7/2014. (II. 27.) NFM utasítása a taxi kártyák használatának szabályozásáról.

7/2014. (II. 27.) NFM utasítása a taxi kártyák használatának szabályozásáról. A taxi kártyák használatának és kezelésének a rendjét az alábbiak szerint állapítom meg: 1. § Az utasítás hatálya kiterjed a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) szervezeti egységeire és alkalmazottaira. Értelmező rendelkezések 2. § Jelen utasítás alkalmazásában a) adminisztrátor: az egyes szervezeti egységeknél a taxi kártya felvételére, a kártyaállomány kezelésére, őrzésére, az  igénybe vevő részére történő átadására és a nyilvántartás vezetésére, elszámolás készítésére a szervezeti egység vezetője által kijelölt alkalmazott; b) alkalmazott: a Minisztérium kormányzati szolgálati jogviszonyban álló dolgozója és munkavállalója; c) állami vezető: miniszter, államtitkár, közigazgatási államtitkár, helyettes államtitkár; d) igénybe vevő: a taxi kártya felvételére és utazásra való felhasználására feljogosított alkalmazott; e) KEF elszámoló: a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) alkalmazottja, aki végzi a taxi kártyák kiadását, nyilvántartásának ellenőrzését, teljesítési igazolások kiküldését, aláírt teljesítési igazolások ellenőrzését; f ) szervezeti egység: az  államtitkári titkárság, a  közigazgatási államtitkári titkárság, a  helyettes államtitkári titkárság, a miniszteri kabinet, a miniszteri titkárság; g) taxi kártya: a  személyszállítás díjaként fizetendő összeg tekintetében használható készpénzt helyettesítő fizetési eszköz. A taxi kártya szigorú számadású, egyedi sorszámozású plasztik kártya. Általános rendelkezések 3. § (1) A taxi kártya hivatali célú utazásra vehető igénybe és használható fel, amikor a) az ügyintézés sürgőssége, a szállítandó anyag, eszköz jellemzői vagy egyéb rendkívüli körülmény nem teszi lehetővé tömegközlekedési eszköz igénybevételét, vagy b) a tömegközlekedési eszköz igénybevétele a hivatali munka zökkenőmentességét, vagy az utazással érintett alkalmazott teherbírását veszélyeztetné. (2) A  taxi kártya csak Budapesten és közigazgatási határától számított 20 km-es körzeten belül vehető igénybe. A  munkáltatói jogkörrel rendelkező vezető engedélye alapján, a  taxi kártya távolabbi utazásra is igénybe vehető, feltéve, hogy az nem minősül kiküldetésnek és az ilyen utazáshoz a KEF által biztosított kulcsos vagy taxi rendszerű személygépkocsi használata akadályba ütközik. (3) A  taxi kártya kizárólag a  kártyán feltüntetett szolgáltató személygépkocsi parkjához tartozó személygépkocsival történő utazáshoz és szállításhoz használható fel. (4) Taxi kártya nem vehető igénybe a napi munkába járáshoz, kiküldetéshez, továbbá nem hivatali ügyek intézéséhez. A személyi használatra biztosított személygépkocsik jogosultjai taxi kártyát csak abban az esetben használhatnak, amennyiben a személyi használatra biztosított gépkocsi valamilyen objektív külső körülmény miatt nem üzemel, vagy a gépjárművezetésben valamilyen objektív külső körülmény (pl. személyi sérülés, betegség stb.) miatt korlátozottak. Részletes rendelkezések 4. § (1) Az utazásra feljogosító taxi kártya tartalmazza a kibocsátó nevét, telefonszámát és a kártya sorszámát. (2) A szervezeti egység vezetője az 1. függelékben szereplő „Formalevél taxi kártya igényléséhez” elnevezésű nyomtatvány kitöltésével igényelhet taxi kártyát. A nyomtatványon fel kell tüntetni az  igényelt