11/2015. (XII. 23.) NVI utasítása a Nemzeti Választási Iroda reprezentációs szabályzatáról.

11/2015. (XII. 23.) NVI utasítása a Nemzeti Választási Iroda reprezentációs szabályzatáról. Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés e) pontjában foglalt feladatkörömben eljárva – figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára – a következő utasítást adom ki: 1. Az utasítás hatálya 1. § (1) Ezen utasítás személyi hatálya kiterjed a Nemzeti Választási Iroda (a továbbiakban: Iroda) közszolgálati vagy egyéb jogviszonyban foglalkoztatott azon munkatársaira, akik a  reprezentációs juttatásokra jogosultak, illetve akik a reprezentációval kapcsolatban szervezési, lebonyolítási, elszámolási feladatokat látnak el. (2) A kötelezettségvállalások előkészítésére, aláírására, elszámolására és teljesítésigazolására – ezen utasítás eltérő rendelkezése hiányában – az Iroda gazdálkodási, valamint a közbeszerzési szabályzatáról szóló normatív utasításokban foglalt rendelkezéseket kell alkalmazni. 2. Értelmező rendelkezések 2. § Ezen utasítás alkalmazásában: 1. reprezentáció: az Iroda tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai esemény keretében, továbbá a  nemzeti és állami ünnepek, illetve kitüntetések, elismerések adományozása alkalmával (a  továbbiakban együtt: hivatali esemény) ellenérték nélkül nyújtott vendéglátás és az  ahhoz közvetlenül kapcsolódó szolgáltatás (a továbbiakban együtt: vendéglátás); 2. személyi reprezentáció: a hivatali, szakmai tárgyalásokon, értekezleteken, találkozókon biztosított vendéglátás, amelyet – az ezen utasításban meghatározott vezetői munkakört betöltő munkatárs – keretösszeghez kötötten használhat fel; 3. üzleti ajándék: az Iroda tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali vagy szakmai kapcsolatok keretében adott ajándék (ingyenesen vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint a kizárólag erre szóló utalvány). 3. Általános rendelkezések 3. § (1) A reprezentációs célú kiadások elszámolására utólag, a számla Gazdálkodási Főosztályra történő leadását követően kerül sor. (2) Személyi reprezentáció, illetve az elnök engedélye alapján, az elnököt megillető személyi reprezentáció keretösszegét meghaladó értékű beszerzés vagy szolgáltatás igénybevétele esetén a házipénztárból előleg vehető fel. A kifizetett előleggel az  igénylő a  felvételtől számított 30 napon belül – december hónapban legkésőbb december 20-áig – köteles a Gazdálkodási Főosztály felé elszámolni. (3) Nem minősülnek reprezentációs kiadásoknak azon ellátások, szolgáltatások költségei, amelyek a  rendezvény lebonyolításának feltételeit képezik, így különösen a) a terembérleti díj, b) a bemutatóeszközök használati díja, c) a közreműködők, egyéb résztvevők, kiküldetésben lévők utazási és szállásköltségei, d) a hangosítás díja, e) a tolmácsfülke biztosításának költsége, valamint f ) a mikrofonszolgáltatás díja. 4. Személyi reprezentáció 4. § (1) Személyi reprezentációra jogosult az elnök, az elnökhelyettesek és a főosztályvezetők (a továbbiakban együtt: vezető). (2) A személyi reprezentációs keret mértéke az adott évi intézményi költségvetés terhére – a gazdasági elnökhelyettes javaslatára – az éves elemi költségvetés indokolásában kerül meghatározásra. Az elnök az éves elemi költségvetés elfogadásával dönt az egyes vezetők részére tárgyévben rendelkezésre álló keretekről. A döntés kötelezettségvállalásnak minősül. Az adott évi keretek meghatározásáig az előző évi keretfelosztás az irányadó. (3) A személyi reprezentációs keret felhasználásáról a Gazdálkodási Főosztály nyilvántartást vezet. (4) Ha a) a vezetői munkakörből nem vezetői munkakörbe történő helyezésre, b) a vezető közszolgálati jogviszonya megszüntetésére vagy c) a vezetői kinevezésre hó közben kerül sor, a vezetőt a személyi reprezentációs keret – a vezetői megbízatásban töltött munkanapokra eső – időarányos része illeti meg. (5) Vezetői munkakör betöltetlensége vagy a  vezető 30 napot meghaladó távolléte esetén a  személyi reprezentációs keret felhasználásáról a  helyettesítésre kijelölt vagy helyettesítését munkaköre szerint ellátó munkatárs jogosult rendelkezni. (6) Ha a (4) bekezdés szerinti helyettesítésre hó közben kerül sor, a helyettesítésre kijelölt vagy helyettesítést munkaköre szerint ellátó munkatársat a személyi reprezentációs keret – a helyettesítéssel érintett munkanapokra eső – időarányos része illeti meg. (7) A személyi reprezentációs keret fel nem használt része a tárgyév végéig felhasználható. A személyi reprezentációs keret előző évi maradványát a vezető a következő évben nem használhatja fel. 5. § (1) A személyi reprezentációs keret terhére személyes, illetve éttermi vendéglátást lehet elszámolni. Szeszesital nem számolható el a  személyi reprezentációs keret terhére. A  személyi reprezentációs keret egyéni beszerzéssel használható fel. (2) A vezető az  Iroda nevére és címére kiállított szabályszerű számla és a szabályszerűen kitöltött 1. melléklet szerinti számlaösszesítő (a továbbiakban: számlaösszesítő) nyomtatvány alkalmazásával számolhat el az egyéni beszerzéssel. (3) A számlákat, illetve a számlaösszesítőt a Gazdálkodási Főosztályon a tárgyhót követő 10. napig kell leadni. (4) A Gazdálkodási Főosztály ellenőrzi, hogy az  elszámolt tételek megfelelnek-e az  (1)  bekezdésben meghatározott feltételeknek. A szabályszerűen leadott számla ellenértéke – a 6. § (2) bekezdésben meghatározott esetben – a vezető bankszámlájára a leadást követő 10 munkanapon belül kerül átutalásra. (5) Ha a személyi reprezentációs keret felhasználása az Iroda bankkártyájával történt, akkor a vezető köteles a tranzakciót követő 3 munkanapon belül a teljesítésigazolással ellátott számlát a Gazdálkodási Főosztályon leadni. 6. § (1) A Gazdálkodási Főosztály a  személyi reprezentációs keret összegét a  vezető kérésére előlegként a  házipénztáron keresztül is rendelkezésre bocsáthatja. Ebben az esetben a vezető az  Iroda nevére és címére kiállított szabályszerű számla és a szabályszerűen kitöltött 2. melléklet szerinti nyomtatvány alkalmazásával számolhat el a felvett előleggel. (2) A számlákat, illetve a  szabályszerűen kitöltött 2.  melléklet szerinti nyomtatványt a  Gazdálkodási Főosztályon kell leadni az előleg felvételét követő 30 napon belül. (3) Ha a költségelszámolás a (2) bekezdés szerinti határidőig nem történik meg, úgy a következő időszakra járó keret nem adható ki. 5. Az Iroda székházában történő reprezentáció 7. § (1) Az Iroda székházában lebonyolításra kerülő vendéglátás megtartását a  reprezentáció tárgya szerinti feladatkör ellátását biztosító önálló szervezeti egység vezetője vagy az elnök kezdeményezi. A reprezentációs eseményt az elnök által kijelölt önálló szervezeti egység készíti elő. (2) A kijelölt önálló szervezeti egység vezetője felel a) a reprezentáció biztosításáért, b) a szolgáltatást nyújtó fél kiválasztásáért, c) a kötelezettségvállalások előkészítéséért, d) a teljesítésigazolás kiállításáért, e) a szabályszerű elszámolásért és f ) a költségtúllépés indokolásáért és annak elnök általi engedélyeztetéséért. (3) A (2)  bekezdés b)  pontjában meghatározott feladat teljesítése során a  kijelölt önálló szervezeti egység vezetője köteles egyeztetni a  reprezentációt kezdeményező önálló szervezeti egység vezetőjével, vagy ha a  reprezentációt az elnök kezdeményezte, az elnökkel. (4) A költségkeret maximális mértéke bruttó 5000 Ft lehet személyenként. (5) A (4) bekezdésben meghatározott költségkeret mértékétől az elnök egyedi utasítással eltérhet. (6) A számlákat és a számlaösszesítőt a Gazdálkodási Főosztályon a reprezentációs esemény megtartását követő 10 napon belül kell leadni. (7) A szabályszerűen, a számlaösszesítővel együtt leadott számla ellenértéke a vezető bankszámlájára a leadást követő 10 munkanapon belül kerül átutalásra. 6. Az Iroda székházán kívül történő vendéglátás 8. § (1) Az Iroda székházán kívül lebonyolításra kerülő reprezentáció megtartására az  5. alcímben foglalt szabályokat a (2) és (3) bekezdésben meghatározott eltérésekkel kell alkalmazni. (2) A költségkeret maximális mértéke bruttó 10 000 Ft lehet személyeként. (3) Éttermi reprezentáció teljesítésének igazolásán fel kell tüntetni a résztvevők névsorát és munkahelyét. 7. Kiemelt rendezvények és díszétkezések 9. § (1) Belföldi állami vezető, magas rangú delegáció vagy vendég, továbbá külföldi állami vezető, illetve magas rangú delegáció vagy vendég vagy küldöttségvezető és közvetlen munkatársaik fogadásakor magyarországi tartózkodásuk időtartama alatt egy díszebéd vagy vacsora vagy egy állófogadás és egy kulturális program szervezhető. A kiemelt rendezvények és díszétkezések megtartására az  5. és 6. alcímben foglalt szabályokat a  (2) és (3)  bekezdésben meghatározott eltérésekkel kell alkalmazni. (2) Kulturális program szervezése esetén a kulturális programról a reprezentációt kezdeményező önálló szervezeti egység vezetője, vagy ha azt az elnök kezdeményezte, az elnök dönt. (3) A költségkeret maximális mértékét az elnök egyedileg határozza meg. 8. Üzleti ajándék 10. § (1) Az Iroda egyes reprezentatív feladatainak ellátása során biztosított a  lehetőség ügyfeleinek, partnereinek alkalmankénti, az alkalomnak megfelelő megajándékozására. (2) Külföldi vezető részére ajándék a szokásoknak, illetve a nemzetközi protokollgyakorlatnak megfelelően, a viszonosság figyelembevételével adható. (3) Üzleti ajándék adására az Iroda elnöke és elnökhelyettesei jogosultak. (4) Az üzleti ajándék kiadásának napjáról, az ajándéktárgy fajtájáról, a megajándékozott nevéről a Gazdálkodási Főosztályt tájékoztatni kell, amely ezen adatokról naprakész nyilvántartást vezet. 9. A reprezentáció bonyolításához kapcsolódó adóügyi feladatok 11. § (1) A reprezentációval kapcsolatos adóügyi elszámolásokat a Gazdálkodási Főosztály végzi el. (2) A reprezentációs célú kiadások után fizetendő adó- és járulékterhek nem érintik a vezetők rendelkezésére álló személyi reprezentációs keretet, azok a Gazdálkodási Főosztály központi kerete terhére kerülnek elszámolásra. 10. Záró és átmeneti rendelkezések 12. § (1) Ha a személyi reprezentációs keret mértékének meghatározására a 2016. évi éves elemi költségvetés elfogadásával ezen utasítás hatálybalépéséig nem kerül sor, akkor az ezen utasítás hatálybalépése előtt hatályos utasításban meghatározott személyi reprezentációs keret mértékére vonatkozó rendelkezéseket kell alkalmazni. (2) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. Dr. Pálffy Ilona s. k., elnök