45/
- (XI. 23.) BM utasítása az európai uniós és nemzetközi forrásból megvalósított projektek monitoringjáról és egyes kapcsolódó feladatokról. A Nemzeti Stratégiai Referencia Keret fejlesztési forrásai kifizetésének gyorsításához szükséges feladatokról szóló 1423/
- (XII. 6.) Korm. határozat és a 2007–2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/
- (I. 28.) Korm. rendelet végrehajtása érdekében a jogalkotásról szóló
- évi CXXX. törvény
- §
(4)bekezdés c) pontja alapján a következő utasítást adom ki: 1. Hatály 1. §
(1)Az utasítás hatálya
- a)a Belügyminisztérium hivatali szervezeteire (a továbbiakban: BM),
- b)a belügyminiszter irányítása alá tartozó költségvetési szervekre (a továbbiakban együtt: projektet megvalósító szervek) terjed ki.
(2)Az utasítás hatálya
- a)a Nemzeti Stratégiai Referencia Keret (a továbbiakban: NSRK) operatív programjaiból, továbbá egyéb európai uniós és nemzetközi forrásból finanszírozott és az Európai Unió Bizottságától közvetlenül igényelt projektekre (a továbbiakban: projekt) az Európai Unió Szolidaritás és Migrációs Áramlások Igazgatása általános programjából származó projektek kivételével, valamint
- b)a BM által a támogatási szerződés, a támogatói döntés, a konzorciumi megállapodás előírása, vagy a konzorciumi partner külön meghatalmazása alapján, a konzorciumi partnerrel közös ajánlatkérőként, vagy a konzorciumi partner mint harmadik fél javára, a projektek végrehajtása érdekében lefolytatott közbeszerzési eljárásokra terjed ki. 2. Feladatmegosztás 2. §
(1)A közfoglalkoztatási helyettes államtitkár, a területrendezési, építésügyi és örökségvédelmi helyettes államtitkár, a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár, valamint az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár (a továbbiakban: EUNHÁT) feladatai a szakterületét érintő projektek megvalósításával kapcsolatban:
- a)közreműködik az operatív programok és akciótervek szakmai tartalmának meghatározásában,
- b)szakmai szempontból véleményezi a kiemelt projekteket és projektjavaslatokat,
- c)meghatározza a támogatási konstrukciók, pályázati felhívások szakmai tartalmát,
- d)tagot delegál a döntés-előkészítő bizottságokba, bírálóbizottságba,
- e)közreműködik a 9. § szerinti monitoringfeladatok ellátásában,
- f)kezdeményezi a 6. § szerint a miniszteri támogató nyilatkozat kiadását.
(2)Az EUNHÁT általános feladatai a projektek megvalósításával kapcsolatban:
- a)vizsgálja a kiemelt projektek és projektjavaslatok illeszkedését (operatív program, akcióterv és uniós támogatások szabályainak való megfelelés),
- b)a 8. § szerinti monitoringjelentések alapján feltárja és jelzi a kockázatos projekteket a szakmailag érintett helyettes államtitkár felé,
- c)ellátja a 8. § szerinti monitoringfeladatokat a szakterületileg érintett helyettes államtitkárral együttműködve,
- d)tagot delegál az
(1)bekezdés
- c)pont szerinti operatív programok és források végrehajtását és felhasználását szabályozó jogszabályokban létrehozott Monitoring Bizottságba,
- e)koordinál és kapcsolatot tart a projektet megvalósító szervekkel és a megvalósításban résztvevő egyéb szervezetekkel.
(3)A projektet megvalósító szervek felelősek
- a)a projektek teljes körű szakmai és pénzügyi megvalósításáért,
- b)a projekt megfelelő operatív működéséért, megfelelő végrehajtásáért, az eljárásrendek betartásáért (folyamat menedzsment, humánerőforrás-gazdálkodás, szerződéskezelés, ügyviteli folyamatok, belső minőségbiztosítás működtetése, információmenedzsment stb.).
(4)A projektet megvalósító szervek
- a)előkészítik önálló pályázás esetén a pályázati anyagokat, projektjavaslatokat,
- b)ellátják a projektek előkészítésével, tervezésével, a végrehajtás nyomon követésével összefüggő adminisztratív és szervezési feladatokat,
- c)elkészítik az egyes projektek keretében megvalósított tevékenységekkel kapcsolatos ajánlatkéréseket és szerződéseket,
- d)előkészítik és lebonyolítják az
(1)bekezdés d) pontjában foglaltak kivételével a közbeszerzési eljárásokat.
(5)A
(3)bekezdés
- b)pontjában foglaltak megvalósítása érdekében a projektet megvalósító szervek meghatározzák legkésőbb a projekt megkezdéséig a Projekt Működési Rendjét vagy Projekt Alapító Dokumentumot készítenek, amelyben minimálisan a szervezeten belüli feladatmegosztást, felelősségi rendet kell rögzíteni. 3. Projektek előkészítése 3. § A projektet megvalósító szervek az előkészítés alatt álló projektterveikről előzetesen tájékoztatják a szakterületért felelős helyettes államtitkárt. Ha a projekt megvalósításához a projekt fenntartásához szükséges fedezetet a projektet megvalósító szerv finanszírozza, nyilatkoznia kell a fedezet rendelkezésre állásáról. 4. § A szakterületért felelős helyettes államtitkár legfeljebb 5 munkanapon belül megvizsgálja a projektterveket és a támogathatónak ítélt terveket megküldi az EUNHÁT részére további ügyintézés céljából. 5. § Amennyiben a pályázat benyújtásához külön jogszabály alapján a miniszter írásos támogatása szükséges, a projektet megvalósító szerv a miniszteri támogató nyilatkozatot legalább 8 munkanappal a pályázat beadását megelőzőn a szakmailag érintett helyettes államtitkárnál kérelmezi. A kérelemhez csatolni kell a projekt rövid leírását, ütemezését és pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló nyilatkozatot. 6. § Miniszteri támogató nyilatkozat aláírásra felterjesztéséhez a javaslat szakterületért felelős helyettes államtitkár általi jóváhagyása, továbbá a Támogatás-koordinációs Főosztály (a továbbiakban: TKFO) és a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: PEF) jóváhagyásról való tájékoztatása szükséges. A tájékoztatást a TKFO és a PEF aláírással igazol a jóváhagyó iraton. 4. Projektek megvalósítása 7. § Amennyiben a projektet a BM önállóan vagy a projektet megvalósító szervvel konzorciumban (a továbbiakban: konzorciumi partner) valósítja meg, a pályázat előkészítését és a nyertes pályázat megvalósítását a TKFO, a szakterületért felelős főosztály, és amennyiben a projektet konzorciumban valósítják meg, a konzorciumi partner szoros együttműködésben végzi. A pályázat szakmai tartalmát a szakterületért felelős főosztály, és amennyiben a projektet konzorciumban valósítják meg, a konzorciumi partner készíti el, a pályázati dokumentáció egyéb részeit pedig a TKFO. 5. Monitoring 8. § A projektek szabályos és ütemterv szerinti megvalósítása érdekében a projektet megvalósító szerv köteles a BM által jelen utasítás 1. melléklet szerint meghatározott tartalommal jelentést feltölteni a BM által üzemeltetetett elektronikus információs nyilvántartó rendszerbe (SOLID Monitoring Információs Rendszer)
- a)az előkészítés alatt álló a projekttervekről,
- b)a 10 millió forintot elérő és azt meghaladó értékű projektek előrehaladásáról minden negyedévet követő hónap 20. napjáig, továbbá
- c)a fenntartási kötelezettséggel járó projekt megvalósítását követően, a projekt fenntartásáról minden negyedévet követő hónap 20. napjáig. 9. § Amennyiben a 10 millió forintot elérő és azt meghaladó értékű projektek előrehaladása során probléma merül fel, a problémával kapcsolatban a projektet megvalósító szerv a 8. §
- b)pontjában meghatározott határidő előtt, soron kívül jelentést tölt fel az elektronikus információs rendszerbe. 10. § A TKFO a beküldött jelentések összesítését követően beszámolót küld az EUNHÁT-nak és a szakterületileg érintett helyettes államtitkároknak. 11. § Ha az adatszolgáltatás alapján a projekt megvalósítása, fenntartása nem a meghatározott ütemben halad, a szakterületileg érintett helyettes államtitkár felszólítása alapján a projektet megvalósító szerv köteles intézkedési tervet készíteni a projekt szabályos és határidőben történő végrehajtása érdekében és beküldeni az EUNHÁT részére és a szakterületileg érintett helyettes államtitkár részére. Az intézkedési tervben foglaltakat a projektet megvalósító szerv köteles végrehajtani és arról beszámolni az EUNHÁT részére és a szakterületileg érintett helyettes államtitkár részére a következő jelentésben. Az intézkedések megfelelőségét és megvalósítását a szakterületileg érintett helyettes államtitkár ellenőrzi. 12. § A BM a 8. § szerinti feladatok megvalósításához informatikai támogatást nyújt és hozzáférést biztosít a projektet megvalósító szerv részére. A hozzáférés biztosításáig a projektet megvalósító szerv köteles elektronikus úton jelentést beküldeni a tkfo@bm.gov.hu e-mail címre. 6. Egyéb rendelkezések 13. § A projektet végrehajtó szervezetek kötelesek a támogatási szerződésben előírt dokumentálási és iratmegőrzési kötelezettségnek az előírásoknak megfelelően eleget tenni. A projekt teljes életciklusa alatt kötelesek a vonatkozó európai uniós és nemzeti jogszabályok, valamint a támogatási szerződés által előírt ellenőrzési nyomvonal elemeit elkülönített projektdossziéban őrizni. 7. Záró rendelkezések 14. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 15. § Hatályát veszti a Belügyminisztérium két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatainak rendjéről szóló 26/2011. (IX. 9.) BM utasítás 27. pontja, és 1. melléklete. Dr. Pintér Sándor s. k., belügyminiszter