86/2008. (HK 17.) HM utasítása a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer kialakításával kapcsolatos feladatokról.

86/2008. (HK 17.) HM utasítása a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer kialakításával kapcsolatos feladatokról. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2004. évi CV. törvény 52. § (1) bekezdésének f) és 97. § (1) bekezdésének p) pontja alapján – figyelemmel az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121. § (1) bekezdésében előírtakra, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) 145/A–C. §-aiban, továbbá a honvédelmi szervek működésének az államháztartás működési rendjétől eltérő szabályairól szóló 226/2004. (VII. 27.) Korm. rendeletben foglaltakra – a honvédelmi tárca költségvetési szervei folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerének (a továbbiakban: FEUVE rendszer) egységes kialakítására az alábbi utasítást adom ki: Az utasítás hatálya 1. § Az utasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a miniszter alárendeltségébe, közvetlen irányítása, fenntartói irányítása, közvetlen felügyelete alá tartozó szervezetekre, valamint a Magyar Honvédség katonai szervezeteire – ideértve az ideiglenes katonai szervezeteket is – (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervek) terjed ki. Általános rendelkezések 2. § (1) A FEUVE rendszer olyan irányítási és ellenőrzési rendszer, melynek segítségével a honvédelmi szerv érvényesíti a feladatai ellátásához szükséges előirányzatokkal, létszámmal és vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, eredményes és hatékony tevékenység (gazdálkodás) követelményeit, – a honvédelmi szerv feladataira vonatkozó – pontos és naprakész információk rendelkezésre állását. (2) A honvédelmi szervek saját FEUVE rendszere kialakításának, működtetésének és felülvizsgálatának alapját – a 2. számú melléklet szerinti előírásokkal – az alábbi okmányok alkotják: a) a FEUVE rendszer kialakításának és működtetésének általános szabályai, előírásai (a továbbiakban: FEUVE általános szabályzat), b) szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje, c) az ellenőrzési nyomvonal; és a honvédelmi szerv folyamatainak listája (a továbbiakban: folyamatlista), d) a kockázatok kezelésének szabályzata. (3) A FEUVE rendszer kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért, az előírt okmányok elkészítéséért, illetve azok aktualizálásáért, az intézmény vonatkozásában a honvédelmi szerv vezetője a felelős. (4) A FEUVE rendszer kialakításának, működtetésének és fejlesztésének, fejezetszintű szabályai kidolgozásának tárca szintű szakmai koordinációját, valamint a 13. § szerinti ellenőrzését a HM Védelmi Tervezési és Infrastrukturális Szakállamtitkár (a továbbiakban: HM VTISZÁT) irányításával a HM Közgazdasági és Pénzügyi Ügynökség (a továbbiakban: HM KPÜ) végzi. (5) A HM KPÜ a fejezetszintű szabályzók kialakítása során a Pénzügyminisztérium által kiadott útmutatókban foglaltakat dolgozza fel, adaptálja. A FEUVE általános szabályzat 3. § A 2. § (2) bekezdésének a) pontja által meghatározott FEUVE általános szabályzat a honvédelmi szerv sajátosságait figyelembe véve, részletesen meghatározza a FEUVE rendszer kialakításával, működtetésével kapcsolatos alapvető követelményeket, felelősséget és jogköröket, végrehajtási szinteket. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje 4. § A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a honvédelmi szerv működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az egyes műveletekben előforduló, valamely normától, belső rendelkezéstől, felettesi utasítástól, elöljárói parancstól való eltérés esetén a vezetők, illetve a beosztott állomány által alkalmazandó – a hatályos jogszabályokban, az állami irányítás egyéb jogi eszközeiben előírtakon alapuló – eljárási rendet és eljárási szabályokat rögzíti. Az ellenőrzési nyomvonal, folyamatlista 5. § Az ellenőrzési nyomvonal előkészítésének, kialakításának (aktualizálásának) keretében el kell készíteni (aktualizálni kell) a honvédelmi szerv alaprendeltetési és működési feladatait tartalmazó folyamatlistát, mely az ellenőrzési nyomvonal létrehozásának alapjául és a folyamatgazdák azonosításául szolgál. 