8/2016. (VIII. 31.) NVI utasítása a Nemzeti Választási Iroda Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatáról.

8/2016. (VIII. 31.) NVI utasítása a Nemzeti Választási Iroda Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatáról. A közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 27.  § (1)  bekezdésében, valamint az  államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13.  § (2)  bekezdés b)  pontjában foglalt feladatkörömben eljárva – figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára – a következő utasítást adom ki: I. Fejezet Általános rendelkezések 1. Az utasítás hatálya 1. § Ezen utasítás személyi hatálya kiterjed a  Nemzeti Választási Irodának (a továbbiakban: Iroda) a  közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárásai (a továbbiakban: közbeszerzés), illetve a közbeszerzésnek nem minősülő beszerzési eljárásai (a továbbiakban: beszerzés) előkészítésébe, lebonyolításába, illetve ezen eljárások bármely szakaszába bevont munkatársaira foglalkoztatási jogviszonytól függetlenül, ideértve az Iroda elnökének megbízásából eljáró harmadik személyeket és szervezeteket is. 2. A közbeszerzések és beszerzések tervezése 2. § (1) Az önálló szervezeti egység vezetője minden év január 31-ig – a közbeszerzési szakreferens iránymutatása szerint – összeállítja a tárgyévre vonatkozó beszerzési igényeit megjelölve a beszerzés a) tárgyát, b) becsült értékét, c) fajtáját és d) a megvalósítás tervezett idejét. (2) A közbeszerzési szakreferens az önálló szervezeti egységek vezetőitől kapott igényeket – csoportonkénti bontásban, a beszerzés tárgyának Kbt. szerinti besorolása alapján – összesíti, és összeállítja az Iroda éves beszerzési, illetve a Kbt. 42. § (1) bekezdése szerinti éves összesített közbeszerzési tervét (a továbbiakban: közbeszerzési terv). (3) A közbeszerzési tervet az 1. melléklet szerinti minta alkalmazásával kell összeállítani. (4) A beszerzési és a közbeszerzési tervet a közbeszerzési szakreferens a gazdasági elnökhelyettes útján terjeszti az elnök elé jóváhagyásra. (5) Ha év közben a közbeszerzési terv módosítása válik szükségessé, azt az érintett önálló szervezeti egység vezetője – írásbeli indoklásával ellátva – kezdeményezi. (6) Az áruk, szolgáltatások, építési beruházások beszerzésének megkezdésekor – különös tekintettel a  beszerzés tárgyának értékére és a  Kbt.-ben előírt egybeszámítási kötelezettségre – a  közbeszerzési szakreferens feladata és felelőssége a beszerzések egybeszámítási szempontból való figyelemmel kísérése. (7) A beszerzést igénylő önálló szervezeti egység vezetője az  éves beszerzési tervben nem szereplő, de tárgyévben várhatóan megvalósuló nettó 1 millió forint egyedi beszerzési érték fölötti kötelezettségvállalásokról elektronikus úton tájékoztatja a szakterületileg illetékes keretgazdát és a közbeszerzési szakreferenst. (8) A Gazdálkodási Főosztály a  pénzügyi nyilvántartó rendszerből kérés alapján a  kötelezettségvállalásokról adatot szolgáltat a keretgazdák, valamint a közbeszerzési szakreferens részére. II. Fejezet Közbeszerzésre vonatkozó szabályok 3. A közbeszerzési eljárásban részt vevő munkatársak 3. § (1) A közbeszerzési eljárásban részt vevő munkatárs köteles közreműködésének megkezdése előtt a  Kbt. 25.  § (6) bekezdése szerinti összeférhetetlenségi és ezzel együtt titoktartási nyilatkozatot tenni, amelyben kötelezettséget vállal arra, hogy a közbeszerzési eljárás során tudomására jutott információról, adatról, tényről illetéktelen szervnek vagy személynek tájékoztatást nem ad. (2) Ha az  összeférhetetlenségi ok utóbb merül fel, azt a  közbeszerzési eljárásban részt vevő munkatárs az  elnöknek köteles haladéktalanul bejelenteni. (3) Az elnök összeférhetetlensége esetén a  gazdasági elnökhelyettes jár el, a  közbeszerzési eljárásban részt vevő munkatársak esetében pedig az érintett helyett gondoskodni kell új, megfelelő szakértelemmel rendelkező személy kijelöléséről, illetve bevonásáról. 4. § Az Iroda a  közbeszerzési eljárásokat elsősorban közszolgálati jogviszonyban foglalkoztatott munkatársainak bevonásával folytatja le. Az  elnök egyedi döntése alapján a  közbeszerzési eljárás részben vagy egészben felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó vagy egyéb szakértő bevonásával is teljesíthető. 4. A közbeszerzési eljárásban részt vevő munkatársak feladat- és hatásköre 5. § A Nemzeti Választási Iroda gazdálkodási szabályzatáról szóló 9/2015. (XII. 9.) NVI utasítás (a továbbiakban: Gazdálkodási szabályzat) 2. § d) pontjában meghatározott keretgazda (a továbbiakban: keretgazda) a) indokolással ellátott írásbeli javaslatot tesz a közbeszerzési eljárás megindítására, b) felel a  közbeszerzés tárgyának, mennyiségének és becsült értékének meghatározásáért, figyelembe véve a közbeszerzés egybeszámítási szabályait, valamint a rendelkezésére álló szabad előirányzatait, c) kijelöli a témafelelőst, d) javaslatot tesz a bírálóbizottság összetételére, e) felel az ajánlattevők alkalmasságára vonatkozó előírások, az ajánlatok elbírálási szempontjainak, illetve adott esetben a részszempontoknak és azok súlyszámának meghatározásáért, f ) felelős a dokumentáció műszaki tartalmáért, valamint g) köteles a szerződéstervezetet és a szerződéses feltételeket véleményezés céljából a közbeszerzési szakreferens részére megküldeni. 6. § A témafelelős az  adott közbeszerzésért felelős önálló szervezeti egység munkatársa, aki közreműködik az  eljárás lebonyolításában és a) felel aa) a hirdetmények, valamint ab) a dokumentáció szakmai és műszaki tartalmának meghatározásáért és összeállításáért, b) felel a közbeszerzési szakreferens megfelelő időben történő és megfelelő tartalmú tájékoztatásáért, valamint c) támogatja a bírálóbizottság szakmai munkáját. 7. § (1) Az Iroda az adott közbeszerzési eljárásban benyújtott ajánlatok elbírálására legalább háromtagú bírálóbizottságot hoz létre. A  bírálóbizottságot úgy kell összeállítani, hogy tagjai között legyen pénzügyi, jogi, közbeszerzési és a közbeszerzés tárgya szerinti körben megfelelő szakértelemmel rendelkező személy. (2) A bírálóbizottság tagjait és annak elnökét a  keretgazda javaslata alapján az  elnök jelöli ki az  adott közbeszerzés megindítására irányuló döntésével egyidejűleg. (3) A bírálóbizottság hatáskörébe tartozik a) az ajánlattételi, ajánlati vagy részvételi felhívás és dokumentáció (a továbbiakban együtt: közbeszerzési dokumentumok) véglegesítése és döntésre való felterjesztése, b) az ajánlatok, részvételi jelentkezések érvényességének megállapítása, c) az ajánlatok, részvételi jelentkezések értékelése, valamint d) az eljárás eredményére, illetve eredménytelenné nyilvánítására vonatkozó javaslattétel. 8. § (1) Az Iroda valamennyi közbeszerzési eljárásában közbeszerzési szakreferens működik közre. (2) A közbeszerzési szakreferens a) iránymutatást ad az egyes közbeszerzések becsült értékének és az eljárás fajtájának meghatározásához, b) összeállítja a beszerzési és a közbeszerzési tervet, c) felel az eljárások lefolytatásáért és ennek során a dokumentálás rendjére vonatkozó jogszabályok betartatásáért, d) meghatározza a körbeszerzési eljárás lefolytatására vonatkozó határidőket, és ellenőrzi azok betartását, e) felel az  ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések (a továbbiakban együtt: ajánlatok) átvételéért, felbontás nélkül történő megőrzéséért, valamint határidőben történő felbontásáért, f ) elkészíti és folyamatosan aktualizálja a közbeszerzések nyilvántartását, g) felel a  Kbt. 26.  § (1)  bekezdése szerinti értesítés, valamint az  éves statisztikai összegzés elkészítéséért és a Közbeszerzési Hatóságnak határidőben történő megküldéséért, h) felel a  Közbeszerzési Adatbázisba történő kötelező adatszolgáltatás határidőben történő továbbításáért, valamint i) felel a  közbeszerzésekre vonatkozó közérdekű adatok összeállításáért és közzétételük kezdeményezésének előkészítéséért. 9. § (1) Az egyes közbeszerzési eljárások megindításáról, eredményéről, illetve eredménytelenné nyilvánításáról, adott ajánlattevő teljesítésre való alkalmatlanságáról, ajánlata érvénytelenné nyilvánításáról – a bírálóbizottság javaslata alapján – az elnök dönt. (2) Az elnök az  (1)  bekezdésben foglalt jogkörét adott közbeszerzési eljárásban az  eljárás megindítása előtt írásban átruházhatja az Iroda általános vagy gazdasági elnökhelyettesére. A delegált döntési hatáskör nem ruházható tovább. 5. A közbeszerzések előkészítésének és lefolytatásának felelősségi rendje 10. § (1) A keretgazda a  közbeszerzésre vonatkozó igényt az  adott közbeszerzési eljárás megindítása előtt – a  teljes közbeszerzési eljárás lefolytatásának idejére figyelemmel – kellő időben jelzi a  közbeszerzési szakreferensnek és a gazdasági elnökhelyettesnek. (2) A keretgazda a 2. melléklet szerinti minta alkalmazásával kezdeményezi a gazdasági vezetőnél a közbeszerzéshez szükséges pénzügyi fedezet rendelkezésre állásának igazolását (a továbbiakban: fedezetigazolás). (3) A közbeszerzési eljárást a gazdasági vezető általi fedezetigazolást követően lehet megindítani. (4) A keretgazda a  közbeszerzésre vonatkozó igényről a  3.  melléklet szerinti minta alkalmazásával feljegyzést terjeszt az elnök elé, amelyhez csatolja a fedezetigazolást. 11. § (1) A közbeszerzési szakreferens a) a közbeszerzési dokumentumokat közbeszerzési szakmai szempontból véleményezi, b) a szerződéstervezetet megküldi a  Gazdálkodási Főosztály vezetője részére pénzügyi, valamint a  Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője és – a  Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője útján – az  általános elnökhelyettes részére jogi véleményezés céljából, c) az észrevételeket megküldi a keretgazda részére. (2) Az ajánlatok bontásáról a közbeszerzési szakreferens vagy az általa kijelölt munkatárs készít jegyzőkönyvet. (3) A bontási jegyzőkönyvet a közbeszerzési szakreferens küldi meg a részvételre jelentkezők vagy ajánlattevők részére. 