2/
- (XI. 9.) SZTNH utasítása a közbeszerzési szabályzatról. A közbeszerzésekről szóló
- évi CXLIII. törvény
- §-ában foglaltakra figyelemmel a jogalkotásról szóló
- évi CXXX. törvény
- §
(4)bekezdés c) pontjával összhangban az alábbi utasítást adom ki: I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Az utasítás célja 1. §
(1)A Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) közbeszerzési szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy a közpénzek törvényes és észszerű módon történő felhasználásának, a közpénzből megvalósított beszerzések átláthatóságának és az esélyegyenlőségen alapuló verseny megvalósulásának elősegítése érdekében a közbeszerzésekről szóló
- évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.)
- §-a alapján rögzítse a Hivatal közbeszerzéseivel kapcsolatos feladatait, szabályozza a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, szakszerű, hatékony és egyben jogszerű lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal.
(2)A Szabályzatot a Kbt.-nek és egyéb kapcsolódó hatályos jogszabályoknak, valamint a Közbeszerzési Hatóság ajánlásaiban és a Közbeszerzési Hatóság elnökének tájékoztatóiban foglaltaknak megfelelően kell alkalmazni. Az utasítás hatálya 2. §
(1)Ezen utasítás személyi hatálya a Hivatal kormánytisztviselőire és munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira (a kormánytisztviselő és a munkavállaló a továbbiakban együtt: munkatárs), továbbá a közbeszerzési eljárásban a Hivatal nevében esetleg külön szerződés alapján közreműködő személyekre terjed ki, különös tekintettel valamennyi, a Hivatal mint ajánlatkérő által elindított közbeszerzési eljárás előkészítésébe és lefolytatásába bevont személyre, megbízott szakértő(k)re.
(2)Ezen utasítás tárgyi hatálya kiterjed minden, a Hivatal által – jelen szabályzat hatálybalépését követően – indított közbeszerzésre. Az ajánlatkérő jogállása 3. § A Hivatal a Kbt. 5. §
(1)bekezdés c) pontja alapján a törvény személyi hatálya alá tartozó ajánlatkérő, amely mint ilyen szervezet, a Kbt. tárgyi hatálya alá tartozó beszerzések során a közbeszerzési jogszabályok rendelkezéseinek maradéktalan betartására kötelezett. Irányadó jogszabályok, értelmező rendelkezések 4. §
(1)A közbeszerzések előkészítése és végrehajtása során a Kbt. és a konkrét beszerzés tárgya szerinti speciális jogszabályok előírásai az irányadóak, valamint be kell tartani az azokkal kapcsolatos mindenkor hatályos belső utasításokat (pl. a kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés és utalványozás rendjéről szóló, az iratkezelésről, az egyedi iratkezelési szabályzat kiadásáról szóló stb. utasításokat).
(2)A Szabályzatban és a közbeszerzési eljárásokban alkalmazott valamennyi fogalmat a Kbt. értelmező rendelkezései és egyéb előírásai, definíciói szerint kell alkalmazni. Rendkívüli esetben, ha a Kbt. a közbeszerzési eljárásban alkalmazott fogalmakról nem tartalmaz definíciót, úgy az eljárást megindító felhívásban vagy a közbeszerzési dokumentumokban kell gondoskodni a fogalmak pontos, egyértelmű meghatározásáról. A közbeszerzési eljárás alapelvei 5. § Minden közbeszerzési eljárásban és annak minden szakaszában – ideértve a szerződés megkötését is – a Hivatal mint ajánlatkérő köteles a Kbt.-ben meghatározott alapelveket szem előtt tartva eljárni, így
- a)biztosítani kell a verseny tisztaságát, átláthatóságát és nyilvánosságát, biztosítani kell az esélyegyenlőséget és egyenlő bánásmódot,
- b)a jóhiszeműség és a tisztesség követelménye szerint kell eljárni,
- c)a közpénzeket a hatékony és felelős gazdálkodás elvét szem előtt tartva kell felhasználni,
- d)nemzeti elbánást kell nyújtani a törvényi szabályok és a nemzetközi kötelezettségek szerint. A közbeszerzési igények évenkénti tervezése 6. §
(1)A Kbt. hatálya alá tartozó beszerzésekre vonatkozóan az egyes beszerzéseket igénylő hivatali szakmai területeknek (a továbbiakban: beszerzői keretgazda) minden évben az adott naptári év március 1. napjáig kell leadni a beszerzési igényeiket a közbeszerzési eljárások koordinálására és dokumentálásának elvégzésére kijelölt munkatárs (a továbbiakban: közbeszerzési referens) részére, annak bekérése alapján.
