20/
- (V. 7.) KHEM utasítása a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának szabályairól. A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium szerződéskötési rendjének szabályozása, a szerződések előkészítésének, megkötésének, nyilvántartásának és lezárásának szabályozott keretek között történő végrehajtása – a Vezetői Információs Rendszer megfelelő működéséhez szükséges törzsadatok rendelkezésre állása – érdekében az alábbiak szerint rendelkezem: Az utasítás hatálya
- §
(1)Jelen utasítást a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: KHEM) természetes vagy jogi személlyel, jogi személyiség nélküli szervezettel kötendő valamennyi megállapodására és a KHEM képviseletében teendő valamennyi kötelmi jellegű jognyilatkozatra alkalmazni kell, ide nem értve:
- a)a KHEM valamely előirányzata terhére, közreműködő szervezet által kötendő szerződéseket,
- b)a közszolgálati jogviszonyt rendező, a Humánigazgatási Főosztály által kezelt megállapodásokat,
- c)a PPP-projekteket létrehozó szerződéseket, ahol a jogi és közbeszerzési szempontú megfelelőséget külső szakértő/tanácsadó nyilatkozata biztosítja.
(2)Az
(1)bekezdésben meghatározott megállapodást vagy jognyilatkozatot (a továbbiakban: szerződés) kezdeményező, véleményező, ellenjegyző és aláíró, továbbá a kapcsolódó pénzügyi-számviteli tevékenységeket végző köztisztviselők a szerződések megkötése és nyilvántartása során a jelen utasítás rendelkezéseinek megfelelően kötelesek eljárni, figyelembe véve a közbeszerzésre vonatkozó, jogszabályokban és belső szabályokban foglaltakat.
(3)Jelen utasítás
- §-ának hatálya kiterjed a KHEM irányítása alá tartozó költségvetési szervek által a dologi kiadások előirányzata terhére megrendelőként, vagy megbízóként történő vállalkozási, illetve megbízási szerződés megkötésére is. Általános rendelkezések
- §
(1)Szerződés megkötésére különösen az alábbi szellemi tevékenységek tekintetében kerülhet sor az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) 82. §
(3)bekezdésére1 figyelemmel:
- a)jogi képviselet, tanácsadás,
- b)a kodifikációhoz kapcsolódó hatásvizsgálat, tanulmányok elkészítése,
- c)informatikai rendszer üzemeltetése, fejlesztése,
- d)adminisztratív, adatrögzítési feladatok ellátása,
- e)rendszerszervezés,
- f)a költségvetési szerv alaptevékenysége ellátásához szükséges tanácsadói tevékenység (ideértve a szellemi tulajdonvédelmi tanácsadást is),
- g)könyvviteli szolgáltatás nyújtása,
- h)tolmácsolás,
- i)fordítás,
- j)szakértői tevékenység, 1 Ámr. 82. §
(3)A költségvetési szerv a külső személyi juttatások előirányzata, illetve a dologi kiadások között megtervezett szellemi tevékenység számla ellenében történő igénybevétele tétel előirányzatának terhére természetes vagy jogi személlyel, illetve jogi személyiség nélküli egyéb szervezettel akkor köthet szerződést, ha
- a)azt jogszabály nem zárja ki, továbbá
- b)a szerződés megkötése jogszabályban, az alapító okiratában, illetve a szervezeti és működési szabályzatában meghatározott szakmai alap- és kiegészítő feladatai ellátásához feltétlenül szükséges, és
- c)kormányrendelet eltérő rendelkezése hiányában az adott feladat elvégzéséhez megfelelő szakértelemmel, szakképzettséggel és gyakorlattal, vagy egyéb megfelelő sajátos szakmai adottságokkal, képességekkel rendelkező személyt nem foglalkoztat, vagy az alaptevékenység részeként felmerülő, a szerződés tárgyát képező szolgáltatás egyedi, időszakos, vagy időben rendszertelenül ellátandó feladat.
- k)kutatási tevékenység,
- l)szakmai előadások, oktatások, rendezvények szervezése, megtartása,
- m)PR- és kommunikációs tevékenység, kiadványszerkesztés, lektorálás,
- n)oktatási és vizsgáztatási tevékenység, tananyag, illetve jegyzet elkészítése.
(2)A költségvetési szervvel jogviszonyban álló munkatárs részére szerződéssel díjazás jogviszonyából eredő feladatra (különösen: a munkaköri leírásában rögzített feladatra, céljuttatásra kitűzött feladatra, teljesítménykövetelmény alapján kitűzött feladatra) nem fizethető.
(3)A szerződésekben az Állami Számvevőszék, illetve a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal ellenőrzési jogosultságát a költségvetési pénzeszközök tekintetében ki kell kötni.
(4)A visszterhes szerződések esetében a kifizetés minden esetben a szerződésben foglaltak teljesítésének az Ámr.
- §-a szerinti szakmai teljesítés igazolását és a kifizetés engedélyezését követően történik. Értelmező rendelkezések
- §
(1)Jelen utasítás alkalmazása során:
- a)ügyletkód: a Forrás SQL-rendszerben alkalmazott kód, amely a fejezeti kezelésű előirányzaton belüli részfeladat azonosítására szolgál. A részfeladat egy fejezeti kezelésű előirányzat szakmai feladataiból álló, olyan összetartozó tevékenységhalmaz, amelynek elkülönített megfigyelése indokolt. Egy fejezeti kezelésű előirányzat részfeladatainak összessége alkotja a költségvetési törvényben meghatározott egyösszegű kiadási előirányzatot. A KHEM Igazgatás költségvetési rendszerében az ügyletkód az általános igazgatási feladatokat és a projektfeladatokat jelöli.
- b)metaadat: olyan adat, amely egy adatkészlet (pl. szerződés) jellemzőit, így különösen annak tartalmát és minőségét írja le, és részleteket biztosít a kapcsolatfelvételre vagy az adatszolgáltatásra.
(2)A szerződéstár kezelője a Költségvetési, Tervezéskoordinációs és Kontrolling Főosztály (a továbbiakban: KTKF). A szerződéskötés kezdeményezése 4. §
(1)A szerződéskötési folyamat megindításakor – pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén – előzetes fedezetvizsgálatot kell végrehajtani a KHEM által vállalni tervezett kifizetés szerinti pénzösszeg rendelkezésre állásának megállapítása érdekében. Az előzetes fedezetvizsgálatért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője – a KTKF szükség szerinti megkeresése útján – felelős.
(2)A szerződés előkészítésének folyamatában – pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata:
- a)amennyiben az adott szerződés értéke nem éri el a mindenkori közbeszerzési értékhatárt, ugyanakkor nem kizárólagosan egy szervezet/személy képes teljesíteni, úgy szükséges, hogy a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner(
- ek)kiválasztása legalább 3 (három) ajánlat bekérése és kiértékelése alapján történjen. A kiértékelés szempontjai lehetnek többek között a termék, szolgáltatás minősége, ára, referenciák, fizetési feltételek, rendelkezésre állás, korábbi tapasztalatok stb. A kiértékelést és a kiválasztást jegyzőkönyvbe kell foglalni, amelyet, az árajánlatokkal együtt, az aláírásra előterjesztett szerződéshez csatolni szükséges;
- b)amennyiben az adott szerződés értéke eléri vagy meghaladja a mindenkori közbeszerzési értékhatárt, úgy a szerződéses partner(
- ek)kiválasztása tekintetében a KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasításban foglaltak szerint, a közbeszerzésre irányadó jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően kell eljárni. Az aláírásra előterjesztett szerződéshez csatolni szükséges a közbeszerzési eljárásról készített összegezést.
(3)A szerződéstervezet előkészítése a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata. A szerződés célszerűségéért, időszerűségéért, az ár-érték arányosságáért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője felelős. A célszerűség követelménye különösen a következőkre terjed ki: pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a minisztérium által fizetendő díj felelős – a feladat teljesítéséhez szükséges időtényező (időráfordítás, szerződéses időtartam, sürgősség) a feladat tartalma, jellege, specialitása, összetettsége, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás arányosságának követelménye szerinti – megállapítására. A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység felelős az Ámr. 82. §-ának
(3)bekezdésben foglaltaknak való megfelelésért.
(4)Amennyiben rendelkezésre áll az adott szerződéstípusra vonatkozó minta, a szerződéstervezetet az intraneten közzétett standard szerződésminta alapján kell előkészíteni.
(5)Amennyiben a tervezett szerződésre nem áll rendelkezésre standard szerződésminta, úgy a szerződéstervezet előkészítése során alkalmazható a partner által előkészített szerződéstervezet is, illetve a szerződéstervezet előkészítésében a Jogi Főosztály – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység megkeresése alapján, szükség szerint – közreműködik. A szerződéstervezet előkészítése során figyelembe kell venni a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló KHEM utasításban, valamint a KHEM fejezet egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználására vonatkozó jogszabályokban és belső szabályozásokban foglaltakat.
(6)A standard szerződésminták, szerződéstervezetek előkészítése során a szerződés tárgyát – kivéve, ha ezt a feladat jellege nem teszi lehetővé – részfeladatokra bontva kell meghatározni [3. §
(1)bekezdés a) pont]. A szerződések véleményezése 5. §
(1)A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység, az előkészített szerződéstervezet alapján, a szerződéssel kapcsolatos alapadatokat szerződéses adatlapon rögzíti. A szerződéses adatlap a szerződés szerződéstárba való felvételének alapvető információforrása, mintáját a 1. számú melléklet tartalmazza.
(2)A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések esetén, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység kötelezettségvállalási adatlapot tölt ki, amelynek mintáját a 2. számú melléklet tartalmazza. A beszámolási kötelezettség teljesítése és a Vezetői Információs Rendszer részfeladatszintű kontrollingadat-szolgáltatásának biztosítása érdekében a kötelezettségvállalási adatlapon – a szerződéstervezetben szereplő részteljesítésekkel összhangban – rögzíteni kell a szakfeladatrend szerinti besorolást és a kapcsolódó ügyletkódokat. A törzsadatok között nyilvántartott szakfeladat számokról és ügyletkódokról, illetve azok megnevezéseiről és tartalmáról a KTKF tájékoztatja a szervezeti egységeket.
(3)A szerződéses adatlap, valamint a kötelezettségvállalási adatlap adatainak kitöltése – amelyekhez a szerződéstervezet és a hozzá kapcsolódó előkészítő feladatok részletes ismerete elengedhetetlen – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata.
(4)A vezetői aláírással ellátott, iktatott véleménykérő feljegyzést papíralapon, a mellékleteket (szerződéstervezetet, szerződéses adatlapot, kötelezettségvállalási adatlapot) a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység kizárólag elektronikusan továbbítja:
- a)a mindenkori közbeszerzési értékhatárt el nem érő értékű vállalkozási vagy megbízási szerződés esetében, a szerződés jogi szempontból történő véleményezése céljából, a Közbeszerzési és PPP Főosztály és – a KHEM Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltakon túlmenően – a Jogi Főosztály részére is,
- b)minden egyéb, az
- a)pont alá nem tartozó szerződés esetében jogi szempontból történő véleményezés céljából a Jogi Főosztály,
- c)az
- a)és
- b)pontok alá tartozó szerződés esetében, közbeszerzési szempontból történő véleményezés céljából, a Közbeszerzési és PPP Főosztály,
- d)az
- a)és
- b)pontok alá tartozó szerződés esetében költségvetési szempontból történő véleményezés céljából a KTKF,
- e)valamennyi, vélelmezhetően munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyra vonatkozó szerződést, valamint a természetes személlyel a KHEM személyi juttatások terhére kötendő megbízási szerződéseket a Humánigazgatási Főosztály (a továbbiakban a Jogi Főosztály, a Közbeszerzési és PPP Főosztály, Humánigazgatási Főosztály és a KTKF együtt: Véleményezők) részére. Csak iktatószámmal rendelkező megkeresés véleményezhető, amennyiben a véleménykérés iktatószám nélkül érkezik, Véleményezők kötelesek ezt a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységnek jelezni.
(5)A Véleményezők feladata a szerződéstervezet jogi, közbeszerzési, költségvetési és humángazdálkodási szempontú felülvizsgálatán túl a szerződéses adatlapon és a kötelezettségvállalási adatlapon – meta-adatonként – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által meghatározott és a Véleményező kompetenciájába tartozó adattartalom véleményezése, illetőleg egyes meta-adatok tekintetében a szerződéses adatlap kitöltése is.
(6)A Véleményezők a véleményüket változáskövetéssel – korrektúra alkalmazásával – a szerződéstervezet, szerződéses adatlap és a kötelezettségvállalási adatlap elektronikus példányaiban rögzítik, majd azokat a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére 8 munkanapon belül, iktatószámmal ellátott e-mailben, valamint az elektronikus levéllel azonos iktatószámú, vezetői aláírással ellátott papíralapú feljegyzés formájában küldik meg. Ettől rövidebb véleményezési határidőt a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a véleményezés kezdeményezésével egyidejűleg kérhet, megjelölve a sürgősebb véleményezési határidő indokát. Az elvárt véleményezési határidő 2 munkanapnál rövidebb nem lehet. Ha a Véleményezőnek nincs észrevétele, arról a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységet a véleményezési határidőben kifejezetten tájékoztatni köteles.
(7)A vélemények visszaérkezését követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata az észrevételek átvezetése a szerződéstervezeten, a szerződéses adatlapon és a kötelezettségvállalási adatlapon, továbbá a Véleményezők nevének, a véleményezés dátumának és a vélemény iktatószámának a rögzítése a szerződéses adatlapon.
(8)Abban az esetben, ha a Véleményezők vagy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység különböző álláspontot képviselnek a szerződéstervezettel kapcsolatosan, úgy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység egyeztetést kezdeményez, amelyet mindaddig folytatni köteles, ameddig a Véleményezők és a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység azonos álláspontra nem jutnak.
(9)A vélemények átvezetését követően – és amennyiben a szerződéstervezet megfelel a
(7)bekezdésben foglaltaknak – a szerződéstervezetet, a szerződéses és a kötelezettségvállalási adatlapot nem szükséges ismételten megküldeni (visszamutatni) a Véleményezők részére, ugyanakkor a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a szerződéstervezet költségvetési ellenjegyzésének kezdeményezésekor a feljegyzésben nyilatkozni köteles a vélemények átvezetéséről. Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés költségvetési ellenjegyzése 6. §
(1)Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén, a kötelezettségvállalási adatlap, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője által aláírt szerződéses adatlap, a szerződéstervezet és a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység 5. §
(9)bekezdése szerinti nyilatkozata alapján a KTKF feladata a költségvetési ellenjegyzés.
(2)A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a kötelezettségvállalásra jogosult vezető által jóváhagyott kötelezettségvállalási adatlapot, továbbá költségvetési ellenjegyzés céljából a szerződéstervezetet – mellékelve ahhoz a Véleményezők 5. §
(6)bekezdése szerinti álláspontját, a 4. §
(2)bekezdés a) pontja szerinti árajánlatokat, jegyzőkönyvet és a szerződéses adatlapot, illetve a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötendő szerződés esetén a 4. §
(2)bekezdés b) pont szerinti összegezést – legkésőbb a szerződéstervezetben meghatározott teljesítés kezdő időpontját megelőző 10. munkanapig megküldi a KTKF részére, figyelembe véve az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban foglaltakat.
(3)Az ellenjegyzés során, azt megelőzően a KTKF-nek meg kell győződnie arról, hogy – a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata rendelkezésre áll az adott részfeladaton, ügyletkódon, – a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, – a kötelezettségvállalási adatlapon szereplő adatok megegyeznek a szerződéstervezet adataival, – a szerződéstervezethez csatolták a jelen utasításban előírt mellékleteket (árajánlat, jegyzőkönyv a döntésről, összegezés stb), valamint a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység nyilatkozatát a vélemények átvezetéséről. Fedezethiány, illetve eltérés esetén az ellenjegyző egyeztet a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységgel, amely gondoskodik a szerződés jogszerű megkötése érdekében szükséges intézkedések végrehajtásáról.
(4)A fedezet rendelkezésre állása és az adatok egyezősége esetén, a KTKF a szükséges adatokat rögzíti a Forrás SQL-rendszerben, ellenjegyzett státusú kötelezettségvállalásként. A kötelezettségvállalás Forrás SQL-rendszer által generált azonosítóját a KTKF munkatársa rávezeti a szerződésre, a szerződéses adatlapra, valamint a kötelezettségvállalási adatlapra.
(5)Fejezeti kezelésű előirányzatok esetén a KTKF a szerződés szerinti fizetési kötelezettség és az előirányzat-felhasználási terv összhangját is ellenőrzi.
(6)Az ellenjegyzést követően a KTKF a bonthatatlan kötéssel összefűzött szerződéstervezetet, a kötelezettségvállalási adatlapot, valamint a
(2)bekezdés szerinti egyéb dokumentumokat – a rendelkezésére bocsátott példányszámban (legalább három) – a
(2)bekezdés szerinti valamennyi dokumentum kézhezvételét követő 8 munkanapon belül visszaküldi a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére.
(7)Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a vonatkozó szabályozásban foglaltaknak vagy nem áll rendelkezésre a teljesítéshez szükséges összeg, az ellenjegyzésre jogosultnak erről a kötelezettségvállalási adatlap megküldésével tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt. A szerződés aláírása 7. §
(1)A költségvetési ellenjegyzést követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője gondoskodik a szerződés felek által történő aláírásáról.
(2)A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződést a szerződés értéke szerint kötelezettségvállalásra jogosult vezető, míg a pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó szerződést a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője vagy a megállapodás tárgya szerint illetékes felsővezető írja alá. Az aláírásra előterjesztett szerződés tervezet mellett a KHEM képviseletében a szerződést aláíró személy részére be kell mutatni a Véleményezők 5. §
(6)bekezdés szerinti álláspontját és a 4. §
(2)bekezdés
- a)vagy
- b)pontja szerinti dokumentumokat.
(3)A kötelezettségvállalásra jogosultak meghatározását – értékhatárok szerint – a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatairól és a döntési eljárásokról szóló utasítás, valamint a KHEM fejezet egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználására vonatkozó jogszabályok, illetve belső utasítások, szabályzatok tartalmazzák.
(4)Amennyiben a szerződés pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmaz, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a véleményezési eljárást követően aláírásával jóváhagyja a szerződéses adatlapban foglaltakat, és gondoskodik a szerződés ellenjegyzett [5. §
(6)bekezdés] példányainak felek által történő aláírásáról.
(5)A KHEM-mel szerződő fél(ek) részére a szerződés egy aláírt példányának rendelkezésre állását kell biztosítani.
(6)A felek által aláírt szerződés egy eredeti példányát, a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a kötelezettségvállalási adatlapot, valamint a 6. §
(2)bekezdés szerinti dokumentumokat a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője, a szerződés létrejöttét követően, haladéktalanul továbbítja a szerződéstár kezelője és a természetes személlyel, a KHEM személyi juttatásának terhére kötendő megbízási szerződés esetében a Humánigazgatási Főosztály részére.
(7)A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés megkötését követő 5 napon belül a végleges szerződéses adatlap egy – elektronikus – másolati példányát továbbítja a Közbeszerzési és PPP Főosztály részére.
(8)A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység, az elektronikus információszabadságról szóló
- évi XC. törvényben, az államháztartásról szóló
- évi XXXVIII. törvény 15/A–B. §-aiban és az államháztartás működési rendjéről szóló 292/
- (XII. 19.) Korm. rendelet
- §-ában foglalt közzétételi kötelezettség teljesítéséről szóló utasításban meghatározottakon túlmenően, valamennyi – nem közbeszerzési eljárás lefolytatása eredményeképp – megkötött szerződés esetében köteles a
- számú melléklet szerinti szerződéses adatlapot a szerződés létrejöttét követő 5 munkanapon belül a Kommunikációs Osztály részére megküldeni. A Kommunikációs Osztály a megküldött szerződéses adatlap alapján, annak kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül gondoskodik a szerződés típusának, tárgyának, a szerződő felek megnevezésének, időtartamának, továbbá pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a szerződés értékének a KHEM honlapján történő közzétételéről.
(9)Közbeszerzési eljárás eredményeképp megkötött szerződés esetében a beszerző szervezeti egység az aláírást követően haladéktalanul köteles a mindkét fél által aláírt szerződés egy eredeti, másolati vagy elektronikus példányát továbbítani a Közbeszerzési és PPP Főosztály Közbeszerzési Osztálya számára.
(10)Abban az esetben, ha a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződéstervezetet a szerződő felek nem írják alá (a szerződés nem jön létre), a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység köteles erről a kötelezettségvállalási adatlap visszaküldésével egyidejűleg tájékoztatni a KTKF-et és a Közbeszerzési és PPP Főosztályt. A kötelezettségvállalási adatlapon a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek írásban kell rögzítenie a szerződéskötés meghiúsulásának tényét, röviden az indokát, és ezt az aláírásával kell igazolnia. A szerződések nyilvántartásba vétele, megőrzése 8. §
(1)A szerződéstár kezelője a felek által aláírt szerződés, a szerződéses adatlap és pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések esetén a kötelezettségvállalási adatlap alapján felelős:
- a)a szerződéses adatlap, a kötelezettségvállalási adatlap és a szerződés egy eredeti példányának (az eredeti bonthatatlanul összefűzött szerződés, digitalizálás miatti felbontását követően, a szerződés újbóli bonthatatlan összefűzése a szerződéstár kezelőjének a feladata) – egy file-ban történő – digitalizálásáért;
- b)a szerződés egy eredeti példányának a szerződéstár – erre a célra fenntartott – irattárába helyezéséért és a művelet iratkezelési rendszerben – az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban előírtak szerint – történő rögzítéséért;
- c)a file (digitalizált szerződés, a szerződéses adatlap és a kötelezettségvállalási adatlap) szerződéstárban történő archiválásáért, a kapcsolódó meta-adatok rögzítéséért és a szerződéses adatlapon szereplő adatoknak megfelelő jogosultságok beállításáért a 9. §-ban meghatározottak szerint;
- d)a szerződés pénzügyi bonyolításában érintett Igazgatási, illetve Fejezeti Osztály az aláírt eredeti szerződés hiteles másolatát ügyintézésre megkapja.
(2)A szerződéstár felelős azért, hogy a szerződés és a 6. §
(2)bekezdése szerinti dokumentumok egy ügyiratban legyenek nyilvántartva. Szerződéstár kezelése, jogosultsági rendszer 9. §
(1)A szerződéstár az aláírt szerződés és a kapcsolódó adatlapok (szerződéses adatlap, kötelezettségvállalási adatlap) digitális képének gyors visszakereshetőségét biztosítja. A szerződéstár üzemeltetéséért a szerződéstár kezelője, annak az igények szerinti fejlesztéséről a KHEM informatikai feladati ellátásáért felelős szervezeti egység, szervezet vagy más személy gondoskodik, azzal, hogy a teljesítésért a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár titkársága felelős.
(2)A szerződéshez olvasási jogot kell biztosítani:
- a)a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének/a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek,
- b)az
- a)pontban meghatározottak vezetőjének (felsővezető),
- c)a szakmai teljesítés igazolására jogosult munkatársnak,
- d)a KTKF írásban kijelölt munkatársainak,
- e)a Jogi Főosztály írásban kijelölt munkatársainak,
- f)a Közbeszerzési és PPP Főosztály írásban kijelölt munkatársainak,
- g)a Humánigazgatási Főosztály által az 5. §
(4)bekezdés e) pontja alapján véleményezett szerződések esetében a Humánigazgatási Főosztály kijelölt munkatársainak.
(3)A
(2)bekezdés d)–g) pontja szerinti kijelölés az ott meghatározott szervezeti egység vezetőjének feladata, azzal, hogy a kijelölt munkatárs – a
(4)és
(5)bekezdésben foglalt kivétellel – a szerződéstár teljes vagy a kijelölésben kifejezetten meghatározott adattartalmának megismerésére jogosult. A
(2)bekezdésben meghatározott személyeken túl a szerződéstárhoz olvasási jogot, a szerződéstárhoz való hozzáférést a szerződéstár kezelője a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetője/a kötelezettségvállalásra jogosult vezető (kötelezettségvállaló) vagy az előzőek vezetőjének (felsővezető) írásbeli feljegyzése alapján adhat.
(4)A szerződéses adatlapon szolgálati vagy államtitokként minősített szerződések esetében olvasási jog az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény alapján kizárólag a minősítőt, a titokbirtokost és a titokvédelmi felügyelőt illeti meg. A minősített adatok kezelési rendjével kapcsolatos részletes szabályokat a minősített adatok kezelésének rendjéről szóló utasítás (titokvédelmi szabályzat) tartalmazza.
(5)A minősített szerződések esetében a
(4)bekezdésben meghatározott személyeken túl olvasási jog csak a minősítő engedélyével biztosítható.
(6)A digitalizált szerződéseket megfelelően azonosítható fájlnévvel kell ellátni.
(7)A fájl digitalizálásával párhuzamosan az adott szerződéshez kapcsolódóan a szerződéstár kezelőjének a szerződéstárban rögzítenie kell a következő metaadatokat:
- a)azonosító (a szerződéstár által felkínált és nyilvántartott egyedi azonosító; a módosítás egyedi sorszámhoz rendelése és a módosítás verziójának jelölése a szerződéstár kezelőjének a feladata);
- b)kötelezettségvállalás azonosítója;
- c)iktatószám;
- d)szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység megnevezése;
- e)kötelezettségvállaló neve;
- f)szakmai teljesítésigazoló neve;
- g)a KHEM szerződő (külső) partnere(i);
- h)szerződés típusa;
- i)szerződés tárgya;
- j)szerződés kategória (témakör);
- k)szerződés összege (bruttó) [kötelezettségvállalás teljes összege, nettó összeg + áfa];
- l)szerződés összege (nettó) [áfa nélküli összeg];
- m)szerződés felek általi aláírásának napja;
- n)szakmai teljesítés véghatárideje;
- o)egyedi támogatási szerződés esetén a támogatási program megvalósításának helye;
- p)minősítés;
- q)közbeszerzés esetén a 4. §
(2)bekezdés
- b)pont szerinti dokumentum (Összegezés);
- r)nem közbeszerzés esetén a 4. §
(2)bekezdés a) pont szerinti dokumentumok (árajánlatok, kiválasztási jegyzőkönyv, titoktartási és/vagy összeférhetetlenségi nyilatkozat). A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések teljesítésigazolása 10. §
(1)Költségvetési előirányzatot érintő pénzforgalmat csak a teljesítés igazolása alapján lehet érvényesíteni. A teljesítés igazolására jogosult személyt – a szerződésben való feltüntetés útján – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője jelöli ki.
(2)A teljesítés igazolása során meg kell győződni arról, hogy a feladat elvégzése előírásszerűen, a szerződésben foglaltak szerint megtörtént-e, illetőleg az ellenérték kifizetése megalapozott-e, amelyet a szerződésben meghatározottak szerint kell igazolni.
(3)Amennyiben a szerződésszerű teljesítéssel kapcsolatosan kifogás nem merül fel, a teljesítés igazolására jogosult személy a teljesítést a jelen utasítás 3/A. számú mellékletében található „Teljesítésigazolás” elnevezésű nyomtatvány rovatainak és a 3/B. számú mellékletében található „Kifizetés engedélyezése” elnevezésű nyomtatvány kitöltése és aláírása útján igazolja – ha értelmezhető a szerződés szerinti teljesítési összesítő alapján – és a nyomtatvány egy példányát a KHEM-mel szerződő fél részére továbbítja. A számla kiállítására a nyomtatvány birtokában és alapján kerülhet sor, azzal, hogy a számla kiállításának a szerződésben meghatározott részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kell igazodnia.
(4)A szerződő fél által kiállított számlát a teljesítés igazolására jogosult személy ellenőrzi.
(5)A kifizetést a kötelezettségvállalásra jogosult vezető engedélyezi a jelen utasítás 3/A. és 3/B. számú mellékletében található, a „Teljesítésigazolás” rovatok tekintetében már kitöltött és aláírt nyomtatvány KHEM-et illető példánya „Kifizetés engedélyezése” rovatainak kitöltése és aláírása útján. Amennyiben – az összeghatárra tekintettel – a miniszter a kötelezettségvállaló, úgy a kifizetés engedélyezője a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység szakmai felügyeletét gyakorló felsővezető. A nyomtatványon minden esetben fel kell tüntetni a részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kapcsolódó ügyletkódot és (rész)összeget.
(6)Ha valamely okból a kifizetés nem engedélyezhető, akkor a teljesítés igazolására jogosult személy gondoskodik a számla kiállítójának tájékoztatásáról, és szükség esetén intézkedik a hiánypótlás iránt.
(7)A kötelezettségvállalásra jogosult vezető a megfelelően kiállított számlát és az általa az
(5)bekezdés szerint jóváhagyott nyomtatványt – az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban előírtak betartásával – továbbítja a KTKF részére.
(8)Amennyiben támogatási szerződés jogszabályok, illetve belső utasítások, szabályzatok alapján – előlegfizetésről vagy a támogatási összeg kifizetése tekintetében előfinanszírozásról rendelkezik, a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek a 3/B. számú melléklet szerinti nyomtatvány „Kifizetés engedélyezése” rovatainak értelemszerű kitöltése és aláírása útján kell gondoskodnia a pénzügyi teljesítés engedélyezéséről, továbbá a nyomtatvány KTKF részére történő továbbításáról. Érvényesítés, utalványlap ellenjegyzése, utalványozás 11. § A teljesítésigazolást követően, a kifizetendő számlát a KTKF is ellenőrzi és a Forrás SQL-rendszerből nyert kiadási utalványrendelet használatával az érvényesítésre, ellenjegyzésre és utalványozásra vonatkozó belső szabályozásokban rögzített eljárásrend szerint jár el. A szerződés módosítása, teljesítés nélkül történő megszűnése 12. §
(1)A szerződés módosításának folyamatára a szerződéskötésre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni, azzal a különbséggel, hogy a szerződéses adatlap módosítás rovatában meg kell jelölni azon szerződés azonosítóját, amelyre a szerződésmódosítás vonatkozik.
(2)Amennyiben a szerződés nem teljesítéssel szűnik meg, a szerződésben rögzített feltételek szerint kell eljárnia a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységnek, azzal, hogy a Véleményezőket – a 5. §
(4)bekezdésében meghatározott véleményezési rendnek megfelelően – a szerződés megszüntetésébe a kapcsolódó dokumentumok véleményeztetése útján be kell vonni.
(3)A
(2)bekezdésben foglaltak esetén a szerződés megszüntetését követően a szerződés lezárására vonatkozó rendelkezéseket megfelelően alkalmazni kell. A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés lezárása 13. §
(1)A szerződés teljes körű szakmai és pénzügyi teljesítését követően a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének gondoskodnia kell a szerződés lezárásáról.
(2)A szerződés lezárását a – 4. számú mellékletben szereplő – kötelezettségvállalás lezárása nyomtatvány kitöltése útján kell igazolni, és azt a KTKF részére kell továbbítani.
(3)A szerződés lezárásakor a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének intézkednie kell a szerződésben rögzített, de fel nem használt összeg (maradvány) rögzítése és a maradvány felszabadításának engedélyeztetése iránt.
(4)A KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasításban foglaltak alapján, a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések teljesüléséről, a teljesítésigazolás kiállítását követően haladéktalanul, legfeljebb két napon belül a beszerző szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatának megküldésével köteles a Közbeszerzési és PPP Főosztály Közbeszerzési Osztályát tájékoztatni.
(5)Tanulmány megrendelésére irányuló szerződés esetében, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője, a szerződés eredményeként létrejött tanulmány átvételét követően, annak egy – akár másolati – példányát, a minősített dokumentumok kivételével, kommunikációs célból a Kommunikációs Osztálynak megküldi, amely azt közzéteszi az intraneten. Záró rendelkezések 14. §
(1)Ezen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának szabályairól szóló 34/
- (V. 29.) KHEM utasítás, valamint a szellemi tevékenység szerződéssel, számla ellenében történő igénybevételének rendjéről szóló 29/
- (V. 22.) KHEM utasítás.
(2)Ezen utasítás rendelkezéseit az ezt követően indított, valamint a hatályba lépéskor folyamatban lévő szerződéskötési eljárásokra kell alkalmazni.
(3)A 9. §
(2)bekezdés d)–g) pontjában megjelölt munkatársak kijelöléséről az ott megjelölt szervezeti egységek vezetői a szerződéstár 9. §-ában meghatározottak szerinti működéséhez szükséges informatikai rendszer bevezetését követő 30 napon belül gondoskodnak.
(4)A szerződéstár
- §-ában meghatározottak szerinti működéséhez szükséges informatikai rendszer bevezetéséig a KTKF – a
- §
(6)bekezdése alapján kézhez vett szerződésekről – a szerződéses adatlap tartalmának megfelelő analitikát vezet.
(5)A jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben az államháztartásról szóló törvény, a számvitelről szóló törvény, a közérdekű adatok közzétételére vonatkozó kötelezettség a közpénzek felhasználásával, a köztulajdon használatának nyilvánosságával, átláthatóbbá tételével és ellenőrzésének bővítésével összefüggő egyes törvények módosításáról szóló törvény („üvegzsebtörvény“), a közbeszerzésekről szóló törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendelet, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló kormányrendelet, a KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasítás, a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló utasítás, a KHEM Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló utasítás, az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvényben az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 15/A–B. §-aiban és az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 233. §-ában foglalt közzétételi kötelezettség teljesítésének szabályairól szóló utasítás, továbbá az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozás előírásait kell alkalmazni. Hónig Péter s. k., közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter