38/2013. (X. 4.) ORFK utasítása a pályázatkezelés rendjéről.

38/2013. (X. 4.) ORFK utasítása a pályázatkezelés rendjéről. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában, valamint a Rendőrségről szóló 1994. évi XXXIV. törvény 6. § (1) bekezdés b) pontjában kapott felhatalmazás alapján, az ikerintézményi program fejlesztési tevékenységének ellátásáról és a projektjei lebonyolításának szabályairól, valamint a projektekben résztvevő szakértőkre vonatkozó szabályokról szóló 311/2012. (XI. 7.) Korm. rendeletben, továbbá az európai uniós és nemzetközi forrásból megvalósított projektek monitoringjáról és egyes kapcsolódó feladatokról szóló 45/2012. (XI. 23.) BM utasításban foglaltak végrehajtására, valamint a projektjellegű feladatok végrehajtásához pénzügyi forrást biztosító pályázatok hatékony és eredményes kezelése, továbbá a projektszervezés rendjének szabályozása érdekében kiadom az alábbi utasítást: I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. Az utasítás hatálya kiterjed: a) az általános rendőrségi feladatok ellátására létrehozott szerv (a továbbiakban: Rendőrség) központi szervére (a továbbiakban: ORFK); b) a Készenléti Rendőrségre, a megyei (fővárosi) rendőr-főkapitányságokra, a Központi Gazdasági Ellátó Igazgatóságra (a továbbiakban: Központi GEI), a Repülőtéri Rendőr Igazgatóságra, valamint a Bűnügyi Szakértői és Kutatóintézetre (a továbbiakban együtt: területi szervek). 2. Az utasítás alkalmazásában: a) haszonélvező: az a személy, szerv vagy szervezet, aki vagy amely a projekttevékenység eredményeként beszerzett árut, szolgáltatást, ingatlant szolgálati feladatainak ellátása során felhasználja; b) ikerintézményi projekt: az ikerintézményi (twinning) programon belül megvalósított, átfogó intézményfejlesztési reformok végrehajtását támogató projekt; c) ikerintézményi szakértő: az ikerintézményi (twinning) programon belül megvalósított projektek végrehajtásában részt vevő szakterületi szakértő; d) kedvezményezett: az a jogi személy, aki az elnyert támogatás felhasználására vonatkozó támogatási szerződés megkötésére jogosult; e) központi kezelésű pályázat: az ORFK szintjén tervezett projektek pénzügyi forrását biztosító, alakszerű kérelem; f ) központi kezelésű projekt: központi kezelésű pályázati forrásból finanszírozott projekt; g) pályázat: írott formában megjelenő, alakszerű kérelem, amely a pályázati kiírás alapján azzal a céllal készül, hogy a projekt pénzügyi forrását biztosítsa; h) pályázati kiírás: hazai, európai uniós és nemzetközi támogatási programok keretében, konkrét célok megvalósítására közzétett felhívás, amely tartalmazza a támogatandó tevékenységeket, a pályázók körét és a támogatások mértékét; i) pályázati referens: a területi szerveknél a pályázatok kezelésével, a projektjavaslat kidolgozásával megbízott munkatárs; j) projekt: meghatározott időtartamú, több szakterület szakértelmét igénylő, tervezett tevékenységsorozat, a szolgálati követelményeknek, valamint a pályázati kiírásnak megfelelő cél elérése érdekében; k) projektalapító dokumentum (a továbbiakban: PAD): a projekt végrehajtásának terve; l) projektirányító bizottság (a továbbiakban: PIB): a projekt irányító, ellenőrző és előzetes döntéshozó szerve, amelynek tagjai a projektszervezetbe projektvezetőt, projektmenedzsert és szakértőt jelölő szervezeti egységek vezetői; m) projektjavaslat: a projektirányító bizottság tagjainak egyhangú döntése alapján az ORFK Gazdasági Főigazgatóság Igazgatási Főosztály Nemzetközi Támogatások Osztály (a továbbiakban: NTO) vezetője, területi szerv esetében a pályázati referens által kidolgozott irat, amely tartalmazza a projekt címét, rövid tartalmát, becsült költségét, vezetőjét, menedzserét, szakértőit és határidejét; jóváhagyása a projekt alapítását jelenti; n) projektszervezet: a projekt végrehajtásával megbízott projektmenedzser és szakértők hierarchikus szervezete, amelynek élén a projektvezető áll, felelősségi körét a projektalapító dokumentum tartalmazza, tevékenysége a projekt zárásáig tart; o) projektvezető: a projektszervezet egyszemélyi vezetője, aki felelős a projekt céljának megvalósításáért, a projektalapító dokumentumban leírt feladatok végrehajtásáért, jogok gyakorlásáért, továbbá munkája során beszámol a PIB tagjainak; p) támogatási szerződés: a pályázatkiíró szervezet és a kedvezményezett között létrejött szerződés, amely tartalmazza a támogatás nyújtásának és felhasználásának részletes szabályait. II. FEJEZET A PÁLYÁZATKEZELÉS ÉS PROJEKTIRÁNYÍTÁS RENDJE Az ORFK Bűnügyi Főigazgatóság, az ORFK Rendészeti Főigazgatóság és a Készenléti Rendőrség feladatai 3. Az ORFK Bűnügyi Főigazgatóság, az ORFK Rendészeti Főigazgatóság (a továbbiakban együtt: főigazgatóságok), valamint a Készenléti Rendőrség szervezeti elemei közreműködnek a pályázati források felkutatásában, a projektek előkészítésében és végrehajtásában, ennek keretében: a) a szakterületüket érintően felmérik a szakmai igényeket, kidolgozzák a rövid és középtávú szakmai fejlesztési célokat, feladatokat és terveket azzal, hogy a – főigazgatók, illetve a parancsnok által – jóváhagyott tervekről évente március 31-ig tájékoztatják az ORFK gazdasági főigazgatóját; b) a szakmai prioritásokkal összhangban, a rendelkezésre álló költségvetési előirányzatok alapján kezdeményezik a pályázati források felkutatását, az elnyert pályázatok fejlesztési céloknak megfelelő tervezését, felhasználását; c) a projektirányító bizottságba delegált vezetői részt vesznek a projektek előkészítésében, javaslatot tesznek a projektvezetők és a szakértők személyére; d) a projektszervezetbe projektvezetőt és szakértőt delegálnak. Az ORFK bűnügyi főigazgatójának, az ORFK rendészeti főigazgatójának, valamint a Készenléti Rendőrég parancsnokának feladata 4. Az ORFK bűnügyi főigazgatója, az ORFK rendészeti főigazgatója, valamint a Készenléti Rendőrség parancsnoka a szakterületét érintő – a 8. pont d) alpontja alapján felterjesztett – projektjavaslatot jóváhagyja. Az ORFK gazdasági főigazgatójának feladatai 5. Az ORFK gazdasági főigazgatója irányítja a Rendőrség hazai, európai uniós és nemzetközi pályázatkezelési tevékenységét és az elnyert pályázatok alapján finanszírozott projektjeit, ennek keretében: a) irányítja a hazai, európai uniós és nemzetközi pályázati kiírások figyelését a pénzügyi források megszerzése céljából; b) a PIB közreműködésével koordinálja a pályázatokon való részvétel lehetőségeit a feladat- és hatáskör szerint érintett rendőri szervekkel; c) szervezi és ellenőrzi az elnyert pályázatok alapján finanszírozott projektek előkészítését és végrehajtását; d) felelős a központi kezelésű pályázatok határidőre történő benyújtásáért; e) a humánerőforrások hiánya esetén gondoskodik a pályázatok alapján finanszírozott projektek szakértőinek és projektvezetőinek külső munkaerővel történő pótlásáról; f ) az ORFK, mint kedvezményezett képviseletében megköti, vagy – a pályázati kiírás szerint – aláírás céljából felterjeszti az országos rendőrfőkapitány részére az elnyert pályázatok támogatási szerződéseit; g) a PIB javaslatát figyelembe véve, megbízza a projektek vezetőit, menedzsereit, szakértőit a feladataik ellátásával, valamint a projekt végrehajtására kivételes esetben az ORFK Gazdasági Főigazgatóság Igazgatási Főosztálytól (a továbbiakban: IF) eltérő főosztályt jelöl ki; h) szükség esetén saját hatáskörben dönt a pályázati forrásból finanszírozott projektek előfinanszírozásáról, az önrész biztosításáról; i) a projektjavaslatot – a projekt célja szerint érintett főigazgatóval, területi szerv vezetőjével közösen – jóváhagyja. Területi szervek feladatai 6. A területi szervek az ORFK által szervezett projektek haszonélvezői, illetve saját hatáskörben pályázatkutatásra, önálló pályázatok benyújtására és projektalapításra jogosultak. 7. A területi szervek az ORFK által szervezett projektek esetében: a) szakmai céljaikkal összhangban kezdeményezik a pályázati források felkutatását, projektek alapítását; b) adatszolgáltatással közreműködnek a PAD-ok elkészítésében; c) kijelölt munkatársaik révén szakértőként vesznek részt a projektek végrehajtásában és fenntartásában; d) biztosítják a projektek eredményeinek célhoz kötött felhasználását. 8. A gazdasági szervvel rendelkező területi szervek saját hatáskörben végzett pályázatkutatás és projektalapítás esetén: a) folyamatosan figyelemmel kísérik a területi szerv szempontjából releváns – a Rendőrség szakmai fejlesztési terveinek megfelelő – hazai, európai uniós és nemzetközi pályázati kiírásokat; b) a közös és önálló pályázati lehetőségek feltárása, érvényesítése érdekében kapcsolatot tartanak és együttműködnek az érintett, valamint az érdekelt más szervezetekkel; c) a határon átnyúló nemzetközi fejlesztési programok keretében kapcsolatot tartanak és együttműködnek a szomszédos országok rendvédelmi és egyéb államigazgatási szerveivel; d) a projektjavaslatokat – a szolgálati út betartásával – felterjesztik az ORFK feladat- és hatáskör szerint érintett főigazgatója, a Készenléti Rendőrség parancsnoka részére jóváhagyás céljából; e) központi költségvetési kihatással járó önrészigényüket a projektjavaslattal egyidejűleg jóváhagyásra felterjesztik az ORFK gazdasági főigazgatója részére; f ) a pályázati felhívást kiíró szervezet által meghatározottak szerint kidolgozzák a PAD-ot; g) érvényesítik és ellenőrzik a projekt eredményeinek fenntarthatóságát, a célhoz kötött felhasználást; h) végrehajtják a projektekhez kapcsolódó pénzügyi műveleteket; i) végzik a projektek végrehajtásával összefüggésben keletkező bevételek és kiadások elkülönített pénzügyi kezelését; j) az általános számviteli szabályoknak megfelelően végzik a projektek eredményeképpen beérkező tárgyi eszközök és immateriális javak bevételezését, tárolását, kiadását; k) vezetőik útján a pályázatkutatás és projektalapítás előkészítésére irányuló feladatok ellátására, a b) és c) alpontokban leírt együttműködés, valamint információcsere megvalósítására – az NTO vezetőjének egyidejű értesítése mellett – pályázati referenst jelölnek ki; l) adatot szolgáltatnak pályázataikról az ORFK részére. 9. A Bűnügyi Szakértői és Kutatóintézet – az ORFK feladat- és hatáskör szerint érintett főigazgatója által jóváhagyott – pályázatainak kezelését az NTO támogatásával végzi. Az ORFK Gazdasági Főigazgatóság feladatai 10. Az ORFK Gazdasági Főigazgatóság: a) szükség esetén biztosítja az ORFK által szervezett projektek központi költségvetési társfinanszírozásához szükséges feltételeket; b) végrehajtja – a személyi juttatások, belföldi és külföldi kiküldetések elszámolása kivételével – a projektekhez kapcsolódó pénzügyi műveleteket; c) biztosítja a projektek végrehajtásával összefüggésben keletkező bevételek és kiadások elkülönített pénzügyi kezelését; d) az általános számviteli szabályoknak megfelelően felügyeli a projektek eredményeképpen beérkező tárgyi eszközök és immateriális javak bevételezését; e) a projekt támogatási szerződésében foglaltak szerint intézkedik elkülönített számla nyitására, amelyen fogadja a pályázati támogatások összegét és a társfinanszírozás címén az adott projektre biztosított előirányzatot; f ) a PAD-ok alapján az éves fejlesztési tervekben rögzíti a várható, pályázati forrásból megvalósításra kerülő eszköz- és ingatlanfejlesztéseket; g) ellenőrzi a projektekben tervezett és – a műszaki leírások szerint – leszállított eszközök meglévő rendszerekkel való kompatibilitását; h) felügyeli a projektek keretében megvalósított fejlesztések fenntarthatóságát; i) felelős az ORFK Gazdasági Főigazgatóság állományából a projektszervezetbe delegált szakértők tevékenységéért, valamint a szakértők által készített dokumentumok szakmai tartalmáért. 11. Az IF – az NTO útján – ellátja a pályázatkutató és projektszervező tevékenység szakirányításához kapcsolódó központi feladatokat, ennek keretében: a) folyamatosan kutatja a hazai és nemzetközi pályázati kiírásokat, ennek körében elemzi és feldolgozza a Rendőrség számára használható információkat; b) a pályázati kiírásoknak megfelelően az ORFK, illetve az érintett területi szervek vezetőinek bevonásával, a Központi GEI szervezetében működő Projektirodával (a továbbiakban: Projektiroda) együttműködve kidolgozza a projektalapításra vonatkozó javaslatokat és jóváhagyásra előterjeszti az ORFK gazdasági főigazgatója számára; c) a költségvetés tervezésének időszakában – a szakmai főosztályok feladatkörébe utalt projektek kivételével – tervezi és igényli a projektek megvalósításához szükséges önrészt, valamint folyamatosan jelenti az előfinanszírozási szükségleteket; d) a pályázatot kiíró szervezetek követelményeinek megfelelően kezdeményezi, felügyeli és ellenőrzi a projektek végrehajtását; e) közreműködik a hazai és nemzetközi monitoring és ellenőrző bizottságoknak nyújtott adatszolgáltatásban; f ) bekéri és rendszerezi a területi szervek pályázati tevékenységére vonatkozó információkat, amelyek alapján adatszolgáltatást végez; g) kialakítja a pályázatok, projektek kezelésének nyilvántartási rendszerét, gondoskodik annak naprakész vezetéséről; h) a hazai, európai uniós és nemzetközi pályázatok körében kijelölt munkatársak útján képviseli a Rendőrség érdekeit az irányító hatóságok, minisztériumok és más szervezetek felé; i) kezdeményezi a feladatkörébe utalt projektekhez kapcsolódó közbeszerzési eljárások kiírását, és közreműködik azok végrehajtásában; j) a támogatási szerződésekben leírtak szerint teljesíti jelentési kötelezettségeit; k) a pályázatkiíró szerv elvárásainak megfelelően – az ORFK Kommunikációs Szolgálatával együttműködve  – gondoskodik a projektek nyilvánosság előtti bemutatásáról, valamint a láthatósági követelmények teljesítéséről; l) a Rendőrség iratkezelési szabályzatának megfelelően nyilvántartja és a támogatási szerződésekben leírtak szerint megőrzi a projektek során keletkezett iratokat; m) az NTO vezetője útján végrehajtja az európai uniós és nemzetközi forrásból megvalósított projektek monitoringjával kapcsolatos feladatokról szóló BM utasításban a projektet megvalósító szervre vonatkozóan meghatározott feladatokat. A Központi GEI feladatai 12. A Központi GEI: a) ellátja a személyi juttatások, belföldi és külföldi kiküldetések elszámolásával kapcsolatos feladatokat; b) az NTO részére megküldi az időközi és záró pénzügyi elszámolások alapját képező bizonylatokat, hitelesített számlamásolatokat; c) részt vesz a Rendőrség kiemelt projektjeivel kapcsolatos közbeszerzési, koordinációs, szervezési és adminisztratív feladatok ellátásában; d) átveszi, tárolja és a haszonélvező részére kiadja a központi kezelésű projektek keretében beszerzett eszközöket és anyagi készleteket, valamint elvégzi a beérkező eszközök és készletek nyilvántartásba vételét; e) nyilvántartja a beérkezett eszközöket és anyagi készleteket, azokkal kapcsolatban pénzügyi és anyagi-technikai információt szolgáltat; f ) az ellátási körébe tartozó szervekkel kötött munkamegosztási megállapodás alapján támogatja azok projekttevékenységét; g) a területi szervek megbízása alapján lebonyolítja a projektek közbeszerzési eljárásait. 13. A Központi GEI a Projektiroda útján biztosítja a projektek szervezéséhez szükséges létszámú projektvezetői és szakértői állományt, ennek keretében: a) az NTO-val együttműködve közreműködik a PIB összetételének kidolgozásában, javaslatot tesz a projektvezető személyére, a szakértők számára, szakmai összetételére; b) felügyeli a hatáskörébe tartozó projektek tevékenységét; c) a projektfelügyelet során együttműködik a projektekbe bevont szakmai szervezetek vezetőivel; d) tervezi és végrehajtja a projektvezetők és szakértők felkészítését; e) a hatáskörébe tartozó projektek tevékenységéről évente jelentést készít az ORFK gazdasági főigazgatója részére. III. FEJEZET A PÁLYÁZATKUTATÁS ÉS A PROJEKTSZERVEZÉS FOLYAMATA 14. A pályázati lehetőségek feltárása érdekében folytatott pályázatkutatás során az NTO nyomon követi a Rendőrség szempontjából releváns hazai és nemzetközi pályázati kiírásokat. 15. Az NTO vezetője a 14. pont alapján beszerzett érdemi információkat – a pályázati határidők figyelembevételével – továbbítja az érintett szervek, szervezeti egységek és a Projektiroda számára. 16. A szervek, szervezeti egységek támogató visszajelzése alapján az NTO vezetője megszervezi a PIB-et és koordinálja tevékenységét. 17. A PIB döntése alapján az NTO kidolgozza a projektjavaslatot, amelyet a bizottsági tagok egyhangú döntést követően aláírnak és jóváhagyásra felterjesztenek. 18. A projekt vezetője a projektjavaslat jóváhagyását követően – az utasítás melléklete szerinti minta alapján – PAD-ot készít, amely tartalmazza: a) a projekt címét; b) a pályázat kiíróját; c) a pályázat előzményeit; d) a projektszervezet felépítését, annak működési rendjét, felelősségi körét; e) az elérendő szakmai célt; f ) a kapcsolódó közbeszerzési eljárásokat; g) a feladatok ütemezését; h) a pénzügyi és költségvetési feltételeket, valamint i) a projektre ható kockázatokat és kezelésük módját. 19. Az ORFK gazdasági főigazgatója a projektjavaslatban projektvezetőnek, menedzsernek és szakértőnek javasolt személyeket a javaslat jóváhagyásával egyidejűleg, megbízólevéllel bízza meg feladataik ellátásával. A projektszervezet feladatainak változása esetén a megbízólevél módosítására, visszavonására vagy szükség szerint új megbízólevél kiadására kerül sor. 20. A projekt megvalósításához szükséges szakértelem biztosításáért a javaslattevő szolgálati elöljárók – azaz a PIB tagjai – felelősek az alábbiak figyelembevételével: a) a projektszervezetbe a szakértőket a Rendőrség személyi állományából, lehetőség szerint a projekt témája szerinti szakirányító és haszonélvező szervek állományából kell megbízni; b) amennyiben a Rendőrség személyi állományába tartozó szakértők közreműködése azok munkaidejének terhére, szolgálati érdekre figyelemmel nem biztosítható, a szakértői tevékenység időtartamára a jogszabályban és a közjogi szervezetszabályzó eszközökben meghatározott módon és mértékben a részükre túlszolgálatot, vagy rendkívüli munkaidőt kell elrendelni; c) a várható szakértői igénybevétel óraszámát, annak ütemezését az NTO vezetője vagy a projekt szervezésére kijelölt főosztály vezetője előzetesen meghatározza és azt a szakértő szolgálati elöljárójának megküldi. 21. Humánerőforrás hiánya esetén meg kell vizsgálni külső munkaerő bevonásának lehetőségét. 22. A projektvezető, a projektmenedzser és a szakértők speciális feladatait, a projekt működésének rendjét a PAD-ban kell szabályozni az alábbiak figyelembevételével: a) a projektvezető jogosult aa) legkorábban a PIB összehívását megalapozó igény felmerülésétől számított 3. munkanapra PIB értekezletet kezdeményezni, ab) a PIB jóváhagyásával szakterületi döntést hozni, valamint ac) projektértekezletet összehívni; b) a projektmenedzser kezeli a projektek iratanyagát, gondoskodik a projekt tagjai közötti kommunikáció biztosításáról, valamint ellátja az adminisztratív feladatokat; c) a projekt szakértője önálló szakmai munkát végez és képviseli a szakterülete érdekeit. 23. A projektet a támogatási szerződésben leírtak, ennek hiányában a PAD-ban meghatározottak szerint kell lezárni. 24. A projekttevékenységeket a Rendőrség általános ellenőrzési rendszere, valamint a támogatási szerződésben leírtak szerint kell ellenőrizni. IV. FEJEZET AZ IKERINTÉZMÉNYI (TWINNING) PROJEKTEK VÉGREHAJTÁSÁRA VONATKOZÓ ELTÉRŐ RENDELKEZÉSEK 25. Az ikerintézményi (twinning) projektek előkészítésének, tervezésének, szervezésének és zárásának megvalósítása időszakaiban az ikerintézményi program fejlesztési tevékenységének ellátásáról és a projektjei lebonyolításának szabályairól, valamint a projektekben részt vevő szakértőkre vonatkozó szabályokról szóló Korm. rendelet és az Ikerintézményi Kézikönyv módszertani előírásai alapján kell eljárni. 26. Az ikerintézményi programmal összefüggő feladatok koordinációja érdekében az országos rendőrfőkapitány az ORFK gazdasági főigazgatójának javaslatára az NTO személyi állományából jelöli ki a Rendőrség ikerintézményi felelősét, aki kapcsolatot tart a nemzeti ikerintézményi koordinátorral. 27. Az ikerintézményi projekt megvalósítását elősegítő adminisztratív és logisztikai, valamint pénzügyi menedzsment feladatok ellátását és koordinációját az NTO végzi. 28. Az ikerintézményi programot szabályozó jogszabályokban meghatározottakon túl a Rendőrség ikerintézményi felelősének feladatai: a) az ORFK és a területi szervek bevonásával a rendőri szaktevékenységeknek megfelelő szakértői adatbázis kialakítása és nyilvántartása; b) az ORFK Humánigazgatási Szolgálat, az IF és a Központi GEI érintett vezetőivel együttműködve a szakértők kihelyezésének, kiküldésének végrehajtása. 29. Az ORFK és a területi szervek az NTO vezetőjén keresztül jogosultak kezdeményezni az ikerintézményi projektekben történő részvételt. V. FEJEZET ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 30. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 31. Hatályát veszti: a) a pályázatok szervezésének és végrehajtásának rendjéről szóló 29/2008. (OT 16.) ORFK utasítás, valamint b) a Rendőrségi Külső Határok Alap Támogatás Program megvalósításáról szóló 21/2009. (OT 12.) ORFK utasítás. 32. A 31. pont az utasítás hatálybalépését követő napon hatályát veszti. Papp Károly r. altábornagy s. k., országos rendőrfőkapitány