16/2015. (X. 9.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alap leltározási szabályzatáról.

16/2015. (X. 9.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alap leltározási szabályzatáról. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 14. § (5) bekezdés a) pontjában és az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet 2. § (1), (2) bekezdésében és 22. §-ában foglaltak alapján, tekintettel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára és a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6. §-ára és 8. § (1) bekezdésére, valamint a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 2/2015. (I. 16.) MvM utasítás 1. melléklet 33. § (1) bekezdés a) pontjára, a következő utasítás adom ki: I. Fejezet Általános szabályok 1. A leltározás célja és tartalma 1. A leltározás során biztosítani kell, hogy valamennyi vagyontárgy felvételre (számbavételre) kerüljön, és ennek eredményeként a mérlegvalódiság elve érvényesüljön. 2. A leltározás megkezdése előtt a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alap (a továbbiakban: NKFI Alap) gazdasági vezetője leltározási ütemtervet készít, amelyet az  NKFI Alapért felelős Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) elnöke hagy jóvá. 3. A leltározási ütemtervnek tartalmaznia kell: a) a leltározási munkák előkészítésének idejét, b) a leltározásért felelős személy megbízását, c) a leltározók kijelölését, d) a leltárellenőr kijelölését, e) a leltározás befejezési határidejét és f ) a leltározási záró jegyzőkönyv elkészítésének határidejét. 4. A leltározás során biztosítani kell, hogy az NKFI Alap valamennyi eszköze és kötelezettsége számbavételre kerüljön, és ennek eredményeként a mérlegvalódiság követelménye érvényesüljön. 2. A leltározás és a leltár fogalma 5. Az NKFI Alap mérlegében kimutatott eszközök és források értékét leltárral kell alátámasztani. A  leltározás alapján értékadatokkal készített leltárnak tételesen tartalmaznia kell az  NKFI Alap eszközeit és forrásait. A  leltározás célja az NKFI Alap vagyonának felmérése és megállapítása, valamint a mérleg valódiságának alátámasztása. 6. A leltározás az NKFI Alap vagyonát képező eszközök, valamint azok forrásainak számbavétele és a valóságban meglévő állományuk megállapítása. A tételes leltározási kötelezettség kiterjed minden, a mérlegben kimutatandó eszközre és forrásra. 7. A leltár olyan kimutatás, amely az NKFI Alap eszközeinek és forrásainak valóságban meglevő állományának értékét egy meghatározott időpontra, minden év december 31-ei fordulónapra vonatkozóan tételesen és értékben ellenőrizhető módon tartalmazza. 8. A leltározási tevékenységhez tartozik: a) a leltár előkészítése, megszervezése, b) az NKFI Alap eszköz- és forrásállományának értékben történő megállapítása, c) a könyv szerinti és a  tényleges állomány közötti különbözet (a hiányok és többletek) megállapítása és rendszerezése (elszámolása), d) az adósok és a  kedvezményezettek tartozásainak és követeléseinek egyeztetett és tisztázott leltárának december 31-ei fordulónappal való elkészítése, valamint e) a szabályszerűen végrehajtott leltározás alapján az  analitikus nyilvántartások helyesbítése és ellenőrzése, a főkönyvi könyveléssel való egyezővé tétele. 9. A könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat – ideértve a követeléseket, az aktív és passzív pénzügyi elszámolásokat is –, valamint az  év végén fennálló kötelezettségeket, követeléseket, támogatási előlegeket, elszámolási kötelezettségeket minden évben leltározni kell. A  leltározás végrehajtását a  leltározási bizonylatok kiállításával, valamint kiértékelésével kell alátámasztani. 10. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 69.  § (1)  bekezdése alapján olyan leltárt kell összeállítani, ami tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg december 31-ei fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat értékben. 11. A leltár készíthető: a) nyilvántartások alapján (egyeztetéssel) vagy b) egyeztetés nélkül, az értékbeni könyvviteli adatok alapján történő felvétellel. 3. Nyilvántartás alapján történő leltárkészítés (egyeztetés) 12. Az NKFI Alap eszközeit és forrásait egyeztetéssel kell leltározni, amely a folyamatosan vezetett tételes nyilvántartásokra kell épüljön, a nyilvántartás alapján kell a leltárba beállítani az értékbeni adatokat. A leltárba való beállítás előtt meg kell győződni az adatok valódiságáról. 13. A mérleg készítését megelőzően a leltár alapját képező analitikus nyilvántartások, valamint a mérleg alapját képező főkönyvi számlák adatainak egyezősége biztosított kell legyen. 14. Az egyeztetést oly módon kell elvégezni, hogy az  egyes, összevont értéket mutató főkönyvi számlákhoz tartozó eszközöknek, illetve forrásoknak az analitikus nyilvántartás szerint tételesen kimutatott mérleg-fordulónapi értékeit összesíteni kell, és az így kapott értékösszeget kell összevetni a főkönyvi számla szerinti záró értékkel. 4. Egyeztetés nélkül az értékbeni könyvviteli adatok alapján történő leltárkészítés 15. Egyeztetés nélkül az értékbeni könyvviteli adatok alapján csak a nemzeti vagyon induláskori értéke és a felhalmozott eredmény leltározható. 5. A leltározás időpontja 16. Az NKFI Alap eszközeinek és forrásainak leltározását december 31-i fordulónappal (mérlegfordulónappal), a leltározási ütemtervben meghatározott időtartamon belül, folyamatosan kell végrehajtani. 17. A fordulónap az a nap, amelyre vonatkozóan kell a  leltárt készíteni, függetlenül attól, hogy a tényleges leltározási munka mikor veszi kezdetét, és mikor fejeződik be. 18. A leltározás napja az a nap, amikor a tényleges egyeztetés megtörténik. 6. A leltár és a mérleg kapcsolata 19. A leltár a mérleg alapja. A mérleg teljessége érdekében szükséges, hogy a leltár maga is teljes legyen, így tartalmazza az NKFI Alap minden eszközét és forrását. II. Fejezet A leltárral szemben támasztott alaki és tartalmi követelmények 7. Alaki követelmények 20. A leltározás alaki követelményei a következők: a) a teljesség, b) a valódiság és c) a világosság. 21. A leltár teljessége alatt azt kell érteni, hogy a  leltárnak az  NKFI Alap valamennyi meglévő eszközét és forrását tartalmaznia kell, abból semmi ki nem maradhat. 22. A leltár valódisága előfeltétele a mérleg valódiságának, alatta azt kell érteni, hogy a leltárnak a valóságot – az eszközök és a kötelezettségek leltározás során ténylegesen fellelt és helyesen megállapított értékét – kell tükröznie. 23. A leltár világosságának követelménye alatt azt kell érteni, hogy a  leltárnak áttekinthetően kell tartalmaznia az eszközöket, forrásokat. 24. A számbavételnél a  világosság követelménye egyben a  bruttó elv érvényesítését is jelenti. A  kedvezményezettek tartozásait, illetve követeléseit tételesen kell a leltárban kimutatni, és ugyanazon kedvezményezettnek több tételből adódó, azonos természetű tartozása, illetve követelése sem vonható össze, azokat bruttó módon kell elszámolni. 8. Tartalmi követelmények 25. A bizonylatok, továbbá az egyéb dokumentációk (jegyzőkönyvek, kimutatások) tekintetében előírás az egyértelmű és hiánytalan kitöltés, valamint a szükséges záradékok (különösen a felelősségi nyilatkozat) és aláírások megléte. 26. Minden leltárnak tartalmaznia kell: a) az NKFI Alap nevét, az Alapért felelős szerv székhelyét, b) a „leltár” megjelölést, c) a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, valamint a leltár fordulónapját, d) a leltározott eszközök és kötelezettségek egyértelmű meghatározását és tényleges értékét, valamint e) a leltárt készítő, a leltárfelelős, valamint a leltárellenőr aláírását. III. Fejezet A leltározás előkészítése 9. Leltározási ütemterv 27. A leltározás előkészítésére leltározási ütemtervet kell készíteni. 28. Az ütemterv összeállításának célja a  leltározásra kerülő eszközök, illetve a  közreműködő szervezeti egységek munkájának összehangolása a feldolgozás folyamatosságának, zökkenőmentességének biztosítása érdekében. 29. A leltározási ütemtervet minden évben a leltározást megelőzően legkésőbb 5 nappal el kell készíteni. A leltározási ütemtervet az NKFI Hivatal elnöke hagyja jóvá. 30. A leltározási ütemterv tartalmazza: a) a leltározás helyeként a leltározási körzet megnevezését, b) a leltározásra kerülő eszközök és források körének meghatározását, c) a leltározás előkészítésének időtartamát, d) a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, e) a leltározás fordulónapjának meghatározását, f ) a leltározás vezetőjének, a leltározóknak és a leltárellenőröknek a nevét, g) a leltár kiértékelésének határidejét, h) az eltérések könyvviteli nyilvántartásokban történő rendezésének határidejét, i) az eltérések miatt esetleg szükségessé váló felelősségre vonás határidejét, valamint j) a leltárzáró jegyzőkönyv elkészítésének határidejét. 31. A leltározási ütemtervtől csak a jóváhagyó engedélye vagy utasítása alapján lehet eltérni. 10. Leltározási utasítás 32. A leltározási ütemtervben megjelölt leltározást az NKFI Hivatal elnöke leltározási utasításban rendeli el. 33. A leltározási utasítást az ütemtervvel együtt a leltározás megkezdése előtt legkésőbb 5 nappal ki kell adni. 11. A leltározásban közreműködők feladatai és felelősségük 34. Az NKFI Alap gazdasági vezetője a szabályszerű leltározás végrehajtásának érdekében gondoskodik: a) a leltározás vezetőjének kijelöléséről és megbízásáról, b) a leltározók kijelöléséről és megbízásáról, c) a leltárellenőrök kijelöléséről és megbízásáról, d) a leltározási ütemterv jóváhagyásáról, e) a leltározási utasítás kiadásáról, valamint f ) a szükség szerinti felelősségre vonás kezdeményezéséről. 35. A leltározás vezetőjének feladata: a) a leltározás előkészítése, b) a leltározás gyakorlati végrehajtása és a leltárértékelés szakmai irányítása, valamint c) a leltározás teljes körű dokumentumainak biztosítása. 36. A tényleges leltározást a  leltározás vezetője irányítása és felügyelete mellett a  leltározók végzik, a  leltározási ütemtervben és utasításban foglaltak maradéktalan és szabályszerű végrehajtásával. 37. Az  ellenőrzési feladatok ellátására a  leltározás vezetője leltárellenőröket jelöl ki, akiknek feladatuk ellenőrizni a  leltározási ütemtervben és az  utasításban foglaltak maradéktalan végrehajtását, a  leltározás valamennyi munkafolyamatának teljeskörűségét és szabályszerűségét, és a leltárkészítés során észlelt hiányosságok (a szabályok megsértése) esetén kötelesek megtenni a szükséges intézkedést. A leltárellenőröknek a leltárfelvétel időtartama alatt munkájukat úgy kell szervezniük, hogy bármikor elérhetőek legyenek a  felmerülő problémák zökkenőmentes rendezése érdekében. A  leltárellenőrök a  leltározás vezetőjének közvetlen irányítása alatt állnak, neki tartoznak felelősséggel. 38. Az analitikus nyilvántartást végzők felelősek: a) a leltárelszámolás alapját képező nyilvántartások naprakész állapotáért, az adatok, bizonylatok valódiságáért, b) az éves mérlegbe beállítandó értékek megállapításáért, c) a leltározás során felvett jegyzőkönyvben szereplő rendezetlen vagy vitatott tételek rendezéséért és d) a leltári dokumentáció összeállításáért és annak a leltározás vezetője részére történő átadásáért. 39. Az analitikus nyilvántartásokat a  leltározást megelőzően, december 31-i fordulónappal le kell zárni, a  lezárás időpontját az analitikában fel kell tüntetni. 12. A leltározás személyi feltételeinek biztosítása 40. Az NKFI Alap gazdasági vezetőjének ki kell alakítania a  leltározás személyi szervezetét – így különösen kijelölnie a leltározás vezetőjét –, amelyet e szabályzat szerint a leltározásban közreműködő személyek alkotnak. 13. A leltározási ütemterv elkészítése 41. A leltározási ütemterv a leltározás munkaprogramja, melyet a 2. és 3. pontban meghatározottak szerint kell elkészíteni. 14. A leltározásban részt vevők felkészítése 42. A leltározási munkálatok megkezdése előtt a leltározás vezetője a leltározásban részt vevők számára leltárértekezletet tart. 43. A leltárértekezlet tárgya: a) a leltározási szabályzat ismertetése, b) az ütemterv ismertetése, c) a feladatok megbeszélése, valamint d) a leltározáshoz az analitikus nyilvántartások rendelkezésre bocsátása, valamint azok használatának ismertetése. IV. Fejezet A leltározás végrehajtása 44. A jelen Szabályzat csak az  NKFI Alapnál előforduló eszközökre és forrásokra vonatkozóan tartalmaz előírásokat. Az NKFI Alap mérlegfordulónapon (december 31.) meglévő eszközeinek és forrásainak leltározása során szükséges tennivalókat eszköz- és forráscsoportonként a 15–22. alcím határozza meg. 15. Befektetett pénzügyi eszközök leltározása 45. Az NKFI Alapnál nem értelmezhetőek ezen tételtípusok, mivel értékpapírral és részvényekkel nem rendelkezik. 16. Pénzeszközök leltározása, forintszámlák leltározása 46. A pénzeszközök leltározását minden évben december 31-ei fordulónappal el kell végezni. 47. A Magyar Államkincstárral (a továbbiakban: Kincstár) szemben mutatkozó követeléseket az  év utolsó kincstári napjával készült kivonat alapján, egyeztetéssel kell leltározni, a főkönyv adataival kell egyeztetni. 48. A pénzeszközökről leltárfelvételi jegyzőkönyvet kell felvenni az 1. melléklet szerint. 17. Követelések leltározása 49. A követeléseket mérlegsorok szerinti bontásban kell leltározni a  2.  melléklet szerinti űrlapon. Az  adott követelés sorhoz tartozó leltárűrlapon külön oszlopban kell feltüntetni a költségvetési évben és az azt követő évben esedékes összegeket. 50. A leltárt úgy kell összeállítani, hogy a követeléseket tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza. 51. A követeléseket a leltár összeállítását megelőzően egyeztetéssel ellenőrizni kell, valamint el kell végezni a más szervvel szembeni követelés esetén az elszámolásokkal való egyeztetést. 52. A fenti egyeztetéskor esetlegesen mutatkozó eltéréseket – az éves leltárkészítés előtt – tisztázni, rendezni kell. 53. A mérlegben csak az elismert követelések szerepelhetnek. 54. A követelések elismertetésének módját, a minősítések és a behajthatatlan követelés törlésének szabályait az NKFI Alap számviteli politikája, valamint eszközeinek és forrásainak értékelési szabályzata tartalmazza. 