26/2018. (XII. 28.) LÜ utasítása az ügyészi szervezet iratkezelési szabályzatáról.

26/2018. (XII. 28.) LÜ utasítása az ügyészi szervezet iratkezelési szabályzatáról. Az ügyészségről szóló 2011. évi CLXIII. törvény 8. § (3) bekezdésében és a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10.  § (2)  bekezdés b)  pontjában kapott felhatalmazás alapján – a  közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, a  közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet, az elektronikus ügyintézés és a  bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, az  elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet, valamint az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet rendelkezéseire is figyelemmel – a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével – az ügyészi szervek iratkezelésének szabályaira vonatkozóan a következő utasítást adom ki: I. fejezet Általános rendelkezések 1. § Az ügyészi szervek iratkezelése során a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: ISZ Rendelet) rendelkezései szerint kell eljárni, az  utasításban meghatározott módon. 1. Az utasítás hatálya 2. § Az utasítás hatálya kiterjed: a) a Legfőbb Ügyészségre, b) a fellebbviteli főügyészségekre, c) a főügyészségekre, d) a járási és járási szintű (a továbbiakban együtt: járási) ügyészségekre. 3. § (1) A  minősített adatot tartalmazó iratok tárolása, selejtezése, minősítésének megszüntetése és az  illetékes levéltár részére történő átadása a minősített adat védelméről szóló legfőbb ügyészi utasítás alapján történik. (2) Az egyes szakmai és funkcionális tevékenységek ügyvitelére különös ügyviteli szabályokat kell alkalmazni, ha a jelen utasítás vagy a felhatalmazása alapján kiadott ügyviteli előírások másként nem rendelkeznek. 2. Értelmező rendelkezések 4. § (1) Az utasítás alkalmazásában az „irat, iratkezelés, irattár, irattári anyag, irattári terv, közirat, közlevéltár, levéltár, szerv” fogalmak értelmezése során a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. §-ában meghatározott rendelkezéseket kell alkalmazni. (2) Az utasítás alkalmazásában 1. beadvány: az ügyészséghez érkező irat, függetlenül annak formátumától (papíralapú, elektronikus stb.); 2. betétlap: olyan egy vagy több lapból álló ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot képez; 3. egyesítés: tárgyi, illetve személyi összefüggés esetén két vagy több ügy végleges összeolvadását, egy üggyé válását és együttes elintézését jelenti; 4. elektronikus hitelesítés: jogszabályban meghatározott módon elvégzett, számítástechnikai eszközökkel támogatott eljárás, amely azonosítja a  hitelesítő személyt vagy szervezetet, és egyértelműen bizonyítja az elektronikusan kezelt irat hitelességét és sértetlenségét; 5. elintézés: az  ügyészségre érkezett kezdeményezés vagy hivatalból hozott döntés alapján történt érdemi intézkedés; 6. elkülönítés: egy ügy két vagy több üggyé való végleges szétválasztása és külön-külön szám alatti elintézése; 7. előzménykutatás (priorálás): annak megállapítása, hogy az ügyészségre érkezett iratnak van-e már előzménye, és erre tekintettel kezdő- vagy utóiratnak kell-e tekinteni; 8. eredmény: az érdemi intézkedésen alapuló más ügyészség vagy más hatóság, szerv vagy szervezet által hozott, az ügyészségi ügyforgalmi nyilvántartás szempontjából releváns döntés; 9. érkezés: az ügyészségre érkezett kezdeményezés vagy hivatalból hozott ügyészségi döntés; 10. évkör: az  irattári anyag vagy egy raktári egységet kitevő irat együttes nyitó és záró évszáma által határolt időtartomány; 11. feladatkör: azoknak a feladatoknak összessége, amelyet az ügyészi szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során; 12. gyűjtő: egy iktatási rendszeren belül egy iktatószám alatt sorszámozott iratok, amelyeket együtt kezelnek; 13. hatáskör: az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben az ügyészi szerv jogosult és köteles intézkedni, illetve eljárni; 14. házi irat: egy adott ügyben az ügy kezelése és az ügyintézés során az ügyészségen keletkezett valamennyi olyan irat, amely nem kiadmány és nem nyomozási irat; Házi iratnak kell tekinteni a más ügyészi szakterületről, továbbá a  nem ügyészi szervtől érkezett, de az  ügyészi ügyfeldolgozáshoz nélkülözhetetlen és véglegesen átadott iratot is, ha az nem nyomozási irat; 15. iktatókönyv: az  ügyészi szervezeti egység rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) iktatási adatainak nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként megnyitott és lezárt ügykönyv, amelyben az iktatás során minden érkező irat új számot kap. Az ISZ Rendeletnek megfelelően lehet elektronikus iktatókönyv vagy papíralapú iktatókönyv; 16. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel az ügyészség látja el az iktatandó iratot; 17. informatikai alkalmazás: legfőbb ügyészi utasítással bevezetett számítógépes alkalmazás, rendszer, valamint az ezekhez tartozó szolgáltatások összessége; 18. irat: az  ügyészség működése során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített adategyüttes, amely megjelenhet bármilyen (pl. papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus) adathordozón, tartalma szerint szöveg, kép, hang, mozgókép vagy bármely más formában lévő adat, illetve ezek kombinációja; 19. iratborító: az  üggyel, a  szignálással, a  kiadmányozással, az  ügyintézéssel és az  iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az  ügyirat elválaszthatatlan részét képező vagy azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz (az ISZ Rendelet megfogalmazásában előadói ív); 20. iratkezelés: az  irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a  selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység; 21. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során az ügyészi szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi; 22. jegyzet rovat: ahol elektronikus és papíralapú ügyintézés esetén is az  ügyhöz jegyzetként szabadszöveges megjegyzést lehet feltüntetni; 23. kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről aláírással ellátott és lepecsételt, elektronikus kézbesítés esetén pedig a  jogszabályok által meghatározott elektronikus hitelesítő adatokkal ellátott irat; 24. kiadmányozás: a  már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet (elintézéstervezet) jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a  kiadmányozásra jogosult részéről (papíron „K” betűjellel, elektronikusan tárolt irat esetén az informatikai alkalmazás megfelelő utasításának kiadásával); 25. kiadmányozó: az a személy, akinek az ügyészség szervezetéről és működéséről szóló 12/2012. (VI. 8.) LÜ utasítás (a továbbiakban: SZMSZ), az adott szervezeti egység ügyrendjére vonatkozó szabályozás, vagy más ügyészségi szervezetszabályozó eszköz alapján joga van a kiadmányt aláírásával ellátni, illetve elektronikusan hitelesíteni; 26. kisirattár: az ISZ Rendelet szerinti átmeneti irattár; 27. kísérő lap: a nem papíralapú adathordozón érkezett vagy keletkezett iratok mellé csatolt papíralapú betétlap, amely tartalmazza az  adathordozó iktatószámát, az  adathordozó tartalmi ismérveit, a  hordozott irat(ok) tárgyát, a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását; 28. lajstrom: az ügyészi szervezeti egység rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként megnyitott és lezárt ügykönyv, amelyben csak a kezdőiratok kapnak új számot, az utóiratok pedig sorszámot; készülhet informatikai alkalmazás segítségével is; 29. láttamozás: az  elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt biztosító számítástechnikai művelet; 30. leválasztás: csatolással átmeneti jelleggel összekapcsolt iratok, ügyiratok egymástól való eltávolítása; 31. mutató: az iratokban szereplő fontosabb adatokat (név, tárgy, hely, idegenszám) rögzítő nyilvántartás; 32. nagyirattár: az ISZ Rendelet szerinti központi irattár; 33. raktári egység: az irattári anyagnak a rendezés során kialakított, fizikailag együtt kezelt része (doboz, csomó, kötet stb.); 34. segédkönyv: az  ügyészségi ügykönyvek mellett kiegészítő adatok nyilvántartására és az  iratkezelés megkönnyítésére szolgál; 35. utóirat: az ügyészségen már létező, vagy korábban létezett ügyirathoz tartozó és egyéb szabályozás folytán kezdőiratnak nem tekinthető irat; 36. ügyintézés: az  egyes ügyészi szervezeti egységek tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az  eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli, illetve írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége; 37. ügyiratdarab: az  ügyiratnak az  a  része, amely az  ügy intézésének valamely fázisában keletkezett iratokat tartalmazza; 38. ügykönyv: az iktatókönyv és a lajstrom általános megnevezése; 39. ügyvitel: az ügyészi szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az  ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában. II. Fejezet Az irattári terv 5. § (1) Az iratok irattári kezelése az irattári terv alapján történik. Az irattári tervet az 1. melléklet tartalmazza. (2) Az irattári tervet az ügykörökben és a szervezetben bekövetkező változás esetén felül kell vizsgálni, és szükség szerint – különös tekintettel az irattári tételek meghatározására – az utasítás éves felülvizsgálata kapcsán módosítani kell. III. Fejezet Az iratok kezelésének általános követelményei 3. Az iratkezelési szabályok fogalma, célja, alkalmazásának biztosítása 6. § Az utasítás rendelkezései biztosítják, hogy az irat útja pontosan követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen, szolgálja az  egész ügyészi szervezet feladatainak eredményes és gyors megoldását, rendeltetésszerű működését, az ügyészi intézkedések ellenőrizhetőségét, az iratok épségben és használható állapotban való őrzését. 4. Kiegészítő ügyviteli szabályok meghatározása 7. § (1) Az  általános érvényű iratkezelési szabályok keretein belül kiegészítő jellegű, helyi érvényű ügyviteli szabályozást a  Legfőbb Ügyészségen a  főosztályvezető ügyész, önálló osztályvezető ügyész, főigazgató, önálló osztályvezető (a  továbbiakban együtt: főosztályvezető), a  fellebbviteli főügyészségen a  fellebbviteli főügyész, a  főügyészségen a főügyész, a járási ügyészségen a vezető ügyész is kiadhat a vezetése, illetve felügyelete alá tartozó ügyészi szervezeti egységre kiterjedő hatállyal. Az  irattári tervet is érintő kiegészítő jellegű, helyi érvényű ügyviteli szabályzatot a területileg illetékes levéltár jóváhagyásával lehet alkalmazni. (2) A kiegészítő jellegű iratkezelési szabályozást tartalmazó rendelkezéseket (a továbbiakban: iratkezelési rendelkezések) a felettes ügyészi szervhez és a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályához fel kell terjeszteni. 5. Az ügyviteli munka szervezése, irányítása és ellenőrzése 8. § (1) Az  ügyészségi ügyviteli munka központi szervezése, irányítása és ellenőrzése a  Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályának a feladata. (2) Egységes központi állásfoglalást igénylő ügyviteli kérdésekben az érintett főosztályok, illetve osztályok véleményének kikérése alapján a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztálya jogosult dönteni. (3) A Legfőbb Ügyészségen az ügyvitelt a vezetése alatt álló szervezeti egységnél – indokolt esetben a Legfőbb Ügyészség más főosztályának, osztályának bevonásával – a főosztályvezető évente egy alkalommal ellenőrzi. (4) A vezetése, illetve irányítása alatt álló ügyészi szerv ügyvitelét a) a  fellebbviteli főügyész, a  főügyész vagy az  általa kijelölt fellebbviteli főügyészhelyettes, illetve főügyészhelyettes vagy osztályvezető ügyész, illetve csoportvezető ügyész egyetértésével, illetve b) a járási vezető ügyész irányítja, és évenként egyszer ellenőrzi. (5) Az  ellenőrzést minden évben az  előző, lezárt évre vonatkozóan kell elvégezni. Az  ellenőrzés megállapításairól és a  hibák megszüntetése tárgyában tett intézkedésekről, valamint a  létrehozni javasolt irattári tételekről írásbeli feljegyzést kell készíteni, melyet a  Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályának az  adott év április 30-áig kell megküldeni. Az ellenőrzés időpontját ennek megfelelően kell meghatározni. (6) Az ellenőrzés szempontjait a helyi sajátosságoknak megfelelően kell összeállítani oly módon, hogy azok kiterjedjenek a) az  utasításnak az  iratok átvételével, kezelésével, nyilvántartásával, továbbításával, irattározásával stb. kapcsolatos rendelkezései vizsgálatára, különös tekintettel arra, hogy aa) a  különböző átadókönyvekben feltüntetett és az  ügyészségre érkezett kezdő-, illetve utóiratok iktatása megtörtént-e, és azok bekerültek-e az iratokba, ab) az  ügyészek által adott, a  kivezetésekre vonatkozó irodai utasítások megfelelnek-e az  iratok tartalmának, ac) a különböző nyilvántartásokban található kivezetések megfelelnek-e az ügyészi utasításoknak, illetve az iratok tartalmának, ad) az iratokat a nyilvántartásokban megjelölt helyeken tárolják-e, b) az „Egyéb…”-jellegű irattári tételek alá sorolt ügyek, ügytípusok vizsgálatára, c) a  Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztálya által biztosított programok futtatásával kigyűjtött ügyeknek az a) pontban meghatározottak szerinti tételes vizsgálatára, d) szükség szerint az adott szervezeti egységben ügyviteli feladatot ellátók létszámhelyzetének alakulására. (7) A (6) bekezdés c) pontjában meghatározott tételes iratvizsgálattól akkor lehet eltekinteni, ha a megvizsgálandó ügyek nagy száma ezt indokolja, de az iratvizsgálatot ekkor is olyan számú irat esetében kell elvégezni, hogy annak alapján megalapozott állásfoglalást lehessen kialakítani az adott szervezeti egység iratkezelési gyakorlatáról. (8) Amennyiben az  ellenőrzés anyagi jogi vagy eljárásjogi hiányosságot, illetve hibás gyakorlatot is feltár, erről – a feljegyzés egy példányának megküldésével – tájékoztatni kell a Legfőbb Ügyészség valamennyi érintett főosztályát, illetve osztályát. 