12/2012. (XII. 29.) SZTNH utasítása a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala honlapjának működéséhez szükséges tevékenység szervezeti, szervezési és eljár

12/2012. (XII. 29.) SZTNH utasítása a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala honlapjának működéséhez szükséges tevékenység szervezeti, szervezési és eljárásrendjéről. Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényben meghatározott célok, nevezetesen a közvélemény pontos és gyors tájékoztatása, a közérdekű adatok nyilvánosságának biztosítása és a központi államigazgatási szervekkel szembeni egyéb általános elvárások kielégítése érdekében, valamint a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatalának, mint a szellemi tulajdon védelméért felelős kormányhivatalnak a szellemi tulajdon területén folyamatosan végzett állami dokumentációs és információs tevékenység megvalósításával összefüggő alaptevékenysége végzéséhez, továbbá a hivatal működésének átláthatóságához, a hírek, események nyilvánossággal történő közléséhez, a kétirányú kommunikáció keretében a hivatalhoz intézett kérdések megválaszolásához (a továbbiakban együtt: közzététel) elengedhetetlen a kor technikai lehetőségeinek felhasználásával az interneten megtekinthető elektronikus portál, honlap megjelentetése, fenntartása és folyamatos frissítése. Az előbb felsoroltak megalapozását szolgáló tevékenység szervezeti, szervezési és eljárásrendjéről az alábbi utasítást adom ki a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja szerinti felhatalmazás alapján. I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Az utasítás célja 1. § Az utasítás célja, hogy a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) által fenntartott és üzemeltetett honlap információs szolgáltató szerepe érdekében a funkcionális tevékenységként jelentkező feladatok elvégzéséhez szervezeti, szervezési és eljárásrendi szabályokat biztosítson, és rendezze az ezzel kapcsolatos tevékenység felelősségi szintjeit. Az utasítás hatálya 2. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Hivatal kormánytisztviselőire és munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira (a továbbiakban együtt: dolgozó) terjed ki. (2) Az utasítás tárgyi hatálya a Hivatal által fenntartott és üzemeltetett, a hivatali alaptevékenységekkel kapcsolatos elektronikus kommunikációra szolgáló www.sztnh.gov.hu honlapra (a továbbiakban: honlap), annak fejlesztése, a mindenkori aktuális adatokkal történő ellátása és feltöltése érdekében végzett tevékenységre (a továbbiakban: honlaptevékenység) terjed ki. (3) Az utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki a (2) bekezdésben hivatkozott honlapon kívüli, a Hivatal által megszerzett és fenntartott domain nevek közül, vezetői döntés alapján, információ közvetítés érdekében átmenetileg fel nem használt vagy felhasznált (adatokkal, információkkal feltöltött) más honlapokra, amelyekkel kapcsolatosan az egyes honlapok működéséért, működtetéséért felelős személyek és eljárási szabályok külön kerülnek meghatározásra. (4) Az utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki továbbá az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos hivatali hatósági tevékenységekre, valamint a Hivatal által fenntartott és üzemeltetett, belső tájékoztatást szolgáló intranetes szolgáltatásra sem. II. SZERVEZETI KERETEK Felelős kiadó 3. § (1) A felelős kiadó, egyben a honlap felelős szerkesztője, a Hivatal elnöke. (2) A felelős kiadó a honlaptevékenység irányítója. A felelős kiadó jelöli ki a Hivatal kormánytisztviselői közül a főszerkesztőt és a Honlapszerkesztő-bizottság tagjait, és felelős azért, illetve biztosítja azt, hogy a honlap tartalma a kormányzati informatikai és a hivatali stratégiával összhangban legyen. (3) A felelős kiadót távollétében, vagy akadályoztatása esetén az általa megbízott elnökhelyettes vagy a gazdasági főigazgató helyettesíti. Honlapszerkesztő-bizottság 4. § (1) A honlaptevékenység hatékony végzése érdekében a Hivatalban Honlapszerkesztő-bizottság működik, amely szükség szerint ülésezik. (2) A Honlapszerkesztő-bizottság