taxi kártyák számát. A szervezeti egység vezetője az  igényléssel egyidejűleg kijelöli a  kártyá(ka)t és a  nyilvántartás(oka)t kezelő adminisztrátort és helyettesét, akik a kijelölést az aláírásmintájuk megadásával tudomásul veszik. A taxi kártyát a szervezeti egységnél kijelölt adminisztrátor megőrzési felelőssége mellett a 2. függelékben szereplő „Átadás-átvételi jegyzőkönyv” aláírását követően személyesen veszi át a KEF elszámolótól. (3) Az  adminisztrátor vagy helyettesének személyében bekövetkező változást a  szervezeti egység vezetője köteles haladéktalanul bejelenteni a  2. függelékben szereplő „Átadás-átvételi jegyzőkönyv” ismételt kitöltése és a  KEF elszámolójának történő megküldése útján. (4) Az átvett taxi kártyá(ka)t, és az utazási bizonylato(ka)t az adminisztrátor kezeli. Az adminisztrátor feladata továbbá, az  utazásokról készített, az  utasítás 3. függeléke szerinti nyilvántartás naprakész vezetése. Az  adminisztrátor nyilvántartását a  szervezeti egység vezetője, a  Minisztérium belső ellenőre és a  KEF elszámolója előzetes időpont egyeztetéssel ellenőrizheti. (5) A szervezeti egység vezetőjének személyében történő változást a szervezeti egység új vezetője köteles haladéktalanul bejelenteni a  4. függelékben szereplő „Formalevél szervezeti egység vezetőjének személyében történt változás bejelentéséhez” dokumentum KEF Gazdasági Igazgatójának történő megküldése útján. 5. § (1) A taxi kártyával történő utazás engedélyezése a szervezeti egység vezetőjének, illetve az általa erre felhatalmazott személy feladata. Az adminisztrátor csak az utazásra írásban adott vezetői engedély birtokában adhat taxi kártyát az igénybe vevőnek. Az engedélyt a vezető a 3. függelék, az „engedélyező aláírása” rovatának kitöltésével adja meg. (2) A  taxi kártya átadásával egyidejűleg az  adminisztrátor tájékoztatja az  igénybe vevőt a  taxi kártya használatával kapcsolatos kötelezettségeiről, a rendelkezésre álló összegről és a kártya PIN kódjáról. (3) A taxi kártya kiadásakor az igénybe vevő a 3. függelék „igénybe vevő aláírása” rovatában aláírásával igazolja a kártya átvételét. Az igénybe vevő az adminisztrátortól a taxi kártyát megőrzési és elszámolási kötelezettség mellett kapja meg utazási célú felhasználásra. (4) A taxi POS terminálja által kinyomtatott és a gépjárművezető által átadott bizonylat másodpéldányát az igénybe vevő elszámolási kötelezettséggel megőrzi. (5) A taxi kártyát az igénybe vevő más személyre nem ruházhatja át. (6) Az utazást követően az igénybe vevő a bizonylat másodpéldányát köteles haladéktalanul leadni a szervezeti egység adminisztrátorának, akitől a taxi kártyát kapta. Az adminisztrátor az igénybe vevőtől átvett bizonylatot a taxi kártyához tartozó nyilvántartó laphoz tűzi és a rajta szereplő összeget a megfelelő rovatba bevezeti. (7) Amennyiben a  szervezeti egység kezelésében lévő taxi kártya a  felhasználás során elvész, lehetőség van annak pótlására. A kártya pótlása díjköteles. Az esedékes pótlási díjat a KEF az Ellátási Portálján teszi közzé. A pótlási díjat az elveszett kártya igénybe vevője köteles a KEF részére 8 munkanapon belül a megküldött csekk felhasználásával postai úton vagy a KEF pénztárában személyesen befizetni. (8) A taxi kártya elvesztése esetén az igénybe vevő haladéktalanul köteles munkaidőben a KEF elszámolót, munkaidőn kívül a KEF Gépjármű-fenntartási és Üzemeltetési Főosztálya (a továbbiakban: KEF GÜF) Ellátási Portálján megnevezett illetékes munkatársát telefonon értesíteni. Ezt követően az  igénybe vevő soron kívül köteles a  szervezeti egység vezetője részére az  eseményről jegyzőkönyvet készíteni. A  jegyzőkönyv másolati példányát az  adminisztrátor – a szervezeti egység vezetőjének aláírását követően – köteles a KEF elszámolójának haladéktalanul – elektronikus formában is (e-mailben vagy faxon) – megküldeni. Az eredeti jegyzőkönyvet a kártya nyilvántartó lapjához kell csatolni és azt három munkanapon belül le kell adni a  KEF elszámolójának. Ezt követően az  adminisztrátor az  1. függelék szerinti igénylőlap KEF részére történő megküldésével új taxi kártyát igényelhet. A KEF Gazdasági Igazgatóság által engedélyezett igénylés esetén a  KEF az  igény beérkezését követő egy munkanapon belül új taxi kártyát biztosít az igénylő szervezeti egység számára. (9) A  taxi kártya felhasználhatatlanságig történő megrongálódása esetén az  igénybe vevő soron kívül köteles a  szervezeti egység vezetője részére az  eseményről jegyzőkönyvet készíteni. A  jegyzőkönyv másolati példányát az adminisztrátor – a szervezeti egység vezetőjének aláírását követően – köteles a KEF elszámolójának megküldeni. Az eredeti jegyzőkönyvet a kártya nyilvántartó lapjához kell csatolni és azt három munkanapon belül le kell adni a KEF elszámolójának, aki a kártyát az átadás-átvételi jegyzőkönyv aláírásával veszi vissza. Ezt követően az adminisztrátor az  1. függelék szerinti igénylőlap KEF részére történő megküldésével új taxi kártyát igényelhet. A  KEF Gazdasági Igazgatóság által engedélyezett igénylés esetén a KEF az  igény beérkezését követő egy munkanapon belül új taxi kártyát biztosít az igénylő szervezeti egység számára. 6. § Az  utazásra kiadott taxi kártya PIN kóddal működik. A  kártyához tartozó PIN kódot a  KEF elszámolója a  kártya átadás-átvételekor közli az adminisztrátorral. A PIN kód titkosan kezelendő, csak a kártya igénybevételére feljogosított személlyel közölhető. A  PIN kódot a  kártyán vagy mellette feltüntetni tilos. Az  utazás végén – készpénzfizetés ellenében – készpénzes számla is kérhető a  gépjárművezetőtől, amelyet a  KEF nevére és címére kell kiállítani (KEF, 1024 Budapest, Margit krt. 85–87.). 7. § (1) A  taxi kártyák felhasználásának pénzügyi fedezetét, az  ilyen módon történő utazások éves költségkeretét a  KEF költségvetésében a Minisztérium részére ezen jogcímen rendelkezésre álló tárgyévi előirányzat erejéig, a szervezeti egység létszámát figyelembe véve, a Minisztérium gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkára (a továbbiakban: gazdasági helyettes államtitkár) határozza meg. (2) A  szervezeti egység részére jóváhagyott költségkeret – jelen utasításnak megfelelő – jogszerű és takarékos felhasználását a  szervezeti egység vezetője, illetve az  általa megbízott személy köteles az  adminisztrátor(ok) által vezetett nyilvántartás adatai alapján, folyamatosan figyelemmel kísérni, valamint a  felhasználásról köteles negyedévente a  gazdasági helyettes államtitkárt tájékoztatni. Az  éves költségkeret csak a  gazdasági helyettes államtitkár előzetes jóváhagyása esetén léphető túl. A  költségkeret – előzetes jóváhagyás nélküli – túllépéséért a  szervezeti egység vezetője anyagi felelősséggel tartozik. A  szervezeti egység köteles a  munkáját, a  feladataik ellátásához kapcsolódó utazásokat úgy megszervezni, hogy a  részére biztosított utazási költségkeretet az  adott évben a jelen utasításnak megfelelően használja fel. (3) A  Minisztérium szervezeti egységei taxi kártya használatának összegéről a  KEF Pénzügyi Főosztálya havonta tájékoztatja a Minisztérium Gazdálkodási Főosztályának vezetőjét. (4) A költségvetési év végén jelentkező esetleges megtakarítás a következő költségvetési évre nem vihető át. 8. § (1) A taxi szolgáltatótól havonta kapott részletes számlaösszesítő alapján a KEF elszámolója az egyes szervezeti egységek részére, az adott hónap utazásainak részletezését és összköltségét tartalmazó kimutatást küld, amelyet a szervezeti egység vezetője, illetve az általa megbízott személy soron kívül köteles összevetni az adminisztrátor(ok) által vezetett nyilvántartással. A  kimutatás kézhezvételétől számított három munkanapon belül a  szervezeti egység vezetője köteles az  összevetés eredményét aláírásával igazoltan (visszaigazolás) megküldeni a  KEF elszámolója, valamint a Minisztérium Gazdálkodási Főosztály vezetője részére. Amennyiben a nyilvántartás és a kimutatás között eltérés van, azt a KEF – szükség esetén a szolgáltató bevonásával – tisztázza. (2) Az  (1)  bekezdés szerinti határidő betartásáért a  szervezeti egység vezetője felel. Visszaigazolás hiányában vagy annak késedelmes teljesítése esetén a szervezeti egység a visszaigazolás pótlásáig, illetve a késedelem megszűntéig a részére megállapított utazási keret felhasználására nem jogosult. (3) A 4. § (4) bekezdésében meghatározott, ellenőrzésre jogosult személyek felhívására történő elszámolás a szervezeti egységnél lévő, a taxi kártyák nyilvántartó lapjához tűzött igazolások alapján az adminisztrátor feladata és felelőssége. 9. § Az adminisztrátor köteles az utasításban foglaltaknak megfelelően kezelni a kártyákat, illetve vezetni a nyilvántartásokat. Amennyiben az adminisztrátor a rábízott taxi kártyákkal nem tud elszámolni, a 4. § (4) bekezdésében meghatározott, ellenőrzésre jogosult személy erről jegyzőkönyvet vesz fel, amelyet a  munkáltatói jogkör gyakorlójának kell megküldeni. Az  adminisztrátor a  szabályzatban foglaltaktól eltérő magatartással okozott kárért felelősséggel tartozik. Az adminisztrátor jogviszonyának vagy adminisztrátori kijelölésének megszűnése estén a taxi kártyákkal és a naprakészen vezetett nyilvántartásokkal köteles a KEF kijelölt munkatársának elszámolni. 10. § A Minisztérium Gazdálkodási Főosztályának taxi kártyák biztosításával kapcsolatos feladatai: a) a  KEF által megállapított tárgyévi előirányzat alapján a  szervezeti egységek taxi kártya használat éves keretösszegét megállapítja, majd a szervezeti egységeket a felhasználható keret mértékéről értesíti, b) a KEF Pénzügyi Főosztályának jelen utasítás 7. § (3) bekezdés szerinti havi adatszolgáltatása alapján a szervezeti egységek taxi keret felhasználásának mértékét ellenőrzi, az ellenőrzés eredményéről a szervezeti egységeket 2 havonta tájékoztatja, c) a szervezeti egységek vezetőinek jelen utasítás 7. § (2) bekezdés szerinti negyedéves tájékoztatását ellenőrzi, d) a  szervezeti egységek vezetőinek jelen utasítás 8.  § (1)  bekezdés szerinti havi összevetésének eredményét ellenőrzi. Záró rendelkezések 11. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a  taxi kártyák használatának szabályozásáról szóló 18/2012. (VI. 29.) NFM utasítás. Németh Lászlóné s. k., nemzeti fejlesztési miniszter