(2)Az éves költségvetés alapján a költségvetési év elején minden év március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet kell készíteni az adott évre tervezett közbeszerzésekről, amely összeállítása a közbeszerzési referens feladata. Az elkészített közbeszerzési tervet a közbeszerzési referens terjeszti elő jóváhagyásra a gazdasági főigazgatónak.
(3)A jóváhagyott közbeszerzési tervet a Hivatalnak legalább öt évig meg kell őrizni. A közbeszerzési terv nyilvános. A közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) a Hivatal honlapján – a közbeszerzési terv módosítása esetén a módosítás jóváhagyásától számított öt munkanapon belül – közzé kell tennie.
(4)A közbeszerzési tervnek az elkészítése előtt az adott évben indított közbeszerzési eljárást is tartalmaznia kell.
(5)A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. A Hivatal a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárást is lefolytathatja, ha az általa előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is. A közbeszerzési terv módosítását a beszerzői keretgazda bejelentett igényei alapján a közbeszerzési referens készíti elő és terjeszti fel jóváhagyásra a gazdasági főigazgatónak. Az éves statisztikai összegezés 7. § Az éves közbeszerzésekről – külön jogszabályban meghatározott minta szerint – éves statisztikai összegezést kell készíteni, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig kell megküldeni a Közbeszerzési Hatóságnak. Az éves statisztikai összegezést a közbeszerzési referens készíti el és küldi meg a gazdasági főigazgató jóváhagyását követően a Közbeszerzési Hatóságnak. A közbeszerzési eljárás kezdeményezése és megindítása 8. §
(1)Közbeszerzési eljárás kezdeményezésére a beszerzői keretgazdák jogosultak, a közbeszerzési referens részére történő bejelentéssel.
(2)A bejelentésnek vagy a bejelentés alapján összeállításra kerülő előterjesztésnek (a továbbiakban: felelősségi rend) tartalmaznia kell a beszerzés tárgyát, mennyiségét és műszaki leírását, valamint az értékelési szempontokra és az alkalmassági feltételekre tett javaslatot, továbbá a bírálóbizottság és szükség esetén a szakmai bizottság tagjainak megnevezésére és felelősségi körükre vonatkozó javaslatot.
(3)A gazdasági főigazgató a beszerzői keretgazda bejelentése és a közbeszerzési referens előterjesztése alapján dönt az eljárás előzetes megindításáról. Az előterjesztésnek részei a beszerzői keretgazdák által benyújtott dokumentumokon túl a mindenkor hatályos jogszabályok szerinti dokumentumok, különösen az eljárást megindító (ajánlati/ajánlattételi/ részvételi) felhívás és dokumentáció, a bírálóbizottság és a szakmai bizottság tagjainak összeférhetetlenségi nyilatkozatai és az adott beszerzés fedezetének igazolására vonatkozó nyilatkozat, az annak alátámasztásául szolgáló dokumentumokkal együtt, amelyek elkészítéséért a beszerzői keretgazda és a közbeszerzési referens felelős.
(4)Összhangban a Kbt. 27. §
(3)–
(5)bekezdéseiben foglaltakkal a Hivatal a közbeszerzési eljárásban szükséges szakértelem (szakmai, jogi, pénzügyi, közbeszerzési) biztosítása céljából legalább háromfős bírálóbizottságot hoz létre. Ha jogszabály valamely beszerzés vonatkozásában más személy vagy szakértelem bevonását írja elő, a Hivatal a beszerzés előkészítése és az eljárás lefolytatása során köteles gondoskodni a jogszabályban meghatározott közreműködő részvételéről.
