5/2014. (IV. 18.) NIH utasítása a Nemzeti Innovációs Hivatal kockázatkezelési szabályzatáról.

5/2014. (IV. 18.) NIH utasítása a Nemzeti Innovációs Hivatal kockázatkezelési szabályzatáról. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 2. § n) pont na) alpontja, 3. § b) pontja és 7. §-a, továbbá a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja, valamint a Nemzeti Innovációs Hivatalról szóló 303/2010. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. § (1) bekezdése és 3. § (1) bekezdése alapján a következő utasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. A kockázat mindazon elemek és események bekövetkeztének a  valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a Nemzeti Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NIH) működését. 2. Kockázatnak minősül minden olyan esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, amely gátolja a  NIH céljainak elérését. 3. A kockázat lehet: a) egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van a NIH célkitűzéseire, b) véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ, c) eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a  megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata, d) az esetleges hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző, illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat (ellenőrzési kockázat). 4. A NIH a kockázatkezelés rendszerét az éves intézményi munkatervhez igazítva működteti. 5. A kockázatkezelésért a főosztályok vezetői felelősek. 6. A kockázatkezelést a főosztályvezető a munkatervi feladat előkészítésénél kezdi meg, és a szervezeti egység működése során folyamatosan nyomon követi. 2. Kockázatazonosítás és kockázatelemzés 7. A főosztályvezetők a  főosztályra vonatkozó éves intézményi munkaterv-rész összeállítása során felmérik az  egyes munkatervi feladatokat érintő valamennyi kockázatot. 8. A kockázatokat azonosításuk és fontossági sorrendjük meghatározása után, negatív hatásaik mérséklése, csökkentése vagy megszüntetése céljából, a kockázat mértékétől függően kezelni kell. 9. A főosztályvezető a  kockázat-nyilvántartási kötelezettségének az  intézményi munkaterv-táblázat kitöltésével egy időben tesz eleget. A nyilvántartás rendszeres aktualizálása és az abban foglaltak nyomon követése a főosztályvezető feladata. 10. A főosztályvezető a  beazonosított kockázat vonatkozásában megvizsgálja a  bekövetkezés valószínűségét és a kockázat bekövetkezése esetén annak esetleges hatását, ezek alapján meghatározza a kockázati értéket (alacsony, közepes, magas). 11. A kockázatok értékelése során különösen az alábbi kockázati tényezőket és azok bekövetkezésének valószínűségét kell vizsgálni: a) a jogszabályi környezet változása; b) gazdasági és politikai környezet változásai; c) a szervezeti változás hatása; d) a rendelkezésre álló költségvetés; e) a belső kontrollrendszer kiépítettségének, működtetésének színvonala; f ) szabályozottság és annak naprakészsége; g) a munkatervi feladat komplexitása, optimális informatikai támogatottsága; h) a korábbi ellenőrzések tapasztalatai, a  megállapított hiányosságok, problémák, a  korábbi ellenőrzések óta eltelt idő; i) a munkatervi feladathoz szükséges létszám (mennyiségi, minőségi) megléte, szükséges szakmai tapasztalat, képzettség, felkészültség. 3. Kockázatkezelés 12. A NIH-nél kockázati küszöbérték nem kerül meghatározásra. 13. A magasnak értékelt kockázat nem elfogadható kockázatnak minősül, így intézkedési javaslatot kell kidolgozni a  kockázat elkerülésére. Elfogadható, így intézkedési javaslatot nem kell kidolgozni, az  alacsony kockázat és a  közepesnek értékelt kockázat közül az, ahol az  elnök 18–19.  pont szerinti döntése értelmében nincs szükség intézkedési javaslat kidolgozására. 14. A kockázatkezelési intézkedéseket várható kockázatcsökkentő hatásuk és megvalósítási költségük összevetésével kell értékelni. 15. A kockázatkezelés főbb módszerei a következők: a) a kockázat megszüntetése, elkerülése, b) a kockázat csökkentése, c) a kockázat elviselése, elfogadása. 16. A kockázatelemzések felülvizsgálata és véleményezése a  koordinációs feladatokért felelős szervezeti egység munkaköri leírásában erre kijelölt kormánytisztviselője (a továbbiakban: Kockázatkezelési koordinátor) feladata. 17. A NIH munkatervének elfogadását követő 10 munkanapon belül el kell végezni a kockázatok és kockázatértékelések felülvizsgálatát. 18. A Kockázatkezelési koordinátor minden esetben megvizsgálja a közepes értékű kockázatokat, és jelzi a koordinációs feladatokért felelős főosztály vezetője (a továbbiakban: Koordinációs vezető) felé, hogy véleménye szerint a kockázat bekövetkezésének elkerülésére szükséges-e főosztályi intézkedési javaslatot kidolgozni, valamint megvizsgálja a magas szintű kockázatokhoz kapcsolódó intézkedési javaslatokat. 19. Ha a  Koordinációs vezető a  Kockázatkezelési koordinátor 18.  pont szerinti javaslatai és megállapításai alapján a munkatervben magasnak értékelt kockázat bekövetkezésének elkerülésére kidolgozott intézkedési javaslattal nem ért egyet, vagy amennyiben valamely közepes értékű kockázat elkerülésére intézkedési javaslat kidolgozását látja szükségesnek, az  erre vonatkozó észrevételt megküldi az  elnöknek. Amennyiben az  elnök a  Koordinációs vezető észrevételei alapján szükségesnek tartja, a  főosztályvezetők felhívásával gondoskodik a  pontosításról, kijavításról vagy kiegészítésről. 20. A véglegesített kockázatokat és azok értékelését, valamint a  vonatkozó intézkedési javaslatot a  főosztályvezető az elnöki felhívástól számított 10 napon belül e-mailben megküldi a Koordinációs feladatokért felelős szervezeti egység részére. Amennyiben a  Kockázatkezelési koordinátor észleli, hogy a  főosztályvezető által meghatározott kockázat értékelése, vagy a kidolgozott intézkedési javaslat nincs összhangban az elnök észrevételeivel, a Koordinációs vezető haladéktalanul tájékoztatja az elnököt, aki dönt a szükséges intézkedésekről. 21. A Koordinációért felelős szervezeti egység az elnök által előírt módosítások végrehajtása után a munkatervi feladatot, annak kockázatát, a kockázati besorolását, valamint az intézkedési javaslatokat tartalmazó összesített táblázatot készít a  kockázatok nyilvántartására (a továbbiakban: Kockázatkezelési nyilvántartás). A  Kockázatkezelési nyilvántartást a Koordinációs vezető terjeszti az elnök elé jóváhagyásra. 22. A jóváhagyott Kockázatkezelési nyilvántartás adott szervezeti egységre vonatkozó részét a  Kockázatkezelési koordinátor küldi meg az érintett főosztály részére. 4. Nyomon követés 23. A kockázatok elkerülésére meghatározott intézkedések nyomon követése a főosztályvezetők és a Kockázatkezelési koordinátor feladata. 24. A kockázatkezelés nyomon követése érdekében a  megtett intézkedéseket fel kell tüntetni az  elfogadott Kockázatkezelési nyilvántartásban. A nyilvántartásban rögzített adatokat a bejegyzést követően e-mailben meg kell küldeni a koordinációs feladatokért felelős szervezeti egység vezetője részére, aki továbbítja azt a Kockázatkezelési koordinátornak a NIH összesített Kockázatkezelési nyilvántartásának aktualizálása érdekében. 25. A Koordinációs vezető tájékoztatja az elnököt amennyiben a Kockázatkezelési koordinátor észrevételei alapján azt valamely kockázat elkerülése érdekében szükségesnek tartja, különösen, ha valamely intézkedés nem teljesül. 26. A Kockázatkezelési koordinátor minden év szeptemberében felülvizsgálja a  kockázatok elkerülésére megtett intézkedéseket és megállapításairól a Koordinációs vezető tájékoztatja az elnököt. 5. Záró rendelkezések 27. Ez az utasítás a közzétételét követő 30. napon lép hatályba. 28. A 2014. év tekintetében amennyiben az éves intézményi munkaterv a jelen utasítás hatálybalépésekor már elkészült, akkor a 17. pontban előírt határidőt az utasítás hatálybalépésétől kell számítani. 29. Hatályát veszti az  intézkedési terv kiadásáról szóló 19/2011. számú elnöki utasítás 3.  pontja, továbbá a  FEUVE szabályzat kiadásáról szóló 11/2012. számú elnöki utasítás. Spaller Endre s. k., elnök