18/2015. (X. 9.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Egyedi iratkezelési szabályzatáról.

18/2015. (X. 9.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Egyedi iratkezelési szabályzatáról. A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 9. § (4) bekezdésében és 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglaltakra figyelemmel, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 3.  §-ában foglalt kötelezettség teljesítése érdekében, a  jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX.  törvény 23.  § (4)  bekezdés c)  pontja, valamint a  tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI.  törvény 6.  §-a és 8.  § (1)  bekezdése alapján – a  Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm.  rendelet 21.  § 14.  pontjában meghatározott feladatkörében eljáró belügyminiszterrel és a  Magyar Nemzeti Levéltárral egyetértésben – a következő utasítást adom ki: I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. Az utasítás hatálya, alkalmazási köre 1. A Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) jelen utasítással kiadott egyedi iratkezelési szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) alkalmazási köre, illetve hatálya kiterjed az  NKFI Hivatal szervezeti egységeinél keletkező, oda érkező vagy onnan kimenő valamennyi nyílt iratra, azok papíralapú és elektronikus kezelésére, illetve valamennyi ügyvitelben érintett alkalmazottjára. 2. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok alapján kiadott biztonsági szabályzat vonatkozik. 2. Értelmező rendelkezések 3. A Szabályzatban használt fogalmak értelmezésére a) a köziratokról, a  közlevéltárakról és a  magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.), b) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény, c) az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény, d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény, e) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet, f ) az egyes, az  elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet, g) az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet, h) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Kr.) és i) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet rendelkezései az irányadóak. 4. E Szabályzat alkalmazásában: 4.1. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása, 4.2. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint az elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos megőrzése elektronikus adathordozón, 4.3. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum, 4.4. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az  irat és az  iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum, 4.5. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ, 4.6. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az  elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is, 4.7. elektronikus adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az  ügyfél–hivatal, illetve a  hivatal–ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz, 4.8. elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat, 4.9. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át, 4.10. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni, 4.11. expediálás: az  irat kézbesítésének előkészítése, ügyintézői vagy vezetői utasítás alapján a  küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés és küldés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása, 4.12. feladatkör: azoknak a  feladatoknak az  összessége, amelyeket a  szerv vagy személy végez az  ügyintézési munkafolyamat során, 4.13. hivatali kapu: a  hatóságok számára a  benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a  minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz, 4.14. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: az  NKFI Hivatal egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a hivatali kapuhoz hozzáférési jogosultsággal rendelkezik, 4.15. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel, 4.16. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik, 4.17. iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv Szervezeti és Működési Szabályzata figyelembevételével készül, és amelynek függelékeit a szerv további, iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye, valamint az irattári terv képezi, 4.18. irattár: egyrészt átmeneti irattár, amely az adott szervezeti egység ügykezelőjének kezelésében van, másrészt a központi irattár, amelyet az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység központi irattárosai kezelnek, 4.19. irattári tételszámmal való ellátás: az  ügyiratnak az  irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása, 4.20. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi, 4.21. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások, 4.22. kezelő: küldemények – különös tekintettel az  egységes kormányzati ügykezelő rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemények – átvételére kijelölt kormánytisztviselő, 4.23. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről saját kezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat, 4.24. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány- (elintézés-) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről, 4.25. különös iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatókönyv, 4.26. levéltárba adás: a  lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak, 4.27. megőrzési (határ)idő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő, 4.28. munkaanyag: valamely irat érdemi információt tartalmazó előkészítő része, 4.29. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet), 4.30. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy a szerv iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá vonható iratainak kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése, 4.31. szervezeti és működési szabályzat: a  szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a  szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket, 4.32. szervezeti postafiók: az NKFI Hivatal számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely, 4.33. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az  eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége, 4.34. ügyiratdarab: az  ügyiratnak az  a  része, amely az  ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza (akta), 4.35. ügyintéző: az ügy elintézésre, a döntés előkészítésére jogosult, 4.36. ügykezelő: szervezeti egységenként legalább egy iratkezelési feladatokkal megbízott személy (adminisztrátor), 4.37. ügyvitel: a  szerv folyamatos működésének alapja, az  ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában, 4.38. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat. 3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete 5. Az NKFI Hivatalban az  iratok kezelése vegyes iratkezelési rendszerben valósul meg. A  6.  pontban meghatározott elektronikus dokumentumkezelő rendszer centralizáltan működik. Az NKFI Hivatal iratainak érkeztetése centralizáltan működik, azonban az NKFI Hivatal elnöke kivételesen indokolt esetben (például eltérő telephely esetén) engedélyezheti a  decentralizált érkeztetést, és intézkedik a  Szabályzat módosításáról és annak a  Magyar Nemzeti Levéltárhoz, valamint a  köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterhez egyetértésre történő ismételt felterjesztéséről. A  szervezeti egységek (ügykezelői, továbbá iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői) az iratkezelés – érkeztetést követő – egyes fázisait önállóan végzik. 6. A szervezeti egységeknél az  elektronikus iratkezelés a  dokNET Enterprise I-DLT13T_TAN számon tanúsított dokumentumkezelő rendszer (a továbbiakban: iratkezelési szoftver) használatával történik, a papíralapú iratkezelés mellett. Az  NKFI Hivatal által kezelt, közfinanszírozású támogatással megvalósuló kutatás-fejlesztési és innovációs projektekkel összefüggő eljárásra az  NKFI hivatal elnökének utasításában foglalt rendelkezések irányadók, az elkülönült informatikai nyilvántartási rendszer alkalmazására tekintettel. 7. Az NKFI Hivatal iratkezelésének szakmai irányítását és felügyeletét az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője látja el, aki e feladatkörében felelős: a) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért és szükség szerinti módosításáért; b) a szabálytalanságok megszüntetéséért; c) a 9. b) alpontba nem tartozó iratkezelési segédeszközök biztosításáért; d) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek – a  9. h)  alpontba nem tartozó – szakmai képzéséért, továbbképzéséért; e) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok megszervezéséért; f ) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételei kialakításának kezdeményezéséért; g) az iratanyag központi irattárból történő évenkénti szabályos selejtezéséért; h) az irattári tervben meghatározott idő után, a központi irattár iratanyagának levéltárba adásáért; i) a központi irattár selejtezett iratanyagainak biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért. 8. A szervezeti egység vezetője az irányítása alatt álló szervezeti egységénél köteles a) megszervezni az  iratkezelést, gondoskodni annak szabályszerűségéről, szükség esetén a  szabálytalanságok megszüntetéséről, b) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére, c) gondoskodni – az  iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében – az  iratanyag évenkénti selejtezéséről, d) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát, e) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni, f ) gondoskodni – a Szabályzatban meghatározott idő után – az iratanyag központi irattárba adásáról, g) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének, h) az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe foglalni és a  szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján megvizsgálni, továbbá a jegyzőkönyv egy példányát az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének megküldeni, i) gondoskodni a  szervezeti egységéhez tartozó munkatársak vonatkozásában az  iratkezelési szoftver alkalmazásról, j) kezdeményezni az  iratkezelési szoftver-hozzáférési jogosultságok (szerepkörök) beállítását (regisztrálást, törlést, módosítást) a rendszeradminisztrátornál. 9. Az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység felelős: a) az iratkezelési szoftver üzemeltetéséért, működtetéséért; b) az iratkezeléshez szükséges számítástechnikai programok, adathordozók és egyéb szükséges informatikai eszközök biztosításáért vagy azok biztosításának a  Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. felé való intézkedéséért; c) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények meghatározásáért és azok betartásáért; d) az elektronikus aláírások nyilvántartásáért, a kezelés IT-támogatásáért; e) az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséért; f ) az iratkezelési szoftver hibás működésének elhárításáért; g) az iratkezelési szoftvert leíró felhasználói kézikönyv naprakész változatának beszerzéséért, az  NKFI Hivatal intranetes oldalán való közzétételéért; h) az iratkezelési szoftver rendszeradminisztrátori feladatainak ellátásáért, az  iratkezelési szoftver használatára vonatkozó képzésért és továbbképzésért. 10. A munkakörében erre kijelölt kormánytisztviselő ellátja az iratkezelési szoftver informatikai rendszeradminisztrátori feladatait (a továbbiakban: rendszeradminisztrátor), ennek körében feladatai a következők: a) az elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek megnyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése; b) az irattárit terv alapján az irattári tételszámok elektronikus rendszerbe történő feltöltése; c) a szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján az iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, (szerepkörök) beállítása és a jogosultságok naprakész nyilvántartása; d) az egyedi azonosítóknak és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartása; e) a szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján a helyettesítési jogok beállítása; f ) a kiadott elektronikus aláírások nyilvántartása külön szabályzatban meghatározott rendben; g) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása; h) a felhasználók részére általános kezelési segítségnyújtás; i) kapcsolattartás az iratkezelési szoftver támogatójával, fejlesztőjével. 11. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak: a) döntés az előzményiratok végleges szereléséről, b) az irattári tételszám meghatározása, c) egyéb ügykezelői utasítások megadása, d) a rábízott iratok megfelelő tárolása, e) az iratokkal való elszámolás, átmeneti irattárnak való átadás, f ) hatósági statisztikai adatok megadása, g) az iratok nyomonkövethetőségének biztosítása. 12. Az ügykezelő feladatai az alábbiak: a) a szervezeti egység ügyintézésébe tartozó papíralapú iratok átvétele, iratok csatolása, szerelése, szignálásra előkészítése, b) a szervezeti egység ügyintézésébe tartozó papíralapú iratok postázásra, kézbesítésre történő előkészítése (expediálása), c) a szervezeti egységnél lévő papíralapú iratnak az  ügyintéző részére történő dokumentált ki- és átadása, valamint visszavétele, d) a szervezeti egység ügyintézésébe tartozó papíralapú iratok átmeneti irattárban történő átvétele és rendszerezett őrzése, központi irattár részére történő, rendszerezett átadása, e) az iratkezeléssel kapcsolatos egyéb technikai feladatok ellátása, a  szervezeti egység ügyintézőinek és vezetőjének támogatása. 13. Az ügykezelőnek évente legalább egy alkalommal – az  igazgatási és az  informatikai feladatokért felelős szervezeti egység által szervezett – továbbképzés keretében a  Szabályzat rendelkezéseivel, valamint az  iratkezelési szoftver használatával kapcsolatban tartott oktatáson részt kell vennie. 4. Az irattári terv 14. Az 1. melléklet tartalmazza az NKFI Hivatal irattári tervét, amelynek szerkezetére, rendszerére a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló kormányrendelet rendelkezései irányadók. 15. Amennyiben valamely irat nem rendelhető az 1. melléklet szerinti irattári tételszámok egyikéhez sem, az ügyintéző tájékoztatja az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjét, aki gondoskodik új irattári tételszám rendelkezésre bocsátásáról – a Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL), valamint a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésének beszerzésével –, ezt követően az  aktualizált irattári terv megfelelő kiadásáról. II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI 5. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása 16. Az ügyiratokat, valamint az NKFI Hivatal irattári anyagába tartozó egyéb iratokat az irat ügyintézőjének – legkésőbb az  ügy befejezésével egyidejűleg, még az  átmeneti irattárba helyezésük előtt – az  irattári tervben meghatározott irattári tételekbe kell sorolni. 