(5)Ha a beszerzés tárgya szerinti szakmai ismeretek képviselete céljából szükséges, erre legalább háromfős szakmai bizottság kerül kijelölésre. A szakmai bizottságban kizárólag a beszerzés tárgya szerinti szakmai ismeretekkel rendelkező tagok vesznek részt, amely bizottság vezetője képviseli a tagokat és a beszerzés tárgya szerinti szakértelmet a bírálóbizottságban, így egyben a bírálóbizottság tagja is. 9. §
(1)A közbeszerzési eljárás Kbt. szerinti megindítása előtt a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló mindenkor hatályos külön jogszabályban meghatározott esetekben előzetes engedélyeztetési eljárást kell lefolytatni.
(2)Közbeszerzési eljárás Kbt. szerinti megindítására a gazdasági főigazgató előterjesztése alapján, a hatályos jogszabályok szerint a Miniszterelnökség jóváhagyását követően kerülhet sor. A főigazgatói által aláírt és a közbeszerzési referens által elküldött előzetes engedélyeztetést kérő előterjesztésnek és mellékleteinek tartalmaznia kell a mindenkor hatályos jogszabályok szerinti dokumentumokat. Az engedélyezési előzetes eljárás megindítása során összhangban a 8. §
(3)bekezdésével, különösen, de nem kizárólagosan a közbeszerzési eljárást megindító felhívást (ajánlati/ ajánlattételi/részvételi) és dokumentációt, a bírálóbizottság és adott esetben a szakmai bizottság tagjainak megnevezésére és felelősségi körükre vonatkozó rendelkezéseket (a konkrét eljárásra szóló felelősségi rendet), a bírálóbizottság és a szakmai bizottság tagjainak összeférhetetlenségi nyilatkozatait és az adott beszerzés fedezetének igazolására vonatkozó nyilatkozatot az annak alátámasztásául szolgáló dokumentumokkal együtt kell megküldeni. A közbeszerzés értékének, becsült értékének meghatározása, részekre bontás tilalma 10. §
(1)A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért az adott piacon általában kért vagy kínált – általános forgalmi adó nélkül számított, a Kbt. 16–20. §-aiban foglaltakra tekintettel megállapított – teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték).
(2)Tilos a becsült érték meghatározásának módszerét a Kbt. megkerülése céljával megválasztani.
(3)Tilos a közbeszerzést oly módon részekre bontani, amely a Kbt. szerinti uniós értékhatár alatti, vagy az uniós értékhatárt elérő vagy meghaladó becsült értékű beszerzésekre vonatkozó szabályok alkalmazásának megkerülésére vezet.
(4)Az irányadó értékhatárokat minden évben a tárgyévre vonatkozó költségvetési törvény alapján, a Közbeszerzési Hatóság elnökének tájékoztatója alapján kell alkalmazni.
(5)Az egyes közbeszerzési eljárások eljárásrendjét (uniós értékhatárokat elérő, vagy uniós értékhatár alatti) az eljárás értékére és a vonatkozó értékhatárokra tekintettel kell meghatározni. A közbeszerzési eljárás fajtájának a kiválasztása 11. §
(1)Az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzésekre a Kbt. Második Részét, az ezek alatti és egyben a nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzésekre a Harmadik Részét alkalmazva kell eljárni, kivéve ha a Kbt. másként rendelkezik.
(2)A közbeszerzési eljárás nyílt, meghívásos, tárgyalásos eljárás, versenypárbeszéd vagy hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás lehet. Az egyes közbeszerzési eljárások esetén az alkalmazandó eljárásfajtára a hatályos jogszabályok betartásával a beszerzés sajátosságaira figyelemmel a felelősségi rendben kell javaslatot tenni. A közbeszerzési eljárás előkészítése és lefolytatása 12. §
(1)A közbeszerzési eljárás előzetes engedélyeztetésének megindítását megelőzően a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező (adott esetben lebonyolító) tagja előkészíti az adott beszerzés ajánlati/részvételi felhívását és közbeszerzési dokumentumait a beszerzői keretgazda, szükség esetén a bírálóbizottság más szakértelmet képviselő tagjai által meghatározott további követelményeknek megfelelően. A Hivatal minden közbeszerzési eljárásban készít közbeszerzési dokumentumokat, a beszerzés tárgyától függetlenül.
