5/2018. (HK 3.) HM VGHÁT szakutasítása a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény beszerzési szabályzatáról.

5/2018. (HK 3.) HM VGHÁT szakutasítása a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény beszerzési szabályzatáról. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény 52. § (2) bekezdése, valamint a honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 8. § (3) bekezdése alapján a következő szakutasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. A szakutasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM) mint intézményre (a továbbiakban: minisztérium), a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) feladatellátásban érintett katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezet) terjed ki. 2. A szakutasítás alkalmazásában a) ajánlatkérő: a honvédelmi szervezetek beszerzései nek eljárási rendjéről szóló 76/2017. (XII. 29.) HM utasítás (a továbbiakban: beszerzési utasítás) 2. § 1. pontja szerinti honvédelmi szervezet, b) beszerzés: nettó egymillió forintot elérő, vagy meghaladó becsült értékű, de a közbeszerzési értékhatárt el nem érő becsült értékű beszerzés, ide nem értve a beszerzési utasítás 5. § (1) bekezdése szerinti beszerzéseket, c) beszerzési munkacsoport: a beszerzési eljárás előkészítésére, értékelésére és teljes szakmai lebonyolítására létrehozott testület, d) HM szerv: a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata 2. § (1) bekezdésében meghatározott szervezeti egység, e) HM szerv vezetője: a HM szerv élén álló vezető, illetve annak távollétében helyettese, valamint a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény gazdálkodásáról szóló 1/2017. (HK 2.) HM VGHÁT szakutasítás 14. pontja szerint a minisztérium előirányzatai felett kötelezettségvállalási jogkörrel felruházott személy, f) kezdeményező: költségvetési előirányzattal rendelkező és beszerzések kezdeményezésére jogosult HM szerv, g) kijelölt ügyintéző: a beszerzési eljárás előkészítésére, értékelésére és teljes szakmai lebonyolítására kijelölt személy, h) kis értékű beszerzés: a nettó egymillió forintot el nem érő becsült értékű beszerzés, i) közbeszerzés: a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó beszerzés, j) közbeszerzési értékhatár: a Kbt. 15. § (1) bekezdés b) pontja szerinti nemzeti közbeszerzési értékhatár, k) közbeszerzési értékhatár alatti értékű beszerzési eljárás lefolytatására jogosult: a közbeszerzési értékhatárt el nem érő becsült értékű beszerzési eljárás kezdeményezésére és lefolytatására önállóan vagy megbízás alapján jogosult, jóváhagyott költségvetési előirányzattal rendelkező HM szerv, valamint az MH vitéz Szurmay Sándor Budapest Helyőrség Dandár (a továbbiakban: MH BHD) HM Objektumok Üzemeltetési Igazgatóság (a továbbiakban: Igazgatóság), és l) SZÉBT: Szervezetszintű Éves Beszerzési Terv, a HM szervek részére meghatározott feladatok végrehajtásához szükséges beszerzéseket tartalmazó dokumentum. 2. A beszerzési eljárásba bevont személyek jogai és kötelezettségei 3. A közbeszerzési értékhatár alatti értékű beszerzési eljárás lefolytatására jogosult honvédelmi szervezetek vezetői felelősek a) a beszerzési eljárások ütemezésének jóváhagyásáért és betartásáért, b) a beszerzési eljárások éves ellenőrzési tervének kidolgoztatásáért, c) a beszerzési eljárással kapcsolatban keletkezett iratok, így különösen ca) az ajánlati felhívás, cb) a döntések és az ahhoz kapcsolódó egyéb dokumen tumok, továbbá cc) a szerződések, azok módosítása, felbontása, meg szüntetése, az azoktól való elállás, azok felmondása aláírásáért, jog- és szakszerűségéért, d) reklamáció esetén a kivizsgálást végrehajtó bizottság kijelöléséért, majd annak javaslata alapján a szükséges döntés meghozataláért, e) a beszerzési eljárások során a reklamációs, valamint a jótállással és a szavatossággal összefüggő ügyek intézéséért, és f) a beszerzési munkacsoport összetételének jóváhagyásáért. 4. Az ajánlatkérőként eljáró, a közbeszerzési értékhatár alatti értékű beszerzési eljárás lefolytatására jogosult HM szerv vezetője a) beszerzéseit a HM szerv előirányzata terhére saját hatáskörben végezheti, vagy annak lefolytatására a HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH) vagy az MH BHD számára a beszerzési utasításban foglaltak szerint megbízást adhat, és b) a beszerzési utasítás 68. § (2) bekezdése szerint a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendeletet (a továbbiakban: BVR) hatálya alá tartozó beszerzései során saját hatáskörben dönt a BVR-ben meghatározott ellátási kötelezettség igénybevételéről. 5. Beszerzési munkacsoport létrehozása esetén a munkacsoport vezetője felelős a) a beszerzési munkacsoport munkájának irányításáért, b) a beszerzési eljárás lefolytatásához szükséges adatok, információk biztosításáért az ajánlatkérők vezetői felé, és c) a szakutasításban nem szabályozott szakterület kép viselője, külső szakértő feladatának, felelősségi körének meghatározásáért, ha ilyen személy kijelölésre került. 6. A HM VGH HM I. Objektum Gazdálkodás Támogató és Pénzügyi Ellátó Referatúra (a továbbiakban: Referatúra) vezetője felelős a) a beszerzési eljárások pénzügyi fedezete meglétének igazolásáért, b) a pénzügyi, gazdasági területtel összefüggő szabályozók érvényesítéséért, c) felkérés esetén szakterületének képviseletéért, d) a kötelezettségvállaláshoz szükséges, pénzügyi és számviteli záradékban foglaltak felülvizsgálatáért, megfelelőség esetén annak aláírásáért, és e) a beszerzési eljárás során felmerülő, pénzügyi gazdasági szakmai kérdésekben történő tájékoztatásért. 7. Az Igazgatóság igazgatója felelős a) a hatáskörébe tartozó előirányzatok terhére a minisz térium ellátása érdekében szükséges beszerzések lefolytatásáért – a közbeszerzési értékhatár alatti értékű beszerzési eljárás lefolytatására irányuló jogosultsága mellett –, a beszerzési HM utasítás 12. §-a szerint a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó áruk beszerzéséért, szolgáltatások megrendeléséért, b) a hatáskörébe tartozó előirányzatok terhére a minisztérium ellátása érdekében szükséges közbeszerzések lefolytatásáért, c) az Igazgatóság által lefolytatott beszerzések szabályszerűségéért, és d) a beszerzési utasítás ajánlatkérő szervezetekre vonatkozó előírásai és az MH BHD beszerzési szabályzatában foglaltak betartásáért. 3. Beszerzések tervezése 8. A HM szervek beszerzési terveiket, valamint az Igazgatóság a minisztérium részére tervezett beszerzéseinek részletes listáját az Éves Beszerzési Terv (a továbbiakban: ÉBT) összeállításáról szóló körlevélben foglaltak alapján állítják össze, és küldik meg a HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály (a továbbiakban: HM GTSZF) részére. 9. A HM GTSZF a megküldött tervek alapján elvégzi a szükséges összevonásokat, felülvizsgálja a beszerzési igényeket, összeveti az elemi költségvetési javaslat tervezetével és összeállítja a minisztérium SZÉBT-jét, melyet felterjeszt a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkárhoz (a továbbiakban: HM VGHÁT) aláírásra. Az elfogadott SZÉBT-et a HM GTSZF megküldi a HM VGH részére. 10. A minisztérium SZÉBT-jének az ÉBT-ben történő rögzítését, valamint az év közbeni módosítások ÉBT-ben való átvezetését a HM GTSZF végzi. 4. A közbeszerzési eljárások és a Kbt. felhatalmazása alapján kiadott jogszabályok alapján végrehajtott beszerzések rendje 11. A kezdeményezők vezetői intézkednek a) a közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó, jogsza bályokban és a beszerzési utasításban foglalt tervezési, előkészítési feladatok elvégzésére, így különösen a megvalósítandó beszerzés tárgyának megfelelő tartalommal összeállított megbízás és a műszaki követelmények jóváhagyására és az ajánlatkérő részére történő megküldésére, b) a megbízások és a műszaki követelmények előkészítése során a szükséges egyeztetések végrehajtására, c) az ajánlatkérő képviselőjével közösen jegyzőkönyv készítésére és a hiányosságok haladéktalan pótlására, ha az ajánlatkérőhöz megküldött megbízás alapján az eljárást nem lehet lefolytatni, valamint d) érdekmúlás, költségvetési keret módosítása, megvonása vagy egyéb paraméterek változása esetén a megbízás visszavonására vagy módosítására és az ajánlatkérő azonnali értesítésére. 12. A kezdeményezők vezetői az ajánlatkérő által létrehozott szakértői vagy bíráló bizottságba, munkacsoportba tagot delegálnak a beszerzéssel kapcsolatos szakmai szempontok képviseletére. 5. A 2. pont b) alpontja szerinti beszerzési eljárások rendje 13. A beszerzési eljárás lefolytatására a HM szerv vezetője a HM szerv állományából írásban ügyintézőt jelöl ki vagy beszerzési munkacsoportot hoz létre. 14. A munkacsoportban való részvételre szükség esetén külső szakértők is felkérésre kerülhetnek. Az ajánlati felhívás kidolgozásában és az ajánlatok értékelésében résztvevők összeférhetetlenségi nyilatkozatot tesznek. 15. A kijelölt ügyintéző, illetve a beszerzési munkacsoport ütemtervet készít az eljárás megindításától a szerződés tervezett teljesítéséig terjedő folyamatra vonatkozóan. 16. Az ajánlattételi határidőre a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport vezetője tesz javaslatot. Az ajánlattételi határidőt minden esetben úgy kell meghatározni, hogy elegendő idő álljon rendelkezésre az ajánlati felhívásnak megfelelő ajánlat elkészítésére és benyújtására. Az ajánlattételi határidőre vonatkozó javaslatot a HM szerv vezetője hagyja jóvá. 17. Az ajánlati felhívásban meghatározott ajánlattételi határidő – indokolt esetben, a 22. pontban foglaltaktól függetlenül – egy alkalommal meghosszabbítható, melyről az eredeti határidő lejárta előtt az ajánlattevőket egyidejűleg és írásban tájékoztatni kell. Az ajánlattételi határidő meghosszabbítására a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport vezetője tesz javaslatot. A javaslatban meg kell indokolni a hosszabbítás szükségességét. Az ajánlattételi határidő meghosszabbítására vonatkozó javaslatot a HM szerv vezetője hagyja jóvá. 18. Az ajánlattételi határidőt rövidíteni nem lehet. 19. Az ajánlattételi felhívásnak tartalmaznia kell a beszerzési utasítás 74. §-ában foglaltakat, és abban nyilatkozatot kell kérni az ajánlattevők műszaki-szakmi, valamint pénzügyi-gazdasági alkalmasságáról is. 20. Ha az ajánlattevő az ajánlati felhívásban foglaltakkal kapcsolatban írásban kiegészítő tájékoztatást kér, a tájékoztatást legkésőbb az ajánlattételi határidő lejárta előtti 3. napig kell megadni. 21. A kiegészítő tájékoztatást úgy kell megadni, hogy az ne sértse az ajánlattevők esélyegyenlőségét. A tájékoztatás teljes tartalmát valamennyi ajánlattevő számára hozzáférhetővé kell tenni, illetve meg kell küldeni valamennyi gazdasági szereplő részére, amely érdeklődését az eljárás iránt az ajánlatkérőnél jelezte. A tájékoztatás nem eredményezheti az ajánlati felhívásban foglaltak módosítását. 22. Az ajánlatkérő az ajánlattételi határidő lejártáig módosíthatja az ajánlati felhívásban meghatározott feltételeket, ekkor – ha az ajánlattételi határidőből hátralévő idő kevesebb, mint két munkanap – új ajánlattételi határidőt kell megállapítani. Az új határidő megállapítását a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport vezetője kezdeményezi a HM szerv vezetőjénél. 23. Az ajánlati felhívás az ajánlattételi határidő lejártáig visszavonható, amiről az ajánlattevőket egyidejűleg és írásban tájékoztatni kell. 24. Az ajánlati felhívásban ki kell hangsúlyozni, hogy az ajánlatot tartalmazó borítékon mindenképpen szerepeltetni kell a) kijelölt ügyintéző esetén a „Kizárólag a kijelölt ügyintéző által bontható!”, b) beszerzési munkacsoport kijelölése esetén a „Kizárólag bizottságilag bontható!” megjegyzést és a beszerzés tárgykörének megnevezését. Az ajánlatok érkeztetésére vonatkozóan a Magyar Honvédség Egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról és a Magyar Honvédség Titokvédelmi és Ügyviteli Szabályzata kiadásáról szóló 11/1996. (HK 7.) HM utasítás Mellékletével kiadott MH Egységes Iratkezelési Szabályzata előírásait kell alkalmazni. 25. A beérkezett ajánlatok bontását a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport hajtja végre. Az ajánlatokat tartalmazó iratok bontását az ajánlati felhívásban meghatározott, az ajánlattételi határidő lejártával egybeeső időpontban kell megkezdeni. A bontás mindaddig tart, amíg a határidő lejártáig benyújtott összes ajánlat felbontásra nem kerül. 26. Az ajánlatok elbírálásáról szóló bírálati jegyzőkönyvet a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport készíti el. Ha nem érkezik be legalább három ajánlat, akkor a beérkezett ajánlat, illetve ajánlatok alapján lehet dönteni. A beszerzési utasítás 76. § (1) bekezdésében foglalt esetekben az eljárást érvénytelenné kell nyilvánítani. 27. A beszerzési utasítás 76. § (2) bekezdése szerinti eredménytelenség, a költségvetési fedezet megléte és az igény további fennállása esetén az ajánlatkérő haladéktalanul intézkedik az új eljárás lefolytatására. 28. Az ajánlatok értékelését a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport az ajánlati felhívásban meghatározott szempontok és módszer szerint végzi. 29. Ha az ajánlatok elbírálása során az ajánlatokkal kapcsolatos nem egyértelmű kijelentések, nyilatkozatok tisztázása szükséges, a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport az ajánlattevőtől felvilágosítást kérhet, melyről a többi ajánlattevőt is egyidejűleg írásban értesíteni kell. 30. Ha az ajánlatkérő az értékelés során nyilvánvaló számítási hibát észlel, annak javítását a tételes alapadatokból kiindulva végzi el. 31. A bírálati jegyzőkönyv tartalmazza a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport megalapozott javaslatát az eljárás kimenetelére – így különösen a nyertes kiválasztására, ajánlat érvénytelenné nyilvánítására vagy az ajánlattevő kizárására –, melynek részét képezik a kijelölt ügyintéző vagy a bizottsági tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. 32. Amennyiben a költségkihatás a beérkezett ajánlatok elbírálásakor meghaladja a rendelkezésre álló anyagi fedezetet, a beszerzési utasítás 8. melléklete szerinti, a HM VGH által ellenjegyzett „Fedezetbiztosítási kérelem” elnevezésű nyomtatvány szerint igazolt fedezet alapján hirdethető ki az eredmény. 33. Az ajánlatkérő az összes ajánlattevő számára azonos feltételekkel lehetőséget biztosíthat az igazolások, nyilatkozatok, illetve az ajánlati felhívásban meghatározott egyéb dokumentumok utólagos csatolására, hiányosságainak pótlására. A hiánypótlási felhívás megküldését a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport vezetője kezdeményezi. 34. Az ajánlatok azonos teljesítési feltételei, vagy az értékelési szempontok szerinti azonos pontozási eredmény esetén a nyertes ajánlattevőt tárgyalás útján kell kiválasztani. A kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport tagjainak a tárgyalásokra történő felkészüléséért, a tárgyalás levezetéséért a HM szerv vezetője vagy a beszerzési munkacsoport vezetője felel. 35. Minden tárgyalási fordulóról tárgyalási jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet a résztvevők aláírásukkal hitelesítenek. A jegyzőkönyv egy példányát átadás-átvételi aláírást követően az ajánlattevő részére át kell adni. 36. A több tárgyalási forduló befejeztével, az utolsó tárgyalási fordulón a HM szerv vezetője vagy a beszerzési munkacsoport vezetője kéri fel az ajánlattevőt a végső ajánlat benyújtására. A végleges ajánlat benyújtásának határidejét az ajánlati felhívás figyelembevételével a HM szerv vezetője határozza meg. A végleges ajánlatok fogadása, bontása, elbírálása megegyezik a tárgyalás nélküli eljárás menetével. 37. Az ajánlatok elbírálásának befejezésekor írásbeli összegezést kell készíteni az ajánlatokról. Az írásbeli összegezést a szerződéskötés előtt az összes ajánlattevőnek meg kell küldeni. 38. Három ajánlat bekérésétől a beszerzési utasítás 79. § (1) bekezdése szerinti esetben, a HM VGHÁT írásos engedélye alapján lehet eltekinteni. A HM VGHÁT részére készített döntési javaslatban az indokolást rögzíteni kell. 39. Az eredményes beszerzési eljárás szerződéskötéssel zárul. 40. A kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport az összegezés ajánlattevők részére történő megküldését követően haladéktalanul megkezdi a szerződéstervezet egyeztetését a nyertes ajánlattevővel. 41. A szerződést a beszerzési eljárás nyertesével kell megkötni. A szerződésben az ajánlati felhívásban megjelölt követelményeket, vállalásokat, feltételeket, tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalási jegyzőkönyvben foglaltakat kell kikötni, attól eltérő tartalmi elemek nem jelenhetnek meg a szerződésben. 42. A beszerzési eljárás alapján megkötött szerződésekre egyebekben a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény rendelkezéseit kell alkalmazni. 43. A szerződéskötés időpontjára a döntési javaslatban megjelölt dátum az irányadó. 44. A szerződést legalább három példányban kell elkészíteni, melyből egy a nyertes ajánlattevőként szerződő felet, egy a Referatúrát, egy pedig az irattárat illeti meg. 45. A szerződés a felek által csak a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző aláírását, valamint a rendelkezésre álló előirányzat-keret igazolását tartalmazó ellenjegyzési tanúsítvány megfelelő számú példányának visszaérkezését követően írható alá. 46. A felek csak akkor módosíthatják a szerződésnek az ajánlati felhívás, a dokumentáció feltételei, illetve az ajánlat tartalma alapján meghatározott részét, ha az a szerződéskötést követően – a szerződéskötéskor előre nem látható ok következtében – beállott körülmény miatt a szerződés valamelyik fél lényeges jogos érdekét sérti. 47. A szerződést a beszerzési eljárás alapján nyertes ajánlattevőként szerződő félnek kell teljesítenie. 48. Az ajánlatkérő köteles a nyertes ajánlattevőként szerződött félnek a szerződésben meghatározott módon és tartalommal történt teljesítésétől számított legkésőbb harminc napon belül az ellenszolgáltatást teljesíteni kivéve, ha jogszabály eltérően rendelkezik, vagy a felek az ellenszolgáltatás halasztott, a számla beérkezésétől számított harminc napon belüli, vagy részletekben történő teljesítésében állapodtak meg. 49. A HM, valamint az Igazgatóság által megkötött szerződésekhez kapcsolódó számlákat, valamint azoknak a szerződéseknek a számláit, ahol a HM vagy az Igazgatóság igazgatója költségviselőként van jelen, a HM nevére és címére (1055 Bp., Balaton utca 7–11.) kell kiállítani. A számlákkal kapcsolatos ügyintézés a szakutasítás alapján történik. 50. Ha a számla tartalma és mellékletei nem felelnek meg a szerződésben előírtaknak, a kezdeményező HM szerv vezetője a kifogásolt tartalmi indokok feltüntetésével, hatáskörében eljárva intézkedik a számlával kapcsolatos további ügyintézésre. 51. Az ajánlatkérő és a nyertes ajánlattevőként szerződő fél közötti vitás kérdések rendezése érdekében a szerződés megkötésekor az ajánlatkérőnek törekednie kell olyan rendelkezés beiktatására, melynek értelmében a vitás kérdések rendezését a felek elsősorban tárgyalások útján kötelesek megkísérelni. 52. A szerződésben rögzíteni kell a teljesítés módját és határidejét. 53. A teljesítés dokumentálásának módját úgy kell meghatározni, hogy a későbbiekben egyértelműen megállapítható legyen, hogy a teljesítés mikor és hogyan történt meg. 54. A teljesítésről minden esetben jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvben a teljesítés elfogadhatóságáról nyilatkozni kell. A jegyzőkönyvet a szerződő felek, illetve képviselőik aláírásukkal hitelesítik. 55. Részteljesítés esetén az 52–54. pont szabályait megfelelően alkalmazni kell. 56. A teljesítés elfogadása esetén a HM szerv vezetője vagy az Igazgatóság igazgatója köteles teljesítésigazolást kiállítani. A teljesítésigazolásnak tartalmazni kell a HM-mel, illetve az MH BHD-val szerződést kötő fél nevét, székhelyét, pénzforgalmi jelzőszámát, adószámát, a szerződés számát, a teljesítés, illetve részteljesítés időpontját, a szerződés tárgyának rövid megjelölését, valamint azt, hogy részére a szerződésben meghatározott összeg kifizethető. 57. A teljesítésigazolás egy példányát meg kell küldeni a Referatúra részére. 6. Az egymillió forintot elérő, de kétmillió forint alatti becsült nettó értékű beszerzési eljárások rendje 58. A nettó egymillió forint értékhatárt elérő, vagy azt meghaladó, de a nettó kétmillió forint értékhatárt el nem érő becsült értékű, saját hatáskörben végrehajtandó árube szerzési vagy szolgáltatás megrendelésére irányuló eljárások végrehajtására a HM szervek a 13–57. pont szerinti eljárási rendet a beszerzési utasítás 71. § (2) bekezdésében foglalt könnyítésekkel alkalmazhatják. 7. A 2. pont h) alpontja szerinti kis értékű beszerzések rendje 59. Kis értékű beszerzés lefolytatására a HM szerv vezetője vagy az Igazgatóság igazgatója ügyintézőt jelöl ki, azonban a beszerzés bonyolultságától függően erre a célra beszerzési munkacsoportot is létrehozhat, melynek feladatköre a beszerzési eljárás előkészítésére és teljes szakmai lebonyolítására kiterjed. 60. Kis értékű beszerzés lefolytatása esetén három ajánlat bekérése nem kötelező. A gazdaságossági, esélyegyenlőségi, nyilvánossági és versenysemlegességi kritériumok figyelembe vételével azonban a HM szerv vezetője vagy az Igazgatóság igazgatója dönthet három ajánlat bekérésének előírásáról. 61. Kis értékű beszerzések esetén is alkalmazni kell az 52–57. pontot. 8. A beszerzési eljárások dokumentálási rendje 62. A beszerzési eljárások során keletkezett minden iratot – HM szervek esetén elektronikus – gyűjtőívben nyilvántartásba kell venni. 63. A HM szerveknél a beszerzések nyilvántartásának, kezelhetőségének és áttekinthetőségének érdekében a gyűjtőív tartalmát a szerződés teljesítésétől számított ötödik év december 31-éig, vagy amennyiben a jótállás, garancia időtartama, vagy egyéb okok indokolttá teszik, ennél hosszabb ideig kell megőrizni. 64. A beszerzéssel kapcsolatos minden iratot az adott beszerzéssel kapcsolatosan felfektetett gyűjtőíven kell nyilvántartani akkor is, ha azzal nem azonos ügyintézőt bíztak meg. 65. A gyűjtőívet az előirányzattal rendelkező HM szerv vezetője által kijelölt személy vezeti. 9. Jelentések rendje 66. A HM szervek az ajánlatkérő által kötött és saját kötelezettségvállalási hatáskörükbe tartozó szerződés teljesítéséről a teljesítést követően, a több évre áthúzódó teljesítések esetében a tárgyévet követő év január 15-ig írásos értesítést küldenek az ajánlatkérő részére. 67. Az ajánlatkérőként eljáró HM szervek vezetői felelősek az egymillió forint nettó értéket elérő beszerzéseikről folyamatos nyilvántartást vezetéséért, melyekről a közbeszerzési értékhatárok alatti értékű beszerzések megvalósításával és ellenőrzésével kapcsolatos szabályokról szóló 459/2016. (XII. 23.) Korm. rendelet 4. § (1) bekezdése szerinti adatszolgáltatás érdekében – a HM GTSZF által meghatározott formátummal, tartalommal és határidőre – félévente jelentést készítenek és küldenek meg a HM GTSZF részére. 68. A HM szervek vezetői és az Igazgatóság igazgatója a BVR hatálya alá tartozó, a tárgyévben megkötött szerződéseikről a beszerzési utasítás 68. § (2) bekezdésére figyelemmel a tárgyévet követő év április 30-ig tájékoztatják a HM GTSZF-et. 10. A beszerzési eljárások ellenőrzési rendje 69. A HM GTSZF végzi a beszerzési utasítás 3. §-a szerinti felügyeleti, ellenőrzési és felülvizsgálati tevékenységet. 70. A HM szerv vezetője a) figyelemmel kíséri a kijelölt ügyintéző vagy a beszer zési munkacsoport vezetője által kezelt, folyamatban levő beszerzési eljárásokat, ügyeket, b) szúrópróbaszerűen áttekinti a kijelölt ügyintézők vagy beszerzési munkacsoportok vezetőinek gyűjtőit az okmányok megléte és tartalma vonatkozásában, és c) az ellenőrzésének tapasztalatait elektronikus feljegyzés formájában elhelyezi a beszerzési eljárás gyűjtőívébe. 11. Záró rendelkezések 71. Ez a szakutasítás 2018. március 1-jén lép hatályba. Sulyok János s. k., HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkár