1/2017. (HK 2.) HM VGHÁT szakutasítása a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény gazdálkodásáról.

1/2017. (HK 2.) HM VGHÁT szakutasítása a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény gazdálkodásáról. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény 52. § (2) bekezdése, valamint a honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 8. § (4) bekezdése alapján a következő szakutasítást adom ki: I. Általános rendelkezések 1. A szakutasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM) mint intézményre (a továbbiakban: minisztérium), a miniszter közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire terjed ki. 2. A minisztériumnál az erőforrásokkal való gazdálkodás egyes, a honvédelmi szervezetek működésének az államháztartás működési rendjétől eltérő szabályairól szóló 346/2009. (XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 2. § (4) bekezdése szerinti intézményi folyamatai, részfolyamatai központosított ellátás keretében valósulnak meg. 3. A minisztérium szakanyag-ellátását a logisztikai utaltsági rend (a továbbiakban: LUR) szerint az ellátó szervezetek térítésmentesen végzik. II. Pénzügyi és számviteli ellátás 4. A minisztérium pénzügyi és számviteli ellátásával kapcsolatos intézményi feladatokat teljes körűen a HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH) szervezeti elemei látják el. 5. A Honvédelmi Minisztérium Szervezetei és Működési Szabályzatáról szóló 53/2014. (VIII. 1.) HM utasítás 1. melléklet 2. § (1) bekezdése szerinti HM szervek szakfeladatra elkülönített költségvetési előirányzatai – a minisztérium intézményi költségvetési javaslatának miniszteri jóváhagyása alapján –, a minisztérium időközi mérlegjelentései és időközi költségvetési jelentései, a havi vagyonnyilvántartás zárásáról készített jelentés, az éves költségvetési beszámoló és a zárszámadáshoz kapcsolódó intézményi adatszolgáltatás jóváhagyásának jogát a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkár (a továbbiakban: HM VGHÁT) magának tartja fent. 6. A HM Védelemgazdasági Hivatal HM I. Objektum Gazdálkodás Támogató és Pénzügyi Ellátó Referatúra (a továbbiakban: pénzügyi referatúra) a HM VGH főigazgatójának szolgálati alárendeltségében végzi feladatait, így különösen a) a HM VGH által kiadott költségvetési keretszámok alapján összeállítja a minisztérium elemi költségvetési tervjavaslatát, b) a HM VGH által visszaigazolt elemi költségvetés alapján bejegyzi a HM szervek és az MH vitéz Szurmay Sándor Budapest Helyőrség Dandár (a továbbiakban: MH BHD) HM Objektumok Üzemeltetési Igazgatóság (a továbbiakban: Igazgatóság) előirányzat nyilvántartásába a HM VGHÁT által jóváhagyott költségvetési előirányzatokat, c) ellenjegyzi a hatáskörébe tartozó kötelezettségvállalásokat, d) vezeti a minisztérium pénzügyi jellegű előirányzatainak analitikus nyilvántartásait, végrehajtja az egyeztetéseket a HM szervekkel és az Igazgatósággal, e) végzi a minisztérium pénztárszolgálatával és pénzforgalmával kapcsolatos feladatokat, f) együttműködik a szakterületileg érintett HM szervekkel, az Igazgatósággal és a HM VGH szervezeti elemeivel az adatszolgáltatások, az időközi mérlegjelentések, az időközi költségvetési jelentések, az éves költségvetési beszámoló és a zárszámadáshoz kapcsolódó adatszolgáltatás elkészítésében, g) nyilvántartja a minisztérium előirányzatait és h) végzi a minisztérium személyi állományának pénz ügyi ellátását. 7. A pénzügyi referatúra a szakterületét érintően a HM szervektől és az Igazgatóságtól adatszolgáltatást igényelhet. 8. Az érintett HM szerv vezetője vagy az Igazgatóság igazgatója (a továbbiakban együtt: kezdeményező) az intézményi elemi költségvetést érintő feladatváltozás esetén a pénzügyi referatúrával együttműködve összeállítja a szükséges előirányzat-átcsoportosítást vagy pótelőirányzatot kezdeményező ügyiratot, melyet a kezdeményező a pénzügyi referatúra útján jóváhagyásra felterjeszt a HM VGHÁT részére. A jóváhagyott ügyiratot a pénzügyi referatúra megküldi a HM VGH részére az átcsoportosítás végrehajtása érdekében. 9. A pénzügyi referatúra, a HM szervek és az Igazgatóság az általuk nyilvántartott előirányzatokról és azok teljesítéséről, a kötelezettségvállalásokról és más fizetési kötelezettségekről, valamint követelés-állományról rendszeresen, de havonta legalább egy alkalommal, az időközi költségvetési jelentés összeállítása során egyeztetnek. Az egyeztetés megtörténtét és eredményét írásban rögzítik. III. A költségvetési előirányzatok felhasználása keretében végrehajtandó feladatok 1. Kötelezettségvállalás 10. A személyi állomány parancsban, határozatban, illetve egyéb iratban (a továbbiakban együtt: határozat) engedélyezhető járandóságait illetően a kötelezettségvállalások előkészítéséért a kormánytisztviselők vonatkozásában a HM Közigazgatási Államtitkári Titkárság Közszolgálati Iroda (a továbbiakban: KI), a katona állomány vonatkozásában a Honvéd Vezérkar Személyzeti Csoportfőnökség (a továbbiakban: HVK SZCSF) a felelős. A határozatokat a 19. pont szerint ellenjegyzésre jogosult személy a kötelezettségvállalást megelőzően ellenjegyzi. 11. Az állami és katonai vezetők kötelezettségvállalási jogosultságait a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény gazdálkodásának egyes kérdéseiről szóló 67/2016. (XII. 22.) HM utasítás tartalmazza. 12. A 11. pontban foglaltakon túl kötelezettségvállalásra jogosult: a) az Igazgatóság igazgatója a részére jóváhagyott előirányzatok terhére nettó 8 millió forintig, 2 millió forint feletti kötelezettségvállalás esetén a HM VGHÁT tájékoztatásával, b) a minisztérium szakfeladatra elkülönített előirányzata felett rendelkező HM szerv vezetője, a KI irodavezetője, valamint a sajtófőnök a részükre jóváhagyott előirányzatok terhére nettó 2 millió forintig, valamint c) az MH Vezénylő Zászlós a részére jóváhagyott reprezentációs keret mértékéig. 13. A kötelezettségvállalásra jogosult személy akadályoztatása, távolléte esetén, illetve ha a beosztás ideiglenesen nincs betöltve, a kötelezettségvállalásra jogosult személy szervezetszerű helyettese, illetve szervezetszerű helyettes hiányában a helyettesítési feladatokat munkaköri leírás szerint ellátó személy gyakorolja a kötelezettségvállalási jogkört. 14. A HM VGHÁT fenntartja a jogot arra, hogy kötelezettségvállalásra a 11–13. pontban foglaltaktól eltérően írásban, az összeghatár meghatározásával – szakfeladatra elkülönített előirányzat felett nem rendelkező személy részére is – meghatalmazást adjon, az előirányzat felett rendelkező személy egyidejű tájékoztatásával. A meghatalmazásban ki kell térni a kötelezettségvállalási jogkör gyakorlásának időtartamára, valamint a teljesítésigazolási, utalványozási jogkörök gyakorlására is. A meghatalmazás egy példányát a pénzügyi referatúra vezetőjének meg kell küldeni és azt a nyilvántartásban rögzíteni kell. 15. A pénzügyi referatúra a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, érvényesítésre, teljesítés igazolására, utalványozásra jogosult személyekről és aláírás-mintájukról nyilvántartást vezet. 16. A kötelezettségvállalási dokumentumok egy eredeti példányát a pénzügyi referatúra részére át kell adni további nyilvántartásuk érdekében. 17. A pénzügyi referatúra a kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan analitikus nyilvántartást vezet, amely tartalmazza legalább az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Áhsz.) 14. mellékletében meghatározott adatokat. 18. Az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő beszerzések esetében a beérkezett eszköz vagy készlet és számla kezelésére az 50-53. pontot, valamint az 57–61. pontot kell valamennyi HM szerv esetében alkalmazni. 2. Ellenjegyzés 19. A kötelezettségvállalások ellenjegyzését a kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzéséről és a bejelentések rendjéről szóló 83/2012. (XI. 16.) HM utasításban foglaltak alapján a rá vonatkozó hatáskörben, a pénzügyi referatúra vezetője vagy az általa a pénzügyi referatúra állományából írásban kijelölt személy hajtja végre. Az ellenjegyzés célja a kötelezettségvállalás gazdálkodási szabályoknak való megfelelésének és pénzügyi fedezetének vizsgálata. 3. A teljesítés igazolása 20. A megbízási szerződésben meghatározott feladatok teljesítésének igazolása érdekében a szerződésben rögzíteni szükséges, hogy a megbízott a végrehajtott feladatról a kifizetésekhez kapcsolódóan feljegyzést készít, melyet a kifizetési dokumentációval együtt kell kezelni. 21. A 20. pont alá nem tartozó kötelezettségvállalások teljesítésének igazolása a HM Fejezet Egységes Számviteli Politikában (a továbbiakban: Számviteli Politika) meghatározott formátumú nyomtatványon történik. A teljesítéseket a 11–13. pontban meghatározott kötelezettségvállalók és a 14. pont szerint meghatalmazott személy igazolják. 4. Érvényesítés 22. Az érvényesítést a pénzügyi referatúra – megfelelő képesítéssel rendelkező, a pénzügyi referatúra vezetője által írásban kijelölt – ügyintézője végzi. 5. Utalványozás 23. Utalványozásra a kötelezettségvállalásra jogosult vagy az általa írásban kijelölt személy a részére meghatározott kötelezettségvállalási összeghatár mértékéig, valamint a 14. pont szerint meghatalmazott személy a meghatalmazásban szereplő összeghatár mértékéig jogosult. 24. Utalványozni kizárólag a Számviteli Politikában meghatározott formátumú nyomtatvány felhasználásával lehet. 25. Az utalványozást – ide nem értve a készpénzfizetési számlákat – legkésőbb a pénzügyi teljesítési határidőt megelőző 5. munkanapig kell végrehajtani. 26. Készpénzfizetéses számla esetében az utalványozást a vásárlási előleg elszámolási határidején belül kell végrehajtani. Vásárlási előleg-felvétel nélküli készpénzfizetéses számla esetén az utalványozást haladéktalanul végre kell hajtani. 6. Kifizetés, átutalás 27. A kifizetést, átutalást a pénzügyi referatúra az utalványrendelet alapján, a 61. pontnak megfelelően, a fizetési határidő betartásával hajtja végre. IV. A költségvetési gazdálkodás során jelentkező feladatok 7. Előirányzatok kezelése 28. Az előirányzatok tervezését, felhasználásukat követően azok főkönyvi feladását – ideértve a kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek, valamint követelések feladását is –, továbbá az időközi mérlegjelentés, időközi költségvetési jelentés és az éves költségvetési beszámoló összeállításával kapcsolatos előkészítő feladatokat a pénzügyi referatúra végzi a szakfeladatra elkülönített költségvetési előirányzattal rendelkező HM szervek és az Igazgatóság adatszolgáltatásai alapján. 29. A HM szerveknél a HM szerv vezetője, az Igazgatóság esetében az Igazgatóság igazgatója az előirányzat nyilvántartására, a pénzügyi referatúrával való kapcsolattartásra és egyeztetésre ügyintézőt jelöl ki. 30. A szakfeladatra elkülönített költségvetési előirányzatok nyilvántartását érintően azok jóváírását, az évközi módosítások felvezetését a pénzügyi referatúra végzi, míg a kötelezettségvállalásokat, a felhasználásokat a 29. pont szerinti ügyintézők rögzítik. Az előirányzatokat és azok felhasználását érintő adatszolgáltatást a pénzügyi referatúra a 29. pont szerinti ügyintézővel egyeztetve biztosítja. 31. A HM szervek, valamint az Igazgatóság azon eszközökre, amelyek a LUR keretében kerülnek biztosításra, előirányzatot nem tervezhetnek. 32. A pénzügyi referatúra – a HM szervek szükség szerinti bevonásával – a honvédelmi szervezetek számláiról, finanszírozásáról és a pénzkezelési szabályokról szóló 60/2012. (VIII. 31.) HM utasításban (a továbbiakban: pénzkezelési utasítás) meghatározottak szerint összeállítja és időközönként pontosítja a finanszírozási igényeket, valamint végrehajtja a finanszírozással kapcsolatosan előírt feladatokat. 8. Pénzügyi Referatúra Ügyfélfogadási idő 33. A minisztérium személyi állományának illetménynyel és egyéb pénzügyi járandóságokkal való ellátását érintő, személyes ügyintézést igénylő ügyekben a pénzügyi referatúra ügyfélfogadási ideje: hétfő–péntek 8.30–11.30. 34. A HM szervek egyéb pénzügyi vonatkozású ügyeit érintően – ide értve a 9. pont szerinti egyeztetéseket is – az ügyintézés a HM szervek vezetőivel, a 29. pont szerinti ügyintézőkkel, a KI és a HVK SZCSF kijelölt ügyintézőivel, valamint az Igazgatóság szakszolgálati ágainak vezetőivel folyamatos. 9. A házipénztár működésének szabályai 35. A minisztérium házipénztárát a pénzügyi referatúra működteti. 36. A házipénztár nyitvatartási ideje: hétfőtől csütörtökig 9.00–11.00, illetve 13.00–14.00 óráig, pénteken 9.00–11.00 óráig. 37. A pénztárszolgálat megszervezéséért, megfelelő működéséért és a készpénz biztonságos szállításáért és őrzéséért az Igazgatóság 1. Objektum Üzemeltető Osztályának vezetője és a pénzügyi referatúra vezetője együttesen felelősek. 38. A készpénzellátást a pénzügyi referatúra biztosítja. A készpénzellátmány felvételét a Magyar Államkincstárhoz bejelentett aláírók engedélyezik. 39. A vásárlási előlegek felvételét, a készpénzzel történő vásárlást a 11–14. pont szerinti kötelezettségvállalásra jogosult személyek, távollétük esetén az általuk írásban kijelölt személy engedélyezi. A felvehető készpénzelőleg összege legfeljebb kétszázezer forint. 10. Beszámolási kötelezettség 40. A pénzügyi referatúra vezetője igény szerinti rendszerességgel beszámol a HM VGHÁT-nak az intézményi gazdálkodással kapcsolatos feladatok végrehajtásának helyzetéről, az előirányzatok – ideértve a kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettségek, követelések alakulását is – teljesítéséről. 41. Az időközi mérlegjelentések, időközi költségvetési jelentések a tárgykörben kiadott HM VGHÁT szakutasításban meghatározottak szerint kerülnek összeállításra. 11. Pénzügyi szakmai ellenőrzések 42. A pénzügyi referatúra pénztárának parancsnoki ellenőrzését a pénzügyi és számviteli szakellenőrzés rendjéről szóló 13/2013. (HK 8.) HM VGHÁT szakutasítás 48–50. pontjában foglaltak szerint kell végrehajtani. 43. A pénzügyi referatúra vezetője havonta két alkalommal pénztárellenőrzést végez. 44. A költségvetési gazdálkodás területén a pénzügyi referatúra vezetője folyamatosan ellenőrzi az előirányzatok felhasználásának időarányos teljesítését, a kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek és követelések alakulását, a nyilvántartások naprakészségét, az analitikus nyilvántartások és a főkönyvi könyvelés adatainak egyezőségét. V. Logisztikai ellátási feladatok 12. Általános feladatok 45. A HM szervek zavartalan működése érdekében a HM VGHÁT fenntartja magának a döntési jogot a gépjárművekkel, a mobiltelefonokkal, valamint az egyéb szakanyagokkal történő ellátás rendjéről, továbbá a HM szervek elhelyezési és a HM szervek által használt HM objektumok felújítási és karbahelyezési feladatairól. 46. A minisztérium logisztikai ellátását az MH BHD a részére jóváhagyott intézményi és központi költségvetési előirányzatai terhére természetben történő ellátással, az Igazgatóság a minisztérium elemi költségvetéséből biztosított költségvetési előirányzat terhére végzi. 47. A minisztérium beszerzéseit a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény Beszerzési Szabályzata kiadásáról szóló HM VGHÁT szakutasítás (a továbbiakban: Beszerzési Szabályzat) szerint kell lefolytatni. 48. A beszerzések végrehajtása során alkalmazni kell az átlátható szervezetekkel összefüggő feladatok ellátásáról szóló HM KÁT–HVKF együttes intézkedés rendelkezéseit. 49. Bevételezést igénylő beszerzések lefolytatására az arra előirányzattal rendelkező HM szerv, valamint az Igazgatóság jogosult. 13. A bevételezést nem igénylő beszerzések számlakezelési rendje 50. A beérkező számlákat az ügyviteli kezelést követően a pénzügyi referatúra veszi át. A pénzügyi referatúra a számlákat nyilvántartásba vételt követően kézbesítőkönyvön átadja feldolgozásra a 29. pont szerinti ügyintézők részére. 51. A feldolgozás során az ügyintézők a számlákat felvezetik a költségvetési előirányzatok és felhasználások nyilvántartásába, majd ezt követően 1 munkanapon belül átadják azokat a pénzügyi referatúra részére. 52. A számlát annak kiegyenlítése érdekében a pénzügyi referatúra rögzíti a HM Költségvetés Gazdálkodási Információs Rendszerben. Az érvényesített számlát a pénzügyi referatúra utalványozásra átadja az érintett utalványozásért felelős HM szerv, a 14. pont szerint meghatalmazott személy, illetve az Igazgatóság kijelölt ügyintézője részére. A számla utalványozása a 23–26. pontban meghatározottak szerint történik. A kitöltött és aláírt utalványrendeletet a pénzügyi referatúra részére kell leadni a 25. pontban meghatározott határidőre. Az utalványrendelet alapján a pénzügyi referatúra intézkedik a számla határidőben történő kiegyenlítésére. 53. A HM szervek az előirányzat-nyilvántartásaikat – ideértve a kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek, követelések állományát is – havonta egyeztetik a könyvelési adatokkal. Az egyeztetések során észlelt esetleges eltéréseket javítják. Az egyeztetés tényét a nyilvántartásokon fel kell tüntetni. Az egyeztetés koordinálásáért a pénzügyi referatúra vezetője felel. 14. A bevételezést igénylő beszerzések számlakezelési rendje, valamint a vagyonnyilvántartás rendje 54. A minisztérium vagyonában megjelenő befektetett eszközök és készletek analitikus nyilvántartására fejlesztett ESZKÖZ-program (a továbbiakban: ESZKÖZ-program) vezetését – feladatkörüket érintően – a pénzügyi referatúra, valamint az Igazgatóság végzi. 55. A tárgyi eszközök és készletek analitikus nyilvántartását és az adatok feladását a főkönyv felé az ESZKÖZ programmal, a Honvédelmi Minisztérium költségvetési fejezet nemzeti vagyonba tartozó befektetett eszközeinek és készleteinek számítógépes analitikus nyilvántartásának rendjéről szóló 29/2014. (HK 11.) HM KÁT szakutasítás (a továbbiakban: szakutasítás) előírásai szerint kell végrehajtani. 56. A nyilvántartások kötelező tartalmi elemeit az Áhsz. 14. melléklete határozza meg, vezetésük során figyelembe kell venni a Számviteli Politika X. Az analitikus nyilvántartások című fejezetében foglaltakat is. 57. A beérkező számlák kezelése az 50. pontban foglaltak szerint történik. 58. A HM szerv beszerzést lebonyolító ügyintézője a számla záradékolását követően az összeállított bizonylatokat és az elkészített utalványrendeletet 2 munkanapon belül kézbesítőkönyvön átadja az Igazgatóság részére analitikus feldolgozásra. Ha a beszerzett eszközöket vagy készleteket a szállító a HM szerv részére közvetlenül adta át, az átadás-átvételről készített igazolást az átadott bizonylatok közé kell csatolni. 59. Az Igazgatóság a szállítólevélen, átvételi jegyzőkönyvben szereplő eszközöket tételesen, a mennyiséget a számlával összehasonlítva ellenőrzi, eltérés esetén a számlát a kiállító cég részére a javítási kérelem mellékelésével visszaküldi. 60. Az Igazgatóság illetékes objektum üzemeltető osztályának szakági nyilvántartója a számlán szereplő anyagokat az ESZKÖZ-program használatával a szakutasításban foglaltak alapján 5 munkanapon belül bevételezi a minisztérium vagyonnyilvántartásába. Amennyiben a beszerzett eszközöket vagy készleteket a szállító az Igazgatóság részére szállította le, úgy az átadás-átvételt igazoló okmányt az Igazgatóság illetékes objektum üzemeltető osztályának érintett anyagnemért felelős raktárosa haladéktalanul megküldi a szakági nyilvántartónak. 61. A bevételezés során a szakági nyilvántartó elkészíti az ESZKÖZ-utalványt, majd az 1. számú példányt a számlával és annak háttéranyagával együtt 2 munkanapon belül kézbesítőkönyvön átadja a HM szerv részére a teljesítésigazolás végrehajtása érdekében. Ezt követően az utalványrendeletet és az ESZKÖZ-utalványt a HM szerv érvényesítésre visszaadja a referatúrára. Az érvényesített utalványrendeletet a HM szerv az utalványozást követően a számlával és annak háttéranyagaival kézbesítőkönyvön átadja a pénzügyi referatúra részére a pénzügyi teljesítés végrehajtására. 62. A beszerzést követő bevételezésről, az eszközök és készletek állományában történt változásokról az ESZKÖZ-programban készült gépi feldolgozásokat a szakutasítás előírásai szerint a szakági nyilvántartó heti rendszerességgel eljuttatja az intézményi számviteli nyilvántartást végző vezető pénzügyi referenshez. 63. Az anyagfelelősök önellenőrzéseiket a negyedévente kiadásra kerülő tételes listák alapján hajtják végre. 64. Az anyagfelelősök az önellenőrzésről készített jegyzőkönyveket megküldik az Igazgatóság igazgatója részére. 65. Az Igazgatóság szakági nyilvántartói és a pénzügyi referatúra a havi zárlati feladatokat megelőzően, minden hónap utolsó hétfőjén egyeztetést hajtanak végre. Az egyeztetés végrehajtását a résztvevők az egyeztető lista aláírásával igazolják. 66. Az eszközök állományában történő belső mozgások elrendelésére az Igazgatóság igazgatója és helyettese, valamint az Igazgatóság illetékes objektum üzemeltető osztály osztályvezetője és helyettese jogosult. Belső mozgás elrendelése szolgálati jegyen történik. 67. Az ESZKÖZ-utalvány érvényesítésére az Igazgatóság igazgatója, az Igazgatóság illetékes objektum üzemeltető osztály osztályvezetője és helyettese jogosult. 68. A mozgásbizonylatok feldolgozása naponta történik, a referatúrának történő átadásra minden hét első munkanapján kerül sor. 69. Új eszköz vagy készlet beszerzése esetén a Honvédségi Egységes Termék Kód bővítését az Igazgatóság illetékes objektum üzemeltető osztálya kezdeményezi az MH Logisztikai Központ Vezető Szervek Műszaki Átvevő és Vizsgálati Osztálynál. 70. A minisztérium vagyonába tartozó anyagnemek meghatározását az 1. melléklet tartalmazza. 71. Az éves költségvetési beszámoló alátámasztása és az anyagi eszközök ellenőrzése érdekében évente december 31-i fordulónappal leltározást kell lefolytatni. A leltározás határidőre történő végrehajtásáért az Igazgatóság igazgatója a felelős. A leltározás részletes szabályait a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény adott évi leltározási tevékenységének végrehajtásáról tárgyú HM VGHÁT körlevél tartalmazza. 15. Az anyagfelelős 72. A HM szerv vezetője szervezeténél, szükséges esetben annak szervezeti egységeinél írásban anyagfelelőst jelöl ki, melyről az Igazgatóságot tájékoztatja. Az anyagfelelős feladatait és felelősségét a munkaköri leírásban rögzíteni kell. 73. Az anyagfelelős végzi a logisztikai ellátással összefüggésben az adott HM szervnél felmerülő feladatokat, így különösen a) adatszolgáltatást teljesít az ellátó szervezetek felé az általuk kért formában és tartalommal, b) eszközök beszerzése esetén végzi a Beszerzési Szabályzatban meghatározott egyedi nyilvántartási feladatokat, c) felelős a HM szerv által beszerzett, illetve a részére biztosított eszközök, egyéb információhordozók, szakkönyvek személyhez kötéséért, elszámoltatásáért, amelyről nyilvántartást vezet, továbbá d) kapcsolatot tart az ellátó szervezetekkel. 74. Az anyagfelelősök jegyzékének egységes formátumú kialakításáért, vezetéséért, aktualizálásáért az Igazgatóság illetékes objektum üzemeltető osztály osztályvezetője felelős. 75. A HM szerveknél az anyagfelelős személyének változása esetén – az Igazgatóság képviselőjének részvételével – teljes körű leltárt kell készíteni, az átadásról készült átadás-átvételi jegyzőkönyv egy példányát az új anyagfelelős aláírás-mintájával együtt a HM szerv vezetőjének jóváhagyásával meg kell küldeni az Igazgatósághoz. 76. Anyagfelelősnek kizárólag a HM szerv állományába tartozó vagy a HM szervhez vezényelt személyt lehet kijelölni. 77. A HM szerv megszűnése esetén az anyagfelelősök elszámolnak valamennyi nyilvántartott szakanyaggal – elöljárói döntésnek megfelelően leadják azokat az Igazgatóság raktárába, vagy átadják azokat a jogutód HM szerv vagy más kijelölt honvédelmi szervezet részére. A HM szerv megszűnéséről, a szakanyagok átadás-átvételéről jegyzőkönyv készül, melyet az Igazgatóság igazgatója részére kell megküldeni. A jegyzőkönyv mellékletét képezi valamennyi anyagnem tekintetében a „Tárolókon lévő eszközök ellenőrzése” lista. A tételek rendezése után az Igazgatóság igazgatója a HM szerv megszűnésével érintett szakanyagokról jelentést készít a HM VGHÁT részére. 16. Az anyagigénylés és -nyilvántartás rendje 78. A HM szervek a feladataik ellátásához szükséges anyagokat, eszközöket a HM szerv vezetője által jóváhagyott szolgálati jegyen az Igazgatóságtól igénylik. 79. Az Igazgatóság a beérkezett igényt nyilvántartja, egybeveti a HM szervek éves igényével, az éves szükségleti tervekkel, és intézkedik a terveknek megfelelő igények kielégítésére. 80. Az ellátó szervezet a belső mozgásbizonylat elkészítése után értesíti az érintett HM szerv anyagfelelősét, ezt követően kiadja részére az igényelt anyagot. A biztosított szakanyagot az Igazgatóság adott objektum szerinti, illetékes üzemeltető osztályától a HM szerv anyagfelelőse vételezi fel. Az azonnal ki nem elégíthető igényekről az Igazgatóság tájékoztatja a HM szerv vezetőjét, egyidejűleg kezdeményezi a beszerzést. 81. Az Igazgatóság a HM szervek részére kiadott anyagi készleteket HM szervenként külön-külön tárolóhely-kódokon tartja nyilván. Ha a HM szervek ellátás szempontjából elkülönülő részekre oszthatók, egy HM szervhez több tárolóhely-kód is rendelhető. 82. Az intézményi tárolóhely-kódokat, illetve azok módosítását az Igazgatóság igazgatója – a felterjesztő levél mellékletét képező táblázatban – a HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály főosztályvezetőjének küldi meg jóváhagyásra. A jóváhagyott tárolóhely-kódokról az Igazgatóság tájékoztatja a pénzügyi referatúrát. A pénzügyi referatúra a tájékoztatás kézhezvételét követő 5. napig létrehozza, módosítja a megfelelő tárolóhely-kódokat. 83. A tárolóhely-kódokat év végén, a leltározás előtt az Igazgatóság felülvizsgálja, és kezdeményezi a felesleges tárolóhely-kódok megszüntetését a 82. pontban foglalt eljárásrend szerint. 84. A HM szervekkel elszámoló személy szakanyagokkal való elszámoltatását a HVK SZCSF illetve a KI által biztosított, 2. melléklet szerinti „Anyagelszámolási lap” elnevezésű nyomtatványon kell végezni. A HM szervtől távozó személy szakanyagokkal történő elszámoltatásáért a HM szerv vezetője felelős. 85. Az anyagfelelősök negyedévente a részükre kiadott anyagokról és eszközökről adategyeztetést végeznek az Igazgatóság illetékes objektum üzemeltető osztályával. Az esetleges eltérések okait az Igazgatóság illetékes objektum üzemeltető osztályának vezetője a HM szerv vezetőjével együttműködve kivizsgálja. 86. A költségvetési évre vonatkozó, a HM szervek feladatainak ellátásához szükséges anyagok és eszközök tervezése az Igazgatóság által kiadott körlevélben foglaltaknak megfelelően, a HM szervek adatszolgáltatása alapján történik. A terv összeállításáért, a HM szervek igényeinek összegyűjtéséért a normák, normatívák figyelembevételével az Igazgatóság igazgatója felelős. 87. A HM szervek tárgyévet követő évi igényeinek összegyűjtését az Igazgatóság végzi. 88. A HM szervek a honvédelmi értékek megőrzése és kifejezése, reprezentatív dekoráció, valamint hagyományápolás céljából más honvédelmi szervezettől – különösen a HM Hadtörténeti Intézet és Múzeumtól – műtárgyat igényelhetnek. Az igénylés és ellátás a 78–81. pontban foglaltak szerint történik. 89. A műtárgyakat a legfeljebb 5 évre szóló kölcsönzési szerződés megkötése után az MH BHD veszi át és tartja nyilván. A műtárgyak nyilvántartására és kezelésére a honvédelmi kiállítóhelyek létrehozásáról és működtetéséről, valamint a honvédelmi szervezetek által a HM Hadtörténeti Intézet és Múzeumtól kölcsönzött műtárgyak kezeléséről szóló 7/2015. (II. 20.) HM utasításban foglaltak az irányadóak. 90. A más honvédelmi szervezet, a HM Elektronikai, Logisztikai és Vagyonkezelő Zrt., a HM Zrínyi Térképészeti és Kommunikációs Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft., vagy egyéb más szervezet (a továbbiakban együtt: átadó szervezet) tulajdonában lévő eszközökre, anyagokra (a továbbiakban együtt: idegen eszközök) vonatkozó sajátos szabályok a következők: a) idegen eszköz igénylése – ideértve a meghibásodás esetén csere vagy javítás, valamint az idegen eszköz működéséhez szükséges kellékanyagok igénylését is – a 78–81. pontban foglaltak szerint történik, b) az átvett idegen eszköz saját nyilvántartásba való bevezetése és névhez kötése az átvevő HM szerv anyagfelelősének feladata, c) az idegen eszközt átvevő köteles azt szabályszerűen és rendeltetéséknek megfelelően használni, d) a híradó, informatikai eszközök vonatkozásában a Honvédelmi Minisztérium informatikai fejlesztései során különböző projektek részeként átvett eszközökkel kapcsolatos logisztikai feladatok meghatározásáról szóló 187/2016. (HK 7.) HVKF intézkedés előírásai az irányadóak, és e) az idegen eszközöket az Igazgatóság elektronikus formában tartja nyilván. A nyilvántartás tartalmazza: ea) az eszköz megnevezését, eb) az eszköz egyedi azonosítóját, ec) az eszköz működtetéséhez kötelezően szükséges bi zonylatok azonosítóját (csak híradó, informatikai eszköz esetén), ed) a projekt megnevezését, amelynek keretében az eszköz átvételre került (csak híradó, informatikai eszköz esetén), ee) az eszköz fellelhetőségét szervezeti elem, épület, emelet, helység, felhasználó neve és elérhetősége bontásban. 17. A selejtezés rendje 91. A minisztérium intézményi vagyonába tartozó befektetett eszközök és készletek selejtezésének rendjére a Honvédelmi Minisztérium vagyonkezelésében lévő eszközök selejtezéséről és a selejtezési jogkörök gyakorlásáról szóló 56/2015. (X. 21.) HM utasítás (a továbbiakban: selejtezési HM utasítás) valamint a Számviteli politika 3. függeléke szerinti Selejtezési Szabályzat előírásait kell alkalmazni. 92. A HM VGHÁT fenntartja magának a selejtezéssel kapcsolatos, a honvédelmi szervezet vezetőjét illető jogkörök gyakorlását. 93. Az Igazgatóság az anyagfelelősök bevonásával, a HM vagyonába tartozó eszközök és anyagok tekintetében, évente szeptember 1-jéig előzetesen felméri a selejtezendő eszközöket és végrehajtja a selejtezési HM utasítás 15. §-a szerinti feladatokat. 94. Az Igazgatóság igazgatója a selejtezésre javasolt eszközök jegyzékét (a továbbiakban: selejtezési kimutatás) október 1-ig felterjeszti a HM VGHÁT részére. A jóváhagyott selejtezési kimutatás szerinti eszközöket az Igazgatóság igazgatója átadja az MH BHD részére, ahol a selejtezési utasítás 19. §-a szerint végrehajtják az eszközök selejtezését. VI. Belső ellenőrzés 95. A minisztérium vonatkozásában a belső ellenőrzési tevékenységet a HM fejezet államháztartási belső ellenőrzési rendjének szabályairól szóló HM utasítás alapján a HM Belső Ellenőrzési Főosztály végzi. 96. A minisztérium belső kontrollrendszere működéséért, okmányainak folyamatos karbantartásáért és pontosításáért a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény Operatív Belső Kontrollok Rendszere Szabályzatáról szóló 20/2013. (HK 11.) HM KÁT szakutasítás 1. mellékleteként kiadott, a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény Operatív Belső Kontrollok Rendszere Szabályzata alapján a kijelölt folyamatgazdák felelősek. VII. Záró rendelkezések 97. Ez a szakutasítás az aláírását követő napon lép hatályba, de rendelkezéseit 2017. január 1-jétől kell alkalmazni. 98. A jóváhagyott minisztériumi intézményi előirányzat felett rendelkező személyek, a HM szervek vezetői és az Igazgatóság igazgatója a részükre jóváhagyott előirányzatok vonatkozásában felülvizsgálják a kötelezettségvállalásra, a teljesítés igazolására, az utalványozásra, a készpénzfelvétel engedélyezésére, a készpénzfelvételre jogosult személyek, valamint a kijelölt anyagfelelősök listáját, és a személyekben bekövetkezett változás esetén az új jogosultak nevét, aláírásának mintáit a 3. melléklet szerinti formanyomtatványon 2017. január 20-ig – majd az évközben bekövetkezett további változás esetén azonnal – egy eredeti példányban megküldik a pénzügyi referatúra vezetőjének. Sulyok János s. k., HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkár