6/2015. (VI. 19.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal bizonylati szabályzatáról.

6/2015. (VI. 19.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal bizonylati szabályzatáról. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 165–169. §-ában, az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet 52. §-ában foglaltak alapján, tekintettel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára és a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6. §-ára és 8. § (1) bekezdésére, a következő utasítást adom ki: I. Fejezet A szabályzat hatálya, alkalmazási köre 1. A jelen utasítás (a továbbiakban: szabályzat) alkalmazási köre a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal hivatali szervezetére (a továbbiakban: NKFI Hivatal) és annak, mint központi költségvetési szervnek a számviteli és gazdálkodási tevékenységhez kapcsolódó bizonylataira terjed ki. 2. A szabályzat hatálya az NKFI Hivatal valamennyi szervezeti egységére, illetve az NKFI Hivatal állományába tartozó személyekre terjed ki. A szabályzatban foglalt feladatok és kötelezettségek teljesítéséért – amennyiben a szabályzat másként nem rendelkezik – az NKFI Hivatal Költségvetési Főosztálya (a továbbiakban: Költségvetési Főosztály) vagy annak a szabályzatban kijelölt szervezeti egysége felelős. Az NKFI Hivatal munkatársai a szabályzatban foglaltak végrehajtásáért a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 2/2015. (I. 16.) MvM utasítás szerinti feladat- és hatáskörükben felelősek. II. Fejezet Bizonylati elv, bizonylati fegyelem 3. Bizonylatnak kell tekinteni – figyelemmel a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 166. §-ára – minden olyan okmányt, feljegyzést, kimutatást vagy bármely technikai módon készített adathordozót, amelyet a nyilvántartásokban való rögzítés vagy az azokban szereplő adatok ellenőrzésének, állományuk megállapításának céljából készült, és amely a gazdasági műveletek (események) megtörténtét, hatásuk értékét, mennyiségi és minőségi adataikat hitelt érdemlően igazolja. 4. A bizonylatolásra vonatkozó részletes szabályokat úgy kell kialakítani, hogy az a könyvviteli mérleg, a pénzforgalmi jelentés, az előirányzat-maradványkimutatás alátámasztásán túlmenően a kiegészítő melléklet pénzügyi adatainak közvetlen alátámasztására is alkalmas legyen. 5. A kereskedelmi forgalomban kapható nyomtatványok helyett – azonos tartalommal – saját előállítású és az ügyviteli rendszer által előállított bizonylat is alkalmazható. 6. Bizonylat kiállítható kézírással, írógéppel vagy bármilyen technikai eszközzel, kódolatlan vagy kódolt formában, automatikus adatrögzítés útján, vagy az adatfeldolgozás eredményeként kapott adathordozók, jegyzékek, kimutatások formájában, ha az adatokat rögzítő berendezések, valamint az adatfeldolgozási programok elegendő biztonsággal szavatolják a helyes és teljes adatrögzítést és adatfeldolgozást. 7. A bizonylatok példányszámát az ügyviteli eljárás gazdaságosságának szem előtt tartásával úgy kell meghatározni, hogy a bizonylatból a kibocsátón kívül csak annál a részlegnél maradjon példány, ahol arra a belső információs igények kielégítése vagy az utólagos ellenőrzés és az őrzés céljából feltétlenül szükség van. 8. A több tétel elszámolására alkalmas bizonylaton az esetlegesen üresen maradó sorokat és rovatokat áthúzással érvényteleníteni kell a későbbi ráírás megakadályozása érdekében. 9. A bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körét, valamint annak az időszaknak a megjelölését is rögzíteni kell az összesítő bizonylaton, amelyre az összesítés vonatkozik. 10. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók, továbbá az esetleges utólagos változások felismerhetők és kimutathatók legyenek. A bizonylaton feltüntetett adatok értékállóságáért az azt kiállító munkatárs a felelős. 11. A bizonylaton feltüntetett adatokért az azt kiállító munkatárs a felelős. 12. A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni. A hibás bejegyzést minden példányon javítani kell, továbbá fel kell tüntetni a helyesbítés időpontját, és a bizonylatot a helyesbítő személynek alá kell írnia. 13. A 12. pontban leírt javítás csak könyvelés előtt alkalmazható. A lekönyvelt bizonylatot utólagosan észlelt hiba esetén javítani nem szabad, hanem helyesbítő bizonylatot kell kiállítani. Utalványozás dokumentumán történő kontírozás esetében a könyvelést követő hiba észlelésekor a helyesbítő könyvelés az eredeti utalványozás dokumentumán kerül rávezetésre a javítás tényének keltezésével és aláírásával. 14. A bizonylati fegyelem betartása érdekében a) minden gazdasági eseményről késedelem nélkül, az előírás szerinti és kellő példányszámban bizonylatot kell kiállítani, b) a hézagmentes feldolgozás biztosítása céljából az összes bizonylatot sorszámozni kell, c) a feldolgozás teljességét, a bizonylatok adatainak hiánytalan könyvelését mindenkor ellenőrizni kell, d) miután a szükséges feljegyzések, feldolgozások elkészültek, zárt rendben kell őrizni, irattározni a bizonylatokat, és e) a bizonylatokat a rendelkezéseknek megfelelően selejtezni kell. 15. Alaki szempontból szabályos a bizonylat, ha a) az alkalmazandó nyomtatvány használatakor az előírásnak megfelelően töltötték ki, b) belső bizonylat esetén világosan, egyértelműen tartalmazza a gazdasági eseményre vonatkozó leírást, az értékadatot, dátumot, szükséges aláírásokat, c) az esetleges javítások szabályosak (így különösen áthúzás, föléírás, dátum, szignó), d) tartalmazza a szükséges mellékletek számát. 16. Átalakulás esetén a jogelődnél – a jogutód bejegyzése napjától – keletkezett bizonylatok, illetve a jogelőd nevére kiállított bizonylatok alapján a gazdasági eseményeket a jogutód (több jogutód esetén az, amelyiknél a gazdasági esemény hatása megjelenik) rögzíti a könyvviteli nyilvántartásokban, amennyiben a jogelőd éves költségvetési beszámolója elkészítése során azokat figyelembe venni nem lehetett, vagy ha a jogelőd nem tudta azokat figyelembe venni. 17. Számviteli bizonylatként alkalmazható az az elektronikus dokumentum, irat is, amely megfelel az Szt. előírásainak. III. Fejezet A számviteli bizonylatok osztályozása 18. A számviteli bizonylatok keletkezési hely szerint lehetnek: a) külső bizonylatok, amelyek külső szervezetek által kiállítottak, b) belső bizonylatok, amelyeket az NKFI Hivatalon belül állítottak ki. 19. A számviteli bizonylat az adatfeldolgozásban betöltött szerepe szerint lehet: a) elsődleges, amelyet a gazdasági esemény megtörténtekor eredeti feljegyzésként állítottak ki, b) másodlagos, amelyet az elsődleges bizonylat alapján készítettek, akár további feldolgozás, akár megőrzés céljára, c) összesítő, amelyet több elsődleges vagy másodlagos bizonylat meghatározott célú összesítése útján készítettek. 20. A számviteli bizonylatok az előállítási módjuk szerint lehetnek: a) kereskedelmi forgalomban beszerezhető (szabvány) nyomtatványok, b) házilag vagy nyomdai úton, a Forrás KGR ügyviteli rendszer által vagy kézileg előállított nyomtatványok, amelyek nem tartalmazhatnak a kötelező hatályú állami nyomtatványokkal ellenkező előírást. 21. A számviteli bizonylatok a kezelés módja szerint lehetnek: a) szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok, b) egyéb, szigorú számadási kötelezettség alá nem tartozó nyomtatványok, amelyeket fajtánként elkülönítve kell tárolni és hozzáférhetőségüket biztosítani. IV. Fejezet A számviteli bizonylatok feldolgozása, ellenőrzése 22. A bizonylatokat kiállításuk után, de az érvényesítés előtt alaki, számszaki, tartalmi szempontból kell ellenőrizni és egyeztetni. 23. Az alaki felülvizsgálat során azt kell megállapítani, hogy a bizonylatok az arra szolgáló nyomtatványon készültek-e, tartalmazzák-e az összes szükséges adatot, az aláírások eredetiek-e, és az arra jogosultaktól, kötelezettektől származnak-e, nincsenek-e azokon törlések, szabálytalan javítások. 24. A számszaki felülvizsgálat során kell ellenőrizni a bizonylatokon szereplő mennyiségek és számolási műveletek helyességét. 25. A tartalmi vizsgálat a gazdasági művelet jogosságára, szükségességére terjed ki. 26. A számviteli bizonylatok feldolgozása keretében meg kell jelölni azokat a könyvviteli számlákat, amelyeken a gazdasági művelet hatásának értékét vagy mennyiségi adatait rögzíteni kell (számlakijelölés). A bizonylatokat el kell látni a számlakijelölést végző személy kézjegyével, a könyvelés (feldolgozás, rögzítés) megtörténtét, időpontját igazoló és az egyeztetést, valamint a visszakeresést elősegítő hivatkozásokkal. 27. A feldolgozás során ellenőrizni kell az aláírók jogosultságát, a bizonylat alaki, tartalmi és számszaki helyességét, valamint azt, hogy a könyveléshez (adatfeldolgozó helyre) minden bizonylat megérkezett-e, továbbá hogy az adatok feldolgozása teljes körűen megtörtént-e. 28. Az egyeztetés és ellenőrzés egymással szorosan összefüggő, együtt végzendő kontrollművelet. Az egyeztetés során arról kell meggyőződni, hogy egy adat azonos-e a másikkal (a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások adatainak számszerű összehasonlításával). Az ellenőrzés alkalmával meg kell győződni a bizonylaton vagy a feldolgozott összesítőn lévő adatok, információk és igazolások hitelességéről, szabályszerűségéről és pontosságáról a főkönyvi könyvelés helyességének (kontírozásának) ellenőrzésével. V. Fejezet Szigorú számadású nyomtatványok 29. Szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni – figyelemmel az Szt. 168. §-ában foglaltakra – a) a készpénz kezeléséhez kapcsolódó bizonylatokat (így különösen a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokat, pénztárjelentést), b) egyéb, a jogszabályi előírások alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), c) minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni (így különösen készpénzfelvételi utalványokat, étkezési utalványokat, utazási bérleteket), d) azokat a bizonylatokat, amelyek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat (így különösen a raktári bizonylatokat, leltárfelvételi bizonylatokat). 30. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek az Szt. 168. § (3) bekezdése szerinti nyilvántartás vezetése érdekében a nyilvántartás rendszerét úgy kell megszerveznie, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a szigorú számadású nyomtatványok állománya (sorszáma) fajtánként és az állományban bekövetkezett változás sorszám és jogcím szerint. 31. A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok készletéről és felhasználásukról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a felhasználó szervezeten (osztályon, személyen) kívül a felhasznált mennyiség sorszám szerint is kitűnik. 32. A szigorú számadású nyomtatványokról vezetett nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia: a) a beszerzett bizonylat sorszámát, tömb esetén -tól -ig sorszámot, b) a beszerzés idejét, c) a felhasználás kezdő időpontját, d) a felhasználás befejező időpontját, e) a felhasználásra átvevő aláírását, f ) a felhasznált bizonylatokat visszavevő aláírását. 33. A felhasználó a nyomtatványokkal (beleértve a rontott példányokat is) elszámolni köteles. Az ilyen nyomtatványokat mindenkor elismervény ellenében kell átadni és átvenni. 34. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásáért a pénztáros felelős. VI. Fejezet A bizonylatok megőrzése, tárolása 35. Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében lehet. A hatósági intézkedésre – a megőrzési helyről – kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot vagy a bizonylatról bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni, és azt bizonylatként kell megőrizni. 36. Az egyes számviteli bizonylatok tárolásának rendje szerint: a) a beérkezett számlák és a kifizetés alapját képező más okiratok eredeti példányait a bankbizonylathoz kell csatolni, b) a bankbizonylatokat a kivonatokhoz azok kelte, sorszáma szerint, egy-egy kivonathoz tartozó mellékletekkel együtt kell rendszerezni, és c) a vegyes könyvelési bizonylatokat (a könyvelésben kiállított rendezőtételekről szóló bizonylatokat, terhelő leveleket, belső könyvelési utasításokat) időrendi sorrendben, a könyvelésnek megfelelő számú sorrendben kell rendszerezni és évenként lefűzni. 37. A számviteli bizonylatok őrzéséért a Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztályának vezetője a felelős. 38. Egyéb bizonylatok (nyilvántartások) átmeneti megőrzése az illetékes ügyintéző feladata. 39. A felülvizsgált, nyilvántartásba vett szigorú számadású nyomtatványokat a használatbavételig zárt szekrényben kell megőrizni. 40. A bizonylatok tárolása 2 évig (átmeneti megőrzés keretében) a Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztályán történik, ezt követően a bizonylatok a központi irattárba helyezendők. 41. A bizonylatok átmeneti megőrzésének célja az, hogy a bizonylat kibocsátásától a tartós megőrzés kezdetéig biztosítsa a hozzáférhetőséget, visszakereshetőséget (különösen a könyvelési bizonylatok esetében). Az átmeneti irattározásnak biztosítania kell a bizonylatok hiánytalan megőrzését, és védenie kell azokat sérülés, megsemmisülés ellen. Bárki által hozzáférhető, nem zárható szekrényeket és tároló dobozokat erre a célra használni tilos. 42. A központi irattárban elhelyezett bizonylatokat csak átvételi elismervény ellenében lehet kiadni. Az elismervénynek tartalmaznia kell a bizonylat azonosító számát, a bizonylatfajta megnevezését, a kiadás, a visszaadás időpontját és az átvevő aláírását. VII. Fejezet A bizonylatok szállítása 43. A bizonylatok szállításánál, kézbesítésénél minden szükséges intézkedést meg kell tenni, hogy azokba illetéktelenek be ne tekinthessenek, azokat külső károsodás ne érje, el ne vesszenek, és azokat ki ne cserélhessék. A bizonylatok elhelyezésére, szállítására, kézbesítésére szolgáló eszközök megválasztásánál figyelembe kell venni tartalmuk fontosságát, valamint a szállításukkal kapcsolatos technikai feltételeket. 44. A bizonylatot küldőnek minden bizonylatküldeménnyel kapcsolatban kísérőjegyet vagy olyan jegyzéket kell kiállítania, amelyből kitűnik a küldött bizonylatok fajtája, darabszáma, tartalma és eredete. 45. Az átvevőnek ellenőriznie kell a jegyzéken szereplő adatokat, és igazolnia kell az átvételt. Az esetleges hiányosságokat a jegyzékre az átvételkor fel kell jegyezni. VIII. Fejezet Az NKFI Hivatal által alkalmazott bizonylatok 1. Könyvelési bizonylatok 46. A könyvelési bizonylatokkal kapcsolatos előírásokat az NKFI Hivatal számlarendje tartalmazza. 2. Az eszköz- és készletgazdálkodás bizonylatai 47. Az eszköz- és készletgazdálkodás bizonylataival kapcsolatos előírásokat az NKFI Hivatal számlarendje és az Eszközök és források leltározási és leltárkészítési Szabályzata tartalmazza. 3. A leltározás bizonylatai 48. A leltározás során alkalmazandó bizonylatokat az NKFI Hivatal Eszközök és források leltározási és leltárkészítési Szabályzata tartalmazza. 4. A selejtezés bizonylatai 49. A selejtezés során alkalmazandó bizonylatokat az NKFI Hivatal Feleslegessé vált vagyontárgyak selejtezésének és hasznosításának Szabályzata tartalmazza. 5. Az előirányzat-gazdálkodás bizonylatai, az utalványozás dokumentuma 50. Az előirányzat-gazdálkodás bizonylataival, az utalványozás dokumentumával kapcsolatos előírásokat az NKFI Hivatal Pénzkezelési Szabályzata tartalmazza. 6. Pénzkezelési, pénzforgalmi bizonylatok 51. A pénzkezelési és pénzforgalmi bizonylatokkal kapcsolatos előírásokat az NKFI Hivatal Pénzkezelési Szabályzata tartalmazza. 7. A belföldi és külföldi kiküldetések bizonylatai 52. A belföldi és külföldi kiküldetések esetében kiküldetési rendelvényt, a pénzügyi elszámolásokhoz kapcsolódóan pedig az NKFI Hivatal Pénzkezelési Szabályzatában meghatározottak szerinti bizonylatokat kell alkalmazni. 8. A gépjárműhasználat bizonylatai 53. A gépjárműhasználat bizonylataival kapcsolatos előírásokat az NKFI Hivatal Gépjármű-igénybevételi és -használati Szabályzata tartalmazza. 9. Közbeszerzésekhez kapcsolódó bizonylatok 54. A közbeszerzési eljárások bizonylataival kapcsolatos előírásokat az NKFI Hivatal Közbeszerzési Szabályzata tartalmazza. 10. Személyügyi, munkaügyi és bérszámfejtési bizonylatok 55. A személyügyi, munkaügyi és bérszámfejtési bizonylatokkal kapcsolatos előírásokat az NKFI Hivatal gazdálkodással összefüggő szabályzataiban, Közszolgálati Szabályzatában, valamint Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzatában kell rögzíteni. 11. Egyéb használatos nyomtatványok 56. Az NKFI Hivatal főosztályai által használt egyéb nyomtatványok: a) postakönyv, b) kézbesítőkönyv, c) szabadság-nyilvántartás. IX. Fejezet Egyéb rendelkezések 57. A jelen szabályzat kiadásáért a költségvetési szerv vezetőjeként az NKFI Hivatal elnöke felelős. Az NKFI Hivatalon belül a szabályzat tervezetének és módosításainak előkészítéséért, aktualizálásáért és annak végrehajtásáért a Költségvetési Főosztály vezetője a felelős. X. Fejezet Záró rendelkezések 58. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 59. Jelen utasítást a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekre is alkalmazni kell. 60. Hatályát veszti a Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal elnökének bizonylati szabályzat című, 14/2010. számú elnöki utasítása és az Országos Tudományos Kutatási Alapprogramok Iroda 2014. április 1-jétől hatályos Bizonylati szabályzata. Pálinkás József s. k., elnök