13/2015. (IX. 24.) NKFIH utasítása a reprezentációs kiadásokról és a catering-szolgáltatások megrendelésének eljárásrendjéről.

13/2015. (IX. 24.) NKFIH utasítása a reprezentációs kiadásokról és a catering-szolgáltatások megrendelésének eljárásrendjéről. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés e) pontja alapján a következő utasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. Ezen utasítás alkalmazásában: a) reprezentációs keret: a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal gazdálkodási szabályzata című 2/2015.  számú elnöki utasításban (a továbbiakban: Gazdálkodási Szabályzat) a hivatal vezetői számára meghatározott reprezentációs keret; b) catering-szolgáltatás: a hideg- és melegkonyhai élelmiszer, valamint ital biztosítása, továbbá ezek felszolgálásával összefüggő tevékenység. 2. Catering-szolgáltatások 2. Catering-szolgáltatás igénybevételét a szolgáltatással érintett rendezvényért felelős elnökhelyettes vagy főosztály vezetője (a továbbiakban együtt: igénylő szervezeti egység) a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a  továbbiakban: NKFI Hivatal) elnökénél írásban kezdeményezheti. Az elnökhöz intézett felterjesztésnek (feljegyzésnek) tartalmaznia kell a tervezett rendezvény megnevezését, időpontját, helyszínét, a résztvevők várható létszámát és az előzetes költségkalkulációt. A felterjesztést az elnök hagyja jóvá. A jóváhagyott felterjesztés egy példányát a Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztálya (a továbbiakban: Gazdasági Osztály) részére át kell adni nyilvántartásba vétel céljából. 3. A 2. pont szerinti felterjesztés elnöki jóváhagyását követően az igénylő szervezeti egység a jóváhagyott költségkalkulációnak megfelelően az alábbiak szerint köteles eljárni: a) 100  000 Ft alatti – általános forgalmi adóval együttesen számítva (a továbbiakban: bruttó) – megrendelés −  figyelemmel a Gazdálkodási Szabályzat 32. pontjára − mentes az írásbeli kötelezettségvállalás (megrendelő  vagy  szerződés aláírása) alól, ez esetben a 2. pont szerinti felterjesztést kell a Költségvetési Főosztály vezetőjének – távollétében vagy akadályoztatása esetén a Gazdálkodási Szabályzat szerint erre kijelölt kormánytisztviselőjének – előzetesen ellenjegyzésével ellátnia (pénzügyi ellenjegyzés); b) bruttó 100 000 Ft-ot meghaladó megrendelés esetén – a 4. pontban foglalt eset kivételével – az igénylő szervezeti egység minimum három árajánlatot köteles bekérni azzal, hogy az ajánlatok értékelésének szempontja különösen az ajánlott ár vagy az összességében legelőnyösebb ajánlat lehet, az árajánlatok értékelését az igénylő szervezeti egység vezetője (távollétében vagy akadályoztatása esetén az NKFI Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata, illetve a főosztály ügyrendje szerinti helyettese) a kitöltött és pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott, 1. melléklet szerinti megrendelő lappal együttesen aláírásra (kötelezettségvállalás céljából) megküldi az elnök részére; vagy c) a nettó 5  000  000 Ft-ot meghaladó megrendelések esetén a catering-szolgáltatást nyújtóval szerződést kell  kötni, amelynek szabályaira az NKFI Hivatal szerződéskötési és szerződés-nyilvántartási rendjéről szóló elnöki utasításában (a továbbiakban: Szerződéskötési Szabályzat) foglaltakat kell alkalmazni. 4. Nem szükséges három árajánlat bekérése a Szerződéskötési Szabályzatban meghatározott esetekben. 5. Az aláírt megrendelőnek vagy szerződésnek a catering-szolgáltatóhoz való eljuttatása és a megrendeléssel kapcsolatos ügyintézés az igénylő szervezeti egység feladata. 3. Reprezentációs kiadások 6. A bruttó 100 000 forint alatti reprezentációs kiadás előzetes kötelezettségvállalás nélkül is elszámolható, ehhez a  reprezentációs keretet kezelő szervezeti egységnek a Gazdasági Osztálynak címezve kell utólagosan, kísérő feljegyzéshez mellékelve a szabályszerűen kiállított számlát és teljesítésigazolást benyújtania. A reprezentációs keret összege az NKFI Hivatal házipénztárából előlegként felvehető a pénzkezelési szabályzatról szóló elnöki utasítás vonatkozó szabályainak megfelelően. Az előlegként felvehető összeg a 100 000 Ft-ot nem haladhatja meg. 7. Az egyéni reprezentációs keret felhasználása minden esetben az intézményi támogatáskeret terhére kerül elszámolásra. 8. A bruttó 100 000 forint feletti egyösszegű felhasználásra a Gazdálkodási Szabályzatban és a Szerződéskötési Szabályzatban foglaltak irányadók, így különösen előzetes írásbeli kötelezettségvállalás és – a Szerződéskötési Szabályzatban meghatározott kivétellel – három árajánlat beszerzése szükséges. 9. A felhasznált reprezentációs összegekről nyilvántartást vezet a keret felett rendelkező szervezeti egység, valamint a Gazdasági Osztály ezzel a feladattal megbízott pénzügyi referense. 10. Az NKFI Hivatal elnökének reprezentációs keretét az Elnöki Titkárság kezeli. Az NKFI Hivatal vezetői és szervezeti egységei részére megállapított éves reprezentációs keretösszeg felhasználásának ütemezése szabadon történik, azt egyenlő havi részletekre felosztani nem kell. 4. Közös szabályok 11. A megrendelő és a szerződés pénzügyi ellenjegyzésére a Költségvetési Főosztály vezetője, távollétében vagy akadályoztatása esetén a Gazdálkodási Szabályzat szerint erre kijelölt kormánytisztviselője jogosult. 12. A fizetés módjának meghatározásakor törekedni kell a számla átutalással történő kiegyenlítésére. Bruttó 100 000 Ft feletti kifizetés kizárólag átutalás útján történhet. 13. A számla kiegyenlítését megelőzően a teljesítés tényét az igénylő szervezeti egység vezetője igazolja a 2. melléklet szerinti teljesítésigazolási dokumentummal. A bruttó 100 000 Ft alatti, nem írásos megrendelések teljesítésigazolása a Gazdálkodási Szabályzat 42. és 44. pontja alapján történhet: a) az eredeti számlán „a teljesítést igazolom” megjelöléssel vagy b) feljegyzés formájában, amely tartalmazza a teljesítés igazolására vonatkozó nyilatkozatot. 14. Az aláírt teljesítésigazolást a teljes, iktatott ügyirattal és az NKFI Hivatal nevére szabályszerűen kiállított, a szolgáltató által aláírt számlával együtt kell az igénylő szervezeti egységnek eljuttatni a Gazdasági Osztályra a kifizetés teljesítése érdekében. 5. Záró rendelkezések 15. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 16. Jelen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépése után indult ügyekben kell alkalmazni. Dr. Pálinkás József s. k., elnök