6/2018. (XII. 21.) BVOP utasítása a büntetés-végrehajtási szervezet Egységes Iratkezelési Szabályzatról.

6/2018. (XII. 21.) BVOP utasítása a büntetés-végrehajtási szervezet Egységes Iratkezelési Szabályzatról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja és a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (3) bekezdése alapján – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – a  büntetés-végrehajtási szervezet iratkezelési rendszeréről és irattári tervéről a következő utasítást adom ki: I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A szabályzat hatálya 1. A szabályzat hatálya a  Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnokságára (a továbbiakban: BVOP), a  büntetésvégrehajtási intézetekre és intézményekre (a továbbiakban: bv. intézet), továbbá a  fogvatartottak kötelező foglalkoztatására létrehozott gazdasági társaságokra (a továbbiakban együtt: bv. szervek) terjed ki. 2. Értelmező rendelkezések 2. A Szabályzat alkalmazásában: 2.1. Alszám: alszámokra tagolódó sorszámos iktatási rendszerben a  két- vagy többfázisú ügyek második és további ügyiratdarabjainak iktatószáma. 2.2. Audit: az a művelet, amely során ellenőrizni kell, hogy mind a file-ban található metaadat, mind a  .pdf-ben található irat egymáshoz tartozik-e. 2.3. Beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat. 2.4. Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása. 2.5. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak. 2.6. Elektronikusan aláírt irat: az  elektronikus ügyintézés és a  bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvényben (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.) meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat. 2.7. Előirat: az érkezett küldeménynek korábban már regisztrált előzménye. 2.8. Előzménykutatás: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz szükséges-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot szükséges-e neki nyitni. 2.9. Érkeztető pont: az  iratképző szerv azon szervezeti eleme, amely a  központi ügykezelési feladatokat végzi a  szervezeti és működési szabályzatban, illetve ügyrendben meghatározottak szerint, valamint a  BVOP tekintetében a Központi Szállítási és Nyilvántartási Főosztály és a Humán Szolgálat. 2.10. Felterjesztés: valamely iratnak a  jóváhagyásra, kiadmányozásra jogosult vezető részére közvetlenül, illetve az alakisághoz, továbbá megfelelő eljárási rendhez kötött, valamint a szolgálati út figyelembevételével történő megküldése, amely aktus egyben a  felterjesztésre jogosult vezető részéről annak szavatolása, hogy az  irat alakilag és tartalmilag aláírásra és kiadmányozásra alkalmas. 2.11. Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: elektronikus aláírás, amely alkalmas az  aláíró azonosítására, egyedülállóan az aláíróhoz köthető olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, és a  dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az  aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett – módosítás érzékelhető. 2.12. Gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az  ügyfél-hivatal, illetve a  hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz. 2.13. Hivatali kapu: a  hatóságok számára a  benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a büntetés-végrehajtás hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz. 2.14. Hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja. 2.15. Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel. 2.16. Időbélyegző: elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt, vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában, változatlan formában létezett. 2.17. Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik. 2.18. Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból. 2.19. Iratszerelés: ugyanahhoz az  ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. 2.20. Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tároló hely. 2.21. Kézbesítés: a  küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez. 2.22. Kiadmány: a  jóváhagyás után letisztázott és a  kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat. 2.23. Kiadmányozás: a  már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről. 2.24. Kivételi körbe tartozó irat: a  közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 2. mellékletében és a jelen Szabályzatban meghatározott irat. 2.25. Kivonat: valamely irat egy részének szó szerinti idézése. Az eredeti irat formájának (alakjának) megtartása nem kötelező, azonban a „Kivonat ..... számú ..... tárgyú .....ból” jelölést fel kell tüntetni. 2.26. Maradandó értékű irat: a  gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a  történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a  közfeladatok folyamatos ellátásához és az  állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. 2.27. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. 