2/2017. (XI. 9.) SZTNH utasítása a közbeszerzési szabályzatról.

2/2017. (XI. 9.) SZTNH utasítása a közbeszerzési szabályzatról. A közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 27. §-ában foglaltakra figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjával összhangban az alábbi utasítást adom ki: I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Az utasítás célja 1. § (1) A Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) közbeszerzési szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy a közpénzek törvényes és észszerű módon történő felhasználásának, a közpénzből megvalósított beszerzések átláthatóságának és az esélyegyenlőségen alapuló verseny megvalósulásának elősegítése érdekében a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 27. §-a alapján rögzítse a Hivatal közbeszerzéseivel kapcsolatos feladatait, szabályozza a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, szakszerű, hatékony és egyben jogszerű lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. (2) A Szabályzatot a Kbt.-nek és egyéb kapcsolódó hatályos jogszabályoknak, valamint a Közbeszerzési Hatóság ajánlásaiban és a Közbeszerzési Hatóság elnökének tájékoztatóiban foglaltaknak megfelelően kell alkalmazni. Az utasítás hatálya 2. § (1) Ezen utasítás személyi hatálya a Hivatal kormánytisztviselőire és munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira (a kormánytisztviselő és a munkavállaló a továbbiakban együtt: munkatárs), továbbá a közbeszerzési eljárásban a Hivatal nevében esetleg külön szerződés alapján közreműködő személyekre terjed ki, különös tekintettel valamennyi, a Hivatal mint ajánlatkérő által elindított közbeszerzési eljárás előkészítésébe és lefolytatásába bevont személyre, megbízott szakértő(k)re. (2) Ezen utasítás tárgyi hatálya kiterjed minden, a Hivatal által – jelen szabályzat hatálybalépését követően – indított közbeszerzésre. Az ajánlatkérő jogállása 3. § A Hivatal a Kbt. 5. § (1) bekezdés c) pontja alapján a törvény személyi hatálya alá tartozó ajánlatkérő, amely mint ilyen szervezet, a Kbt. tárgyi hatálya alá tartozó beszerzések során a közbeszerzési jogszabályok rendelkezéseinek maradéktalan betartására kötelezett. Irányadó jogszabályok, értelmező rendelkezések 4. § (1) A közbeszerzések előkészítése és végrehajtása során a Kbt. és a konkrét beszerzés tárgya szerinti speciális jogszabályok előírásai az irányadóak, valamint be kell tartani az azokkal kapcsolatos mindenkor hatályos belső utasításokat (pl.  a  kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés és utalványozás rendjéről szóló, az iratkezelésről, az egyedi iratkezelési szabályzat kiadásáról szóló stb. utasításokat). (2) A Szabályzatban és a közbeszerzési eljárásokban alkalmazott valamennyi fogalmat a Kbt. értelmező rendelkezései és egyéb előírásai, definíciói szerint kell alkalmazni. Rendkívüli esetben, ha a Kbt. a közbeszerzési eljárásban alkalmazott fogalmakról nem tartalmaz definíciót, úgy az eljárást megindító felhívásban vagy a közbeszerzési dokumentumokban kell gondoskodni a fogalmak pontos, egyértelmű meghatározásáról. A közbeszerzési eljárás alapelvei 5. § Minden közbeszerzési eljárásban és annak minden szakaszában – ideértve a szerződés megkötését is – a Hivatal mint ajánlatkérő köteles a Kbt.-ben meghatározott alapelveket szem előtt tartva eljárni, így a) biztosítani kell a verseny tisztaságát, átláthatóságát és nyilvánosságát, biztosítani kell az esélyegyenlőséget és egyenlő bánásmódot, b) a jóhiszeműség és a tisztesség követelménye szerint kell eljárni, c) a közpénzeket a hatékony és felelős gazdálkodás elvét szem előtt tartva kell felhasználni, d) nemzeti elbánást kell nyújtani a törvényi szabályok és a nemzetközi kötelezettségek szerint. A közbeszerzési igények évenkénti tervezése 6. § (1) A Kbt. hatálya alá tartozó beszerzésekre vonatkozóan az egyes beszerzéseket igénylő hivatali szakmai területeknek (a továbbiakban: beszerzői keretgazda) minden évben az adott naptári év március 1. napjáig kell leadni a beszerzési igényeiket a közbeszerzési eljárások koordinálására és dokumentálásának elvégzésére kijelölt munkatárs (a továbbiakban: közbeszerzési referens) részére, annak bekérése alapján. (2) Az éves költségvetés alapján a költségvetési év elején minden év március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet kell készíteni az adott évre tervezett közbeszerzésekről, amely összeállítása a közbeszerzési referens feladata. Az elkészített közbeszerzési tervet a közbeszerzési referens terjeszti elő jóváhagyásra a gazdasági főigazgatónak. (3) A jóváhagyott közbeszerzési tervet a Hivatalnak legalább öt évig meg kell őrizni. A közbeszerzési terv nyilvános. A  közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) a Hivatal honlapján – a közbeszerzési terv módosítása esetén a módosítás jóváhagyásától számított öt munkanapon belül – közzé kell tennie. (4) A közbeszerzési tervnek az elkészítése előtt az adott évben indított közbeszerzési eljárást is tartalmaznia kell. (5) A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. A Hivatal a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárást is lefolytathatja, ha az általa előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is. A közbeszerzési terv módosítását a beszerzői keretgazda bejelentett igényei alapján a közbeszerzési referens készíti elő és terjeszti fel jóváhagyásra a gazdasági főigazgatónak. Az éves statisztikai összegezés 7. § Az éves közbeszerzésekről – külön jogszabályban meghatározott minta szerint – éves statisztikai összegezést kell készíteni, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig kell megküldeni a Közbeszerzési Hatóságnak. Az éves statisztikai összegezést a közbeszerzési referens készíti el és küldi meg a gazdasági főigazgató jóváhagyását követően a Közbeszerzési Hatóságnak. A közbeszerzési eljárás kezdeményezése és megindítása 8. § (1) Közbeszerzési eljárás kezdeményezésére a beszerzői keretgazdák jogosultak, a közbeszerzési referens részére történő bejelentéssel. (2) A bejelentésnek vagy a bejelentés alapján összeállításra kerülő előterjesztésnek (a továbbiakban: felelősségi rend) tartalmaznia kell a beszerzés tárgyát, mennyiségét és műszaki leírását, valamint az értékelési szempontokra és az alkalmassági feltételekre tett javaslatot, továbbá a bírálóbizottság és szükség esetén a szakmai bizottság tagjainak megnevezésére és felelősségi körükre vonatkozó javaslatot. (3) A gazdasági főigazgató a beszerzői keretgazda bejelentése és a közbeszerzési referens előterjesztése alapján dönt az eljárás előzetes megindításáról. Az előterjesztésnek részei a beszerzői keretgazdák által benyújtott dokumentumokon túl a mindenkor hatályos jogszabályok szerinti dokumentumok, különösen az eljárást megindító (ajánlati/ajánlattételi/ részvételi) felhívás és dokumentáció, a bírálóbizottság és a szakmai bizottság tagjainak összeférhetetlenségi nyilatkozatai és az adott beszerzés fedezetének igazolására vonatkozó nyilatkozat, az annak alátámasztásául szolgáló dokumentumokkal együtt, amelyek elkészítéséért a beszerzői keretgazda és a közbeszerzési referens felelős. (4) Összhangban a Kbt. 27. § (3)–(5) bekezdéseiben foglaltakkal a Hivatal a közbeszerzési eljárásban szükséges szakértelem (szakmai, jogi, pénzügyi, közbeszerzési) biztosítása céljából legalább háromfős bírálóbizottságot hoz létre. Ha  jogszabály valamely beszerzés vonatkozásában más személy vagy szakértelem bevonását írja elő, a Hivatal a  beszerzés előkészítése és az eljárás lefolytatása során köteles gondoskodni a jogszabályban meghatározott közreműködő részvételéről. (5) Ha a beszerzés tárgya szerinti szakmai ismeretek képviselete céljából szükséges, erre legalább háromfős szakmai bizottság kerül kijelölésre. A szakmai bizottságban kizárólag a beszerzés tárgya szerinti szakmai ismeretekkel rendelkező tagok vesznek részt, amely bizottság vezetője képviseli a tagokat és a beszerzés tárgya szerinti szakértelmet a bírálóbizottságban, így egyben a bírálóbizottság tagja is. 9. § (1) A közbeszerzési eljárás Kbt. szerinti megindítása előtt a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló mindenkor hatályos külön jogszabályban meghatározott esetekben előzetes engedélyeztetési eljárást kell lefolytatni. (2) Közbeszerzési eljárás Kbt. szerinti megindítására a gazdasági főigazgató előterjesztése alapján, a hatályos jogszabályok szerint a Miniszterelnökség jóváhagyását követően kerülhet sor. A főigazgatói által aláírt és a közbeszerzési referens által elküldött előzetes engedélyeztetést kérő előterjesztésnek és mellékleteinek tartalmaznia kell a mindenkor hatályos jogszabályok szerinti dokumentumokat. Az engedélyezési előzetes eljárás megindítása során összhangban a 8. § (3) bekezdésével, különösen, de nem kizárólagosan a közbeszerzési eljárást megindító felhívást (ajánlati/ ajánlattételi/részvételi) és dokumentációt, a bírálóbizottság és adott esetben a szakmai bizottság tagjainak megnevezésére és felelősségi körükre vonatkozó rendelkezéseket (a konkrét eljárásra szóló felelősségi rendet), a bírálóbizottság és a szakmai bizottság tagjainak összeférhetetlenségi nyilatkozatait és az adott beszerzés fedezetének igazolására vonatkozó nyilatkozatot az annak alátámasztásául szolgáló dokumentumokkal együtt kell megküldeni. A közbeszerzés értékének, becsült értékének meghatározása, részekre bontás tilalma 10. § (1) A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért az adott piacon általában kért vagy kínált –  általános forgalmi adó nélkül számított, a Kbt. 16–20. §-aiban foglaltakra tekintettel megállapított – teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték). (2) Tilos a becsült érték meghatározásának módszerét a Kbt. megkerülése céljával megválasztani. (3) Tilos a közbeszerzést oly módon részekre bontani, amely a Kbt. szerinti uniós értékhatár alatti, vagy az uniós értékhatárt elérő vagy meghaladó becsült értékű beszerzésekre vonatkozó szabályok alkalmazásának megkerülésére vezet. (4) Az irányadó értékhatárokat minden évben a tárgyévre vonatkozó költségvetési törvény alapján, a Közbeszerzési Hatóság elnökének tájékoztatója alapján kell alkalmazni. (5) Az egyes közbeszerzési eljárások eljárásrendjét (uniós értékhatárokat elérő, vagy uniós értékhatár alatti) az eljárás értékére és a vonatkozó értékhatárokra tekintettel kell meghatározni. A közbeszerzési eljárás fajtájának a kiválasztása 11. § (1) Az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzésekre a Kbt. Második Részét, az ezek alatti és egyben a nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzésekre a Harmadik Részét alkalmazva kell eljárni, kivéve ha a Kbt. másként rendelkezik. (2) A közbeszerzési eljárás nyílt, meghívásos, tárgyalásos eljárás, versenypárbeszéd vagy hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás lehet. Az egyes közbeszerzési eljárások esetén az alkalmazandó eljárásfajtára a hatályos jogszabályok betartásával a beszerzés sajátosságaira figyelemmel a felelősségi rendben kell javaslatot tenni. A közbeszerzési eljárás előkészítése és lefolytatása 12. § (1) A közbeszerzési eljárás előzetes engedélyeztetésének megindítását megelőzően a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező (adott esetben lebonyolító) tagja előkészíti az adott beszerzés ajánlati/részvételi felhívását és közbeszerzési dokumentumait a beszerzői keretgazda, szükség esetén a bírálóbizottság más szakértelmet képviselő tagjai által meghatározott további követelményeknek megfelelően. A Hivatal minden közbeszerzési eljárásban készít közbeszerzési dokumentumokat, a beszerzés tárgyától függetlenül. (2) Az előkészített, és a bírálóbizottság, valamint amennyiben kijelölésre kerül akkor a szakmai bizottság tagjai által jóváhagyott ajánlati/részvételi felhívást és közbeszerzési dokumentumokat, továbbá a felelősségi rendet a beszerzői keretgazda felterjeszti jóváhagyásra gazdasági főigazgatónak. A jóváhagyó döntést követően a közbeszerzési referens vagy a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező (lebonyolító) tagja a jelen utasítás 9. §-a szerint a hatályos jogszabályoknak megfelelően megküldi jóváhagyásra. (3) A szükséges jóváhagyásokat követően a Kbt. szerinti közbeszerzési eljárás megindításra majd lefolytatásra kerül a  mindenkor hatályos jogszabályok rendelkezései és jelen szabályzatban rögzítettek alapján. Az eljárás során a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező (lebonyolító) tagja gondoskodik a közbeszerzési eljárás során szükséges feladatok elvégzéséről, segíti – ha kijelölésre került a szakmai bizottság és – a bírálóbizottság más tagjainak munkáját a bírálat során. (4) Az eljárást lezáró döntést a bírálóbizottság szakvéleménye alapján, a bírálóbizottság felterjesztését követően a  gazdasági főigazgató, a külön jogszabályban meghatározott engedélytől függően feltételesen hozza meg. A  feltételes hivatali döntést a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező (lebonyolító) tagja vagy a közbeszerzési referens felterjeszti jóváhagyásra a hatályos jogszabályoknak megfelelően a jelen utasítás 9. §-ában meghatározottak szerint a Miniszterelnökségnek. A jogszabály szerint engedély kézhezvételét követően vagy meghatározott határidő leteltét követően kerül sor a Hivatal részéről az eljárás eredményének kihirdetésére, összhangban a gazdasági főigazgató döntésével. Szerződéskötés 13. § A Hivatal csak az eljárás nyertesével vagy – visszalépése esetén, ha azt a felhívásban előírta – az eljárás eredményének kihirdetésekor a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített szervezettel (személlyel) kötheti meg a  szerződést, írásban. A szerződés aláírására és ellenjegyzésére a Hivatal mindenkori belső utasításaiban foglaltak megfelelően irányadók. A közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok, hatáskörök és felelősségi rend 14. § (1) A gazdasági főigazgató: a) jóváhagyja az éves közbeszerzési tervet és annak esetleg szükségessé váló módosításait a közbeszerzési referens előterjesztése alapján, b) jóváhagyja az éves statisztikai összegezést a közbeszerzési referens előterjesztése alapján, c) a beszerzői keretgazda bírálóbizottság javaslatát is tükröző előterjesztése alapján dönt az előzetes engedélyezési eljárás jóváhagyásra előterjesztéséről a 9. §-ban foglaltak szerint, d) a bírálóbizottság szakvéleménye és döntési javaslata alapján dönt az közbeszerzési eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről és a 12. § (4) bekezdés szerinti jóváhagyásra előterjesztéséről. (2) A szakmai bizottság kijelölése esetén: a) ellátja az eljárást előkészítő feladatok során felmerült, a beszerzés tárgya szerint releváns szakmai feladatokat (ideértve a becsült érték meghatározását is), b) ellátja a Kbt. 27. § (4) bekezdésében meghatározott beszerzés tárgya szerinti szakmai értékelési feladatokat, c) ellátja a szakmai bizottsági tagság kinevezésére vonatkozó felkérésben foglalt feladatait, d) javaslatot tesz a bírálóbizottság részére az eljárás eredményére vonatkozóan. (3) A bírálóbizottság: a) ellátja a közbeszerzési eljárást előkészítő feladatokat, b) ellátja a Kbt. 27. § (4) bekezdésében meghatározott értékelési feladatokat, c) ellátja a bírálóbizottsági tagság kinevezésére vonatkozó felkérésben foglalt feladatait, d) javaslatot tesz a döntéshozó részére az eljárás eredményére vonatkozóan. (4) A szakmai bizottság és a bírálóbizottság (a továbbiakban együtt: bizottságok) tagjait minden esetben a gazdasági főigazgató nevezi ki a felelősségi rend jóváhagyásával, a Kbt. 27. § (3) bekezdés szerinti, a szakértelemre vonatkozó követelmények betartásával. A bizottságok tagja az eljárás során azon szakértelem tekintetében nyilatkozattételi kötelezettséggel tartozik, amelyre vonatkozóan a kinevezését kapta. A bizottságok munkáját eseti megbízás alapján külső szakértő is segítheti. A bizottságok tagjai írásban kötelesek nyilatkozni a megbízatás elfogadásáról és arról, hogy velük szemben