14/2010. (III. 26.) KHEM utasítása az illetményszámfejtés eljárási rendjéről. A központosított illetményszámfejtésről szóló 172/2000. (X. 18.) Korm. rendelet és a központosított illetmény-számfejtési feladatokról, valamint a bér- és munkaügyi adatszolgáltatás rendjéről szóló 37/2001. (X. 25.) PM rendelet alapján a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium munkáltatónál az illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokról a következők szerint rendelkezem: 1. § Az utasítás hatálya A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: KHEM), mint illetményszámfejtő helyet működtető költségvetési szerv, a nála foglalkoztatottak illetményének és egyéb járandóságainak számfejtése során a jelen utasítás rendelkezései szerint jár el. 2. § Értelmező rendelkezések Jelen utasítás alkalmazása során
- a)központosított illetményszámfejtés: a Magyar Államkincstár (továbbiakban: MÁK) által biztosított egységes illetményszámfejtési, eljárási és információs rendszer, amely a KHEM foglalkoztatottak illetményének számfejtésére és a kapcsolódó adatszolgáltatásra terjed ki.
- b)KHEM illetményszámfejtő hely: a KHEM Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály Szolgáltatás-koordinációs és Illetményszámfejtési Osztálya;
- c)jelentőfelelős: a MÁK központosított illetményszámfejtés valamint az illetményszámfejtő hely közötti kapcsolattartásra kijelölt személy;
- d)alkalmazásgazda: az illetményszámfejtő hely által használt központosított illetmény-számfejtési rendszer (KIR) valamint központosított lekérdező rendszer (KLR) helyi üzemeltetéséért felelős személy. 3. § Az illetményszámfejtés működése
(1)A központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat részben a MÁK részben a KHEM illetményszámfejtő hely látja el.
(2)A MÁK illetmény-számfejtési feladatait a MÁK és a KHEM között létrejött Együttműködési Megállapodás tartalmazza.
(3)A KHEM Illetményszámfejtő hely feladatai magukban foglalják az illetményszámfejtés előkészítését, az adatszolgáltatást, az illetményszámfejtés ellenőrzését, valamint a nem rendszeres és külső személyi juttatások intézményi ágon történő számfejtését. 4. § A KHEM illetményszámfejtő hely rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai
(1)Az illetményszámfejtés előkészítése során a KHEM illetményszámfejtő hely végzi a KHEM-nél közszolgálati jogviszonyban, munkajogviszonyban, vagy egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban állókkal (ösztöndíjas foglalkoztatottak, prémium évek programba, vagy különleges foglalkoztatási állományba helyezett, valamint az állami vezetői jogviszonyban lévőkkel) (a továbbiakban együtt: foglalkoztatott) kapcsolatos dokumentumok (jogviszony létesítése, módosítása, megszűnése, megszüntetése), a járandóságokat terhelő levonásokkal, az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásaival összefüggő iratok, bizonylatok felülvizsgálatát, összeállítását és a MÁK felé történő továbbítását a
(2)–
(15)bekezdésekben foglaltak szerint.
(2)A KHEM illetményszámfejtő hely a Humánigazgatási Főosztály által megküldött, az
(1)bekezdés szerinti jogviszonyok létesítésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:
- a)kinevezés;
- b)adatfelvételi lap a foglalkoztatott törzsadatairól;
- c)előző munkáltatótól kapott igazolások: adó adatlap, levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok, munkaviszony igazolás, igazolás az egészségbiztosítási ellátásokhoz (az előző jogviszonyból származó igazolások hiányában, a foglalkoztatott nyilatkozata a köztartozás mentességről);
- d)TB kiskönyv (ennek hiányában nyilatkozat arról, hogy azt kiadni, pótolni a foglalkoztatott nem tudja);
- e)letiltások (köztartozások, gyermektartási díj esetén);
- f)levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok (szakszervezeti tagság, önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári saját rész, meghatalmazás folyószámlára való fix összegű utalásról);
- g)magán-nyugdíjpénztári belépési nyilatkozat;
- h)önkéntes nyugdíjpénztári belépési nyilatkozat;
- i)egészségpénztári belépési nyilatkozat;
- j)cafeterianyilatkozat,
- k)ösztöndíjas foglalkoztatott esetén a vonatkozó szerződés, adatfelvételi lap, startkártya;
- l)prémiuméves foglalkoztatott, valamint különleges foglalkoztatási állományba helyezett esetén a foglalkoztatásról szóló megállapodás.
(3)A KHEM illetményszámfejtő hely a Humánigazgatási Főosztály által megküldött, az
(1)bekezdés szerint jogviszonyok megszüntetésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:
- a)jogviszonyt megszüntető dokumentum;
- b)cafeteriaelszámolás;
- c)elszámoló lap.
