335/2010. (XII. 27.) Korm. rendelete egyes központi államigazgatási szervek személyügyi nyilvántartási és integrált emberi erőforrás-gazdálkodási rend

335/2010. (XII. 27.) Korm. rendelete egyes központi államigazgatási szervek személyügyi nyilvántartási és integrált emberi erőforrás-gazdálkodási rendszeréről. A Kormány a kormánytisztviselők jogállásáról szóló 2010. évi LVIII. törvény 64. § (3) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, az Alkotmány 35. §-a (1) bekezdésének b) pontjában megállapított feladatkörében eljárva a következőket rendeli el: A rendelet hatálya 1. § A rendelet hatálya a Miniszterelnökségre, a minisztériumokra és a Nemzeti Közigazgatási Intézetre (a továbbiakban: NKI), valamint az e szervekkel jogviszonyban álló foglalkoztatottakra terjed ki. Értelmező rendelkezések 2. § A jelen rendelet alkalmazásában: 1. Kormányzati személyügyi szolgálgató rendszer (a továbbiakban: KSzSzR): központi adatbázisra épülő, egységes alapokon megvalósuló, moduláris felépítésű személyügyi nyilvántartás és integrált emberi erőforrás-gazdálkodási rendszer, amely külső informatikai rendszerekhez is kapcsolódik; 2. Foglalkoztatott: a munkáltatónál foglalkoztatási jogviszonyban álló természetes személy, valamint – feltéve, hogy az adatkezeléshez hozzájárult – a nyugdíjasnak minősülő, a munkáltatónál korábban foglalkoztatási jogviszonyban állt természetes személy; 3. Nyugdíjas: a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 19/A. § (1) bekezdésének a)–h) pontja, valamint a kormánytisztviselők jogállásáról szóló 2010. évi LVIII. törvény 10. § (3) bekezdése szerinti személy, amennyiben a munkáltató juttatást biztosít számára; 4. Modul: a KSzSzR-t felépítő egyes funkcionális rendszerelemek, melyek egymással közvetlen kapcsolatban állnak; 5. Interfész: két funkcionális egység összekapcsolhatóságát és együttműködését biztosító előírások összessége, a KSzSzR azon eleme, amely biztosítja a külső informatikai rendszerekkel történő kommunikációt (elektronikus adatátadás–átvétel); 6. Munkáltató: a Miniszterelnökség, a minisztériumok és az NKI; 7. Állománytábla: a munkáltató szervezeti felépítéséhez igazodó, az egyes szervezeti egységekhez rendelt álláshelyek és az álláshelyekhez szükséges ismérvek összessége; 8. Felhasználó: a munkáltató azon munkatársa, aki a KSzSzR-t munkaköri feladatainak teljesítése céljából használja; 9. Okmány: minden olyan irat, amely személyre, vagy a személy jogviszonyára vonatkozóan állítást, tényt, körülményt, adatot, állapotot, jogot vagy kötelezettséget rögzít, és amelyet abból a célból készítettek, hogy az állítást, tényt, körülményt, adatot, állapotot, jogot vagy kötelezettséget a jövőben bizonyítani, igazolni, ellenőrizni lehessen; 10. Adatállomány: a KSzSzR-ben rögzített, oda importált, illetve ott előállított információk összessége; 11. Személyügyi intézkedés: a felhasználó által végrehajtott, valamely foglalkoztatott jogviszonyának adataiban változást eredményező tevékenység; 12. Jelentőfelelős: a központosított illetményszámfejtésről szóló 37/2001. (X. 25.) PM rendelet 2. § (1) bekezdés j) pontja szerinti jelentőfelelős; 13. Szerepkör: a meghatározott feladatkörrel és annak ellátásához szükséges jogosultsággal felruházott felhasználói pozíció; 14. Külső informatikai rendszerek működtetői: a Magyar Államkincstár és a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság; 15. Jogosultság: egy adott szerepkört betöltő felhasználó számára biztosított, a KSzSzR használatát lehetővé tévő egyes jogok (felhatalmazások) összessége; 16. Értékkészlet: a KSzSzR-ben rögzítendő egyes adatokra jellemző, választható elemek halmaza. A KSzSzR rendeltetése 3. § A KSzSzR rendeltetése, hogy szolgáltatásai révén biztosítsa: a) a humánpolitikai feladatok ellátásának informatikai támogatását; b) a külön törvény szerinti közszolgálati alapnyilvántartás vezetését; c) a közszolgálati személyzeti politika alakításához szükséges statisztikai adatszolgáltatásokat; d) a feladatellátáshoz kapcsolódóan az adatkapcsolatot a külön törvényben és a jelen rendeletben meghatározott külső informatikai rendszerekkel. A KSzSzR felépítése 4. § (1) A KSzSzR egységes informatikai rendszerként magában foglalja a (2)–(4) bekezdés szerinti modulokat, kiszolgáló eszközöket és a külső informatikai rendszerekhez a kapcsolódást lehetővé tevő interfészeket. (2) A KSzSzR moduljai a következők: a) személyügyi adminisztráció, b) dokumentumtár, c) munkaidő és távollét nyilvántartás, d) képzés, oktatás, e) vezetői információs rendszer. (3) A KSzSzR kapcsolódó szolgáltatásai a következők: a) önkiszolgáló felület, b) ügyfélszolgálat. (4) A KSzSzR az alábbi külső informatikai rendszerekhez kapcsolódik: a) Központosított Illetményszámfejtő Rendszer (a továbbiakban: KIR), b) Szolgáltatási és Ellátási Alapadat Tár (a továbbiakban: SzEAT), c) a munkáltatók által alkalmazott iktató rendszerek (a továbbiakban: iktató rendszerek). A KSzSzR moduljai és kapcsolódó szolgáltatásai 5. § (1) A személyügyi adminisztráció modul a KSzSzR központi modulja, amely a) tartalmazza a munkáltatók állománytábláit; b) tartalmazza a foglalkoztatottaknak a közszolgálati alapnyilvántartás szerinti adatait; c) a felhasználók utasításának megfelelően vagy automatikusan feladatokat, műveleteket hajt végre a KSzSzR-ben kezelt személyes és szervezeti adatok és az ezekre vonatkozó intézkedések, folyamatok vonatkozásában. (2) A dokumentumtár modul biztosítja: a) az egységes okmánymintáknak megfelelően az okmányok előállítását, nyomtatását, tárolását; b) azon igazolások, nyilatkozatok, dokumentumok elektronikus formában történő tárolását, amelyeket a foglalkoztatottnak a jogviszonyával összefüggésben a munkáltató rendelkezésére kell bocsátani. (3) A munkaidő és távollét nyilvántartás modul tartalmazza a foglalkoztatott: a) éves szabadságát, b) szabadságtervének elkészítését, c) munkából való távolmaradásának nyilvántartását, d) fizetés nélküli szabadságának igénylését és engedélyezését, időtartamát, e) rendkívüli munkavégzésének elrendelését. (4) A képzés, oktatás modul: a) nyilvántartja a képzésekre vonatkozó adatokat, ideértve a kapcsolódó elektronikus tananyagokat is; b) kezeli a képzésekre vonatkozó igényeket, jóváhagyásokat, előírásokat; c) rögzíti a foglalkoztatottaknak a képzéseken megszerzett végzettségeit, kompetenciáit; d) nyilvántartja a tanulmányi szerződésekkel kapcsolatos adatokat. (5) A vezetői információs modul a vezetői feladatok támogatása céljából a KSzSzR-ben tárolt adatokról információkat szolgáltat, kimutatásokat készít. A lekérdezés történhet automatikusan vagy kezdeményezésre, illetve előre meghatározott vagy egyedi igény alapján. 6. § (1) Az önkiszolgáló felületen a foglalkoztatottak megtekinthetik saját adataikat, azokhoz dokumentumokat csatolhatnak, intézkedéseket kezdeményezhetnek, megteszik a távolléteikkel és a képzéseikkel kapcsolatos kezdeményezéseket, illetve ellátják a mindezekkel kapcsolatos feladataikat. Az egyes szervezeti egységek vezetői az irányításuk alá tartozó foglalkoztatottak adataiba betekinthetnek, elláthatnak egyes munkáltatói feladatokat (utasításadás, kezdeményezések jóváhagyása). (2) Az ügyfélszolgálat a felhasználók számára nyújt segítséget, továbbá lehetőséget biztosít a felhasználóknak a KSzSzR-t érintő bejelentések, igények megtételére. A KSzSzR kapcsolata külső informatikai rendszerekkel 7. § (1) A Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) ellátja a KIR interfész működtetésével kapcsolatos feladatait. A KSzSzR és a KIR közötti adatkapcsolatot a KIR-ben alkalmazott személy- és jogviszony azonosító biztosítja. (2) A munkáltatók az illetményszámfejtéshez szükséges humánpolitikai intézkedéseket tartalmazó adatszolgáltatást a KSzSzR-ből előállított okiratok, bizonylatok és elektronikus adatállományok útján teljesítik. (3) A KSzSzR-ben előállított okiratok és bizonylatok adattartalmának meg kell felelnie a központosított illetményszámfejtésről szóló 37/2001. (X. 25.) PM rendelet 1. számú mellékletében meghatározottaknak. (4) A jelentőfelelős feladata a következő: a) az állományok leválogatása személyügyi intézkedések esetén, amennyiben a humánpolitikai területért felelős szervezeti egységtől a hitelesített okirat megérkezik; b) a munkáltató különböző szervezeti egységei által a munkaidő és távollét nyilvántartás modulba bejegyzett távollétek és a távolléteket igazoló okmányok előzetes ellenőrzését követően a távollét jelentés átadásának indítása; c) az elektronikus állomány előállításával egyidejűleg a hozzá tartozó papír alapú okiratok, bizonylatok postázása; d) az ellenőrzések során felmerülő hibás adatok javíttatása és a javított adatok újbóli megküldése. (5) A Kincstár elektronikus úton adatszolgáltatást biztosít a KSzSzR részére a számfejtett illetményekről és a távollétekről. 8. § (1) A KSzSzR és a SzEAT közötti adatkapcsolat célja, hogy a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság (a továbbiakban: KSzF) ellátási körébe tartozó és a KSzSzR rendszert alkalmazó munkáltatók a SzEAT számára szükséges adatszolgáltatást közvetlenül, elektronikus úton teljesítsék. (2) A KSzSzR és a SzEAT közötti elektronikus adatkapcsolat a KSzSzR-ben alkalmazott szervezet-, szerepkör-, és személy azonosítók alapján jön létre. 9. § (1) A KSzSzR és a munkáltatók által üzemeltetett iktató rendszerek közötti adatkapcsolat biztosítja a KSzSzR-ben keletkező iratok automatikus iktatását. (2) A KSzSzR és az iktató rendszer közötti kapcsolatot a KSzSzR-ben alkalmazott jogviszony azonosítók biztosítják, melyeket az iktató rendszerben kézzel rögzíteni kell. 10. § (1) A munkáltatók és a külső informatikai rendszerek működtetői kötelesek együttműködni, ideértve különösen az észlelt hibák jelzését, illetőleg javítását, és a javítás megtörténtéről szóló értesítést. (2) A külső informatikai rendszerek működtetői egyeztetnek az NKI-val, amennyiben a saját rendszerükben olyan változtatást kívánnak végrehajtani, amely az interfészekre hatással van. A KSzSzR működési modellje, üzemeltetése 11. § (1) A KSzSzR a személyügyi adminisztráció modulban, mint központi adatbázisban tárolt adatoknak a felhasználók által alkalmazási felületen keresztül történő közvetlen kezelésére épül. (2) A központi adatbázisban tárolt adatok hiteles okmányokon nyugszanak. Az adatokat a keletkezési helyük szerint illetékes munkáltató felhasználója rögzíti. A hiteles adatok ügyrend szerinti ellenőrzési eljárások után kerülnek az adatbázisba. 12. § (1) A felhasználóknak a KSzSzR adataihoz és funkcióihoz való hozzáférését a jogosultságuk terjedelme alapján külön jogszabály határozza meg. A felhasználók az általuk megismert személyes adatokat kizárólag a jogosultságuk által meghatározott körben használhatják fel. (2) A KSzSzR a felhasználók által végzett, meghatározott adatkörökre vonatkozó módosító műveletről részletes, a felhasználó és a művelet beazonosításához szükséges adatokat tartalmazó nyilvántartást készít és tárol. (3) A modulokhoz és interfészekhez történő szabályozott hozzáférés érdekében minden felhasználót „Felhasználói névvel” kell azonosítani, és a rendszer adataihoz történő hozzáférését a KSzSzR jogosultsági rendszerén keresztül kell biztosítani, figyelembe véve az adatvédelmi előírásokat. (4) Az engedélyezett jogosultságokat nyilván kell tartani. A nyilvántartást úgy kell kialakítani, hogy megállapítható legyen, hogy egy adott időpontban egy meghatározott adathoz a felhasználók milyen köre fért hozzá, és részükre ezt a jogosultságot ki engedélyezte. 