7/2008. (HÉ 41.) ÖM utasítása az Önkormányzati Minisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről.
Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvényben és az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendeletben foglaltakra figyelemmel az alábbi utasítást adom ki:
I. Az utasítás hatálya 1. Az utasítás hatálya az Önkormányzati Minisztérium hivatali szervezeteire (a továbbiakban: ÖM Igazgatás) terjed ki.
II. Általános szabályok 2. Az ÖM hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló jelen szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvénynek (a továbbiakban: Áht.), az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendeletnek (a továbbiakban: Ámr.) a kötelezettségvállalás rendjére vonatkozó rendelkezéseinek betartásával kell alkalmazni.
3.A fejezeti kezelésű előirányzatokat érintő kötelezettségvállalás szabályait a hatályos, az ÖM fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásának rendjéről szóló utasítás tartalmazza.
III. Értelmező rendelkezések 4. Jelen utasítás alkalmazásában:
a)Költségvetési keret: olyan keretösszeg, amely felett az adott szervezeti egység kötelezettségvállalásra jogosult vezetője rendelkezik, jelen utasítás szerint.
b)Kötelezettségvállalás: a jóváhagyott kiadási előirányzatok terhére foganatosított olyan intézkedés, amely jövőbeni fizetési kötelezettséggel jár. Ilyen különösen: a kinevezési okirat; egyéb személyi juttatás megállapítása; foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony létesítése; szolgáltatás visszaigazolt megrendelése; szerződés; pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma; pénzkifizetéssel nem járó megállapodás, amely alapján a felek kölcsönös szolgáltatásokkal tartoznak egymásnak; valamint minden más, fizetési és ellenszolgáltatási kötelezettséggel járó szerződés; illetve bevétel megszerzésére irányuló pénzügyi kihatású intézkedés; továbbá a Kormány határozata alapján átcsoportosított előirányzat felhasználására tett, és a kormányhatározat közzétételétől számított hatvan napon belül foganatosított intézkedés dokumentuma.
c)Előzetes kötelezettségvállalás: a közbeszerzés megkezdéseként a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladása; ajánlattételi felhívás megküldése; támogatási konstrukció meghirdetése (pályázati felhívások, kiírások, támogatási programok, egyedi támogatások), amenynyiben az nem kerül visszavonásra.
d)Ellenjegyzés: annak írásban történő előzetes igazolása, hogy:
da)az okmányok a jogszabályoknak, az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek megfelelnek (jogi ellenjegyzés);
db)az előirányzat-felhasználási terv szerint az adott kötelezettségvállalásnak megfelelő forrás – összegszerűen és jogcímében – rendelkezésre áll (pénzügyi ellenjegyzés);
dc)a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, továbbá, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelke zésre áll-e, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet (pénzügyi ellenjegyzés).
e)Jogi vizsgálat: a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: PEF) munkatársa által végzett jogi szempontú iratvizsgálat a bruttó 10 millió forint értékhatárú, vagy azt el nem érő kötelezettségvállalások körében. Nem tartoznak ezen körbe a jogszabály által jogtanácsosi, ügyvédi vizsgálatot, illetve jogi ellenjegyzést előíró bruttó 10 millió forint értékhatárt el nem érő szerződések, valamint a megbízási szerződések értékhatártól függetlenül.
f)Jogi vizsgáló: a PEF jogi vizsgálatra felhatalmazott munkatársa.
g)Szakmai teljesítésigazolás: a kiadás teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelését megelőző, az adott jogügylethez kapcsolódó ellenőrzés, amelynek célja annak szakmai igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentumában vállaltak teljesítése megfelelő-e, jogos-e, összegszerűsége rendben van-e, és megalapozza-e a kiadások teljesítését, illetőleg a bevétel beszedését.
h)Szakmai teljesítést igazoló: a kötelezettségvállaló, illetve az általa írásban megbízott személy, vagy a jogügyletben, gazdasági eseményben érintett szervezeti egység vezetője, vagy a szerződésben, megállapodásban, megrendelésben meghatározott személy.
i)Érvényesítés: a kiadás teljesítését, a bevétel beszedését megelőzően a szakmai teljesítésigazolás alapján az összegszerűségnek, valamint a számlára, számlát helyettesítő bizonylatra előírt alaki követelményeknek való megfelelés, továbbá a szükséges fedezet meglétének ellenőrzése.
j)Utalványozás: a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának írásbeli elrendelése.
k)Utalvány ellenjegyzése: az ellenjegyzés szabályainak értelemszerű alkalmazása mellett a szakmai teljesítés igazolásának és az érvényesítés megtörténtének ellenőrzése.
l)Utalvány ellenjegyzője: a PEF vezetője, illetve az általa írásban kijelölt személy.
IV. Részletes szabályok IV.1. Kötelezettségvállalás 5. Kötelezettséget vállalni az alapító okiratban, valamint a költségvetési alapokmányban meghatározott feladatok célszerű és hatékony ellátására, pénzügyi ellenjegyzés és jogi ellenjegyzés vagy vizsgálat után, csak írásban lehet.
6.Az éves költségvetési törvényben meghatározott kiemelt előirányzatonként kötelezettségvállalásra jogosultak (a továbbiakban: kötelezettségvállalásra jogosultak):
a)az önkormányzati miniszter (a továbbiakban: miniszter) az ÖM Igazgatás részére jóváhagyott tárgyévi költségvetés erejéig;
b)az államtitkár az ÖM Igazgatás részére jóváhagyott tárgyévi költségvetés erejéig az ÖM Szervezeti és Műkö dési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározott feladatai alapján;
c)a közjogi és koordinációs szakállamtitkár az ÖM Igazgatás részére jóváhagyott tárgyévi költségvetés erejéig az SZMSZ-ben meghatározott feladatai alapján;
d)a keretgazdák a részükre visszaigazolt tárgyévi költségvetési keret erejéig.
7.A kötelezettségvállalásra jogosultak az ÖM feladatainak végrehajtása érdekében fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget a jelen utasítás 6. pontjában meghatározott értékhatárig vállalhatnak.
8.Az egy kötelezettségvállalási dokumentumban a kötelezettségvállalásra jogosultak által egyszeri alkalommal vállalható értékhatárokat a PEF vezetőjének felterjesztése alapján – a közjogi és koordinációs szakállamtitkár egyetértésével – a miniszter hagyja jóvá. A döntésről a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt a PEF vezetője értesíti.
9.A kötelezettségvállalásra jogosultak számára a 8. pont szerint meghatározott egy kötelezettségvállalási dokumentumban egyszeri alkalommal vállalható értékhatár feletti kötelezettségvállalásra a keretgazdák által vállalt kötelezettség esetében a közjogi és koordinációs szakállamtitkár jogosult.
10.1. Kötelezettséget a tárgyévi előirányzat terhére akkor lehet vállalni, ha a pénzügyi teljesítés a tárgyévet követő június 30-ig megtörténik.
10.2. Tárgyéven túli fizetési kötelezettséget – kivéve a jogszabályon, bírósági, illetve közigazgatási jogerős határozaton alapuló kötelezettségeket – az államtitkár, valamint a közjogi és koordinációs szakállamtitkár a miniszter előzetes írásbeli egyetértésével, a keretgazdák a közjogi és koordinációs szakállamtitkár előzetes írásbeli ellenjegyzését követően vállalhatnak az Ámr. 134. §-ának (4) bekezdésében meghatározott feltételek betartásával.
11.Az Ámr. 138/A. §-ában meghatározott tárgyéven túli kötelezettségvállalás esetén a PEF vezetője a szerződés megküldésével tájékoztatja a Magyar Államkincstárat (a továbbiakban: Kincstár) a kötelezettségvállalás mértékéről és üteméről, valamint a kötelezettségvállalást érintő változásról.
12.Kötelezettség csak a visszaigazolt és rendelkezésre álló keret erejéig, a vonatkozó szabályok betartásával vállalható.
13.A PEF a kötelezettségvállalások nyilvántartását a Forrás integrált pénzügyi ügyviteli rendszerben vezeti.
14.1. A PEF vezetője gondoskodik a kötelezettségvállalás Kincstár felé történő bejelentéséről az alábbiak szerint:
a)a dologi és a felhalmozási kiadásokat, valamint a működési és felhalmozási célra az államháztartáson kívülre átadott pénzeszközöket terhelő, a tárgyévi előirányzat vagy az előző év(ek) előirányzat-maradványa terhére vállalt, bruttó 25 millió forintot elérő vagy meghaladó egyedi kötelezettségvállalást és annak változását a kötelezettségvállalást követő öt munkanapon belül a Kincstár felé be kell jelenteni;
b)egyedileg be kell jelenteni a tárgyévben vállalt, de a következő év(ek) előirányzatát terhelő, bruttó 25 millió forintot elérő kötelezettségeket a kötelezettségvállalást követő öt munkanapon belül.
14.2. A bejelentést a kötelezettségvállalásra jogosult és a kötelezettségvállalás ellenjegyzője írja alá.
15.A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia. Az előirányzat-felhasználási tervet a PEF készíti, vezeti.
IV.2. Kötelezettségvállalás és utalványozás ellenjegyzése 16. Pénzügyi ellenjegyzésre a PEF vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy jogosult.
17.A pénzügyi ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a kötelezettségvállalás vagy utalványozás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll, azaz a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet, a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, valamint az előirányzat-felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll.
18.Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a 17. pontban előírtaknak, a pénzügyi ellenjegyzésre jogosult írásban tájékoztatja a kötelezettségvállalót, illetve a költségvetési szerv vezetőjét. Az ellenjegyzőnek a kötelezettségvállalást vagy utalványozást egyet nem értése esetén akkor kell ellenjegyeznie, ha erre a költségvetési szerv vezetője írásban utasítja. Ebben az esetben az okmányt „A kötelezettségvállalás, illetve utalványozás ellenjegyzése utasításra történt” záradékkal kell ellátnia. A költségvetési szerv vezetőjének erről haladéktalanul, írásban értesítenie kell a felügyeleti szerv vezetőjét, aki a jelentést nyolc munkanapon belül köteles kivizsgálni és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást.
19.A pénzügyi ellenjegyzés az ellenjegyzésre jogosult aláírásával, dátummal és az alábbi szöveggel történik: „Ellenjegyzem”.
IV.3. A teljesítés szakmai igazolása 20. A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt az okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését.
21.A szakmai teljesítésigazolás az erre a célra rendszeresített „Nyilatkozat teljesítés igazolásáról” (melléklet) nyomtatványon történik, amelyen a szakmai teljesítést az arra jogosult személynek az igazolás dátumának rávezetésével és aláírásával kell igazolnia.
IV.4. Érvényesítés 22. A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és az előírt alaki követelmények betartását. Az érvényesítésnek az „érvényesítve” megjelölésen kívül tartalmaznia kell a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot is.
IV.5. Utalványozás 23. Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett, vagy külön írásbeli rendelkezéssel, utalványrendelettel lehet.
24.Az utalványrendeleten fel kell tüntetni:
a)a rendelkező és a rendelkezést végrehajtó megneve zését;
b)az „utalvány” szót;
c)a költségvetési évet;
d)a befizető és a kedvezményezett megnevezését, cí mét, bankszámlaszámát;
e)a fizetés időpontját, módját és összegét;
f)a megterhelendő, jóváírandó bankszámla számát és megnevezését;
g)a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását;
h)a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételének sor számát.
25.Az érvényesített okmányra vezetett rendelkezésben (rövidített utalványban) a 24. pontban meghatározottak közül az okmányon feltüntetett adatokat nem kell megismételni.
26.Nem kell külön utalványozni a termékértékesítésből, szolgáltatásból számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján befolyó bevétel beszedését.
IV.6. Összeférhetetlenségi szabályok 27. Egy gazdasági eseményre vonatkozóan a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetve az utalványozó és az ellenjegyző nem lehet azonos személy.
28.Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel.
29.Az érvényesítést végző személy és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy.
30.Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. §-ának b) pontja szerinti közeli hozzátartozója vagy a saját javára látja el.
IV.7. A keretgazdálkodás 31. Amennyiben a tárgyévi költségvetés lehetővé teszi, a PEF által elkészített elemi költségvetés jóváhagyását követő harminc napon belül a hivatali egységek vezetői javaslatának figyelembevételével, a PEF vezetője által készített felterjesztés alapján – a közjogi és koordinációs szakállamtitkár egyetértésével –, a miniszter dönt a keretgazdák által felhasználható éves keretösszegről, és a keretek módosításáról. A döntésről a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt a PEF vezetője visszaigazolással értesíti.
32.A jóváhagyott keretek közötti esetleges átcsoportosításról – a PEF vezetője által készített felterjesztés alapján – a közjogi és koordinációs szakállamtitkár dönt.
33.A keretekről a PEF, valamint a keretgazda nyilvántartást vezet, és a nyilvántartások adatait negyedévente egyeztetik.
V. Eljárási rend 34. A kötelezettségvállalás menete az alábbi szakaszokból áll:
a)igény felmerülése;
b)értékhatár vizsgálata az eljárási rend kiválasztása cél jából;
c)a kötelezettségvállalás okmányának előkészítése;
d)a kötelezettségvállalás fedezetének vizsgálata, pénz ügyi ellenjegyzés;
e)jogi vizsgálat, vagy jogi ellenjegyzés;
f)a kötelezettségvállalás okmányának felek általi alá írása. 35. Szerződés megkötését az adott szakmai feladattal érintett kötelezettségvállalásra jogosult (a továbbiakban:
Kezdeményező) kezdeményezheti.
36.Az igény felmerülését követően a Kezdeményező a PEF vezetője részére átiratban megküldi a tervezett kötelezettségvállalás dokumentumát.
37.1. A szerződés tervezetét a Kezdeményező kettővel több eredeti példányban küldi meg a PEF vezetőjének, mint amennyi fél az eljárásban részt vesz.
37.2. Kötelezően csatolandó mellékletek:
a)a közbeszerzési értékhatárt elérő, illetve azt meghala dó szerződéses összeg esetében a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) szerinti eljárás teljes dokumentációja;
b)amennyiben a szerződés nem tartalmazza, a kötelezettségvállaló által tett nyilatkozat arra vonatkozóan, hogy mely jogszabályhelyre való hivatkozással, milyen indokkal mellőzte a közbeszerzési eljárást, feltéve, hogy az a Kbt.-ben meghatározott értékhatár alapján kötelező lenne;
c)valamennyi olyan előzményirat, amely a szerződés tartalmát, előkészítésének módját alátámasztja.
37.3. A kötelezően csatolandó mellékleteket a PEF őrzi meg.
38.A PEF vezetője – amennyiben a pénzügyi fedezet biztosított – a tervezett kötelezettségvállalást nyilvántartásba veszi, elkülöníti a feladat pénzügyi forrását, és a 16–19. pontban meghatározottak szerint pénzügyi ellenjegyzéssel látja el a dokumentumot.
39.Forráshiány esetén a PEF vezetője a teljes dokumentációt visszaküldi a Kezdeményezőnek „pénzügyi fedezet nem áll rendelkezésre” megjegyzéssel.
40.A megbízási szerződések jogi ellenjegyzését értékhatártól függetlenül a Jogi Főosztályon belül a Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Osztály vezetője, vagy az általa megbízott jogtanácsos/ügyvéd végzi.
41.A PEF vezetője a bruttó 10 millió forint összérték feletti szerződést mellékleteivel együtt véleményezés és jogi ellenjegyzés céljából megküldi a Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Osztály vezetőjének.
42.A bruttó 10 millió forint összérték alatti szerződések jogi vizsgálatát a PEF munkatársa végzi. A jogi vizsgálat megtörténtét a „jogilag megvizsgálva” szöveg szerződésre történő feljegyzésével igazolja.
43.Amennyiben a szerződés a jogszabályoknak, illetve az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek nem felel meg, a Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Osztály vezetője vagy jogi vizsgálat esetén a PEF vezetője a tervezetet jogi véleményével visszaküldi a kezdeményezőnek, aki a jogi vélemény alapján átdolgozott tervezetet küldi meg ismételten a Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Osztálynak, illetve a PEF vezetőjének.
44.A Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Osztály, illetve a PEF vezetője megküldi a pénzügyi és jogi ellenjegyzéssel ellátott szerződéseket a Kezdeményezőnek, aki gondoskodik azoknak a szerződő felek által történő aláírásáról.
45.A szakmai főosztály egy eredeti, aláírt és ellenjegyzett, illetve jogilag megvizsgált példányt irattárba helyez, egy eredeti, aláírt példányt megküld a szerződő félnek, egy eredeti, aláírt és ellenjegyzett, illetve jogilag megvizsgált példányt pedig a PEF vezetőjének; a bruttó 10 millió forint érték feletti, vagy ezen értékhatár alatti, de kivételt képező szerződés egy eredeti, aláírt, jogi és pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott példányát pedig a Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Osztály vezetőjének küldi meg.
46.A feladatok szakmai teljesítése kizárólag a valamennyi fél által aláírt, jogi és pénzügyi ellenjegyzéssel, il letve a jogi vizsgálat igazolásával és pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott, érvényes és hatályos szerződés alapján kezdődhet meg.
47.A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan a PEF olyan naprakész analitikus nyilvántartást köteles vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege.
48.Amennyiben az előzetes pénzügyi fedezetigazolás összege nem egyezik meg a tényleges kötelezettségvállalás összegével, a PEF, valamint a keretgazda saját kötelezettségvállalási nyilvántartásaikat a kötelezettségvállalás tényleges összegére helyesbítik.
49.A kötelezettségvállalás módosításának eljárási rendje megegyezik a kötelezettségvállalás eljárási rendjével.
50.A gazdasági eseményenként 50 000 forintot meg nem haladó kötelezettségvállalások eljárási rendje megegyezik az 50 000 forintot meghaladó kötelezettségvállalások eljárási rendjével.
VI. Felelősség 51. A kötelezettségvállaló aláírásával felelősséget vállal az adott kiadás szakmai szükségességéért, valamint azért, hogy a kötelezettségvállalás előzetes pénzügyi fedezetigazoláson alapul. A kötelezettségvállalót e tevékenységéért a jogszabályokban meghatározott fegyelmi felelősség ter heli, illetve kár okozása esetén a jogszabályok szerinti kártérítési felelősséggel tartozik.
52.A beszerzések során a kötelezettségvállaló felelős a Kbt., valamint az ÖM Közbeszerzési Szabályzatának betartásáért, betartatásáért.
53.A kötelezettségvállalási, a keretgazda-, a kötelezettségvállalás-ellenjegyzési, az érvényesítési, az utalványozási, az utalvány-ellenjegyzési, valamint a szakmai teljesítés-igazolási jogkörök gyakorlását – az erre feljogosított személyek, valamint a távollétükben ezen jogosultságot gyakorló személyek névjegyzékének és aláírásmintájának jóváhagyásával, a PEF vezetőjének javaslatára, a közjogi és koordinációs szakállamtitkár egyetértésével – a miniszter engedélyezi.
VII. Hatálybalépés 54. Ez az utasítás a közzététele napján lép hatályba.
55.Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló 8/2006. (BK 24.) ÖTM utasítás.
Dr. Gyenesei István s. k., önkormányzati miniszter