2/2015. (II. 27.) GVH utasítása a Gazdasági Versenyhivatal iratkezelési szabályzatáról.

2/2015. (II. 27.) GVH utasítása a Gazdasági Versenyhivatal iratkezelési szabályzatáról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva, a köziratokról, a  közlevéltárakról és a  magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10.  § (1)  bekezdés b)  pontja alapján, a Gazdasági Versenyhivatal szervezeti és működési szabályzatáról szóló 14/2014. (X. 15.) GVH [13/2014. (X. 22.) GVH] utasítás 80. § 3.  pontjában foglalt tárgykörben – a  közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.  29.) Korm. rendelet rendelkezéseire figyelemmel, és a  Magyar Nemzeti Levéltárral és a  köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben – a Gazdasági Versenyhivatal iratkezelési szabályzatát az alábbiak szerint állapítom meg: I. Általános rendelkezések 1. Az utasítás hatálya 1. § (1) Ez az utasítás határozza meg a Gazdasági Versenyhivatalhoz (a továbbiakban: Hivatal) érkezett és a Hivatal működése során keletkezett iratok nyilvántartásba vételének, rendszerezésének, megőrzésének, selejtezésének vagy levéltárba adásának (a továbbiakban együtt: kezelésének) rendjét, valamint a Hivatal munkatársainak iratkezeléssel kapcsolatos feladatait. (2) Minősített adatot tartalmazó irat kezelése során ezt az  utasítást a  minősített adat védelmét szolgáló biztonsági szabályzatról szóló utasításban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. 2. Értelmező rendelkezések 2. § (1) Az ezen utasításban használt fogalmak alatt a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben, a  közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Ikr.), a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvényben (a továbbiakban: Tpvt.), a Gazdasági Versenyhivatal szervezeti és működési szabályzatáról szóló 14/2014. (X. 15.) GVH [13/2014. (X. 22.) GVH] utasításban (a továbbiakban: Szmsz.), valamint a  Gazdasági Versenyhivatal eljárásai során alkalmazandó belső ügyintézési rendről szóló 16/2014. (X. 15.) GVH [15/2014. (X. 22.) GVH] utasításban (a továbbiakban: belső eljárásrend) meghatározottakat kell érteni. (2) Ezen utasítás alkalmazásában a) elintézett ügy: a vonatkozó eljárási szabályok szerint további érdemi intézkedés megtételét nem igénylő ügy, amelyben további irat (a tértivevényt is ideértve) érkezése nem várható, illetve kiküldése nem szükséges; b) belső irat: az  ágazati vizsgálattal, a  panasszal és a  bejelentéssel összefüggő, továbbá a  versenyfelügyeleti eljárással, illetve a Tpvt. 78/A.  § (2), illetve (3)  bekezdése szerinti bírság mellőzése vagy csökkentése iránti kérelmek elbírálásával kapcsolatos, helyben keletkező és Hivatalon belüli címzettekkel közölt belső, jogszabály alapján nem kötelező feljegyzések, jelentéstervezetek és egyéb, így különösen a vizsgálati tervet, koncepciót és az  eljárásindítást, az  engedékenységi kérelmekkel kapcsolatos döntést megelőző belső egyeztetéssel összefüggő, az ügyindítás előkészítéséhez kapcsolódó további iratok, a helyzetjelentés, kiadmánytervezet és az azokra tett belső észrevételeket tartalmazó iratok, valamint a Tpvt. 55/A. § (1) bekezdés e) pontja szerinti egyéb iratok; c) engedékenységi irat: a  Tpvt. 78/A. vagy 78/B.  §-a alapján a  Hivatalhoz benyújtott kérelem és az  azzal összefüggésben keletkezett irat, ideértve a  belső eljárásrend 117.  § (1)  bekezdése szerinti engedékenységi üggyel kapcsolatos információt tartalmazó iratot is; d) versenypártolási irat: a Hivatal részére a Tpvt. 33. § (3) bekezdése alapján egyeztetésre megküldött tervezett intézkedés, jogszabálytervezet és szabályozási koncepció, valamint azok Hivatal általi véleményezésére vonatkozó irat, továbbá az Szmsz 38. § szerinti versenypártolással összefüggő egyéb irat; e) személyzeti vagy munkaügyi tárgyú irat: a  Hivatal személyi állományába tartozó személy foglalkoztatására irányuló jogviszonnyal összefüggő irat; f ) ügyintéző szervezeti egység: az Szmsz. vagy a belső eljárásrend alapján az ügy elintézéséért első helyen felelős szervezeti egység vagy személy. (3) Ezen utasítás alkalmazásában szervezeti egységen a  Versenytanácsot (a továbbiakban: VT), annak titkárságán a Versenytanácsi Titkárságot, vezetőjén a VT elnökét, ügyintézőn az ügyintéző szervezeti egységen kívüli, az Szmsz. vagy a belső eljárásrend alapján az ügy elintézésében érdemben közreműködő szervezeti egység kijelölt vizsgálóját, egyéb ügyintézőjét és az eljáró versenytanácstagot is érteni kell. 3. Irattári terv 3. § Az irattári tervet az 1. melléklet tartalmazza. 4. Az iratkezelés szervezete és felügyelete 4. § (1) Az iratkezelési feladatokat a Hivatal vegyes rendszerben szervezi meg. (2) A  Hivatalban az  iratkezeléssel összefüggő feladatokat – ha e  szabályzat eltérően nem rendelkezik – központilag az Informatikai és Iratirányítási Iroda (a továbbiakban: III) Iratirányítási Csoportja (a továbbiakban: IICS) látja el. (3) Az e szabályzatban meghatározott esetekben és körben az iratkezeléssel összefüggő feladatokat az egyes szervezeti egységek látják el. 5. § (1) Az e szabályzatban meghatározott, a 4. § (3) bekezdése szerint nem központilag az IICS, hanem az adott szervezeti egység által ellátandó feladatokat a) maga látja el aa) az Antitröszt Iroda, ab) az Elnökhelyettesi Titkárság (a továbbiakban: EHT), ac) a Fogyasztóvédelmi Iroda, ad) a Humánerőforrás Iroda, ae) az Informatikai és Iratirányítási Iroda, af ) a Nemzetközi Iroda és ag) a Versenytanácsi Titkárság; b) az IICS látja el – a központi iratkezeléssel összefüggő feladatai mellett a – ba) a Felderítő iroda, bb) a Költségvetési Iroda és bc) az Ügyfélszolgálati Iroda tekintetében; c) a Főtitkárság látja el ca) a főtitkár és az elnök, cb) a Versenykultúra-fejlesztési és Kommunikációs Csoport, valamint cc) a Vezető Közgazdász Irodája tekintetében; d) az Elnökhelyettesi Titkárság látja el da) az általános elnökhelyettes, db) a Fúziós Iroda és dc) a Jogi Iroda tekintetében; (2) A Versenytanácsi Titkárság látja el a) a Versenytanács elnöke, b) a Versenytanács és c) a Bírósági Képviseleti Iroda iratkezeléssel összefüggő feladatait. 6. § (1) Az egyes szervezeti egységek iratkezeléssel összefüggő feladatait – az ebben az utasításban foglalt körben – az adott szervezeti egység titkársági asszisztense vagy iratkezelési munkatársa, ennek hiányában a  szervezeti egységnek az  iratkezelési feladatok ellátására kijelölt munkatársa, illetve – a  belső eljárásrendben meghatározott esetekben a felhatalmazott adatközlő hivatalnok (a továbbiakban FAH) (a továbbiakban együtt: titkársági munkatárs) látja el, az IICS vezetőjének szakmai felügyelete mellett. (2) Az iratkezelő programban a szervezeti egységnek címzett iratot a szervezeti egység titkársági munkatársa számára kell továbbítani. (3) A  titkársági munkatársak állandó vagy eseti jelleggel történő helyettesítéséről a  munkáltatói jogkör gyakorlója intézkedik. A helyettes személyét az IICS vezetője a helyettesítő személy kijelöléséről szóló feljegyzés alapján rögzíti az iratkezelő programban, és a helyettesítés idejére aktiválja a helyettesítési beállításokat. 7. § (1) Az  iratkezelés során valamennyi munkatársnak fokozottan ügyelnie kell a  kezelt adatok biztonságára, és köteles megtenni mindazokat a  technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek az  adatvédelmi szabályok betartásához szükségesek. (2) A  szervezeti egységek vezetői, illetve az  elnökhelyettesek és a  főtitkár gondoskodnak arról, hogy az  iratkezelési folyamatok az iratkezelési szabályzatnak megfeleljenek. (3) A Hivatal működése során keletkezett vagy a Hivatalhoz érkezett iktatandó iratot a munkatársak csak a szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásával, kizárólag akkor vihetnek ki a  Hivatal épületéből, illetve akkor helyezhetnek a Hivatal informatikai rendszerén kívülre, ha az a hivatali feladatok külső helyszínen való ellátásához, vagy a hivatali feladat határidőben való ellátása érdekében feltétlenül szükséges. (4) Munkaszüneti vagy pihenőnapot, valamint a  Tpvt. 33/B.  §-a szerinti igazgatási szünet első napját megelőző munkanapon iratot a  Hivatalon belül átadni vagy továbbítani legkésőbb az  általános munkarend szerint az  adott napra irányadó munkaidő vége előtt két órával lehet. E  szabálytól az  érintett szervezeti egységek vezetőinek egyetértésével el lehet térni. (5) Az  irat hivatalon belüli átadása illetve továbbítása esetén az  iratkezelő programban az „Iratok küldése-fogadása” funkció alkalmazásával megfelelően rögzíteni kell az irat belső mozgását és tényleges helyét a Hivatalon belül. 5. Az elektronikus iratkezeléssel kapcsolatos általános rendelkezések 8. § (1) Ha e szabályzat eltérően nem rendelkezik, a Hivatalban az  iratok kezelésének és megőrzésének módja papíralapú azzal, hogy az  iktatott iratnak az  iktatólaphoz csatolt elektronikus képe (a továbbiakban: dokumentumkép) az iratkezelő programban – az e szabályzatban foglalt kivételektől eltekintve – elektronikusan is megjelenítendő. (2) A Hivatalban az iratkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat − a 37. § (5) bekezdésében meghatározott segédletek, valamint a minősített adat védelmét szolgáló biztonsági szabályzat hatálya alá tartozó nyilvántartások kivételével − elektronikusan kell vezetni és megőrizni. (3) A  Hivatalban az  elektronikus ügyiratkezeléssel összefüggő feladatokat az  integrált iratkezelő és ügyviteli program (a továbbiakban: integrált ügyviteli rendszer) erre a célra szolgáló, érvényes tanúsítvánnyal rendelkező „Ügyiratkezelés” moduljának (a továbbiakban: iratkezelő program) használatával kell végezni. Az  integrált ügyviteli rendszer neve: Govsys, 7.0 verzió, a tanúsítvány regisztrációs száma 20-00243/13-00056. (4) Az  iratkezelő programban az  iktatást ügytípus szerint kell végezni, a  következő, évente megnyitott elektronikus iktatókönyvekben: a) panasszal vagy bejelentéssel összefüggő eljárás iktatókönyve (azonosítója: PB), b) versenyfelügyeleti eljárás iktatókönyve (azonosítója: VJ), c) belső iratok iktatókönyve (azonosítója: X), d) a mellőzés iránti engedékenységi kérelemmel kapcsolatos iratok iktatókönyve (azonosítója: ENG), e) az európai versenyhatóságokkal való együttműködés iratainak iktatókönyve (azonosítója: EC), f ) versenypártolási iktatókönyv (azonosítója: VP), g) humánpolitikai iktatókönyv (azonosítója: HR), h) elnöki iktatókönyv (azonosítója: ELN), i) általános iktatókönyv (azonosítója: AL). (5) Az átmeneti iktatókönyvben (azonosítója: AM) kerülnek nyilvántartásra – ügytípustól függetlenül – az elektronikus módon történő iktatás 2006. január 1-jei bevezetése előtt alkalmazott iktatási rendszerben iktatott előzménnyel rendelkező ügyiratokhoz tartozó, 2006. január 1-jét követően keletkező vagy érkező iratok. 6. Az iratkezelő program használata 9. § (1) A felhasználó köteles a feladatai ellátásához kapcsolódó, feladatkörébe tartozó iratkezelési feladatok elvégzéséhez kapcsolódóan az  iratkezelő program rendeltetésszerű alkalmazására, így különösen az  iratok küldésének és fogadásának rögzítésére. (2) Az iratkezelő programban ki kell tölteni valamennyi olyan rovatot, amelynek adattartalma rendelkezésre áll. (3) A beérkező irat küldőjét és a kiküldött irat címzettjét azonosítható módon kell rögzíteni. Természetes személy esetén a rendelkezésre álló természetes személyazonosító adatokat is fel kell tüntetni, a cégnevet a hivatalos és nem rövidített formájában, a cégforma rövidített megjelölésével kell nyilvántartani. (4) A  (3)  bekezdés szerinti adat rögzítése előtt ellenőrizni kell, hogy az  nem szerepel e  már az  iratkezelő program nyilvántartásában. (5) Az IICS vezetője a Hivatal belső hálózatán az iratkezelő program rendeltetésszerű alkalmazását, így különösen az egyes iratkezelési események esetén a nyilvántartásban a megfelelő adatrögzítést segítő iratkezelési kézikönyvet tesz közzé. Az  iratkezelési kézikönyv közzétételéről a  munkatársakat külön hirdetmény útján is értesíteni kell. Biztosítani kell, hogy az iratkezelési kézikönyv szövege az intraneten folyamatosan naprakészen hozzáférhető legyen. 7. Jogosultságok az iratkezelő programban 10. § (1) Az  iratkezelő programot a  munkatársak a  munkakör, illetve az  iratkezeléssel kapcsolatban ellátott feladatok vagy a  foglalkoztatási jogviszony jellege alapján meghatározott jogosultságok (a továbbiakban együtt: felhasználói jogosultság) alapján használják. A kialakított felhasználói jogosultságokat a 2. melléklet határozza meg. (2) A  felhasználói jogosultságok a  3.  mellékletben szervezeti egységenként és munkakörönként meghatározott iktatókönyvekben illetik meg az adott munkatársat (a továbbiakban: a munkatárshoz hozzárendelt iktatókönyv). (3) A Humánerőforrás Iroda tájékoztatja az III-t új munkatárs belépéséről, valamint arról, ha a munkatárs munkaköre vagy szervezeti egysége megváltozik. Az III a tájékoztatásnak megfelelően a beállítja a munkatárs felhasználói jogosultságait és hozzárendeli a megfelelő iktatókönyveket. (4) Az  egyes felhasználóknak az  iratkezelő programban beállított felhasználói jogosultságokról és hozzárendelt iktatókönyvekről az III nyilvántartást vezet. 11. § (1) A rendszergazdai jogosultság magában foglalja: a) felhasználók felvitelét és törlését, b) a szervezeti felépítés kialakítását, szerkesztését és a felhasználók hozzárendelését, c) az egyedi vagy csoportos felhasználói jogosultságok kialakítását és felhasználókhoz rendelését, d) a szótármezők karbantartását, e) az iratmozgási folyamatok archiválását, f ) a helyettesítési jogok beállítását. (2) Az érkeztetés és iktatás felhasználói jogosultság – a 14. §-ban meghatározott korlátozással – magában foglalja: a) az érkeztetési adatok rögzítését, módosítását, törlését, b) az iktatókönyvben történő iktatást, módosítást, törlést, a dokumentumkép csatolását, c) az  ügyintéző kezelési utasítása alapján a  29.  § (2) és (3)  bekezdésben meghatározott adatok rögzítését és módosítását, d) az iktatási adatok küldését és fogadását, e) azon szervezeti egység munkatársai iratainak továbbítását, amelynek iratkezelési feladatait a  felhasználó ellátja, f ) az iratok irattárba küldését, továbbá g) az iktatókönyv olvasása felhasználói jogosultságot. (3) Az iktatókönyv olvasása felhasználói jogosultság – a (6)-ban meghatározott korlátozással – magában foglalja a) a munkatárshoz hozzárendelt iktatókönyvben nyilvántartott iratok adatainak és a csatolt dokumentumképnek, illetve elektronikus iratnak az olvasását, b) a keresést a munkatárshoz hozzárendelt iktatókönyvben, c) a munkatársra szignált irat küldését és fogadását. (4) Az ügyintéző jogosult saját ügyében az irat korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó voltára vonatkozó, a 29. § (2) és (3)  bekezdése szerinti adatokat, valamint az  irat típusára és az  irat tárgyára vonatkozó adatot rögzíteni, módosítani. (5) Az irattáros felhasználói jogosultság magában foglalja a) az iratok irattárba fogadását és rögzítését, b) az irattárban betárolt iratok kölcsönzési adatainak rögzítését. (6) A postakönyv felhasználói jogosultság magában foglalja a) a postai feladásra előkészített küldemények azonosító adatainak (küldeményazonosító, hivatali nyilvántartási szám, címzett adatai, levél típusa, postaköltség) rögzítését, b) a visszajövő tértivevények adatainak rögzítését, c) valamint a nem postai szolgáltatón keresztül futárpostával továbbított küldemények adatainak rögzítését. (7) A  szignálás felhasználói jogosultság az  ügyintézésre kijelölt szervezeti egységnek, illetve munkatársnak az iktatókönyvben való rögzítését, a szervezeti egység iratának átvétele felhasználói jogosultság az adott vezető által irányított, illetve vezetett szervezeti egység és – ha van ilyen – a  szervezeti egység alá rendelt szervezeti egység iratainak az iratkezelő programban való átvételét. 12. § (1) Az  iratkezelő programban az  irat tartalmához (a dokumentumképhez, illetve az  elektronikus irathoz) a  titkársági munkatárs, az  ügyintéző, az  ügyintéző szervezeti egységének vezetője, az  ügyintéző szervezeti egységének tevékenységét irányító vezető és az elnök férhet hozzá. (2) Az (1) bekezdésben meghatározottakon túl az Ügyfélszolgálati Iroda ügyintézője jogosult hozzáférni a) a Tpvt. 70. §-a szerinti eljárásindító végzések, b) a Tpvt. 43/H. § (7) bekezdése szerinti végzések, c) a belső eljárásrend 44. §-a szerinti panaszlezárásra vonatkozó feljegyzések, valamint d) a versenyfelügyeleti eljárást vizsgálói szakaszban megszüntető végzések korlátozottan megismerhető adatot nem tartalmazó dokumentumképéhez, akkor is, ha korábban nem vett részt az ügy elintézésében. (3) Indokolt esetben az  elnök, a  feladatkörükben eljáró elnökhelyettesek, a  főtitkár, továbbá az  ügyintéző szervezeti egység vezetője kezelési feljegyzésében a korlátozottan megismerhető adatot nem tartalmazó irat tartalmához más munkatársnak egyedi hozzáférést engedélyezhet. (4) A beérkező irathoz az iratkezelő programban mindaddig a korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó iratokhoz való hozzáférés szabályai szerint lehet csak hozzáférni, amíg az  ügyintéző a  13.  § (1)  bekezdése szerint – a  29.  § (2) bekezdésében meghatározott adatok egyidejű rögzítésével vagy módosításával – eltérően nem rendelkezik. (5) Az iratkezelő programban nyilvántartott korlátozottan megismerhető adatot, így különösen az olyan adatot, amelyből következtetés vonható le annak a személynek a kilétére, akire vonatkozóan a hatóság a természetes személyazonosító adatok és a lakcím, illetve a név, székhely és törvényes képviselője nevének zárt kezelését rendelte el, vagy – az érintett erre irányuló kérelme esetén – amelyből következtetés vonható le arra a  tényre, hogy az  illető a  Gazdasági Versenyhivatalnál bejelentéssel vagy panasszal élt, csak az (1) bekezdés szerinti személyek ismerhetik meg. 8. Korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó irat kezelése 13. § (1) Beérkező irat esetén az ügyintéző az irat korlátozottan megismerhető voltának megvizsgálását és az erről való döntést követő három munkanapon belül rögzíti, illetve megfelelően módosítja az  iratkezelő programban a  29.  § (2) és (3) bekezdésében meghatározott adatokat. (2) Ha az irat adattartalmának megismerhetősége tekintetében változás áll be, a 29. § (2) bekezdésében meghatározott adatok megfelelő módosításáról az ügyintéző három munkanapon belül intézkedik. (3) A korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó iratot az előadói ívben – az iktatószámnak megfelelő sorszámon – sorfolytonosan, iktatószámonként külön-külön zárt borítékban kell elhelyezni. (4) A  borítékon és a  korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó iraton az  erre a  célra rendszeresített etikettel, bélyegzővel, vagy ennek hiányában az adatok kézi átvezetésével fel kell tüntetni az irat iktatószámát, azt, hogy nem betekinthető, a  korlátozottan megismerhető adat jellegét, valamint ha az  iratnak van bárki által betekinthető változata, annak iktatószámát. II. Az iratkezelés folyamatára vonatkozó általános rendelkezések 9. A Hivatalba érkező küldemények átvétele és felbontása 14. § (1) A  Hivatal postahivatalban bérelt postafiókjába érkező küldeményeket a  postai szolgáltató kézbesítője a  postai szolgáltató és a Hivatal közötti szerződés alapján minden munkanapon 7 és 8 óra között a Hivatalba kézbesíti. (2) A Hivatalba érkező küldemények átvételét és felbontását a 4. § (2) bekezdésétől eltérően a) a Humánerőforrás Irodának címzett küldemény esetén a Humánerőforrás Iroda titkársági munkatársa; b) az ECN-en, illetve az ECA-n belüli együttműködés keretében elektronikus úton érkező irat esetében az ügyintéző szervezeti egység, a FAH-nak küldött irat esetén a FAH, c) a közvetlenül az elnöknek címzett küldemény esetén a Főtitkárság végzi. (3) A (2) bekezdésben meghatározottakon túl az irat, küldemény átvételére szintén jogosult a) a 42. § (1) bekezdésben nem szabályozott esetekben a Hivatal képviseletében eljáró személy a Hivatalon kívüli egyeztetésen, meghallgatáson, tárgyaláson, bírósági tárgyaláson vagy egyéb alkalommal e  minőségében részére átadott irat, küldemény tekintetében, b) ügyfélfogadási időn túl érkezett irat, küldemény esetén a Hivatal bármely közszolgálati tisztviselője. (4) A (3) bekezdés szerinti esetben az iratot, küldeményt átvevő, ha a felbontásra, érkeztetésre és iktatásra nem jogosult, köteles azt haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az IICS-nek, vagy – az elnöknek címzett küldemény esetén – a Főtitkárságának átadni. (5) Az III vezetője a küldemények további csoportjai esetében is meghatározhat az átvételre jogosult további személyt. (6) A  küldemények átvételére jogosult személyt az  elnök látja el az  átvételi jogosultság igazolásához szükséges meghatalmazással. 15. § (1) A 4. § (2) bekezdésétől eltérően a névre szóló küldeményt a címzett vagy az általa meghatalmazott személy is átveheti. Ilyen esetben a  küldeményt még felbontás előtt haladéktalanul – ügyfélfogadási időn túl érkezett küldemény esetében a következő munkanap kezdetén – át kell adni az  IICS nek, vagy az elnöknek címzett küldemény esetén a Főtitkárságnak. (2) Az (1) bekezdésben foglaltakat nem kell alkalmazni, ha a címzett mellett az „s. k.” jelzés szerepel, vagy ha a küldemény címzéséből megállapítható, hogy az magánjellegű.