6. § (1) Az ellenőrzési nyomvonal a honvédelmi szervnél megvalósuló, a szervezetre jellemző, folyamatokat, tevékenységeket tartalmazó tervezési, pénzügyi bonyolítási és ellenőrzési folyamatok táblázatba foglalt – a pontosabb végrehajtás érdekében, szükség szerint szöveges magyarázattal vagy folyamatábrával kiegészített – leírása, amely tartalmazza a folyamatok meghatározását, a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá az irányítási, valamint ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. (2) Az ellenőrzési nyomvonalban a honvédelmi szerv tevékenységére jellemző összes folyamatot fel kell tüntetni, amit oly mértékben kell részfolyamatokra bontani, hogy az alapul szolgáljon a kockázati tényezők felmérésére és a kockázatok elemzésére, kezelésére. A kockázatkezelés 7. § (1) A honvédelmi szerv a tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat kockázatelemzés keretében köteles megállapítani, mérni. Az azonosított kockázatok csökkentése, megszüntetése érdekében ki kell alakítani a kockázatkezelés rendjét meghatározó intézkedéseket és megtételük módját. A kockázatkezelés feladatait és eljárásrendjét a honvédelmi szerv kockázatkezelési szabályzatában kell rögzíteni, valamint az egyes tevékenységek vonatkozásában a beazonosított kockázatok nyilvántartását el kell készíteni. (2) A honvédelmi szerv feladatainak, tevékenységeinek tekintetében – az esetleges szakterületi eltérések okán – a szabályzat kialakítása során meg kell határozni a felelősségi, kockázatkezelési szinteket. (3) Felelősségi szintenként kockázat-nyilvántartást kell vezetni, melyek a honvédelmi szerv összegzett (Fő) kockázat-nyilvántartásának alapját képezik. (4) A FEUVE rendszer előírt működtetésének realizálásaként a honvédelmi szerv – az okmányok alapján – a megállapított felelősségi szintjein a kockázatkezelést a napi tevékenység folyamatában, dokumentáltan végzi. (5) A felelősségi szintek vezetőinek részvételével az adott szervezetre vonatkozó értékelési feladatokat a honvédelmi szerv vezetője kijelölt helyettesének vezetésével létrehozott „Kockázatkezelő Bizottság” végzi. (6) Az (5) bekezdésben meghatározott értékelések (felülvizsgálat) eredményét a Kockázatkezelő Bizottság dokumentálja a felelősök adatszolgáltatásai alapján és összegzi a honvédelmi szerv (Fő)kockázat nyilvántartásában, melyről a szükséges döntések meghozatalához információt szolgáltat a szervezet vezetője részére. 8. § (1) Az ellenőrzési nyomvonal, valamint a folyamatlista pontosítását a honvédelmi szerv feladatainak változásával összefüggésben esetenként, de évente legalább két alkalommal (tárgyév 04. 15. és 10. 15-ig) felülvizsgálat keretében el kell végezni. (2) A honvédelmi szerv tevékenységeinek, folyamatainak kockázatelemzését az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatával, pontosításával összhangban, de évente legalább két alkalommal (tárgyév 04. 15. és 10. 15-ig), elemezni kell és a szükséges változásokat a kockázat nyilvántartásban át kell vezetni. Az okmányok rendszere (kapcsolata) 9. § (1) A honvédelmi szervek FEUVE okmányaikat, valamint FEUVE rendszerüket jelen utasítás előírásai alapján készítik el, alakítják ki és működtetik. (2) A honvédelmi szervek a 2. § (2) bekezdése szerinti FEUVE rendszerükkel összhangban módosítják, kiegészítik a Szervezeti és Működési Szabályzatuk ellenőrzések rendjére vonatkozó előírásait. (3) A 2. § (2) bekezdésének b) pontja szerinti szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje – a „HM Igazgatása”, mint intézmény kivételével – a honvédelmi szerv szervezeti és működési szabályzatának a mellékletét képezi. (4) A honvédelmi szerv kialakítandó ellenőrzési nyomvonala, valamint az azt alátámasztó folyamatlista a FEUVE általános szabályzat mellékleteit képezik. (5) A honvédelmi szervek FEUVE rendszerüket az alapító okiratukban meghatározott gazdálkodási jogosultságra figyelemmel a pénzügyi és számviteli, elhelyezési, infrastrukturális, illetve logisztikai utaltsági rendnek megfelelően, az ellátást biztosító illetékes honvédelmi szervekkel együttműködve dolgozzák ki. (6) A béketámogató és válságkezelő kontingensek a FEUVE rendszerüket az alapító okiratukban a pénzügyi, ellátási és gazdálkodási feladataik támogatására kijelölt együttműködő szervezetekkel közösen dolgozzák ki. A FEUVE rendszer kidolgozását az ideiglenes katonai szervezet megalakítására kijelölt honvédelmi szerv parancsnoka irányítja, szakmailag felügyeli. Az ideiglenes katonai szervezet esetében a kidolgozásért az ideiglenes katonai szervezet parancsnoka a felelős. (7) Az ellátást biztosító honvédelmi szervek vezetői szervezetüket illetően kötelesek intézkedni az utalt honvédelmi szervek FEUVE rendszere kidolgozásában ellenőrizhető, dokumentált módon történő szakmai együttműködésre, a kapcsolódó tevékenységek, illetve a kötelező egyeztetések meghatározása, a kockázatok felmérése, értékelése és kezelése terén jelentkező feladatok, a kapcsolódási pontok, hatáskörök egyértelmű, összehangolt szerepeltetése érdekében. (8) A szervezeti elkülönülés okán jelentkező, az ellátói jogosultságból, kötelezettségből fakadó folyamatok szabály- és előírásszerű végrehajtásáért az ellátó honvédelmi szerv vezetője, az ellátott honvédelmi szerv FEUVE rendszerébe történő beépítéséért az ellátott honvédelmi szerv vezetője a felelős. (9) A tevékenységek mélységét, részletességét kizárólag az ellátott honvédelmi szerv kapcsolódó szakfeladataival összhangban kell meghatározni. (10) A honvédelmi szerv vezetője a belső kontroll rendszer működtetését az Ámr. 23. számú melléklete szerint értékeli, arról nyilatkozik és azt az éves költségvetési beszámolóval együtt megküldi a felügyeleti szerv részére. (11) A honvédelmi szerv vezetője a költségvetési beszámoló szöveges értékelésében, az adott költségvetési évre vonatkozóan részletezi a FEUVE rendszer kialakítottságának, működtetésének tapasztalatait, a FEUVE tevékenység során feltárt, az intézmény működésével kapcsolatos hibákat, a kockázatelemzés, kockázatkezelés eredményeit, a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje alkalmazásában kialakult eredményeket, valamint a honvédelmi szervet érintő külső [az Állami Számvevőszék (a továbbiakban: ÁSZ) által végrehajtott], belső [a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (a továbbiakban: KEHI) által végrehajtott], valamint fejezetszintű, elöljárói felügyeleti vagy belső (intézményi) ellenőrzések FEUVE rendszer kialakítására, működtetésére vonatkozó megállapításait, a kapcsolódóan meghozott intézkedések eredményeit. (12) A speciális gazdálkodást folytató szervek kivételével a beszámolóhoz csatolandó a költségvetési szerv vezetőjének önálló, jogszabályban előírt nyilatkozatán kívül a HM KPÜ részéről – a honvédelmi szerv pénzügyi és számviteli ellátásáért felelős – a beszámoló aláírására jogosult illetékes gazdasági vezetőnek az 1. számú melléklet szerinti, az adott szervre vonatkozó nyilatkozata is. (13) A honvédelmi szervek a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 29/A. §-ában előírtakkal összhangban, valamint a HM fejezet államháztartási belső ellenőrzési rendjének szabályairól, és a HM fejezet egységes államháztartási belső ellenőrzési kézikönyvének kiadásáról szóló 81/2007. (HK 15.) HM utasítás 11. § (24)–(26) bekezdéseiben foglalt eljárásrend alapján nyilvántartást vezetnek, valamint beszámolót készítenek, terjesztenek fel a külső és belső ellenőrzési jelentésekben tett megállapításokra, javaslatokra tett intézkedések hasznosulásáról. Az okmányok kidolgozásának további szabályai a speciális gazdálkodást folytató honvédelmi szerveknél 10. § A speciális gazdálkodást folytató honvédelmi szervek a FEUVE rendszerüket jelen utasítás alapján önállóan alakítják ki, amelyhez szükség szerint veszik igénybe a HM KPÜ szakmai közreműködését. Az okmányok kidolgozásának további, speciális szabályai a HM-nél, mint intézménynél 11. § (1) A „HM Igazgatása” FEUVE rendszerének kialakításához, működtetéséhez, rendszeres felülvizsgálatához kapcsolódó szakmai koordinációs tevékenységet a HM KPÜ végzi. Ennek keretében – az érintett HM szervek közreműködésével, azok bedolgozásai alapján – előkészíti a Honvédelmi Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatának (a továbbiakban: HM SZMSZ) vonatkozó módosításait, majd felterjeszti a jóváhagyási eljárást végző HM Tervezési és Koordinációs Főosztály (a továbbiakban: HM TKF) részére. (2) A „HM Igazgatása” 2. § (2) bekezdés a) pont szerinti FEUVE szabályzatát az (1) bekezdésben meghatározott feladatok végrehajtásával párhuzamosan a HM KPÜ alakítja ki a HM VTISZÁT irányításával, melyet megküld a HM TKF részére a HM Kabinetfőnök (a továbbiakban: HM KF) általi jóváhagyás előkészítése érdekében. (3) A „HM Igazgatása” ellenőrzési nyomvonala és folyamatlistája kidolgozását a HM KPÜ koordinálja az alábbiak szerint: a) a kidolgozásban érintett HM szervek: a minisztérium szervezeti elemei a HM SZMSZ II. fejezete szerint; b) a kidolgozásban érintett HM szervek a pénzügyi, az infrastrukturális és elhelyezési, valamint a logisztikai ellátást végző szervekkel (a HM KPÜ-vel, a HM Infrastrukturális Ügynökséggel, továbbá az MH Támogató Dandárral) együttműködve, szükség szerint igénybe véve a HM KPÜ szakmai közreműködését, elkészítik a saját ellenőrzési nyomvonalukat és folyamatlistájukat, amelyeket a szakmai összehangolás, valamint a felülvizsgálat érdekében megküldenek a HM KPÜ részére; c) az ellátást végző szervek az elkészített ellenőrzési nyomvonalukat, folyamatlistájukat megküldik a HM KPÜ részére a „HM Igazgatása” okmányai kialakításának összehangolása, felülvizsgálata érdekében; d) a HM KPÜ a felülvizsgálat keretében elemzi a megküldött okmányok előírt szerkezeti, szerkezeti-tartalmi követelményeinek meglétét, az összehangolás (kialakítás) elvárt szinten történő megvalósíthatóságát. A HM KPÜ a felülvizsgálatot, valamint az érintett szervek közreműködésével történt összehangolást követően kialakítja a „HM Igazgatása” összesített ellenőrzési nyomvonalát és összesített folyamatlistáját majd azokat – az e) pontban meghatározott módosítási javaslatok realizálását követően – megküldi a HM TKF részére a HM KF általi jóváhagyás előkészítése érdekében; e) a kidolgozásban érintett HM szervek ellenőrzési nyomvonalait és folyamatlistáit a HM KPÜ a végrehajtott felülvizsgálatot követően az érintettek részére visszaigazolja a szükséges módosítási javaslatokkal együtt. (4) A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az érintett HM szervek bevonásával a HM Jogi Főosztály dolgozza ki és szakmai egyeztetés és pontosítás után megküldi a HM TKF részére a jóváhagyás előkészítése érdekében. (5) A szabálytalanságok – 2. számú melléklet V. fejezet szerinti – vizsgálata, kezelése és nyilvántartása az érintett HM szerv vezetőjének vagy az általa kijelölt személyeknek – különböző szintű vezetők – a feladata. (6) A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje keretében feltárt hibák a „HM Igazgatása”-ra vonatkozó összesített nyilvántartását és a tevékenység eredményével, tapasztalataival kapcsolatos összesített értékelő jelentést a HM Védelemgazdasági Főosztály (a továbbiakban: HM VGF) készíti el az érintett HM szervek a tárgyévet követő év január 31-ig történő adatszolgáltatásai alapján. (7) Az összesített nyilvántartást és beszámolójelentést a HM VTISZÁT hagyja jóvá. A jóváhagyást követően az összesített beszámolójelentést a HM VGF bedolgozza a (8) bekezdés szerinti összesített beszámolójelentés anyagába. (8) A 2. számú melléklet VII. fejezet 1. pontjának 2. bekezdése szerinti beszámolási kötelezettséget [összhangban az (5) bekezdés vonatkozó előírásaival] minden érintett HM szervnek végre kell hajtania és a tárgyévet követő év január 31-ig meg kell küldenie a „HM Igazgatása” harmonizációs feladatait végző HM VGF részére. A HM VGF összesített beszámolót készít a tárgyévet követő év március 31-ig, melyet megküld a HM KPÜ részére a HM tárca éves szöveges beszámolójába történő bedolgozás érdekében. (9) A „HM Igazgatása” kockázatkezelési szabályzatát – a (3) bekezdés b) pontja szerinti honvédelmi szervek közreműködésével – a HM VGF dolgozza ki, majd a szakmai egyeztetést és pontosítást követően megküldi a HM TKF részére a HM KF általi jóváhagyás előkészítése érdekében. (10) A kidolgozásban érintett HM szervek, a felülvizsgált ellenőrzési nyomvonaluk alapján elkészítik saját kockázat-nyilvántartásaikat, melyeket megküldenek a HM VGF részére felülvizsgálat, valamint a „HM Igazgatása” Fő-kockázat nyilvántartásának összeállítása érdekében. (11) A HM VGF az összeállított Fő-kockázat nyilvántartást megküldi a HM TKF részére a HM KF általi jóváhagyás előkészítése érdekében. (12) A „HM Igazgatása” (3) bekezdés a) pontja szerinti szervek a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 29/A. §-ában előírtakkal összhangban, valamint a HM fejezet államháztartási belső ellenőrzési rendjének szabályairól, és a HM fejezet egységes államháztartási belső ellenőrzési kézikönyvének kiadásáról szóló 81/2007. (HK 15.) HM utasítás 11. § (24)–(26) bekezdésében foglalt eljárásrend alapján nyilvántartást vezetnek, valamint beszámolót készítenek, terjesztenek fel a külső és belső ellenőrzési jelentésekben tett megállapításokra, javaslatokra hozott intézkedések hasznosulásáról. A FEUVE rendszer független belső ellenőrzése és értékelése 12. § (1) A FEUVE rendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelőségét, illetve az irányítási és ellenőrzési rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét teljeskörűen a vonatkozó jogszabályok, illetve a nemzetközi belső ellenőrzési standardok követelményeivel összhangban előírt módszertanok alapján a honvédelmi szerv államháztartási belső ellenőre az éves tervében, a HM központi ellenőrzési szervezete, illetve az átruházott hatáskörrel rendelkező középirányító honvédelmi szerv az éves fejezetszintű államháztartási belső ellenőrzési tervben foglalt ütemezéssel vizsgálja és értékeli. (2) Az államháztartási belső ellenőrzés (1) bekezdésben szereplő jogszabályi kötelezettségét és jogosultságát, a követendő eljárási szabályokat a vonatkozó fejezetszintű és helyi szabályok részleteiben meghatározzák. (3) Az (1) és (2) bekezdések szerinti ellenőrzéseket a fejezeten belüli szervek részéről végzett más típusú ellenőrzések nem váltják ki. A honvédelmi szervek FEUVE ellenőrzése 13. § (1) A koordinációs, valamint fejlesztési feladatok maradéktalan, teljes körű, eredményes és hatékony végrehajtása érdekében – a 2. számú melléklet VIII. fejezete szerint – a HM KPÜ FEUVE ellenőrzéseket hajt végre a honvédelmi szerveknél a HM VTISZÁT irányításával. (2) Az ellenőrzések az előírt szabályzók betartásának, okmányok kidolgozásának helyzetére terjednek ki, vizsgálva az adott szervezetnél, a megelőző időszakban végrehajtott külső (az ÁSZ által végrehajtott), belső (a KEHI által végrehajtott), valamint fejezetszintű, elöljárói felügyeleti, vagy belső (intézményi) ellenőrzések tapasztalatainak beépítését a rendszerfejlesztés érdekében. (3) Az ellenőrzéseket a HM éves ellenőrzési tervében kell megtervezni annak érdekében, hogy összhangban legyenek a honvédelmi szervek tevékenységével, valamint más fejezetszintű, elöljárói felügyeleti, vagy belső ellenőrzések végrehajtásával. 14. § (1) A honvédelmi szervek vezetői a FEUVE rendszer szabályzatainak kialakítása, felülvizsgálata, illetve aktualizálása során figyelembe veszik a honvédelmi szervet érintő külső (az ÁSZ által végrehajtott), belső (a KEHI által végrehajtott), valamint fejezetszintű, elöljárói felügyeleti, vagy belső (intézményi) ellenőrzések FEUVE rendszer kialakítására, működtetésére vonatkozó megállapításait, a kapcsolódóan meghozott intézkedések eredményeit. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott ellenőrzések megállapításait figyelembe véve a FEUVE rendszer működtetését és kialakítottságát – a foganatosításra kiadott intézkedési tervben rögzített időpontig – felül kell vizsgálni a jelzett hiányosságok pótlása, kiegészítése révén a FEUVE rendszer gazdaságos, hatékony, eredményes működésének biztosítása érdekében. Záró rendelkezések 15. § Ez az utasítás a közzétételét követő 3. napon lép hatályba, egyidejűleg a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer kialakításával kapcsolatos feladatokról szóló 114/2005. (HK 1/2006.) HM utasítás hatályát veszti. 16. § A honvédelmi szerveknek jelen utasítás előírásait, a hatálybalépést követő 60 napon belül, át kell vezetniük FEUVE rendszereiken a kapcsolódó okmányok aktualizálásával, módosításával. Dr. Szekeres Imre s. k., honvédelmi miniszter