvégezni. Ha a  szállítókkal szembeni kötelezettség devizában keletkezett, úgy az analitikus nyilvántartást devizanemenként is vezetni kell. 53. Az egyéb forrásokat az analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetést követően kell a mérlegbe beállítani. NEGYEDIK RÉSZ A leltározás lebonyolítása VIII. Fejezet Az eszközmozgatás rendje a leltározás alatt 54. A leltározás időszaka alatt a tárgyi eszközök mozgatása kizárólag leltárkörzeten belül lehetséges. Olyan leltárkörzetben, ahol éppen folyik a  leltárfelvétel, csak olyan mértékű eszközmozgatás lehetséges, mely a  leltárfelvételt nem akadályozza. 55. Rendkívüli esetben – így különösen elromlott számítógép azonnali cseréjének szükségessége – az  átadás-átvételi bizonylatokat alá kell íratni az érintett területek leltárfelelősével is. IX. Fejezet A leltár és a mérleg kapcsolata 56. A mérlegvalódiság elvéből következően a leltárba nem lehet saját tulajdonként felvenni a) a bérelt vagy kölcsönvett; b) az eladott, de el nem szállított; c) a Hivatalnál tárolt, idegen tulajdont képező eszközöket. 57. A leltárnak mennyiségileg és a tulajdonviszonyok, továbbá az eszközállapot minősítése szempontjából is a valóságot kell tükröznie. A leltárban nem szerepelhet csökkent értékű eszköz teljes értékűként. X. Fejezet A leltározás lebonyolítási folyamata 58. Az éves leltározási feladatok ellátásához a költségvetési gazdálkodás informatikai rendszert (a továbbiakban: Forrás KGR rendszer) és a hozzá kapcsolódó Vonalkódos leltár modult kell alkalmazni. 59. A leltározás során az  Eszköz modulból a  Vonalkódos leltár modulba át kell tölteni az  adatokat a  tényleges leltár lebonyolítására, ezt követően az adatokat vissza kell küldeni az Eszköz modulnak, és a leltáríveket ki kell nyomtatni. A tényleges fizikai számbavételezést követően kerül sor a felvett és a nyilvántartási adatok egyeztetésére. A kigenerált leltárjegyeket ellenőrizni kell. Az  egyeztetés során megállapított eltérésekről (hiány, többlet) jegyzőkönyvet kell felvenni, melyben fel kell tüntetni az eltérések okát és körülményét. 60. Az eltérések rendezését követően a  módosított leltáríveket ki kell nyomtatni. A  leltározásban részt vevőknek (leltárfelelős, leltározó, leltárellenőr) a leltár hitelességét aláírásukkal igazolni kell. 61. A leltár zárásáról leltárzáró jegyzőkönyvet kell készíteni. XI. Fejezet A leltározás bizonylati rendje és a leltár alaki követelményei 62. A Leltár modulból számítógéppel előállított nyomtatványokat leltározási bizonylatnak kell tekinteni, ennek megfelelően kell kezelni és irattárazni. 63. A leltározási bizonylatok fajtái: a) megbízólevél; b) leltárfelvételi ív; c) leltárfelvételi jegy; d) leltárkülönbözet-kivizsgálási jegyzőkönyv; e) leltárösszesítő; f ) leltárzáró jegyzőkönyv. 64. A leltárfelvételi ív az alábbiakat tartalmazza: a) a leltárfelvételi ív sorszáma; b) a gazdálkodó szervezet megnevezése; c) a szervezeti egység megnevezése; d) a leltár fordulónapja; e) a leltárfelvétel időpontja; f ) a leltározási körzet száma; g) a szervezet, illetve személy megnevezése, ahol vagy akinél a leltározás történik; h) a leltározott tárgyi eszközök sorszáma, nyilvántartási száma, megnevezése/leírása, gyártási száma; i) megjegyzés (pl. sérülés tényének feltüntetése); j) a leltározás vezetőjének aláírása; k) a leltárfelelősök és a leltározó aláírása; l) a leltárellenőr aláírása. 65. A leltárfelvételi íven több eszköz is felsorolható. Egy leltárfelvételi ívre csak egy leltárkörzeten belüli eszközök vehetők fel. A leltárfelvételi íven minden eszközt darabonként egyedileg kell feltüntetni, csoportos leltárfelvétel nem engedélyezett. 66. Az ingatlanok, gépjárművek leltározása során leltárfelvételi jegyet kell alkalmazni. 67. Az egyeztetéssel végzett leltárfelvételről jegyzőkönyvet kell készíteni. A  jegyzőkönyvben részletesen rögzíteni kell az  egyeztetés lefolytatását, az  egyeztetés eredményét, melyhez csatolni kell az  egyeztetést tanúsító levelezést, feljegyzést. 68. A leltárbizonylatok nyilvántartásában a nyomtatványokat fajtánként kell részletezni, feltüntetve a) a kiadott bizonylat sorszámát; b) a kiadás időpontját; c) az átvétel igazolását; d) a visszaszolgáltatott darabok sorszámát és időpontját. 69. Számítógépes leltárfelvételi modul alkalmazása esetén a  leltárbizonylatok előzetesen nem kerülnek kiadásra, kizárólag a leltárfelvételt követően kerülnek – aláírás céljából – átadásra. 