13. § (1) A KSzSzR-t az NKI üzemelteti. (2) A KSzSzR működtetéséhez szükséges informatikai, műszaki feltételeket – a Központi Szolgáltatási Főigazgatóságról szóló 272/2003. (XII. 24.) Korm. rendeletnek megfelelően – a KSzF biztosítja. A közigazgatási személyzetpolitikáért felelős miniszter feladatai 14. § A közigazgatási személyzetpolitikáért felelős miniszter ellátja a KSzSzR szakmai felügyeletével kapcsolatos feladatokat. Ennek keretében különösen: a) felel a KSzSzR stratégiai fejlesztéséért; b) ellátja a KSzSzR szabályozásával kapcsolatos feladatokat; c) koordinációs bizottságot hoz létre és működtet. 15. § (1) A koordinációs bizottság (a továbbiakban: bizottság) véleményező, javaslattevő, döntés-előkészítő testületi szerv, amely ügyrendjét maga határozza meg. (2) A bizottság elnökét és titkárát a közigazgatási személyzetpolitikáért felelős minisztérium közigazgatási államtitkára jelöli ki, tagjai a munkáltatók által delegált személyek. A bizottság elnöke további személyeket is meghívhat. (3) A bizottság szükség szerint, de legalább negyedévente ülésezik. A bizottság üléseiről emlékeztető készül, amelyet a közigazgatási személyzetpolitikáért felelős minisztérium közigazgatási államtitkárának kell megküldeni. 16. § A közigazgatási személyzetpolitikáért felelős miniszter a külön törvényben meghatározott lekérdezést a vezetői információs modulon keresztül végzi. Az NKI feladatai 17. § (1) Az NKI: a) a felhasználók részére működteti a 6. § (2) bekezdése szerinti ügyfélszolgálatot (a továbbiakban ügyfélszolgálat); b) gondoskodik a fejlesztési igényekről; c) a felhasználók tájékoztatása érdekében működteti a KSzSzR portált; d) előkészíti a Működési Szabályzatot és szükség esetén javaslatot tesz a módosítására. (2) Az NKI az ügyfélszolgálat segítségével: a) a felhasználók részére tájékoztatást nyújt a KSzSzR működésével kapcsolatos kérdésekben; b) kezeli a felhasználóktól érkező hibabejelentéseket, gondoskodik a hibák kijavításáról; c) a munkáltató kezdeményezésére beállítja, módosítja, törli az egyes felhasználók jogosultságait; d) gondoskodik az egyes modulok paraméterei, az értékkészletek és az okmányminták aktualizálásáról; e) tájékoztatókat készít, oktatásokat szervez a felhasználók számára a rendszerben megvalósított változtatásokról; f) segítséget nyújt a munkáltatók és a közigazgatási személyzetpolitikáért felelős miniszter számára a vezetői információs igények kielégítésével kapcsolatos feladataik ellátásához. (3) AZ NKI a KSzSzR fejlesztése tekintetében: a) összegyűjti a fejlesztési igényeket és javaslatával együtt döntésre felterjeszti a közigazgatási személyzetpolitikáért felelős minisztérium közigazgatási államtitkárának; b) elvégzi a KSzSzR-ben végrehajtásra kerülő módosításokból, fejlesztésekből adódó tesztelési feladatokat. A munkáltató feladatai 18. § A munkáltató ellátja a) a humánpolitikai feladatokkal összefüggő, b) a KSzSzR működése érdekében szükséges, c) továbbá az egyéb adminisztratív jellegű feladatokat. 19. § (1) A munkáltató humánpolitikai feladatai különösen: a) állománytábla feltöltése, módosítások folyamatos átvezetése; b) a foglalkoztatottak személyes adatainak felvitele, módosítása, törlése; c) az egyes személyügyi intézkedések végrehajtása, a kapcsolódó okmányok előállítása; d) a munkaidő és távollét nyilvántartás feladatainak ellátása; e) a képzések tervezésével, szervezésével és a hozzájuk kapcsolódó nyilvántartások vezetésével kapcsolatos feladatok ellátása; f) az interfészen keresztül történő adatátadások biztosítása. (2) A munkáltató a KSzSzR működése érdekében az alábbi feladatokat látja el: a) a rendszer használata során feltárt hibák, illetve módosítási igények megküldése az NKI felé; b) a jogosultságok beállításával, törlésével kapcsolatos igények jelzése az NKI felé; c) együttműködés az NKI-val a KSzSzR-ben végrehajtott módosítások, fejlesztések felhasználói tesztelésében. (3) A munkáltató adminisztratív jellegű feladatai különösen: a) a KSzSzR-rel összefüggő belső szabályzatok felülvizsgálata; b) a vezetői információs igények kiszolgálása érdekében lekérdezések, kimutatások készítése. Állami vezetőkre vonatkozó rendelkezések 20. § (1) A miniszter adatait a KSzSzR-be a személyzetpolitikáért felelős miniszter által kijelölt szervezeti egység rögzíti, módosítja, törli, továbbá végrehajtja a személyügyi intézkedéseket, előállítja a kapcsolódó okmányokat. (2) A központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény 7. § (4) bekezdése szerinti személyügyi nyilvántartás vezetése érdekében a munkáltató az államtitkárra, valamint a szakmai vezetőre vonatkozó, az általa végrehajtott személyügyi intézkedések okmányait átadja a közigazgatási személyzetpolitikáért felelős miniszternek. A Honvédelmi Minisztériumra és a Külügyminisztériumra vonatkozó külön rendelkezések 21. § (1) A Honvédelmi Minisztériumban a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonáinak jogállásáról szóló 2001. évi XCV. törvény hatálya alá tartozó foglalkoztatottak személyügyi nyilvántartását a Honvédelmi Minisztérium a rá vonatkozó szabályok alapján külön rendszerben vezeti. A Honvédelmi Minisztérium esetében a 4. § (2) bekezdés c)–d) pontja szerinti modul, valamint a (3) bekezdés a) pontja szerinti kapcsolódó szolgáltatás nem működik. (2) A Honvédelmi Minisztérium Költségvetési Gazdálkodási Információs Rendszer átadja a KSzSzR részére az illetmény-számfejtési adatokat. (3) A Külügyminisztériumban foglalkoztatottak e rendelet szerinti személyzeti nyilvántartását a Külügyminisztérium az általa üzemeltett KSzSzR rendszerben vezeti. A Külügyminisztérium üzemeltetési feladatai körében: a) biztosítja saját szervezetére vonatkozóan a 13. § (2) bekezdésében meghatározott feltételeket, b) ellátja a 17. § (2) bekezdés b)–d) pontban meghatározott feladatokat, c) biztosítja a közigazgatási személyzetpolitikáért felelős miniszter 16. § szerinti feladata ellátásának feltételeit. (4) A Honvédelmi Minisztérium és a Külügyminisztérium által foglalkoztatottak tekintetében a KSzSzR a 4. § (4) bekezdés szerinti külső informatikai rendszerekhez nem kapcsolódik. Záró rendelkezések 22. § (1) A jelen rendelet 2011. január 1-jén lép hatályba. (2) A munkáltató a közszolgálati adatvédelmi szabályzatot a rendelet hatálybalépését követő 45 napon belül felülvizsgálja. 23. § (1) Jelen rendeletben – az 1. § kivételével – 2011. április 1-jétől az NKI részére meghatározott feladatokat a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala látja el. (2) A rendelet 13. § (2) bekezdésben meghatározott feladatot 2011. április 1-jétől a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala látja el. 24. § A Kormányzati Személyügyi Szolgáltató és Képzési Központ 2011. január 1-jétől Nemzeti Közigazgatási Intézet néven működik. Ahol jogszabály a kormányzati személyügyi igazgatási feladatokat ellátó szervre utal, azon a Nemzeti Közigazgatási Intézetet kell érteni. Orbán Viktor s. k., miniszterelnök