6/2016. (IV. 25.) BM utasítása a Belügyminisztérium Beszerzési Szabályzatáról.

6/2016. (IV. 25.) BM utasítása a Belügyminisztérium Beszerzési Szabályzatáról. Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13.  § (2)  bekezdés b)  pontjában foglaltaknak megfelelően, tekintettel a  jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23.  § (4)  bekezdés c)  pontjára, valamint a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 27. § (1) bekezdésében foglaltakra, kiadom a következő utasítást: I. Fejezet ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. § (1) A  Belügyminisztérium Beszerzési Szabályzata (a továbbiakban: szabályzat) személyi hatálya a  Belügyminisztérium (a továbbiakban: BM) – a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 15/2014. (IX. 5.) BM utasítás (a továbbiakban: SzMSz) szerinti – hivatali egységeire terjed ki. (2) A szabályzat tárgyi hatálya a BM Igazgatás, a BM fejezeti kezelésű előirányzatai, valamint az európai uniós forrásból megvalósuló beszerzésekre terjed ki, amelyek esetében a szerződés jogosultjává a BM válik, ezeken belül: a) a közbeszerzésekre, b) a központosított közbeszerzésekre, c) a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá nem tartozó beszerzésekre, ideértve a  Kbt. kivételi körbe tartozó, továbbá a  közbeszerzési értékhatár alatti, valamint a  központosított közbeszerzés hatálya alá nem tartozó beszerzéseket. (3) A szabályzatot a Kbt.-vel és a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó jogszabályokkal együtt kell alkalmazni, figyelemmel az  Európai Unió intézményeinek közbeszerzési tárgyú rendeleteire, irányelveire, közleményeire, a  Közbeszerzési Hatóság útmutatóira, ajánlásaira és tájékoztatóira, a Közbeszerzési Döntőbizottság összkollégiumi állásfoglalásaira, valamint európai uniós forrásból megvalósuló beszerzések esetén a  támogatásra vonatkozó egyedi szabályokra, útmutatókra. 2. § A BM-ben nincs külön a közbeszerzéssel kapcsolatos feladatok ellátására állandó jelleggel működő, az SzMSz szerinti önálló szervezeti egység, a  közbeszerzési eljárásokban részt vevők eseti jelleggel kapnak megbízást a  feladatok ellátására. 1. Értelmező rendelkezések 3. § A szabályzat alkalmazásában: a) ajánlatkérő: a BM; b) Döntéshozó: legalább a BM önálló szervezeti egységét vezető személy; c) európai uniós forrás: az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 1. § 7. pontja szerinti forrás; d) felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó: a Kbt. 187. § (2) bekezdés a) pont ac) alpontjában meghatározottak szerint a Közbeszerzési Hatóság által vezetett névjegyzékben szerepelő természetes személy; e) Kezdeményező: az a BM hivatali egység, amelynél a beszerzési igény felmerül. Vita esetén a hivatali egységeket irányító helyettes államtitkárnak, különböző helyettes államtitkárságok vagy államtitkárságok irányítása alá tartozó hivatali egységek esetén a BM közigazgatási államtitkárának döntése szerinti hivatali egység; f ) Kötelezettségvállaló: a  Belügyminisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és  ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló BM utasításban, a  fejezeti kezelésű előirányzatok terhére kötendő szerződés esetén a  BM fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásának rendjéről szóló BM utasításban kötelezettségvállalásra felhatalmazott személy; g) Megfigyelő: a  Döntéshozó által eseti jelleggel kijelölt, az  előkészítő bizottság és/vagy a  bírálóbizottság tevékenységét figyelemmel kísérő, szavazati joggal nem rendelkező személy; h) Szakértő: a  BM állományába nem tartozó természetes személy, jogi személy vagy személyes joga szerint jogképes szervezet, ide nem értve a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót. 2. Közbeszerzések tervezése és a statisztikai összegzés 4. § (1) A  Kbt. 42.  § (1)  bekezdése szerinti éves összesített közbeszerzési terv (a továbbiakban: közbeszerzési terv) elkészítéséhez a Kezdeményező tárgyév március 15-ig a) a BM éves jóváhagyott költségvetésében szereplő, valamint b) európai uniós forrás esetében a ba) pénzügyi fedezettel rendelkező és támogatási szerződésben szereplő vagy bb) tervezett beszerzésekre vonatkozóan – a központosított beszerzésekre is – adatot szolgáltat a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: PEF) részére, amely alapján a közbeszerzési tervet a PEF készíti el, illetve véglegesíti. (2) A közbeszerzési tervet a PEF felterjesztése alapján, a gazdasági helyettes államtitkár egyetértésével a közigazgatási államtitkár az 1. melléklet szerinti formanyomtatványon hagyja jóvá. (3) A közbeszerzési terv öt évig történő megőrzéséről a PEF gondoskodik. 5. § A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás is lefolytatható, ha a közbeszerzési igény előre nem látható okból vagy egyéb változás miatt merült fel. Ez esetben Kezdeményező írásbeli indokolással együtt kezdeményezi a közbeszerzési terv módosítását a 4. §-ban foglalt eljárásrendnek megfelelően. 6. § Kezdeményező a közbeszerzési terv elkészítése előtt is indíthat közbeszerzési eljárást. A közbeszerzési terv összeállítása során ezen eljárásokat is szerepeltetni kell. 7. § (1) A  központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a  központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Kkr.) hatálya alá tartozó kiemelt termékeket érintő közbeszerzések és beszerzések (a továbbiakban együtt: Kkr. szerinti beszerzés) vonatkozásában az  Informatikai Főosztály elkészíti, és a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által működtetett központosított közbeszerzési portálon (a továbbiakban: KEF portál) rögzíti a  Kkr. 17.  § (2) és (3)  bekezdése szerinti – a  (2)  bekezdés szerinti adatszolgáltatás alapján összesített – éves közbeszerzési tervet az ott meghatározott formában és határidőig, továbbá gondoskodik az azt érintő módosítások bejelentéséről. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott feladat végrehajtása érdekében a Kkr. szerinti beszerzésekről az érintett hivatali egység tárgyév április 30-ig – a Kkr.-ben meghatározott és a  KEF portálon közzétett formában – adatot szolgáltat az Informatikai Főosztály számára, valamint a szükséges módosításokat haladéktalanul jelzi. (3) Az  Informatikai Főosztály – a  központi beszerzési rendszerhez történő kapcsolódás érdekében – a  Kkr. 16.  § (1) bekezdése szerint bejelentkezik a KEF portálon, valamint ha szükséges, a KEF portálon az intézményi és felhasználói adatokban bekövetkezett változásokat öt munkanapon belül átvezeti, továbbá gondoskodik a Kkr. 16. § (3) bekezdése szerinti éves felülvizsgálat elvégzéséről. 8. § (1) Kezdeményező feladata: a) a Kkr. 17. § (1) bekezdésébe foglalt igények – ide értve a Kkr. 7. § (1) bekezdés b) és d) pontjában szabályozott, saját hatáskörben történő beszerzési igényt is – KEF portálra történő bejelentése, előzetes rögzítése, valamint b) a Kkr. 8. § (1) bekezdése szerinti esetben a tájékoztató megküldése a KEF számára. (2) A KEF portálra való bejelentkezési jogosultság biztosításáról a Kezdeményező igénylésére az Informatikai Főosztály gondoskodik. 9. § (1) A  Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a  kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet (a továbbiakban: NKoH rendelet) hatálya alá tartozó közbeszerzések és beszerzések (a továbbiakban együtt: NKoH rendelet szerinti beszerzések) tekintetében a Támogatás-koordinációs Főosztály (a továbbiakban: TKFO) elkészíti az NKoH rendelet 8. § (1) bekezdés a) pontja szerinti éves kommunikációs közbeszerzési tervet, valamint az NKoH rendelet 9. §-a szerinti összesített tájékoztatót, az ott meghatározott formában és határidőig. (2) A TKFO gondoskodik az összesített tájékoztató, valamint – a gazdasági helyettes államtitkár egyetértését követően felterjesztett és a közigazgatási államtitkár által jóváhagyott – éves kommunikációs közbeszerzési terv rögzítéséről, illetve ha szükséges, a módosítások átvezetéséről a Nemzeti Kommunikációs Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) által működtetett központosított közbeszerzési portálon (a továbbiakban: NKoH portál). (3) A TKFO számára – az általa megküldött formában és tartalommal – az NKoH rendelet szerinti beszerzésekben érintett hivatali egység az NKoH rendelet a) 8. § a) pontja szerinti éves összesített közbeszerzési terv, valamint a szponzorizációs költségkeretterv elkészítése érdekében tárgyév november 30-ig, b) 9. §-a szerinti összesített tájékoztató elkészítése érdekében tárgyévi negyedévet megelőző hónap végéig adatot szolgáltat, továbbá a szükséges módosításokat haladéktalanul jelzi. (4) Az NKoH rendelet szerinti beszerzések érdekében az NKoH portálon való bejelentkezés, valamint a szervezet adataiban történő változás átvezetése – a változás bekövetkezéstől számított 30 napon belül – a TKFO feladata. 10. § (1) Az NKoH rendelet szerinti beszerzések tekintetében a Kezdeményező feladata a) az NKoH rendelet 8. § (1) bekezdés b) pontja szerinti igények összeállítása, valamint annak az NKoH portálon történő rögzítése, b) az NKoH rendelet 12. § (1) bekezdése szerinti saját hatáskörű beszerzés megvalósítására vonatkozó tájékoztató, valamint a saját hatáskörű beszerzéssel kapcsolatos, az NKoH rendelet 13. § (1) bekezdése szerinti valamennyi adatszolgáltatás összeállítása és a Hivatal részére történő megküldése, c) az  NKoH rendelet 15.  § (3)  bekezdés a)  pontja szerinti megrendelések előzetes ellenőrzés céljából való megküldése a Hivatal részére. (2) Az  (1)  bekezdés szerinti feladatok megvalósítása érdekében Kezdeményező gondoskodik – a  TKFO előzetes értesítésével – az NKoH portálon történő regisztrációról. 11. § A közbeszerzési terv, illetve annak módosításának a) a kormányzati honlapon (www.kormany.hu) való közzététel érdekében történő megküldéséről tárgyév március 31. napjáig a Kommunikációs Főosztály; b) – a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegzésről szóló 44/2015. (XI. 2.) MvM rendelet (a továbbiakban: MvM rendelet) 36.  § (1)–(5)  bekezdései szerinti, a  Közbeszerzési Adatbázisban történő – közzétételéről a PEF; c) – a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 320/2015. (X. 30.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Kbell. Korm. rendelet) foglaltak szerinti, a közbeszerzésekért felelős miniszter részére történő – megküldéséről a PEF; gondoskodik. A módosítást annak elfogadását követően haladéktalanul továbbítani szükséges. 12. § (1) A  PEF a  BM közbeszerzéseiről az  MvM rendelet előírásainak megfelelően a  tárgyévet követő év május 31-ig éves statisztikai összegzést készít. Kezdeményező az  éves statisztikai összegzés elkészítéséhez szükséges adatokat a PEF részére a tárgyévet követő év április 15-ig megküldi. (2) A  statisztikai összegzés Kbt. 43.  § (1)  bekezdés g)  pontja szerinti közzétételére való megküldéséről – a  PEF kezdeményezése alapján – a Kommunikációs Főosztály gondoskodik. 3. Előzetes engedélyek 13. § Az egyes beszerzésekre vonatkozóan Kezdeményező feladata az  előzetes engedélyek beszerzése, bejelentések megtétele különös tekintettel az alábbiakra: a) A  büntetés-végrehajtási szervezet részéről a  központi államigazgatási szervek és rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet, valamint a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a büntetés-végrehajtásért felelős miniszter vezetése, irányítása vagy felügyelete alá tartozó szervek irányában fennálló ellátási kötelezettségről, a  fogvatartottak kötelező foglalkoztatása keretében előállított termékekről és szolgáltatásokról, azok átadás-átvételéről és az ellentételezés rendjéről szóló 9/2011. (III. 23.) BM rendelet szerint az ellátási kötelezettség minimális értékét elérő beszerzés esetén a Központi Ellátó Szerv nyilatkozatának beszerzése. b) A  Kormány irányítása alá tartozó fejezetek költségvetési szerveinek eszközbeszerzéseiről szóló 1982/2013. (XII. 29.) Korm. határozat szerinti beszerzési tilalom alá eső beszerzések esetén a Miniszterelnökséget vezető miniszter engedélye. A  felmentési engedélyt a  Kezdeményező a  PEF Fejezeti Költségvetési és Kontrolling Osztályán keresztül szerzi be. c) A  Kbell. Korm. rendeletben meghatározott hozzájárulások, melyet a  Kezdeményező a  PEF Gazdálkodásszabályozási és Tulajdonosi Felügyeleti Osztályán keresztül szerez be. d) Az európai uniós forrásból megvalósuló projektekhez szükséges előzetes engedélyek beszerzése, figyelemmel a  2014–2020 programozási időszakban az  egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet 98–109. §-ában foglaltakra. e) A 8. §-ban foglaltak szerint a Kkr.-ben meghatározott – a KEF portálon keresztül történő – bejelentés megtétele. f ) A 10. §-ban foglaltak szerint az NKoH rendeletben meghatározott igénybejelentés megtétele, illetve az előírt engedélyek megszerzése. g) A  40.  § (1)  bekezdésében foglaltak szerint az  Országgyűlés illetékes bizottságának előzetes engedélyének megszerzése. II. Fejezet A KÖZBESZERZÉSEK LEBONYOLÍTÁSA 4. A közbeszerzésekre vonatkozó általános szabályok 14. § Alapvető eljárásrendi szabályként – kivéve, ha a Kbt. másként rendelkezik –: a) az  uniós értékhatárokat elérő értékű közbeszerzési eljárásoknál a  Kbt. Második Rész rendelkezéseit kell alkalmazni; b) uniós értékhatárok alatti és egyben a nemzeti értékhatárokat elérő közbeszerzési eljárásoknál a Kbt. Harmadik Rész rendelkezéseit kell alkalmazni. 15. § Nemzeti eljárásrendben Kezdeményezőnek két lehetősége van az eljárás lebonyolítására: a) szabadon kialakított eljárást folytat le a Kbt. 117. §-ában meghatározottak szerint, vagy b) az uniós beszerzésekre vonatkozó szabályok szerint jár el a Kbt. 113–116. §-ában foglalt eltérésekkel. 16. § (1) Az összeállított közbeszerzési dokumentumok jóváhagyásra való felterjesztéséről a Kezdeményező gondoskodik. (2) A közbeszerzési dokumentumok tartalmáért az elkészítésben részt vevők – az egyes dokumentumokon aláírásukkal igazolt – közreműködésük arányában, valamint a képviselt szakterület tekintetében felelnek. 17. § A közbeszerzési eljárás során a  Kezdeményező feladata a  Kbt. 37.  §-a és 43.  § (1)  bekezdés b)–f )  pontja szerinti dokumentumok közzététele. 5. Közbeszerzési eljárások előkészítése és megindítása 18. § A közbeszerzéseket Kezdeményező indítja meg és folytatja le. Kezdeményező közvetlenül a  beszerzési igény felmerülését követően az  előkészítő bizottság összehívásáig javaslattétel céljából bevonhatja különösen a  PEF-et, illetve a Peres Képviseleti és Szerződés-előkészítő Főosztályt (a továbbiakban: PKSzF) a beszerzési eljárás előkészítésébe, különösen az  egybeszámítási szabályok alkalmazásába, a  becsült érték, az  alkalmazandó eljárásrend és az  eljárás fajtájának meghatározásába, valamint a  közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó egyéb közbeszerzési szakkérdések rendezésébe. 19. § Kezdeményező a  közbeszerzési eljárásba annak előkészítésétől felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót, Szakértőt vonhat be, ha erre a  forrás biztosított. Továbbá felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót von be a Kbt. 27. § (3) bekezdésében meghatározott esetekben. A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval kötendő szerződéskötésnél Kezdeményező figyelembe veszi az alábbiakat: a) Ha a  BM rendelkezik vonatkozó keretszerződéssel, akkor Kezdeményezőnek lehetősége van ennek keretei között igénybe venni a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó szolgáltatását. Ha a BM nem rendelkezik keretszerződéssel, Kezdeményező intézkedik a szerződés megkötésére vonatkozóan. b) A  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadónak rendelkeznie kell külön jogszabályban meghatározott felelősségbiztosítással. A szerződésben rögzíteni kell, hogy a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó rendelkezésére álló biztosítási összeghatár a  biztosítási időszakban esetleg már korábban bekövetkezett biztosítási események következtében nem csökkenhet. c) A szerződésben rögzíteni kell a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó által e tevékenysége körében esetlegesen okozott károk megtérítésének szabályait, a  felelősségi szabályok érvényesítésének módját, valamint a névjegyzéki lajstromszámát. d) A  szerződésben rögzíteni kell, hogy jogorvoslat esetén a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó képviseli a BM-et a Közbeszerzési Döntőbizottság előtt, valamint ha az eljárás bírósági szakaszba kerül, köteles együttműködni a PKSzF-fel. 20. § A közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelmet biztosító BM szervezeti egység a  Kezdeményezővel együttműködve a  közbeszerzési eljárások megindítása előtt a  becsült érték meghatározása céljából – a  Kbt. 28.  § (2)  bekezdése szerinti – külön vizsgálatot végez annak érdekében, hogy az  egyes közbeszerzések értékét a  piaci viszonyok alapján reálisan tudja megbecsülni, melyet dokumentál. 21. § A becsült érték alapján Kezdeményező elvégzi az egybeszámítási vizsgálatot. Ennek során Kezdeményező figyelembe veszi a  tárgyévi közbeszerzési tervet, a  BM belső honlapján (Intranet) közzétett közbeszerzési értékhatár alatti, valamint a Kbt. szerinti kivételi körbe tartozó beszerzések tervét (a továbbiakban: beszerzési terv) a 2. melléklet szerint és a PEF-től megkért kötelezettségvállalási nyilvántartási adatokat. 22. § A becsült érték és az egybeszámítási vizsgálat után Kezdeményező meghatározza az alkalmazandó eljárásrendet. 23. § A közbeszerzési eljárás kezdeményezéséhez a) a  PEF vezetője visszaigazolása szükséges arról, hogy az  ajánlatkérés időpontjában a  pénzügyi fedezet rendelkezésre áll, kivéve ha írásbeli biztosíték van arra, hogy a teljesítés időpontjában rendelkezésre fog állni; b) – a  Kbt. 53.  § (6)  bekezdése szerinti feltételes közbeszerzés esetén – a  PEF tájékoztatása szükséges, a  tájékoztatásnak a  3.  melléklet szerinti nyilatkozatot feltétlenül tartalmaznia kell, amelyen a  PEF vezetője a tájékoztatás tudomásulvételét aláírásával igazolja. 24. § (1) Kezdeményező a) a közbeszerzési eljárás előkészítésére, alapdokumentumainak kialakítására, az eljárás lefolytatására előkészítő bizottságot hoz létre. Az előkészítő bizottság megbízására, valamint eljárására a bírálóbizottságra vonatkozó rendelkezéseket kell megfelelően alkalmazni. Az  előkészítő bizottság összetételére a  27.  § (2)  bekezdés rendelkezései az irányadóak; b) az európai uniós forrásból biztosított vagy biztosítani tervezett beszerzések esetén, ha szükséges, kezdeményezi a  közbeszerzési eljárásra vonatkozó – e  szabályzatot kiegészítő – egyedi felelősségi rend Döntéshozó általi jóváhagyását. (2) Az  előkészítő bizottság eljárási cselekményeit a  Kezdeményező koordinálja. Az  előkészítő bizottság elnökét a Kezdeményező delegálja. 25. § Kezdeményező felterjesztése alapján a Döntéshozó hagyja jóvá a) – ha az eljárás alapján szükséges – az ajánlattételre felkérni kívánt gazdasági szereplők személyét; b) az összeállított közbeszerzési dokumentumok tartalmát; c) a közbeszerzési eljárás megindítását. 6. Az ajánlatok felbontása 26. § (1) Az ajánlatok felbontását az előkészítő bizottság vagy a bírálóbizottság tagja végzi. (2) Az ajánlatok felbontásának technikai feltételeiről, így különösen a beléptetésről, a helyszín biztosításáról, a jelenléti ív és a jegyzőkönyvek elkészítéséről, azok megküldéséről Kezdeményező gondoskodik. 7. A bírálóbizottság 27. § (1) Bírálóbizottság létrehozása kötelező a Kbt. 27. § (4) bekezdésében foglaltak szerint. (2) A bírálóbizottság tagja: a) a Kezdeményező munkatársa, b) a PEF közbeszerzési jogi szakértelemmel rendelkező munkatársa, c) a PKSzF munkatársa, d) szükség esetén da) a PEF pénzügyi szakértelemmel rendelkező munkatársa, db) a Kezdeményező által felkért Szakértő, dc) a közbeszerzés tárgyában érintett BM szervezeti egység munkatársa, dd) a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó, de) a Döntéshozó által kijelölt Megfigyelő. (3) A  bírálóbizottság legalább három tagból álló testület. A  bírálóbizottság tagjainak a  közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük. Ezen szabály figyelembevétele mellett a Kezdeményező a BM szervezeti egységei részére megkeresést küld, amely alapján a BM szervezeti egységei tagokat delegálnak. A  Kezdeményező írásbeli javaslatára a  Döntéshozó dönt a  bírálóbizottság tagjainak személyéről és számáról. (4) A bírálóbizottságban biztosítani kell a BM többségét. A bírálóbizottság elnöke kizárólag a BM hivatali egységeinek munkatársa lehet. (5) A bírálóbizottság elnökét és tagjait a Döntéshozó a Kezdeményező javaslatára írásban bízza meg. A megbízásban rögzíteni kell a  bírálóbizottság tagjának nevét, az  általa képviselt szakértelmet és a  feladatát. Az  elnök és a  tagok feladataikat legjobb tudásuk szerint és jogviszonyukból eredő kötelezettségük maradéktalan betartásával látják el. (6) A bírálóbizottság tagja egyben az előkészítő bizottság tagja is lehet. (7) Az  elnök és a  tagok megbízásával egyidejűleg őket akadályoztatásuk esetén helyettesítő póttagok is megbízásra kerülhetnek. Az  elnök és a  tagok akadályoztatásuk esetén azt haladéktalanul bejelentik Kezdeményező felé, Kezdeményező intézkedik a póttag kijelöléséről. (8) Összeférhetetlenségi ok fennállása esetén a kiesett tag vagy elnök helyére a Kezdeményező javaslatára a Döntéshozó új tagot vagy elnököt bíz meg. 28. § Kezdeményező felhívja a  bírálóbizottsági tagként, Döntéshozóként vagy javaslattételre jogosult személyként közreműködők figyelmét az  egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló törvényben foglaltak szerinti vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség teljesítésére. 29. § A bírálóbizottság határozatképtelen, ha tagjainak száma három alá csökken. Határozatképtelenség fennállásakor a bírálóbizottság elnöke, annak akadályoztatása esetén a Kezdeményező újabb bírálóbizottsági ülést hív össze. 8. A bírálóbizottság munkájára vonatkozó részletes szabályok 30. § (1) A bírálóbizottság ülését – az ülés helyének és időpontjának megjelölésével – a bírálóbizottság elnöke hívja össze. (2) A  bírálóbizottság elnöke és tagjai 1-1 szavazati joggal rendelkeznek. A  bírálóbizottság döntéseit egyszerű szavazattöbbséggel hozza. Szavazategyenlőség esetén a bírálóbizottság elnökének szavazata dönt. 31. § (1) A bírálóbizottság munkájáról egy eredeti, aláírásokkal ellátott, a Kbt. 27. § (4) bekezdése szerinti jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek részét képezhetik – ha a bírálóbizottság elnöke vagy a bírálóbizottság tagja ezt kifejezetten kéri – a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. (2) Az ajánlatok értékelése során a jegyzőkönyvnek részletes indokolást kell tartalmaznia a döntés megalapozottságát illetően. (3) A jegyzőkönyv végén a bírálóbizottság – jegyzőkönyvbe foglalt értékelésével – javaslatot tesz a Döntéshozó részére, hogy mely ajánlattevőt javasolja az eljárás nyertesének, akivel javasolja a szerződés megkötését. A bírálóbizottság javaslatot tehet a második helyezett megnevezésére is. (4) A  bírálóbizottság javaslata alapján az  ajánlatok érvénytelenségéről, az  ajánlattevők kizárásáról, az  érvényes ajánlatokról, az  eljárás eredményességéről vagy annak eredménytelenségéről, az  eljárás nyerteséről a  döntést a Döntéshozó hozza meg. 32. § Az eljárás eredményét csak a Döntéshozó döntését követően lehet kihirdetni. Köztes döntés esetén a köztes döntésről szóló tájékoztatást csak a Döntéshozó döntését követően lehet megadni. 9. A szerződés megkötése 33. § (1) Az  eredményes közbeszerzési eljárást követően a  nyertes ajánlattevővel a  szerződés aláírásának előkészítése és lebonyolítása Kezdeményező feladata. (2) A szerződéskötés során a szerződés tartalmát tekintve különösen a Kbt., a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény és az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény szerződéskötésre vonatkozó rendelkezéseit, valamint a (3) bekezdésben foglaltakat figyelembe véve kell eljárni. (3) A BM Igazgatás költségvetése terhére, valamint európai uniós forrásból megvalósuló projektek keretében kötendő szerződés megkötésével kapcsolatos eljárások során a Belügyminisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló BM utasítás, a  fejezeti kezelésű előirányzatok terhére kötendő szerződés esetén a  fejezeti és központi kezelésű előirányzatok felhasználásának rendjéről szóló BM rendelet és utasítás alapján kell eljárni. 34. § A szerződés szerinti ellenszolgáltatás kifizetését követő 10 munkanapon belül a  PEF adatot szolgáltat a  kifizetés időpontjáról, valamint a kifizetett ellenszolgáltatás összegéről a Kezdeményező részére. 10. A közbeszerzési eljárások dokumentálása 35. § A BM közbeszerzéseinek cselekményeit azok előkészítésétől az  eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig – ide értve azon szerződéses kötelezettségek teljesítését is, amelyek a  közbeszerzési eljárásban az  értékelés során figyelembevételre kerültek, valamint minden, a  szerződésben foglaltaktól eltérő teljesítést, annak okait és adott esetben a szerződésszegéssel kapcsolatos igények érvényesítését is – dokumentálni kell. A dokumentumok kezelése, az  abból történő adatszolgáltatás a  BM Iratkezelési Szabályzatában meghatározottak szerint a  Kezdeményező feladata. 36. § A közbeszerzési eljárások előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától vagy a szerződés teljesítésétől számított öt évig, európai uniós forrásból megvalósuló projektek esetében a  támogatási szerződésben meghatározott időpontig kell megőrizni. Ha  a  közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az  iratokat annak jogerős befejezésétől számított öt évig kell megőrizni. A megőrzés a Kezdeményező feladata. 37. § A nyertes ajánlattevőként szerződő fél szerződésszegéséről a  Kbt. 142.  § (5) és (6)  bekezdése szerinti bejelentést Kezdeményező teljesíti a Közbeszerzési Hatóság felé. 11. A központosított közbeszerzési eljárás szabályai 38. § (1) A KKr. szerinti beszerzéseket a Kezdeményező az Informatikai Főosztály közreműködésével bonyolítja le. (2) Az NKoH rendelet szerinti beszerzéseket a Kezdeményező a TKFO közreműködésével bonyolítja le. (3) A Kbell. Korm. rendelet 6. § (5) bekezdés szerinti adatszolgáltatást a határidőt megelőző 5 nappal Kezdeményező megküldi a PEF részére. 12. Minősített beszerzési eljárás 39. § (1) Minősített beszerzési eljárások a Kbt. 9. § (1) bekezdés a) és b) pontja hatálya alá tartozó beszerzések. (2) A minősített eljárásra – a Kbt. 9. § (1) bekezdés a) pontja szerinti beszerzések kivételével – alkalmazni kell a Kbell. Korm. rendelet szabályait. (3) Ahol e szabályzat rendelkezéseiben közbeszerzési eljárás szerepel, azon a minősített beszerzési eljárások esetében beszerzési eljárást kell érteni. 40. § (1) Ha a beszerzés a Kbt. 9. § (1) bekezdés a) vagy b) pont hatálya alá tartozik, a minősített beszerzések Országgyűlés általi mentesítésének kezdeményezésére vonatkozó feltételekről és eljárásról, valamint az  ilyen beszerzések megvalósításakor az ajánlatkérő által érvényesítendő követelményekről szóló 492/2015. (XII. 30.) Korm. rendelet által meghatározott eljárásrend szerint a Kezdeményező a rendészeti államtitkár útján szerzi be az Országgyűlés illetékes bizottságának engedélyét. (2) Kezdeményező az (1) bekezdés szerinti engedély megszerzése érdekében készített kérelmet – annak megküldését megelőzően – legalább 3 napos véleményezési határidővel szakmai egyeztetés céljából megküldi a  gazdasági helyettes államtitkár és a szabályozási és koordinációs helyettes államtitkár számára. 41. § A minősített beszerzési eljárásokról – a Kbt. 9. § (1) bekezdés a) pontja szerinti beszerzések kivételével – Kezdeményező adatot szolgáltat a  PEF részére minden év szeptember 15. napjáig. Az  adatokat a  PEF összesíti, és minden év szeptember 30. napjáig megküldi a Közbeszerzési Hatóság részére. 13. A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzésekre vonatkozó szabályok a minősített beszerzések kivételével 42. § (1) A  Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzést, kivéve a  minősített beszerzést (ezen alcím tekintetében: beszerzés) a Kezdeményező folytatja le. (2) A beszerzési eljárás során előkészítő bizottsági tagok, valamint bírálóbizottsági tagok kijelölése nem kötelező. 43. § A beszerzésnél a  Kezdeményező árajánlatokat kérhet be. Ebben az  esetben a  kötelezettségvállalásra jogosult az árajánlatok alapján saját hatáskörében dönthet, hogy mely ajánlattevővel köt szerződést. Kezdeményező az európai uniós forrásból megvalósuló projektek és egyéb támogatási konstrukciók esetén a támogatási konstrukció szerinti vonatkozó jogszabályok, illetve egyéb szabályozók szerint jár el. 44. § A szerződés megkötése során a 33. § (3) bekezdésében foglaltakat figyelembe véve kell eljárni. 45. § (1) A beszerzés tervezéséhez Kezdeményező tárgyév március 15-ig – a BM éves jóváhagyott költségvetésében szereplő, valamint európai uniós forrás esetében a  tervezett és a  támogatási szerződésben szereplő (pénzügyi fedezettel rendelkező) beszerzésekre vonatkozóan – adatot szolgáltat a  PEF részére, mely alapján a  beszerzési tervet a PEF készíti el. (2) A beszerzési terv BM belső honlapján (Intranet) történő közzététel kezdeményezéséről a PEF gondoskodik. (3) A  Kezdeményező a  beszerzési terv elkészítése előtt is indíthat beszerzési eljárást, amelyet a  beszerzési tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell. Ez esetben Kezdeményező – legkésőbb a beszerzési eljárás megindításával egyidejűleg – írásbeli indokolással együtt kezdeményezi a beszerzési terv módosítását az (1) bekezdésben foglalt eljárásrendnek megfelelően. III. Fejezet FELELŐSSÉGI REND 46. § A közbeszerzési és beszerzési eljárás jogszerűségéért valamennyi közreműködő az  e  szabályzatban, a  vonatkozó jogszabályokban és közjogi szervezetszabályozó eszközökben, valamint belső dokumentumokban meghatározott hatáskörének és feladatának megfelelően, a közreműködés mértékéig felelős. Így felelős különösen a a) Döntéshozó: a  bírálóbizottság tagjainak, adott esetben a  Megfigyelő személyéről és számáról való döntés, valamint a közbeszerzési eljárás során a döntés, adott esetben a köztes döntés meghozataláért. b) Előkészítő, illetve a  bírálóbizottság tagja: az  e  szabályzatban, valamint az  egyedi bizottsági kijelölésben meghatározott feladatai ellátásáért. c) Informatikai Főosztály vezetője: a Kkr.-ben és az e szabályzatban meghatározott feladataiért. d) Kezdeményező vezetője: a  közbeszerzési tervhez és statisztikai összegzéshez történő adatszolgáltatásért; a  becsült érték megállapításáért, a  becsült érték szerint a  vonatkozó eljárásrend kiválasztásáért, a  Kbt.-ben meghatározott adminisztratív, közzétételi, dokumentációs és megőrzési kötelezettség betartásáért, a  piacfelmérésért, az  előkészítő tevékenység Kbt. szerinti lefolytatásáért, az  eljárás megindításáért, lefolytatásáért és a szerződés megkötésének előkészítéséért. e) Kommunikációs Főosztály vezetője: a PEF kezdeményezése alapján a közbeszerzési terv, a statisztikai összegzés közzétételre való megküldéséért és a beszerzési terv közzétételéért. f ) Kötelezettségvállaló: a  BM Igazgatás költségvetése terhére, valamint európai uniós forrásból megvalósuló projektek keretében kötendő szerződés megkötésével kapcsolatos eljárások során a  Belügyminisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló BM utasítás, fejezeti kezelésű előirányzatok terhére kötendő szerződés esetén a fejezeti és központi kezelésű előirányzatok felhasználásának rendjéről szóló BM rendelet és utasítás szerinti eljárásrend betartásáért, a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzés esetén a vonatkozó jogszabályok, útmutatók szerinti lefolytatásáért. g) PEF vezetője: a közbeszerzési terv és a statisztikai összegzés elkészítéséért, közzétételre történő megküldéséért, a 13. § b) és c) pontjában meghatározott feladatok elvégzéséért. 47. § Az előkészítő és a bírálóbizottság tagja mentesül a felelősség alól, ha a  jogsértő döntés ellen szavazott, és írásban indokolással ellátott ellenvéleményt nyilvánított, vagy távollétében született a jogsértő döntés. IV. Fejezet A KÖZBESZERZÉSEK ELLENŐRZÉSE 48. § A BM közbeszerzéseinek belső ellenőrzését az  éves ellenőrzési terv vagy a  miniszter külön utasítása alapján az Ellenőrzési Főosztály végzi. V. Fejezet JOGORVOSLAT 49. § (1) Ha az eljárásba felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a) bevonásra került, akkor a jogorvoslatra a 19. § d) alpontjában foglaltakat kell alkalmazni; b) nem kerül bevonásra, akkor a BM-et a jogorvoslat minden szakaszában a PKSzF képviseli. (2) Jogorvoslat esetén Kezdeményező haladéktalanul intézkedik az  eljárás dokumentumainak PKSzF-re történő megküldéséről. VI. Fejezet ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 50. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 51. § Hatályát veszti a Belügyminisztérium Beszerzési Szabályzatának kiadásáról szóló 2/2013. (I. 31.) BM utasítás. Dr. Pintér Sándor s. k., belügyminiszter