70. A leltárbizonylatok kitöltése során mindenben eleget kell tenni a következő tartalmi követelményeknek: a) a leltárt olvashatóan kell írni és a leltárfelvételi íveket, leltárfelvételi jegyeket kellő gondossággal kell kezelni; b) a leltárban radírozni vagy olyan vegyszert használni, amelynek segítségével az  eredeti bejegyzés megváltoztatható, nem szabad; c) a leltárakon javítást végrehajtani csak a 16. pont szerint lehet; d) a leltárellenőrnek, a leltározónak minden egyes leltárfelvételi ívet, illetve leltárfelvételi jegyet aláírásával kell igazolnia. 71. A leltár befejezésekor a  tárgyi eszköz leltározásához kiadott leltárfelvételi ívekkel és leltárfelvételi jegyekkel el kell számolni. A félig felhasznált leltárfelvételi ívek és leltárfelvételi jegyek minden felhasználatlan, kitöltetlen sorát átlós áthúzással kell érvényteleníteni. 72. A leltárbizonylatokat a  leltárfelvételi modulban kell kitölteni. A  leltárfelvételi modulból kinyomtatott leltárbizonylatokon adatot módosítani, törölni, pótolni nem szabad. 73. Minden leltárnak tartalmaznia kell: a) a Hivatal pontos megnevezését, címét; b) a leltárbizonylatok sorszámát; c) a leltár fordulónapját; d) a leltározási körzetet; e) a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját; f ) az eszköz megjelölését; g) a leltározott eszközök és források tételeinek vagy azok csoportjainak pontos meghatározását, a beazonosításukhoz szükséges adatokat (gyári szám, típus, nyilvántartási szám stb.); h) a leltározott eszközök ténylegesen talált mennyiségét, egységárát és összértékét, a források értékét az Szt.-ben előírt módon; i) a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimunkálását; j) a leltározás végrehajtásáért és ellenőrzéséért felelős, valamint a személyi használatra kiadott eszközök leltára során számadásra kötelezett személyek aláírását. ÖTÖDIK RÉSZ A leltározás egyeztetése és ellenőrzése XII. Fejezet A leltár értékelése 74. Az eszközöket és kötelezettségeket leltározással, egyeztetéssel ellenőrizni és egyedenként értékelni kell az  eszköznyilvántartást ellátó kormánytisztviselőnek. A  mérlegtételek értékelésének szabályait külön utasítás határozza meg. Az értékelést jegyzőkönyvben kell rögzíteni a mérlegsor pontos megjelölésével. A jegyzőkönyvben megállapított különbözetek okait ki kell vizsgálni és rendezni kell. 75. A kivizsgálást követően a  jegyzőkönyvben rögzíteni kell a  leltárkülönbözet mennyiségét és értékét, valamint a különbözetet előidéző okokat. XIII. Fejezet Tárgyi eszköz leltárfelvételi ívek egyeztetése az analitikával 76. A tárgyi eszközök nyilvántartása tárolási helyenként történik. A leltárkörzetek ennek megfelelően kerülnek kialakításra. 77. A leltározás és a könyvviteli nyilvántartás egyeztetése során a Forrás KGR rendszerből ki kell nyomtatni a leltárfelvételi íveket. A  leltárfelvételi íven, illetve leltárfelvételi jegyen szereplő eszközöket és azok adatait a  tárgyi eszköz nyilvántartásáért felelős kormánytisztviselő egyenként ellenőrzi. Az eltéréseket a kinyomtatott leltáríven feltüntetni, és az  eltérésekről összesítő kimutatást készíteni köteles. Az  egyeztetés tényét a  leltárfelvételi íven és a  végleges leltárállapot összesített listáján aláírásával igazolja. 78. Számítógépes leltármodul alkalmazásával az egyeztetést az ügyviteli rendszer automatikusan elvégzi. Az eltérésekről az eszköznyilvántartást ellátó kormánytisztviselőnek összesítő kimutatást kell készítenie és azt ki kell nyomtatnia. XIV. Fejezet Leltárkülönbözetek 79. A leltározás eredményeként megállapított eltérésekről – hiányokról és többletekről – a  leltárfelvétel időpontjától számított 15 napon belül jegyzőkönyvet kell készíteni, mely alapján vizsgálni kell az eltérés okát. A leltárkülönbözetekről készült jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a leltárkülönbözetek pontos megnevezését, mennyiségét, értékét, továbbá mindazon tényezőket, amelyek indokolják a különbözetek keletkezését. 80. A nyilvántartásokat a szabályszerűen felvett leltározás alapján helyesbíteni kell. A leltározás kapcsán feltárt eltérések, a hiányok és többletek kivizsgálása a Gazdasági és Üzemeltetési Főosztály vezetője által kijelölt kormánytisztviselő feladata. 81. A gazdasági vezető minden esetben köteles intézkedni a hiányt előidéző okok megszüntetéséről. 82. A leltárkülönbözeteket legkésőbb a leltározást követő könyvviteli zárlat alkalmával kell rendezni. A leltáreltéréseket (hiány, többlet) a  megfelelő eszközszámlán fel kell venni, vagy ki kell vezetni a  nyilvántartásokból az  eszköznyilvántartási feladatokat ellátó kormánytisztviselőnek a  pénzügyi számvitelben rögzített szabályok szerint. Az éves mérlegbe csak a leltárkülönbözetekkel módosított eszközérték vehető fel. 83. A tárgyi eszközök hiányait terven felüli értékcsökkenésként, a készletek eltéréseit anyagköltség-helyesbítésként kell elszámolni. A tárgyi eszközök többleteit piaci, forgalmi értéken állományba kell venni. XV. Fejezet A leltározás ellenőrzése 84. A leltározás vezetője ellenőrzi a leltározási folyamat teljeskörűségét. Az ellenőrzés kiterjed: a) az előkészítő munkák során kiadott intézkedések jogszabályi előírásoknak, belső szabályzatoknak és utasításoknak megfelelő végrehajtására; b) a leltárfelvételi bizonylatok adatainak valódiságára, számszerű és tartalmi helyességére; c) a leltárkülönbözetek megállapításának helyességére, az esetleges kompenzálások szabályszerűségére; d) a leltározás során felvételre kerülő leltározási jegyzőkönyv megnyitására, tartalmára és befejezésére; e) a végleges hiányok, többletek könyvviteli elszámolásának megtörténtére és helyességére. 85. Az ellenőrzés megtörténtét és eredményét a leltári bizonylatokon a leltározás vezetője aláírásával igazolja. XVI. Fejezet A leltározás és az éves költségvetési beszámoló 86. Az éves költségvetési beszámoló bizonylati alátámasztását a leltárkészítés során helyesbített analitikus nyilvántartással számszerűen egyező főkönyvi számlák, illetve az  ezek alapján készített főkönyvi kivonaton kívül az  alábbiak szolgáltatják: a) megbízólevelek (leltárvezető, leltárfelelősök, leltározók, leltárellenőrök); b) az egyeztetés során felvett, a szabályszerű végrehajtást igazoló bizonylatok (leltárfelvételi ívek, leltárkülönbözeti kimutatások, egyeztető okmányok, jegyzőkönyvek); c) a leltárkészítés ellenőrzése során készített feljegyzések; d) az adósok és hitelezők, a  kormánytisztviselők tartozása és egyéb kötelezettségek az  év végi fordulónappal készített és egyeztetett kivonata, elismerő nyilatkozatok az idegen helyen tárolt eszközökről; e) az eltéréseket, azok kivizsgálását és rendezését tartalmazó okmányok; f ) leltárzáró jegyzőkönyv. HATODIK RÉSZ Záró rendelkezések 87. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 88. Ezen utasítást a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. 89. A Nemzeti Innovációs Hivatal közbeszerzési szabályzatáról szóló 7/2014. (VI. 30.) NIH utasítás (a továbbiakban: Közbesz. ut.) 36. pontja helyébe a következő rendelkezés lép: „36. A központosított közbeszerzéseket is az éves összesített közbeszerzési tervben rögzíteni kell, az ide tartozó a) utazásszervezéssel kapcsolatos beszerzéseket a külkapcsolatokért felelős főosztály, b) egyéb beszerzéseket a GÜFO jelenti be a KEF portáljára, c) a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R3.) szerinti kormányzati kommunikációs feladatok ellátását biztosító kommunikációs szolgáltatások és az azokhoz kapcsolódó termékek beszerzési igényeit és összesített tájékoztatóit a  kommunikációs feladatokért felelős főosztály (a továbbiakban: Kommunikáció) küldi meg a Nemzeti Kommunikációs Hivatal (a továbbiakban: NKOMH) részére, szükség esetén papír alapon is a vezetője útján.” 90. A Közbesz. ut. a) 37. pont aa) c) alpontjában a „KEF” szövegrész helyébe a „KEF, valamint az NKOMH”, ab) e) alpontjában az „R1.” szövegrész helyébe az „R1., valamint az R3.”, b) 38. pontjában az „azok a GÜFO” szövegrész helyébe az „azoknak a GÜFO, valamint a Kommunikáció”, c) 39. pontjában ca) a „bejelenteni” szövegrész helyébe a „bejelenteni, illetve arról a Kommunikáció az NKOMH-t írásban tájékoztatni”, cb) a „szerződés” szövegrész helyébe a „szerződésnek” és cc) a „feltölteni” szövegrész helyébe a „feltölteni, illetve a  szerződést és a  teljesítési dokumentumokat a Kommunikáció az NKOMH részére megküldeni” szöveg lép. 91. Hatályát veszti a Leltározási Szabályzatról szóló 2/2012. számú elnöki utasítás. a Nemzeti Innovációs Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 19/2012. (VII. 30.) NGM utasítás 1. melléklet 4.4. és 5.3.1. a) pontja alapján elnöki jogkörben eljárva: Korányi László s. k., kül- és belkapcsolati elnökhelyettes