45/2012. (XI. 23.) BM utasítása az európai uniós és nemzetközi forrásból megvalósított projektek monitoringjáról és egyes kapcsolódó feladatokról.

45/2012. (XI. 23.) BM utasítása az európai uniós és nemzetközi forrásból megvalósított projektek monitoringjáról és egyes kapcsolódó feladatokról. A Nemzeti Stratégiai Referencia Keret fejlesztési forrásai kifizetésének gyorsításához szükséges feladatokról szóló 1423/2011. (XII. 6.) Korm. határozat és a 2007–2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet végrehajtása érdekében a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján a következő utasítást adom ki: 1. Hatály 1. § (1) Az utasítás hatálya a) a Belügyminisztérium hivatali szervezeteire (a továbbiakban: BM), b) a belügyminiszter irányítása alá tartozó költségvetési szervekre (a továbbiakban együtt: projektet megvalósító szervek) terjed ki. (2) Az utasítás hatálya a) a Nemzeti Stratégiai Referencia Keret (a továbbiakban: NSRK) operatív programjaiból, továbbá egyéb európai uniós és nemzetközi forrásból finanszírozott és az Európai Unió Bizottságától közvetlenül igényelt projektekre (a továbbiakban: projekt) az Európai Unió Szolidaritás és Migrációs Áramlások Igazgatása általános programjából származó projektek kivételével, valamint b) a BM által a támogatási szerződés, a támogatói döntés, a konzorciumi megállapodás előírása, vagy a konzorciumi partner külön meghatalmazása alapján, a konzorciumi partnerrel közös ajánlatkérőként, vagy a konzorciumi partner mint harmadik fél javára, a projektek végrehajtása érdekében lefolytatott közbeszerzési eljárásokra terjed ki. 2. Feladatmegosztás 2. § (1) A közfoglalkoztatási helyettes államtitkár, a területrendezési, építésügyi és örökségvédelmi helyettes államtitkár, a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár, valamint az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár (a továbbiakban: EUNHÁT) feladatai a szakterületét érintő projektek megvalósításával kapcsolatban: a) közreműködik az operatív programok és akciótervek szakmai tartalmának meghatározásában, b) szakmai szempontból véleményezi a kiemelt projekteket és projektjavaslatokat, c) meghatározza a támogatási konstrukciók, pályázati felhívások szakmai tartalmát, d) tagot delegál a döntés-előkészítő bizottságokba, bírálóbizottságba, e) közreműködik a 9. § szerinti monitoringfeladatok ellátásában, f) kezdeményezi a 6. § szerint a miniszteri támogató nyilatkozat kiadását. (2) Az EUNHÁT általános feladatai a projektek megvalósításával kapcsolatban: a) vizsgálja a kiemelt projektek és projektjavaslatok illeszkedését (operatív program, akcióterv és uniós támogatások szabályainak való megfelelés), b) a 8. § szerinti monitoringjelentések alapján feltárja és jelzi a kockázatos projekteket a szakmailag érintett helyettes államtitkár felé, c) ellátja a 8. § szerinti monitoringfeladatokat a szakterületileg érintett helyettes államtitkárral együttműködve, d) tagot delegál az (1) bekezdés c) pont szerinti operatív programok és források végrehajtását és felhasználását szabályozó jogszabályokban létrehozott Monitoring Bizottságba, e) koordinál és kapcsolatot tart a projektet megvalósító szervekkel és a megvalósításban résztvevő egyéb szervezetekkel. (3) A projektet megvalósító szervek felelősek a) a projektek teljes körű szakmai és pénzügyi megvalósításáért, b) a projekt megfelelő operatív működéséért, megfelelő végrehajtásáért, az eljárásrendek betartásáért (folyamat menedzsment, humánerőforrás-gazdálkodás, szerződéskezelés, ügyviteli folyamatok, belső minőségbiztosítás működtetése, információmenedzsment stb.). (4) A projektet megvalósító szervek a) előkészítik önálló pályázás esetén a pályázati anyagokat, projektjavaslatokat, b) ellátják a projektek előkészítésével, tervezésével, a végrehajtás nyomon követésével összefüggő adminisztratív és szervezési feladatokat, c) elkészítik az egyes projektek keretében megvalósított tevékenységekkel kapcsolatos ajánlatkéréseket és szerződéseket, d) előkészítik és lebonyolítják az (1) bekezdés d) pontjában foglaltak kivételével a közbeszerzési eljárásokat. (5) A (3) bekezdés b) pontjában foglaltak megvalósítása érdekében a projektet megvalósító szervek meghatározzák legkésőbb a projekt megkezdéséig a Projekt Működési Rendjét vagy Projekt Alapító Dokumentumot készítenek, amelyben minimálisan a szervezeten belüli feladatmegosztást, felelősségi rendet kell rögzíteni. 3. Projektek előkészítése 3. § A projektet megvalósító szervek az előkészítés alatt álló projektterveikről előzetesen tájékoztatják a szakterületért felelős helyettes államtitkárt. Ha a projekt megvalósításához a projekt fenntartásához szükséges fedezetet a projektet megvalósító szerv finanszírozza, nyilatkoznia kell a fedezet rendelkezésre állásáról. 4. § A szakterületért felelős helyettes államtitkár legfeljebb 5 munkanapon belül megvizsgálja a projektterveket és a támogathatónak ítélt terveket megküldi az EUNHÁT részére további ügyintézés céljából. 5. § Amennyiben a pályázat benyújtásához külön jogszabály alapján a miniszter írásos támogatása szükséges, a projektet megvalósító szerv a miniszteri támogató nyilatkozatot legalább 8 munkanappal a pályázat beadását megelőzőn a szakmailag érintett helyettes államtitkárnál kérelmezi. A kérelemhez csatolni kell a projekt rövid leírását, ütemezését és pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló nyilatkozatot. 6. § Miniszteri támogató nyilatkozat aláírásra felterjesztéséhez a javaslat szakterületért felelős helyettes államtitkár általi jóváhagyása, továbbá a Támogatás-koordinációs Főosztály (a továbbiakban: TKFO) és a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: PEF) jóváhagyásról való tájékoztatása szükséges. A tájékoztatást a TKFO és a PEF aláírással igazol a jóváhagyó iraton. 4. Projektek megvalósítása 7. § Amennyiben a projektet a BM önállóan vagy a projektet megvalósító szervvel konzorciumban (a továbbiakban: konzorciumi partner) valósítja meg, a pályázat előkészítését és a nyertes pályázat megvalósítását a TKFO, a szakterületért felelős főosztály, és amennyiben a projektet konzorciumban valósítják meg, a konzorciumi partner szoros együttműködésben végzi. A pályázat szakmai tartalmát a szakterületért felelős főosztály, és amennyiben a projektet konzorciumban valósítják meg, a konzorciumi partner készíti el, a pályázati dokumentáció egyéb részeit pedig a TKFO. 5. Monitoring 8. § A projektek szabályos és ütemterv szerinti megvalósítása érdekében a projektet megvalósító szerv köteles a BM által jelen utasítás 1. melléklet szerint meghatározott tartalommal jelentést feltölteni a BM által üzemeltetetett elektronikus információs nyilvántartó rendszerbe (SOLID Monitoring Információs Rendszer) a) az előkészítés alatt álló a projekttervekről, b) a 10 millió forintot elérő és azt meghaladó értékű projektek előrehaladásáról minden negyedévet követő hónap 20. napjáig, továbbá c) a fenntartási kötelezettséggel járó projekt megvalósítását követően, a projekt fenntartásáról minden negyedévet követő hónap 20. napjáig. 9. § Amennyiben a 10 millió forintot elérő és azt meghaladó értékű projektek előrehaladása során probléma merül fel, a problémával kapcsolatban a projektet megvalósító szerv a 8. § b) pontjában meghatározott határidő előtt, soron kívül jelentést tölt fel az elektronikus információs rendszerbe. 10. § A TKFO a beküldött jelentések összesítését követően beszámolót küld az EUNHÁT-nak és a szakterületileg érintett helyettes államtitkároknak. 11. § Ha az adatszolgáltatás alapján a projekt megvalósítása, fenntartása nem a meghatározott ütemben halad, a szakterületileg érintett helyettes államtitkár felszólítása alapján a projektet megvalósító szerv köteles intézkedési tervet készíteni a projekt szabályos és határidőben történő végrehajtása érdekében és beküldeni az EUNHÁT részére és a szakterületileg érintett helyettes államtitkár részére. Az intézkedési tervben foglaltakat a projektet megvalósító szerv köteles végrehajtani és arról beszámolni az EUNHÁT részére és a szakterületileg érintett helyettes államtitkár részére a következő jelentésben. Az intézkedések megfelelőségét és megvalósítását a szakterületileg érintett helyettes államtitkár ellenőrzi. 12. § A BM a 8. § szerinti feladatok megvalósításához informatikai támogatást nyújt és hozzáférést biztosít a projektet megvalósító szerv részére. A hozzáférés biztosításáig a projektet megvalósító szerv köteles elektronikus úton jelentést beküldeni a tkfo@bm.gov.hu e-mail címre. 6. Egyéb rendelkezések 13. § A projektet végrehajtó szervezetek kötelesek a támogatási szerződésben előírt dokumentálási és iratmegőrzési kötelezettségnek az előírásoknak megfelelően eleget tenni. A projekt teljes életciklusa alatt kötelesek a vonatkozó európai uniós és nemzeti jogszabályok, valamint a támogatási szerződés által előírt ellenőrzési nyomvonal elemeit elkülönített projektdossziéban őrizni. 7. Záró rendelkezések 14. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 15. § Hatályát veszti a Belügyminisztérium két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatainak rendjéről szóló 26/2011. (IX. 9.) BM utasítás 27. pontja, és 1. melléklete. Dr. Pintér Sándor s. k., belügyminiszter