(4)A KHEM illetményszámfejtő hely a
(2)–
(3)bekezdésben foglaltakon túlmenően az alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:
- a)jogviszony módosítások, átsorolások, kinevezés módosítások dokumentumai;
- b)a szervezeti egységek által megküldött távolmaradási jelentések alapján, az igazolt és igazolatlan távollétek, betegség miatti távollétek, gyermek gondozása, ápolása miatti távollétek rögzített állománya;
- c)egészségbiztosítási ellátásokkal (táppénz, üzemi baleseti táppénz, terhességi gyermekágyi segély, gyermekgondozási díj) kapcsolatos igazolások, igénybejelentések;
- d)a bírósági végrehajtás letiltás (egyidejűleg az érintett munkatárs valamint a letiltás érvényesítését kérő személy értesítése a letiltás foganatosításáról);
- e)egyéb, az illetményszámfejtést érintő minden változás dokumentumai (magán-nyugdíjpénztári, önkéntes kölcsönös nyugdíj- vagy egészségpénztári belépés, átlépés);
- f)jogalap nélküli kifizetések esetén (pl. munkabér túlfizetés) visszafizetési határozathozatal eredeti példánya;
- g)szervezeti átalakulás esetén az egyes szervezeti egységek részére biztosított azonosító kódok.
(5)A KHEM illetményszámfejtő hely ellenőrzi a MÁK által végzett havi illetményszámfejtést a próbaszámfejtés során és a javításokat, módosításokat megküldi a MÁK részére.
(6)A MÁK által végzett havi főszámfejtést követően a KHEM illetményszámfejtő hely az e-adattárból letöltött alább felsorolt utalási állományokat, valamint a nyomtatott fizetési jegyzékeket átadja a KHEM Igazgatási Osztály részére utalás céljából:
- a)MÁK által elszámolt nettó járandóságok;
- b)pénzbeli egészségbiztosítási ellátások;
- c)letiltások, levonások;
- d)önkéntes kölcsönös nyugdíj- és egészségpénztári egyéni tagdíjak és munkáltatói kiegészítések;
- e)nem rendszeres ágon számfejtett kifizetések.
(7)A KHEM illetményszámfejtő hely feladata az
(1)–
(6)bekezdésben foglaltakon túlmenően:
- a)a munkáltatói szerződések megkötésének előkészítése az önkéntes kölcsönös nyugdíj-, valamint egészségpénztárakkal,
- b)az önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári bevallással kapcsolatban a MÁK által megküldött összesített, pénztárankénti lista ellenőrzése és továbbítása a pénztárak felé,
- c)a jövedelemre, jogviszonyra vonatkozó igazolások, valamint az EU kártya igénylésére szolgáló igazolások kiadása,
- d)a személyi jövedelemadó bevallással kapcsolatos munkáltatói igazolások, nyilatkozatok, aláíró ívek kiadása a szervezeti egységek részére (az év közben megszűnt jogviszony esetén a munkáltatói igazolás megküldése a munkatárs lakcímére);
- e)adóbevallással kapcsolatos nyilatkozatok, kedvezményre jogosító igazolások megküldése a MÁK részére;
- f)éves adóelszámolások, aláíró listák megküldése a szervezeti egységek részére, a visszaérkező listák továbbítása a MÁK felé;
- g)a Regionális Nyugdíjbiztosítási Igazgatóság megkereséseire való adatszolgáltatás;
- h)a munkáltató részére szükséges éves, havi, napi szintű kimutatások előállítása a KLR lekérdezőprogram segítségével. 5. § A KHEM illetményszámfejtő hely nem rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai
(1)A KHEM illetményszámfejtő hely feladata a következő nem rendszeres kifizetések rögzítése a KIR rendszerben:
- a)deviza napi díj, az Igazgatási Osztály elszámolása alapján;
- b)kitüntetések, a Humánigazgatási Főosztály feljegyzése alapján;
- c)célfeladathoz kötődő céljuttatás; a miniszter által jóváhagyott teljesítésigazolások alapján, amelyeket a Humánigazgatási Főosztály továbbít a KHEM illetményszámfejtő hely részére;
- d)teljesítményértékelő rendszerhez kapcsolódó jutalom; a miniszter által jóváhagyott lista alapján, amelyeket a Humánigazgatási Főosztály továbbít a részére;
- e)utazási költségtérítés, az Igazgatási Osztály által megküldött elszámolás alapján;
- f)rendszeres ágon nem számfejthető természetbeni juttatások, a Humánigazgatási Főosztály által megküldött egyéni cafeterianyilatkozatok alapján;
- g)személyhez nem köthető egyéb kifizetések (pl. szakmai képzések költsége) az Igazgatási Osztály által megküldött összesítő alapján;
- h)számlával elszámoló személyek juttatásai, a KHEM Igazgatási Osztály elszámolási bizonylata alapján.
(2)A KHEM illetményszámfejtő hely végzi a megbízási díjak számfejtését a részére megküldött teljesítésigazolások, valamint a változó bérek számfejtését (pl. szabadidő megváltás, helyettesítési díj) a Humánigazgatási Főosztálya feljegyzése alapján. 6. § Az illetmények kifizetése
(1)Az illetmény kifizetésének napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 5. napja; amennyiben ez a nap szabad- vagy munkaszüneti nap, akkor az azt megelőző munkanap.
(2)A rendszeres juttatások számfejtésének időszaka a tárgyhónap, amely hónap közben létesített jogviszony esetén az első munkanaptól a tárgyhó utolsó napjáig terjed.
(3)A változó bérek és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak elszámolási időszaka – a távolmaradási jelentés alapján – a tárgyhónapot megelőző hónap
- napjától a hónap utolsó napjáig tart.
- § Záró rendelkezés Jelen utasítás
- március 22-én lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti a központosított illetményszámfejtésről szóló 22/
- (IV. 3.) KHEM utasítás. Budapest,
- március
- Hónig Péter s. k., közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter