1/2015. (X. 15.) SZGYF utasítása a szabálytalanságok kezelésének rendjéről.

1/2015. (X. 15.) SZGYF utasítása a szabálytalanságok kezelésének rendjéről. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva, figyelemmel a  költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 6.  § (4) bekezdésében foglaltakra, a Szociális és Gyermekvédelmi Főigazgatóság működési rendje, gazdasági tevékenysége körében előforduló szabálytalanságok kezelésére vonatkozóan a következőket rendelem el: 1. Általános rendelkezések 1. § (1) A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) 6. § (4) bekezdésében foglaltaknak megfelelően a Szociális és Gyermekvédelmi Főigazgatóság (a továbbiakban: Főigazgatóság) működése és a kezelésébe tartozó előirányzatok működtetése során esetlegesen előforduló szabálytalanságok megelőzésére, a  szabálytalanságok kezelésére, a  szabálytalanságok ismételt előfordulásának megelőzésére a következő eljárásrendet (a továbbiakban: Szabályzat) kell alkalmazni. (2) E Szabályzat célja, hogy a) a Főigazgatóság működésével kapcsolatosan felmerülő szabálytalanságok kezelése, b) a felelősség megállapítása és c) a szükséges intézkedések foganatosítása egységes rendszerben történjen. (3) Ezen Szabályzat része az  államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 69.  § (1)  bekezdése szerinti belső kontrollrendszernek. (4) E Szabályzat hatálya a) a Főigazgatóság valamennyi szervezeti egységére és b) a Főigazgatósággal kormánytisztviselői jogviszonyban, munkaviszonyban, továbbá megbízási jogviszonyban álló személyekre (a továbbiakban együtt: alkalmazottak) terjed ki. 2. A szabálytalanság fogalma 2. § (1) E Szabályzat alkalmazása során szabálytalanságnak minősülnek a mindenkor hatályos a) jogszabályok, b) közjogi szervezetszabályozó eszközök, c) a Főigazgatóság belső szabályozó eszközei, d) a Főigazgatóság szervezeti egységeinek ügyrendjei, e) az alkalmazottak munkaköri leírásai, f ) a Főigazgatóság által kötött szerződések (a továbbiakban együtt: szabályozások) rendelkezéseinek szándékos vagy gondatlan megszegésével elkövetett tevékenység vagy mulasztás, amely az államháztartás működési rendjét, a költségvetési, illetve vagyongazdálkodást vagy az állami feladatellátást sérti vagy veszélyezteti. (2) Szabálytalanságok különösen az 1. melléklet szerinti tényállások. 3. A szabálytalanságok alapesetei 3. § (1) A szabálytalanság az elkövetés módja szempontjából a) szándékosan okozott (különösen: félrevezetés, csalás, sikkasztás, vesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés) vagy b) gondatlanságból okozott (különösen: figyelmetlenségből, hanyag magatartásból) lehet. (2) A szabálytalanság gyakoriságát tekintve lehet a) egyszeri, b) ismételt vagy c) rendszeres (legalább 3 alkalommal elkövetett). (3) E  Szabályzat a  szükséges intézkedéseket az  elkövető szándéka szerint nem különbözteti meg. A  szándékosság a szankciók és az esetleges további hatósági intézkedések kezdeményezése vagy foganatosítása során értékelhető és mérlegelhető. 4. A szabálytalanságok megelőzésével és kezelésével kapcsolatos felelősség 4. § (1) A szabálytalanságok megelőzése és kezelése a főigazgató felelőssége, akinek e felelőssége és feladata a szervezeti egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán, valamint a  Főigazgatóság alkalmazottai munkaköri leírásainak, továbbá kormánytisztviselői jogviszonyukból, munkaviszonyukból, illetve megbízási jogviszonyukból származó kötelezettségeik jogszabályoknak megfelelő teljesítésével valósul meg. (2) A  szabályozottság biztosítása, a  szabálytalanságok bekövetkezésének megakadályozása a  Szervezeti és Működési Szabályzatban (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározott vezetők feladata és felelőssége. A  vezetők kötelezettsége – az általuk vezetett szervezeti egység vonatkozásában –, hogy a) a jogszabályoknak megfelelő szabályozások alapján működjön a Főigazgatóság, és a feladatkörükhöz tartozó szabályozások elkészítésre, kiadásra kerüljenek, b) folyamatosan kísérjék figyelemmel a szabályozottságot, valamint a szabályozások betartását, c) szabálytalanság észlelése esetén haladéktalanul intézkedjenek, hogy a  szabálytalanság megszüntetése, a hibás belső szabályozás korrigálása megtörténjen, valamint d) a helytelen alkalmazási gyakorlat megszüntetése mellett a személyi vagy intézményi felelősség megállapítása, a szükséges intézkedések foganatosítása megtörténjék. (3) A  Főigazgatóság működését érintő belső szabályozó eszközök a  Főigazgatóság belső honlapján találhatók és ismerhetők meg, melyek nem ismerése a felelősség megállapítása szempontjából irreleváns. (4) A Főigazgatóság alkalmazottainak feladatát, hatáskörét, felelősségét a munkaköri leírások tartalmazzák. (5) Az észlelt szabálytalanság jelzése a szolgálati út betartásával a közvetlen vezető felé, és megszüntetésük érdekében javaslatok tétele, valamint az elrendelt intézkedések megvalósítása valamennyi alkalmazott feladata és kötelessége. A szolgálati út a Főigazgatóság SZMSZ-e szerint értelmezendő. (6) A szabálytalanság kezelésében nem vehet részt a szabálytalansággal érintett személy. (7) A szabályszerű működést, illetve tevékenységet a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében a Bkr. 21.  §-ában foglaltak szerint a  Belső Ellenőrzési Főosztály (a továbbiakban: belső ellenőrzés) éves ellenőrzési terv keretében ellenőrzi. (8) A  főigazgató a  belső kontrollrendszerbe illeszkedő funkcionális alrendszerként, a  Főigazgatóság integritásának biztosítására integritásirányítási rendszert működtet az Integritásmenedzsment Igazgatóság feladat- és hatáskörében. 5. A szabálytalanság észlelése, feltárása 5. § A  szabálytalanság észlelése történhet a  belső kontrollrendszer részeként folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) keretében, a Főigazgatóság vezetői, beosztott alkalmazottai, az ellenőrzést végző belső és külső szervek, valamint egyéb külső személy részéről. 6. § (1) Amennyiben a szabálytalanságot nem vezető alkalmazott észleli, soron kívül köteles értesíteni közvetlen felettesét, aki az  ügy kivizsgálása érdekében haladéktalanul értesíti az  Integritásmenedzsment Igazgatóság Kiemelt Ügyek Osztályát. (2) Amennyiben az alkalmazott úgy ítéli meg, hogy közvetlen felettese az adott ügyben érintett, akkor az érintett vezető felettesét, annak érintettsége vagy különösen súlyos vagy szándékos szabálytalanság észlelése esetén az Integritásmenedzsment Igazgatóság Kiemelt Ügyek Osztályát kell értesíteni. (3) A főigazgató érintettsége esetén a Főigazgatóság irányításáért felelős minisztert kell értesíteni. (4) Szabálytalanság észlelésének jelzése írásban történik. Szabálytalanság észlelése jelentésekor – amennyiben a jelentő rendelkezik információval – a jelentőnek ki kell térnie a) a szabálytalanság pontos tartalmára, b) azon szabályozás megjelölésére, melytől való eltérést észlelt, c) az észlelés időpontja és az elévülési idő egymáshoz való viszonyára, d) a szabálytalansággal érintett szervezeti egység/szakmai terület megjelölésére, e) a Főigazgatóság vonatkozásában lehetséges következményekre, f ) az  esetleges enyhítő körülményekre (különösen, ha a  határidő-túllépést váratlan vagy elhárítatlan külső akadály okozta, vagy a szabálytalanság egyszeri), g) az esetleges súlyosbító körülményekre (különösen a korábbi hasonló jellegű szabálytalanság vagy rendszeresen visszatérő szabálytalanság), h) arra, hogy a  szabálytalanság gyanúja valamely dokumentum vizsgálata során vagy helyszíni ellenőrzés keretében merült-e fel, i) a szabálytalanság korrigálási lehetőségére, j) pénzbeli juttatást érintő szabálytalanság esetén arra, hogy van-e reális lehetőség a  visszakövetelésre, amennyiben igen, megtörténtek-e az ahhoz szükséges intézkedések, k) kártérítési igény felmerülése esetén arra, hogy foganatosították-e az  érvényesítéséhez szükséges intézkedéseket. (5) Nem a FEUVE során észlelt szabálytalanság esetén vizsgálni kell, hogy a FEUVE miért nem tárta fel a hiányosságot. (6) Amennyiben a jelentő személyes adatainak elhallgatását kéri, az eljárás során biztosítani kell adatainak zárt kezelését, ebben az esetben a jelentő személyes adatait csak a vizsgálatban részt vevők ismerhetik meg. (7) A  jelentővel szemben nem alkalmazható hátrányos elbánás. Jelentéséért – ide nem értve a  szándékosan valótlan tartalommal megtett jelentést – felelősségre nem vonható. 6. A belső ellenőrzés által észlelt szabálytalanság 7. § Amennyiben a  belső ellenőrzés éves ellenőrzési terve vagy soron kívül elrendelt ellenőrzése vagy tanácsadói tevékenysége során tapasztal szabálytalanságot, a Bkr., valamint e Szabályzat rendelkezéseinek megfelelően jár el. 8. § A belső ellenőrzés által történt feltáráskor külön kell vizsgálni, hogy a) miért nem tárta fel a FEUVE rendszer a szabálytalanságot és az azt lehetővé tevő tényezőket, b) amennyiben a FEUVE rendszer tárta fel a szabálytalanságot vagy az azt lehetővé tevő tényezőket, az érintett szervezeti egység vezetője miért nem tette meg a  megelőzéshez, valamint a  káros következmények csökkentéséhez szükséges intézkedéseket, c) ha a szükséges intézkedéseket megtette a vezető, miért nem érte el a kívánt hatást, d) volt-e korábban olyan vizsgálat, amelynek fel kellett volna tárnia a szabálytalanságot, ha igen, született-e erről írásos jelentés, amennyiben nem volt ilyen vizsgálat, mi volt az elmaradás oka. 7. Külső ellenőrzési szerv által észlelt szabálytalanság 9. § (1) Külső ellenőrzési szerv (pl. EMMI, Állami Számvevőszék, Kormányzati Ellenőrzési Hivatal, NAV) által végzett ellenőrzés szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. (2) A  büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szerv a működését szabályozó jogszabályi előírások szerint jár el. (3) A  külső ellenőrző szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításai alapján a  Főigazgatóság érintett szervezeti egységének vezetője a  megállapítások kézhezvételét követő 10 munkanapon belül – az  Integritásmenedzsment Igazgatóság vezetőjének, a  Belső Ellenőrzési Főosztály vezetőjének, valamint szükség szerint a  gazdasági vezető véleményének kikérését követően – intézkedési tervet dolgoz ki, melyet a főigazgató hagy jóvá. (4) Az intézkedési terv végrehajtásának felelőse a végrehajtásról – annak megtörténtét követő 10 munkanapon belül – beszámolót köteles készíteni, melyet meg kell küldenie a (3) bekezdésben meghatározott személyek részére. 8. Külső személy által észlelt szabálytalanság 10. § (1) Amennyiben külső személy – különösen szerződéses partner, intézmény, állampolgár – jelzi a  szabálytalanságot, az  érintett szervezeti egység vezetője a  bejelentést az  ügy kivizsgálása érdekében haladéktalanul továbbítja az  Integritásmenedzsment Igazgatóság Kiemelt Ügyek Osztályára, amelynek a  bejelentést érdemben meg kell megvizsgálnia – írásbeli bejelentés esetén a  30 napos ügyintézési határidő figyelembevételével –, és írásban kell válaszolnia a bejelentő számára. (2) Az (1) bekezdés szerinti bejelentő adatait a Főigazgatóság a személyes adatok védelmére vonatkozó szabályozásoknak megfelelően kezeli. (3) Névtelen bejelentés vizsgálata iránt akkor kell intézkedni, ha a bejelentés szabálytalanság gyanúját veti fel. 9. A szabálytalansági vizsgálat lefolytatása, a szabálytalanság megszüntetése 11. § (1) A szabálytalansági vizsgálatot az Integritásmenedzsment Igazgatóság Kiemelt Ügyek Osztálya – Integritásmenedzsment Igazgatóság vezetője által kijelölt – alkalmazottjának vezetésével 30 munkanapon belül kell lefolytatni. A vizsgálatba be kell vonni a 9. § (3) bekezdésében megjelölt személyeket, továbbá azokat, akik részvételét az Integritásmenedzsment Igazgatóság vezetője szükségesnek tartja. (2) A  szabálytalansági vizsgálatról írásos jegyzőkönyvet kell felvenni, mely a  lényeges megállapításokat és a  hozott döntéseket tartalmazza. (3) A szabálytalansági vizsgálat a következő eredménnyel zárulhat: a) annak megállapítása, hogy nem történt szabálytalanság, ezért a  szabálytalansági eljárás intézkedés nélküli megszüntetésére kerül sor, b) szabálytalanság megtörténtét megállapító és intézkedést elrendelő döntés vagy c) további vizsgálat elrendelése a felelősség megállapítása vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében vagy további információ megszerzése céljából. (4) A szabálytalansági vizsgálat lezárását követően a 9. § (3) és (4) bekezdésének megfelelő alkalmazásával intézkedési tervet kell kidolgozni, és annak végrehajtásáról be kell számolni. 12. § Önellenőrzéssel, azonnal javítható szabálytalanság esetén vagy a  FEUVE rendszeren belül kiszűrt, külön vezetői intézkedést nem igénylő, azonnali javítással megszüntethető szabálytalanság esetén a javítást haladéktalanul el kell végezni, és arról az Integritásmenedzsment Igazgatóság vezetőjét tájékoztatni kell. 10. Jogkövetkezmények kezdeményezése 13. § (1) A jogkövetkezmény jellege szerint lehet a) jogi jellegű (fegyelmi, kártérítési, szabálysértési vagy büntetőeljárás indítása), b) pénzügyi jellegű (pénzbeni juttatás, kifizetés részben vagy egészben történő felfüggesztése, visszakövetelése, behajtása) vagy c) szakmai jellegű (belső szabályozó eszköz módosítása, szigorításának kezdeményezése, betartásának fokozott ellenőrzése). (2) A fegyelmi eljárás megindítása, a polgári jogi, munkajogi igény érvényesítése, a szabálysértési eljárás kezdeményezése az  Integritásmenedzsment Igazgatóság előterjesztése alapján a  főigazgató hatáskörébe tartozik. Az  egyéb jogkövetkezmények alkalmazásáról a – vizsgálat során megállapított – szabálytalanságot elkövető közvetlen felettes vezetője dönt. (3) A szabálytalansággal kapcsolatos intézkedést írásba kell foglalni. 11. A szabálytalansággal kapcsolatos intézkedések, eljárások nyomon követése 14. § (1) Az érintett szervezeti egység vezetőjének feladata a szabálytalansággal kapcsolatos intézkedések, eljárások nyomon követése során: a) az elrendelt vizsgálatok, a meghozott döntések, a megindított eljárások figyelemmel kísérése, b) a vizsgálatok során készített javaslatok, intézkedési tervek megvalósulásának ellenőrzése és c) a  feltárt szabálytalanságok alapján a  további szabálytalansági lehetőségek beazonosítása, szükség esetén a belső szabályozó eszközök vagy jogszabályok módosításának kezdeményezése. (2) Amennyiben az intézkedések végrehajtása során megállapításra kerül, hogy a foganatosított intézkedések nem elég hatékonyak vagy nem elég eredményesek, az Integritásmenedzsment Igazgatóság vezetője javaslatára a főigazgató írásban értesíti a  szabálytalansággal érintett szervezeti egység vezetőjét, valamint annak közvetlen felettesét a további intézkedések meghozatala érdekében. 12. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések nyilvántartása 15. § (1) Az Integritásmenedzsment Igazgatóság Kiemelt Ügyek Osztálya nyilvántartást vezet a bejelentett szabálytalanságokról és a meghozott intézkedésekről. (2) A  bejelentett, külön intézkedést nem igénylő szabálytalanságokat a  nyilvántartásban a  bejelentést követő 3  munkanapon belül rögzíteni szükséges. Az  intézkedést igénylő szabálytalanságokkal kapcsolatos 2.  melléklet szerinti nyilvántartás adatait értelemszerűen, folyamatosan, naprakészen kell a nyilvántartásba felvenni. (3) A nyilvántartást elektronikusan kell vezetni, és folyamatosan naprakészen kell tartani. (4) Az  Integritásmenedzsment Igazgatóság Kiemelt Ügyek Osztálya vezetőjének feladata a  szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések, eljárások kezelése során a) a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos vezetése, b) az  észlelt szabálytalanságokhoz kapcsolódó írásos dokumentumok gyűjtése, elkülönített nyilvántartása, gondoskodás azok iktatásáról, valamint c) a megtett intézkedések, eljárások és az azokhoz kapcsolódó végrehajtási határidők nyilvántartása. 16. § (1) Amennyiben a főigazgató a szabálytalansággal kapcsolatban rendelkezésére álló információk alapján fegyelmi vagy kártérítési eljárás lefolytatását rendeli el, az  Integritásmenedzsment Igazgatóság vezetője a  szabálytalansággal összefüggésben keletkezett dokumentumok másolatát 3 munkanapon belül megküldi a Humánpolitikai Osztálynak. (2) A Humánpolitikai Osztály előkészíti, koordinálja és nyilvántartja a főigazgató által elrendelt, a szabálytalanságokkal kapcsolatos fegyelmi és kártérítési ügyeket, valamint gondoskodik az ezen eljárások során keletkező dokumentumok nyilvántartása keretében azok elkülönített, naprakész és pontos vezetéséről. Ezen ügyek dokumentációjának másolatát a  dokumentum keletkezését követő 5 munkanapon belül meg kell küldeni az  Integritásmenedzsment Igazgatóság Kiemelt Ügyek Osztálya vezetőjének abból a célból, hogy a Főigazgatóság szabálytalanságok kezelésére vonatkozó nyilvántartása teljes és egy helyen teljes mértékben fellelhető legyen. (3) A fegyelmi vagy kártérítési eljárás határozatát a Humánpolitikai Osztály tartja nyilván a szabálytalansággal érintett munkatárs személyi anyagában, mellyel kapcsolatban a (2) bekezdés második mondata megfelelően alkalmazandó. 13. Jelentési kötelezettség 17. § (1) Az  Integritásmenedzsment Igazgatóság Kiemelt Ügyek Osztálya az  általa vezetett nyilvántartás alapján évente, a tárgyévet követő év január 31-éig összesített tájékoztatást nyújt a főigazgató részére a Főigazgatóságon tapasztalt szabálytalanságokról, azok kivizsgálásáról, a megtett intézkedésekről, valamint azok hatályosulásáról, hatékonyságáról. (2) Az  Integritásmenedzsment Igazgatóság Kiemelt Ügyek Osztálya az  (1)  bekezdés szerinti tájékoztatást másolatban megküldi a belső ellenőrzés számára is. 14. Záró rendelkezések 18. § Ez az utasítás a  közzétételét követő napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit a  folyamatban lévő ügyekre is alkalmazni kell. Bátori Zsolt s. k., főigazgató