33/2017. (VIII. 25.) KKM utasítása a Külgazdasági és Külügyminisztérium az Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet és az Európai Unió választás

33/2017. (VIII. 25.) KKM utasítása a Külgazdasági és Külügyminisztérium az Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet és az Európai Unió választási megfigyelési missziókkal kapcsolatos feladatairól. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglalt jogkörömben eljárva, az Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet és az Európai Unió választási megfigyelési misszióiban való hatékony magyar részvétel elősegítése és az ebből eredő feladatok ellátása érdekében, valamint abból a célból, hogy Magyarország megfelelő felkészültségű megfigyelőket jelöljön, a következő utasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. Az utasítás célja: a választási megfigyelők kiválasztásának és jelölésének az átláthatóságon és szakmai szempontokon alapuló rendjének kialakítása, valamint a  Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: KKM) szervezeti egységeinek a választási megfigyeléssel kapcsolatos feladatainak meghatározása. 2. Az Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet (EBESZ) és az Európai Unió (EU) választási megfigyelési missziók tekintetében a választási megfigyeléssel kapcsolatos feladatok koordinálását, a választási megfigyelők kiválasztását és jelölését, valamint a választási megfigyelők képzését a KKM Biztonságpolitikai és Non-proliferációs Főosztályának EBESZ-ET és Non-proliferációs Osztálya (a továbbiakban: EBESZ-ET Osztály) végzi. 2. A választási megfigyelési missziók fajtái 3. Az Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet Demokratikus Intézmények és Emberi Jogok Irodája (a továbbiakban: EBESZ/ODIHR) az EBESZ résztvevő államaiba telepíthet választási megfigyelési missziót. 4. Az EU által szervezett missziók az EBESZ-en kívüli térségekre, elsősorban fejlődő országokra irányulnak. 3. Döntés Magyarország részvételéről az egyes választási megfigyelési missziókban 5. Az EBESZ/ODIHR missziók esetén – a  naptári évben esedékes választások listáját figyelembe véve – az  EBESZ-ET Osztály előzetes prioritási javaslatot készít a  szakmai, politikai és gazdálkodási szempontok szem előtt tartásával. Az éves prioritásokról szóló javaslatot – amely tartalmazza a megfigyelők létszámára vonatkozó előzetes kalkulációt, valamint a  részvétel költségeit is – az  illetékes területi főosztályok és a  Közös Kül- és Biztonságpolitikai Főosztály (a  továbbiakban: KKBF) véleményezik, majd az  EBESZ-ET Osztályt felügyelő helyettes államtitkár és a  gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár hagyja jóvá. A  választási megfigyelési misszióban való részvétel költségeire a  KKM éves utaztatási tervében az  EBESZ-ET Osztályára vonatkozó költségvetésében megfelelő előirányzat kerül elkülönítésre. 6. Az EBESZ/ODIHR által meghirdetett missziók listájának évközben történő módosulása, illetve a missziókkal kapcsolatos előre nem tervezet költségek felmerülése esetén az  EBESZ-ET Osztály javaslatára a  felügyelő helyettes államtitkár az elfogadott éves költségkeret átcsoportosításáról dönt. 7. Amennyiben a  6.  pont szerinti átcsoportosítás nem fedezi a  felmerült többletköltségeket, a  további költségkeret biztosításáról az EBESZ-ET Osztályt felügyelő államtitkár javaslatára a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár dönt. 4. A pályázatok meghirdetése 8. Az EU-tól történő felkérés esetén az EU választási megfigyelői misszió esetében az EBESZ-ET Osztály javaslatot tesz a  pályázati felhívás meghirdetésére, amelyet az  EBESZ-ET Osztályt felügyelő helyettes államtitkár hagy jóvá. A jelentkezéshez készített pályázati felhívást közzé kell tenni a KKM külső és belső honlapján. 9. Az EBESZ/ODIHR-től történő felkérés esetén az  EBESZ választási megfigyelői missziók esetében az  5.  pont szerint elfogadott éves prioritási javaslat alapján az  EBESZ-ET Osztály javaslatot tesz a  pályázati felhívás meghirdetésére, amelyet az EBESZ-ET Osztályt felügyelő helyettes államtitkár hagy jóvá. A pályázati felhívást kizárólag a KKM belső honlapján kell közzétenni. 