18. Aktív időbeli elhatárolások leltározása 55. A leltár elkészítése előtt meg kell győződni arról, hogy a számviteli politikában és a számlarendben foglalt előírások alapján az  elhatárolások megtörténtek-e. Ezt követően a  leltározást minden év december 31-ével – a  3.  melléklet szerinti leltárűrlap szerint – kell elvégezni. 19. Saját tőke leltározása 56. Nemzeti vagyon induláskori értékének leltározása akként történik, hogy az NKFI Alap könyveiben kimutatott nemzeti vagyon induláskori értékéről leltárfelvételi jegyzőkönyvet kell készíteni a  4.  melléklet szerint, mely tartalmazza a december 31-ei könyv szerinti értéket, valamint azt a tényt, hogy a nemzeti vagyon induláskori értéke az előző évi állományhoz képest nem változott. 57. Az NKFI Alap felhalmozott eredményéről a  könyvviteli adatok alapján, az  5.  melléklet szerint leltárfelvételi jegyzőkönyvet kell készíteni. 58. Mérleg szerinti eredmény leltározása akként történik, hogy a leltározás keretében az NKFI Alap könyveiben szereplő tárgyévi eredményt az eredménykimutatás „E” sorának adatával egyeztetni kell. 59. Az NKFI Alap december 31-ei mérleg szerinti eredményéről leltárfelvételi jegyzőkönyvet kell készíteni a 6. melléklet szerint. 20. Kötelezettségek leltározása 60. A mérlegbe egyéb működési célú, valamint az egyéb felhalmozási célú kiadásból származó kötelezettségként azon előző évben vállalt végleges fizetési kötelezettségek forintösszegét kell beállítani, melyek: a) pénzügyi teljesítése – függetlenül az  esedékesség dátumától – tárgyév december 31-ig nem történt meg, valamint b) a fizetési kötelezettség alapjául szolgáló teljesítésigazolás tárgyév december 31-ig kiállításra került. 61. Az egyéb működési célú, valamint az  egyéb felhalmozási célú kiadásból származó kötelezettségek leltározását az  analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetéssel, valamint az  analitikák alapdokumentumait is vizsgálva kell elvégezni. 62. A kötelezettségeket mérlegsorok szerinti bontásban kell leltározni a 7. melléklet szerinti űrlapon. Az adott kötelezettség sorhoz tartozó leltárűrlapon külön oszlopban kell feltüntetni a költségvetési évben és az azt követő évben esedékes összegeket. 21. Passzív időbeli elhatárolások leltározása 63. A leltár elkészítése előtt meg kell győződni arról, hogy a számviteli politikában és a számlarendben foglalt előírások alapján az  elhatárolások megtörténtek-e. Ezt követően a  leltározást minden év december 31-ével – a  8.  melléklet szerinti leltárűrlap szerint – kell elvégezni. 22. Mérlegen kívüli tételek leltározása 64. Az NKFI Alap nem esedékes kötelezettségvállalásait (lekötöttségek), a támogatási előlegből származó követeléseit és az NKFI Alapot terhelő elszámolási kötelezettségeket – függetlenül attól, hogy ezek a tételek nem képezik a mérleg részét – tárgyév december 31-ei fordulónappal leltározni kell. A  leltár összeállítását megelőzően egyeztetéssel ellenőrizni kell az  analitikus nyilvántartás és a  főkönyvi nyilvántartás adatainak egyezőségét. A  lekötöttséget és a  támogatási előlegekből származó követelések állományát a  szakmai terület nyilvántartásával is egyeztetni szükséges. A  leltárt a  9., 10. és 11.  melléklet szerinti űrlapok kitöltésével a  Támogatáskezelési és Innovációs Főosztálynak, valamint a Kutatás-fejlesztési Főosztálynak kell dokumentálni. 