28/2013. (XII. 21.) VM utasítása a minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból pályázati úton vagy egyedi elbírálás keretében pénzeszköz- vagy elő

28/2013. (XII. 21.) VM utasítása a minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból pályázati úton vagy egyedi elbírálás keretében pénzeszköz- vagy előirányzat-átadással biztosított támogatások felhasználása ellenőrzésének és a beszámolók összeállításának szabályairól. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényben (a továbbiakban: Áht.), az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Ávr.) foglalt szabályozás alapján a Vidékfejlesztési Minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból államháztartáson belüli vagy azon kívüli szervezetek számára pályázati úton vagy egyedi elbírálás keretében pénzeszköz- vagy előirányzat-átadással biztosított támogatásokkal kapcsolatos támogatási szerződések, megállapodások megkötésére és a támogatások felhasználásáról szóló szakmai és pénzügyi beszámolók ellenőrzésére vonatkozóan az alábbi utasítást adom ki: Értelmező rendelkezések 1. § Az utasítás alkalmazásában: 1. Támogató: a Projekt megvalósításához anyagi forrást biztosító fél (a Vidékfejlesztési Minisztérium). 2. Kedvezményezett: a Projekt megvalósításához szerződés, megállapodás, vagy támogatói okirat alapján, a Támogató által anyagi forrásban részesített fél. 3. Lebonyolító szervezet: a  Támogató megbízása alapján a  költségvetési támogatásokkal kapcsolatos feladatokat a Támogató nevében és helyett ellátó szervezet. 4. Támogatás: az  Áht. 2.  § (1)  bekezdés n)  pontja alapján, a  fejezeti kezelésű előirányzatokból a  Támogató által megvalósításra érdemesnek ítélt pályázati program megvalósításához vagy egyedi miniszteri döntés, illetve keretfelosztás alapján nyújtott költségvetési forrás. 5. Költségterv: a  támogatott Projekt megvalósításával összefüggő kiadások előzetes bemutatása a  pályázati kiírásnak vagy az ellátandó feladatnak megfelelően, szükség szerint költség-haszon elemzéssel, megvalósíthatósági tanulmánnyal, vagy az egyes tételek indokoltságát alátámasztó dokumentumokkal, iratokkal, illetve számításokkal együtt, amelyekhez a  Kedvezményezett egyenként megjelöli támogatási igényét. Pályázati felhívás esetén a  megvalósításhoz biztosított önerőt és minden esetben a  feladat végrehajtásához szükséges bruttó költséget, valamint a  Támogatásból finanszírozandó költségek visszaigényelhető áfa összegét tartalmazza. Költségtervként értelmezendő a számszaki adatokat is tartalmazó feladatterv is. 6. Módosított költségterv: amennyiben a  támogatási igény, pályázat az  eredetileg benyújtott költségvetéshez képest kisebb összeggel kerül támogatásra vagy a  támogatási összeg változatlansága mellett a  költségtervben szereplő kiadási tételek összege változik, a pályázati felhívás vagy szerződéskötési feltételek értelmében módosított tartalommal összeállított költségvetés, mely az eredetihez képest nem tartalmaz új tételt. 7. Előirányzat átadás: megállapodásban rögzített feladatok teljesítéséhez, célok eléréséhez a  Támogató költségvetéséből a  fejezethez tartozó költségvetési szervnek vagy más költségvetési fejezetnek átadott forrás. Ha a  Kedvezményezett költségvetési szervezet más költségvetési fejezet alá tartozik, háromoldalú megállapodás keretében történik meg a költségvetési támogatás átadása. 8. Projekt: tartalmilag és formailag részletesen kidolgozott, megfelelő pénzügyi háttérrel és végrehajtási ütemezéssel rendelkező fejlesztési elképzelés. 9. Beszámoló: a Kedvezményezett által a Projekt megvalósításáról és a Támogató által átadott forrás felhasználásáról készített szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás együtt. 10. Szakmai ellenőrzés: támogatás nyújtására a  Támogató részéről kötelezettséget vállaló szervezeti egység (a továbbiakban: Szakfőosztály) által végzett, elsősorban a  támogatott feladat, megrendelt szolgáltatás végrehajtásának szakmai szempontú értékelésére, valamint az  elszámolásra benyújtott számlák tartalmának és a  Projekt megvalósításával való kapcsolatának vizsgálatára irányuló tevékenység. Amennyiben a  szerződést vagy megállapodást a  vidékfejlesztési miniszter írta alá, a  teljesítés szakmai ellenőrzését a  téma szerint illetékes Szakfőosztály végzi el. 11. Pénzügyi ellenőrzés: a Támogató Költségvetési és Gazdálkodási Főosztálya (a továbbiakban: KGF) által végzett feladat, amelynek során az  elszámolásra benyújtott számláknak, bizonylatoknak, ezekhez kapcsolódó egyéb dokumentumoknak a  számviteli, az  áfatörvény, valamint az  egyéb vonatkozó jogszabályi előírásoknak való megfelelését vizsgálja. 12. Érdekelt: olyan jogi személy vagy egyéb szervezet, amelyben a Kedvezményezett, vagy annak tagja, tulajdonosa, részvényese, képviselője, ügyvezetője, vagy ügyvezető testületének tagja, képviselőjének, ügyvezetőjének, ügyvezető testülete tagjának a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről szóló 1959. évi IV. törvény 685. § b) pontja szerinti közeli hozzátartozója, belső ellenőrzésért felelős tisztségviselője, vagy az ellenőrző testület tagja, könyvvizsgálója, alapítvány alapítója, az alapítói jogok gyakorlója, az alapítványhoz csatlakozott személy, az alapítvány kuratóriumának vagy felügyelő bizottságának tagja, vagy vele foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló személy (pl. munkavállaló, megbízott) az  előbb említett jogok vagy tisztségek bármelyikével – egyedül vagy együttesen, illetve testület tagjaként – rendelkezik, vagy a felsorolt tisztségek bármelyikét viseli. 13. Jogosulatlanul igénybe vett támogatás: a  jogszabálysértően, nem rendeltetésszerűen vagy szerződésellenes módon felhasznált költségvetési támogatás. 14. Lezárás, elfogadó nyilatkozat: pályázat és egyéb támogatás esetén a  Beszámoló elfogadását követően a  kötelezettségvállaló vagy a  megnevezett szakmai teljesítésigazoló írásbeli nyilatkozata a  támogatói okiratban, támogatási szerződésben, illetve a  támogatásra vonatkozó jogszabályokban foglaltak teljesüléséről, a  támogatás jog-, szerződés- és rendeltetésszerű felhasználásáról. 15. Mozgó záradék: a  támogatás terhére elszámolni kívánt számla, bizonylat fénymásolatán szereplő olyan, a támogatás terhére történő elszámolásra utaló záradék, mely az adott számla, vagy bizonylat egy későbbi másolatán már nem ugyanott található, mint a korábban készült másolaton. Az Utasítás hatálya 2. § (1) Jelen utasítás hatálya kiterjed minden eredeti tárgyévi, év közben keletkezett bevételből, valamint maradványból működő előirányzatra, melyből államháztartáson belüli és kívüli szervezetek (szerződés, megbízás, megállapodás alapján) pénzügyi forráshoz juthatnak. (2) Jelen utasítást alkalmazni kell a bírósági ítéletek alapján történő kifizetésekre vonatkozóan is. (3) Jelen utasítás hatálya nem terjed ki azon fejezeti kezelésű előirányzatokra, melyek esetében a forrásátadás kizárólag lebonyolító szervezeten keresztül történik. Szerződéskötés, költségvetés és beszámolási útmutató 3. § (1) A jelen utasítás függelékében szereplő előírásokat figyelembe kell venni a támogatandó Projekt meghatározásakor, továbbá a pályázati felhívás, illetve a szerződés, megállapodás összeállításakor. (2) A  „Beszámoló” nyomtatványt és a  függeléket a  kötelezettségvállaló Szakfőosztály elektronikus úton küldi meg a Kedvezményezettnek. A kitöltött és Kedvezményezett által eredetben és cégszerűen aláírt, határidőre megküldött Beszámoló a támogatói okirat elválaszthatatlan mellékletét képezi. (3) Államháztartáson kívüli kedvezményezettek esetében – a kincstári körbe tartozó szervezetek kivételével – a támogatói okiratokban a Támogatással való tételes elszámolási kötelezettséget kell előírni. (4) A támogatói okiratban a Támogatás segítségével létrehozott vagyon (tárgyi eszköz, immateriális jószág) elidegenítési tilalmát legalább 5 évben kell meghatározni, azonban a  létrehozott vagyon értéke vagy elévülési ideje alapján ennél hosszabb idő is kiköthető a támogatói okiratban vagy a támogatási szerződésben. Ezen időszak lejárta előtti elidegenítéshez a Támogató írásbeli hozzájárulásának beszerzését, valamint az Ávr. szerinti egyéb kötelezettségeket kell előírni. Amennyiben a  támogatással létrehozott vagyon a  támogatói okiratban rögzített megőrzési vagy fenntartási időszak letelte előtt véglegesen tönkremegy vagy eltulajdonítják, a Kedvezményezett köteles azt pótolni. 4. § (1) A megítélt Támogatás felhasználása kapcsán keletkező és elszámolható költségek körét a szerződésben vagy annak elválaszthatatlan mellékletét képező Költségtervben kell rögzíteni. (2) A Költségtervnek kellő részletességgel kell tartalmaznia a támogatói okiratban rögzített feladat végrehajtása kapcsán felmerülő és a Támogató által elfogadott költségelemeket. Szükség esetén egy-egy jogcím esetében kalkulációt is szerepeltetni kell (pl. fő × nap × Ft). Beszámoló, hiánypótlás és elfogadás 5. § (1) A támogatási szerződésben rögzített feladat végrehajtásáról, a nyújtott Támogatás felhasználásáról és elszámolásáról szóló Beszámolót a  szerződésben rögzített teljesítési határidőt követő 30 napon belül kell a  Szakfőosztályhoz benyújtani. (2) A Beszámoló benyújtási határidejének eredménytelen eltelte esetén a Szakfőosztály felszólítja a Kedvezményezettet a Beszámoló benyújtására 15 napos határidővel. 6. § A Beszámoló alapján, annak beérkezését követő 30 napon belül a Szakfőosztály ellenőrzi a feladat szakmai teljesítését és az elszámolásban szereplő számlák tartalmát a feladathoz való illeszkedés tekintetében. 7. § A pénzügyi ellenőrzéshez a Szakfőosztály a KGF részére megküldi a Beszámoló teljes anyagával együtt a támogatási szerződést és a  Költségvetést, egyúttal jelzi, hogy a  szakmai beszámoló elfogadható vagy hiánypótlás szükséges. A  szakfőosztály nyilatkozik arról is, hogy a  pénzügyi elszámolásban szereplő számlák tartalma illeszkedik-e a támogatott feladathoz és az elfogadott költségtervhez. 8. § (1) A Beszámoló ellenőrzését jelen utasítás 1. melléklete alapján kell végezni. (2) A  Beszámolóval kapcsolatos szakmai és pénzügyi szempontú hiánypótlásra egy alkalommal van lehetőség, amennyiben a  hiánypótlás lehetőségét a  támogatási szerződés, támogatói okirat tartalmazza. A  hiánypótlás koordinálását a  Szakfőosztály végzi. Amennyiben a  támogatási szerződés, támogatói okirat a  Beszámoló hiánypótlásának lehetőségét tartalmazza, akkor annak keretében a nem illeszkedő számlák helyett lehetőséget kell biztosítani más, a támogatói okirat feltételeinek megfelelő számla benyújtására. Amennyiben ezt követően sem kerül elfogadható módon elszámolásra a Támogatás, a 9. § (6) bekezdése szerint kell eljárni. (3) A szakmai és pénzügyi szempontú hiánypótlás határideje a felszólítás kézhezvételétől számított 15 nap. A határidő számítása során az Ávr. 89. §-a szerint kell eljárni. 9. § (1) A pénzügyi szempontú (elszámolást érintő) hiánypótlás szükségességét a KGF jelzi a Szakfőosztálynak a Beszámoló KGF-re érkezését követő 15 napon belül. (2) A beérkezett hiánypótlást a Szakfőosztály ellenőrzi a 6. § szerint. Amennyiben a hiánypótlással kiegészített Beszámoló elfogadást nyer, intézkedik a KGF felé a még kifizetésre váró Támogatás utalásával, vagy a Beszámoló érvényesítésével kapcsolatban a 11. § (1) bekezdése szerinti adatlapon. (3) A Szakfőosztály indokolt esetben pénzügyi szempontú felülvizsgálatot kérhet a KGF-től a hiánypótlással kapcsolatban. A KGF 15 napon belül tájékoztatja a Szakfőosztályt a hiánypótlás pénzügyi szempontból történő elfogadásáról vagy a továbbra sem elfogadható tételekről, indoklással és a javasolt további intézkedéssel együtt. (4) Amennyiben a hiánypótlást követően sem teljes körű a Beszámoló, azt a megismert tartalma alapján kell értékelni. Ha a teljesítés nem ítélhető meg 100%-osnak, az Ávr. szerinti szankciót kell alkalmazni. a) Teljes összegű előfinanszírozás esetén a Támogatást részben vagy egészben kamatokkal kell visszafizettetni a jogszabály szerinti határidő kitűzésével és kamat alkalmazásával. b) Utófinanszírozás esetén az elfogadott teljesítésnek megfelelően kell a csökkentett összegű kifizetést teljesíteni. Amennyiben előleg igénybevételére került sor, és a  Beszámoló ellenőrzése alapján csökkentett összeget a Támogatás visszatartott része nem fedezi, akkor a  fennmaradó részt az előleg terhére kell a  támogatottól –  jogszabály szerinti határidővel és kamattal növelt mértékben – visszakövetelni. c) Amennyiben az  elszámolás szerint a  fel nem használt vagy a  jogosulatlanul felhasznált Támogatás összege nem éri el az ezer forintot, annak visszafizetési kötelezettségétől a Támogató eltekint. (5) A  Szakfőosztály a  KGF Beszámolóval és hiánypótlással kapcsolatos véleményét figyelembe veszi az  elfogadott teljesítés %-os arányának meghatározásában. (6) Amennyiben a (4) bekezdés alapján kiadott visszafizetési felszólítás határidőre nem teljesül, a követelés érvényesítésével kapcsolatban a Szakfőosztály a támogatói okiratban, támogatási szerződésben rögzített, illetve az Ávr. és a Polgári Törvénykönyv szerinti intézkedéseket teszi meg, szükség esetén a Jogi Főosztály közreműködését kérve. 10. § Amennyiben a Beszámoló mind szakmai, mind pénzügyi szempontból elfogadható, arról, illetve a pályázat lezárásáról a Szakfőosztály írásban értesíti a Kedvezményezettet, egyúttal nyilatkozik – a szerződésben foglaltaknak megfelelően – a felhatalmazó levelek visszavonásáról is. 11. § (1) Előfinanszírozás esetén a teljesítés elfogadásával egy időben a Szakfőosztály tájékoztatja a KGF-et a XII. Vidékfejlesztési Minisztérium költségvetési fejezethez tartozó fejezeti kezelésű előirányzatokkal kapcsolatos gazdálkodás belső normáiról szóló VM utasítás kitöltött melléklete (Teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése adatlap) megküldésével. (2) Utófinanszírozás esetén a  lezárással vagy elfogadó nyilatkozattal egy időben a  Szakfőosztály megkéri a  KGF intézkedését a kifizetéssel kapcsolatban az (1) bekezdés szerinti adatlappal. Hatálybalépés 12. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) A minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból nyújtott támogatások felhasználása ellenőrzésének, és a beszámolók összeállításának szabályairól szóló 25/2012. (XII. 29.) VM utasítás hatályát veszti azzal, hogy rendelkezéseit alkalmazni kell azon folyamatban levő szerződések vonatkozásában, melyek szerződés szerinti elszámolási határideje nem későbbi, mint jelen utasítás hatálybalépését követő három hónap. Dr. Fazekas Sándor s. k., vidékfejlesztési miniszter