10. A 8–9. pontban meghatározott pályázati felhívás tartalmazza a nemzetközi szervezet felhívását, a pályázat benyújtási feltételeit, a pályázat tartalmi és formai követelményeit, valamint a benyújtás határidejét és módját. 11. Az EU választási megfigyelési misszióit a KKM valamennyi választójoggal rendelkező magyar állampolgár számára hirdeti meg. 12. Az EBESZ/ODIHR választási megfigyelési misszióit a KKM kizárólag a KKM kormánytisztviselői, valamint a KKM-mel kötött kétoldalú megállapodás alapján egyéb központi közigazgatási szervek közszolgálati tisztviselői számára hirdeti meg. A kétoldalú megállapodásnak megfelelően az EBESZ-ET Osztály köteles az EBESZ/ODIHR-tól beérkezett pályázati felhívásokat a  nemzetközi szervezet által kitűzött határidő figyelembevételével, ésszerű határidő kitűzése mellett egyéb központi közigazgatási szervek kapcsolattartóinak megküldeni és jelölési jogosultságukra a  figyelmüket felhívni. 5. A pályázók kiválasztása 13. Az EBESZ-ET Osztály befogadja, majd a  pályázat benyújtására nyitva álló határidő lejártát követően a  benyújtási feltételeknek való megfelelés szempontjából kiértékeli a  beérkezett pályázatokat. A  határidőn túl érkezett, illetve a formai és tartalmi követelményeknek nem megfelelő pályázatokat érvénytelennek kell tekinteni. 14. A jelöltek kiválasztásáról és rangsorolásáról a  Biztonságpolitikai és Non-proliferációs Főosztály (a továbbiakban: BIZPOL Főosztály), az  illetékes területi főosztály és a  KKBF képviselőiből álló bizottság (a továbbiakban: Bizottság) dönt. A Bizottság elnöke a BIZPOL Főosztály vezetője vagy a BIZPOL Főosztály vezetője által kijelölt kormánytisztviselő. A Bizottság tagjai az illetékes területi főosztály és a KKBF vezetője vagy az általuk kijelölt egy-egy kormánytisztviselő. 15. Valamennyi befogadott – érvényes és érvénytelen – pályázatot a BIZPOL Főosztály a Bizottság elé terjeszti. 16. A Bizottság a) a szakmai tapasztalat, b) a nyelvtudás, c) a földrajzi térséggel kapcsolatos ismeretek, d) a nemek közti egyenlőség szempontjai, e) a korábbi választási megfigyelési misszió során, illetve választási megfigyelési képzésen szerzett tapasztalatok, f ) a tapasztalattal még nem rendelkező, kezdő megfigyelők részére fenntartott helyek, valamint g) egyéb, a konkrét pályázati felhívásban meghatározott szakmai szempontok figyelembevételével rangsorolja a pályázókat, és javaslatot tesz a választási megfigyelők jelölésére. 17. A Bizottság döntése alapján kiválasztott pályázók névsorát, illetve az EBESZ/ODIHR missziók esetén a kiutazásukat, az EBESZ-ET Osztályt felügyelő helyettes államtitkár hagyja jóvá. 18. A 12–16. pontban meghatározott személyektől és eljárástól eltérően kivételes esetben az EBESZ-ET Osztályt felügyelő helyettes államtitkár jóváhagyásával a pályázati feltételek teljesítése esetén más jelentkező is kiválasztható. 19. A Bizottság adminisztratív feladatait az EBESZ-ET Osztály szavazati joggal nem rendelkező, kijelölt kormánytisztviselője látja el, aki intézkedik továbbá a  bizottsági ülés előkészítéséről és összehívásáról, jegyzőkönyv vezetéséről és a jegyzőkönyv Bizottság tagjaival történő hitelesítéséről. 6. A választási megfigyelési missziókba jelöltek értesítése és bejelentése 20. Az EBESZ-ET Osztály a 17. pont szerinti jóváhagyást követően a pályázókat e-mailben értesíti a döntés eredményéről, és gondoskodik a választási megfigyelőnek jelölt pályázók bejelentéséről az EU (Roster), illetőleg az EBESZ elektronikus adatbázisába. 21. Az EU választási missziók esetében a választási megfigyelőkre jelentkezők között az Európai Bizottság mint végső döntéshozó a pályázati kiírásban meghatározott feltételek figyelembevételével további kiválasztási eljárást folytat le. A kiválasztási eljárás eredményéről az EU közvetlenül értesíti az általa kiválasztott jelölteket. 7. A választási megfigyelési missziókba kiválasztottak előzetes felkészítése 22. Az Európai Bizottság által az EU missziókba, valamint a KKM által az EBESZ missziókba kiválasztott megfigyelőkkel az EBESZ-ET Osztály kiutazásuk előtt felveszi a kapcsolatot. 23. A választási megfigyelésre kiutazó részére az EBESZ-ET Osztály az illetékes területi, illetve a biztonsági feladatokért felelős főosztályok bevonásával előzetes felkészítőt tart. Az EBESZ-ET Osztály az EBESZ/ODIHR missziókba kiválasztott személyek részére biztosítja a kiutazáshoz szükséges technikai segítséget. 8. Az EBESZ/ODIHR választási megfigyelőinek költségelszámolása 24. Az EBESZ/ODIHR választási megfigyelési missziókba kiküldött megfigyelők költségelszámolására az  ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről szóló 7/2015. (III. 26.) KKM utasítás az irányadó. 25. A résztvevő államok által fizetendő költségeket (pl. gépkocsibérlés díja, üzemanyagköltség, tolmácsolás díja, tolmács és gépkocsivezető megállapodás szerinti díja és szállásköltsége) készpénzben a választási megfigyelők rendelkezésére kell bocsátani a kiutazást megelőzően. 26. A 25. pont szerint felvett előleggel a választási megfigyelők a hazatérésüket követően, 5 munkanapon belül utólagosan számolnak el. 27. A kötelezettségvállaló által aláírt pénzügyi elszámoláshoz a  költségeket alátámasztó eredeti számlákat és  bizonylatokat,  valamint a  teljesítésigazolást a  kiküldöttek a  Pénzügyi és Számviteli Főosztály (a továbbiakban: PSZF) részére adják le. Az esetleges többletköltségek elszámolását az EBESZ-ET Osztályt felügyelő helyettes államtitkár és a gazdálkodási ügyekért felelős helyettes államtitkár hagyja jóvá, amelyet az elszámoláshoz csatolni kell. 28. Az EBESZ/ODIHR által megelőlegezett, majd a  résztvevő államoknak utólagosan kiszámlázott tételek (pl. reptéri transzfer, közlekedés, állomáshelyre történő el- és visszajutás, mobiltelefon használata) esetében az  EBESZ/ODIHR a missziók lezárását követően hivatalos számlát küld a KKM részére, melyet az illetékes szakmai főosztály ellenőriz, igazol, és a PSZF részére átutalásra megküld. Az utólagos költségek várható összegét az EBESZ megfigyelők útindító feljegyzésében a pénzügyi ellenjegyzés érdekében szerepeltetni kell. 9. Jelentés és beszámoló a választási megfigyelési missziókban való részvételről 29. A választási megfigyelési misszió résztvevői – az EBESZ-ET Osztály által előzetesen megadott iránymutatás alapján – a  hazaérkezésüket követő 7 munkanapon belül jelentést készítenek az  EBESZ-ET Osztály részére. A  jelentést az EBESZ-ET Osztály megküldi az illetékes területi és szakmai főosztályok részére. 30. Az EBESZ-ET Osztály minden naptári év végén, illetve a  naptári évben lezajlott utolsó misszióról szóló jelentés beérkezését követően éves beszámolót készít az  adott évben megrendezett EBESZ/ODIHR és EU választási megfigyelési missziók során összegyűjtött tapasztalatokról. Az  EBESZ-ET Osztály az  EBESZ/ODIHR választási megfigyelési missziók esetében a  PSZF költségekre vonatkozó adatai alapján költségkimutatást mellékel az  éves beszámolóhoz. 10. Választási megfigyelők képzése 31. A választási megfigyelők megfelelő szakmai felkészültségének biztosítása érdekében az  EBESZ-ET Osztály rendszeresen, de legalább kétévente egy alkalommal képzést szervez kezdő, rövid távú választási megfigyelők részére a KKM keretein belül. A képzés meghirdetésére az EBESZ-ET Osztályt felügyelő helyettes államtitkár és a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár jóváhagyását követően kerül sor. 32. A képzésre az EBESZ-ET Osztály pályázati felhívást tesz közzé a KKM külső és belső honlapján. A képzésen részt vevőket elsősorban önéletrajz, motivációs levél és nyelvtudás alapján választja ki az EBESZ-ET Osztály. 33. Az Európai Bizottság – az Election Observation and Democratic Support (EODS) metodológiáját felhasználva – évente több alkalommal képzést szervez hosszú távú megfigyelők számára angol, francia és spanyol nyelven. Az  Európai Bizottság képzéseire történő jelentkezési és kiválasztási folyamathoz kapcsolódó feladatokért az EBESZ-ET Osztály felelős. 34. A 32. pont szerinti képzésre történő kiválasztási eljárást a 13–20. pontok szerint kell lefolyatni. A 14. ponttól eltérően a Bizottság a KKBF, valamint a BIZPOL Főosztály képviselőjéből áll. 11. Záró rendelkezések 35. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 36. Az utasítás hatálybalépését követő 15 napon belül EU választási megfigyelési missziókra vonatkozó rendelkezésekről általános tájékoztatót kell közzétenni a KKM külső honlapján, míg az EBESZ/ODIHR választási megfigyelési missziók tekintetében a KKM belső honlapján. Szijjártó Péter s. k., külgazdasági és külügyminiszter