11/2014. (III. 31.) NFM utasítása az illetményszámfejtés eljárási rendjéről.

11/2014. (III. 31.) NFM utasítása az illetményszámfejtés eljárási rendjéről. A központosított illetményszámfejtés szabályairól szóló 422/2012. (XII. 29.) Korm. rendelet előírásai alapján – figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára – a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumnál a központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat és eljárási rendet az alábbiak szerint szabályozom: 1. Az utasítás hatálya 1. § Az utasítás hatálya a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: NFM) mint illetményszámfejtő helyet működtető költségvetési szerv állami vezetői, miniszteri biztosai, az NFM-mel kormányzati szolgálati jogviszonyban álló kormánytisztviselők és kormányzati ügykezelők, munkaviszonyban álló munkavállalók, valamint munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állók (ösztöndíjas foglalkoztatottak, prémium évek programba helyezettek) (a  továbbiakban együtt: foglalkoztatott) illetményének és egyéb járandóságainak számfejtésével összefüggő feladatokra terjed ki. 2. Értelmező rendelkezések 2. § Az utasítás alkalmazásában 1. központosított illetményszámfejtés: a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: MÁK) által biztosított egységes illetményszámfejtési, eljárási és információs rendszer, amely az NFM-ben foglalkoztatottak illetményének számfejtésére és a kapcsolódó adatszolgáltatásra terjed ki; 2. NFM illetményszámfejtő hely: az NFM Gazdálkodási Főosztálya (a továbbiakban: GF). 3. Az illetményszámfejtés működése 3. § (1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat a MÁK és az NFM illetményszámfejtő hely közösen látja el. (2) A MÁK illetményszámfejtési feladatait a MÁK és az NFM között létrejött Együttműködési Megállapodás tartalmazza. (3) Az NFM illetményszámfejtő hely feladatai magukban foglalják az illetményszámfejtés előkészítését, az adatszolgáltatást, az illetményszámfejtés ellenőrzését, valamint a nem rendszeres és külső személyi juttatások intézményi ágon történő számfejtését. 4. Az NFM illetményszámfejtő hely rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai 4. § (1) Az illetményszámfejtés előkészítése során az NFM illetményszámfejtő hely végzi a foglalkoztatottakkal kapcsolatos dokumentumok (jogviszony létesítése, módosítása, megszűnése, megszüntetése), a járandóságokat terhelő levonásokkal, az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásaival összefüggő iratok, bizonylatok felülvizsgálatát, összeállítását és a MÁK felé történő továbbítását a (2)–(8) bekezdésben foglaltak szerint. (2) Az NFM illetményszámfejtő hely a Személyügyi és Igazgatási Főosztály (a továbbiakban: SZIF) által megküldött, az (1) bekezdés szerinti jogviszonyok létesítésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére: a) kinevezés; b) adatfelvételi lap a foglalkoztatott törzsadatairól; c) előző munkáltatótól kapott igazolások: adó adatlap, levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok, munkaviszony igazolás, igazolás az egészségbiztosítási ellátásokhoz (az előző jogviszonyból származó igazolások hiányában a foglalkoztatott nyilatkozata a köztartozás-mentességről); d) TB kiskönyv (ennek hiányában a foglalkoztatott nyilatkozata arról, hogy azt kiadni, pótolni nem tudja); e) letiltások (köztartozások, gyermektartási díj esetén); f ) levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok (szakszervezeti tagság, önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári saját rész, meghatalmazás folyószámlára való fix összegű utalásról); g) önkéntes nyugdíjpénztári belépési nyilatkozat; h) egészségpénztári belépési nyilatkozat; i) cafetéria-nyilatkozat; j) ösztöndíjas foglalkoztatott esetén a vonatkozó szerződés, adatfelvételi lap; k) prémiuméves foglalkoztatott, valamint különleges foglalkoztatási állományba helyezett esetén a foglalkoztatásról szóló megállapodás meghosszabbítása. (3) Az NFM illetményszámfejtő hely a SZIF által megküldött, az (1) bekezdés szerinti jogviszonyok megszüntetésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére: a) jogviszonyt megszüntető dokumentum; b) cafetéria-elszámolás; c) elszámoló lap. (4) Az NFM illetményszámfejtő hely a (2) és (3) bekezdésben foglaltakon túlmenően az alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére: a) jogviszony-módosítások, átsorolások, kinevezés-módosítások dokumentumai; b) az önálló szervezeti egységek által megküldött távolmaradási jelentések alapján az igazolt és igazolatlan távollétek, betegség miatti távollétek, gyermek gondozása, ápolása miatti távollétek rögzített állománya; c) egészségbiztosítási ellátásokkal (táppénz, üzemi baleseti táppénz, terhességi gyermekágyi segély, gyermekgondozási díj) kapcsolatos igazolások, igénybejelentések; d) a bírósági letiltás alapján történő végrehajtás (egyidejűleg az érintett munkatárs, valamint a