6. Ügykezelő irodák szervezete 9. § (1) Az ügykezelési teendőket az egyes ügyészi szervezeti egységeknél az ügykezelést végző ügyészségi alkalmazottak ügykezelő irodákba szervezve és az egyes szervezeti egységekbe beosztva végzik. (2) Az  ügyészségi ügykezelő irodák szervezése és zavartalan működésének biztosítása a  Legfőbb Ügyészségen a  főosztályvezetőnek, a  fellebbviteli főügyészségen a  fellebbviteli főügyésznek, a  főügyészségen a  főügyésznek, a  járási ügyészségen a  vezető ügyésznek a  feladata. Ügykezelő iroda létesítésének, megszüntetésének kezdeményezése előtt be kell szerezni a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályának a véleményét. 10. § (1) Az ügyészségi ügykezelő iroda élén az irodavezető áll, aki a vezetése alatt álló irodában biztosítja az ügyviteli szabályok pontos betartását, és az egységes központi állásfoglalást igénylő ügyviteli kérdésekben előterjesztést tesz – a Legfőbb Ügyészségen a  főosztályvezető, a  fellebbviteli főügyészségen a  fellebbviteli főügyész, a  főügyészségen és járási ügyészségen a főügyész útján – a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályához. (2) Az ügykezelési feladatokat az utasítás rendelkezéseinek betartásával, az irodavezető vezetésével ügykezelők látják el. IV. Fejezet Az iratkezelés folyamata 7. A küldemények átvétele 11. § (1) Az ügyészséghez érkezett küldemény személyes átvételére jogosult a) a címzett vagy az általa megbízott személy, b) az iratkezelést felügyelő vezető, illetve az általa megbízott személy, c) a postai meghatalmazással rendelkező személy, d) az ügyészi szervezeti egység irodai alkalmazottja, e) az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy. (2) Az ügyészségi iroda a felek papíralapú beadványait a hivatali munkaidő alatt köteles átvenni. (3) Amennyiben az  ügyészségnél személyesen eljáró fél olyan beadványt kíván benyújtani, amelynek elbírálása más ügyészség feladata, vagy más hatóságnak, szervnek hatáskörébe tartozik, az  ügyfelet tájékoztatni kell, hogy beadványát hol célszerű beadni. Ha a fél ennek ellenére kéri beadványának átvételét, azt tőle át kell venni. (4) Az  ügyészségi iroda a  személyesen benyújtott beadvány átvételéről elismervényt ad, vagy a  beadvány másolati példányán – illetve amennyiben a  fél a  beadványból két eredeti példánnyal rendelkezik, a  fél példányán – annak átvételét igazolja. (5) Tértivevényes küldemény átvétele esetén gondoskodni kell a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. (6) Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb az átvételt követő első munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni. (7) A küldemények átvételénél az ügyészségnél érvényben lévő biztonsági előírásokat is alkalmazni kell (pl. papíralapú küldemény esetén röntgen készülékkel való átvilágítás, számítógépes érkezés esetén vírusvizsgálat). 8. A papíralapú küldemények felbontása (postabontás) 12. § (1) A  postabontás során ellenőrizni kell, hogy a  borítékon jelzett iratok, valamint az  iraton feltüntetett mellékletek megérkeztek-e. Amennyiben az  irat vagy küldemény hiányosan érkezett, azt az  iratra rá kell vezetni. Az átvevőnek a küldő szerv irodavezetőjét az iratborítékon jelzett, de meg nem érkezett ügyszámú irat megküldésére fel kell kérnie, illetve ennek érdekében intézkedni kell. A hiányos mellékletekkel érkezett küldemény az ügy folyamatos intézését nem szakíthatja félbe. (2) Sérült küldemény átvétele esetén a  sérülés tényét az  átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt – jegyzőkönyv felvételével – értesíteni kell. Az olyan küldeményekre, amelyeknek burkolata sérült vagy azon illetéktelen felbontás jelei állapíthatók meg, rá kell vezetni, hogy „sérülten”, illetve „felbontva” érkezett. Ezt a feljegyzést az átvevőnek alá kell írnia. (3) A  gyors elintézést igénylő, az  ügyészségre érkező („Azonnal”, „Sürgős” jelzésű) küldeményt az  átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni vagy átadni, illetve ennek érdekében intézkedni. (4) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a  feladónak. Az  iktatást végző szervezeti egység feladata az  átirányított iratokról jegyzéket vezetni. (5) Ha a küldemény pénzt, fel nem ragasztott illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, azt az iraton az összeg, illetve az érték pontos megjelölésével fel kell jegyezni, és a feljegyzést készítő dolgozónak aláírással és keltezéssel kell ellátni. A küldeményben talált és tévesen beküldött értéket elismervény ellenében a beküldőhöz kell visszajuttatni. Ennek akadálya esetén a Gazdasági Főigazgatóságnak kell az érték őrzéséről gondoskodnia, és ezt az iraton feltüntetnie. (6) Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű, s. k. felbontásra szóló, valamint azokat a küldeményeket, melyeknél ezt elrendelték.