1/2017. (I. 5.) KKM utasítása a Külgazdasági és Külügyminisztérium éves diplomáciai és operatív tervezéséről és beszámoltatásáról.

1/2017. (I. 5.) KKM utasítása a Külgazdasági és Külügyminisztérium éves diplomáciai és operatív tervezéséről és beszámoltatásáról. A kormányzati stratégiai irányításról szóló 38/2012. (III. 12.) Korm. rendeletben meghatározott követelmények és a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23.  § (4)  bekezdés c)  pontjában kapott felhatalmazás alapján – a  korábban kialakult tervezési és beszámolási gyakorlat figyelembevételével – a Külgazdasági és Külügyminisztérium éves diplomáciai és operatív tervezésére, illetve éves írásbeli beszámolási kötelezettségére vonatkozóan az alábbi utasítást adom ki: I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. Az utasítás célja 1. § Az utasítás célja a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: KKM) éves diplomáciai és operatív tervezése, valamint a beszámolási kötelezettség eljárásrendjének egységes szerkezetben történő szabályozása. 2. Az utasítás hatálya 2. § Az utasítás hatálya kiterjed a KKM önálló szervezeti egységeire. 3. § Az 1. §-ban meghatározott cél az alábbi dokumentumok elkészítését foglalja magában: a) éves miniszteri program; b) intézményi munkaterv; c) miniszteri jelentés; d) a bilaterális külképviseletek diplomáciai, politikai tervezési dokumentuma; e) a bilaterális külképviseletek diplomáciai, politikai jelentési dokumentuma; f ) a multilaterális külképviseletek tervezési és jelentési dokumentuma; g) a külképviseletek operatív jelentési dokumentuma. 3. Értelmező rendelkezés 4. § Az  utasítás alkalmazásában a  stratégiai tervdokumentumnak (a továbbiakban: tervdokumentum) minősül az  éves miniszteri program és az intézményi munkaterv. II. AZ ÉVES MINISZTERI PROGAM, A MINISZTERI JELENTÉS ÉS AZ INTÉZMÉNYI MUNKATERV 5. § A tervdokumentum naptári évre vonatkozik. 6. § A tervdokumentumot a Miniszterelnökség részére kell benyújtani. Ennek határideje a tervdokumentum tárgyévének január 15. napja. Ezzel egyidejűleg kerül megküldésre a tárgyévet megelőző évre vonatkozó miniszteri jelentés is. 1. A miniszteri program 7. § Az éves miniszteri programot a Miniszterelnökség felkérésére a Miniszteri Kabinet (a továbbiakban: Kabinet) készíti el. 2. A miniszteri jelentés 8. § A miniszteri jelentés a lezárult tárgyévre vonatkozó éves miniszteri program gyakorlati megvalósulásáról számol be. 9. § A miniszteri jelentést a Miniszterelnökség által rendelkezésre bocsátott módszertani útmutatás figyelembevételével a Kabinet a Közigazgatási Államtitkár Titkárságának (a továbbiakban: KÁT Titkárság) együttműködésével készíti el. 3. Az intézményi munkaterv 10. § Az  intézményi munkaterv (a továbbiakban: munkaterv) a  KKM egy naptári évre szóló intézkedési és erőforrásfelhasználási stratégiáját mutatja be. A  munkatervben minden olyan előre látható feladat és tevékenység szerepeltetésre kerül, amelynek kezdete, vége, illetve lefolytatása a tárgyévben esedékes. 11. § A munkatervet a KÁT Titkárság készíti el. 12. § A munkaterv összeállításához a KKM központi önálló szervezeti egységei az 1. melléklet szerinti táblázatot megküldik a  munkájukat felügyelő helyettes államtitkárnak, aki a  munkáját felügyelő államtitkár jóváhagyásával minden év január 7. napjáig megküldi a KÁT Titkárságnak. III. DIPLOMÁCIAI, POLITIKAI TERVEZÉS ÉS JELENTÉS DOKUMENTUMAI 1. A bilaterális külképviseletek diplomáciai, politikai tervezési dokumentuma 13. § A bilaterális relációkban működő külképviseletek a 2. melléklet szerinti szempontrendszer alapján a 3. mellékletben foglaltaknak megfelelően készítik el a politikai vonatkozású éves munkatervüket tartalmazó diplomáciai, tervezési dokumentumukat. 