7/2008. (HÉ 41.) ÖM utasítása az Önkormányzati Minisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvé

7/2008. (HÉ 41.) ÖM utasítása az Önkormányzati Minisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről. Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvényben és az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendeletben foglaltakra figyelemmel az alábbi utasítást adom ki: I. Az utasítás hatálya 1. Az utasítás hatálya az Önkormányzati Minisztérium hivatali szervezeteire (a továbbiakban: ÖM Igazgatás) terjed ki. II. Általános szabályok 2. Az ÖM hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló jelen szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvénynek (a továbbiakban: Áht.), az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendeletnek (a továbbiakban: Ámr.) a kötelezettségvállalás rendjére vonatkozó rendelkezéseinek betartásával kell alkalmazni. 3. A fejezeti kezelésű előirányzatokat érintő kötelezettségvállalás szabályait a hatályos, az ÖM fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásának rendjéről szóló utasítás tartalmazza. III. Értelmező rendelkezések 4. Jelen utasítás alkalmazásában: a) Költségvetési keret: olyan keretösszeg, amely felett az adott szervezeti egység kötelezettségvállalásra jogosult vezetője rendelkezik, jelen utasítás szerint. b) Kötelezettségvállalás: a jóváhagyott kiadási előirányzatok terhére foganatosított olyan intézkedés, amely jövőbeni fizetési kötelezettséggel jár. Ilyen különösen: a kinevezési okirat; egyéb személyi juttatás megállapítása; foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony létesítése; szolgáltatás visszaigazolt megrendelése; szerződés; pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma; pénzkifizetéssel nem járó megállapodás, amely alapján a felek kölcsönös szolgáltatásokkal tartoznak egymásnak; valamint minden más, fizetési és ellenszolgáltatási kötelezettséggel járó szerződés; illetve bevétel megszerzésére irányuló pénzügyi kihatású intézkedés; továbbá a Kormány határozata alapján átcsoportosított előirányzat felhasználására tett, és a kormányhatározat közzétételétől számított hatvan napon belül foganatosított intézkedés dokumentuma. c) Előzetes kötelezettségvállalás: a közbeszerzés megkezdéseként a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladása; ajánlattételi felhívás megküldése; támogatási konstrukció meghirdetése (pályázati felhívások, kiírások, támogatási programok, egyedi támogatások), amenynyiben az nem kerül visszavonásra. d) Ellenjegyzés: annak írásban történő előzetes igazolása, hogy: da) az okmányok a jogszabályoknak, az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek megfelelnek (jogi ellenjegyzés); db) az előirányzat-felhasználási terv szerint az adott kötelezettségvállalásnak megfelelő forrás – összegszerűen és jogcímében – rendelkezésre áll (pénzügyi ellenjegyzés); dc) a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, továbbá, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelke zésre áll-e, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet (pénzügyi ellenjegyzés). e) Jogi vizsgálat: a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: PEF) munkatársa által végzett jogi szempontú iratvizsgálat a bruttó 10 millió forint értékhatárú, vagy azt el nem érő kötelezettségvállalások körében. Nem tartoznak ezen körbe a jogszabály által jogtanácsosi, ügyvédi vizsgálatot, illetve jogi ellenjegyzést előíró bruttó 10 millió forint értékhatárt el nem érő szerződések, valamint a megbízási szerződések értékhatártól függetlenül. f) Jogi vizsgáló: a PEF jogi vizsgálatra felhatalmazott munkatársa. g) Szakmai teljesítésigazolás: a kiadás teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelését megelőző, az adott jogügylethez kapcsolódó ellenőrzés, amelynek célja annak szakmai igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentumában vállaltak teljesítése megfelelő-e, jogos-e, összegszerűsége rendben van-e, és megalapozza-e a kiadások teljesítését, illetőleg a bevétel beszedését. h) Szakmai teljesítést igazoló: a kötelezettségvállaló, illetve az általa írásban megbízott személy, vagy a jogügyletben, gazdasági eseményben érintett szervezeti egység vezetője, vagy a szerződésben, megállapodásban, megrendelésben meghatározott személy. i) Érvényesítés: a kiadás teljesítését, a bevétel beszedését megelőzően a szakmai teljesítésigazolás alapján az összegszerűségnek, valamint a számlára, számlát helyettesítő bizonylatra előírt alaki követelményeknek való megfelelés, továbbá a szükséges fedezet meglétének ellenőrzése. j) Utalványozás: a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának írásbeli elrendelése. k) Utalvány ellenjegyzése: az ellenjegyzés szabályainak értelemszerű alkalmazása mellett a szakmai teljesítés igazolásának és az érvényesítés megtörténtének ellenőrzése. l) Utalvány ellenjegyzője: a PEF vezetője, illetve az általa írásban kijelölt személy. IV. Részletes szabályok IV.1. Kötelezettségvállalás 5. Kötelezettséget vállalni az alapító okiratban, valamint a költségvetési alapokmányban meghatározott feladatok célszerű és hatékony ellátására, pénzügyi ellenjegyzés és jogi ellenjegyzés vagy vizsgálat után, csak írásban lehet. 6. Az éves költségvetési törvényben meghatározott kiemelt előirányzatonként kötelezettségvállalásra jogosultak (a továbbiakban: kötelezettségvállalásra jogosultak): a) az önkormányzati miniszter (a továbbiakban: miniszter) az ÖM Igazgatás részére jóváhagyott tárgyévi költségvetés erejéig; b) az államtitkár az ÖM Igazgatás részére jóváhagyott tárgyévi költségvetés erejéig az ÖM Szervezeti és Műkö dési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározott feladatai alapján; c) a közjogi és koordinációs szakállamtitkár az ÖM Igazgatás részére jóváhagyott tárgyévi költségvetés erejéig az SZMSZ-ben meghatározott feladatai alapján; d) a keretgazdák a részükre visszaigazolt tárgyévi költségvetési keret erejéig. 7. A kötelezettségvállalásra jogosultak az ÖM feladatainak végrehajtása érdekében fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget a jelen utasítás 6. pontjában meghatározott értékhatárig vállalhatnak. 8. Az egy kötelezettségvállalási dokumentumban a kötelezettségvállalásra jogosultak által egyszeri alkalommal vállalható értékhatárokat a PEF vezetőjének felterjesztése alapján – a közjogi és koordinációs szakállamtitkár egyetértésével – a miniszter hagyja jóvá. A döntésről a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt a PEF vezetője értesíti. 9. A kötelezettségvállalásra jogosultak számára a 8. pont szerint meghatározott egy kötelezettségvállalási dokumentumban egyszeri alkalommal vállalható értékhatár feletti kötelezettségvállalásra a keretgazdák által vállalt kötelezettség esetében a közjogi és koordinációs szakállamtitkár jogosult. 10.1. Kötelezettséget a tárgyévi előirányzat terhére akkor lehet vállalni, ha a pénzügyi teljesítés a tárgyévet követő június 30-ig megtörténik. 10.2. Tárgyéven túli fizetési kötelezettséget – kivéve a jogszabályon, bírósági, illetve közigazgatási jogerős határozaton alapuló kötelezettségeket – az államtitkár, valamint a közjogi és koordinációs szakállamtitkár a miniszter előzetes írásbeli egyetértésével, a keretgazdák a közjogi és koordinációs szakállamtitkár előzetes írásbeli ellenjegyzését követően vállalhatnak az Ámr. 134. §-ának (4) bekezdésében meghatározott feltételek betartásával. 11. Az Ámr. 138/A. §-ában meghatározott tárgyéven túli kötelezettségvállalás esetén a PEF vezetője a szerződés megküldésével tájékoztatja a Magyar Államkincstárat (a továbbiakban: Kincstár) a kötelezettségvállalás mértékéről és üteméről, valamint a kötelezettségvállalást érintő változásról. 