tagjai: a) a főszerkesztő, b) a rovatvezetők. (3) A Honlapszerkesztő-bizottság az ülésén vagy az ülésen kívül írásban, egyszerű szótöbbséggel jogosult dönteni a honlappal összefüggő valamennyi olyan kérdésben, amelyet jogszabály vagy belső utasítás, illetve a Hivatal elnökének döntése nem utal más szerv vagy személy hatáskörébe. Ilyen kérdés különösen a honlap szerkezetének átalakítása, a lejárt aktualitású, hatályukat vesztett vagy módosított anyagok archiválási rendje és módja, visszakereshetősége, új vagy már meglévő rovat esetén a 7. §-ban előírt eljárási rendtől való eltérésről történő döntés. (4) A Honlapszerkesztő-bizottság bármely tagja írásban kezdeményezheti a főszerkesztőnél, hogy valamely kérdést a Honlapszerkesztő-bizottság tárgyaljon meg. Ebben az esetben a főszerkesztő a kérdés megtárgyalása érdekében 15 napon belül honlapszerkesztő-bizottsági ülést hív össze, vagy írásban kéri a Honlapszerkesztő-bizottság döntését. (5) A Honlapszerkesztő-bizottság nem alkot elkülönülő szervezeti egységet a Hivatal szervezetében, hanem tagjai eredeti beosztásuk mellett, a munkaköri leírásukban, illetve feladatkitűzésükben feltüntetett feladatként látják el a honlappal kapcsolatos tevékenységüket. (6) A honlaptevékenységgel összefüggő informatikai feladatoknak az esetlegesen tevékenység-kihelyezés keretében, külső vállalkozó részéről történő elvégzése nem érinti a jelen utasításban meghatározott szervezeti kereteket. (7) A Honlapszerkesztő-bizottság munkájáról és a honlaptevékenységről a főszerkesztő minden év január 31-éig köteles írásban beszámolni a Hivatal elnöke és elnöki értekezlete számára. Főszerkesztő és szerkesztőségi koordinátor 5. § (1) A főszerkesztő a honlap tartalmának és megjelenésének operatív felelőse. (2) A főszerkesztő a) gondoskodik a honlap tartalmának összegyűjtéséről, b) gondoskodik az összegyűjtött anyagoknak a honlapon való közzétételéről, c) dönt a szakmailag vagy egyéb okból indokolt új rovatok kialakításáról, d) gondoskodik a honlap már nem aktuális anyagainak archívumba helyezéséről, e) irányítja és szervezi a Honlapszerkesztő-bizottság munkáját, gondoskodik üléseinek és döntéseinek előkészítéséről, emlékeztetőinek elkészítéséről, továbbá felelős a döntéseinek végrehajtásáért, f) gondoskodik a honlap üzemeltetéséről, a megjelenéshez szükséges szervezési, technológiai, technikai és egyéb kérdések rendezéséről, g) kapcsolatot tart a honlap fejlesztésével összefüggő munkálatokat végző külső vállalkozókkal, h) javaslatot tesz a honlap tartalmi és formai módosítására, valamint a honlaptevékenység felülvizsgálatára és szükség esetén módosítására, i) aktuális nyilvántartást vezet a Hivatal által megszerzett és fenntartott domain nevekről, gondoskodik a domain nevek karbantartásáról, j) kapcsolatot tart a Hivatal vezetőivel és az egyes szervezeti egységekkel a honlappal összefüggő kérdések tekintetében, k) vezeti a (3) bekezdés szerinti nyilvántartást. (3) A főszerkesztő a Hivatal honlapjának rovatait az egyes rovatokért felelős rovatvezetők és információszolgáltatók megnevezésével együtt tartja nyilván. (4) A honlap főszerkesztőjének feladata, hogy a rovatok bővülését, változását, továbbá a rovatvezetők vagy információszolgáltatók személyében bekövetkező változásokat nyilvántartsa, és ezeknek megfelelően a (3) bekezdés szerinti nyilvántartás tartalmát folyamatosan aktualizálja. (5) A főszerkesztő gondoskodik a honlap fenntartására és fejlesztésére jóváhagyott költségvetési keret célszerű felhasználásáról, amelynek keretében a) jogosult külső megrendelések és szerződések aláírására a kötelezettségvállalásra vonatkozó mindenkori belső utasítások szerint, b) köteles a teljesítésigazolások kiadására és a számlák igazolására. (6) A főszerkesztő munkáját a szerkesztőségi koordinátor segíti, aki a) részt vesz a honlap tartalmának folyamatos karbantartásában, b) technikai kérdésekben kapcsolatot tart a főszerkesztő, az üzemeltető(k) és más közreműködők között, c) a honlap szerkesztésével kapcsolatos kérdésekben szükség esetén segíti a rovatvezetők munkáját, d) a főszerkesztő utasítására közreműködik a honlaptevékenység dokumentálásában, e) a főszerkesztő távollétében vagy akadályoztatása esetén helyette ellátja a 7. § (5)–(7) bekezdéseiben meghatározott feladatokat. Rovatvezetők és információszolgáltatók 6. § (1) A rovatvezetők személyükben felelősek az általuk gondozott rovatok aktuális tartalmáért és rendszeres tartalmi frissítéséért, továbbá javaslatot tesznek az egyes tartalmak módosítására és archiválására. Ha jogszabály az adatok közzétételére határidőt állapít meg, vagy meghatározza, hogy az adatoknak meddig kell a honlapon elérhetőnek lenni, ezek betartásáért és figyelemmel kiséréséért is a rovatvezetők felelősek. A honlap tartalmának mindenkori aktualizálása és frissítése érdekében a rovatvezetők kötelesek az általuk kezelt rovatok tartalmának módosítását kezdeményezni, illetve kötelesek a szükséges előzetes egyeztetéseket lefolytatni, amelyek alapján a tartalom módosítását az adott rovat (6) bekezdés szerinti információ szolgáltatásáért felelős munkatársa is kezdeményezheti. A rovatvezetők a Honlapszerkesztő-bizottság tagjaiként részt vesznek annak munkájában. (2) A vezetői megbízással rendelkező rovatvezető köteles beosztottjai közül helyettesről gondoskodni, aki a rovatvezető akadályoztatása esetén mind a rovatvezetői, mind a honlapszerkesztő-bizottsági feladatok tekintetében eljárhat a rovatvezető helyett. A helyettes személyét a rovatvezető írásban közli a főszerkesztővel. (3) A honlaptevékenységgel összefüggésben működő rovatvezetők a következők: a) szabadalmi tárgyú témákért felelős rovatvezető, b) védjegy-, földrajzi árujelző-, formatervezésiminta- és használatiminta-tárgyú témákért felelős rovatvezető, c) a Szabadalmi Közlöny és Védjegyértesítő közzétételéért felelős rovatvezető, d) az iparjogvédelmi jogi témákért (jogszabályok, iparjogvédelmi jogi hatósági tájékoztatások stb.), valamint az Iparjogvédelmi Szakértő Testület és a Szabadalmi Ügyvivői Vizsgabizottság testületi híreiért felelős rovatvezető, e) a szerzői jogi témákért (jogszabályok, szerzői jogi hatósági tájékoztatások, szerzői jogi nemzetközi hírek) és a Szerzői Jogi Szakértő Testület testületi híreiért felelős rovatvezető, f) szakmai tájékoztatásért, szolgáltatási, valamint a K+F+I témákért felelős rovatvezető, g) a Fórumért felelős rovatvezető, h) a Szellemi Tulajdon Nemzeti Tanácsa testületi híreiért felelős rovatvezető, i) a Magyar Formatervezési Tanács testületi híreiért felelős rovatvezető, j) a Hamisítás Elleni Nemzeti Testület testületi híreiért felelős rovatvezető, k) a kommunikációért felelős rovatvezető, l) humánpolitikai témákért felelős rovatvezető, m) az ISO integrált irányítási rendszerrel kapcsolatos témákért felelős rovatvezető, n) gazdálkodással összefüggő témákért felelős rovatvezető, o) közbeszerzési és egyes igazgatási tárgyú témákért felelős rovatvezető. (4) A rovatvezetői felelősségi kör magában foglalja az adott témához kapcsolódó adatbázisok honlapon történő aktualizálásáért való felelősséget is. (5) A rovatvezetőket a Hivatal elnöke jelöli ki, személyüket a főszerkesztő rovatok szerint tartja nyilván az 5. § (3) bekezdésében írt módon. (6) A rovatvezetőket feladataik rendszeres ellátásában más kijelölt dolgozók segíthetik (a továbbiakban: információszolgáltató). Amennyiben az információszolgáltató személyében bármely okból változtatás szükséges, a rovatvezetők kezdeményezhetik új dolgozó információszolgáltatóként történő bevonását, a dolgozó munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjének előzetes jóváhagyásával. III. ELJÁRÁSI REND 7. § (1) A rovatvezető vagy az információszolgáltató által a 6. § (1) bekezdése szerint elektronikus levélben, vagy a „munkakiadó rendszeren keresztül közvetlenül” írásban tett javaslatnak tartalmi és formai szempontból alkalmasnak kell lennie a honlapon történő közzétételre. (2) A rovatvezető vagy az információszolgáltató a javasolt anyagot olyan időben továbbítja a főszerkesztőnek és az 5. § (6) bekezdésben meghatározott szerkesztőségi koordinátornak, hogy a javasolt aktuális tartalom honlapra történő felhelyezésére és az azt megelőző döntésre, ellenőrzésre kellő idő álljon rendelkezésre. Az egyes témák tekintetében az anyagok továbbítása előtt az információszolgáltató köteles egyeztetni a rovatvezetővel, a rovatvezető pedig szükség esetén egyeztet a Hivatal téma szerinti szakterületének főosztályvezetőjével. (3) Az idegen nyelvű anyagok és a jogszabályok idegen nyelvű fordítása a Jogi és Nemzetközi Főosztály jóváhagyása után továbbítható a honlapra. (4) A főszerkesztő a szerkesztőségi koordinátor közreműködésével áttekinti a beérkező anyagokat, és gondoskodik azoknak a honlapra történő felhelyezéséről, szükség esetén a rovatvezetővel történt konzultációt követően. (5) A Hivatal vezetése vagy az elnöki értekezlet döntése értelmében a honlapra soron kívül felhelyezendő információk tekintetében a téma szerinti rovatvezető haladéktalanul jelzi az igényt a főszerkesztőnek, közölve a tartalomra és a határidőre vonatkozó utasításokat. A rovatvezető által elkészített, és a főszerkesztőnek megküldött sürgős anyagokat haladéktalanul, illetve a döntésnek megfelelő időpontban kell a honlapra felhelyezni. (6) A jelen §-ban foglalt eljárásrendet kell alkalmazni azon anyagok esetében is, amelyeknek honlapon történő közzétételét jogszabály írja elő. Ha jogszabály az adatok közzétételére határidőt határoz meg, az információszolgáltatók kötelesek az anyagokat olyan határidőben megküldeni, hogy a honlapon a határidő lejárta előtt azok közzétehetők legyenek. (7) A jelen §-ban foglalt eljárási rendet nem kell alkalmazni a honlapon keresztül elérhető „közlöny”, „fórum”, valamint „elégedettségmérés” tekintetében. Ezek vonatkozásában az erre külön kijelölt dolgozók felelősek a honlapon keresztül elérhető adatok frissítéséért. IV. VEGYES RENDELKEZÉSEK 8. § A honlaptevékenységgel kapcsolatos költségeket a költségvetésben a beruházási, illetve a működési kiadások megfelelő előirányzatán belül elkülönítetten kell szerepeltetni. 9. § (1) A honlapon keresztül elérhető, a Hivatal által működtetett informatikai rendszerek rendelkezésre állásáért a Hivatal Gazdálkodási és Informatikai Főosztályának informatikai főosztályvezető-helyettese, akadályoztatása esetén az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály vezetője felelős. (2) A honlap és a honlapon keresztül elérhető informatikai rendszerek üzemeltetése keretében külön kell meghatározni a honlap tartalmának adatvédelme, valamint archiválása érdekében szükséges teendőket és intézkedéseket. 10. § A honlap üzemeltetése során a Hivatal informatikai biztonsági előírásait be kell tartani. 11. § A honlap működéséhez szükséges, jelen utasítás szerinti tevékenység a Hivatal erre kijelölt dolgozóinak kötelessége. A dolgozó az utasításban megjelölt feladatokat – a munkáltatói jogkört gyakorló vezető döntésétől függően – munkaköri feladatként vagy külön meghatározott többletfeladatként, célfeladatként látja el. Az ehhez szükséges feladatkitűzéseket, a munkaköri leírások módosítását a Honlapszerkesztő-bizottság szakmai javaslata és a Hivatal vezetésének döntése alapján a Humánpolitikai Önálló Osztály bevonásával kell elkészíteni. V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 12. § (1) Ez az elnöki utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) Az utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a Magyar Szabadalmi Hivatal elnökének a Magyar Szabadalmi Hivatal honlapjának működéséhez szükséges tevékenység szervezeti, szervezési és eljárásrendjéről szóló 6/2010. számú elnöki utasítása. (3) Az utasítás hatálybalépését követő 30 napon belül kerül sor a 6. § (3) bekezdése szerinti rovatvezetők írásbeli kijelölésére. Az új kijelölésekkel egyidejűleg a korábban adott rovatvezetői megbízások minden további intézkedés nélkül megszűnnek. A rovatvezetői kinevezésről, illetve a megbízatás megszűnéséről a főszerkesztő elektronikus levélben értesíti az érintetteket. (4) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról a honlap főszerkesztője köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását. Dr. Bendzsel Miklós s. k., a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala