55/2011. (V. 13.) HM utasítása a HM Tárca Kontrolling Rendszerének kialakításáról, működtetéséről és fejlesztéséről.

55/2011. (V. 13.) HM utasítása a HM Tárca Kontrolling Rendszerének kialakításáról, működtetéséről és fejlesztéséről. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2004. évi CV. törvény 52. § (1) bekezdés f) pontja alapján a Honvédelmi Minisztérium kontrollingtevékenységének szabályozására, valamint a fejezet kontrollingrendszerének kialakítására, működtetésére és fejlesztésére az alábbi utasítást adom ki. 1. Az utasítás hatálya 1. § (1) Az utasítás hatálya – a (2) bekezdésben foglaltak figyelembevételével – a Honvédelmi Minisztérium (a továbbiakban: HM) szerveire, a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe, közvetlen és fenntartói irányítása, valamint felügyelete alá tartozó szervezetekre, a parlamenti államtitkár felügyelete alá tartozó szervezetekre, a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire, továbbá az MH szervezeti keretébe tartozó kettős jogállású, a legfőbb ügyész irányítása alatt működő szervezetre (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezetek) terjed ki. (2) Az utasítást a katonai nemzetbiztonsági szolgálatok tekintetében azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy a főigazgatók a szolgáltatandó adatok tartalma vonatkozásában saját hatáskörükben korlátozással élhetnek, azok nemzetbiztonsági tartalmára tekintettel. 2. Értelmező rendelkezések 2. § Ezen utasítás alkalmazásában: a) Kontrolling: olyan vezetési funkció, amely a tervek, a célkitűzések és a hozzájuk rendelt erőforrások hatékony felhasználása összhangjának megteremtésével, valamint azok átláthatóságának biztosításával segíti a HM vezetését a döntések meghozatalában, a védelmi képességek fenntartását, fejlesztését és alkalmazását célzó tevékenységek célorientált irányításában. Két fő területe a stratégiai és az operatív kontrolling. b) Stratégiai kontrolling: alátámasztja a korábbi tervezési időszakok tapasztalatainak felhasználásával megvalósítható védelmi stratégia kialakítását, elősegíti az operatív működés és a stratégiai célok összhangját, továbbá értékeli a megvalósulás mértékét, vizsgálja az eltérések okait, hatásait és javaslatot tesz a korrekciós intézkedésekre. c) Operatív kontrolling: vizsgálja azon működési területeket, ahol esetleges megtakarítások érhetők el, célja a költséghatékonysági szempontok érvényesítése a vezetői döntések meghozatalában. 3. A HM Tárca Kontrolling Rendszer rendeltetése 3. § (1) A HM Tárca Kontrolling Rendszer (a továbbiakban: TKR) rendeltetése: a stratégiai és operatív tervezési folyamatok és a tervek végrehajtásának nyomon követésével a vezetői igényeket kielégítő információk szolgáltatása, a döntés-előkészítés támogatása, a folyamatok hatékonyságának, gazdaságosságának növelése és a stratégiai célok elérése érdekében. (2) A TKR kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért a HM Kontrolling és Szabályozási Főosztály (a továbbiakban: HM KSZF) felelős. 4. A TKR kialakításának feladatai 4. § (1) A TKR kialakítása érdekében a HM KSZF a) megtervezi és kialakítja a honvédelmi szervezetekkel való kapcsolattartás és információáramlás rendjét; b) kidolgozza a TKR-t meghatározó tárcaszintű norma tív szabályozókat. (2) A rendszeres és eseti adatszolgáltatások, informá ciócserék elősegítése érdekében a honvédelmi szervezetek állományából a kontrollingfeladatok ellátásáért felelős – kapcsolattartó – személyt kell kijelölni és gondoskodni kell annak helyettesítéséről is. (3) A saját pénzügyi és számviteli szervezeti egységgel rendelkező honvédelmi szervezeteknél a kontrollingfeladatok ellátását a logisztikai gazdálkodási feladatokat ellátó szervezeti egység állományából kijelölt személy, a HM pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezeteknél pedig – az MH katonai szervezetei kivéte lével – a logisztikai költségvetés összeállítására kijelölt személy végzi. (4) A kontrollingfeladatok ellátásáért felelős személyek adatairól (nevéről, rendfokozatáról, beosztásáról és telefonos, valamint elektronikus elérhetőségéről) a HM KSZF nyilvántartást vezet. Az ügyintéző személyében beállt változásokról a honvédelmi szervezetek 8 napon belül értesítik a HM KSZF-et. (5) A szolgáltatott információk hitelességéért szervezetük vonatkozásában a honvédelmi szervezetek vezetői, parancsnokai felelősek. 5. A TKR működtetésének feladatai 5. § (1) A HM KSZF operatív kontrollingfeladatai a TKR működtetése keretében a következők: a) vizsgálja és értékeli a HM tervezési és gazdálkodási folyamataiban a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség érvényesülését; b) kidolgozza a TKR-t meghatározó tárcaszintű normatív szabályozókat, szükség szerint javaslatot tesz azok módosítására; c) az erőforrások optimális elosztásának, eredményes és hatékony felhasználásának biztosítása érdekében vizsgálja az ellátandó feladatok és a rendelkezésre álló erőforrások összhangját, nyomon követi az operatív tervek végrehajtását; d) havi és negyedéves rendszerességgel kontrollingjelentést készít, amelyet a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkára (a továbbiakban: HM VGHÁT) útján terjeszt fel a HM Szervezeti és Működési Szabályzat szerinti HM állami és katonai vezetők részére; e) eseti jelentéseket, költségelemzéseket készít a HM gazdálkodását érintően, illetve az erőforrás-gazdálkodással, a fejlesztési programokkal kapcsolatos döntések szakmai alátámasztása érdekében, a d) pontban meghatározott vezetők eseti igénye szerint; f) a rendszeres és eseti jelentések tartalmát a HM KSZF a d) pont szerinti vezetők által támasztott követelmények alapján alakítja ki. (2) A havi, rendszeres kontrollingjelentések a HM fejezet költségvetés gazdálkodási információs rendszer (a továbbiakban: HM KGIR) költségvetési előirányzat és teljesítési adatainak felhasználásával, valamint honvédelmi szervezetek kiegészítő információi alapján készülnek, az alábbi ütemezéssel: a) a HM Számviteli Politikában meghatározott határidők szerint a HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatal végrehajtja a tárgyhavi pénzforgalmi könyveléseket az előirányzat-felhasználási keretszámlák egyenlegeinek megfelelően; b) az a) pont szerinti könyvelések zárását követő 3 munkanapon belül a HM KSZF lekérdezi és feldolgozza a kontrollingjelentés összeállításához szükséges adatokat a HM KGIR adatállományából; c) a HM KSZF szükség esetén bekéri az érintett honvédelmi szervezetektől a tervezett finanszírozástól lényegesen eltérő előirányzat-teljesítések indokolását, amit a honvédelmi szervezetek kontrollingfeladatok ellátásáért felelős személyei – a honvédelmi szervezetek vezetői, parancsnokai jóváhagyásával – 5 munkanapon belül megküldenek; d) a HM KSZF pontosítja a honvédelmi szervezetektől beérkezett információkat, véglegesíti a jelentést, és az a) pont szerinti könyvelések zárását követő 15 munkanapon belül felterjeszti az (1) bekezdés d) pontjának megfelelően. (3) A HM KSZF stratégiai kontrollingfeladatai a TKR működtetése keretében a következők: a) nyomon követi a stratégiai és operatív tervek végrehajtását, arányos teljesítését, elemezi és kiszűri a HM stratégiai céljaitól való eltérések okait, és a tervek közötti összhang megteremtése érdekében javaslatot tesz a korrekciós intézkedésekre; b) a Honvédelmi Tárca Védelmi Tervező Rendszer működésével kapcsolatosan javaslatokat dolgoz ki az eredményesség javítására; c) vizsgálja az Észak-atlanti Szerződés Szervezete (a továbbiakban: NATO), az Európai Unió, az Egyesült Nemzetek Szervezete, az Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet tagságból és egyéb nemzetközi megállapodásokból adódó, előírt kötelezettségek teljesítéséhez, a képességek kialakításához, illetve a készség megvalósításához, valamint a nemzetközi katonai feladatok végrehajtásához szükséges erőforrások biztosítottságát, a költségvetési támogatás eredményes felhasználását. (4) A HM KSZF – az érintett honvédelmi szervezetek vezetőjének egyidejű tájékoztatása mellett – jogosult a 4. § (2) bekezdésben megjelölt kontrollingfeladatok ellátásáért felelős személyekkel való közvetlen kapcsolattartásra, a rendszeres és eseti jelentések elkészítéséhez kiegészítő információk, adatok határidőre történő bekérésére. (5) A kontrollingfeladatok ellátásáért felelős személyek a meghatározott határidőig, a kért tartalommal és formában adatot, információt szolgáltatnak a HM KSZF részére úgy, hogy arról egyidejűleg tájékoztatják a honvédelmi szervezet vezetőjét, parancsnokát. (6) A TKR működtetése keretében az adatok, információk cseréje lehetőség szerint elektronikus ügyintézés formájában történjen. (7) A HM KSZF szükség szerint továbbképzést, felkészítést tart a 4. § (2) és (5) bekezdésekben megjelölt személyek részére. (8) A HM KSZF főosztályvezetője az éves szakmai fórumok, továbbképzések keretében segítséget nyújt a TKR működtetését végző állomány részére a gyakorlatban történő alkalmazáshoz. 6. A TKR fejlesztésének feladatai 6. § (1) A TKR fejlesztése keretében a HM KSZF: a) 2011. július 15-ig kidolgozza a TKR fejlesztésére vo natkozó elgondolását és a HM VGHÁT, valamint a HM közigazgatási államtitkára útján felterjeszti jóváhagyásra a honvédelmi miniszter részére; b) tanulmányozza a NATO tag- és partnerállamok kontrollingtevékenységét, továbbá az üzleti szektor kontrolling módszereit és javaslatokat dolgoz ki a hasznosítható gyakorlat átvételére és annak a TKR-be történő beépítésére. (2) A TKR fejlesztése érdekében a 4. § (2) és (5) bekezdésekben megjelölt személyek a gazdálkodási folyamatok hatékonyságát javító, eredményességét növelő, valamint a TKR működését elősegítő javaslataikat HM KSZF részére megküldik. 7. Záró rendelkezések 7. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) A honvédelmi szervezetek az utasítás hatálybalépését követő 15. napig megküldik a HM KSZF részére a kontrolling feladatok ellátásáért felelős személyek 4. § (4) bekezdés szerinti adatait. (3) Az utasítás hatálybalépését követően a honvédelmi szervezetek vezetői, parancsnokai saját kiképzési tervük részeként biztosítják a személyi állomány szükséges mértékű tájékoztatását. (4) A HM KSZF az 5. § (7) bekezdés szerinti első felkészítést az utasítás hatálybalépését követő 60. napig tartja meg. Dr. Hende Csaba s. k., honvédelmi miniszter