2. A bilaterális külképviseletek diplomáciai, politikai jelentési dokumentuma 14. § A bilaterális relációkban működő külképviseletek a 4. mellékletben foglaltaknak megfelelően diplomáciai, politikai jelentési dokumentumot (a továbbiakban: bilaterális jelentés) készítenek a dokumentum megküldésének határidejét megelőző egyéves tevékenységükről és helyzetértékelésükről, amelyet a külképviseletet irányító területi főosztálynak küldenek meg. 15. § A bilaterális jelentés beérkezésének határideje a tárgyév június 15. napja. Amennyiben a külképviselet-vezető éves, hazai beszámoltatására tárgyév június 30. napja előtt kerül sor, úgy a bilaterális jelentés beérkezésének határideje a beszámoló időpontját megelőző 15. nap. 16. § A bilaterális jelentést és annak összes mellékletét a külképviseletek kizárólag Scriptamenten terjesztik fel intézkedésre, címzettként az illetékes felügyelő főosztályokat, helyettes államtitkárokat, államtitkárokat kell megjelölni. A bilaterális jelentés hivatalos úton, határidőben történő felterjesztéséért a külképviselet-vezető felel. 3. A multilaterális külképviseletek diplomáciai, politikai tervezési dokumentuma 17. § A  biztonságpolitikai és nemzetközi együttműködésért felelős államtitkár (a továbbiakban: BNÁT) felügyelete alá tartozó multilaterális külképviseletek – az erőforrások hatékony kihasználása érdekében – az állomáshelyük szerinti bilaterális relációban működő képviseletek felé a tárgyévet megelőző év október 1-ig jelzik mindazon eseményeket, rendezvényeket, amelyek a tárgyév során előre ismertek, illetve amelyekkel tervezni lehet. 18. § A multilaterális relációban működő külképviseletek a 17. § szerinti eseményekkel kapcsolatos terveiket, javaslataikat a  tárgyévet megelőző év október 15. napjáig megküldik a  tevékenységüket irányító főosztálynak és helyettes államtitkárnak, valamint a BNÁT-nak. 4. A multilaterális külképviseletek diplomáciai, politikai jelentési dokumentuma 19. § A  multilaterális relációban működő külképviseletek legfeljebb kétoldalas éves diplomáciai, politikai jelentési dokumentumot (a továbbiakban: multilaterális jelentés) készítenek, amely bemutatja a  külképviseletnek a  multilaterális jelentés beérkezési határidejét megelőző egy évben folytatott tevékenységét, különös tekintettel az aktuális külképviseleti ügyekre, a célkitűzések teljesítésére és a felmerülő problémákra. A multilaterális jelentést a  külképviseletet irányító főosztálynak kell megküldeni, melyet a  külképviseletet irányító főosztály véleményével és  javaslatával együtt továbbít a  tevékenységét felügyelő helyettes államtitkárnak, amely azt saját észrevételeivel továbbküldi a BNÁT-nak. 20. § A  multilaterális jelentés beérkezésének határideje a  tárgyév június 15. napja. Amennyiben a  külképviselet-vezető éves, hazai beszámoltatására tárgyév június 30. napja előtt kerül sor, úgy a  multilaterális jelentés beérkezésének határideje a beszámoló időpontját megelőző 15. nap, melynek hivatalos úton, határidőben történő felterjesztéséért a külképviselet-vezető felel. IV. KÜLKÉPVISELETEK OPERATÍV JELENTÉSI DOKUMENTUMA 21. § A  KÁT irányítása alá tartozó szervezeti egységek által a  külképviseletektől bekért jelentések egységesítése és  egyszerűsítése érdekében a  jelentési munka naptári évenként a  külképviseletek éves operatív jelentési dokumentumában (a továbbiakban: operatív jelentés) történik. 22. § Az operatív jelentésben fel kell tüntetni a költségvetési évet követő évre vonatkozó terveket, javaslatokat, és jelezni kell a KKM felé a szükségesnek vélt intézkedéseket. 23. § Az operatív jelentést a külképviseletek kizárólag Scriptamenten terjesztik fel a Személyügyi Főosztály, a Költségvetési Főosztály, a Konzuli és Állampolgársági Főosztály, a Dokumentációs Főosztály és a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály, a Létesítménygazdálkodási Főosztály, valamint az Ingatlangazdálkodási Főosztály részére intézkedésre. 24. § A 23. §-ban meghatározott Főosztályok illetékességük szerint a beérkezett jelentések alapján összefoglaló tájékoztatót és szükség szerint intézkedési tervet készítenek, amelyet tárgyév április 15-ig jóváhagyásra felterjesztenek a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárnak és a KÁT-nak. 25. § A  külképviseletek az  operatív jelentés vezetői összefoglalóját – mellékletek nélkül – Scriptamenten tájékoztatásul megküldik az  irányító főosztály és helyettes államtitkárság, valamint a  18.  §-ban meghatározott esetben a  BNÁT részére. 26. § Az  operatív jelentés beküldésének határideje a  tárgyévet követő év február 28. napja. A  beszámolási időszak az operatív jelentés beküldési határidejét megelőző év december 31. napját megelőző egy év. 27. § Az  operatív jelentés része a  – legfeljebb 4 oldalas – vezetői összefoglaló, valamint az  5–9.  mellékletek szerinti biztonsági, személyügyi, konzuli, iratkezelési és költségvetési jelentés. A  vezetői összefoglalónak a  külképviselet általános bemutatására kell törekednie. A vezetői összefoglaló és annak mellékleteit képező jelentések a beszámolási időszakra vonatkozóan lényegre törően tartalmazzák: a) a biztonsági helyzet általános bemutatását: a  külképviselet biztonsági helyzetének bemutatása, a  fogadó országnak a külképviselet biztonságára kiható intézkedéseinek ismertetése, a fogadó ország által biztosított védelmi intézkedések szintjének bemutatása, a  külső és belső tényezők ismertetése (közbiztonság, titkosszolgálati helyzet, terrorveszély, közegészségügy). Ezen túlmenően tartalmazza a külképviselet biztonsági szempontú észrevételeit, javaslatait, röviden összefoglalva a beszámolási időszak alatt végbement biztonsági szempontú változásokat, eseményeket; b) a személyi állomány általános bemutatását: a  külképviselet személyi állományában történt változásainak bemutatása, javaslat a KKM felé a szükséges intézkedések tekintetében, a személyi állományban a beszámolási időszakot követő évben bekövetkező, előre látható események (berendelések, munkakörrel kapcsolatos változások stb.) bemutatása; c) a külképviselet konzuli tevékenységének általános bemutatását: a  külképviseletnek a  beszámolási időszakra vonatkozó lényegre törő ismertetése a  konzuli feladatok típusmegoszlásáról, ügyszámáról, az  ügyszámok változásai mögött álló összefüggésekről, a  konzuli területen jelentkező legfontosabb problémákról, kihívásokról, illetve a feladatellátás során a közeljövőben várható nehézségekről. Ezen túlmenően értékelni kell a  külképviselet által felügyelt tiszteletbeli konzulok tevékenységét is, figyelembe véve az  éves tiszteletbeli konzuli beszámolók tartalmát; d) a dokumentációs és iratkezelési tevékenység általános bemutatását: az  iratkezelési és dokumentációs tevékenység, az iratforgalom ismertetése, kiemelve a rendkívüli eseteket; e) a külképviselet gazdálkodásának általános bemutatását: a gazdálkodási tevékenység lényegre törő ismertetése, mely tartalmazza az  éves eredeti és módosított előirányzatokat, azok év végi felhasználását kiemelve a gazdálkodást befolyásoló rendkívüli eseményeket, változásokat; f ) a külképviseletek ingatlanhelyzetének és gépjárműparkjának általános bemutatását: a  külképviselet ingatlanjainak, valamint gépjárműveinek helyzetéről, állapotáról, az  ezekkel kapcsolatosan megtett intézkedésekről és tevékenységekről szóló ismertető. V. ÁTMENETI ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 28. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 29. § Az utasítás hatálybalépésekor folyamatban lévő tervezési és beszámolási eljárásokban az utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni. 30. § A külképviseletek igazgatási, operatív, technikai-adminisztratív tevékenységével kapcsolatos korábbi éves jelentési kötelezettségek megszűnnek. 31. § A  Külügyminisztérium Biztonsági Szabályzatának kiadásáról szóló 2/2013. (II. 12.) KüM utasítás [a továbbiakban: 2/2013. (II. 12.) KüM utasítás] mellékletének 4.6.2. pontja helyébe a következő rendelkezés lép: „4.6.2. A biztonsági felelős szabadsága idején szóbeli beszámolót tesz a BITÁF-on.” 32. § A 2/2013. (II. 12.) KüM utasítás mellékletének 6.2.12. pontja helyébe a következő rendelkezés lép: „6.2.12. A  külképviseleti titkos ügykezelők éves szabadságuk idején szóbeli beszámolót tesznek a  Dokumentációs Főosztályon (DOK Főosztály)” 33. § Hatályát veszti: a) a Külügyminisztérium éves diplomáciai tervezésének menetéről szóló 10/2013. (VIII. 1.) KüM utasítás, b) a külképviseletek gazdálkodásának rendjéről szóló 1/2007. KüM utasítás 9–10. pontja. Szijjártó Péter s. k., külgazdasági és külügyminiszter