(2)Az előkészített, és a bírálóbizottság, valamint amennyiben kijelölésre kerül akkor a szakmai bizottság tagjai által jóváhagyott ajánlati/részvételi felhívást és közbeszerzési dokumentumokat, továbbá a felelősségi rendet a beszerzői keretgazda felterjeszti jóváhagyásra gazdasági főigazgatónak. A jóváhagyó döntést követően a közbeszerzési referens vagy a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező (lebonyolító) tagja a jelen utasítás 9. §-a szerint a hatályos jogszabályoknak megfelelően megküldi jóváhagyásra.
(3)A szükséges jóváhagyásokat követően a Kbt. szerinti közbeszerzési eljárás megindításra majd lefolytatásra kerül a mindenkor hatályos jogszabályok rendelkezései és jelen szabályzatban rögzítettek alapján. Az eljárás során a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező (lebonyolító) tagja gondoskodik a közbeszerzési eljárás során szükséges feladatok elvégzéséről, segíti – ha kijelölésre került a szakmai bizottság és – a bírálóbizottság más tagjainak munkáját a bírálat során.
(4)Az eljárást lezáró döntést a bírálóbizottság szakvéleménye alapján, a bírálóbizottság felterjesztését követően a gazdasági főigazgató, a külön jogszabályban meghatározott engedélytől függően feltételesen hozza meg. A feltételes hivatali döntést a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező (lebonyolító) tagja vagy a közbeszerzési referens felterjeszti jóváhagyásra a hatályos jogszabályoknak megfelelően a jelen utasítás
- §-ában meghatározottak szerint a Miniszterelnökségnek. A jogszabály szerint engedély kézhezvételét követően vagy meghatározott határidő leteltét követően kerül sor a Hivatal részéről az eljárás eredményének kihirdetésére, összhangban a gazdasági főigazgató döntésével. Szerződéskötés
- § A Hivatal csak az eljárás nyertesével vagy – visszalépése esetén, ha azt a felhívásban előírta – az eljárás eredményének kihirdetésekor a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített szervezettel (személlyel) kötheti meg a szerződést, írásban. A szerződés aláírására és ellenjegyzésére a Hivatal mindenkori belső utasításaiban foglaltak megfelelően irányadók. A közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok, hatáskörök és felelősségi rend
- §
(1)A gazdasági főigazgató:
- a)jóváhagyja az éves közbeszerzési tervet és annak esetleg szükségessé váló módosításait a közbeszerzési referens előterjesztése alapján,
- b)jóváhagyja az éves statisztikai összegezést a közbeszerzési referens előterjesztése alapján,
- c)a beszerzői keretgazda bírálóbizottság javaslatát is tükröző előterjesztése alapján dönt az előzetes engedélyezési eljárás jóváhagyásra előterjesztéséről a 9. §-ban foglaltak szerint,
- d)a bírálóbizottság szakvéleménye és döntési javaslata alapján dönt az közbeszerzési eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről és a 12. §
(4)bekezdés szerinti jóváhagyásra előterjesztéséről.
(2)A szakmai bizottság kijelölése esetén:
- a)ellátja az eljárást előkészítő feladatok során felmerült, a beszerzés tárgya szerint releváns szakmai feladatokat (ideértve a becsült érték meghatározását is),
- b)ellátja a Kbt. 27. §
(4)bekezdésében meghatározott beszerzés tárgya szerinti szakmai értékelési feladatokat,
- c)ellátja a szakmai bizottsági tagság kinevezésére vonatkozó felkérésben foglalt feladatait,
- d)javaslatot tesz a bírálóbizottság részére az eljárás eredményére vonatkozóan.
(3)A bírálóbizottság:
- a)ellátja a közbeszerzési eljárást előkészítő feladatokat,
- b)ellátja a Kbt. 27. §
(4)bekezdésében meghatározott értékelési feladatokat,
- c)ellátja a bírálóbizottsági tagság kinevezésére vonatkozó felkérésben foglalt feladatait,
- d)javaslatot tesz a döntéshozó részére az eljárás eredményére vonatkozóan.
(4)A szakmai bizottság és a bírálóbizottság (a továbbiakban együtt: bizottságok) tagjait minden esetben a gazdasági főigazgató nevezi ki a felelősségi rend jóváhagyásával, a Kbt. 27. §
(3)bekezdés szerinti, a szakértelemre vonatkozó követelmények betartásával. A bizottságok tagja az eljárás során azon szakértelem tekintetében nyilatkozattételi kötelezettséggel tartozik, amelyre vonatkozóan a kinevezését kapta. A bizottságok munkáját eseti megbízás alapján külső szakértő is segítheti. A bizottságok tagjai írásban kötelesek nyilatkozni a megbízatás elfogadásáról és arról, hogy velük szemben fennáll-e a Kbt. 25. § szerinti összeférhetetlenség. A szakmai bizottság abban az esetben határozatképes, ha a kijelölt számú tagja, akadályoztatás esetén annak helyetteseként utólag kijelölt személy jelen van. A bírálóbizottság abban az esetben határozatképes, ha az egyes szakértelem képviseletében legalább egy fő jelen van. A bizottságok határozatait a jelenlévő tagok szótöbbségi szavazatával hozzák. A bizottságok munkájáról jegyzőkönyvet kell készíteni.
(5)A gazdasági főigazgató közbeszerzésekkel kapcsolatos irányító munkáját az erre a feladatra munkaköri leírásában kijelölt közbeszerzési referens segíti. A központosított közbeszerzés 15. §
(1)A Kormány külön rendeletben szabályozta a központosított közbeszerzések rendszerét, valamint a központi beszerző szervezet feladat és hatáskörét.
(2)A Hivatal a rendelet személyi hatálya alá tartozik, így a Korm. rendelet tárgyi hatálya alá tartozó termékkörök esetében a Hivatal a központosított közbeszerzés keretében megkötött keretmegállapodások és keretszerződések (a továbbiakban együtt: keretmegállapodás) terhére köteles a beszerzéseit megvalósítani, a jogszabályi előírások, valamint az egyes keretmegállapodásokban foglaltak szerint.
(3)Amennyiben a Hivatal a keretmegállapodás alapján az eljárás második szakaszát közvetlen megrendelés útján valósítja meg, úgy az a szükséges adatlappal kezdeményezhető. Az adatlapot gazdasági főigazgató hagyja jóvá, amely egyben fedezetigazolás és döntés arról, hogy szakmai bizottság kinevezésére nem kerül sor.
(4)Amennyiben a keretmegállapodás alapján történő közvetlen megrendelések egyedi értéke a beszerzés tárgyából fakadóan jellemzően kisértékű (pl. irodaszer, utazásszervezés), úgy ezen igényeket a vonatkozó adatlap szerint meghatározott időszakra és keretösszegre vonatkozóan lehet kezdeményezni. A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje 16. §
(1)A közbeszerzési eljárást annak előkészítésétől az eljárás alapján megkötött szerződés teljesítéséig írásban, a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően, a Hivatal mindenkori egyedi iratkezelési szabályzata szerint kell dokumentálni. A közbeszerzési eljárás dokumentálása teljes körű, az eljárás minden elemére és részfolyamatára kiterjed, beleértve az előzetes engedélyeztetést is. A dokumentálás a közbeszerzési eljárás lefolytatása során a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagjának feladata a szerződés megkötéséig és az eljárás eredményéről szóló tájékoztató hirdetmény feladásáig, szükség esetén a közbeszerzési referens bevonásával.
(2)A szerződés teljesítésének dokumentálásáért a beszerzői keretgazda (igénylő szakterület) a felelős.
(3)Az eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot az eljárás lezárásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezését követő 5 évig meg kell őrizni. Az iratok megőrzéséért a beszerzői keretgazda (igénylő szakterület) felelős. A Szabályzat hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárások belső ellenőrzése 17. § A közbeszerzési eljárások lefolytatásának belső ellenőrzését az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és a kapcsolódó jogszabályok előírásai alapján a Hivatal mindenkori Belső Ellenőrzési Kézikönyvében foglaltak figyelembevételével kell elvégezni. II. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 18. §
(1)Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
(2)Ezen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépést követően megindítani kezdeményezett közbeszerzések esetében kell alkalmazni.
(3)Felhatalmazást kap a gazdasági főigazgató a hivatali közbeszerzési eljárások során alkalmazandó iratminták gazdasági vezetői utasításban történő kiadására.
(4)Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról a közbeszerzési referens vagy a gazdasági főigazgató által kijelölt személy köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását. Dr. Łuszcz Viktor s. k., a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala elnöke