19/2015. (XI. 4.) NKFIH utasítása a gépjárművek igénybevételének és használatának rendjéről.

19/2015. (XI. 4.) NKFIH utasítása a gépjárművek igénybevételének és használatának rendjéről. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja, a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6. §-a és 8. § (1) bekezdése, valamint az államháztartás végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés f ) pontja alapján a következő utasítást adom ki: I. Fejezet Általános rendelkezések 1. Az utasítás hatálya, alkalmazási köre 1. § (1) A jelen utasítás hatálya kiterjed a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatalnál (a továbbiakban: NKFI Hivatal) a  központi államigazgatási szervekről, valamint a  Kormány tagjai és az  államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII.  törvény, a  közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény alapján kinevezett és a  munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény alapján alkalmazott személyekre (a továbbiakban együtt: munkatársak). (2) Az utasítás rendelkezéseit az NKFI Hivatal feladatellátása során felmerülő hivatali célú használatra kell alkalmazni. (3) Az elnök és az elnökhelyettesek számára az állami vezetői juttatásokról szóló 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet szerint biztosítható személyes gépkocsihasználat. (4) Az  NKFI Hivatal feladatainak ellátása érdekében – üzemeltetési módjukat tekintve – a  következő gépjárművek és utazási módok vehetők igénybe: a) a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által üzemeltetett, az NKFI Hivatalhoz rendelt gépkocsivezetővel használható gépjárművek, b) a KEF által üzemeltetett olyan gépjárművek, amelyekkel a  forgalmi engedélybe bejegyzett számú személy szállítható, és amelyekhez a KEF gépkocsivezetőt nem biztosít (a továbbiakban: kulcsos gépjármű), c) saját (vagy házastársi) tulajdonú gépjármű, d) a személyszállítás díjaként fizetendő készpénzt helyettesítő eszköz, szigorú számadású, egyedileg sorszámozott, a KEF Gépjármű-fenntartási és Üzemeltetési Főosztálya (a továbbiakban: GÜF) által beszerzett plasztikkártyával (a továbbiakban: taxikártya) igénybe vett taxiszolgáltatás, e) utólagos elszámolás keretében történő taxiszolgáltatás igénybevétele. (5) Az NKFI Hivatalnál az arra jogosultak számára a gépjárműveket a KEF a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságról szóló 53/2011. (III. 30.) Korm. rendelet 3.  § (4)  bekezdése szerinti megállapodás alapján biztosítja, és végzi azok üzemeltetését. 2. A hivatali célú gépjárműhasználatra vonatkozó rendelkezések 2. § (1) Hivatali célú használatnak minősül: a) sürgős iratok kézbesítése, b) pénzszállítás, c) eseti posta szállítása, d) külföldi vendégek programjának szervezésével összefüggő szállítás, e) Budapest közigazgatási határain belül ellátandó hivatali feladatok, külső munkavégzés, f ) munkatársak belföldi vagy ideiglenes külföldi kiküldetése, g) egyéb, az  NKFI Hivatal szervezeti és működési szabályzatában meghatározott feladatok ellátása érdekében szükséges utazás, egyéb egyeztetés, ügyintézés, ide nem értve a  munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről szóló kormányrendeletben meghatározott munkába járás, valamint hazautazás céljából igénybe vett utazást. (2) A hivatali célú gépjárműhasználat a) elsősorban gépkocsivezetővel, b) az 1.  § (3)  bekezdés b) és c)  pontjában írt érvényes engedéllyel rendelkező munkatársak esetében gépkocsivezető nélkül vehető igénybe. (3) A KEF tulajdonában álló kulcsos gépjárművek használata, valamint az esetleges felelősségi kör kérdésében a KEF-nek az általa üzemeltetett Ellátási Portálon tájékoztató formájában közzétett eljárásrendjét és előírásait kell alkalmazni. Kulcsos autó vezetésére az NKFI Hivatal elnökének (a továbbiakban: elnök) engedélyével, valamint a KEF által kiállított, érvényes állami gépjárművezetői engedéllyel rendelkező személy jogosult, és az engedélyezett használat időtartama legfeljebb egy hét lehet. (4) A  hivatali célú gépjárműhasználat során szükségszerűen felmerülő parkolási díjak elszámolása az  NKFI Hivatal Költségvetési Főosztályán a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály, valamint a  Gazdasági Osztály közreműködésével történik a parkolószelvények leadását követően, utólagos elszámolás keretében. (5) A gépjárműigénylést az igénylő főosztály vezetője által aláírt, az 1. melléklet szerint kitöltött nyomtatványon legalább két munkanappal a tervezett használat előtt kell a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője részére megküldeni, aki gondoskodik a gépjármű biztosításáról. II. Fejezet Részletes rendelkezések 3. A KEF által üzemeltetett, gépkocsivezetővel használható és a kulcsos gépjármű igénybevétele 3. § (1) Gépkocsivezetővel használható gépjármű igénylésére abban az esetben van lehetőség, ha az igénylő nem rendelkezik gépjármű-vezetői engedéllyel, vagy ha a gépjármű vezetésében egyéb okból akadályozott. (2) A gépjármű átadás-átvételére és használatára, a menetlevél-vezetési kötelezettségre vonatkozóan a KEF eljárásrendje és előírásai szerint kell eljárni azzal, hogy részletesen dokumentálni kell, hogy mely személy, milyen időszakban, milyen úti célra vette igénybe a  gépjárművet, továbbá az  igénybevétel oda-vissza távolságon mérve hány km hosszúságú volt, rögzítve az indulási és visszaérkezési óraállást is. (3) Amennyiben a gépjármű igénybevétele érdemben eltér az igénybejelentésben írtaktól, az igénylő köteles az eltérésre okot adó körülményekről két munkanapon belül a  szervezeti egysége vezetőjét feljegyzésben tájékoztatni. A  gépjármű többlet-igénybevétele a  szervezeti egység vezetője általi jóváhagyása mellett igazolható. Jóváhagyás hiányában az igénybe vevő köteles a többlet-igénybevétel költségét megtéríteni. 4. Saját tulajdonú gépjármű hivatali célra történő igénybevétele 4. § (1) Ha az NKFI Hivatal feladatainak ellátása a 2. § (1) bekezdése szerinti célból gépjármű használatát teszi szükségessé, az  elnök engedélyezheti saját vagy házastársi tulajdonú (a továbbiakban együtt: saját tulajdonú) gépjármű igénybevételét. (2) Saját tulajdonú gépjármű hivatali célú utazáshoz történő igénybevétele a gépjármű vezetője és annak főosztályvezetője által aláírt, a 4. mellékletben foglalt nyomtatványon előterjesztve és az 5. melléklet szerinti nyilatkozat csatolásával kérelmezhető. (3) A munkatárs a saját tulajdonú gépjármű hivatali célú használata során a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja. tv.) szerinti útnyilvántartást köteles vezetni. (4) A  saját tulajdonú gépjármű hivatali célú használatáért a  munkatársat költségtérítés illeti meg. Az  utazással kapcsolatosan felmerülő költségek – így különösen: autópályadíj, parkolási díj – elszámolása a 6. melléklet szerinti elszámolólap kitöltésével és a Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztályára való benyújtásával történik. (5) Az üzemanyag-költségtérítés megállapításánál az adóhatóság által közzétett üzemanyagárat, valamint az üzemanyagfogyasztási normaként a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyagés kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendeletben meghatározott alapnorma-átalányt kell figyelembe venni. A  fenntartási költségtérítést az  Szja. tv. 3. számú mellékletének II. 6. pontja szerint kell megállapítani. (6) A  költségtérítés összegét a  Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztálya az  elszámolást követően haladéktalanul átutalja a munkatárs részére. 5. Taxikártya 5. § (1) Minden főosztály jogosult egy darab, az  Elnöki Titkárság öt darab taxikártya használatára. A  taxikártyák éves keretösszegét az elnök külön rendelkezésben állapítja meg. A taxikártyák jogszerű igénybevételéért – a taxikártya felhasználásának nyilvántartására szolgáló 7.  mellékletben írt engedély megadásával – a  főosztályvezetők felelősséggel tartoznak. (2) A  taxikártya Budapest közigazgatási területén, valamint annak 20 km-es körzetében használható. Az  elnök jóváhagyásával kivételesen indokolt esetben távolabbi utazásra is igénybe vehető, feltéve hogy az  utazás nem minősül kiküldetésnek, és az 1. § (3) bekezdésében biztosított többi lehetőség igénybevétele akadályba ütközik. (3) A taxikártya kizárólag személyszállításra, a kártyán feltüntetett szolgáltató gépjárműparkjához tartozó gépjárművel történő utazáshoz használható fel. (4) A személyes gépkocsihasználatra jogosult személyek taxikártyát csak abban az esetben igényelhetnek, amennyiben a személyes használatra biztosított személygépkocsi nem üzemel, vagy a  jogosult személy a gépjárművezetésben valamilyen oknál fogva korlátozott. (5) Az  NKFI Hivatal elnöke által aláírt taxikártya-igénylést a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője továbbítja a KEF részére. (6) A taxikártyákat és a hozzájuk kapcsolódó 7. melléklet szerinti nyilvántartásokat a Költségvetési Főosztály Beszerzési és Üzemeltetési Osztályának vezetője által kijelölt munkatárs (a továbbiakban: üzemeltetési referens) kezeli, illetve vezeti, aki a kártyákat a 2. mellékletben szereplő nyilatkozat kitöltésével és aláírásával, megőrzési felelősség mellett a 3. melléklet szerint kitöltött átadás-átvételi jegyzék aláírása alapján személyesen veszi át a KEF-től. (7) A  taxikártya – a  KEF által az  átadás-átvételkor közölt – PIN kóddal működik, melyet az  üzemeltetési referens csak a taxikártya használatára feljogosított személlyel közölhet. A PIN kódot a taxikártyán vagy mellette feltüntetni tilos. Ha az igénybe vevő a PIN kódot elfelejti, az utazás végén a viteldíjat a KEF általi befogadás érdekében a közbeszerzési eljárás nyertes szolgáltatójától a KEF nevére és címére kiállított készpénzfizetési számla ellenében megfizeti. A számla az elnök és a Költségvetési Főosztály vezetője által jóváhagyott írásos indokolás mellett nyújtható be a KEF részére. (8) A Költségvetési Főosztály vezetője a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetőjének, valamint az  üzemeltetési referensnek a nevét és aláírásmintáját – valamint az ezek személyében történő változást is haladéktalanul – köteles a KEF-nek megküldeni. (9) Az átvett taxikártyákat, azok nyilvántartási lapjait és az utazási bizonylatokat az üzemeltetési referens kezeli, mások által hozzá nem férhető, zárt helyen őrzi. Az  üzemeltetési referens feladata a  7.  melléklet szerinti nyilvántartás naprakész vezetése. 6. § (1) A  taxikártyával történő utazás engedélyezése a  7.  melléklet „engedélyező aláírása” rovatban az  igénybe vevő munkatárs főosztálya vezetőjének – akadályoztatása esetén a  helyettesítésére jogosult személynek – aláírásával történik. Az üzemeltetési referens csak ezen engedély birtokában adhat ki taxikártyát az igénybe vevőnek. (2) A taxikártya kiadását az igénybe vevő a 4. melléklet „kérelmező” rovat aláírásával igazolja. Az igénybe vevő a taxikártyát megőrzési és elszámolási kötelezettséggel veszi át. (3) Az igénybe vevő a taxikártyát az utazás végén a gépjárművezető részére átadja, aki a POS terminálon lehúzva beírja a  szükséges adatokat. Az igénybe vevő az  adatok ellenőrzését követően a  kártyához tartozó PIN kódot beüti, így teljesíti a  fizetési kötelezettséget. A  gépjárművezető által átadott, a  POS terminál által kinyomtatott bizonylat másodpéldányát igénybe vevő elszámolási kötelezettsége részeként megőrzi, majd az  utazás befejeztét követően haladéktalanul az üzemeltetési referens részére leadja, aki a taxikártyához tartozó nyilvántartó laphoz tűzi, és a rajta szereplő összeget a megfelelő rovatba felvezeti. (4) A taxikártyát az igénybe vevő más személyre nem ruházhatja át, és kizárólag a jelen utasításban foglalt és engedélyezett hivatali célra használhatja fel. (5) Amennyiben a  taxikártya a  felhasználás során elvész, a kártya pótlásáért fizetendő, mindenkori esedékes – a  KEF az  Ellátási Portálon közzétett – pótlási díj megfizetése az  igénybe vevőt terheli, aki azt köteles a  KEF részére 8  munkanapon belül – a  megküldött készpénz-átutalási megbízás útján vagy személyesen a  KEF pénztárában – megfizetni. (6) A taxikártya elvesztése esetén az igénybe vevő soron kívül köteles munkaidőben a KEF-et, munkaidőn kívül a GÜF illetékes ügyintézőjét telefonon értesíteni, aki haladéktalanul intézkedik a kártya letiltásáról. (7) Az igénybe vevő köteles a taxikártya elvesztéséről a következő munkanapon – főosztályvezetője aláírásával ellátott − feljegyzést készíteni, amelynek másolati példányát az  üzemeltetési referens az  elnök, valamint a  Költségvetési Főosztály vezetője részére megküldi. A feljegyzés eredeti példányát a kártya nyilvántartó lapjához kell csatolni, és azt 3 munkanapon belül le kell adni a KEF-nek. Ezt követően az üzemeltetési referens az igénylőlap KEF részére történő megküldésével új taxikártyát igényel. (8) Amennyiben a taxikártya olyan mértékben megrongálódik, hogy az a használhatóságot akadályozza, az igénybe vevő köteles – főosztályvezetője aláírásával ellátott – feljegyzést készíteni, amelynek másolati példányát az üzemeltetési referens az  elnök, valamint a  Költségvetési Főosztály vezetője részére megküldi. A  feljegyzés eredeti példányát a kártya nyilvántartó lapjához kell csatolni, és azt 3 munkanapon belül le kell adni a KEF-nek a kártya átadás-átvételi jegyzékkel történő visszavétele céljából. Ezt követően az  üzemeltetési referens az  igénylőlap KEF részére történő megküldésével új taxikártyát igényel. 7. § (1) A taxiszolgáltatótól havonta kapott részletes számlaösszesítő alapján a KEF által az NKFI Hivatal részére megküldött, az adott egységnél a havonta történt utazások részletezését és összköltségét tartalmazó kimutatást az üzemeltetési referens soron kívül köteles összevetni az  általa vezetett nyilvántartással. Az  összevetés eredményét a  kimutatás kézhezvételétől számított 3 munkanapon belül az elnök aláírásával igazoltan kell a KEF-nek megküldeni. Amennyiben a nyilvántartás és a kimutatás között eltérés mutatkozik, azt – szükség esetén a taxiszolgáltató bevonása mellett – haladéktalanul tisztázni kell. (2) Az  (1)  bekezdésben írt visszaigazolás hiányában vagy annak késedelmes teljesítése esetén – a  késedelem megszűntéig – a taxikártya igénybevétele nem engedélyezhető. (3) A KEF elszámolójának felhívására az NKFI Hivatalnál lévő, a taxikártyák nyilvántartó lapjához tűzött igazolások alapján a KEF felé történő alkalomszerű elszámolás az üzemeltetési referens feladata és felelőssége. 6. Utólagos elszámolás keretében történő taxiszolgáltatás igénybevétele 8. § (1) Amennyiben az adott rendkívüli körülmények között az 1. § (3) bekezdés a)–d) pontjában írt utazási módok közül egyik sem vehető igénybe, az NKFI Hivatal vezetői munkakörbe kinevezett kormánytisztviselői utólagos elszámolás keretében történő taxiszolgáltatást vehetnek igénybe. (2) Az  igénybe vevő az  utazás végén a  viteldíjat a  taxiszolgáltató által az  NKFI Hivatal nevére és címére kiállított készpénzfizetési számla ellenében megfizeti. A számla összegét a Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztálya a számla leadásával történő elszámolást követően haladéktalanul átutalja az igénybe vevő részére. III. Fejezet Záró rendelkezések 9. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 10. § A jelen utasítás hatálybalépésének időpontjában – az  elnöki gépjármű kivételével – minden gépjármű óraállását rögzíteni kell. 11. § Hatályát veszti a Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal 2005. december 15-én jóváhagyott Gépjármű igénybevételi és használati szabályzata. Dr. Pálinkás József s. k., elnök