letiltás érvényesítését kérő személy értesítése a letiltás foganatosításáról); e) egyéb, az illetményszámfejtést érintő változás dokumentumai (önkéntes kölcsönös nyugdíj- vagy egészségpénztári belépés, átlépés); f ) jogalap nélküli kifizetések esetén (pl. munkabér túlfizetés) a visszafizetésről szóló határozat eredeti példánya; g) szervezeti átalakulás esetén az egyes önálló szervezeti egységek részére biztosított azonosító kódok. (5) A MÁK illetményszámfejtés zárását követően megküldött havi számfejtési ütemterv alapján a SZIF a főszámfejtés zárását megelőzően legkésőbb két nappal az NFM illetményszámfejtő hely rendelkezésére bocsátja a tárgyhónapban jogviszonyt létesítők jogviszonyt létesítő okiratait. (6) Az NFM illetményszámfejtő hely ellenőrzi a MÁK által végzett havi illetményszámfejtést, majd a javításokat, módosításokat megküldi a MÁK részére. (7) A MÁK által végzett havi főszámfejtést követően az NFM illetményszámfejtő hely az E-adattárból letöltött alábbi utalási állományok alapján gondoskodik az utalásról: a) MÁK által elszámolt nettó járandóságok; b) pénzbeli egészségbiztosítási ellátások; c) letiltások, levonások; d) önkéntes kölcsönös nyugdíj- és egészségpénztári egyéni tagdíjak és munkáltatói kiegészítések; e) nem rendszeres ágon számfejtett kifizetések. (8) Az NFM illetményszámfejtő hely feladata az (1)–(7) bekezdésben foglaltakon túlmenően: a) a munkáltatói szerződések megkötésének előkészítése az önkéntes kölcsönös nyugdíj-, valamint egészségpénztárakkal; b) az önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári bevallással kapcsolatban a MÁK által megküldött összesített, pénztárankénti lista ellenőrzése és továbbítása a pénztárak felé; c) a jövedelemre vonatkozó igazolások, valamint az Európai Egészségbiztosítási Kártya igénylésére szolgáló igazolások kiadása; d) a személyi jövedelemadó bevallással kapcsolatos munkáltatói igazolások, nyilatkozatok, aláíróívek kiadása az önálló szervezeti egységek részére (az év közben megszűnt jogviszony esetén a munkáltatói igazolás megküldése a foglalkoztatott lakcímére); e) az adóbevallással kapcsolatos nyilatkozatok, kedvezményre jogosító igazolások megküldése a MÁK részére; f ) az éves adóelszámolások, aláírólisták megküldése az önálló szervezeti egységek részére, a visszaérkező listák továbbítása a MÁK felé; g) a fővárosi és megyei kormányhivatalok megkereséseire vonatkozó adatszolgáltatás; h) a munkáltató részére szükséges éves, havi, napi szintű kimutatások előállítása a központosított lekérdező rendszer segítségével. 5. Az NFM illetményszámfejtő hely nem rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai 5. § (1) Az NFM illetményszámfejtő hely az alábbi, nem rendszeres kifizetéseket rögzíti a központosított illetményszámfejtési rendszerben: a) deviza napidíj a GF elszámolása alapján; b) kitüntetésekkel járó pénzjutalom a SZIF feljegyzése alapján; c) célfeladathoz kötődő céljuttatás a nemzeti fejlesztési miniszter (a továbbiakban: miniszter) által jóváhagyott teljesítésigazolások alapján, amelyeket a SZIF továbbít az NFM illetményszámfejtő hely részére; d) teljesítményértékelő rendszerhez kapcsolódó jutalom a miniszter által jóváhagyott lista alapján, amelyet a SZIF továbbít az NFM illetményszámfejtő hely részére; e) utazási költségtérítés a GF elszámolása alapján; f ) rendszeres ágon nem számfejthető természetbeni juttatások az egyéni cafetéria-nyilatkozatok alapján; g) személyhez nem köthető egyéb kifizetések (pl. szakmai képzések költsége) a GF összesítője alapján; h) számlával elszámoló személyek juttatásai a GF elszámolási bizonylata alapján. (2) Az NFM illetményszámfejtő hely végzi a megbízási díjak számfejtését a részére megküldött teljesítésigazolások alapján, valamint a változóbérek számfejtését (pl. szabadidő-megváltás, helyettesítési díj) a SZIF feljegyzése alapján. 6. Az illetmények kifizetése 6. § (1) Az illetmény kifizetésének napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 5. napja, amennyiben ez a nap szabadvagy munkaszüneti nap, akkor az azt megelőző munkanap. A fizetési jegyzékek kiadásának napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 10. napja. (2) A rendszeres juttatások számfejtésének időszaka a tárgyhónap, amely hónap közben létesített jogviszony esetén az első munkanaptól a tárgyhó utolsó napjáig terjed. (3) A változó bérek és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak elszámolási időszaka – a távolmaradási jelentés alapján – a tárgyhónapot megelőző hónap 1. napjától a hónap utolsó napjáig tart. 7. Záró rendelkezések 7. § (1) Ez az utasítás 2014. április 1-jén lép hatályba. (2) Hatályát veszti az illetményszámfejtés eljárási rendjéről szóló 19/2013. (V. 17.) NFM utasítás, valamint a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium lakáscélú támogatási rendszeréről szóló 20/2009. (III. 20.) KHEM utasítás. Németh Lászlóné s. k., nemzeti fejlesztési miniszter