fennáll-e a Kbt. 25. § szerinti összeférhetetlenség. A szakmai bizottság abban az esetben határozatképes, ha a kijelölt számú tagja, akadályoztatás esetén annak helyetteseként utólag kijelölt személy jelen van. A bírálóbizottság abban az esetben határozatképes, ha az egyes szakértelem képviseletében legalább egy fő jelen van. A bizottságok határozatait a jelenlévő tagok szótöbbségi szavazatával hozzák. A bizottságok munkájáról jegyzőkönyvet kell készíteni. (5) A gazdasági főigazgató közbeszerzésekkel kapcsolatos irányító munkáját az erre a feladatra munkaköri leírásában kijelölt közbeszerzési referens segíti. A központosított közbeszerzés 15. § (1) A Kormány külön rendeletben szabályozta a központosított közbeszerzések rendszerét, valamint a központi beszerző szervezet feladat és hatáskörét. (2) A Hivatal a rendelet személyi hatálya alá tartozik, így a Korm. rendelet tárgyi hatálya alá tartozó termékkörök esetében a Hivatal a központosított közbeszerzés keretében megkötött keretmegállapodások és keretszerződések (a  továbbiakban együtt: keretmegállapodás) terhére köteles a beszerzéseit megvalósítani, a jogszabályi előírások, valamint az egyes keretmegállapodásokban foglaltak szerint. (3) Amennyiben a Hivatal a keretmegállapodás alapján az eljárás második szakaszát közvetlen megrendelés útján valósítja meg, úgy az a szükséges adatlappal kezdeményezhető. Az adatlapot gazdasági főigazgató hagyja jóvá, amely egyben fedezetigazolás és döntés arról, hogy szakmai bizottság kinevezésére nem kerül sor. (4) Amennyiben a keretmegállapodás alapján történő közvetlen megrendelések egyedi értéke a beszerzés tárgyából fakadóan jellemzően kisértékű (pl. irodaszer, utazásszervezés), úgy ezen igényeket a vonatkozó adatlap szerint meghatározott időszakra és keretösszegre vonatkozóan lehet kezdeményezni. A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje 16. § (1) A közbeszerzési eljárást annak előkészítésétől az eljárás alapján megkötött szerződés teljesítéséig írásban, a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően, a Hivatal mindenkori egyedi iratkezelési szabályzata szerint kell dokumentálni. A közbeszerzési eljárás dokumentálása teljes körű, az eljárás minden elemére és részfolyamatára kiterjed, beleértve az előzetes engedélyeztetést is. A dokumentálás a közbeszerzési eljárás lefolytatása során a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagjának feladata a szerződés megkötéséig és az eljárás eredményéről szóló tájékoztató hirdetmény feladásáig, szükség esetén a közbeszerzési referens bevonásával. (2) A szerződés teljesítésének dokumentálásáért a beszerzői keretgazda (igénylő szakterület) a felelős. (3) Az eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot az eljárás lezárásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezését követő 5 évig meg kell őrizni. Az iratok megőrzéséért a beszerzői keretgazda (igénylő szakterület) felelős. A Szabályzat hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárások belső ellenőrzése 17. § A közbeszerzési eljárások lefolytatásának belső ellenőrzését az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és  a  kapcsolódó jogszabályok előírásai alapján a Hivatal mindenkori Belső Ellenőrzési Kézikönyvében foglaltak figyelembevételével kell elvégezni. II. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 18. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) Ezen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépést követően megindítani kezdeményezett közbeszerzések esetében kell alkalmazni. (3) Felhatalmazást kap a gazdasági főigazgató a hivatali közbeszerzési eljárások során alkalmazandó iratminták gazdasági vezetői utasításban történő kiadására. (4) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról a közbeszerzési referens vagy a gazdasági főigazgató által kijelölt személy köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását. Dr. Łuszcz Viktor s. k., a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala elnöke