11/2016. (XII. 16.) NVI utasítása a Nemzeti Választási Iroda közszolgálati adatvédelmi szabályzatáról.

11/2016. (XII. 16.) NVI utasítása a Nemzeti Választási Iroda közszolgálati adatvédelmi szabályzatáról. A közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 177. § (4) bekezdésében foglalt feladatkörömben eljárva – figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára – a következő utasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. § (1) Az utasítás személyi hatálya kiterjed a Nemzeti Választási Irodával (a továbbiakban: Iroda) a) közszolgálati jogviszonyban álló köztisztviselőkre, közszolgálati ügykezelőkre, b) az Irodával munkaviszonyban álló munkavállalókra, [a továbbiakban a) és b) pont együtt: munkatárs], c) a kiválasztási eljárásban részt vevő személyekre, d) az önéletrajz-adatbázisban szereplő személyekre, valamint e) azon tartalékállományba helyezett köztisztviselőkre, akiknek az adatai az Iroda számára az erre a célra szolgáló rendszeren (a továbbiakban: TARTINFO-rendszer) váltak hozzáférhetővé. (2) Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed az  Irodánál kezelt közszolgálati jogviszonnyal, munkaviszonnyal – ideértve az ezekkel összefüggő kiválasztási eljárást – kapcsolatos személyes adatokra, valamint ezen adatok, személyi iratok kezelésével összefüggő ügyviteli és informatikai folyamatokra, amennyiben azokat más normatív utasítás nem szabályozza. 2. Az érintett jogai 2. § (1) Az érintett a  személyes adatai kezelésével kapcsolatban az  információs önrendelkezési jogról és az  információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény alapján őt megillető jogokat írásbeli kérelem alapján közvetlenül, a  szolgálati út betartása nélkül gyakorolhatja annál a  személynél, aki az  adott személyes adatának kezeléséért felelős szervezeti egységen belül munkaköre alapján a személyes adatot kezeli. (2) A kérelmet soron kívül teljesíteni kell, ha az egyértelmű megítélésű, és a soron kívüli teljesítés nem okoz az adatot kezelő személy rendes munkavégzésében számottevő fennakadást. A  kérelemről az  adatot kezelő személy – ha jogszabály rövidebb határidőt nem állapít meg – három munkanapon belül dönt, és a kérelem teljesíthetőségéről írásban tájékoztatja az  érintettet. Ebben az  esetben a  kérelmet – teljesíthetősége esetén – ésszerű időn belül, az érintett érdekeit és a kérelem teljesítésének időigényét figyelembe véve a lehető leghamarabb kell teljesíteni. (3) A kérelem teljesíthetőségével kapcsolatban az adatvédelmi felelős állásfoglalását kell kérni. (4) Az érintett a személyes adatai kezelésével kapcsolatos jogainak sérelme esetén, vagy ha úgy véli, hogy az adatkezelés jogellenes, az adatvédelmi felelőshöz fordulhat. 3. § (1) Az érintett a  Humánpolitikai Főosztály vezetőjétől kérheti a  közszolgálati alapnyilvántartás rá vonatkozó részébe, a saját személyi iratába, valamint a Humánpolitikai Főosztály kezelésében lévő, személyes adatait tartalmazó egyéb nyilvántartásokba, iratokba való betekintést, az azokról történő másolat kiadását, illetve az azokban szereplő adatai helyesbítését és – a kötelezően nyilvántartott adatok kivételével – azok törlését vagy zárolását. (2) A Humánpolitikai Főosztály az érintett személyi irataiba történt betekintésről, az abból történt adatszolgáltatásról, valamint az érintett személyi anyagának más szervhez történt megküldéséről nyilvántartást vezet, amelyből az érintett tájékoztatást kérhet. (3) Az (1) és (2) bekezdés szerinti kérelemről a Humánpolitikai Főosztály vezetője három munkanapon belül dönt. 4. § (1) Ha az érintett a 3. § (1) bekezdése szerinti adatainak helyesbítését vagy törlését kérte, és kérelmének a Humánpolitikai Főosztály vezetője helyt ad, a Humánpolitikai Főosztály vezetője az eredeti iratra kézzel rávezeti a változást és azt aláírásával látja el. Ha a változás mértéke jelentős, új iratot kell készíteni, amelyen fel kell tüntetni, hogy az az eredeti irat helyesbítéseként jött létre. Az  új iratból az  eredeti irattal azonos számú példányt kell kiadmányozni és azt az eredeti irat címzettjeinek át kell adni, illetve az ügyiratban vagy a személyi anyagban el kell helyezni. (2) Ha az adat hitelességét igazolni kell, az érintett a hitelesség követelményét előíró jogszabálynak megfelelően eredeti vagy másolati példányban köteles benyújtani vagy bemutatni az adat hitelességét igazoló okiratot. (3) Ha az  érintett az  Iroda által kért adat közlését megtagadja, a  megtagadás tényéről és indokáról tájékoztatja az  adatvédelmi felelőst, aki megvizsgálja az  adatkérés jogalapját, és három munkanapon belül állást foglal az adatközlés megtagadásának jogszerűségéről. 3. A személyes adatok kezelésének jogszerűségéért való felelősség 5. § (1) Humánpolitikai Főosztály vezetője gondoskodik a) a foglalkoztatásra irányuló jogviszonnyal összefüggő adatok védelmére és kezelésére vonatkozó jogszabályok, valamint ezen utasításban rögzített előírások megtartásáról, b) az adatvédelmi ellenőrzés módszereinek kialakításáról és működtetéséről, valamint c) a foglalkoztatásra irányuló jogviszonnyal összefüggő adatok védelmével kapcsolatos követelményeknek a munkatársak részére történő közzétételéről. (2) A foglalkoztatásra irányuló jogviszonnyal összefüggésben az Iroda kezelésében lévő személyes adatok kezelésének jogszerűségéért az a személy felelős, aki munkaköre alapján az adatot kezeli. (3) Az Iroda által az érintett hozzájárulása alapján kezelt személyes adat esetében az adatot munkaköre alapján kezelő személy felelős azért, hogy az érintett adatkezeléshez adott hozzájárulása jogszabálynak megfelelő tájékoztatáson alapuljon. (4) A személyi iratot kezelő munkatárs köteles a személyi iratot zárható helyen őrizni úgy, hogy az jogosulatlan személy részére ne váljon hozzáférhetővé. (5) A (4)  bekezdés rendelkezését az  irat tervezetére is alkalmazni kell; a  tervezethez való hozzáférés jogszerűségét a tervezetet előkészítő személynek kell biztosítania. 4. A személyi anyag és a személyi anyaggal együtt őrzött személyi irat kezelésére vonatkozó adatvédelmi szabályok 6. § (1) A személyi anyagot és a személyi anyaggal együtt őrzött személyi iratot a Humánpolitikai Főosztály kezeli. (2) A Humánpolitikai Főosztály összeállítja és az erre a célra rendszeresített személyi iratgyűjtőben rendezi a személyi anyagot, valamint vezeti a  közszolgálati tisztviselők személyi irataira, a  közigazgatási szerveknél foglalkoztatott munkavállalók személyi irataira és a munkaügyi nyilvántartásra, a közszolgálati alapnyilvántartásra és közszolgálati statisztikai adatgyűjtésre, valamint a  tartalékállományra vonatkozó egyes szabályokról szóló 45/2012. (III. 20.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 7. § (4) bekezdése szerinti tartalomjegyzéket és a betekintési lapot. (3) Az érintett személyi anyagával együtt, ugyanazon személyi iratgyűjtőben kell őrizni a) a korábbi foglalkoztatásra irányuló jogviszony megszűnésekor kiállított jogviszony-igazolás másolatát, b) a munkatárs nyilatkozatát a közszolgálati alapnyilvántartás tartalmát képező adatokról, c) a közszolgálati szabályzatban meghatározott adatlapot kitöltve, d) a munkabér vagy illetmény folyószámlára utalásához szükséges nyilatkozatokat, e) a cafetéria-juttatások vagy egyéb, nem rendszeres juttatások nyújtásához vagy igénybevételéhez szükséges egyéb dokumentumokat, valamint f ) az érintett hozzájárulása alapján kezelt egyéb személyi iratot. 7. § (1) A kiadmányozott személyi iratot az  érintett részére postán vagy az  Irodán belül – előzetes egyeztetés alapján – az  érintett munkatársat közvetlenül irányító önálló szervezeti egység vezetője vagy a  Humánpolitikai Főosztály munkatársa általi átadás útján kell kézbesíteni. (2) A személyi irat postai vagy Irodán belüli személyes kézbesítése kizárólag lezárt borítékban vagy csomagban a címzett saját kezű felbontásának megjelölésével történhet. (3) Ha a személyi irat kézhezvételekor a címzett észleli, hogy a boríték, a csomag vagy az adathordozó oly módon sérült, hogy a személyi irat tartalmát arra nem jogosult személy megismerhette, vagy egyébként más erre utaló jelet észlel, ezt haladéktalanul köteles jelezni a  feladónak, a  személyi irat Irodán belüli továbbítása esetén a  Humánpolitikai Főosztály vezetőjének is. 5. A közszolgálati alapnyilvántartás 8. § (1) A közszolgálati alapnyilvántartást a Humánpolitikai Főosztály vezeti. A Humánpolitikai Főosztály e feladatkörében a) biztosítja, hogy a közszolgálati alapnyilvántartás megbízható és naprakész legyen, b) biztosítja a közszolgálati alapnyilvántartásban szereplő személyes adatok kezelésének jogszerűségét, c) gondoskodik a  közszolgálati alapnyilvántartásban lévő adatok biztonságáról, ennek keretében azoknak a  technikai, szervezési intézkedéseknek és eljárási szabályoknak az alkalmazásáról, amelyek az adatvédelmi és  adatbiztonsági szabályok érvényre juttatásához szükségesek, különösen, amelyek védelmet biztosítanak a  jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az  alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen, d) ellátja a közszolgálati alapnyilvántartásba való betekintési jog gyakorlásával kapcsolatos feladatokat, e) nyolc napon belül átvezeti a  közszolgálati alapnyilvántartásban az  érintett által bejelentett adatváltozást, továbbá f ) módosítja a közszolgálati alapnyilvántartást, ha az az érintett adatkezeléssel összefüggő jogának gyakorlása nyomán szükséges. (2) A közszolgálati alapnyilvántartásban nyilvántartott adatokról a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. CXCIX. törvény (a továbbiakban: Kttv.) 180.  § (1)  bekezdése alapján betekintésre jogosult személyek – e  minőségük igazolását követően – a Humánpolitikai Főosztály munkatársától másolatot kérhetnek. (3) A munkatárs köteles a  közszolgálati alapnyilvántartás adatkörét érintő változást – a  változás tényét igazoló irat másolatának becsatolásával egyidejűleg – nyolc napon belül bejelenteni a Humánpolitikai Főosztály részére az erre rendszeresített formanyomtatvány kitöltésével. (4) A Kttv. 178. § (1) bekezdése szerinti közszolgálati statisztikai adatgyűjtés keretében az adatszolgáltatást elektronikusan, az erre szolgáló informatikai rendszerben, a Kttv. szerinti személyügyi központ által közölt módon a Humánpolitikai Főosztály munkatársa teljesíti. A rendszerbe való bejelentkezésre szolgáló KSA-kód és jelszó más személy részére nem hozzáférhető. 6. Az elektronikus személyügyi nyilvántartó program 9. § (1) Az Irodában a közszolgálati alapnyilvántartás elektronikus vezetése és egyéb humánerőforrás gazdálkodási feladatok elektronikus kezelése érdekében egyedi hozzáférésű, integrált személyügyi nyilvántartó szoftver (a továbbiakban: személyügyi nyilvántartó program) működik. (2) A személyügyi nyilvántartást a Humánpolitikai Főosztály vezeti. A személyügyi nyilvántartási adatkezelést nem kell bejelenteni a belső adatvédelmi nyilvántartásba. (3) A személyügyi nyilvántartó programban a  Humánpolitikai Főosztály vezetője rendelkezik adminisztrátori jogosultsággal, aki e jogosultsági körében hozzáférési jogosultságot ad annak a munkatársnak, akinek a munkaköre alapján a személyügyi nyilvántartó programot alkalmaznia kell (a továbbiakban: felhasználó). (4) A felhasználó hozzáférési jogosultságának terjedelmét a Humánpolitikai Főosztály vezetője egyedileg határozza meg oly módon, hogy a  felhasználó csak a munkaköréből következő célból, munkaköri feladatai ellátásához szükséges mértékben férjen hozzá a rendszerben tárolt személyes adatokhoz. (5) A személyügyi nyilvántartó programban a  Humánpolitikai Főosztály munkatársai ügyintézői jogosultsággal rendelkeznek, akik e  jogosultságuk körében jogosultak a  jogszabály által előírt nyilvántartási kötelezettségnek az informatikai rendszerben történő rögzítésére. (6) A személyügyi nyilvántartó program által kezelt rendszer, annak bármely eleme, illetve az  abban tárolt adat csak az adminisztrátori vagy ügyintézői jogosultsággal rendelkező személy felhatalmazásával változtatható meg. 10. § (1) A személyügyi nyilvántartó program által kezelt rendszerbe kerülő adatokat tartalmazó – hagyományos vagy számítástechnikai eszközzel olvasható – dokumentumokat úgy kell kezelni, hogy elveszítésük, lecserélésük vagy meghibásodásuk elkerülhető, kiküszöbölhető legyen, illetve olyan tervet kell kidolgozni, amely a számítástechnikai eszközök előre nem látható üzemzavarának hatását ellensúlyozni képes intézkedéseket tartalmaz. (2) Az adatfeldolgozás során nyomtatással keletkezett hibás vagy feleslegessé vált, aktualitását vesztett listákat, táblázatokat, nyomtatványokat, képernyőkivonatokat és egyéb dokumentumokat zúzással vagy az  irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy utólag ne lehessen a  tartalmukat megállapítani vagy helyreállítani. (3) A személyügyi nyilvántartó program, a közszolgálati alapnyilvántartást tartalmazó számítógépes adatbázis, valamint az ezekhez történő hozzáférés vonatkozásában az Iroda informatikai biztonsági szabályzatáról szóló normatív utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni. 7. Az állománytábla 11. § (1) A Humánpolitikai Főosztály az Iroda személyi állományára vonatkozó humánerőforrás-adatok bemutatása érdekében folyamatosan vezeti az  állománytáblát, amelyről havonta és negyedévente beszámolót készít a  gazdasági elnökhelyettes, illetve egyedi utasítás esetén azonnal az elnök részére. (2) Az állománytábla szervezeti egységenkénti bontásban tartalmazza a  munkatársak kinevezésében vagy munkaszerződésében kijelölt szervezeti egységét, munkakörét, besorolását, valamint a  gazdasági elnökhelyettes által meghatározott, az  Iroda személyi állományára vonatkozó egyéb adatot. Az állománytáblában fel kell tüntetni a tárgyhónap záró állapotának megfelelő létszámadatokat és az üres álláshelyek számát. (3) Az állománytáblát a  Humánpolitikai Főosztály a  tárgyhónap utolsó napján hatályos adatok alapján összeállítja és elektronikus úton továbbítja a gazdasági elnökhelyettes részére. (4) Az állománytáblákat elektronikus formában, dátum szerint rendezve a  Humánpolitikai Főosztályhoz rendelt nem nyilvános hálózati mappában hat évig kell megőrizni. 8. A foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítését megelőző eljárásra vonatkozó adatkezelési szabályok 12. § (1) Az Irodánál betöltendő álláshelyekre kiírt pályázatokra beérkezett, valamint a kiválasztási eljárás során keletkezett iratokat személyi iratként kell kezelni. Az  Irodához bármilyen formában álláskeresési céllal – akár pályázati felhívás alapján, akár anélkül – eljuttatott pályázati anyagokban lévő személyes adatok kezeléséhez az érintett hozzájárulását a Humánpolitikai Főosztály bekéri. (2) A sikertelen pályázati anyagot a) a pályázat elbírálása, de legkésőbb a közszolgálati jogviszony létesítéséről meghozott döntés időpontjában, b) pályázati felhívás hiányában, annak beérkezésétől számított hatvan napon belül meg kell semmisíteni. A megsemmisítésről jegyzőkönyvet kell felvenni. (3) Ha a pályázó hozzájárul, – jövőbeli állás betöltése céljából – önéletrajza hat hónapig tárolható elektronikusan az Iroda Humánpolitikai Főosztálya által vezetett, az önéletrajzok tárolására kialakított adatbázisban. Foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítése esetén az addig elektronikusan kezelt iratokat – amennyiben az személyi iratnak minősül – ki kell nyomtatni és az egyéb személyi iratokkal együtt a személyi anyagban kell elhelyezni. (4) A foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésének elmaradása esetén a döntés meghozatalától számított tizenöt napon belül a Humánpolitikai Főosztály gondoskodik – az érintett rendelkezése szerint – az érintett önéletrajzának az  önéletrajzi adatbázisba történő felvételéről, a  kiválasztási eljárás során az  érintett által benyújtott iratok visszaküldéséről vagy megsemmisítéséről, illetve a más szervtől kapott személyi anyagnak az érintett szervhez való visszaküldéséről. (5) Az elbírálás során keletkezett, személyazonosításra alkalmatlan összefoglaló adatokat a  Humánpolitikai Főosztály a pályázati eljárás dokumentációjában megőrzi. (6) A Kttv. 258.  §-a szerint foglalkoztatott munkavállaló személyi iratai kezeléséhez adott írásbeli hozzájárulását a munkaszerződés megkötése előtt szerzi be a Humánpolitikai Főosztály. 9. A foglalkoztatásra irányuló jogviszony megszűnésével összefüggő adatkezelési szabályok 13. § (1) A foglalkoztatásra irányuló jogviszony megszűnése esetén a személyi iratgyűjtő tartalomjegyzékét és a betekintési lapot a Humánpolitikai Főosztály munkatársa lezárja. A  lezárt személyi anyagot a  jogviszony megszűnését követő tizenöt nap eltelte után a Humánpolitikai Főosztály átmeneti irattárába helyezi, majd egy év elteltével a központi irattárba adja. Az  irattárba helyezés előtt az  iratgyűjtő tartalomjegyzékén fel kell tüntetni az  irattározás tényét, időpontját és az iratkezelő aláírását. (2) A munkatárs végleges áthelyezése esetén a Humánpolitikai Főosztály a lezárt tartalomjegyzéket és betekintési lapot, valamint a személyi anyagot és a munkatárs által önként átadott, a személyi anyaggal együtt tárolt személyi iratokat tartalmazó személyi iratgyűjtőt az átadás-átvételi jegyzékkel együtt az áthelyezés időpontját követő munkanapon megküldi az áthelyezés helye szerinti közigazgatási szerv humánerőforrás-feladatokat ellátó szervezeti egységének vagy munkatársának. (3) A (2) bekezdés szerinti esetben a Humánpolitikai Főosztály a lezárt tartalomjegyzékről és a személyi anyagban tárolt iratokról másolatot készít, amelyet az (1) bekezdésben foglaltak szerint irattárba helyez. (4) A személyi anyag átadása során úgy kell eljárni, hogy az átadás és az átvétel időpontja, valamint az átadó és az átvevő személye bizonyítható legyen, ideértve a  tértivevényes küldeményként való kézbesítést, illetve az  átadás-átvételi jegyzőkönyvvel vagy postakönyvvel való átadást is. 10. A TARTINFO-rendszer 14. § (1) Az elnök a TARTINFO-rendszerhez való hozzáféréshez biztosított azonosítóját a TARTINFO-rendszerrel kapcsolatos feladatok ellátása érdekében a Humánpolitikai Főosztály rendelkezésére bocsátja. (2) A köztisztviselő munkatárs tartalékállományba helyezése esetén a Humánpolitikai Főosztály munkatársa a) öt munkanapon belül rögzíti a TARTINFO-rendszerben az érintett Kttv. 3. mellékletében meghatározott adatait, b) megszerzi az érintett írásbeli hozzájárulását a Korm. rendelet 20. § (5) bekezdése szerinti adattovábbításhoz, c) megkeresi a személyügyi központot a Korm. rendelet 20. § (1) bekezdése alapján, d) átvezeti az  Iroda adataiban történt változást a TARTINFO-rendszerben a Korm. rendelet 22. § (1) bekezdése szerint, valamint e) rögzíti és törli a betöltetlen álláshely adatait a Korm. rendelet 23. §-ában foglaltak szerint. 11. A köztisztviselők nemzetbiztonsági vizsgálatával kapcsolatos adatkezelési szabályok 15. § (1) A nemzetbiztonsági ellenőrzés alá eső személy részére a Humánpolitikai Főosztály vezetője megküldi a biztonsági kérdőívet, tájékoztatja a változásbejelentési kötelezettségéről, illetve az e kötelezettség alá eső lényeges adatokról, valamint arról, hogy az  érintett írásbeli hozzájárulása esetén a  személyügyi nyilvántartásban szereplő adatban bekövetkezett változásról – az érintett helyett – tájékoztatja a nemzetbiztonsági szolgálatot. A változásbejelentésre szolgáló adatlapot és a  személyügyi nyilvántartásból változás esetén a  nemzetbiztonsági szolgálatnak adott tájékoztatáshoz való írásbeli hozzájárulás mintáját a  Humánpolitikai Főosztály az  Iroda saját hálózati mappájában minden munkatárs számára hozzáférhetővé teszi. (2) A kitöltött biztonsági kérdőívet és a  változásbejelentési adatlapot az  érintettnek nyolc munkanapon belül ki kell töltenie és lezárt borítékban a Humánpolitikai Főosztály vezetője részére el kell juttatnia, aki azt a nemzetbiztonsági szolgálat számára haladéktalanul továbbítja. (3) A nemzetbiztonsági vizsgálat eredményét tartalmazó, nem minősített adatként kezelendő biztonsági szakvéleményt a Humánpolitikai Főosztály vezetője bemutatja az ellenőrzés alá vont munkatárs részére. (4) A Humánpolitikai Főosztály a biztonsági szakvéleményt az érintett személyi anyagával együtt őrzött személyi iratok között helyezi el. A Humánpolitikai Főosztály vezetője a biztonsági szakvéleményekről – azok tartalmára való utalás nélkül – névsor szerinti elektronikus nyilvántartást vezet, amely tartalmazza a  szakvélemény számát, dátumát és a változásbejelentési kötelezettség teljesítésének időpontját is. 12. A munkaköri orvosi alkalmassági véleményre vonatkozó adatkezelési szabályok 16. § (1) A munkatárs munkaköri alkalmassági vizsgálatának érvényességéről és a  soron következő vizsgálat esedékes időpontjáról a Humánpolitikai Főosztály névsor szerinti nyilvántartást vezet. (2) A Humánpolitikai Főosztály a  munkaköri alkalmassági vizsgálat érvényességének lejárta előtt, negyedévente tájékoztatja az  érintetteket az  orvosi vizsgálat esedékességéről, időpontot egyeztet a  foglalkozás-egészségügyi vizsgálatot végző szervvel, előkészíti a beutalót és azt kiadmányozást követően haladéktalanul eljuttatja az érintett részére. (3) A munkaköri alkalmassági vizsgálat eredményét a  személyi anyaggal együtt őrzött személyi iratok között kell elhelyezni, kezelésére a személyi anyag irataira vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni. 13. A munkaidő- és távollét-nyilvántartó rendszerben tárolt személyes adatok kezelése 17. § (1) Az Iroda a munkatársak által is hozzáférhető munkaidő- és távollét-nyilvántartást vezet a munkatárs alábbi adatairól: a) név, b) szervezeti egység, c) nem, d) belépőkártya száma, e) ki- és belépési adatok, f ) távolléti adatok. (2) A munkaidő- és távollét-nyilvántartás tartalmazza a  munkatárs személyi anyagában található vagy a  szolgálati igazolványhoz készített fényképet is, ha ahhoz az érintett előzetesen írásban hozzájárult. (3) A munkaidő- és távollét-nyilvántartásban szereplő adatokat a Humánpolitikai Főosztály kezeli – ideértve az adatok felvételét, módosítását vagy törlését – az Iroda aktuális személyi állományi körének megfelelően. (4) A Humánpolitikai Főosztály munkatársa az érintett munkába lépését megelőzően, de legkésőbb a munkába lépés napján rögzíti a munkatárs adatait és a fényképet a munkaidő- és távollét-nyilvántartásban. Az érintett közszolgálati jogviszonyának vagy munkaviszonyának megszűnése esetén a Humánpolitikai Főosztály munkatársa a  jogviszony megszűnését követő öt munkanapon belül törli az érintett adatait. 14. Az Iroda területén üzemeltetett kamerás megfigyeléssel kapcsolatos tájékoztatás 18. § (1) Az Iroda székhelyének területén elektronikus megfigyelőrendszert működtet. (2) A megfigyelőrendszer elemei a következők: a) a homlokzatokat és a bejáratokat megfigyelő, az épület utcai homlokzatán elhelyezésre került kamerák, b) az épületen belül elhelyezett, a földszinti kijáratokat, illetve azok közvetlen megközelítési útvonalait, valamint az alagsori szerverhelyiség bejáratát megfigyelő kamerák, valamint c) a Nemzeti Választási Bizottság tárgyalójában elhelyezett kamerák. (3) Az elektronikus megfigyelőrendszer a  hét minden napján 24 órában üzemel, a  felvételeket az  Iroda recepcióján található digitális rögzítő egységek három munkanapig tárolják. (4) A kamerák aktuális képének és felvételeinek megtekintésére jogosultak a  biztonsági szolgálat munkatársai, az Üzemeltetés vezetője, valamint az Iroda elnöke és elnökhelyettesei. (5) Az elektronikus megfigyelőrendszer tárolt felvételeibe kizárólag az  emberi élet, testi épség és vagyon sérelmére elkövetett jogsértések bizonyítása és az  elkövető azonosítása, illetve az  életet vagy testi épséget érintő egyéb események, balesetek feltárása céljából, továbbá a  személy- és vagyonvédelmi, valamint a  magánnyomozói tevékenység szabályairól szóló 2005. évi CXXXIII. törvény 31.  § (6)  bekezdése szerinti esetekben tekinthetnek be a biztonsági szolgálat munkatársai, az Üzemeltetés vezetője, az Iroda elnöke és elnökhelyettesei, valamint a felvételek technikai kezelésével megbízott személy. 15. Záró rendelkezések 19. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) A Nemzeti Választási Iroda adatvédelmi szabályzatáról, valamint a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének és a  közérdekű adatok elektronikus közzétételének rendjéről szóló 2/2015. (V. 11.) NVI utasítás (a továbbiakban: Asz.) 37. §-ában az „– az Infotv. 29. § (5) bekezdésére tekintettel –” szövegrész helyébe az „– az Infotv. 29. § (5) bekezdése, valamint a közérdekű adat iránti igény teljesítéséért megállapítható költségtérítés mértékéről szóló 301/2016. (IX. 30.) Korm. rendelet alapján –” szöveg lép. (3) Hatályát veszti az Asz. 8. alcíme. Dr. Pálffy Ilona s. k., elnök