10/2010. (VIII. 13.) KüM utasítása a szabadságok megállapításának, nyilvántartásának és kiadásának rendjéről a Külügyminisztériumban.

10/2010. (VIII. 13.) KüM utasítása a szabadságok megállapításának, nyilvántartásának és kiadásának rendjéről a Külügyminisztériumban. A Külügyminisztériumban a szabadságok megállapításának, nyilvántartásának és kiadásának rendjét – a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvénnyel összhangban – a következők szerint szabályozom: 1. Az utasítás hatálya 1.1. Az utasítás hatálya kiterjed: a) – törvény eltérő rendelkezése hiányában – a KüM állományába tartozó állami vezetőkre; b) a KüM-mel kormánytisztviselői jogviszonyban álló kormánytisztviselőkre és kormányzati ügykezelőkre; c) a KüM-mel munkaviszonyban álló munkavállalókra; d) a pályakezdő diplomás ösztöndíjas foglalkoztatottakra (a továbbiakban együtt: foglalkoztatott). 1.2. A foglalkoztatott különösen az alábbi jogcímeken jogosult a munkahelytől való távollétre: a) rendes szabadság (alapszabadság és pótszabadság); b) gyermek után járó pótszabadság; c) kötelező orvosi vizsgálat (2 munkanap); d) beszámolási nap; e) utazási nap; f) hivatalos távollét; g) gyermek születése esetén az apát megillető munkaidő-kedvezmény (5 munkanap); h) közeli hozzátartozó halála (2 munkanap); i) véradás, állampolgári kötelezettség teljesítése; j) szülési szabadság; k) fizetés nélküli szabadság; l) tanulmányi szabadság. 2. A munkaidőre vonatkozó szabályok 2.1. A munkaidő heti negyven óra, hétfőtől csütörtökig 8–16.30 óráig, pénteken 8–14 óráig tart. 2.2. Amennyiben a foglalkoztatott munkaköre indokolja, a szervezeti egység vezetője, illetve a külképviselet-vezető a napi munkaidő kezdő és befejező időpontját a 2.1. ponttól eltérően is megállapíthatja. 2.3. A külképviseleteken a munkaszüneti napok megegyeznek a belföldön jogszabályban meghatározott munkaszüneti napokkal. A munkaszüneti napot más napon kiadni vagy összevonni csak különösen indokolt esetben lehet. 2.4. A külképviseleten a munkaidő a helyi szokásokhoz, az éghajlati viszonyoknak megfelelő egészségügyi követelményekhez igazodva a 2.1. pontban meghatározott munkaidőtől eltérően is szabályozható. A külképviselet vezetője a helyi szokásoknak megfelelően a szombati pihenőnap helyett más napot, a fogadó állam munkaszüneti napnak minősülő ünnepei alkalmával munkaszüneti napot határozhat meg a külképviselet foglalkoztatottai számára. 2.5. A külképviselet-vezető a 2.4. pontban meghatározott javaslatát – az illetékes területi főosztály vezetőjének véleményével egyidejűleg – a tárgyévet megelőzően december 15-ig terjeszti elő, melyet a közigazgatási államtitkár hagy jóvá. 2.6. A 2.5. pont alapján jóváhagyott munkaszüneti napokon, valamint a fogadó állam szervei eseti döntése alapján elrendelt olyan munkaszüneti napokon, amelyeken a külképviselet objektív okok miatt tényleges munkát végezni nem tud, a külképviseleteknek – ez utóbbi esetben a központ egyidejű értesítése mellett – csak biztonsági szolgálatot kell biztosítania. 3. A szabadság megállapítása, nyilvántartása 3.1. A Személyügyi Főosztály (a továbbiakban: SZEFO) állapítja meg a) a foglalkoztatottat megillető tárgyévi rendes szabadság mértékét minden év január 20-ig; b) a foglalkoztatottat megillető rendes szabadság mértékét a kormánytisztviselői, illetve a munkaviszony létesítésével, valamint fizetés nélküli szabadság megszűnésével egyidejűleg; c) a foglalkoztatottat megillető rendes szabadság mértékét besorolási fokozat váltás, vezetői munkakör adása, módosítása, illetve megszüntetése esetén. 3.2. A SZEFO a 3.1. pontban meghatározott adatokat a megállapítástól számított 5 munkanapon belül megküldi a Gazdálkodási és Pénzügyi Főosztály/Bérgazdálkodási Osztály (a továbbiakban: BGO) részére. 3.3. A BGO a szabadság-nyilvántartó programban rögzíti a) a SZEFO által megküldött adatok alapján a foglalkoztatottat megillető tárgyévi szabadság mértékét; b) a foglalkoztatott részére az esedékesség évében ki nem adott szabadság mértékét; c) a foglalkoztatott nyilatkozata alapján őt megillető pótszabadságok mértékét; d) a foglalkoztatottat jogszabály vagy kérelem alapján megillető egyéb munkaidő-kedvezményeket. 3.4. A pótszabadságok, valamint az egyéb munkaidő-kedvezmények igénylésére a foglalkoztatott a jelen utasítás 5–8. pontjában meghatározott eljárási rend szerint jogosult. 3.5. A BGO a 3.3. pont alapján megállapított szabadság mértékéről minden év január 31-ig tájékoztatja a foglalkoztatottat. 4. A szabadság kiadásának rendje 4.1. A szabadságok Ktv. 41/A. §-ában foglaltak szerinti kiadásáért a szervezeti egység vezetője, külképviseleten a külképviselet-vezető a felelős. Ennek érdekében a szervezeti egység vezetője, illetve a külképviselet-vezető a szabadság-nyilvántartó programban köteles elkészíteni minden év február 15-ig a szervezeti egység, illetve a külképviselet foglalkoztatottai vonatkozásában a szabadságolási tervet. A kinyomtatott szabadságolási tervet a szervezeti egység vezetője tájékoztatásra, a külképviselet-vezető jóváhagyásra megküldi a SZEFO-nak. 4.2. A foglalkoztatott a szabadság megkezdése előtt 15 nappal az intraneten/extraneten elérhető szabadság-nyilvántartó programban a szabadságigénylő lap kitöltésével és kinyomtatásával kezdeményezi a szabadság kiadását a szervezeti egység vezetőjétől, illetve a külképviselet-vezetőtől. 4.3. A 4.2. pontban meghatározott időtartam indokolt esetben rövidebb is lehet. 4.4. A szabadság kiadását a szervezeti egység vezetője, illetve a külképviselet-vezető hagyja jóvá a kinyomtatott szabadságigénylő lap aláírásával. 4.5. A szervezeti egységek vezetője által aláírt szabadság-igénylő lapot az adott hetet követő hét második munkanapjáig a BGO-nak, külképviseleten a gazdasági felelősnek kell továbbítani. 4.6. A BGO, illetve a gazdasági felelős a szabadságigénylő lapot összeveti a szabadság nyilvántartó programban a foglalkoztatott által rögzített adatokkal, és a szabadság befejezését követően a foglalkoztatott szabadságát a szabadság-nyilvántartó programban lezárja. 4.7. A szabadság-nyilvántartó programban rögzített szabadság a szabadságnak a 4.6. pont szerinti lezárásáig a foglalkoztatott által módosítható, törölhető. A módosított szabadságigénylő lapot a szervezeti egység vezetője, illetve a külképviselet-vezető ismételten jóváhagyja. 4.8. A szabadság lezárását követően annak módosítására, törlésére kizárólag a BGO részére megküldött, a szervezeti egység vezetője, illetve a külképviselet-vezető által jóváhagyott feljegyzés/távirat alapján van lehetőség. 4.9. A szervezeti egység vezetője, illetve a külképviselet-vezető jogosult a szervezeti egység, illetve a külképviselet foglalkoztatottai vonatkozásában betekinteni a szabadság-nyilvántartó program adataiba. 4.10. A gazdasági felelős a szabadságigénylő lapokat a szabadság lezárását követően megőrzi, és évente személyenként archiválja. 4.11. A szervezeti egység vezetője, valamint a külképviselet-vezető tekintetében a szabadság kiadásával kapcsolatos, a 4.1–4.10. pontban meghatározott, a szervezeti egység vezetőjének címzett feladatokat a szervezeti egység, illetve a külképviselet felügyeletét ellátó állami vezető, a helyettes államtitkárok tekintetében a közigazgatási államtitkár, a miniszteri biztos tekintetében a miniszter látja el. 4.12. A szabadság-nyilvántartó program üzemeltetése a BGO feladata. 4.13. A BGO negyedévente adatszolgáltatást küld a munkáltatói jogkör gyakorlójának, valamint a SZEFO-nak a foglalkoztatottak szabadságkiadásának mértékéről. 5. Pótszabadság 5.1. Az Mt. 132. § (2) bekezdésében meghatározott, a gyermekek után járó pótszabadság igényléséhez a foglalkoztatottnak az 1. sz. melléklet szerinti formanyomtatványt kell kitöltenie és a másik szülő munkáltatójának igazolását követően legkésőbb minden év január 31-ig a BGO részére eljuttatnia. 6. Fizetés nélküli szabadság 6.1. A foglalkoztatott írásban benyújtott kérelmére a munkáltatói jogkör gyakorlója – a jogszabályban meghatározott kötelező eseteken túl, egyéb indokolt esetekben – fizetés nélküli szabadságot engedélyezhet. Az engedély iránti kérelmet a szervezeti egység vezetőjének írásos véleményével együtt a SZEFO részére kell megküldeni, aki azt felterjeszti a munkáltatói jogkör gyakorlójának. 6.2. A fizetés nélküli szabadság engedélyezéséről a SZEFO okiratot állít ki, melyet megküld a BGO-nak. 6.3. A fizetés nélküli szabadság időtartama alatt a köztisztviselő társadalombiztosítási jogviszonya szünetel. 7. Hivatalos távollét 7.1. A foglalkoztatott munkakörével összefüggő, egy vagy több napot igénybe vevő – a minisztériumon kívül tartandó – megbeszélés, képzésen való részvétel, kiküldetés hivatalos távollétnek minősül. 8. Egyéb munkaidő-kedvezmények 8.1. A foglalkoztatott a törvény alapján őt megillető fizetés nélküli szabadság (szülési szabadság, gyermek otthoni gondozása, közeli hozzátartozó otthoni ápolása, magánerőből történő lakásépítés) igénybevételét köteles írásban, a munkáltatói jogkör gyakorlójának a SZEFO útján előzetesen bejelenteni. 8.2. Gyermeke születése esetén öt munkanap munkaidő-kedvezmény illeti meg az apát, melyet legkésőbb a születést követő második hónap végéig kérésének megfelelő időpontban köteles a munkáltatói jogkör gyakorlója kiadni. A munkaidő-kedvezmény igénybevételéhez a 2. sz. melléklet szerinti nyilatkozatot és a gyermek születési anyakönyvi kivonatának másolatát kell a foglalkoztatottnak eljuttatni a BGO részére. 8.3. Ha a foglalkoztatott elháríthatatlan ok miatt nem tud a munkahelyén megjelenni (pl. sztrájk), mentesül a munkavégzési kötelezettség alól, azonban a távollét időtartamára díjazásra nem jogosult. 9. Jelenléti ív 9.1. A minisztérium valamennyi szervezeti egységénél a foglalkoztatott munkahelyen való megjelenésének, valamint a munkahelyről történő távozásának időpontját a 3. sz. melléklet szerinti jelenléti íven kell vezetni. A szervezeti egység vezetőjének aláírásával ellátott jelenléti íveket az adott hetet követő hét második munkanapjáig a BGO részére kell megküldeni. 9.2. A jelenléti íven a) a rendes szabadságot „SZ” betűvel, b) a tanulmányi szabadságot „T” betűvel, c) a betegszabadságot „B” betűvel, d) a fizetés nélküli szabadságot „FN” betűkkel, e) a hivatalos távollétet „HT” betűkkel, f) a munkaidő-kedvezményt „MK” betűkkel [1.2. c)–e), g)–i)], g) a rendkívüli munkavégzésért járó szabadidőt „RM” betűkkel kell jelölni. 10. Záró rendelkezések 10.1. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba azzal, hogy a külképviseletek vonatkozásában a szabadság-nyilvántartó program legkésőbb 2010. október elsejétől kerül üzembe helyezésre. 10.2. Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg a külképviseleti munkarendről, a rendkívüli munkavégzés elrendeléséről, elszámolásáról és nyilvántartásának szabályairól szóló 14/2004. KüM utasítás 3–8. pontja hatályát veszti. Dr. Martonyi János s. k., külügyminiszter