11/2014. (XI. 13.) NIH utasítása a Nemzeti Innovációs Hivatal Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról.

11/2014. (XI. 13.) NIH utasítása a Nemzeti Innovációs Hivatal Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról. A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglaltakra figyelemmel, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet rendelkezéseiben foglalt kötelezettség teljesítése érdekében a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja, valamint a Nemzeti Innovációs Hivatalról szóló 303/2010. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. §-a és 3. § (1) bekezdése alapján a belügyminiszterrel és a Magyar Nemzeti Levéltárral egyetértésben a következő utasítást adom ki: 1. Az utasítás hatálya 1. A Nemzeti Innovációs Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) Egyedi Iratkezelési Szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a Hivatal szervezeti egységeinél keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra és valamennyi ügyvitelben érintett dolgozójára. 2. A minősített adatok kezelését szabályozó utasítás a  minősített adatot tartalmazó iratra eltérő rendelkezéseket állapíthat meg. 2. Értelmező rendelkezések 3. A szabályzatban használt fogalmak értelmezésére a  köziratokról, a  közlevéltárakról és a  magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) értelmező rendelkezései az irányadók. A Hivatalban alkalmazott egységes, tanúsított iratkezelési szoftver-dokNET Enterprise (a továbbiakban: Iratkezelő rendszer) rendszer felhasználói kézikönyvének I.  melléklete csak annyiban alkalmazható, amennyiben a jogszabály vagy jelen szabályzat az adott fogalomra vonatkozóan nem tartalmaz értelmező rendelkezést. 4. A 3. pont rendelkezésének figyelembevételével a Szabályzat alkalmazásában: a) archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint az elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos megőrzése elektronikus adathordozón; b) beadvány: a  Hivatalhoz valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen a szervnél vagy személynél marad; c) elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat; d) gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az  ügyfél–hivatal, illetve a  hivatal–ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz; e) munkaanyag: valamely irat érdemi információt tartalmazó előkészítő része. 3. Az iratkezelés szervezete 5. A Hivatalban az  iratok kezelése (érkeztetése, iktatása, expediálása és irattárazása) vegyes iratkezelési szervezettel, elsősorban elektronikus módon, jelen szabályzat előírásai szerint történik, az Iratkezelő rendszer alkalmazásával. 6. A szabályzat rendelkezéseit a 3. melléklet szerinti előadó ív használata mellett értelemszerűen kell alkalmazni azokban az esetekben is, amikor papíralapú irat készül. 7. A papíralapú iratok központi irattárazása a Hivatal székhelyén, iktatása a szervezeti egységeknél történik. 8. A Hivatal iratkezelésének szakmai irányítását és felügyeletét az üzemeltetési feladatokért felelős szervezeti egység vezetője látja el, aki e feladatkörében gondoskodik különösen: a) a Szabályzat elkészítéséről, jóváhagyatásáról és végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről; b) a szabálytalanságok megszüntetéséről; c) évente történő felülvizsgálatáról és szükség esetén a  Szabályzat módosításáról, a  feladatoknak megfelelő szakszerűségéről; d) az iratkezelésre vonatkozó képzések és továbbképzések megszervezéséről; e) az iratok és vonatkozó adataik szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas elektronikus iktatási rendszer biztosításáról; f ) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok megszervezésről; g) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételei kialakításának kezdeményezéséről; h) az Iratkezelő rendszerben a munkakörökhöz rendelt jogosultságok meghatározásáról. 9. Az üzemeltetési feladatokért felelős szervezeti egység vezetője az Iratkezelő rendszer adatgazdája. 10. Az Iratkezelő rendszer informatikai feladatait a  munkakörében erre kijelölt kormánytisztviselő (a továbbiakban: dokNET-adminisztrátor) látja el, aki e feladatkörében eljárva gondoskodik különösen: a) az elektronikus érkeztető és iktatókönyvek megnyitásáról, lezárásáról, iktatóhelyhez rendeléséről; b) az irattári tételszámok elektronikus rendszerbe történő feltöltéséről; c) az Iratkezelő rendszer hozzáférési jogosultságainak beállításáról, az egyedi azonosítóknak és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról; d) az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjével együttműködve az  üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények meghatározásáról és azok betartásáról; e) az Iratkezelő rendszert leíró felhasználói kézikönyv naprakész változatának beszerzéséről, a Hivatal intranetes oldalára való feltöltéséről. 11. Az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység vezetője gondoskodik: a) az Iratkezelő rendszer üzemeltetéséről; b) az Iratkezelő rendszer biztonsági követelményeinek meghatározásáról és azok betartásáról; c) az Iratkezelő rendszer működéséhez szükséges tárgyi, technikai feltételek biztosításáról, felügyeletéről; d) az iratkezelési segédeszközök (számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; e) a funkcionális és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; f ) a dokNET-adminisztrátor bevonásával a program hibás működésének elhárításáról. 4. A jogosultságok kezelésének szabályai 12. A kormánytisztviselő kinevezéséről (név, munkakör, kinevezés kezdete), felmentéséről (név, felmentés időpontja), illetve vezetői kinevezést érintő munkáltatói intézkedésekről (név, vezetői kinevezés és megszűnés időpontja) a  humánpolitikai feladatok ellátására munkakörében kijelölt kormánytisztviselő (a továbbiakban: Személyügyi referens) elektronikus levélben tájékoztatja a  dokNET-adminisztrátort, aki a  tájékoztatásnak megfelelően beállítja, módosítja vagy visszavonja az Iratkezelő rendszerre vonatkozó, munkakörnek megfelelő jogosultságot. 13. A Kormánytisztviselő szabadsága, távolléte vagy akadályoztatása esetére a  helyettesítésről a  kormánytisztviselő közvetlen vezetője e-mailben értesítést küld a  dokNET-adminisztrátornak, aki az  Iratkezelő rendszer helyettesítés funkcióját használva rögzíti azt. A közvetlen vezető által kijelölt helyettes a helyettesített ügyintézésében lévő iratok tekintetében a helyettesítésre vonatkozó szabályok szerint jár el. 5. Az iratok rendszerezése 14. A Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egyedi tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A  több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek. 15. Amennyiben valamely lezárt ügyhöz készül új irat, vagy az ügyek közötti kapcsolat nem indokolja a 14. pont szerinti szoros együttkezelést, az  Iratkezelő rendszerben megjegyzéssel, az  iktatószámra való hivatkozással lehet jelezni az ügyek közti kapcsolat tényét, az így megjelölt iratokat kapcsolatos iratként kell kezelni. 16. A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése a 3. melléklet szerinti előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat a legfelső. 17. A kizárólag elektronikus formában létező ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását az  Iratkezelő rendszer biztosítja. 18. Az ügyiratokat, valamint a  Hivatal irattári anyagába tartozó egyéb iratokat az  irat ügyintézőjének – még irattárba helyezésük előtt, de legkésőbb az  ügy befejezésével egyidejűleg – az  irattári terv alapján kell az  irattári tételekbe sorolni és irattári tételszámmal ellátni. 19. Az egységes ügyiratkezelés elvének érvényesülése érdekében az  azonos ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni. 20. Az ügyvitelhez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott papíralapú ügyiratokat az  irattárban, az  irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni. Az elektronikus ügyiratok megőrzése az Iratkezelő rendszeren keresztül történik. 6. A papír alapon és az elektronikus formában kezelt iratok, az iratok kinyomtatása 21. A Hivatalban az iratok kezelése elsődlegesen elektronikus formában történik. Az iratok Iratkezelő rendszerben való feltöltésével biztosított az irattári példány a Hivatal számára. Az iratokat jogszabály, szabályzat vagy utasítás eltérő rendelkezésének hiányában e szabályzatban meghatározottak szerinti esetben és példányszámban kell kinyomtatni. 22. A kiadmányozásra kerülő iratokat eltérő utasítás hiányában egy példányban kell kinyomtatni, mely példány megküldésre kerül az  irat címzettjének. Irattári példányként akkor is az  Iratkezelő rendszerbe feltöltött hiteles példány szolgál, ha a kiadmányozott irat elektronikus módon kerül továbbításra. 23. Amennyiben nem elektronikus aláírás-szolgáltatással lett jóváhagyva az  irat, akkor az  irat alszámára a  papíralapú, aláírt iratot beszkennelve fel kell tölteni az Iratkezelő rendszerbe. 24. Az iktatórendszerben tárolt hiteles példányokról hiteles másolatot az irat ügyintézőjének közvetlen vezetője adhat ki. A hiteles másolatot hitelesítési záradékkal kell ellátni az alábbiak feltüntetésével: a) „az eredeti dokumentummal megegyező” szöveg; b) a hitelesítés kelte; c) a hitelesítést végző személy neve és beosztása; d) a hitelesítést végző személy saját kezű aláírása; e) a hitelesítést végző vezető szervezeti egységének hivatalos bélyegzőlenyomata; f ) amennyiben az irat több oldalból áll, akkor az oldalak alján a hitelesítést végző szignója és a „Hiteles másolat” szöveg. 25. A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó iratokat és azok mellékleteit a jogosultat megillető példány mellett egy további példányban kell kinyomtatni, mely példány rendszerezett őrzéséről és nyilvántartásáról a  gazdálkodásért felelős szervezeti egység vezetője gondoskodik. Hasonlóan kell eljárni az ilyen iratokat módosító iratok és mellékleteik, valamint a  teljesítésigazolás iktatott iratai esetén is. Nem kell kinyomtatni azokat a  mellékleteket, melyek csak tájékoztatás céljából, háttér-információként kerülnek feltöltésre az Iratkezelő rendszerbe. 26. Az e  pontban felsorolt irattípusok esetén egy példányt ki kell nyomtatni, amelynek rendszerezett őrzéséről és nyilvántartásáról a megjelölt szervezeti egység vezetője gondoskodik: a) elnöki utasítások és intézkedési tervek – jogi feladatokért felelős szervezeti egység; b) közbeszerzések iratai – jogi feladatokért felelős szervezeti egység; c) együttműködési megállapodások és pénzügyi kötelezettségvállalással nem járó egyéb szerződések – jogi feladatokért felelős szervezeti egység; d) hatósági ügyben keletkezett iratok – hatósági feladatokért felelős szervezeti egység. 27. A meghatalmazásokat a meghatalmazott, a meghatalmazó és a gazdálkodási feladatokért felelős szervezeti egység részére is ki kell nyomtatni, mely szervezeti egység vezetője gondoskodik a meghatalmazások rendszerezett őrzéséről és nyilvántartásáról, intranetre való feltöltéséről. 7. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 28. A Hivatalhoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az Iratkezelő rendszerben kell nyilvántartani. 29. Az iratokat a Szabályzatban meghatározottak kivételével iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az Iratkezelő rendszert az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. 30. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy az Iratkezelő rendszeren keresztül a  szignálási rend betartásával egyértelműen bizonyítható legyen az  átadó, átvevő személye, az  átadás időpontja és módja. Papíralapú iratot csak úgy lehet átvenni, ha az  irat fizikai átvételével egy időben ennek ténye az Iratkezelő rendszerben is rögzítésre kerül. 31. Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok helye pedig naprakészen megállapítható legyen. 8. Az iratok átvétele, bontása, érkeztetése 32. A küldemények átvételét és bontását – a jelen szabályzatban meghatározott kivétellel – a munkakörében erre kijelölt kormánytisztviselő (a továbbiakban: Kezelő) végzi. Az  elnök és az  elnökhelyettesek részére érkezett küldemények bontását és kezelését az elnök, illetve az elnökhelyettes által erre kijelölt személy végzi. 33. A Kezelő átveszi a kézbesítés módja szerint közvetlenül a Hivatalhoz érkező valamennyi küldeményt, szükség esetén aláírásával, az átvétel dátumának és nevének olvasható feltüntetésével igazolja az átvételt. 34. A Kezelő a küldemény átvételekor ellenőrzi: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát; b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel egyezőségét; c) az iratot tartalmazó zárt boríték vagy csomagolás sértetlenségét. 35. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények hivatali átvételi idejét óra, perc pontossággal kell rögzíteni az Iratkezelő rendszerben, ahol a küldeményen található jelzést és az átvétel pontos idejét is jelezni kell. A Kezelő az ilyen küldemény érkeztetéséről és továbbításáról soron kívül gondoskodik. 36. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A  megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a  küldő szervet, személyt értesíteni kell, értesítéséről az ügyintéző kijelölését követően az irat ügyintézője azonnal gondoskodik. 37. Az elektronikus levelek kezelését a  címzett, központi e-mail címre érkezett elektronikus levelek és megkeresések kezelését a vonatkozó utasításokban meghatározott kormánytisztviselő végzi. 38. Az elektronikus úton érkezett küldemény átvételét a Hivatal köteles megtagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a számítástechnikai rendszerére. 39. A küldemény a Hivatal számítástechnikai rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha a) a Hivatal informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja; b) az a)  pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul; c) az a)  pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. 40. A Hivatal a  feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a  küldőt. Nem köteles a  Hivatal értesíteni a  feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program. 41. Az „s. k.” felbontású és a minősített iratot tartalmazó küldemények kezelésére a minősített iratok kezeléséről szóló utasítás rendelkezései az irányadók.