12. Kötelezettség csak a visszaigazolt és rendelkezésre álló keret erejéig, a vonatkozó szabályok betartásával vállalható. 13. A PEF a kötelezettségvállalások nyilvántartását a Forrás integrált pénzügyi ügyviteli rendszerben vezeti. 14.1. A PEF vezetője gondoskodik a kötelezettségvállalás Kincstár felé történő bejelentéséről az alábbiak szerint: a) a dologi és a felhalmozási kiadásokat, valamint a működési és felhalmozási célra az államháztartáson kívülre átadott pénzeszközöket terhelő, a tárgyévi előirányzat vagy az előző év(ek) előirányzat-maradványa terhére vállalt, bruttó 25 millió forintot elérő vagy meghaladó egyedi kötelezettségvállalást és annak változását a kötelezettségvállalást követő öt munkanapon belül a Kincstár felé be kell jelenteni; b) egyedileg be kell jelenteni a tárgyévben vállalt, de a következő év(ek) előirányzatát terhelő, bruttó 25 millió forintot elérő kötelezettségeket a kötelezettségvállalást követő öt munkanapon belül. 14.2. A bejelentést a kötelezettségvállalásra jogosult és a kötelezettségvállalás ellenjegyzője írja alá. 15. A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia. Az előirányzat-felhasználási tervet a PEF készíti, vezeti. IV.2. Kötelezettségvállalás és utalványozás ellenjegyzése 16. Pénzügyi ellenjegyzésre a PEF vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy jogosult. 17. A pénzügyi ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a kötelezettségvállalás vagy utalványozás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll, azaz a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet, a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, valamint az előirányzat-felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll. 18. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a 17. pontban előírtaknak, a pénzügyi ellenjegyzésre jogosult írásban tájékoztatja a kötelezettségvállalót, illetve a költségvetési szerv vezetőjét. Az ellenjegyzőnek a kötelezettségvállalást vagy utalványozást egyet nem értése esetén akkor kell ellenjegyeznie, ha erre a költségvetési szerv vezetője írásban utasítja. Ebben az esetben az okmányt „A kötelezettségvállalás, illetve utalványozás ellenjegyzése utasításra történt” záradékkal kell ellátnia. A költségvetési szerv vezetőjének erről haladéktalanul, írásban értesítenie kell a felügyeleti szerv vezetőjét, aki a jelentést nyolc munkanapon belül köteles kivizsgálni és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. 19. A pénzügyi ellenjegyzés az ellenjegyzésre jogosult aláírásával, dátummal és az alábbi szöveggel történik: „Ellenjegyzem”. IV.3. A teljesítés szakmai igazolása 20. A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt az okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését. 21. A szakmai teljesítésigazolás az erre a célra rendszeresített „Nyilatkozat teljesítés igazolásáról” (melléklet) nyomtatványon történik, amelyen a szakmai teljesítést az arra jogosult személynek az igazolás dátumának rávezetésével és aláírásával kell igazolnia. IV.4. Érvényesítés 22. A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és az előírt alaki követelmények betartását. Az érvényesítésnek az „érvényesítve” megjelölésen kívül tartalmaznia kell a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot is. IV.5. Utalványozás 23. Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett, vagy külön írásbeli rendelkezéssel, utalványrendelettel lehet. 24. Az utalványrendeleten fel kell tüntetni: a) a rendelkező és a rendelkezést végrehajtó megneve zését; b) az „utalvány” szót; c) a költségvetési évet; d) a befizető és a kedvezményezett megnevezését, cí mét, bankszámlaszámát; e) a fizetés időpontját, módját és összegét; f) a megterhelendő, jóváírandó bankszámla számát és megnevezését; g) a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását; h) a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételének sor számát. 25. Az érvényesített okmányra vezetett rendelkezésben (rövidített utalványban) a 24. pontban meghatározottak közül az okmányon feltüntetett adatokat nem kell megismételni. 26. Nem kell külön utalványozni a termékértékesítésből, szolgáltatásból számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján befolyó bevétel beszedését. IV.6. Összeférhetetlenségi szabályok 27. Egy gazdasági eseményre vonatkozóan a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetve az utalványozó és az ellenjegyző nem lehet azonos személy. 28. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel. 29. Az érvényesítést végző személy és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy. 30. Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. §-ának b) pontja szerinti közeli hozzátartozója vagy a saját javára látja el. IV.7. A keretgazdálkodás 31. Amennyiben a tárgyévi költségvetés lehetővé teszi, a PEF által elkészített elemi költségvetés jóváhagyását követő harminc napon belül a hivatali egységek vezetői javaslatának figyelembevételével, a PEF vezetője által készített felterjesztés alapján – a közjogi és koordinációs szakállamtitkár egyetértésével –, a miniszter dönt a keretgazdák által felhasználható éves keretösszegről, és a keretek módosításáról. A döntésről a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt a PEF vezetője visszaigazolással értesíti. 32. A jóváhagyott keretek közötti esetleges átcsoportosításról – a PEF vezetője által készített felterjesztés alapján – a közjogi és koordinációs szakállamtitkár dönt. 33. A keretekről a PEF, valamint a keretgazda nyilvántartást vezet, és a nyilvántartások adatait negyedévente egyeztetik. V. Eljárási rend 34. A kötelezettségvállalás menete az alábbi szakaszokból áll: a) igény felmerülése; b) értékhatár vizsgálata az eljárási rend kiválasztása cél jából; c) a kötelezettségvállalás okmányának előkészítése; d) a kötelezettségvállalás fedezetének vizsgálata, pénz ügyi ellenjegyzés; e) jogi vizsgálat, vagy jogi ellenjegyzés; f) a kötelezettségvállalás okmányának felek általi alá írása. 35. Szerződés megkötését az adott szakmai feladattal érintett kötelezettségvállalásra jogosult (a továbbiakban: Kezdeményező) kezdeményezheti. 36. Az igény felmerülését követően a Kezdeményező a PEF vezetője részére átiratban megküldi a tervezett kötelezettségvállalás dokumentumát. 37.1. A szerződés tervezetét a Kezdeményező kettővel több eredeti példányban küldi meg a PEF vezetőjének, mint amennyi fél az eljárásban részt vesz. 37.2. Kötelezően csatolandó mellékletek: a) a közbeszerzési értékhatárt elérő, illetve azt meghala dó szerződéses összeg esetében a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) szerinti eljárás teljes dokumentációja; b) amennyiben a szerződés nem tartalmazza, a kötelezettségvállaló által tett nyilatkozat arra vonatkozóan, hogy mely jogszabályhelyre való hivatkozással, milyen indokkal mellőzte a közbeszerzési eljárást, feltéve, hogy az a Kbt.-ben meghatározott értékhatár alapján kötelező lenne; c) valamennyi olyan előzményirat, amely a szerződés tartalmát, előkészítésének módját alátámasztja. 37.3. A kötelezően csatolandó mellékleteket a PEF őrzi meg. 38. A PEF vezetője – amennyiben a pénzügyi fedezet biztosított – a tervezett kötelezettségvállalást nyilvántartásba veszi, elkülöníti a feladat pénzügyi forrását, és a 16–19. pontban meghatározottak szerint pénzügyi ellenjegyzéssel látja el a dokumentumot. 39. Forráshiány esetén a PEF vezetője a teljes dokumentációt visszaküldi a Kezdeményezőnek „pénzügyi fedezet nem áll rendelkezésre” megjegyzéssel. 40. A megbízási szerződések jogi ellenjegyzését értékhatártól függetlenül a Jogi Főosztályon belül a Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Osztály vezetője, vagy az általa megbízott jogtanácsos/ügyvéd végzi. 41. A PEF vezetője a bruttó 10 millió forint összérték feletti szerződést mellékleteivel együtt véleményezés és jogi ellenjegyzés céljából megküldi a Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Osztály vezetőjének. 42. A bruttó 10 millió forint összérték alatti szerződések jogi vizsgálatát a PEF munkatársa végzi. A jogi vizsgálat megtörténtét a „jogilag megvizsgálva” szöveg szerződésre történő feljegyzésével igazolja. 43. Amennyiben a szerződés a jogszabályoknak, illetve az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek nem felel meg, a Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Osztály vezetője vagy jogi vizsgálat esetén a PEF vezetője a tervezetet jogi véleményével visszaküldi a kezdeményezőnek, aki a jogi vélemény alapján átdolgozott tervezetet küldi meg ismételten a Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Osztálynak, illetve a PEF vezetőjének. 44. A Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Osztály, illetve a PEF vezetője megküldi a pénzügyi és jogi ellenjegyzéssel ellátott szerződéseket a Kezdeményezőnek, aki gondoskodik azoknak a szerződő felek által történő aláírásáról. 45. A szakmai főosztály egy eredeti, aláírt és ellenjegyzett, illetve jogilag megvizsgált példányt irattárba helyez, egy eredeti, aláírt példányt megküld a szerződő félnek, egy eredeti, aláírt és ellenjegyzett, illetve jogilag megvizsgált példányt pedig a PEF vezetőjének; a bruttó 10 millió forint érték feletti, vagy ezen értékhatár alatti, de kivételt képező szerződés egy eredeti, aláírt, jogi és pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott példányát pedig a Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Osztály vezetőjének küldi meg. 46. A feladatok szakmai teljesítése kizárólag a valamennyi fél által aláírt, jogi és pénzügyi ellenjegyzéssel, il letve a jogi vizsgálat igazolásával és pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott, érvényes és hatályos szerződés alapján kezdődhet meg. 47. A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan a PEF olyan naprakész analitikus nyilvántartást köteles vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. 48. Amennyiben az előzetes pénzügyi fedezetigazolás összege nem egyezik meg a tényleges kötelezettségvállalás összegével, a PEF, valamint a keretgazda saját kötelezettségvállalási nyilvántartásaikat a kötelezettségvállalás tényleges összegére helyesbítik. 49. A kötelezettségvállalás módosításának eljárási rendje megegyezik a kötelezettségvállalás eljárási rendjével. 50. A gazdasági eseményenként 50 000 forintot meg nem haladó kötelezettségvállalások eljárási rendje megegyezik az 50 000 forintot meghaladó kötelezettségvállalások eljárási rendjével. VI. Felelősség 51. A kötelezettségvállaló aláírásával felelősséget vállal az adott kiadás szakmai szükségességéért, valamint azért, hogy a kötelezettségvállalás előzetes pénzügyi fedezetigazoláson alapul. A kötelezettségvállalót e tevékenységéért a jogszabályokban meghatározott fegyelmi felelősség ter heli, illetve kár okozása esetén a jogszabályok szerinti kártérítési felelősséggel tartozik. 52. A beszerzések során a kötelezettségvállaló felelős a Kbt., valamint az ÖM Közbeszerzési Szabályzatának betartásáért, betartatásáért. 53. A kötelezettségvállalási, a keretgazda-, a kötelezettségvállalás-ellenjegyzési, az érvényesítési, az utalványozási, az utalvány-ellenjegyzési, valamint a szakmai teljesítés-igazolási jogkörök gyakorlását – az erre feljogosított személyek, valamint a távollétükben ezen jogosultságot gyakorló személyek névjegyzékének és aláírásmintájának jóváhagyásával, a PEF vezetőjének javaslatára, a közjogi és koordinációs szakállamtitkár egyetértésével – a miniszter engedélyezi. VII. Hatálybalépés 54. Ez az utasítás a közzététele napján lép hatályba. 55. Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló 8/2006. (BK 24.) ÖTM utasítás. Dr. Gyenesei István s. k., önkormányzati miniszter