18/2014. (XII. 5.) GVH utasítása az ideiglenes külföldi kiküldetésről.

18/2014. (XII. 5.) GVH utasítása az ideiglenes külföldi kiküldetésről. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés c) pontja alapján, a  Gazdasági Versenyhivatal szervezeti és működési szabályzatáról szóló 14/2014. (X. 15.) GVH [13/2014. (X. 22.) GVH] utasítás 80. § 21. pontjában foglalt tárgykörben – figyelemmel a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 54. §-ának, a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény, a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet, a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet, a tartós külszolgálatot teljesítő kormányzati szolgálati jogviszonyban állók és a munkavállalók alapellátmányának, valamint a munkavállalók ideiglenes külföldi kiküldetése napidíjának összegéről és azok kifizetéséről szóló 3/2012. (IX. 4.) KüM rendelet, továbbá az állami vezetők és az államigazgatási szervek köztisztviselői számára biztosított juttatásokról és azok feltételéről szóló 192/2010. (VI. 10.) Korm. rendelet 7. és 8. §-ának rendelkezéseire – az ideiglenes külföldi kiküldetések elrendelésével, lebonyolításával és elszámolásával kapcsolatos eljárási rendet a következők szerint állapítom meg: 1. Az utasítás hatálya 1. § (1) A Gazdasági Versenyhivatalban (a továbbiakban: Hivatal) foglalkoztatott köztisztviselők és közszolgálati ügykezelők (a  továbbiakban együtt: közszolgálati tisztviselők), valamint a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény hatálya alá tartozó munkavállalók (a továbbiakban mind együtt: munkatársak) ideiglenes külföldi kiküldetése tekintetében ezen utasítás rendelkezései szerint kell eljárni. (2) Az utasításnak a napidíj meghatározására, valamint az utazási költségek tekintetében a repülőgéppel vagy vasúton történő utazás komfortosztályára vonatkozó rendelkezései az elnökre, az elnökhelyettesekre, valamint a főtitkárra nem alkalmazhatók. 2. Értelmező rendelkezés 2. § Ezen utasítás alkalmazásában ideiglenes külföldi kiküldetés (a továbbiakban: kiküldetés) a Hivatal tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében a Magyar Köztársaság területén kívüli tartózkodás − nem ideértve a három hónapot meghaladó külföldi munkavégzést, illetve képzést −, továbbá az ezzel összefüggő utazás. 3. A kiküldetések tervezése 3. § (1) A szervezeti egységek − a (3) bekezdés b) pontjában írtakra figyelemmel − a tárgyév január 10-éig elkészítik és a Nemzetközi Irodának megküldik a tárgyévre vonatkozó kiküldetési tervüket. A kiküldetési tervet az 1. melléklet szerinti formátum felhasználásával kell összeállítani, és az egyes kiküldetések szükségessége és szakmai célszerűsége tekintetében rövid szöveges indokolással kell ellátni. (2) Kiküldetésre egy szervezeti egységtől − különösen indokolt eset kivételével − csak egy fő utazhat. (3) Az (1) bekezdés szerinti tervezést a) az elnök, az elnökhelyettesek és a főtitkár kiküldetései, továbbá b) a versenyhatóságok hálózatán belüli együttműködésről szóló 2004/C 101/03. számú bizottsági közlemény szerinti Európai Versenyhatóságok Hálózata (European Competition Network, ECN), az Európai Gazdasági Térség és az Európai Szabadkereskedelmi Társulás államainak versenyhatóságai közötti együttműködés (European Competition Authorities, ECA), a Gazdasági Együttműködési és Fejlesztési Szervezet (Organisation for Economic Co-operation and Development, OECD) Verseny Bizottsága és az Egyesült Nemzetek Kereskedelmi és Fejlesztési Konferenciája (United Nations Conference on Trade and Development, UNCTAD) tevékenységében, a Nemzetközi Versenyhálózat (International Competition Network, ICN) éves konferenciáján, továbbá az Európai Versenynapon való részvétellel összefüggő kiküldetések tekintetében a Nemzetközi Iroda végzi el. (4) A Nemzetközi Iroda a szervezeti egységektől beérkezett anyagokat a tárgyév január 30-áig összesítve – a szervezeti egységekkel szükség szerint ismételten egyeztetve, majd a Költségvetési Irodának az egyes utazásokhoz hozzárendelendő becsült költségekre vonatkozó véleménye kikérésével − előkészíti a Hivatal éves kiküldetési tervét (a továbbiakban: kiküldetési terv). (5) A Költségvetési Iroda számára az egyes utazásokhoz hozzárendelendő becsült költségek fölmérésére legalább nyolc napot kell biztosítani. (6) A kiküldetési tervet úgy kell elkészíteni, hogy annak éves dologi kiadás vonzata az elemi költségvetésben e jogcímen rendelkezésre álló összeg 70%-a lehet. Az elemi költségvetésben e jogcímen rendelkezésre álló összeg fennmaradó 30%-át tartalékkeretként kell kezelni, amely a kiküldetési tervben nem szereplő, de szakmai szempontból az elnök által kiemelt jelentőséggel bírónak minősített kiküldetések fedezetét biztosítja. (7) A kiküldetési tervet − a Hivatalvezetői Értekezlet által történt megtárgyalást követően − az elnök hagyja jóvá. (8) A jóváhagyott kiküldetési tervről a Nemzetközi Iroda tájékoztatja a szervezeti egységeket, és intézkedik annak a hivatali munkatársak számára elérhető belső számítógépes hálózaton (a továbbiakban: intranet) történő közzétételéről. 4. Kiküldetés elrendelése és jóváhagyása 4. § (1) A kiküldetés jóváhagyását a 2. melléklet szerinti feljegyzésminta felhasználásával, a rendelkezésre álló információk megadásával kell kezdeményezni. A feljegyzésben jelezni kell, hogy a kiküldetés szerepel-e a jóváhagyott kiküldetési tervben; ha nem, szükségességét és szakmai célszerűségét külön indokolni kell, valamint jelezni kell – ha van ilyen –, hogy az adott szervezeti egységről kezdeményezett, a jóváhagyott kiküldetési tervben szereplő mely meg nem valósult vagy meg nem valósuló utazás terhére lenne megvalósítható. (2) A kiküldetés időtartamát úgy kell meghatározni, hogy az a lehető legkisebb költséggel járjon. A kiküldetés jóváhagyását kezdeményező feljegyzésben külön indokolni kell, ha a) a kiutazásra a kiküldetés hivatalos programja, illetve a kiküldetés szerinti feladat (a továbbiakban: kiküldetési program) kezdetének napját megelőző napon, illetve a hazautazásra a kiküldetési program befejezésének napját követő napon, továbbá b) a kiutazásra a kiutazás napján nem a lehető legkésőbbi, illetve a hazautazásra a visszautazás napján nem a lehető legkorábbi indulási időpontban kerülne sor. (3) A kiutazás a kiküldetési program kezdetének napját megelőző napon, illetve a hazautazás a kiküldetési program befejezésének napját követő napon akkor tekinthető indokoltnak, ha – a kiküldetési programon való teljes részvétel biztosítása mellett, és a rendelkezésre álló menetrendszerinti közlekedési eszközök figyelembevételével – a kiküldetési program kezdete napján való kiutazásra 7 óra előtti indulással, illetve a kiküldetési program befejezésének napján való hazautazásra 22 óra utáni érkezéssel lenne csak mód. (4) A kiutazás napján nem a legkésőbbi, illetve a visszautazás napján nem a legkorábbi indulási időpont akkor tekinthető indokoltnak, ha – a rendelkezésre álló menetrendszerinti közlekedési eszközök figyelembevételével – a kiutazáshoz 22 óra után érkező, illetve a hazautazáshoz 7 óra előtt induló menetrendszerinti közlekedési eszközt kellene igénybe venni. (5) Az utazás és a szállás várható költségéről, valamint az útielőlegként rendelkezésre bocsátandó egyéb várható költségekről a Nemzetközi Iroda ad tájékoztatást a kiküldetést teljesítő személy (a továbbiakban: kiküldött) részére. 5. § (1) A kiküldetést a) ha az szerepel a jóváhagyott kiküldetési tervben, vagy az adott szervezeti egység részéről kezdeményezett, a jóváhagyott kiküldetési tervben szereplő meg nem valósuló utazás terhére megvalósítható, a kiküldött szervezeti egységének vezetője, b) az a) pont alá nem tartozó esetben a kiküldött szervezeti egységének tevékenységét irányító vezető rendeli el. (2) Nem kell alkalmazni az (1) bekezdésben foglalt rendelkezést az elnök, az elnökhelyettesek és a főtitkár kiküldetése esetén. (3) A kiküldetés jóváhagyását kezdeményező, a 2. melléklet szerinti feljegyzés mellékletét képező nyomtatványt − a tartalmi és formai követelmények, valamint a kiküldetés lebonyolításához szükséges forrás meglétének ellenőrzését követően − a Költségvetési Iroda vezetője ellenjegyzi. (4) A kiküldetést az (1) bekezdés a) pontja szerinti esetben a szervezeti egység tevékenységét irányító vezető hagyja jóvá, az (1) bekezdés b) pontja szerinti esetben az elnök hagyhatja jóvá a tartalékkeret terhére. (5) Az elnök, az elnökhelyettesek és a főtitkár kiküldetését az elnök hagyja jóvá. (6) Az elrendelt és jóváhagyott, a Költségvetési Iroda vezetője által ellenjegyzett kiküldetés utazásszervezését (vízum és utazási jegy beszerzése, biztosítás intézése, szállásfoglalás) − a 2. melléklet szerinti feljegyzés másolata alapján − a Nemzetközi Iroda végzi. (7) A kiküldetés jóváhagyását a kiküldetés programja és költségei ismertté válását követően haladéktalanul kezdeményezni kell, de legkésőbb olyan időben, hogy az utazásszervezésre a Nemzetközi Irodának a kiutazás napját megelőzően legalább tíz nap álljon rendelkezésére. 5. Napidíj 6. § (1) A kiküldött munkatárs a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet III. fejezetében meghatározott napidíjra jogosult az e §-ban meghatározottak szerint. (2) A napidíj összegének meghatározásakor a külföldön töltött idő számítása során a) – ha a kiutazásra nem a kiutazás napján a lehető legkésőbbi menetrendszerinti közlekedési eszközzel kerül sor – a külföldön töltött idő kezdeteként a lehető legkésőbbi menetrendszerinti közlekedési eszköz indulási időpontját, illetve b) – ha a hazautazásra nem a visszautazás napján a lehető legkorábbi menetrendszerinti közlekedési eszközzel kerül sor – a külföldön töltött idő végeként a lehető legkorábbi menetrendszerinti közlekedési eszköz indulási időpontját kell figyelembe venni. (3) A (2) bekezdés alkalmazásában a lehető legkésőbbi, illetve legkorábbi időpontot a 4. § (3) és (4) bekezdése szerint indokoltnak tekinthető lehető legkésőbbi, illetve lehető legkorábbi időpontra tekintettel kell megállapítani. 6. A kiküldetéssel kapcsolatos egyéb juttatások 7. § (1) A napidíjon túlmenően a munkatárs a kiküldetése során felmerülő következő többletköltségei megtérítésére jogosult: a) szállásköltség, b) a kiküldetés helyére történő ki- és hazautazás költsége, valamint c) a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt dologi költségek. (2) Az (1) bekezdésben felsoroltak csak a Hivatal nevére és címére kiállított, a számviteli bizonylatnak megfelelő okmány vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylat ellenében számolhatók el. 7. Szállásköltség 8. § (1) A kiküldött szállását, illetve a szálláshely kategóriáját a költséghatékonyság és a program helyszíne megközelíthetőségének figyelembevételével kell megválasztani úgy, hogy a szállásdíj − a (2), illetve a (3) bekezdésben foglalt eltéréssel − nem haladhatja meg a 150 euró/éjszaka összeget. (2) Ha az (1) bekezdés szerinti összeghatár túllépése nélkül nem biztosítható, hogy a szállás legalább − az adott országban a szálláshelyek osztályozására általánosan elfogadott osztályozási rend szerint − a középső középkategóriába essen, vagy hogy a szállásköltség a szálláshelyen nyújtott reggelit is magában foglalja, az ehhez szükséges mértékkel az (1) bekezdésben meghatározott összeghatárnál magasabb szállásköltség is megállapítható. (3) Az elnök, az elnökhelyettesek és a főtitkár szállását, a szálláshely kategóriáját úgy kell megválasztani, hogy az legalább − az adott országban a szálláshelyek osztályozására általánosan elfogadott osztályozási rend szerint − a felső középkategóriába essen, az étkezési lehetőség helyben biztosítva legyen, és a kiküldött elhelyezésére személyenként külön szobákban kerüljön sor; ennek érdekében a szállásdíj a szükséges mértékben meghaladhatja az (1) bekezdésben meghatározott összeget. A nevezettekkel együtt utazó kiküldött számára – különösen, ha az az (1) bekezdés szerinti összeghatáron belül biztosítható – szükség esetén ugyanazon szálláshelyen biztosítható elhelyezés. (4) A szállás kiválasztásánál – ha a feltételek egyébként azonosak – előnyben kell részesíteni azt a szálláshelyet, ahol az internet-hozzáférés külön díj felszámítása nélkül biztosított. 8. Utazási költségek 9. § (1) Az utazást a legcélszerűbb útvonalon, költségkímélő módon kell megtervezni és teljesíteni. (2) Repülőgéppel történő utazás esetén a) Európán belüli utazásnál „turista” osztálynak, b) négy óra repülési időt meghaladó tengerentúli utazásnál „business” osztálynak megfelelő kategóriájú repülőjegy vásárolható. (3) Vasúton történő utazás esetén másodosztály vehető igénybe helyjegybiztosítással. (4) Hivatali gépkocsi vagy saját tulajdonú gépkocsi használata Európán belüli utazás esetén engedélyezhető. Saját tulajdonú gépkocsi használata esetén a kiküldöttet külön utasításban meghatározottak szerint illeti meg költségtérítés. 9. Indokolt dologi költségek 10. § (1) A 7. § (1) bekezdés c) pontja alkalmazásában indokolt dologi költségként a következők számolhatók el: a) külföldön: aa) a rendezvény részvételi díja, ab) az utazáshoz kapcsolódó repülőtéri vagy egyéb illeték, ac) a kiküldetés hivatalos céljához kapcsolódó helyi utazási költség (így különösen a helyi és helyközi járat igénybevétele; az elnök, elnökhelyettesek, főtitkár, kabinetfőnök, versenytanácstag és irodavezető esetében taxiköltség), ad) a hivatali céllal összefüggő telefon- és telefaxhasználatnak, szálláshelyen igénybe vett internethasználatnak a kiküldetés elrendelője által igazolt költsége, ae) vízumköltség, af ) az utas- és poggyászbiztosítás díja, b) belföldön az indulási hely (lakóhely vagy munkahely) és a repülőtér között igénybe vett szállítási eszköz (reptéri minibusz, tömegközlekedési eszközök; az elnök, elnökhelyettesek, főtitkár, kabinetfőnök, versenytanácstag és irodavezető esetében taxi) költsége, saját tulajdonú gépkocsi használata esetén a külön utasításban meghatározottak szerinti költségtérítés és a parkolási költség. (2) Indokolt esetben a főtitkár az (1) bekezdés a) pont ac) alpontjában, illetve az (1) bekezdés b) pontjában meg nem jelölt munkatárs részére is engedélyezheti taxiköltség megtérítését a kiküldött indokolt feljegyzése alapján. 10. A kiküldetés meghosszabbítása magáncélból 11. § (1) Ha a kiküldött a kiküldetésének időtartamát a kiküldetés hivatalos céljához, a kiküldetési programon való teljes részvételéhez nem kapcsolódó magáncélú külföldi tartózkodással egybekötve kívánja megvalósítani, az csak akkor engedélyezhető, ha a korábbi vagy későbbi hazautazás nem jár a kiküldetéshez szükségesnek és indokoltnak tekinthetőnél magasabb utazási és szállásköltséggel. (2) Az (1) bekezdés szerinti esetben a napidíj számítása során csak a kiküldetéshez szükséges és indokoltnak tekinthető külföldön tartózkodás esetére járó napidíj vehető figyelembe. 11. A kiküldetéssel összefüggő pénzügyi elszámolások 12. § (1) A kiküldetés jóváhagyását követően a 2. melléklet szerinti feljegyzés mellékletét képező, megfelelően kitöltött nyomtatványt meg kell küldeni a Költségvetési Irodának. A kiküldetés jóváhagyatását úgy kell intézni, hogy a nyomtatvány a Költségvetési Irodára legkésőbb a kiutazás napja − vagy ha az előbb szükséges, a részvételi díj megfizetése − előtt négy munkanappal megérkezzen; e rendelkezéstől csak indokolt esetben, a kiküldetés jóváhagyójának külön jóváhagyásával lehet eltérni. (2) Legkésőbb a kiutazást megelőző napon útielőlegként a kiutazás szerinti államban hivatalos fizetőeszközként szolgáló valutában – az érintett választása szerint készpénzben vagy bankszámlára történő átutalással – a kiküldött rendelkezésére kell bocsátani a kiküldetés időtartama alapján számított napidíj, a szállásköltség, valamint a 10. § (1) bekezdés a) pont ac) alpontja szerinti helyi utazási költség, gépjárműhasználat esetén az ezzel összefüggésben felmerülő költségek várható összegét. 13. § (1) A kiküldetés befejezését követően a kiküldött három munkanapon belül köteles elszámolni, a 7. § (2) bekezdése szerinti bizonylatok leadásával és a fel nem használt valuta visszafizetésével. (2) Az elszámolás során a kiküldöttnek a 3. melléklet szerinti nyomtatványon kell nyilatkoznia a tartós külszolgálatot teljesítő kormányzati szolgálati jogviszonyban állók és a munkavállalók alapellátmányának, valamint a munkavállalók ideiglenes külföldi kiküldetése napidíjának összegéről és azok kifizetéséről szóló 3/2012. (IX. 4.) KüM rendelet 4. § (7)  bekezdésében, illetve a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet 43. § (7) bekezdésében foglaltakról. (3) Az elszámolást valutában és forintban a Költségvetési Iroda készíti el a 4. melléklet szerinti nyomtatványon. A nyomtatványhoz mellékelni kell a) a kiküldetés jóváhagyása iránti 2. melléklet szerinti feljegyzést, amely alapján az útielőleg megállapításra került, b) a 3. melléklet szerinti nyilatkozatot, c) a tényleges kiadást igazoló bizonylatokat vagy azok másolatát, d) a repülő- vagy más közlekedési eszközre szóló jegyet, valamint e) a 10. § (2) bekezdése szerinti esetben a főtitkárnak a taxiköltség megtérítését engedélyező döntését. (4) Az elszámolás során az adott valuta egész egységeivel kell számolni, figyelembe véve a kerekítés szabályait. (5) Az elszámolás során a keletkezett tartozást abban a pénznemben kell visszafizetni, amelyben a kiküldött az útielőleget felvette, kivéve az öt egységnél kisebb értékű valutát, ami forintban is visszafizethető. A forintban történő visszafizetés esetén az átszámítás a Magyar Nemzeti Banknak a visszafizetés napján érvényes hivatalos deviza-középárfolyamán történik. 12. A kiküldetés teljesítésének igazolása 14. § (1) A kiküldetés céljának teljesüléséről a kiküldött a kiküldetést követő tizenöt munkanapon belül úti jelentés formájában írásbeli beszámolót készít. Az úti jelentésben be kell számolni a szakmai tapasztalatokról, a hasznosítható, illetve átvételre ajánlott eljárásokról, valamint minden további lényeges információról. Az úti jelentéshez mellékelni kell a kiküldetés programján kiosztott vagy azzal összefüggésben a résztvevők rendelkezésére bocsátott szakmai anyagokat. (2) Az úti jelentést és annak mellékleteit elektronikusan meg kell küldeni a Nemzetközi Irodának, amely gondoskodik annak az intraneten történő közzétételéről. 13. Záró rendelkezések 15. § (1) Ez az utasítás 2015. január 1-jén lép hatályba. (2) Hatályát veszti az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 6/Eln./2011. [5/2011. (V. 13.) GVH] utasítás. Dr. Juhász Miklós s. k., elnök