37/2003. (X. 29.) IM rendelete a közjegyzői ügyvitel szabályairól.

37/2003. (X. 29.) IM rendelete a közjegyzői ügyvitel szabályairól. A közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény 183. §-ának d) pontjában kapott felhatalmazás alapján a következőket rendelem el: I. Fejezet ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A rendelet hatálya 1. § (1) A rendelet hatálya a közjegyző hatáskörébe tartozó a) hagyatéki ügyek intézése, b) okirat, pénz és érték megőrzése, c) okirat és értékpapír megsemmisítése és d) az ingó jelzálogjogi nyilvántartásba történő bejegyzésre irányuló eljárás során a közjegyzők ügyvitelére terjed ki. (2) E rendelet rendelkezéseit külön jogszabály eltérő rendelkezése hiányában kell alkalmazni. A közjegyző e rendelet szerinti eljárása során a közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény végrehajtásáról szóló 13/1991. (XI. 26.) IM rendeletnek az általános ügyvitelre, a bizalmi őrzésre és a névmutatóra vonatkozó szabályait is alkalmazni kell. (3) Az ügyvitel során gondoskodni kell az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény, a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény, valamint ezekkel összefüggésben az eljárási jogszabályok rendelkezéseinek megtartásáról. Értelmező rendelkezések 2. § A rendelet alkalmazása során 1. átadókönyv: az ügyirat átadását, átvételét igazoló, bekötött és lapszámozással ellátott könyv; 2. beadvány: a közjegyzőhöz érkező irat, amely rendel tetésszerűen az ügyiratban kerül elhelyezésre; 3. csatolás: valamely ügyiratnak más ügyirattal való át meneti összekapcsolása; 4. egyesítés: több folyamatban lévő ügy összes iratának a legkorábban lajstromozott ügy száma alatti kezelése; 5. érkeztetés: a közjegyzőhöz érkezett beadványon (an nak valamennyi példányán és mellékletén) a beadvány érkezése időpontjának (év, hónap, nap) és ügyszámának a rögzítése; 6. intézkedés: az ügy tartalmi (érdemi) és formai (alaki) elintézésére adott utasítás; 7. irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett; 8. iratkezelés: az irat készítését (előállítását), nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magában foglaló tevékenység; 9. irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség; 10. irattári anyag: a közjegyző működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárba tartozó iratok összessége; 11. irattározás: az iratkezelés része; az a tevékenység, amelynek során a közjegyző a működése során keletkező és hozzá kerülő és rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi; 12. kezelési (ügyviteli) feljegyzés: az ügyben keletkezett ügyviteli iratokra tett feljegyzés, többnyire utasítás, amely az ügy tartalmi és formai intézésére vonatkozik; 13. kezdőirat: olyan irat, amelynek a közjegyzőnél nincs előzménye, továbbá amely jogszabály értelmében érdemben vagy ügyviteli szempontból befejezett ügyben új eljárás lefolytatását vagy a már befejezett üggyel kapcsolatban önálló intézkedést, valamely kérelem önálló elintézését igényli; 14. kiadmány: az eredeti iratról készített olyan másolat, amelyet az arra feljogosított személy ,,a kiadmány hiteléül’’ záradékkal, aláírásával és a közjegyző körbélyegzőjével lát el, vagy elektronikus irat esetében a külön jogszabályban meghatározott módon hitelesít; 15. közjegyzői ügy: a jogszabály által a közjegyző hatáskörébe utalt nemperes ügy [1. § (1) bek.]; 16. küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, elektronikus úton érkezett vagy küldött elektronikus irat, továbbá pénz, egyéb értéktárgy; 17. lajstrom: az iratokról vezetett nyilvántartás (évenként megnyitott és az év utolsó napján hitelesítetten lezárt, oldalszámmal ellátott és bekötött könyv vagy elektronikus úton vezetett nyilvántartás); 18. lajstromozás: az érkezett beadvány, illetve a saját keletkeztetésű irat lajstromszámmal történő ellátása; 19. melléklet: valamely irat (beadvány) szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan az irattól; 20. mutatókönyv: a lajstromba bejegyzett ügyek címszó szerint meghatározott résztvevőiről vezetett betűrendes nyilvántartás; 21. sorszám: a kezdőiratot követően érkezett és keletkezett iratok folyamatosan emelkedő arab számjeggyel történő jelölése; 22. szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó kezdőés utóiratok végleges jellegű összekapcsolása; 23. tárgyalási jegyzék: a tárgyalási napra kitűzött ügyekről készített jegyzék; 24. tárgyalási napló: közjegyzőnként vezetett, elsősorban a tárgyalások időpontjának, azok eredményének, a meghozott határozat megjelölésének, továbbá a közjegyzői munka mennyiségi, minőségi mutatói szempontjából fontos adatok nyilvántartására szolgáló bekötött, oldalszámozott könyv; 25. utóirat: olyan irat, amely a közjegyzőnél már megindult ügyre vonatkozik, ha egyébként nem tekinthető kezdőiratnak; 26. ügyintézés: a közjegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyben a jogszabályok által meghatározott eljárás, ennek során a tartalmi (érdemi) és formai (alaki), illetve szóbeli, írásbeli és elektronikus munkamozzanatok összessége; 27. ügyirat: a közjegyző nemperes eljárása (ügyintézése) során keletkezett, az azonos ügyre vonatkozó papír alapú (amennyiben a jogszabály megengedi elektronikus iratok összessége), amelyeket az ügyintézés valamennyi szakaszában együtt kell kezelni; 28. ügyvitel: a közjegyző eljárására vonatkozó jogszabályok és kamarai iránymutatások által meghatározott, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a nemperes eljárás lefolytatásának teljességét célozza; 29. ügyszám: az ügy azonosítására szolgáló megjelölés. Az ügyvitel szervezete 3. § (1) A közjegyzői ügy iratát a közjegyzői kezelőiroda (a továbbiakban: közjegyzői iroda) kezeli, melyet az ezzel a feladattal megbízott irodai alkalmazott vezet. (2) Az irattári anyagot — amíg azt a bírósági irattárnak át nem adják — a közjegyzői irodában működő irattár kezeli. 4. § (1) A közjegyző iratkezelési feladatainak országos koordinálását a Magyar Országos Közjegyzői Kamara (a továbbiakban: MOKK), felügyeletét a közjegyző székhelye szerint illetékes területi kamara (a továbbiakban: területi kamara) elnöksége látja el. (2) A MOKK közvetlenül irányítja az elektronikus iratkezelési rendszer kialakítását és továbbfejlesztését. II. Fejezet ÜGYKEZELÉS Elektronikus ügykezelés 5. § A rendeletben megjelölt nyilvántartásokat — az átadókönyv kivételével — 2003. december hó 31. napjáig papír alapon, azt követően elektronikus úton a MOKK által jóváhagyott számítógépes program használatával kell vezetni. Egyéb ügyviteli és iratkezelési cselekményeket akkor lehet elektronikus úton végezni, ha azt jogszabály megengedi. Tájékoztatás az ügyfélfogadásról és a beadványok átvételéről 6. § (1) A közjegyzői iroda minden munkanap ügyfélfogadást tart az ügyfelek részére. A területi kamara elnöksége az ügyfélfogadás rendjét a helyi sajátosságok figyelembevételével másként is szabályozhatja. (2) Az ügyfélfogadásról a közjegyzői iroda épületén hozzáférhető helyen tájékoztató táblát kell kifüggeszteni. (3) A közjegyző az ügyfélfogadásról elektronikus úton és távbeszélőn is adhat tájékoztatást, és azt a világhálón is közzéteheti. (4) Ha a jogszabály a beadványnak a személyes átadásán és postai úton történő megküldésén kívül más módon (telefaxon, elektronikus úton) történő benyújtását is lehetővé teszi, az ügyfeleket ennek részletes feltételeiről is tájékoztatni kell. Jegyzőkönyv 7. § (1) A tárgyalási jegyzőkönyv kézírásos formában nem készíthető el. (2) A jegyzőkönyvben semmit sem szabad a sorok közé írni. Az esetleges kiegészítéseket és módosításokat a jegyzőkönyv szélére vagy aljára kell írni. A módosítás folytán szükségtelenné vált szövegrészeket áthúzással, oly módon kell törölni, hogy a törölt szövegrész az áthúzás után is olvasható maradjon. (3) A kiegészítéseket és a módosításokat a közjegyző és a jegyzőkönyvvezető is aláírja. 8. § A jegyzőkönyvhöz az eljárási cselekmény alkalmával csatolt iratokat is mellékelni kell. A mellékletet a jegyzőkönyv sorszámával kell ellátni, melyet törni kell a mellékletek 1-től kezdődő folyószámával. 9. § A külön íven szövegezett határozat eredeti példányát a tárgyalási jegyzőkönyvhöz hozzá kell fűzni. 10. § (1) A tárgyalási jegyzőkönyvet az eljárási jogszabályokban meghatározott idő alatt kell elkészíteni. (2) Ha a jegyzőkönyv nem a tárgyaláson készült, azon fel kell tüntetni a jegyzőkönyv írásba foglalásának a napját is. (3) Ha a jegyzőkönyv szövege több lapból áll, az egyes, folyamatos sorszámozással ellátott lapokat össze kell kapcsolni. (4) A tárgyalási jegyzőkönyvre vonatkozó rendelkezéseket más eljárási cselekményekről készített jegyzőkönyvekre megfelelően kell alkalmazni. (5) A tárgyalási jegyzőkönyvbe foglalt határozatot külön aláírni akkor sem kell, ha a határozat az eljárást befejezi. 