23. A leltárfelvétel (a leltárdokumentumok kiállításának) módja eszközönként és forrásonként 65. A leltár az NKFI Alap eszközeiről és forrásairól készített olyan kimutatás, amely a valóságban meglévő eszközök és források értékét – december 31-ei mérlegfordulónapra vonatkoztatva – tartalmazza. 66. Az NKFI Alap számlarendjében foglaltak szerint vezetett, december 31-ével lezárt és az  egyeztetés során szükségszerűen helyesbített analitikus nyilvántartásokból készült, valamint közvetlenül a könyvviteli adatok alapján felvett kimutatásnak, a „Leltár”-nak tartalmaznia kell az  5., 7. és 20–26.  pontban meghatározott alaki és tartalmi elemeket. 67. A leltárdokumentumok előállítása táblázatos vagy szöveges formátumban történik, melynek mintadokumentumait az 1–11. melléklet tartalmazza. 68. A leltározási feladatok elvégzése keretében a  követeléseket minősíteni kell, és szükség esetén értékvesztést kell elszámolni az NKFI Alap eszközeinek és forrásainak értékelési szabályzatában meghatározottak szerint. 69. A leltárban behajthatatlan követelés nem szerepelhet. 70. A leltározással kapcsolatos adminisztratív feladatok végrehajtásának szabályai a következők: a) a leltár nyomtatott, végleges állományában kézi javítást végezni tilos, b) a leltárt a leltározók valamennyien – a leltárvezető, a leltározó és a leltárellenőr – az erre kijelölt helyen aláírják, valamint c) az aláírásoknak mind olvasható, mind hiteles (az aláíró szokásos aláírása szerinti) formában szerepelniük kell. 24. A leltározás során megállapított eltérések rendezésének módja 71. A leltározás során megállapított eltéréseket a  leltározó közli a  leltározási körzet leltárfelelősével, aki 3 napon belül köteles gondoskodni az eltérések okainak kivizsgálásáról, megállapításáról. 72. A kivizsgálást követően jegyzőkönyvet kell felvenni, amiben rögzíteni kell: a) az eltérések értékét, b) az eltérés okát, c) a felelősség megállapítását, valamint d) a felelős személy nyilatkozatát. 73. Az eltérések és a felelősség megállapításánál jelen kell lennie legalább: a) a leltározás vezetőjének és b) a leltárellenőrnek. 74. A jegyzőkönyvet 3 példányban kell elkészíteni, amelynek egy példányát meg kell küldeni a leltározás vezetőjének. 75. A leltározás vezetője a jegyzőkönyv alapján kezdeményezi a rendezést az analitikus nyilvántartó felé, szükség szerint a felelősségre vonást az NKFI Hivatal elnökénél. 25. A leltározás ellenőrzése 76. A leltározás ellenőrzéséért a 36. és 37. pontban meghatározott közreműködők az ezen pontokban foglalt előírások szerint felelősek. 77. Az ellenőrzésnek a leltározási munkafolyamat során az alábbi kiemelt tevékenységekre kell kiterjednie: a) a leltározás előkészítése és szervezése, b) az egyeztetés (leltárfelvétel) helyessége, szakszerűsége és pontossága, valamint c) az értékelés. 78. Az egyeztetési (leltárfelvételi) munkák ellenőrzése során az ellenőrzést szúrópróbaszerűen kell végrehajtani. 79. Az ellenőrzés megtörténtét az ellenőrzést végző alkalmazottnak aláírásával kell igazolnia. 80. A leltárellenőröknek – az NKFI Alap leltározási vezetője és a gazdasági vezető részére – írásbeli jelentést (feljegyzést) is kell készíteniük abban az esetben, ha a leltározás folyamán olyan eljárást vagy mulasztást állapítanak meg, amely az előírásoktól eltér. 26. A leltározás során alkalmazott bizonylatok megőrzése 81. A leltározáshoz kapcsolódó valamennyi bizonylatot legalább 8 évig meg kell őrizni. V. Fejezet Záró rendelkezések 82. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 83. A jelen utasításban foglaltakat először a 2015. évre vonatkozó leltározás és leltárkészítés során kell alkalmazni. Dr. Pálinkás József s. k., elnök