1/2014. (VI. 6.) ÁSZ utasítása az Állami Számvevőszék Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról.

1/2014. (VI. 6.) ÁSZ utasítása az Állami Számvevőszék Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés h) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés a) pontjában foglaltaknak megfelelően, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, valamint az  elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet vonatkozó rendelkezései figyelembevételével az Állami Számvevőszék iratkezelési rendszerét és Irattári tervét – a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével, valamint elköteleződve a számvevőszéki munka minőségének elsődlegessége mellett, az ISSAI 40-ben foglalt alapelveket, továbbá a minőségirányított működés számvevőszéki elveit irányadónak tekintve – az alábbiak szerint határozom meg: I. Fejezet Általános rendelkezések Az Iratkezelési Szabályzat hatálya 1. § (1) Az  Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed az  Állami Számvevőszék (a továbbiakban: ÁSZ) Szervezeti és Működési Szabályzatának 2. számú mellékletében jelölt szervezeti felépítés szerinti, alá- és fölérendeltségben működő szervezeteinél (a továbbiakban: egység) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra, valamint az  ÁSZ-szal közszolgálati jogviszonyban álló számvevőkre, köztisztviselőkre, ügykezelőkre és munkaviszonyban álló munkavállalókra (a továbbiakban: alkalmazott), továbbá a  megbízási szerződéssel foglalkoztatottakra. Jelen Szabályzat rendelkezései ugyanakkor nem terjednek ki a  minősített adat védelméről szóló törvény hatálya alá tartozó minősített iratokra, annak szabályait az  ÁSZ-nál a  minősített adat kezelésével, védelmével kapcsolatos szabályzat tartalmazza. (2) A  Szabályzattal nem érintett kérdésekben a  vonatkozó jogszabályokban, valamint a  vonatkozó rendelkezésekben foglaltakat kell alkalmazni. Az iratkezelés szabályozása 2. § A Szabályzat az iratok kezelésének folyamatát, azok nyilvántartását, iktatását, irattárba helyezését, levéltárba adását, selejtezését, megsemmisítését, valamint a központi rendszeren továbbított iratok (Hivatali Kapu) kezelésének rendjét szabályozza. Az iratkezelés szervezete 3. § (1) Az ÁSZ hivatali egységei az  iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el, egységesen használt elektronikus iktatórendszer támogatásával. Az  egységek az  iratkezelés egyes fázisait a  vonatkozó ügyrendben foglaltak szerint önállóan végzik, a  nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása, továbbá a  megszűnt egységek rendezett iratanyagának elhelyezése központilag egységesen a Központi irattárban történik. (2) Az ÁSZ egységeinél az  iratkezelés – a minősített adatot tartalmazó iratok kivételével – az UNIOFFICE Rendszerház Ügykövetés GOV, tanúsított iratkezelő rendszer használatával történik. Az iratkezelés felügyelete 4. § (1) Az  ÁSZ iratkezelésének szakmai irányítását és felügyeletét az  Elnök által az  iratkezelési tevékenység irányítására kijelölt egység vezetője látja el, aki e feladatkörében gondoskodik: a) a Szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, b) a szabálytalanságok megszüntetéséről, c) szükség esetén a Szabályzat módosításáról, a feladatoknak megfelelő szakszerűségéről, d) az informatikai szakterületen az  Elnök által az  informatikai feladatok ellátására kijelölt egység bevonásával az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről, továbbképzéséről, és annak igazolásáról, e) az iratok és vonatkozó adataik szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas elektronikus iktatási rendszer kialakításáról, f ) a jelen Szabályzatban foglaltak szerint az  informatikai szakterületen az Elnök által az  informatikai feladatok ellátására kijelölt egység bevonásával a jogosultságok kiadásáról, módosításáról, g) az iratkezelési segédeszközök biztosításáról, h) a gazdasági szakterületen az  Elnök által az  üzemeltetési feladatok ellátására kijelölt egység bevonásával az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáról, működtetéséről, i) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. (2) Az iratkezelési rendszer informatikai feladatait az informatikai szakterületen az Elnök által az informatikai feladatok ellátására kijelölt egység vezetője az alkalmazás adminisztrátor által látja el, továbbá a) gondoskodik az  elektronikus érkeztető könyv, az  iktatókönyvek megnyitásáról, lezárásáról, iktatóhelyhez rendeléséről, b) gondoskodik az irattári tételszámok elektronikus rendszerben történő karbantartásáról, c) gondoskodik az  elektronikus iratkezelési rendszer hozzáférési jogosultságainak, az  egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről és azok betartásáról, d) gondoskodik a funkcionális és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről, e) az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó egységgel együttműködve meghatározza az  üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket, f ) kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a  rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt. Erről tájékoztatja az (1) bekezdésben jelölt vezetőt. (3) A  fölérendelt egységek vezetői felelősséggel tartoznak az  alárendeltségükbe tartozó egységek iratkezelésének szabályszerűségéért. E felelősségi körben kötelesek: a) az alárendelt egységek vezetőin keresztül biztosítani az alárendeltségükbe tartozó egységek iratkezelésének rendszeres ellenőrzését és szabálytalanság észlelése esetén megszüntetni azokat, b) a Szabályzatból adódó, itt nem szabályozott feladatokat ügyrendben meghatározni az arra jogosultnak. (4) Valamennyi ügyintéző/számvevő, továbbá az  egységekhez rendelt asszisztens felelős az  általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért. (5) Az ügyintéző/számvevő, továbbá az egységekhez rendelt asszisztens iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak: a) az elektronikus ügykövető rendszer kezelése, használata az ügyiratkezelés teljes folyamatában, b) döntés az előzményiratok végleges szereléséről, c) az irattári tételszám meghatározása, d) a rábízott iratok megfelelő tárolása, e) az iratokkal való elszámolás, f ) az iratok nyomon követhetőségének biztosítása (iratok dokumentált átadása-átvétele). (6) Az ÁSZ központi telephelyén működő Expediáló-ban dolgozó ügyviteli munkatárs feladatai az alábbiak: a) az ÁSZ címére érkező küldemények átvétele (a minősített adatot tartalmazó küldemények esetében csak a meghatalmazással rendelkező munkatárs), érkeztetése, címzetthez továbbításra előkészítése, b) az ÁSZ budapesti telephelyeire a küldemények továbbításra előkészítése, c) a kimenő küldemények postázásra előkészítése: feladójegyzék, futárjegyzék készítése. II. Fejezet Az irattári terv Az irattári tételek kialakítása 5. § (1) Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – az ÁSZ ügycsoportjait az azonos tárgyú egyedi ügyeket is tartalmazó részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. A Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) egyetértésével az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó egység vezetője a  szakmai egységek vezetőinek javaslata alapján irattári tételt egy vagy több ügycsoport irataiból is kialakíthat, annak figyelembevételével, hogy a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő, vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be, b) az egyes irattári tételek megfelelő alapul szolgálnak az éves ügyiratforgalmi adatszolgáltatáshoz, c) az ÁSZ hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az  ügycsoportok milyen mélységű áttekintését igényli. (2) Külön irattári tételeket lehet kialakítani iratfajták alapján a) a jogszabályban vagy a  belső szervezetirányítási eszközben előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból, b) az a) pont szerinti nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni, c) az ÁSZ működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), d) a belső szervezetirányítási eszközökből. (3) Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetőek (NS), és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. (4) A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről az ÁSZ – határidő megjelölése nélkül (HN) – helyben köteles gondoskodni. (5) A  nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a  selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni az irattári őrzés időtartamát. (6) A  személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a  célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni. A  maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamait a  keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az MNL részére átadni. Kivételt képeznek a tizenöt évnél régebben keletkezett, minősített adatot tartalmazó, nem selejtezhető iratok, amelyeket a minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártát követő naptári év végéig kell a levéltárnak átadni. Az irattári terv szerkezete és rendszere 6. § (1) Az  irattári terv szerkezetét és rendszerét a  címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá az  ÁSZ ügycsoportjai között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel – az  érintett egységek javaslatait figyelembe véve – az ÁSZ iratkezelésének szakmai irányítását és felügyeletét ellátó egység alakítja ki. (2) Az irattári tervet általános és különös részre kell osztani, és az irattári tételeket ennek megfelelően kell csoportosítani. Az  általános részbe az  ÁSZ működtetésével kapcsolatos, több egységet is érintő irattári tételek, a  különös részbe pedig az ÁSZ alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak. (3) A  címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az  irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (a továbbiakban: irattári tételszám) kell ellátni. (4) Az  ÁSZ ügycsoportjai között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezés eredményeként az irattári tételeket különböző főcsoportokba, azon belül pedig csoportokba és alcsoportokba kell besorolni. III. Fejezet Az iratok kezelésének általános követelményei Az iratok rendszerezése, nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 7. § (1) Az ÁSZ-hoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó szükségszerű adatok rögzítésével, az  iratkezelési rendszerben e  célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az  iratok nyilvántartását, iktatását úgy kell végezni, hogy az  ügyiratforgalom dokumentálásával biztosítva legyen az  ügyintézés folyamatának és az  iratok szervezeten belüli útjának pontos követhetősége, ellenőrizhetősége, továbbá az  iratok holléte naprakészen megállapítható legyen, valamint az e folyamat során keletkező nyilvántartást az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. (2) Az iratkezelés és ügyintézés során az iratok átadását-átvételét – elsősorban az iratkezelő rendszerben, amennyiben ez nem lehetséges, papír alapú átadókönyvben – minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja. (3) Amennyiben az  iratok fizikai átadás-átvétele az  iratkezelő rendszerben történő rögzítéstől elválik, az  iratok átadás-átvételének tényét átadókönyvben, átadólistán, belső átadókönyvben, vagy az irat irattári példányán az átvevő aláírásával, továbbá a dátum feltüntetésével is rögzíteni kell. (4) Az iratkezelési folyamat szereplőit megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, arról átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell felvenni és gondoskodni kell az iratok további kezeléséről. (5) Amennyiben a megszűnő egység külön iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az  iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának feltüntetésével – be kell iktatni. (6) Ha a  megszűnő egység feladatköre több egység között oszlik meg, az  átmeneti irattári anyagot a  feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani vagy a Központi irattárba helyezni. (7) A megszűnő egység lezárt irataihoz az átvevő szervezeti egység részére biztosítani kell a hozzáférést. (8) Ha a megszűnt egység iratait nem veszi át más egység, iratanyagait a Központi irattárban kell elhelyezni. (9) A (4)–(8) bekezdésben foglaltakat a feladatkör átadáskor is alkalmazni kell. (10) Az ÁSZ feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A  több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belül irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek. (11) Az ügyiratokat az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe kell besorolni. (12) Az  egységes ügyiratkezelés elvének érvényesülése érdekében az  ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni. Az egy ügyben keletkezett iratokon az iktatószám tartalmazza az egy adategyüttesként kezelt főszám-alszám/évszám adatokat. (13) A papír alapú ügyirat fizikai együtt kezelése az Ügykövetési rendszerben előállított és onnan kinyomtatott előadói ívben történik. Az  előadói ívet az  ügy nyitásakor az  ügy nyitójának kell kinyomtatni és az  ügy elintézéséig ebben együtt tartani az ügyiratdarabokat (iratokat). (14) Az ÁSZ iratkezelésével kapcsolatban évente legalább egyszer statisztikai adatszolgáltatást kell nyújtani, amely az ÁSZ belső kontrollrendszerében valós képet ad a működésről, vezetői információt biztosít a kockázatelemzési, valamint a monitoring tevékenységekhez. Hozzáférés az iratokhoz 8. § (1) Az ÁSZ alkalmazottai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az  illetékes vezető felhatalmazást ad. A  hozzáférési jogosultságot naprakészen kell nyilvántartani, amely az  Elnök által kijelölt, informatikai feladatokat ellátó egység feladatkörébe tartozik. Az  ÁSZ alkalmazottai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért. (2) Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a  vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerhesse meg. (3) Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabály és belső szabályzat figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. A  fentiek betartásáért felelősök körét az ügyrendben kell meghatározni. (4) A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési rendszerben egyaránt dokumentálni kell. (5) A  papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a  másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden – az elektronikus aláírás elhelyezését követően – az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen. Az iratkezelés funkcionális, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése 9. § (1) Az  ÁSZ-nál az  iratkezelés vegyes rendszer alkalmazásával került kialakításra. Az  iratok érkeztetése, továbbítása, postázása, irattározása centralizált, az  iktatás decentralizált. Az  iktatási feladatokat az  egységekben dolgozó számvevők és/vagy asszisztensek, az ellenőrzésekben résztvevő számvevők és/vagy asszisztensek végzik. (2) Az ÁSZ központi telephelyén található ügyviteli pontokon dolgozó ügyviteli munkatársak a kijelölt egységek iratainak iktatását, átvételét, továbbítását végzik, továbbá azok átmeneti irattárainak gondozásával kapcsolatos feladatokat látják el. (3) Az  ÁSZ egyéb budapesti telephelyein (1097 Budapest, Lónyay utca 47. és 1095 Budapest, Soroksári út 3/A) található ügyviteli pontokon dolgozó ügyviteli munkatársak nem végeznek iktatási tevékenységet. Feladatuk az ellenőrzésvezetők ügyviteli munkájában támogatás nyújtása (pl. sablonok javítása), az ügyiratok továbbításának előkészítése, valamint az átmeneti irattárak kezelése. (4) Az ellenőrzés 4–5. szakaszában az ellenőrzésvezető és/vagy az általa kijelölt asszisztens, a 6. szakasztól az ellenőrzés lezárásig a felügyeleti vezető és/vagy az általa kijelölt asszisztens, továbbá a megnevezett felügyeleti vezető és/vagy az általa kijelölt munkatárs felelős az irányítása alá tartozó ügyek iratainak kezeléséért. (5) Az  ellenőrzésvezető megbízatásának lejártakor a  felügyeleti vezető részére átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja az ellenőrzés dokumentációját, aki az ellenőrzés befejezése után gondoskodik az  iratok átmeneti irattárba történő helyezéséről. (6) Az  ellenőrzéssel kapcsolatos iratok iktatási feladatait az  ellenőrzésvezetőnek kell megszerveznie, amelyhez az  ellenőrzés indítása előtt erőforrást (asszisztenciát) igényelhet. Amennyiben az  ellenőrzésvezető másképp nem dönt, az ellenőrzésben részt vevő számvevők is végeznek iktatási tevékenységet. (7) Az  osztályon és egyéb egységben dolgozó munkatársak iratkezelési feladatait az  egységben dolgozó asszisztens és/vagy az egység vezetője által kijelölt munkatárs(ak) végzi(k). A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési rendszerben 10. § (1) Az  iratkezelési rendszer üzemeltetése, a  technikai infrastruktúra biztosítása és a  program hibás működésének elhárítása – az alkalmazás adminisztrátor munkatárs igénybevételével – az Elnök által kijelölt, informatikai feladatokat ellátó egység feladata. (2) Az Elnök által kijelölt, informatikai feladatokat ellátó egység, adminisztrátor a következő feladatokat látja el: a) az elektronikus iratkezelési rendszer hozzáférési jogosultságainak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak a naprakészen tartása, b) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása, c) a funkcionális elektronikus postafiókok szabályozott működtetése. (3) Az iratkezelési rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni, amely az Elnök által kijelölt, informatikai feladatokat ellátó egység vezetője által megjelölt alkalmazás adminisztrátornak a feladata. (4) A jogosultságok igénylésére, módosítására és megvonására vonatkozó előírásokat, valamint dokumentum mintákat az ÁSZ Informatikai Biztonsági Szabályzata tartalmazza. (5) A számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről. IV. Fejezet Az iratkezelés folyamata A küldemény átvétele 11. § (1) A  küldemény postai, hivatali kézbesítés, külső futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz útján és magánfél személyes benyújtással kerülhet az ÁSZ-hoz. (2) A küldemény átvételére jogosult: a) a futárszolgálat útján érkező küldemények, a Magyar Posta Zrt. útján, külön kézbesítés, az ÁSZ-hoz személyesen az  Expediálóba benyújtott, valamint a  központi fax-szerverre érkező küldemények esetén az  Expediáló munkatársai, b) az ÁSZ vidéki telephelyein a meghatalmazással rendelkező számvevő(k), c) az ÁSZ Hivatali Kapuja (a továbbiakban: HK) esetében a  HK felhasználó(i), továbbá az  Elnök által kijelölt, informatikai feladatokat ellátó egység kijelölt munkatársai, d) a címzett vagy az általa megbízott személy (kézbesítési megbízott) az Expediálón keresztül, e) az Ügykövetési rendszeren keresztül a  funkcionális postafiókokra érkezett küldemények esetén az  egység vezetője által kijelölt munkatárs(ak), f ) az ÁSZ központi e-mail címére (szamvevoszek@asz.hu) érkező küldemények esetében a  fiók kezelője, aki egyben az Elnök által a titkársági feladatok ellátására kijelölt egység kijelölt munkatársa, g) az ÁSZ vidéki telephelyein a postai meghatalmazással rendelkező munkatársak, h) a minősített adatot tartalmazó küldemény esetén a titkos ügykezelő (a továbbiakban: TÜK ügyintéző), az ÁSZ Elnöke által írásban megbízott más személy (a továbbiakban: átvevő), valamint a i) címzett. (3) A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot, b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét, c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét, d) az iraton jelzett melléklet vagy mellékelt irat (a továbbiakban: melléklet) meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult. (4) Az  átvevő papír alapú iratok esetében a  kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az  átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. (5) Elektronikus úton az  elektronikus postafiókra érkező elektronikus fájl (Word vagy más formátumú dokumentum), küldemény érkeztetését az  érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolással egyidejűleg az  Ügykövetési rendszerben végre kell hajtani. A  személyes postafiók (név@asz.hu) kizárólag az  ÁSZ hivatalos elektronikus levelezési címeire beérkezett, az  egység vezetője által az  ügyintézőre szignált elektronikus levél tárolására, az  ÁSZ szervezetén belüli munkavégzésre, ügyintézői munkája során keletkezett elektronikus levelek tárolására használható. Személyes elektronikus levélcímen hivatalos küldemény kiadmányozása tilos. Az elektronikus kiadmányozási jog osztja a papír alapú kiadmányozás jogi sorsát. (6) Az elektronikusan érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell, kivéve a  központi rendszeren érkezett küldeményeket. Amennyiben a  küldemény az  egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben elektronikus válaszcímét megadta – legkésőbb az érkezést követő munkanapon, elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az ÁSZ által használt formátumokról. Ezen küldeményeket nem kell iktatni. (7) Az  Expediáló munkatársa, mint átvevő, a  tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a  tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. (8) A HK-n keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás és annak igénybevételéről szóló kormányrendeletben, valamint jelen Szabályzat IX. Fejezetében meghatározottak szerint történik. (9) Sérült küldemény átvétele esetén a  sérülés tényét papír alapú iratok esetében az  átvételi okmányon jelölni kell („sérülten érkezett”), és a  küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A  megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell. (10) A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt a kézbesítő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani. (11) Az  elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az  biztonsági kockázatot jelent az  ÁSZ informatikai rendszerére. Az  elektronikus iratokat csak bekapcsolt vírusvédelmi rendszer mellett szabad megnyitni, mert a vírusvédelmi rendszer ellenőrzi, hogy nem tartalmaznak-e ártalmas elemeket. (12) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót, mint iratot, a kísérőlapot, mint mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat tárgyát, fájlnevét, fájltípusát és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. (13) Téves címzés, sikertelen kézbesítés vagy helytelen kézbesítés esetén a  küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy vissza kell küldeni a feladónak. A küldemények felbontása és érkeztetése 12. § (1) A külső szervtől érkezett küldeményeket az Expediáló munkatársa bontja fel, az alábbi esetek kivételével: a) A minősített adatot tartalmazó küldeményeket csak az arra felhatalmazott személy (TÜK ügyintéző) bonthatja fel. b) Az ÁSZ Elnökének nevére címzett küldeményeket az Expediáló munkatársa nem bontja fel, azt az Ügykövetési rendszerben történő érkeztetés után továbbítja az Elnök által a titkársági feladatok ellátására kijelölt egységen keresztül az Elnöknek. Az egység a megjelölés nélküli küldeményt felbontás után érkezteti és az Elnök által a titkársági feladatok ellátására kijelölt egység részére továbbítja. Az Elnök az általa meghatározott egységek vezetőinek előszignálási jogot adhat. c) Az „s. k. felbontásra” jelzésű küldeményeket minden esetben csak a  címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, illetve felettese bonthatja fel.