11. § (1) A közjegyző a tárgyalás (meghallgatás) anyagát hangfelvételen is rögzítheti. (2) A hangfelvételnek tartalmaznia kell mindazokat az adatokat, amelyeket a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. (3) A hangfelvétel alapján a jegyzőkönyvet 8 napon belül írásba kell foglalni. Az írásbafoglalás napját a jegyzőkönyvön fel kell tüntetni. (4) A hangfelvételről leírt jegyzőkönyvet a közjegyző aláírásával hitelesíti és a leírást végző dolgozó aláírásával látja el. A felvilágosítás 12. § (1) A közjegyzői iroda a közjegyzői ügyben félként szereplő személynek és képviselőjének ad felvilágosítást, lehetővé teszi az iratok megtekintését, másolatok vagy jegyzetek készítését (a továbbiakban: felvilágosítás). Az eljárásban részt nem vevő személy részére a közjegyző engedélyezi a felvilágosítást, ha azt a jogszabály lehetővé teszi, vagy ahhoz valamennyi érintett hozzájárult. (2) A közjegyzői iroda a felvilágosításra való jogosultságot az ügyiratok alapján állapítja meg. A felvilágosítást kérő személy azonosságát személyazonosító igazolvánnyal — ügyész, ügyvéd, jogtanácsos esetében ügyészi, ügyvédi, jogtanácsosi igazolvánnyal (a foglalkoztatását igazoló okirattal) — kell igazolni. Az ügyvédi irodával (ügyvéddel) munkaviszonyban álló dolgozó akkor jogosult a felvilágosításra, ha az ügyvédi iroda (ügyvéd) képviseleti jogosultsága az ügy irataiból kitűnik, és a munkaviszonyát igazolja. (3) Ha a felvilágosításra fogva tartásban lévő személy jogosult és e célból a közjegyzői irodában történő megjelenése nem lehetséges, a közjegyzői iroda — közjegyzői utasításra — az iratokat a közjegyző székhelyén lévő büntetés-végrehajtási intézetnek vagy a fogvatartást foganatosító egyéb szervnek (a továbbiakban együtt: bv. intézet) az erre rendszeresített átadókönyvvel átadja; a közjegyző székhelyén kívüli bv. intézetnek pedig megküldi. Az átadott vagy megküldött iratokat a bv. intézet lehetőleg még az átvétel napján, de legkésőbb három munkanapon belül köteles visszajuttatni. (4) A (3) bekezdés alapján átadandó, illetve megküldendő iratok közül a végintézkedés eredeti példányát és azokat az iratokat, amelyeknek a megtekintését a közjegyző nem engedélyezte, illetve amelyekről felvilágosítás nem adható, a közjegyzői iroda az iratok közül kiemeli, és az iratok visszaérkezéséig zárt borítékban kezeli. (5) A felvilágosítás során gondoskodni kell az iratok megőrzéséről, épségüknek védelméről. (6) A felvilágosításra jogosult személynek a tárgyalás (meghallgatás) helyéről és időpontjáról, az iratok hollétéről, továbbá arról, hogy az ügyben terjesztettek-e elő jogorvoslati kérelmet, távközlési eszközön is adható felvilágosítás, ha az ügy és a felvilágosítást kérő személy azonosításához szükséges adatokat közli. Másolatok készítése, mellékletek kiadása 13. § (1) A külön jogszabályban megjelölt azon személyek, akik az ügyben iratbetekintési joggal rendelkeznek, az ügy iratairól — kivéve, ha az iratról másolat adását jogszabály kizárja — hiteles vagy nem hiteles másolatot kaphatnak. (2) A másolatot a közjegyzői iroda vezetőjénél (a továbbiakban: irodavezető) kell megrendelni. Az irodavezető határozza meg a másolat kiadásának időpontját és gondoskodik a másolat elkészítéséről. A másolatot a közjegyzői iroda rendszerint legkésőbb a megrendeléstől számított harmadik munkanapon adja ki. (3) Az irodavezető nyilvántartja a hiteles másolat elkészítésének módját (fénymásolás, gépírás stb.), a megrendelő nevét, az illetékmentesség tényét vagy a lerótt illeték összegét. A másolat átvételét a megrendelő keltezéssel ellátott aláírásával igazolja. (4) A közjegyzőhöz érkezett iratról a közjegyzői iroda által készített másolatot és a más által elkészített és hitelesítés végett bemutatott másolatot az iroda látja el ,,a másolat hiteléül:’’ záradékkal, a másolatot készítő aláírásával, a közjegyző körbélyegzőjének lenyomatával és feltünteti azon a másolat készítésének időpontját. (5) Az ügy iratairól kiadott nem hiteles másolat nem tartalmazza a (4) bekezdésben foglaltakat. (6) A külföldi felhasználásra szánt hiteles másolatot a közjegyző eredeti aláírásával és bélyegzőlenyomatával hitelesíti. 14. § (1) Ha a közjegyző okirat vagy egyéb melléklet kiadását rendelte el, ennek átvételét a másolat átvételéhez hasonlóan kell igazolni. Ha hiteles másolat csatolása szükséges a kiadáshoz, azt a kérelmező költségére a közjegyzői iroda készíti el az okirat (melléklet) vagy a kérelmező által benyújtott másolat felhasználásával. (2) A hagyatéki ügyben becsatolt eredeti végintézkedést nem lehet kiadni, arról — kihirdetés után — csak másolat vagy az érdekelt kérelmére hiteles másolat adható ki. (3) A hagyatéki ügy iratai között az eredeti végintézkedés hiteles kiadmányát kell elhelyezni. Intézkedés távközlési és elektronikus eszközök igénybevételével 15. § (1) Az ügyintézés gyorsítása érdekében az intézkedés megtételére, tudakozódásra és felvilágosítás adására távközlési és elektronikus eszköz vehető igénybe, ha a) a hívott (megkeresett) kiléte nem kétséges (beazonosítható), b) a közlés tudomásulvételére a hívott, megkeresett jogosult, és c) az ügyintézés ilyen módja nem ütközik jogszabályba. (2) Távközlési vagy elektronikus eszköz igénybevétele esetén az intézkedésről hivatalos feljegyzést kell készíteni, illetve a telefax, e-mail szövegét vagy igazoló példányát csatolni kell az iratokhoz. A tárgyalási napló 16. § (1) A tárgyalás nyilvántartására naplót kell vezetni. (2) A tárgyalás tartása nélkül befejezett ügyeket a tárgyalási naplóba a tárgyalásra kitűzött ügyek után, elkülönítve — sorszámozás nélkül — kell bejegyezni. (3) A tárgyalási napló rovatait a közjegyző a tárgyalás kitűzésekor, illetve a tárgyalás vagy meghallgatás befejezésekor a megfelelő adatok bejegyzésével tölti ki. A meghozott határozatot a döntés rövid megjelölésével kell a naplóba bejegyezni. (4) A tárgyalási naplót úgy kell vezetni, hogy abból a tárgyalási napok és a tárgyalt ügyek száma kitűnjék. (5) A tárgyalt ügyeket, a tárgyalás eredményére (befejezésére) vonatkozó adatokat és a tárgyalás tartása nélkül befejezett ügyeket az év elejétől kezdve folytatólag, oldalanként, folyamatosan összegezni kell. A tárgyalási jegyzék 17. § (1) A tárgyalási napra kitűzött ügyekről tárgyalási jegyzék készül. (2) A tárgyalási jegyzéken meg kell jelölni a kitűzött ügyek sorszámát, az ügyszámot, az ügy tárgyát, a tárgyalás időpontját és az örökhagyó nevét. (3) A tárgyalási jegyzék egy példányát a tárgyalások megkezdése előtt a tárgyalóterem ajtajára ki kell függeszteni. Az intézkedés megszövegezése 18. § (1) Minden iraton fel kell tüntetni a megtett intézkedéseket, amely rövid feljegyzés vagy irodai utasítás is lehet. (2) Az intézkedést az elintézésre váró iraton kell elkészíteni. Ha az irat erre nem alkalmas, az intézkedést külön íven kell elkészíteni. Ezen fel kell tüntetni az eljáró közjegyzőt, az ügyszámot és az intézkedés sorszámát. Ha az intézkedés szövege több ívre terjed, az egyes, folyamatos sorszámozással ellátott íveket össze kell kapcsolni. (3) Minden intézkedésen fel kell tüntetni az elintézés évét, hónapját, napját és az elintéző aláírását. Az idegen ügyszám feltüntetése az intézkedésen 19. § A közigazgatási szerveknek, önkormányzatoknak, más hatóságoknak, intézményeknek, gazdálkodó szervezeteknek, társadalmi szervezeteknek megküldött intézkedésen (megkeresés, értesítés, határozat stb.) minden esetben fel kell tüntetni a címzett ügyszámát (hivatkozási számát)is. Az irodai utasítás 20. § (1) A közjegyzői irodának az egyes ügyiratokkal kapcsolatos teendőire a közjegyző írásban rövid és világos utasítást ad. (2) Ha az utasítás több tennivalót ír elő, az egyes teendőket sorszámozva, külön-külön kell felsorolni. (3) A közjegyző utasításában az iratboríték értesítő részére is utalhat. (4) Ha a nem érdemi intézkedésre nyomtatvány áll rendelkezésre (pl. idézés, iratok beszerzése), az utasításban elegendő ennek a számára utalni. (5) Ha az intézkedést meghatározott időpontig kell teljesíteni, a közjegyző erre megfelelő utasítást ad. (6) Az ügyiratok nyilvántartásba helyezésénél a bemutatás napját meg kell jelölni. (7) A bemutatás napjául lehetőleg a hónap ötödik, tizedik, tizenötödik, huszadik, huszonötödik vagy harmincadik napját kell megjelölni. III. Fejezet AZ ÜGYINTÉZÉS A beadványok átvétele és az átvétel elismerése 21. § (1) Az ügyféltől a beadványt a félfogadásra megállapított időben az irodavezető vagy az általa, illetve a közjegyző által e feladattal megbízott személy veszi át. (2) A postán érkezett vagy más hatóságtól kézbesítővel (hivatali kézbesítés) küldött iratot — munkaidőben — a közjegyző által kijelölt személy veszi át. (3) A küldeményt átvevő személy sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét mind az átvételi elismervényen, mind a borítékon megjelöli. Az átvevő a postai úton érkező sérült, könyvelt küldemény átvételéről jegyzőkönyvet készít, és azt a küldemény tartalmához csatolja. (4) Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt; az ,,azonnal’’ és a ,,sürgős’’ jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal jelöli meg a kézbesítő okmányon és a borítékon is. (5) A személyesen benyújtott beadványt átvevő személy a beadvány felzetén vagy a megszövegezett elismervényen az érkezés megjelölésére szolgáló bélyegzővel igazolja az átvételt, és ha már rendelkezésre áll, rájegyzi a lajstromszámot is. Az ügyfél kívánságára a szóban előterjesztett kérelem jegyzőkönyvbe foglalásáról elismervényt vagy a felvett jegyzőkönyv egy hitelesítetlen másolati példányát kell részére átadni. (6) A telefax, elektronikus küldemény átvételére a közjegyző által kijelölt alkalmazott jogosult. Ha a közjegyző iratok fogadására az ügyfelek részére elektronikus elérhetőséget is megjelöl, akkor az elektronikus küldemény átvétele céljából a közjegyző által kijelölt alkalmazott az elektronikus elérhetőséget 48 óránként legalább egy alkalommal megnyitja, és az érkezett dokumentumokat kinyomtatja. Az irat érkezési időpontjának feltüntetése 22. § (1) A közjegyzői irodához érkezett iraton — az irat valamennyi példányán és mellékletén, az irat felzetén vagy az első oldalán, valamint elektronikus úton érkezett irat kinyomtatott példányán — az iroda az érkezés napján bélyegzővel, jól olvashatóan feltünteti a közjegyző nevét, az ügyszámot, továbbá az érkezés évét, hónapját és napját, az érkezés módját. (2) Az iraton meg kell jelölni a példányok és a mellékletek számát, a csatolt pénz összegét, nemét, a mellékelt egyéb értéket, fontos iratot; az eredeti okiratot külön kell megjelölni. Ha a beadványban jelzett valamely melléklet, irat stb. hiányzik, ennek tényét is fel kell tüntetni. Az iraton feltüntetett adatokat a lajstromvezető az irat első példányán aláírja. (3) Ha a beadvány határidőhöz kötött eljárási cselekményt (pl. fellebbezést) tartalmaz, az iroda a levélborítékot a beadványhoz csatolja. A hiánypótlás 23. § Ha a közjegyzői iroda a beadvány személyesen történt benyújtásakor hiányt észlel (pl. a példány nem elegendő, az aláírás hiányzik), felhívja az ügyfelet a hiány azonnali pótlására. Ha az ügyfél a hiánypótlásnak nem tesz eleget, de ragaszkodik a beadvány benyújtásához, a beadványt hiányosan is át kell tőle venni azonban az iraton fel kell tüntetni, hogy a beadványt figyelmeztetés ellenére hiányosan nyújtotta be. Pénz és egyéb érték kezelése 24. § (1) A közjegyzőhöz postán érkezett pénzt vagy egyéb értéket (pl. ékszert, kötvényt, takarékbetétkönyvet, fel nem használt és fel nem használható illetékbélyeget) — a (2) bekezdésben foglalt eltérésekkel — a közjegyző a bizalmi őrzés szabályainak megfelelő alkalmazásával kezeli. (2) Az olyan pénzt vagy egyéb értéket, amelyet bírósági letétként kell kezelni, az illetékes bírósági gazdasági hivatalhoz vagy a bíróság elnöke által kijelölt bírósági letétkezelőhöz kell, az erre vonatkozó külön jogszabály szerint eljuttatni. A végintézkedések és más fontos iratok kezelése, őrzése 25. § (1) Ha az irathoz írásbeli magánokiratba foglalt végintézkedést vagy más olyan iratot mellékeltek, amelynek szakértői megvizsgálása válhat szükségessé, ezt az iratot páncélszekrényben vagy tűzbiztos lemezszekrényben külön kell őrizni, az iratok között pedig el kell helyezni a végintézkedés vagy más fontos irat hiteles másolatát. (2) A végintézkedésekről évente 1-gyel kezdődő sorszámmal jegyzéket kell vezetni, melyben fel kell tüntetni a) a végintézkedés sorszámát, b) a közokiratba foglalt végintézkedés ügyszámát, c) a végintézkedés érkezésének idejét, d) a végrendelkező nevét és utolsó lakóhelyét, e) a végintézkedés keltének helyét és idejét, f) a végintézkedés kihirdetésének idejét és g) a hagyatéki eljárás ügyszámát. (3) A kihirdetett végintézkedéseket a tárgyév hagyatéki iratainak a bírósági irattárba való átadásakor e jegyzék egy példányával kell az irattár részére átadni. A felülbélyegzés 26. § Az iratokra felragasztott, illetve az iratokon lerótt illetékbélyeget az iratnak a közjegyzői irodába történt érkezésének, illetve az illeték lerovásának napján az irat átvételére jogosult személy — az illetékekről szóló 1990. évi XCIII. törvény rendelkezéseinek megfelelően — nyomban köteles felülbélyegezni (értékteleníteni) úgy, hogy a felülbélyegzés időpontja utóbb is megállapítható legyen. A kezdő- és az utóirat 27. § (1) A 2. § 13. pontjában megjelölt iratokon kívül kezdőiratnak minősül különösen: a) a másodfokú bíróság hatályon kívül helyezést kimondó és új eljárásra utasító határozata, ha a hatályon kívül helyezett határozat folytán az eljárás befejeződött, b) az eljárás megismétlésére irányuló kérelem, c) az igazolási kérelem, ha a határidő elmulasztása az eljárás befejezését eredményezte, d) az eljárás függőben tartása (felfüggesztése) után az eljárást újból megindító irat, e) az ügy áttétele után visszaérkezett iratok, f) a tárgyalás tartása nélkül meghozott végzés esetén a tárgyalás tartására irányuló kérelem. (2) A kezdőiratot a lajstromba az érkezés napján be kell jegyezni. (3) Az utóiratot az érkezés napján érkeztető bélyegzővel kell ellátni és a lajstrom megfelelő rovatában fel kell tüntetni annál az iratnál, amelyre vonatkozik. Az ügyszám 28. § (1) A közjegyzői lajstromba felvett ügyszám a következőket foglalja magában: a közjegyző azonosító száma, törve a ,,Kjő.’’ jelzéssel, a lajstromszámmal, az érkezés évszámával és az egyes intézkedések sorszámával. (2) A közjegyző azonosító számát a MOKK állapítja meg. Az azonosító szám első számjegye a területi kamarát, második számjegye a megyét, harmadik és negyedik számjegye a közjegyzőt jelöli. A sorszám 29. § (1) Az utóiratot, a tárgyalási jegyzőkönyvet, a határozatot és a külön íven szövegezett egyéb intézkedéseket az ügyszám feltüntetésén kívül sorszámmal is el kell látni. A sorszámot — az ügyszámmal egy sorban és ahhoz törtvonallal kapcsolva — arab számjeggyel kell feltüntetni. (2) Az 1. sorszámot a kezdőirat kapja. A soron következő — az (1) bekezdésben felsorolt — iratok eggyel magasabb sorszámot kapnak. (3) Ha a közjegyző azonos sorszám alatt több határozatot hoz, ezeket római számjeggyel kell megkülönböztetni. A tárgyalási jegyzőkönyvbe foglalt határozatok — ideértve a tárgyaláson meghozott és kihirdetett, de külön íven szövegezett határozatokat is — a jegyzőkönyv sorszámát kapják, több határozat esetén ezeket is római számjegyekkel kell megjelölni. (4) A mellékletek annak az iratnak a sorszámát kapják, amelyhez tartoznak. Több melléklet esetén a mellékletek 1-gyel kezdődő alsorszámot kapnak. (5) Az újralajstromozott ügy korábbi iratai a kezdőiratként kezelendő irattal együtt az 1. sorszámot kapják. A csatolt idegen iratcsomó — átkötve — egy sorszámot kap. A lajstromozás 30. § (1) A közjegyzői iroda — ha e rendelet másként nem rendelkezik — az 1. § (1) bekezdésében meghatározott ügyekben a közjegyzőhöz érkezett minden beadványt, illetve iratot bejegyez a lajstromba. A lajstromot 2004. év január hó 1. napjától a MOKK által rendelkezésre bocsátott számítógépes programmal elektronikus úton kell vezetni. (2) A közjegyzői lajstrom számozása évente 1-es számmal kezdődik. (3) A közjegyzői lajstromba bevezetett hagyatéki ügyben címszó az örökhagyó, minden egyéb ügyben a kérelmező neve. 31. § (1) A kezdőiratokat és a kezdőiratként kezelendő iratokat a lajstrom soron következő új ügyszáma alatt kell lajstromozni. Az utóiratokat a kezdőirat ügyszámánál a lajstrom megfelelő rovatába kell bejegyezni. (2) A kezdőiratként kezelendő iratok lajstromozásakor az iroda az ügyben keletkezett korábbi iratot az új ügyhöz szereli. Az iratszerelést a lajstromban és az iratborítón fel kell tüntetni. Az iratszerelést mind a kezdőiratnál, mind a korábbi iratnál a lajstrom megjegyzés rovatában kell feltüntetni. (3) Ha kiderül, hogy az utóiratot — helytelenül — új ügyként lajstromozták, azt az ügyben érkezett kezdőirathoz (kezdőiratként kezelendő irathoz) kell utóiratként lajstromozni. A helytelenül adott új lajstromszámnál a megjegyzés rovatban fel kell tüntetni, hogy az iratot melyik ügyhöz szerelték. A lajstrom rovatainak kitöltése 32. § (1) A papír alapú (kézi) lajstromot az e célra rendszeresített nyomtatványon, az abban feltüntetett rovatoknak a fejrészben megjelöltek szerinti kitöltésével kell vezetni. (2) Az elektronikus úton vezetett lajstrom adattartalma megegyezik a kézi lajstromban szereplő adatok körével; annak alkalmasnak kell lennie a címszó és az ügy tárgya szerinti keresésre, valamint az ügyforgalmi adatszolgáltatás elősegítésére. (3) A címszó mellett fel kell tüntetni az ügyre vonatkozó egyéb adatot (pl. az örökhagyó születési éve, helye, kérelmező cégjegyzékszáma) is, ha ez az ügy azonosítása céljából szükséges. A házastársa nevét viselő fél esetén fel kell tüntetni a házasságkötés előtti nevet is. (4) Az utóirat érkezésének a napját és az utóirat tárgyát rövidített formában kell feltüntetni. Az érkezés évszámát csak akkor kell kiírni, ha az utóirat a kezdőirat érkezését követő évek valamelyikében érkezett. (5) Az iratok hollétét rövidített jelzéssel kell feltüntetni. Fel kell jegyezni a nyilvántartásba tétel tényét, annak határnapját, a tárgyalási határnapot és az irattárba helyezést. (6) Ha a közjegyző az eljárást áttétellel fejezte be, a lajstrom megfelelő rovatába be kell jegyezni az elküldés időpontját. (7) A ,,megjegyzés’’ rovatban minden esetben fel kell tüntetni a) hogy az iratokat mely hatóságnak küldték meg, b) a kezdőiratként kezelendő ügy lajstromozásakor az új lajstrom számot a befejezett ügy aktaborítóján, az új ügy aktaborítóján pedig a befejezett ügy lajstrom számát, c) hogy az iratokat milyen lajstromszámú ügyhöz csatolták, d) hogy az ügyet melyik ügyhöz (alapügy) egyesítették, illetve, hogy az alapügyhöz mely ügyeket egyesítettek, e) a fellebbezés felterjesztésének időpontját, f) az iratok teljes vagy részleges eltűnését (megsemmi sülését), g) az esetleg szükséges egyéb adatokat. (8) A téves bejegyzéseket áthúzással oly módon kell törölni, hogy az az áthúzás után is olvasható maradjon. A helyes adatot a törölt bejegyzés fölé kell írni. (9) Az irodavezető vagy a közjegyző által kijelölt dolgozó a lajstromnak a befejezésre vonatkozó adatait havonta, a statisztikai adatszolgáltatás előtt egyezteti a tárgyalási naplóval és kiküszöböli az esetleges eltéréseket. A lajstrom adatai alapján ellenőrzi, hogy az ügyekben a szükséges intézkedések időben megtörténtek-e; késedelem észlelése esetén az ügy számának megjelölésével a közjegyzőnek jelentést tesz. 33. § (1) A lajstromba és a mutatókönyvbe az ügyeket címszó (név) szerint kell bejegyezni. (2) Ha a címszót (nevet) helytelenül jelölték meg, a lajstromot és a mutatókönyvet megfelelően ki kell javítani. A kézi lajstrom lezárása 34. § (1) A kézi lajstromot minden év utolsó munkanapján le kell zárni. A lajstrom vezetője az utolsó bejegyzés alá vízszintes vonalat húz, az ügyek fajtáinak rovatait összegezi. Megállapítja, hogy az összegezés egyezik-e az utolsó lajstromszámmal és az esetleges eltérés okát megszünteti, továbbá feltünteti a lajstrom lezárásának időpontját, és a bejegyzést aláírja. A lajstrom lezárását a közjegyző ellenőrzi és aláírásával tanúsítja. (2) A kézi lajstrom lezárása után át kell vezetni a korábbi évekből még folyamatban maradt ügyeket. Az előző évi lajstromban az átvezetett ügy lajstromszáma mellett fel kell jegyezni, hogy az ügyet melyik év lajstromának hányadik oldalára vezették át. A folyamatban lévő ügyek iratainak kezelését ennek megfelelően két lajstromban kell végezni: a folyó évi lajstromban a folyó évben érkezett, az előző évi lajstromban pedig a korábbi években érkezett ügyeket. (3) A befejezett ügyekre vonatkozó intézkedéseket (pl. iratok elküldése, utóirat kezelése, csatolása stb.) az eredeti lajstromkönyvbe kell bejegyezni. A mutatókönyv 35. § (1) A kézi lajstromba bejegyzett ügyekről lajstromonként betűrendes mutatókönyvet kell vezetni. Az elektronikus úton vezetett lajstrom esetén a mutatókönyvet külön vezetni nem kell. (2) A mutatókönyvbe az ügyeket nyomban a lajstromozás után címszó szerint kell bevezetni. A címszó mellett fel kell tüntetni az ügy tárgyát és a lajstromszámot. (3) Ha az ügyben több örökhagyó, illetve kérelmező van, mindegyik nevét külön címszóként kell a mutatókönyvbe bejegyezni. (4) Ha a befejezettként kezelt ügy ugyanabban az évben újra kezdődik, az új lajstrom számot a korábbi lajstrom szám ,,megjegyzés’’ rovatában kell feltüntetni. Az iratboríték 36. § (1) Az ügy iratait iratborítékba kell helyezni. (2) Az iratokat időrendi sorrendben kell az iratborítóba elhelyezni. A fél részéről történő beadványt az elintézésig az érkezés sorrendjében kell iktatni és az iratborítóban legelső iratként kell elhelyezni. (3) Abban az esetben, ha a közjegyző az ügy összes iratait felterjeszti a bírósághoz, vagy időlegesen más hatóságnak küldi meg, pótborítékot kell készíteni. (4) A pótborítékon fel kell jegyezni az ügy számát és az elküldött iratok sorszámát, a befejezés időpontját és az iratok elküldésének napját. Az iratok visszaérkezése után a pótborítékot az iratok között kell elhelyezni. Az iratboríték kitöltése 37. § (1) Az iratborítékot a rendszeresített nyomtatvány adatainak megfelelően kell kitölteni. (2) Azokban a hagyatéki ügyekben, amelyeknek az iratai között végintézkedés található, az iratborító végintézkedés rovata mellett ,,V’’ jelzést kell alkalmazni. (3) Az egyéb adatokon kívül az iratboríték első oldalán fel kell tüntetni azt a körülményt, hogy az ügyben letét van, ugyanígy kell feltüntetni az ügy soron kívüli elintézésének elrendelését is. Az első oldalon kell feltüntetni a beszerzett, csatolt vagy egyesített ügyek számát, a selejtezés időpontját, illetve azt, hogy az irat nem selejtezhető. (4) Az iratborítékon az adatokat tintával, gépírással vagy bélyegzővel a kezelőiroda tünteti fel, az intézkedés eredményeként szükségessé váló feljegyzést pedig a közjegyző teszi meg. Az irat bemutatása a közjegyző részére 38. § Az iroda az érkezés napján vagy az azt követő első munkanapon az iratot a közjegyzőnek bemutatja. Az irat csatolása és az ügyek egyesítése 39. § A nyilvántartásokban az irat csatolását vagy az ügyek egyesítést oly módon kell feltüntetni, hogy annak időpontja megállapítható legyen. 40. § (1) A folyamatban lévő vagy befejezett ügy iratait más ügy irataihoz csatolni, vagy a csatolást megszüntetni csak közjegyzői utasításra lehet. (2) Ha a csatolás fennállása alatt olyan érdemi határozatot hoznak, amely a csatolt ügyben hozott határozatot érinti, az ügy iratai között el kell helyezni a határozat egy kiadmányát. 41. § (1) Az ügyek egyesítése a korábban, több ügy egyesítése a legkorábban lajstromozott ügyirathoz történik. Több ügy egyesítése esetén az összes iratot a legkorábban lajstromozott ügy száma alatt kell kezelni. (2) Az egyesítés céljából megküldött iratot új ügyként kell lajstromozni. Az egyesítés elrendeléséről az iratokat megküldő közjegyzőt — a határozat egy kiadmányával — értesíteni kell. Az értesítés alapján az iratokat megküldő közjegyző az eddig nyilvántartásban levő, az eredetivel megegyező iratokat (pótborítékot) a továbbiakban a végzés érkeztetési napjával — egyesítés címén — befejezett ügyként kezeli. Az egyesített ügyekben eljáró közjegyző további ügykezelésére a saját ügyek egyesítésére vonatkozó rendelkezések az irányadók. (3) Ha a közjegyző az egyesítést mellőzte, az egyesítés okából megküldött ügy iratait a határozat egy kiadmányával visszaküldi az illetékes közjegyzőnek. Az irat kézbesítése 42. § (1) Az irat kézbesítése — ha jogszabály másként nem rendelkezik — általában postai úton, a külön jogszabályban foglaltak szerint történik. (2) A közjegyző székhelyén a kézbesítést a közjegyző alkalmazottja is végezheti. (3) A fogva tartásban lévő személy részére a fogva tartást foganatosító szerv parancsnoka útján kell kézbesíteni az iratot. (4) A címzett a részére szóló iratot — személyazonosságának igazolása után — a közjegyzői irodában is átveheti. (5) A közjegyző az olyan iratot, amely átvételéhez joghatály fűződik, vagy amely átvételének igazolására szükség van, tértivevénnyel postázza; személyes kézbesítés esetén az átvevő az átvétel tényét keltezéssel ellátott aláírásával igazolja. Ha az átvételre nyomtatványt rendszeresítettek, az átvétel tényét ezen kell elismerni. Az iratok elküldése 43. § (1) A folyamatban lévő ügy iratait csak közjegyzői utasítás alapján lehet más hatósághoz elküldeni. (2) A pótborítékon fel kell jegyezni, hogy az iratokat mikor és hová küldték el. Az elküldés alapjául szolgáló megkeresést és az elrendelő eredeti közjegyzői intézkedést a pótborítékban kell elhelyezni. Ezenkívül vissza kell tartani a pótborítékban az első és másodfokú határozat (egyezség) egy-egy kiadmányát. (3) Az iroda az iratot ajánlott vagy csomagküldeményként adja postára. Ha az iratot a címzett az irodában veszi át, az átvétel tényét és idejét a pótborítékon aláírásával igazolja, vagy arról elismervényt ad. A kiadmány 44. § (1) A kiadmányon fel kell tüntetni a közjegyző megnevezést, az ügyszámot, az eljáró közjegyző vagy közjegyzőhelyettes nevét az ,,s. k.,’’ toldattal, az eredeti keltezést, továbbá a kiadmányt el kell látni a közjegyző körbélyegzőjének lenyomatával.