17. Az NKFI Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az  azonos ügyre – egyedi tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A  több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek. 18. Az egységes ügyiratkezelés elvének érvényesülése érdekében az  azonos ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni. 19. A kizárólag elektronikus formában létező ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását az  iratkezelő szoftver biztosítja. 20. A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az  NKFI Hivatal elnöke által meghatározott és közzétett előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat a legfelső. 21. Az iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével – a Szabályzat eltérő rendelkezése hiányában – az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az  elektronikus iktatókönyvet az  ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. 22. Az iratforgalom keretében az  iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy az  iratkezelési szoftveren keresztül a  szignálási rend betartásával egyértelműen megállapítható legyen az  átadó és az  átvevő személye, az átadás időpontja és módja. Papíralapú iratot csak úgy lehet átvenni, ha az  irat fizikai átvételével egy időben ennek ténye az iratkezelési szoftverben is rögzítésre kerül. 23. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott papíralapú ügyiratokat az átmeneti irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni. Az elektronikus ügyiratok megőrzése az iratkezelési szoftveren keresztül történik. 6. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben 24. A kormánytisztviselő jogosultságának beállítását, módosítását, törlését az  érintett kormánytisztviselő szervezeti egységének vezetője írásban (elektronikus levélben) kérelmezi a rendszeradminisztrátornál. A rendszeradminisztrátor a tájékoztatásnak megfelelően beállítja, módosítja vagy visszavonja az iratkezelési szoftverre vonatkozó, munkakörnek megfelelő hozzáférési jogosultságot. 25. A rendszeradminisztrátor a  meglévő jogosultságokról – az  NKFI Hivatal informatikai biztonsági szabályzatának megfelelően – naprakész nyilvántartást vezet. 26. A rendszeradminisztrátor minden esetben elektronikus üzenetben értesíti a  jogosultságra vonatkozó kérés végrehajtását az azt kezdeményezőnél és – nem vezető beosztású kezdeményező esetén – a kezdeményező közvetlen felettesénél. 27. A kormánytisztviselő szabadsága, távolléte vagy akadályoztatása esetére a  helyettesítésről a  kormánytisztviselő –  a  közvetlen vezetője tájékoztatásával – e-mailben értesítést küld a  rendszeradminisztrátornak, aki az  iratkezelő szoftver helyettesítés funkcióját használva rögzíti azt. A  közvetlen vezető által kijelölt helyettes a  helyettesített ügyintézésében lévő iratok tekintetében a helyettesítésre vonatkozó szabályok szerint jár el. 28. A szervezeti egység vezetője az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjénél kérelmezheti különös iktatókönyv létrehozását, amennyiben személyiségi jogi vagy egyéb indok szükségessé teszi, és előreláthatóan az  adott témakörben nagyszámú irat iktatása válik szükségessé. A  kérelemben meg kell jelölni annak indokát és azokat a  kormánytisztviselőket, akik számára hozzáférési jogosultságot kell biztosítani. Az  elnök hozzáférési jogosultsága nem korlátozható. 29. Amennyiben a 28. pont szerinti kérelmet az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője nem hagyja jóvá, a  kezdeményező szervezeti egység vezetője az  elnökhöz fordulhat, aki az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője véleményének kikérését követően dönt a 28. pont szerinti kérelemről. 7. Az iratok tárolása, munkahelyen kívüli kezelése, betekintés, másolatkészítés, kölcsönzés, megismerés 30. A papíralapú iratokat az ügyintézés során úgy kell tárolni, hogy azok kezelése és tárolása az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen. 31. Munkaidőn belül a felügyelet nélkül hagyott olyan helyiséget, ahol – akár ideiglenes, akár rendszeres jelleggel – iratot tárolnak, munkaidő alatt is be kell zárni, az ott tárolt iratok és technikai eszközök védelme érdekében. Amennyiben az  ilyen helyiséget úgy kell felnyitni, hogy nincs jelen olyan kormánytisztviselő, aki az  adott helyiségért felelős, jegyzőkönyvet kell felvenni, megjelölve a felnyitás okát, a jelenlévők nevét, és amennyiben a helyiségből iratot vittek el, vagy abba betekintettek, akkor annak tényét. A jegyzőkönyvet a jelenlévőknek alá kell írni, és egy példányát meg kell küldeni az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének, aki szükség szerint további intézkedéseket tehet. 32. Ha szükséges, akkor a papíralapú iratok kezelésére – ide nem értve a központi irattár helyiségét – a szervezeti egység vezetőjének kezdeményezésére külön helyiséget kell kijelölni. A kijelölésről az elnök az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője véleményének kikérésével dönt. Az iratok elhelyezésére rendszeresített helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. 33. Az NKFI Hivatal alkalmazottai csak azokhoz az – akár papíralapú, akár elektronikus adathordozón tárolt – iratokhoz, adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyekre az illetékes szervezeti egység vezetője vagy az elnök felhatalmazást ad. 34. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a  vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg. 35. Az iratokba való betekintést és a  másolatkészítést – a  vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. 36. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell. 37. Azoknak a  nem selejtezhető iratoknak a  használatát, amelyek az  Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az NKFI Hivatal őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani. 38. A döntés megalapozását szolgáló adattal összefüggő „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló törvény rendelkezései irányadók. 39. A „Nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló általános vagy különös iktatókönyvbe kell iktatni, zárható irat- vagy lemezszekrényben kell tárolni, és a továbbiakban a Szabályzat előírásai szerint kell kezelni. 40. Az NKFI Hivatal az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatos védelmi intézkedésekről, beleértve a  vírusvédelmet és a  kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is, informatikai biztonsági szabályzatában rendelkezik, amely biztosítja az  illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében. 8. A papír alapon és az elektronikus formában kezelt iratok, az iratok kinyomtatása 41. Az NKFI Hivatalban az iratok kezelése elsődlegesen az erre rendszeresített iratkezelési szoftver használatával történik. Nem kötelező – az  egységes kormányzati ügykezelő rendszer kötelező használata kivételével – a  dokumentumok elektronikus kezelése akkor, ha azt jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz, belső szabályzat kizárja, vagy ha az  irat papíralapú kezelése jog érvényesítése vagy kötelezettség teljesítése érdekében különösen indokolt (így különösen munkaügyi és pénzügyi okiratok, szerződések és megrendelők). 42. A közvetlenül az  NKFI Hivatalhoz benyújtott, valamint a  saját készítésű papíralapú iratokat dokumentumszkenner segítségével kell digitalizálni, és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni, figyelemmel a 41. pontra. 43. A papír alapon kiadmányozásra került iratokat – a 41. pontban foglalt kivételekkel – kiküldés előtt be kell szkennelni, majd a szkennelt dokumentumot fel kell tölteni az iratkezelési szoftverbe, az iktatószámnak megfelelő irathoz. 44. Amennyiben elektronikus aláírás-szolgáltatással lett kiadmányozva az irat, akkor az így aláírt elektronikus dokumentum lesz az irattári és a hiteles példány. 45. Az iktatórendszerben tárolt hiteles példányokról hiteles másolatot az irat ügyintézőjének közvetlen vezetője láthatja el hitelesítési záradékkal. A hitelesítési záradék tartalma: a) „az eredeti dokumentummal megegyező” szöveg; b) a hitelesítés kelte; c) a hitelesítést végző személy neve és beosztása; d) a hitelesítést végző személy saját kezű aláírása; e) a hitelesítést végző vezető szervezeti egységének hivatalos bélyegzőlenyomata. 46. Amennyiben az irat több oldalból áll, csak az első oldalt kell ellátni hitelesítési záradékkal, a másolat további oldalainak fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni. 47. Az elektronikus iktatókönyvben dokumentálni kell a hiteles másolat kiadásának tényét és idejét és a másolatot kapó személy megnevezését. 48. A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó iratok és azok mellékletei példányszámát a  szerződéskötési és gazdálkodási szabályok határozzák meg. Nem kell kinyomtatni azokat a  mellékleteket, amelyek csak tájékoztatás céljából, háttér-információként, munkaanyagként kerülnek feltöltésre az iratkezelési szoftverbe. 49. Az e  pontban felsorolt irattípusok esetén legalább két (illetve az  érintettek számának függvényében számított) példányt ki kell nyomtatni, amelynek rendszerezett őrzéséről és nyilvántartásáról az alább megjelölt (és a  további érintett) szervezeti egység vezetője gondoskodik: a) elnöki utasítások és intézkedési tervek – jogi feladatokért felelős szervezeti egység; b) közbeszerzések iratai – közbeszerzésért felelős szervezeti egység; c) együttműködési megállapodások és pénzügyi kötelezettségvállalással nem járó egyéb szerződések – jogi feladatokért felelős szervezeti egység; d) a b) alpontba és a 48. pontba nem tartozó egyéb, kötelezettségvállalást tartalmazó iratok – gazdálkodásért felelős szervezeti egység; e) hatósági ügyben keletkezett iratok – hatósági feladatokért felelős szervezeti egység. 50. A meghatalmazásokat a  meghatalmazott, a  meghatalmazó és az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység részére is ki kell nyomtatni, amely szervezeti egység vezetője gondoskodik a  meghatalmazások rendszerezett őrzéséről és nyilvántartásáról, valamint az NKFI Hivatal belső intranetes hálózatára való feltöltéséről. III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELÉTŐL AZ ÜGYINTÉZŐ KIJELÖLÉSÉIG 9. A küldemények átvétele 51. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, magánszemély személyes benyújtása útján (együttesen: papíralapú küldemény) vagy informatikai-telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer, hivatali kapu útján (együttesen: elektronikus küldemény) kerül a szervezeti egységekhez. 52. A küldemények átvételére – a  jelen Szabályzatban meghatározott kivétellel – elsősorban az  adott telephelyen munkakörében erre kijelölt kormánytisztviselő (a továbbiakban: kezelő) jogosult. Amennyiben a kezelő nem érhető el, a címzetten és az általa meghatalmazott személyen kívül a küldemények átvételére jogosult: a) az elnök valamennyi küldeményt; b) az elnökhelyettes az irányítása alá tartozó szervezeti egységeknek vagy az oda beosztott kormánytisztviselőknek címzett küldeményt; c) a szervezeti egység vezetője és a szervezeti egység ügykezelője a szervezeti egységnek vagy az oda beosztott munkatársnak címzett küldeményt; d) az ügyfélszolgálat munkatársa az ügyfélszolgálat részére címzett küldeményt vagy bármely más küldeményt, amely címzéséből egyértelműen megállapítható, hogy az ügyfélszolgálat feladatkörébe tartozó küldeményről van szó; e) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy; f ) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a szervezeti egység hivatalos elektronikus postafiókja. 53. Amennyiben olyan személy veszi át a  küldeményt, aki annak érkeztetésére nem jogosult, akkor a  küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie, és azt haladéktalanul továbbítani kell a kezelőnek vagy az 52. pont szerinti átvételre jogosultnak. 54. A kezelő átveszi a kézbesítés módja szerint közvetlenül az NKFI Hivatalhoz érkező valamennyi papíralapú küldeményt, szükség esetén aláírásával, az átvétel dátumának és nevének olvasható feltüntetésével igazolja az átvételt. Ha az ügyfél az  iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az  átvételt átvételi elismervénnyel vagy az  átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni. 55. A kezelő a küldemény átvételekor ellenőrzi: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát; b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel egyezőségét; c) az iratot tartalmazó zárt boríték vagy csomagolás sértetlenségét. 56. A gyors elintézést igénylő – „azonnal”, „sürgős” jelzésű – küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell rögzíteni az  iratkezelési szoftverben, ahol a  küldeményen található jelzést is jelezni kell. Az  ilyen küldeményt a  címzettnek vagy annak, akinek részére a  küldeményt egyébként továbbítani kell, haladéktalanul át kell adni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani. 57. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen. 58. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A  megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a  küldő szervet, személyt értesíteni kell, értesítéséről az ügyintéző kijelölését követően az irat ügyintézője azonnal gondoskodik. 59. Az elektronikus úton érkezett küldemények kezelését a  címzett, központi e-mail címre elektronikus úton érkezett küldemények kezelését a központi e-mail cím kezelésére kijelölt kormánytisztviselő végzi. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldeményeket a  kezelő veszi át, és továbbítja a  címzett szervezeti egység ügykezelőjének. 60. Az elektronikus úton érkezett küldemény átvételét az NKFI Hivatal köteles megtagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a számítástechnikai rendszerére. 61. Az elektronikus úton érkezett küldemény az NKFI Hivatal számítástechnikai rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha a) a Hivatal informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja; b) az a)  pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul; c) az a)  pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. 62. Az NKFI Hivatal a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles az NKFI Hivatal értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező, 60. pont szerinti küldemény. 10. A küldemények felbontása 63. A küldeményeket, a  Szabályzat eltérő rendelkezése hiányában a  kezelő bontja fel. Az  egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldemények (kivétel a  hivatali kapun keresztül érkezők) bontását külön adatfeldolgozási szerződés alapján az e feladatokat ellátó adatfeldolgozó végzi. 64. Felbontás nélkül, az alábbiak szerint kell továbbítani a következő küldeményeket: a) amelyek „s. k.” felbontásra szólnak, ezeket minden esetben csak a  címzett, tartós akadályoztatása esetén