12. § (1) Ha a közbeszerzési eljárás során szükségessé válik a hiánypótlás biztosítása, a hiánypótlási felhívás összeállításáról és az ajánlattevőknek történő megküldéséről a közbeszerzési szakreferens gondoskodik. (2) Ha a közbeszerzési eljárás tárgyalásos eljárás vagy versenypárbeszéd, az eljárás során tartott tárgyalásokról, illetve párbeszédekről a közbeszerzési szakreferens készít jegyzőkönyvet. (3) A bírálóbiztossági ülés jegyzőkönyvét a közbeszerzési szakreferens vagy – ha bevonásra került – a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó vagy szakértő készíti el. 13. § (1) Az ajánlatok elbírálásáról a bírálóbizottsági ülés jegyzőkönyve alapján készült írásbeli összegezést az ajánlattevőknek a döntés meghozatalát követő három munkanapon belül kell megküldeni. (2) A közbeszerzési szakreferens felel a) a nyertes ajánlattevővel történő szerződéskötés előkészítéséért, valamint b) az eljárás eredményéről vagy eredménytelenné nyilvánításáról szóló tájékoztató közzétételéért. 6. Közbeszerzésekre vonatkozó egyéb rendelkezések 14. § Ha a Gazdálkodási Főosztály 2. § (8) bekezdése szerinti adatszolgáltatása alapján a keletkezett és adott évben várható kötelezettségvállalások miatt a  közbeszerzési tervben nem betervezett, új közbeszerzési eljárás indítása válhat szükségessé, erről a közbeszerzési szakreferens köteles tájékoztatni a keretgazdát. 15. § (1) A közbeszerzési eljárással összefüggésben indult esetleges jogorvoslati eljárás során az Irodát az elnök által kijelölt munkatárs vagy megbízott szakértő képviseli (a továbbiakban: jogi képviselő). (2) A jogi képviselő köteles minden, a jogorvoslati eljárás szempontjából lényeges kérdésben a közbeszerzéssel érintett önálló szervezeti egység vezetőjével egyeztetni, továbbá a  jogorvoslati eljárás fejleményeiről a  közbeszerzési szakreferenst tájékoztatni. 16. § (1) Az egyes szerződések teljesítésének nyomon követéséért a közbeszerzéssel érintett önálló szervezeti egység vezetője, valamint a közbeszerzési szakreferens felel. (2) A szerződések, azok esetleges módosításai, valamint a  teljesítéshez kapcsolódó dokumentáció Közbeszerzési Adatbázisba történő feltöltéséért a közbeszerzési szakreferens felel. 7. A közbeszerzések belső ellenőrzése 17. § A közbeszerzésekkel kapcsolatos jogszabályban és ezen utasításban foglalt rendelkezések betartását a belső ellenőr ellenőrzi, amelyről évente beszámol az elnöknek. III. Fejezet Beszerzésre vonatkozó szabályok 8. A közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések 18. § (1) Beszerzés esetén három ajánlat bekérése és értékelése alapján a kezdeményező önálló szervezeti egység vezetője javaslatot tesz az elnöknek az összességében legelőnyösebb ajánlatot tevővel történő szerződéskötésre. (2) Az ajánlatok bekérése és fogadása az  igénylő önálló szervezeti egység vezetőjének vagy – ha ő a  kerettel való gazdálkodásra nincs feljogosítva – a keretgazdának a feladata. (3) Az (1) bekezdésben foglaltaktól az elnök indokolt esetben – így különösen a beszerzés sajátosságai vagy rendkívüli sürgősség miatt – egyedi döntéssel eltérhet. (4) A beérkezett ajánlatok elbírálását és a  nyertes ajánlat kiválasztását az  igénylő önálló szervezeti egység vezetője – ha a kerettel való gazdálkodásra nincs feljogosítva a keretgazdával közösen – végzi. (5) Befogadható az ajánlat, ha az ajánlati felhívásnak megfelelően részletezett, teljes körű, egyértelmű és számszakilag helyes mennyiségi és értékbeli ajánlatot tartalmaz. (6) Ha háromnál kevesebb befogadható ajánlat érkezik, erről az igénylő önálló szervezeti egység vezetője tájékoztatja a kötelezettségvállalót, és az értékelést a beérkezett befogadható ajánlatok alapján kell elvégezni. (7) Az ajánlati felhívást, az  ajánlatokat és – ha ilyen készült – a  döntésről szóló jegyzőkönyvet csatolni kell a kötelezettségvállalás előkészítésének dokumentációjához. (8) Az ezen §-ban nem szabályozott kérdésekben a Gazdálkodási szabályzatnak a kötelezettségvállalásokra vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni. 19. § (1) A bruttó 100 000 forintot el nem érő beszerzések esetében nem szükséges három ajánlat bekérése. (2) A bruttó 100 000 forintot el nem érő beszerzések esetében a kötelezettségvállalással felruházott személyek önállóan járnak el a Gazdálkodási szabályzatban foglalt rendelkezések alapján. 9. A beszerzési eljárás 20. § (1) Az ajánlatkérőnek közölnie kell az ajánlati felhívásban, illetve a dokumentációban, hogy a meghatározott feltételeknek megfelelő ajánlatokat a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás alapján bírálja el, vagy az árhoz viszonyított érték alapján dönt. (2) Az ajánlattevő részére – ha ajánlatát személyesen nyújtja be – az ajánlat átvételéről elismervényt kell adni. Az átvételi elismervénynek tartalmaznia kell az átvétel időpontját, az átvevő nevét és kézjegyét. (3) Az ajánlat érvényes, ha az  ajánlati felhívásban kért információkat hiánytalanul tartalmazza, és az  ajánlati felhívás feltételeinek minden lényeges kérdésben megfelel. (4) A beszerzési eljárás teljes körű adminisztrációjának elvégzése a) az igénylő önálló szervezeti egység vezetőjének, vagy b) ha az igénylő önálló szervezeti egység vezetője a kerettel való gazdálkodásra nincs feljogosítva, a keretgazda feladata. (5) Az igénylő önálló szervezeti egység vezetője vagy a keretgazda táblázatban összefoglalja az ajánlati felhívásban kért és az ajánlattevők részéről ezen felül megadott, a kiértékelés szempontjából lényeges tételt, valamint összehasonlító értéket képez, és szöveges értékeléssel megállapítja, hogy összességében melyik ajánlat a legmegfelelőbb. (6) A beszerzési eljárás eredményéről az igénylő önálló szervezeti egység vezetője az ajánlattevőket a lezáró döntését követő három munkanapon belül írásban tájékoztatja. 10. A Kbt. 9. § (1) bekezdés b) pont bb) alpontja szerinti kivételi körbe tartozó beszerzések 21. § (1) Az olyan beszerzésekre, amelyek esetében Magyarország alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdekei, a minősített adatok védelme vagy a szükséges különleges biztonsági intézkedések a közbeszerzési eljárásban előírható biztonsági intézkedésekkel nem garantálhatóak, ezen utasítás II. Fejezetében, valamint a  8. és 9. alcímében foglaltakat –  a  (2)  bekezdésben meghatározott rendelkezések kivételével, illetve a  (3) és (4)  bekezdésben meghatározott eltérésekkel – kell alkalmazni. (2) Az (1) bekezdés szerinti beszerzési eljárásokban nem kell alkalmazni a 6. § a) pont aa) alpontjában, a 8. § (2) bekezdés f )–i)  pontjaiban, a  11.  § (1)  bekezdés a)  pontjában, a  12.  § (2)  bekezdésében, a  13.  § (2)  bekezdés b)  pontjában, a 16. § (2) bekezdésében, a 18. § (2) és (4) bekezdésében, valamint a 20. § (4) bekezdés a) pontjában foglaltakat. (3) Az (1) bekezdés szerinti beszerzési eljárásokban a) a 18. § (1) bekezdés, valamint a 20. § (5) bekezdés szerinti feladatokat a bíráló bizottság, b) a 18. § (6) bekezdés, valamint a 20. § (6) bekezdés szerinti feladatokat a keretgazda végzi el. (4) Az (1)  bekezdés szerinti beszerzési eljárások során tartott tárgyalásokról a  közbeszerzési szakreferens készít jegyzőkönyvet. 11. Záró rendelkezések 22. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. Dr. Pálffy Ilona s. k., elnök