2.28. Minősített elektronikus aláírás: olyan fokozott biztonságú elektronikus aláírás, amelyet az  aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki. 2.29. NOVA SZEÜSZ küldési mód: a Robotzsaru integrált ügyviteli, ügyfeldolgozó és elektronikus iratkezelő rendszer (a továbbiakban: Robotzsaru rendszer) olyan szolgáltatása, amely hivatali kapun keresztül biztosítja a hiteles elektronikus iratok kézbesítését. 2.30. Nyilvántartási szám: az ügykezelési segédletbe történt bejegyzések sorszáma, amely az iratok azonosítására, hollétének kimutatására szolgál. Nyilvántartási szám a  rendszeresített számítógépes programban az  irat azonosítására szolgáló sorszám, illetve ideiglenes ügyszám is. 2.31. Posta SZEÜSZ küldési mód: a  Magyar Posta olyan szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatása, amely a  Korm. rendelet 38/H.  § (1)–(2)  bekezdésében meghatározottak szerint készült, hiteles elektronikus küldemények hiteles papíralapú kézbesítését biztosítja. 2.32. Szerelés: ügyiratok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az  iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. 2.33. Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is. 2.34. Utóirat: valamely ügyiraton belül egy ügyiratdarabot közvetlenül követő másik ügyiratdarab (az utóirat egyben egy őt közvetlenül követő másik ügyiratdarabnak az előirata is lehet). 2.35. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az  eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. 2.36. Ügyiratdarab: az  ügyiratnak az  a  része, amely az  ügy intézésének egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza. 3. A 2. pontban nem szereplő fogalmak értelmezése és feladatok végrehajtása során a) a köziratokról, a  közlevéltárakról és a  magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.), b) az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény, c) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.), e) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet, f ) egyes, az  elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet, g) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, h) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet, i) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet rendelkezései az irányadóak. 3. A Szabályzat célja 4. A Szabályzat célja az iratok készítésére, nyilvántartására, tárolására, továbbítására és selejtezésére vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása annak érdekében, hogy a bv. szervek irattári anyaga – ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságának elvére tekintettel – szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használható forrásanyaggá váljon, annak maradandó értékű része épségben és használható állapotban a  jövő nemzedék számára is fennmaradjon. 5. A Szabályzat rendelkezéseit a minősített adatokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályokban, valamint a belső normákban meghatározott előírások figyelembevételével kell alkalmazni. A  bv. szervezetnél nyílt és minősített iratkezelés van. A nyílt iratkezelést jelen Szabályzat, a  minősített iratkezelést pedig a  minősített adatvédelemmel kapcsolatos Biztonsági Szabályzat (a továbbiakban: BSZ) szabályozza. 4. Az iratkezelés szervezete, az ügyviteli feladatok megoszlása 6. A bv. szervek Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SZMSZ) a  szervezeti sajátosságok figyelembevételével határozza meg az  iratkezelés szervezetét, az  iratkezelésre, valamint az  azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és jelöli ki az iratkezelés felügyeletét ellátó Hivatal vezetőjét. 7. A bv. szervek az  iratkezelést vegyes iratkezelési rendszerben látják el, centralizált számítógépes iktatórendszer támogatásával. A szervezeti elemek az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik. 8. A szervezeti elemek iratkezelését a szervezeti elemek vezetői – az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve – szervezik meg. 9. Az érkeztető pont ügykezelőinek feladata: a) bv. szervezetnél készült és más szervtől vagy személytől érkezett küldemények átvétele, érkeztetése, bontása, b) az iratok előzménykutatása, szignálásra felajánlása, iktatása, csatolása, szerelése, szkennelése, az elektronikus vagy digitalizált iratok azonosító adataikhoz történő hozzáfűzése, az  iratok továbbítása a  címzettekhez, (a  fogvatartottaktól a  BVOP-ra érkezett küldeményeket az  országos parancsnok biztonsági és fogvatartási helyettese részére kell felajánlani szignálásra), c) papíralapú iratról hiteles elektronikus irat készítése (auditál), d) elektronikus iratról hiteles papíralapú irat készítése, e) az elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott irat hitelességének ellenőrzése, f ) a kivételi körbe tartozó küldemények címzetthez történő továbbítása, g) a szervezeti elemek átmeneti irattárából átvett iratok központi irattárban történő tárolása, a  kölcsönzés végrehajtása, selejtezése, megsemmisítése, a maradandó értékű iratok levéltárba átadásának előkészítése, h) a bv. szerv hivatalos elektronikus postafiókjának üzemeltetése, i) az irat dokumentáltan történő kiadása és visszavétele, j) az irat – a szervezeti elem vezetője által meghatározott ideig történő – határidő nyilvántartásban való tartása, k) jelen Szabályzat betartásának folyamatos ellenőrzése, az  ellenőrzés során tapasztalt rendellenességek közvetlen vezető felé írásban történő jelentése, l) hat hónapon túl vezetőnél, ügyintézőnél lévő elintézetlen iratokról hiányjegyzék készítése és erről a szervezeti elem vezetőjének tájékoztatása. 10. A szervezeti elemek ügykezelői feladatokat ellátó munkatársai végzik: a) a saját készítésű, kivételi körbe tartozó küldemények központi ügykezelésre történő továbbítását, b) a szervezeti elem hivatalos elektronikus postafiókjának kezelését, c) a szervezeti elem által átvett iratok (elektronikus) érkeztetését, az  iratok előzménykutatását, szignálásra felajánlását, az elektronikus ügykezelési rendszerben iktatását, csatolását, szerelését, d) a szervezeti elem által átvett papíralapú iratok központi ügykezelésre hiteles elektronikus másolat készítés céljából történő átadását, e) az önálló irattárral rendelkező szervezeti elemeknél az irattár kezelését, f ) az előadói ív szabályos kitöltöttségét, és a szükséges aláírások szereplésének ellenőrzését, g) az irattárazni kívánt irat főszáma és alszámai hiánytalan meglétének ellenőrzését, h) az irat átadás-átvételét és annak dokumentálását, i) a szervezeti elem átmeneti irattárának kezelését, az  iratkölcsönzést, az  irat lezárásától számított hat évnél régebbi iratok átadását a központi irattárnak, j) a szervezeti elem átmeneti irattárából az öt éves őrzési időt meg nem haladó iratok selejtezését, k) felhatalmazás alapján elektronikus iratról hiteles papíralapú irat készítését. 11. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért. 12. Az ügyintéző feladata: a) az irat elkészítése, b) döntés az előzményiratok végleges szereléséről, c) az irattári tételszám meghatározása, d) egyéb ügykezelői utasítások megadása (helyezze határidőbe, helyezze irattárba), e) a rábízott iratok megfelelő tárolása, f ) az iratokkal való elszámolás, g) hatósági statisztikai adatok megadása, h) az iratok nyomon követhetőségének biztosítása, i) az irat alszámra iktatása, az  elektronikus iratok kiadmányozásra felterjesztése, a  papíralapú kiadmányozott iratok postázásra továbbítása, j) az elektronikus iratok expediálása, k) papíralapú irat esetén az  előadói ívben az  irat főszámának és alszámainak sorba rendezése, a  felesleges munkapéldányok iratanyagból kiemelése, l) felhatalmazás alapján elektronikus iratról hiteles papíralapú irat készítése. 13. A bv. szerv vezetője/szervezeti elemek vezetői – a feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyekben – végzik a szignálást, a  koordinációra bocsátást, a  koordináció határidejének meghatározását, az  érkezett irattal kapcsolatban tett intézkedések jóváhagyását, az elintézési határidő meghatározását, végrehajtásának ellenőrzését, a határidőbe tétel engedélyezését, a saját kezdeményezésű irat kiadmányozását, a védettség és a betekintők körének meghatározását, az  irattári tételszám, az  irattárazás engedélyezését. A  szakterületi vezető dönt a  hiteles elektronikus másolattal rendelkező irat papíralapú példányainak 90 napot követő selejtezhetőségéről. A megsemmisítési jegyzékre kerülő iratok papíralapú példányait a  központi ügykezelés elkülönített módon 90 napig tárolja, majd elkészíti a megsemmisítési jegyzőkönyvet, és gondoskodik az iratok megsemmisítéséről A bv. szerv vezetője végzi a selejtezés, az irattárba és a levéltárba adás engedélyezését. 14. A bv. szervezet nyílt iratainak kezelése a  Robotzsaru rendszer kibővített típusú, tanúsított iratkezelő rendszer használatával történik, amely megfelel a  (külön jogszabályban meghatározott) közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeknek. 15. Az alkalmazás rendszergazda feladatai a következők: a) elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyv nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése, b) irattári tételszámok karbantartása, c) a Robotzsaru rendszerhez kapcsolódóan a hozzáférési jogosultságok beállítása, d) egyedi azonosítók karbantartása, e) helyettesítési jogok, f ) külső és a belső név- és címtáraknak a naprakészen tartása, g) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása. 16. Az informatikai szakterület ellátja a Robotzsaru rendszer informatikai rendszergazdai feladatait, valamint: a) a Robotzsaru rendszer üzemeltetését, a technikai infrastruktúra biztosítását és a program hibás működésének elhárítását, b) gondoskodik a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. közreműködésének igénybevételével a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről, c) az iratkezelésért felelős szervezeti elemmel együttműködve meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket, d) kijelöli a  számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős, illetve a  rendszer üzemeltetéséért felelős személyt, e) gondoskodik az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséről, f ) gondoskodik a számítástechnikai programok, adathordozók és egyéb szükséges eszközök biztosításáról, g) nyilvántartja a kiadott elektronikus aláírásokat és meghatározza azok kezelési rendjét, h) az infrastruktúra-rendszergazda feladata a Robotzsaru rendszerben tárolt adatok archiválása, i) a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások beszerzéséről, karbantartásáról, kiosztásáról, visszavonásáról, törléséről nyilvántartást vezet, amelyekre vonatkozó előírásokat a büntetés-végrehajtási szervezet Informatikai és Biztonsági Szabályzata (a továbbiakban: IBSZ) tartalmazza, j) gondoskodik a hivatali kapu zavartalan működtetéséről, az esetlegesen fellépő problémák, üzemzavar azonnali elhárításáról. 5. Az ügykezelés felügyelete 17. A bv. szervezet iratkezelési feladatainak felügyeletét a BVOP Hivatal vezetője látja el, e feladatkörében gondoskodik különösen: a) az Iratkezelési Szabályzat elkészítéséről, az előírások végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, évente történő felülvizsgálatáról, b) a szabálytalanságok megszüntetéséről, c) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről, továbbképzéséről, d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáról, valamint e) az egyéb, jogszabályokban meghatározott, iratkezelést érintő feladatokról. 18. A bv. szervek vezetői és a BVOP szervezeti elemeinek vezetői – jelen Szabályzat előírásainak figyelembevételével – kötelesek a  felügyeletük alatt álló szerv, szervezeti elem iratkezelését megszervezni. Ezen vezetők felelősek a  vonatkozó iratkezelési határidők betartásáért is. Ennek érdekében kötelesek ellenőrizni az  iratok készítésének, nyilvántartásának és kezelésének rendjét, valamint a  határidők nyilvántartását. Az  ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket kötelesek írásban rögzíteni, és a feltárt hiányosságok megszüntetésére haladéktalanul intézkedni. 19. Az iratkezelési folyamat szereplői megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal az  elektronikus nyilvántartás alapján (elszámoltatási lista) tételesen elszámolnak. A  folyamatban lévő ügyekről a szervezeti elem átadás-átvételi jegyzőkönyvet készít, és gondoskodik az iratok további kezeléséről. 20. A Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) a  maradandó értékű köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében ellenőrzi az iratok védelmét és az iratkezelés rendjét. 6. Az iktatási rendszer 21. A bv. szervezetnél alszámokra tagolódó sorszámos iktatást kell alkalmazni. 22. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített főnyilvántartókönyvbe nyilvántartásba vett, (folyamatosan oldalszámozott, az év végén záradékolt, az ügykezelő és célszerűen az iktatási hely szerinti vezető által aláírt, valamint a  szerv bélyegzőlenyomatával ellátott) papíralapú iktatókönyvet és elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) kell használni. 7. Az irattári terv szerkezete és rendszere 23. Az irattári terv az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározza, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek: a) iratai nem selejtezhetőek, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után selejtezhetőek, b) iratait nem selejtezhető irattári tételek esetében meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, c) iratainak megőrzéséről az iratképző – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni, d) iratai a nem selejtezhető és levéltárba adandó körbe tartoznak, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében az irattári őrzés időtartamát tartalmazza. 24. Az irattári terv általános és különös részből áll. Az általános részbe a bv. szervezet működtetésével kapcsolatos, több szervezeti elemet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszám) ellátni. A bv. szervezet irattári tervét az 1. melléklet tartalmazza. Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni. 8. Az iratkezelés alapelvei 25. A bv. szervek iratkezelését úgy kell megszervezni és működtetni, hogy az  érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat azonosítható legyen, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető, továbbá a kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen. 26. Az iratok kezelése során biztosítani kell, hogy azok tartalmát csak arra jogosult személy ismerhesse meg, biztosítva ezzel az  iratokban szereplő személyes adatok és üzleti titok, valamint a „nem nyilvános” jelzéssel ellátott adatok illetéktelen megismerés, illetve felhasználás elleni védelmét. Az  iratokat és az  adatokat védeni kell különösen a  jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és a sérülés ellen. 27. Az irattári anyag rendszeres évenkénti selejtezésével gondoskodni kell az irattári anyag felesleges felhalmozódásának megelőzéséről, illetve a maradandó értékű iratok megőrzésének biztosításáról. 28. Az iratkezelés szervezetét úgy kell kialakítani, hogy szolgálja a bv. szerv feladatainak eredményes és gyors megoldását, rendeltetésszerű működését (az ügyintézési érdekeket), valamint garantálja az  iratok épségben és használható állapotban történő őrzését. 29. A Robotzsaru rendszer alkalmazásakor ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a manuális iratkezelésnél, annak meg kell felelnie az  adatbiztonsági követelményeknek, valamint üzemeltetési utasítással és felhasználói kézikönyvvel kell rendelkeznie. II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI 9. Az iratok rendszerezése, nyilvántartása 30. Az ügyiratokat, valamint a bv. szervek irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg, még irattárba helyezésük előtt – az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe kell besorolni. 31. A beérkező, a kimenő és a helyben keletkező iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az  elektronikus iktatókönyvet az  ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. 32. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőknek az – átmeneti, központi – irattárban az Iratkezelési Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyezniük. 33. A bv. szervekhez érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – a meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az  ügykezelőnek az  irat azonosításához szükséges és az  ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak szükség esetén papíralapú iktatókönyvben, illetve az  e  célra rendszeresített, tanúsított Robotzsaru rendszerrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. 10. A jogosultságok kezelésének szabályai a Robotzsaru rendszerben 34. A Robotzsaru rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A jogosultságok regisztrálása, valamint a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az  iktatóhely szerinti vezető engedélyezését követően az  alkalmazás-rendszergazda feladata. A  jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. 35. A beállítást végző alkalmazás-rendszergazda a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését az eredeti iraton igazolja, nyilvántartja és őrzi. 36. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a  számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről. 11. Hozzáférés az iratokhoz 37. Az iratba korlátozás nélkül betekinthet az ügy intézője és annak valamennyi elöljárója, illetve felettese. 38. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a  vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg. 39. Az ügyintézőnél lévő iratba más személy akkor tekinthet be, ha azt a hivatali munkájával, tevékenységével összefüggő feladat ellátása szükségessé teszi. 40. Az adatkezelés során az Info tv. rendelkezéseit minden esetben be kell tartani. 41. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az  adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és/vagy a Robotzsaru rendszerben dokumentálni kell. 42. Az iratba való betekintés tényét, időpontját, továbbá a  betekintő személy nevét, rendfokozatát, beosztását és szolgálati helyét az előadói íven – amennyiben ilyen nincs, az iraton – fel kell tüntetni. Ezért, az irat hollététől függően, az ügyintéző vagy az ügykezelő (irattáros) felelős. 12. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése 43. A bv. szervezet iratkezelési feladatok központi szakirányítása, felügyelete, felkérése egyes rendelkezések értelmezésére, egyedi ügyekben állásfoglalás kialakítása, az  iratkezelési tevékenységre vonatkozó jogszabályalkotási kezdeményezések előkészítése és jogszabálytervezetek véleményezése a  BVOP hivatalvezetőjének hatáskörébe tartozik. 44. Az iratkezelési tevékenység szakmai irányítása, felügyelete és ellenőrzése – az  átruházott jogok tekintetében – a hivatalvezető feladata. A Hivatal vezetője eljár a részére átruházott – és munkaköri leírásában rögzített – iratkezeléssel összefüggő feladatkörökben. A  bv. szervek vezetői ugyanakkor továbbra is felelősek az  iratkezelés jogszerűsége érdekében a  hatáskörükbe tartozó intézkedések megtételéért. Az  iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek csak felsőfokú végzettséggel rendelkező személy jelölhető ki. 45. Az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, az  SZMSZ, valamint ügyrendi szabályok, az  alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az  irattári terv és az  iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, az adatbiztonsági előírások meghatározásáért, továbbá az  iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a bv. szervek vezetői a felelősek. 46. Az ügykezelés feladatait, feladatkörét az  iratforgalom nagysága, valamint a  bv. szerv vezetőjének döntése alapján önálló ügykezelési szervezeti elem, önálló ügykezelő vagy több munkafolyamatot ellátó – ügykezelési feladattal is megbízott – dolgozó (a továbbiakban: ügykezelő) látja el. 47. Az ügykezelés elhelyezésére lehetőleg külön helyiséget kell biztosítani. A helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése tárolása egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen. A helyiséget védetté kell tenni illetéktelen személyek behatolása ellen. A  helyiség munkaidőn túli felnyitásáról az  illetékes szervezeti elem vezetőjét tájékoztatni kell. Amennyiben a felnyitásnál az ügykezelő nincs jelen, jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben rögzíteni kell a jelenlévők nevét, rendfokozatát, beosztását, a  felnyitás indokát, valamint, hogy kivittek-e valamit a  helyiségből. A  felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében. 48. Valamennyi ügyintéző felelős az  általa intézett ügyek tekintetében az  iratok szakszerű kezeléséért. A  munkaidő befejezésekor valamennyi szolgálatot teljesítő személy köteles a nyílt adathordozók (papíralapú és/vagy elektronikus) munkaidőn túli tárolása során az alábbi szabályokat betartani: a) a kezelésében lévő szekrények (lemez- és faszekrények, íróasztalok, irodabútorok) zárása, b) a kezelésében lévő lemezszekrények, valamint ajtók száraz lakattal történő zárása (szükség szerint), c) kulcsdobozok és a helyiségek kulcsainak kezelésére és tárolására vonatkozó szabályok betartása, d) a munkaterületen az adathordozók zárható szekrénybe történő elzárása, e) a munka során használt berendezések (számítógép, fénymásoló, nyomtató stb.) kezelésére az IBSZ az irányadó, f ) a belépéshez szükséges kódokat, azonosítókat és jelszavakat az IBSZ iránymutatása szerinti gondossággal kell kezelni. III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA 13. Küldemények átvétele 49. A küldemény hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer, a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint a  Magyar Posta Zrt. vagy magánszemély személyes benyújtása útján kerül a  szervezeti elemhez. 50. A küldeményeket és beadványokat hivatali munkaidőben az  ügykezelő veszi át. Az  átvevő a  papíralapú iratok esetében az  érkezés módjának megfelelő, rendszeresített kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az  átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az  átvételt. A  küldemény beérkezésének időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni a  küldemény sorszámát, feladóját, az  érkezés dátumát, könyvelt postai küldemény esetén a  postai azonosítóját. Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként kell kezelni. Elektronikus ügyintézés során az érkeztető azonosító szám képzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik. 51. A küldemény átvételére jogosult: a) a címzett vagy az általa megbízott személy, b) a bv. szerv vezetője vagy az általa megbízott személy, c) az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy, d) a postai meghatalmazással rendelkező személy, e) hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő biztonsági tiszt, f ) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy, g) központi érkeztetési ügykört ellátó Robotzsaru rendszert használó személy, h) elektronikus ügykezelő rendszer útján érkező küldemények esetén az elektronikus hivatali kapus rendszer, i) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a hivatalos elektronikus postafiókot kezelő személy. 52. A postahivatalban bérelt fiókcímre érkező küldeményeket a  bv. szerv vezetőjének meghatalmazásával rendelkező személy veheti át, aki a feladat ellátása során a következő nyilvántartásokat köteles vezetni: a) ajánlott és tértivevényes postaküldemények feladókönyve, b) ajánlott és tértivevényes postaküldemények átvevőkönyve, c) csomagok feladásához rendszeresített feladókönyv. 53. Az „azonnal” vagy „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítő okmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. 54. A gyors elintézést igénylő – „azonnal”, „sürgős” jelzésű – küldeményt az  ügykezelő köteles a  címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni vagy átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani. 55. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Amennyiben az  ügyfél az  iratot személyesen, vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az  átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni. 56. Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy, vagy szervezeti elem veszi át a  küldeményt, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén a központi ügykezelés részére átadni. 57. A küldeményeket átvevő személy köteles ellenőrizni: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot, b) a küldemény sértetlenségét, c) a küldeményen és a kézbesítő okmányon lévő azonosító szám (pl. iktatószám, ragszám) azonosságát, d) az iraton jelzett mellékletek meglétét (amennyiben ez lehetséges). 58. Amennyiben a küldemény sérült vagy azon a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy „sérülten érkezett” vagy „felbontva érkezett”. E feljegyzést aláírással és dátummal kell ellátni, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell. Sérült elektronikus küldemény esetén a vonatkozó Korm. rendelet előírásai az irányadók. 59. A szervezeti elemek ügykezelői (naponta legalább egyszer) a központi ügykezelésen veszik és adják át az érkezett és a  továbbítandó küldeményeket a  rendszeresített Robotzsaru rendszerben, illetve a  kézbesítőokmányon. A  gyors intézkedést igénylő – „azonnal”, „sürgős”, „soron kívül”, „elsőbbségi” jelzésű – küldeményeket a központi ügykezelés kiértesítését követően a szervezeti elem ügykezelője haladéktalanul átveszi. 14. A küldemények felbontása 60. A küldeményeket felbonthatja: a) az „s. k.” („Saját kezű felbontásra” vagy ezzel azonos tartalmú) jelzéssel ellátott küldeményeket csak annak