14/2010. (III. 26.) KHEM utasítása az illetményszámfejtés eljárási rendjéről.

14/2010. (III. 26.) KHEM utasítása az illetményszámfejtés eljárási rendjéről. A központosított illetményszámfejtésről szóló 172/2000. (X. 18.) Korm. rendelet és a központosított illetmény-számfejtési feladatokról, valamint a bér- és munkaügyi adatszolgáltatás rendjéről szóló 37/2001. (X. 25.) PM rendelet alapján a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium munkáltatónál az illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokról a következők szerint rendelkezem: 1. § Az utasítás hatálya A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: KHEM), mint illetményszámfejtő helyet működtető költségvetési szerv, a nála foglalkoztatottak illetményének és egyéb járandóságainak számfejtése során a jelen utasítás rendelkezései szerint jár el. 2. § Értelmező rendelkezések Jelen utasítás alkalmazása során a) központosított illetményszámfejtés: a Magyar Államkincstár (továbbiakban: MÁK) által biztosított egységes illetményszámfejtési, eljárási és információs rendszer, amely a KHEM foglalkoztatottak illetményének számfejtésére és a kapcsolódó adatszolgáltatásra terjed ki. b) KHEM illetményszámfejtő hely: a KHEM Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály Szolgáltatás-koordinációs és Illetményszámfejtési Osztálya; c) jelentőfelelős: a MÁK központosított illetményszámfejtés valamint az illetményszámfejtő hely közötti kapcsolattartásra kijelölt személy; d) alkalmazásgazda: az illetményszámfejtő hely által használt központosított illetmény-számfejtési rendszer (KIR) valamint központosított lekérdező rendszer (KLR) helyi üzemeltetéséért felelős személy. 3. § Az illetményszámfejtés működése (1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat részben a MÁK részben a KHEM illetményszámfejtő hely látja el. (2) A MÁK illetmény-számfejtési feladatait a MÁK és a KHEM között létrejött Együttműködési Megállapodás tartalmazza. (3) A KHEM Illetményszámfejtő hely feladatai magukban foglalják az illetményszámfejtés előkészítését, az adatszolgáltatást, az illetményszámfejtés ellenőrzését, valamint a nem rendszeres és külső személyi juttatások intézményi ágon történő számfejtését. 4. § A KHEM illetményszámfejtő hely rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai (1) Az illetményszámfejtés előkészítése során a KHEM illetményszámfejtő hely végzi a KHEM-nél közszolgálati jogviszonyban, munkajogviszonyban, vagy egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban állókkal (ösztöndíjas foglalkoztatottak, prémium évek programba, vagy különleges foglalkoztatási állományba helyezett, valamint az állami vezetői jogviszonyban lévőkkel) (a továbbiakban együtt: foglalkoztatott) kapcsolatos dokumentumok (jogviszony létesítése, módosítása, megszűnése, megszüntetése), a járandóságokat terhelő levonásokkal, az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásaival összefüggő iratok, bizonylatok felülvizsgálatát, összeállítását és a MÁK felé történő továbbítását a (2)–(15) bekezdésekben foglaltak szerint. (2) A KHEM illetményszámfejtő hely a Humánigazgatási Főosztály által megküldött, az (1) bekezdés szerinti jogviszonyok létesítésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére: a) kinevezés; b) adatfelvételi lap a foglalkoztatott törzsadatairól; c) előző munkáltatótól kapott igazolások: adó adatlap, levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok, munkaviszony igazolás, igazolás az egészségbiztosítási ellátásokhoz (az előző jogviszonyból származó igazolások hiányában, a foglalkoztatott nyilatkozata a köztartozás mentességről); d) TB kiskönyv (ennek hiányában nyilatkozat arról, hogy azt kiadni, pótolni a foglalkoztatott nem tudja); e) letiltások (köztartozások, gyermektartási díj esetén); f) levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok (szakszervezeti tagság, önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári saját rész, meghatalmazás folyószámlára való fix összegű utalásról); g) magán-nyugdíjpénztári belépési nyilatkozat; h) önkéntes nyugdíjpénztári belépési nyilatkozat; i) egészségpénztári belépési nyilatkozat; j) cafeterianyilatkozat, k) ösztöndíjas foglalkoztatott esetén a vonatkozó szerződés, adatfelvételi lap, startkártya; l) prémiuméves foglalkoztatott, valamint különleges foglalkoztatási állományba helyezett esetén a foglalkoztatásról szóló megállapodás. (3) A KHEM illetményszámfejtő hely a Humánigazgatási Főosztály által megküldött, az (1) bekezdés szerint jogviszonyok megszüntetésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére: a) jogviszonyt megszüntető dokumentum; b) cafeteriaelszámolás; c) elszámoló lap. (4) A KHEM illetményszámfejtő hely a (2)–(3) bekezdésben foglaltakon túlmenően az alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére: a) jogviszony módosítások, átsorolások, kinevezés módosítások dokumentumai; b) a szervezeti egységek által megküldött távolmaradási jelentések alapján, az igazolt és igazolatlan távollétek, betegség miatti távollétek, gyermek gondozása, ápolása miatti távollétek rögzített állománya; c) egészségbiztosítási ellátásokkal (táppénz, üzemi baleseti táppénz, terhességi gyermekágyi segély, gyermekgondozási díj) kapcsolatos igazolások, igénybejelentések; d) a bírósági végrehajtás letiltás (egyidejűleg az érintett munkatárs valamint a letiltás érvényesítését kérő személy értesítése a letiltás foganatosításáról); e) egyéb, az illetményszámfejtést érintő minden változás dokumentumai (magán-nyugdíjpénztári, önkéntes kölcsönös nyugdíj- vagy egészségpénztári belépés, átlépés); f) jogalap nélküli kifizetések esetén (pl. munkabér túlfizetés) visszafizetési határozathozatal eredeti példánya; g) szervezeti átalakulás esetén az egyes szervezeti egységek részére biztosított azonosító kódok. (5) A KHEM illetményszámfejtő hely ellenőrzi a MÁK által végzett havi illetményszámfejtést a próbaszámfejtés során és a javításokat, módosításokat megküldi a MÁK részére. (6) A MÁK által végzett havi főszámfejtést követően a KHEM illetményszámfejtő hely az e-adattárból letöltött alább felsorolt utalási állományokat, valamint a nyomtatott fizetési jegyzékeket átadja a KHEM Igazgatási Osztály részére utalás céljából: a) MÁK által elszámolt nettó járandóságok; b) pénzbeli egészségbiztosítási ellátások; c) letiltások, levonások; d) önkéntes kölcsönös nyugdíj- és egészségpénztári egyéni tagdíjak és munkáltatói kiegészítések; e) nem rendszeres ágon számfejtett kifizetések. (7) A KHEM illetményszámfejtő hely feladata az (1)–(6) bekezdésben foglaltakon túlmenően: a) a munkáltatói szerződések megkötésének előkészítése az önkéntes kölcsönös nyugdíj-, valamint egészségpénztárakkal, b) az önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári bevallással kapcsolatban a MÁK által megküldött összesített, pénztárankénti lista ellenőrzése és továbbítása a pénztárak felé, c) a jövedelemre, jogviszonyra vonatkozó igazolások, valamint az EU kártya igénylésére szolgáló igazolások kiadása, d) a személyi jövedelemadó bevallással kapcsolatos munkáltatói igazolások, nyilatkozatok, aláíró ívek kiadása a szervezeti egységek részére (az év közben megszűnt jogviszony esetén a munkáltatói igazolás megküldése a munkatárs lakcímére); e) adóbevallással kapcsolatos nyilatkozatok, kedvezményre jogosító igazolások megküldése a MÁK részére; f) éves adóelszámolások, aláíró listák megküldése a szervezeti egységek részére, a visszaérkező listák továbbítása a MÁK felé; g) a Regionális Nyugdíjbiztosítási Igazgatóság megkereséseire való adatszolgáltatás; h) a munkáltató részére szükséges éves, havi, napi szintű kimutatások előállítása a KLR lekérdezőprogram segítségével. 5. § A KHEM illetményszámfejtő hely nem rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai (1) A KHEM illetményszámfejtő hely feladata a következő nem rendszeres kifizetések rögzítése a KIR rendszerben: a) deviza napi díj, az Igazgatási Osztály elszámolása alapján; b) kitüntetések, a Humánigazgatási Főosztály feljegyzése alapján; c) célfeladathoz kötődő céljuttatás; a miniszter által jóváhagyott teljesítésigazolások alapján, amelyeket a Humánigazgatási Főosztály továbbít a KHEM illetményszámfejtő hely részére; d) teljesítményértékelő rendszerhez kapcsolódó jutalom; a miniszter által jóváhagyott lista alapján, amelyeket a Humánigazgatási Főosztály továbbít a részére; e) utazási költségtérítés, az Igazgatási Osztály által megküldött elszámolás alapján; f) rendszeres ágon nem számfejthető természetbeni juttatások, a Humánigazgatási Főosztály által megküldött egyéni cafeterianyilatkozatok alapján; g) személyhez nem köthető egyéb kifizetések (pl. szakmai képzések költsége) az Igazgatási Osztály által megküldött összesítő alapján; h) számlával elszámoló személyek juttatásai, a KHEM Igazgatási Osztály elszámolási bizonylata alapján. (2) A KHEM illetményszámfejtő hely végzi a megbízási díjak számfejtését a részére megküldött teljesítésigazolások, valamint a változó bérek számfejtését (pl. szabadidő megváltás, helyettesítési díj) a Humánigazgatási Főosztálya feljegyzése alapján. 6. § Az illetmények kifizetése (1) Az illetmény kifizetésének napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 5. napja; amennyiben ez a nap szabad- vagy munkaszüneti nap, akkor az azt megelőző munkanap. (2) A rendszeres juttatások számfejtésének időszaka a tárgyhónap, amely hónap közben létesített jogviszony esetén az első munkanaptól a tárgyhó utolsó napjáig terjed. (3) A változó bérek és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak elszámolási időszaka – a távolmaradási jelentés alapján – a tárgyhónapot megelőző hónap 1. napjától a hónap utolsó napjáig tart. 7. § Záró rendelkezés Jelen utasítás 2010. március 22-én lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti a központosított illetményszámfejtésről szóló 22/2009. (IV. 3.) KHEM utasítás. Budapest, 2010. március 19. Hónig Péter s. k., közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter