7/2014. (VI. 30.) NIH utasítása a Nemzeti Innovációs Hivatal közbeszerzési szabályzatáról.

7/2014. (VI. 30.) NIH utasítása a Nemzeti Innovációs Hivatal közbeszerzési szabályzatáról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja és a Nemzeti Innovációs Hivatalról szóló 303/2010. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. és 3. § (1) bekezdése alapján, a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény 22. § (1) bekezdésében, valamint a  közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet 13.  § (3)  bekezdésében foglaltakra tekintettel a következő utasítást adom ki: 1. Az utasítás hatálya 1. Az utasítás személyi hatálya kiterjed a Nemzeti Innovációs Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) nevében eljáró, a Hivatal által megindított közbeszerzési eljárásokba bevont személyekre. 2. Az  utasítás alkalmazási köre kiterjed valamennyi, a  Hivatal által a  közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a  továbbiakban: Kbt.) és a  központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a  központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R1.) alapján kezdeményezett, illetve lebonyolított beszerzésekre, az  ilyen eljárások eredményeképpen megkötött szerződések módosítására, és azok teljesítésével kapcsolatos közbeszerzési kötelezettségekre a pénzügyi forrástól függetlenül. 2. A közbeszerzési eljárások tervezése 3. A közbeszerzési ügyekért felelős főosztály vezetője minden évben a következő évi intézményi munkaterv résztervezetei megküldésének határidejét megelőző 2 héttel felhívja a szervezeti egységek vezetőit, hogy az intézményi munkatervre vonatkozó résztervezetük megküldésével egy időben írásban (elektronikusan és papír alapon, feljegyzésként is) nyújtsák be a következő költségvetési évre vonatkozó beszerzési igényeiket az 1. mellékletben foglalt minta alapján. A  közbeszerzési eljárások lebonyolításához szükséges időigényről, a  kapcsolódó kötelezettségekről, az  eljárás lebonyolításának feltételeiről (értékhatárok, kivételek, beszerzés tárgya, részekre bontás tilalma stb.) az  eljárások tervezhetősége érdekében a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály ad tájékoztatást. 4. A Kbt. 33. §-a és a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint az R1. 17. § (2) és (3) bekezdése szerinti éves összesített közbeszerzési tervet – a  3.  pontban leírt adatszolgáltatás alapján – a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály készíti el. A tervet a Hivatal elnöke (a továbbiakban: Elnök) hagyja jóvá. A tervet – a jóváhagyást követően – a  közbeszerzési ügyekért felelős főosztály küldi meg a  Hivatal webmesterének (a továbbiakban: webmester) közzétételre, valamint a jóváhagyást követő 3 munkanapon belül a közbeszerzésekért felelős miniszter által vezetett minisztériumnak (a továbbiakban: minisztérium), továbbá gondoskodik a terv központosított közbeszerzési portálon történő feltöltéséről. A terv módosításakor ugyanez az eljárásrend az irányadó. 5. A  közbeszerzési ügyekért felelős főosztály a  költségvetési év kezdetét követően a  Kbt. 32.  §-a szerinti előzetes összesített tájékoztatót készíthet, amelyet az Elnök hagy jóvá. 3. Éves statisztikai összegezés, a közbeszerzések nyilvánossága 6. A  közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a  hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az  éves statisztikai összegezésről szóló 92/2011. (XII. 30.) NFM rendelet 36. § (1) bekezdése szerinti statisztikai összegezést a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály készíti el és vezetője küldi meg jóváhagyásra az Elnöknek, majd – jóváhagyást követően – továbbítja a Közbeszerzési Hatóságnak, valamint a Kbt. 31. § (1) bekezdés f ) pontja szerinti közzététel érdekében a webmesternek. 7. A  közbeszerzésekkel kapcsolatos, a  Kbt. 31.  §-ában foglalt közzétételi kötelezettségek teljesítését a  közbeszerzési ügyekért felelős főosztály vezetője kezdeményezi az  Elnöknél. A  közzéteendő dokumentumokat – jóváhagyást követően – a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály továbbítja a webmesternek. 4. A közbeszerzési eljárások kezdeményezése és előkészítése 8. A  közbeszerzési tervben rögzített eljárás kezdeményezésére a  Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában megállapított valamennyi szervezeti egység vezetője jogosult (a továbbiakban: kezdeményező) a  2.  mellékletben foglalt minta alapján elkészített egyedi közbeszerzési adatlap alkalmazásával. Ha a megindítani kívánt eljárás nem vagy eltérő adatokkal szerepel a közbeszerzési tervben, úgy a kezdeményező egyúttal a közbeszerzési terv megfelelő módosítását kezdeményezi az 1. melléklet szerinti közbeszerzési tervlap alkalmazásával. A közbeszerzési ügyekért felelős főosztály minden esetben vizsgálja azt, hogy a  beszerzés tárgya nem tartozik-e az  R1.  hatálya alá, amennyiben igen, van-e arra vonatkozóan hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés, valamint, hogy fennáll-e a Kbt. alapján a közbeszerzési eljárás lefolytatásának kötelezettsége. A véglegesített egyedi közbeszerzési adatlapot a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály az Elnök általi jóváhagyásra felterjeszti. 9. Amennyiben a beszerzés tárgya nem tartozik az R1. hatálya alá, vagy a hatálya alá tartozik, de nincs arra vonatkozóan hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés, és fennáll a  Kbt. alapján a  közbeszerzési eljárás lefolytatásának kötelezettsége, a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály az egyedi közbeszerzési adatlap Elnök általi jóváhagyása esetén a következő lépéseket teszi meg: a) felhívja a  kezdeményezőt, hogy az  eljárás megindítására vonatkozó kezdeményezéshez elkészített egyedi közbeszerzési adatlaphoz csatolja aa) a beszerzési tárgyra vonatkozó részletes feladatspecifikációt (műszaki leírást); ab) a  gazdasági és pénzügyi alkalmasság és a  műszaki-szakmai alkalmasság megítéléséhez szükséges adatokra vonatkozó javaslatokat; ac) a bírálati szempontra, részszempontokra, súlyszámokra vonatkozó javaslatokat; ad) a becsült érték pontos meghatározásához szükséges esetlegesen hiányzó adatokat; ae) hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás, a  Kbt. 122.  § (7)  bekezdése szerinti eljárás esetében az  ajánlattételre felhívni javasoltak listáját legalább név, székhely, e-mail cím, levelezési cím megjelölésével; af ) a tárgyalásos eljárás, gyorsított eljárás megalapozását szolgáló tények leírásához szükséges esetleges további indokokat; b) megvizsgálja a kezdeményező által benyújtott adatokat közbeszerzési és jogi szempontból, jelzi az azokkal kapcsolatos esetleges aggályokat és – a kezdeményezővel egyeztetetten – véglegesíti azokat; c) összeállítja az ajánlati/részvételi/ajánlattételi felhívást és dokumentációt (benne a szerződéstervezetet vagy a szerződési feltételeket), egyezteti a közbeszerzés tárgya szerinti szakértővel, adott esetben elkészíti a Kbt. 100. § (1) bekezdés szerinti tájékoztatást; d) tájékoztatja a kezdeményezőt az eljárás időigényéről és lefolyásáról; e) a bírálóbizottság tagjai részére előkészíti a megbízó leveleket; f ) elkészíti és a bírálóbizottság tagjaitól beszerzi az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatokat, felhívja őket a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségükre; g) elkészíti a 3. melléklet szerinti fedezetigazolást és gondoskodik a gazdasági vezető általi aláírásáról; h) javaslatot tesz az ajánlati biztosítékra és a teljesítési biztosítékokra, azok összegére, rendelkezésre bocsátásának módjára (a biztosítékokat a Gazdasági és Üzemeltetési Főosztály – a továbbiakban: GÜFO – kezeli). 10. A  8. és 9.  pontban foglaltakat követően a  közbeszerzési ügyekért felelős főosztály vezetője az  Elnök részére jóváhagyásra felterjeszti az alábbiakat: a) előterjesztés a minisztérium részére (kivéve, ha nem hazai forrásból történik a beszerzés); b) ajánlati, részvételi vagy ajánlattételi felhívás és dokumentáció; c) adott esetben a Kbt. 100. § (1) bekezdése szerinti tájékoztatás; d) javaslattétel a  bírálóbizottság elnökének és tagjainak személyére, a  bizottsági elnök és a  tagok által aláírt megbízólevelek; e) adott esetben az ajánlattételre felhívni javasolt gazdasági szereplők listája. 11. A 10. pont szerinti jóváhagyást követően a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály a vonatkozó iratokat megküldi a minisztériumnak a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R2.) 3. és 4. §-a szerinti hozzájárulás megkérése céljából, kivéve, ha egészben vagy részben nem hazai forrásból történik a beszerzés. 12. Amennyiben a minisztérium az R2. 4/A. § (1) bekezdése alapján a hozzájárulás megadásához szükséges további adatok benyújtását kéri, a tájékoztatás megadásáról a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály gondoskodik, és küldi meg jóváhagyásra az Elnöknek. Az aláírt tájékoztatást a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály küldi meg a minisztérium részére. 13. Amennyiben a közbeszerzésekért felelős miniszter olyan döntést hoz, amelyben jóváhagyja az ajánlat(tétel)i, illetve a részvételi felhívást és a dokumentációt, és az eljárás megindításához hozzájárul, a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály haladéktalanul intézkedik az eljárás megindítása (a felhívások kiküldése vagy a hirdetményfeladás) iránt; amennyiben a minisztérium igényének megfelelően az ajánlat(tétel)i vagy részvételi felhíváson vagy dokumentáción érdemi változtatás történik, azt jóváhagyásra felterjeszti az Elnöknek. 5. A közbeszerzési, beszerzési eljárások lebonyolítása 14. A  közbeszerzési eljárás lebonyolítása során a  közbeszerzési ügyekért felelős főosztály látja el a  bírálóbizottság adminisztrációs feladatait. Ennek keretében különösen: a) összehívja a bírálóbizottságot; b) elkészíti a bírálóbizottság üléseiről a jegyzőkönyvet; c) az ajánlatok vagy részvételi jelentkezések másolati példányait eljuttatja a bírálóbizottsági tagoknak és az eljárás lefolytatását követően begyűjti tőlük; d) begyűjti az  ajánlati, ajánlattételi vagy részvételi felhívással és dokumentációval kapcsolatos észrevételeket, egyezteti azokat, és az elfogadott észrevételeket átvezeti; e) megfelelő időben, írásban tájékoztatja a  bírálóbizottsági tagokat és az  eljárásba bevont más személyeket minden, az  eljárással kapcsolatos eseményről és folyamatosan – az  eljárás későbbi szakaszában történő becsatlakozás esetén visszamenőlegesen is – megküld részükre valamennyi kapcsolódó dokumentumot; f ) határidő tűzésével megküldi a bírálóbizottsági tagoknak az ajánlattevőktől beérkezett kiegészítő tájékoztatásra irányuló kéréseket, amelyre a tagok a megadott határidőn belül kötelesek választ adni; g) előkészíti, írásba foglalja és a döntéshozó részére továbbítja a bírálóbizottság döntési javaslatait; h) összegyűjti és nyilvántartja a bírálóbizottsági tagok összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatait, bírálati lapjait. 15. A  közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a  közbeszerzési ügyekért felelős főosztály tart kapcsolatot az ajánlattevőkkel. Ennek keretében különösen: a) kiértesíti az ajánlattevőket az olyan eljárási cselekményekről, amelyen részvételük lehetséges; b) megküldi részükre a kiegészítő tájékoztatást; c) kiküldi nekik a hiánypótlási felhívásokat; d) tájékoztatja őket az ajánlatban található számítási hiba javításáról; e) felvilágosítást kér tőlük; f ) bekéri az ajánlattevőtől a Kbt. 69. § vagy 70. § szerinti adatokat, indokolást; g) átadás-átvételi elismervénnyel átveszi és – a részvételi vagy ajánlattételi határidő lejártakor – jegyzőkönyv felvétele mellett bontja az ajánlatokat, azzal, hogy a bontást a bírálóbizottság legalább két tagja végzi, akik közül egy fő a bírálóbizottság jogi vagy közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja; h) fogadja a  kiegészítő tájékoztatásra irányuló kéréseket, hiánypótlásokat, felvilágosításokat, adatokat, indokolásokat; i) elkészíti (szükség esetén javítja, módosítja) és megküldi a  minisztériumnak (kivéve, ha nem hazai forrásból történik a beszerzés) és az ajánlattevők részére az írásbeli összegezést. 16. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a bírálóbizottsági tag köteles: a) a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály által megadott határidőket megtartani; b) az eljárási cselekményeken részt venni vagy helyettesítéséről megfelelő időben gondoskodni és erről a bírálóbizottságot tájékoztatni; c) álláspontját, véleményét kialakítani és azt – dokumentálható formában is – kifejezésre juttatni, a bírálati lapot kitölteni és aláírni; d) a kiegészítő tájékoztatás kérése során részére továbbított kérdéseket megválaszolni; e) a részére átadott ajánlati vagy részvételi jelentkezés példányokat bizalmasan kezelni és megőrizni, majd az eljárás befejezését követően a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály részére visszaadni. 17. A  bírálóbizottság elnöke – a  Hivatal vezető beosztással rendelkező kormánytisztviselője (elnökhelyettes vagy a  kezdeményező főosztály vezetője). A  bírálóbizottság elnöke megnyitja, vezeti és lezárja a  bírálóbizottsági üléseket, valamint – amennyiben arra sor kerül – a  tárgyalásokat, szavazategyenlőség esetében a  szavazata dönt. Az  ülések, tárgyalások vezetésével a  bírálóbizottság elnöke más bírálóbizottsági tagot is megbízhat. Egyebekben a bírálóbizottság elnökére a 16. pontban foglaltak az irányadók. 18. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a bírálóbizottság dönt: a) a hiánypótlási felhívások tartalmáról és a benyújtott hiánypótlások elfogadásáról; b) a Kbt. 69. § és 70. § szerinti adatok, indokolások bekéréséről és elfogadásáról vagy elutasításáról; c) felvilágosítás kéréséről; d) a számítási hiba javításról. 19. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a bírálóbizottság javaslatot tesz az Elnök részére: a) az ajánlati, részvételi vagy ajánlattételi felhívás vagy dokumentáció visszavonására, módosítására; b) az ajánlattételi vagy részvételi határidő meghosszabbítására; c) az eredményhirdetés elhalasztására vagy az  ajánlati felhívásban megjelöltnél korábbi időpontban történő megtartására; d) az ajánlatok érvényessé vagy érvénytelenné nyilvánítására; e) az ajánlattevő kizárására, alkalmatlanságának megállapítására; f ) az eljárás eredménytelenné nyilvánítására; g) az eljárás eredményére. 20. A  bírálóbizottsági szakvéleményben foglalt megállapítások, javaslatok elfogadásáról vagy elutasításáról az  Elnök írásban nyilatkozik. Az Elnök a bírálóbizottság döntési javaslata alapján hozza meg döntését, írásba foglalva. 21. A bírálóbizottság javaslata alapján az Elnök dönt a 19. pontban felsoroltakról, az eljárások ajánlati szakaszában az R2. 7. §-a szerinti közbeszerzésekért felelős miniszter állásfoglalását követően. 22. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály gondoskodik a) a hirdetmények közzétételre történő feladásáról; b) az előzetes vitarendezési kérelmekkel kapcsolatos intézkedések megtételéről; c) az iratbetekintés biztosításáról. 6. A közbeszerzési szerződések teljesítése, módosítása, jogorvoslat 23. A közbeszerzési eljárás eredményeképpen kötött szerződés teljesítésének elismeréséről vagy annak megtagadásáról a  Kbt. 130.  § (1) és (2)  bekezdésében foglalt határidőkben köteles a  teljesítés igazolására jogosult személy kiadni a  teljesítésigazolást. A  Kbt. 130.  § (3)–(6)  bekezdésében rögzített fizetési feltételekkel kapcsolatos ajánlatkérői kötelezettségek megtartásáért a GÜFO felelős. 24. Közbeszerzési szerződés módosítását a  Kbt. 132.  §-a és 128.  § (3)  bekezdése alapján a  4.  mellékletben foglalt formanyomtatványon a  közbeszerzési ügyekért felelős főosztálynál lehet kezdeményezni. A  szerződésmódosítás jogszerűsége esetén a  közbeszerzési ügyekért felelős főosztály vezetője felterjeszti azt az  Elnöknek, aki – az  R2. 12.  § (1)  bekezdésében foglalt esetben a  minisztérium jóváhagyásától függően – dönt a  szerződésmódosítás engedélyezéséről. A közbeszerzési ügyekért felelős főosztály a döntést követően véglegesíti a szerződés módosítását és a  szerződésmódosításról szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetményt, továbbá gondoskodik a  hirdetmény feladásáról, és a módosítás, valamint a hirdetmény közzétételéről. 25. Amennyiben a  közbeszerzési jogszabályok megsértése miatt a  Közbeszerzési Döntőbizottság előtt jogorvoslati eljárás indul a  Hivatallal szemben, az  ezzel kapcsolatos közzétételi kötelezettségek teljesítéséről, valamint a  jogi képviselet – szükség esetén hivatalos közbeszerzési tanácsadóval történő – ellátásáról a jogi ügyekért felelős főosztály gondoskodik. 7. A Nemzeti Innovációs Hivatal nevében eljáró és a közbeszerzési eljárásba bevont személyekkel kapcsolatos szabályok 26. A  Hivatalnál a  közbeszerzési eljárásokban részt vevők eseti jelleggel kapnak megbízást a  feladatok ellátására az Elnöktől. 27. Közbeszerzési eljárásban a  Hivatal munkatársai közül kizárólag az  járhat el, az  eljárásba kizárólag az  vonható be, az  eljárást csak olyan személy ellenőrizheti, aki az  egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvényben foglaltak szerint – több eljárásban való részvétel esetén legalább évente, június 30-ig – vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségének – a humánpolitikai ügyekért felelős szervezeti egység felé – eleget tett (erre nézve a közbeszerzésekért felelős főosztály külön felhívja a figyelmét, és egyúttal tájékoztatja a humánpolitikai ügyekért felelős szervezeti egységet az  érintett személyekről), valamint akivel szemben a  Kbt. 24.  §-ában foglalt összeférhetetlenségi helyzet nem áll fenn és erről, továbbá titoktartási kötelezettségéről nyilatkozik. 28. A közbeszerzési ügyekért felelős főosztály, valamint az eljárásba bevont hivatalos közbeszerzési tanácsadó köteles biztosítani az  eljárásban a  közbeszerzési szakértelmet; ennek keretében felelős az  egyes eljárási cselekmények, dokumentumok közbeszerzési jogszabályoknak való megfeleléséért. Az  egyes közbeszerzési eljárások esetén az Elnök dönthet egy külső, közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet vagy személy – így különösen a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságról szóló 53/2011. (III. 31.) Korm. rendelet 3. § (1) bekezdés e) pontja szerint a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) – igénybevételéről, amely vagy aki a Hivatal nevében lebonyolítja a közbeszerzési eljárást. Ezen esetekben a Nemzeti Innovációs Hivatal megbízási szerződést köt a külső, közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezettel vagy személlyel, amely szabályozza a szerződő felek jogait és kötelezettségeit azzal, hogy az eljárásban a döntéseket a Hivatal jogosult meghozni. A megbízási szerződésben ki kell kötni, hogy az abban nem szabályozott eljárási cselekmények során jelen szabályzat rendelkezései figyelembevételével kell eljárni. 29. Az  eljárásba bevont jogi szakértő a  szerződéstervezet, illetve a  szerződési feltételek jogszerűségéért; a  pénzügyi szakértő a  pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáért, a  fizetési feltételek teljesíthetőségéért és a  gazdálkodási szabályoknak való megfelelésért felelős. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező felel az ajánlatok szakmai értékeléséért. 30. A  28. és 29.  pontban foglalt személyek a  Kbt. 22.  § (4)  bekezdése szerint létrehozott bírálóbizottság tagjai. A közbeszerzés tárgya szerinti, a pénzügyi, a jogi és a közbeszerzési szakértelmet biztosító tag és póttag személyére a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály tesz javaslatot. 31. A bírálóbizottság összetételét az Elnök hagyja jóvá, aki a bírálóbizottság bármely tagja személyében bekövetkező változás engedélyezésére jogosult. 32. A  kezdeményező szervezeti egységnek lehetősége van külső szakértő bevonására is javaslatot tenni. A  külső szakértővel a Hivatal megbízási szerződést köt, és beszerzi a 27. pont szerinti nyilatkozatokat. 33. A  kezdeményező és a  közbeszerzés tárgya szerinti szakértő felelnek azért, hogy a  beszerzés tárgyaként és mennyiségeként közölt adatok, a műszaki leírásban meghatározottak szakmai szempontból helytállóak, a valóságnak megfelelnek. A  kezdeményező és a  közbeszerzés tárgya szerinti szakértő által közölt adatok és szakmai elvárások helyességének ellenőrzése nem képezi a közbeszerzési ügyekért felelős főosztály feladatát. 34. A  pénzügyi, a  jogi és a  közbeszerzési szakértelmet biztosító bírálóbizottsági tagoknak a  kezdeményező és a közbeszerzés tárgya szerinti szakértő által meghatározott műszaki tartalom, bírálati szempontrendszer, általános joggyakorlat során alkalmazott szerződéses feltételek vonatkozásában a Kbt. és a közbeszerzési eljárásra vonatkozó egyéb jogszabályok betartása érdekében figyelmeztetési kötelezettségük van a  bírálóbizottság irányában, amennyiben ezen feltételek jogellenessége nyilvánvalóan megállapítható, és arról tudomást szereznek. 35. A bírálóbizottsági tag a 16. pontban foglaltakon túl köteles: a) biztosítani az általa képviselt szakértelmet az eljárás során; b) tiszteletben tartani a verseny tisztaságát, az esélyegyenlőség és az egyenlő bánásmód elvét; c) az eljárás előkészítése és lefolytatása során az eljárásban résztvevőkkel folyamatosan együttműködni. 8. Központosított közbeszerzés 36. A  központosított közbeszerzéseket is az  éves összesített közbeszerzési tervben rögzíteni kell; az  ide tartozó, utazásszervezéssel kapcsolatos beszerzéseket a külkapcsolatokért felelős főosztály, az egyéb beszerzéseket a GÜFO jelenti be a KEF portáljára; szükség esetén papír alapon is a vezetője útján. 37. A  központosított közbeszerzéssel történő beszerzésekkel kapcsolatos feladatokat a  36.  pont szerinti főosztályok végzik, melyek különösen az alábbiak: a) intézkedés a központi közbeszerzési rendszerbe történő igénybejelentésről; b) szükség szerint a központi közbeszerzési rendszerben kezelt, Hivatalra vonatkozó adatok aktualizálása; c) adminisztratív és adatszolgáltatási – így különösen az R1. 28. § (4) bekezdése szerinti – teendők ellátása a KEF felé; d) a központosított közbeszerzési igények összesítése és folyamatos frissítése, azoknak a  közbeszerzési terv módosításának kezdeményezésével történő rögzítése; e) az R1. 1. mellékletében felsorolt termékek megrendelése. 38. Az  egyes szervezeti egységek vezetői gondoskodnak a  saját szervezeti egységük szakmai feladataihoz szükséges központosított közbeszerzés alá eső anyagok, eszközök, szolgáltatási igények összegyűjtéséről, és azok a  GÜFO vezetőjéhez történő megküldéséről. 39. A  saját hatáskörben történő beszerzés esetén az  adott termékkör beszerzésére a  36.  pont szerinti főosztályról a  KEF-hez bejelentett munkatárs köteles a  Hivatal beszerzési igényét előzetesen a  központosított közbeszerzési portálon elektronikus úton bejelenteni. A  saját hatáskörben megvalósított beszerzés eredményeként megkötött szerződés az R1. 7. § (4) bekezdése szerinti alapadatait, valamint a szerződés teljesítésének dokumentumait az adott termékkör beszerzésére a  36.  pont szerinti főosztályról a  KEF-hez bejelentett munkatárs köteles a  központosított közbeszerzési portálon elektronikus úton feltölteni. 40. A  KEF által megkötött keretmegállapodás által előírt, a  verseny újranyitására vonatkozó kötelezés esetében, vagy az  Elnök verseny újranyitásáról szóló döntése esetén, az  eljárást e  szabályzat rendelkezéseire figyelemmel kell lefolytatni. 9. Ellenőrzés, dokumentálási rend 41. Az  utasításban és az  annak hátterét képező jogszabályokban foglaltak betartását és a  közbeszerzéseket a  Hivatal belső ellenőre a belső ellenőrzési tervben foglaltak szerint, valamint soron kívül ellenőrzi. 42. A közbeszerzési eljárásnak a Kbt. 34. § (1) bekezdésében foglaltak szerinti, az eljárás kezdeményezésétől a szerződés teljesítéséig dokumentált, az  adott közbeszerzési eljárásra vonatkozó valamennyi iratát a  közbeszerzési ügyekért felelős főosztály köteles összegyűjteni és megőrizni; a  dokumentumokat a  belső ellenőr vagy más ellenőrzésre jogosult kérésére átadás-átvételi jegyzőkönyvvel ellenőrzésre át kell adnia vagy lehetővé kell tennie az elektronikus úton történő hozzáférést. 43. A Kbt. 28. § (2) bekezdése szerinti bejelentést a Hivatal képviseletében kizárólag az Elnök tehet. A Hivatal nevében eljáró, a közbeszerzési, beszerzési eljárásba bevont személy a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény 11. §-a, vagy az Európai Unió Működéséről szóló Szerződés 101. cikke szerinti rendelkezések nyilvánvaló megsértésének észlelése vagy annak alapos okkal történő feltételezése esetén erről az Elnököt köteles értesíteni. 10. Záró rendelkezések 44. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 45. A jelen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépését követően indított közbeszerzési eljárásokra kell alkalmazni. 46. A  Nemzeti Innovációs Hivatal Gazdálkodási Szabályzata című 17/2013. számú elnöki utasítás 22.1.4a.  pontjában a „beszerzést kezdeményező szervezeti egység köteles” szövegrész helyébe a „beszerzést kezdeményező szervezeti egység által javasolt lehetséges szakmai szereplők figyelembevételével a közbeszerzésekért felelős szervezeti egység – az elnök előzetes jóváhagyásával – köteles” szöveg lép. 47. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről szóló 2/2014. (II. 21.) NIH utasítás: a) 5.  pontjában a „szabálytalanságot,” szövegrész helyébe a „szabálytalanság észlelését és a  kezelésére saját hatáskörben nincs joga,”, b) 8. pontjában a „főosztályvezetők” szövegrész helyébe a „szervezeti egység vezetők”, c) 14. pont c) alpontjában a „folyamatban lévő” szövegrész helyébe a „folyamatban lévő és későbbi”, d) 15. és 17. pontjában az „egység” szövegrész helyébe az „egység vezetője”, és e) 16. pontjában az „intézkedések végrehajtása” szövegrész helyébe az „intézkedések végrehajtása és az eljárások nyomon követése” szöveg lép. 48. Hatályát veszti a) a Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal Beszerzési szabályzatáról szóló 18/2009. elnöki utasítás; b) a Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal Beszerzési szabályzat módosításáról szóló 29/2009. elnöki utasítás. Spaller Endre s. k., elnök