LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS GENERALINIS DIREKTORIUS Į S A K Y M A S DĖL LIETUVOS RESPUBLIKOS ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ APSKAITOS, RAŠTVEDYBOS ORGANIZAVIMO, TVARKYMO BEI KONTROLĖS TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO 2000 m. rugpjūčio 30 d. Nr. 19 Vilnius Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389) 6 straipsniu bei vykdydama Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 07 05 nutarimą Nr. 791 „Dėl Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų apskaitos, raštvedybos organizavimo, tvarkymo ir kontrolės taisyklių“ (Žin., 2000, Nr. 56-1666, Nr. 72-2241), Tvirtinu Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų apskaitos, raštvedybos organizavimo, tvarkymo bei kontrolės taisykles. L. E. GENERALINIO DIREKTORIAUS PAREIGAS, GENERALINIO DIREKTORIAUS PAVADUOTOJA V. KARKLELIENĖ ______________ PATVIRTINTA Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2000 m. rugpjūčio 30 d. įsakymu Nr. 19 LIETUVOS RESPUBLIKOS ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ APSKAITOS, RAŠTVEDYBOS ORGANIZAVIMO, TVARKYMO BEI KONTROLĖS TAISYKLĖS I. BENDROSIOS NUOSTATOS 1. Šios taisyklės nustato bendruosius reikalavimus, kaip rengti, įforminti, tvarkyti, naikinti ir saugoti dokumentus, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, bei reglamentuoja įslaptintų dokumentų raštvedybos organizavimo ir kontrolės tvarką. 2. Šių taisyklių reikalavimų privalo laikytis visi paslapčių subjektai (toliau – subjektai) ir fiziniai bei juridiniai asmenys, kurių veikla susijusi su įslaptintos informacijos naudojimu ar jos apsauga. Krašto apsaugos ministerija, Vidaus reikalų ministerija ir Valstybės saugumo departamentas šių taisyklių pagrindu gali rengti savo reguliavimo srities įslaptintų dokumentų raštvedybos taisykles, kuriose numatomi įslaptintų dokumentų raštvedybos organizavimo reikalavimai negali būti mažesni už nurodytus šiose taisyklėse. II. ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ RAŠTVEDYBOS ORGANIZAVIMAS IR KONTROLĖ 3. Už įslaptintų dokumentų raštvedybos organizavimą ir kontrolę subjekte yra atsakingas jo vadovas arba vadovo įgaliotas valstybės tarnautojas. 4. Su dokumentais, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, gali susipažinti ir dirbti tik asmenys, kuriems ši teisė suteikta Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo 9 straipsnio nustatyta tvarka. 5. Tiesiogiai įslaptintų dokumentų raštvedybą, atsižvelgiant į subjekto struktūrą, darbo specifiką bei įslaptintų dokumentų apimtį, organizuoja subjekto struktūrinis padalinys, padaliniai arba subjekto vadovo sprendimu įgaliotas pareigūnas ar kitas darbuotojas (toliau – atsakingas asmuo). Atsakingas asmuo savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos įstatymais, Vyriausybės nutarimais, kitais teisės aktais bei šiomis taisyklėmis. 6. Atsakingas asmuo turi turėti subjekto valstybės tarnautojų (toliau – tarnautojas), turinčių teisę susipažinti ir dirbti su atitinkamo slaptumo laipsnio informacija, sąrašus. Tarnautojai, nustoję eiti pareigas, kurių atlikimui reikia gauti įslaptintą informaciją, nedelsiant išbraukiami iš šių sąrašų. Keičiantis subjekto tarnautojams, jų žinioje esantys įslaptinti dokumentai (bylos) perduodami pagal įslaptintų dokumentų (bylų) perdavimo ir priėmimo aktą (1 priedas), apie perdavimą pažymint registracijos dokumentuose. 7. Įslaptintų dokumentų vertės ekspertizę atlieka ir kitus klausimus, susijusius su įslaptintų dokumentų valdymu subjekte, svarsto nuolatinė Specialioji ekspertų komisija (toliau – SEK). Mažos įslaptintų dokumentų apyvartos subjekte SEK funkcijas atlieka už įslaptintų dokumentų raštvedybą atsakingas tarnautojas. 8. Įslaptinti dokumentai turi būti saugomi atskirai nuo bendrosios raštvedybos dokumentų. 9. Atsakingas asmuo ir kiti subjekto struktūriniai padaliniai, disponuojantys įslaptintais dokumentais, iki kiekvienų metų balandžio 1 d. turi atlikti visų įslaptintų dokumentų, žymimų slaptumo žyma „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, už kuriuos jie yra atsakingi, patikrinimą. Dokumentų, žymimų slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, patikrinimas atliekamas ne rečiau kaip vieną kartą per trejus metus. 10. Įslaptintų dokumentų raštvedybos organizavimo priežiūrą (išskyrus subjektų operatyvinės veiklos dokumentus) vykdo Lietuvos archyvų departamentas ar jo įgaliotas valstybinis archyvas. Operatyvinės veiklos dokumentų raštvedybos priežiūrą vykdo patys paslapčių subjektai. 11. Dokumentų saugojimo terminus subjektų teikimu nustato Lietuvos archyvų departamentas. III. DOKUMENTŲ SLAPTUMO ŽYMŲ, JŲ KEITIMO IR DOKUMENTŲ IŠSLAPTINIMO ĮFORMINIMAS 12. Dokumentų įslaptinimas įforminamas slaptumo žymomis. Mikrofilmai, kino ir fotonegatyvai bei pozityvai, magnetinės, optinės bei kitos laikmenos turi būti pažymėtos slaptumo žyma pagal jose esančią įslaptintą informaciją. 13. Dokumento įslaptinimo terminas skaičiuojamas nuo jo pasirašymo datos arba nuo jo įslaptinimo datos. Jei dokumentas įslaptinamas vėliau, negu jis buvo pasirašytas, šalia slaptumo žymos nurodoma įslaptinimo data, pvz.: SLAPTAI, nuo 2000 01 05. 14. Tuo atveju, kai dokumentas įslaptinamas iki konkrečios datos, įvykio (fakto) arba aplinkybių, šalia slaptumo žymos nurodomas įslaptinimo terminas, pvz.: SLAPTAI, iki 2005 09 15; VISIŠKAI SLAPTAI, iki pratybų pabaigos; SLAPTAI, be priedų – neįslaptinta. 15. Tuo atveju, kai žinoma, kad dokumento slaptumo žyma subjekto sprendimu bus keičiama ar dokumentas bus išslaptinamas, šalia slaptumo žymos rašoma „ISS“ (išslaptinama subjekto sprendimu), pvz.: RIBOTO NAUDOJIMO, ISS. 16. Slaptumo žyma rašoma dokumento visų lapų viršutinės ir apatinės paraštės viduryje didžiosiomis raidėmis. Apskaitos ir registracijos dokumentuose galimi slaptumo žymos sutrumpinimai: „VISIŠKAI SLAPTAI“ – „VS“, „SLAPTAI“ – „S“, „KONFIDENCIALIAI“ -“KF“, „RIBOTO NAUDOJIMO“ – „RN“. 17. Filmuojant, fotografuojant ar mikrofilmuojant įslaptintus dokumentus, trafaretas su atitinkama slaptumo žyma dedamas pirmame ir paskutiniame juostos kadre. Slaptumo žyma turi atitikti aukščiausią žinių, esančių negatyve, pozityve, mikrofilme ar juostoje, slaptumo žymą. Vienoje juostoje fotografuojant keletą skirtingų temų, minėti trafaretai nufotografuojami prieš kiekvienos temos pradžią ir ją pabaigus. 18. Jei dokumento teksto atskiros dalys turi skirtingus slaptumo laipsnius, prieš tas teksto dalis kairėje paraštėje įrašomos tų dalių slaptumo žymos. Jei dokumente yra neįslaptintų teksto dalių, prieš jas įrašoma „NEĮSLAPTINTA“. Jei yra dokumento turinys – slaptumo žymos nurodomos ir turinyje. Lydraščio slaptumo žyma turi atitikti jame ir pridedamuose dokumentuose esančių žinių aukščiausią slaptumo žymą. 19. Įslaptintų dokumentų kopijų, išrašų slaptumo žyma turi atitikti originalo slaptumo žymą. 20. Keičiant dokumento slaptumo laipsnį, slaptumo žyma keičiama ant dokumento ir atitinkamuose registracijos žurnaluose, juose nurodant slaptumo žymos keitimo pagrindą. Dokumento visų lapų viršutinėse ir apatinėse paraštėse slaptumo žymos perbraukiamos ir užrašomos naujai suteiktos slaptumo žymos. 21. Išslaptinamo dokumento visų lapų viršutinėse paraštėse slaptumo žymos perbraukiamos ir užrašoma arba dedamas spaudas „IŠSLAPTINTA“. Dokumento visų lapų apatinėse paraštėse slaptumo žymos tik perbraukiamos. 22. Kai byloje išslaptinamas atskiras dokumentas, bylos vidaus apyraše užrašomas dokumento, kurio pagrindu jis buvo išslaptintas, pavadinimas, data ir numeris, taip pat nurodomas bendrosios raštvedybos bylos, į kurią perkeliamas išslaptintas dokumentas, indeksas arba numeris. 23. Jeigu išslaptinami visi byloje esantys dokumentai, bylos viršelyje bei jos tituliniame lape užrašoma arba dedamas spaudas „IŠSLAPTINTA“, o išslaptintų dokumentų visų lapų viršutinėse paraštėse slaptumo žymos perbraukiamos ir užrašoma arba dedamas spaudas „IŠSLAPTINTA“. Dokumento visų lapų apatinėse paraštėse slaptumo žymos tik perbraukiamos. 24. Įslaptintų dokumentų registracijos žurnaluose išslaptinimas įforminamas perbraukiant dokumento slaptumo žymą, užrašant arba dedant spaudą „IŠSLAPTINTA“ ir nurodant išslaptinimo pagrindą bei bendrosios raštvedybos bylos, į kurią perkeltas išslaptintas dokumentas, indeksą arba numerį. Šis įrašas patvirtinamas įrašiusiojo parašu. 25. Apie subjekte išslaptintus dokumentus ir apie slaptumo žymų pakeitimą būtina nedelsiant raštu pranešti subjektams, kuriems šie dokumentai (jų kopijos ar išrašai) buvo išsiųsti. IV. ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ RENGIMAS 26. Visi registracijos žurnalai, prieš pradedant juos pildyti, sunumeruojami, antspauduojami subjekto atsakingo asmens antspaudu ir pildomas registracijos žurnalo baigiamasis įrašas (2 priedas). 27. Rengiant dokumentus, kuriuose yra valstybės paslaptį sudarančių žinių, žymimų slaptumo žyma „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, naudojamos tik atsakingo asmens registruotos laikmenos (bloknotai, darbo sąsiuviniai, diskeliai ir kt.). Jos vykdytojui išduodamos tik pasirašius įslaptintų dokumentų rengimo laikmenų registracijos žurnale (3 priedas). Magnetinėms laikmenoms suteikiama tokia pat slaptumo žyma, kaip ir jose esančiai informacijai. Darbo sąsiuvinių ir bloknotų formą nustato pats subjektas. 28. Rengiant dokumentus, kuriuose yra įslaptintos informacijos, žymimos slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, „RIBOTO NAUDOJIMO“, subjekto sprendimu laikmenos taip pat gali būti registruojamos. 29. Bloknote, kompiuterinėje laikmenoje tvarkingai ir įskaitomai parengtus dokumentų projektus, žymimus slaptumo žymomis „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, vykdytojas perduoda už dokumentų spausdinimą atsakingam tarnautojui. Tarnautojas, priėmęs dokumento projektą spausdinti, dalyvaujant vykdytojui, registruoja jį spausdinamų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale (4 priedas) ir pasirašo skiltyje apie dokumento projekto priėmimą. Tuo atveju, kai dokumento vykdytojas spausdina pats, bloknotas gali būti nenaudojamas, tačiau būtina registruota kompiuterinė laikmena. 30. Įslaptintų dokumentų, žymimų slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, „RIBOTO NAUDOJIMO“, spausdinimo tvarką nustato pats subjektas. 31. Įslaptintų dokumentų įforminimui taikomi ir bendrieji dokumentų įforminimo reikalavimai. 32. Rengiamų įslaptintų dokumentų, žymimų slaptumo žyma „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, visų lapų viršutinėse paraštėse po slaptumo žyma nurodoma dokumento egzemplioriaus numeris ir dokumento lapų skaičius, pvz.: VISIŠKAI SLAPTAI Egz. Nr. 2, L. sk.15 Dokumento visų lapų apatinėse paraštėse rašoma tik slaptumo žyma. Prireikus dokumentams, žymimiems slaptumo žyma „VISIŠKAI SLAPTAI, „SLAPTAI“, visų dokumento lapų viršutinėse paraštėse, į kairę pusę nuo įrašo „VISIŠKAI SLAPTAI“, Egz. Nr. 2, L. sk.15, nurodomi papildomi duomenys (sutrumpintas institucijos pavadinimas, dokumento pavadinimas, data, registracijos numeris). Įforminant dokumentus, žymimus slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, „RIBOTO NAUDOJIMO“, egzemplioriaus numeris ir lapų skaičius gali būti nurodomas tik dokumento pirmojo lapo viršutinėje paraštėje. 33. Siunčiami įslaptinti dokumentai gali turėti priedų, kurie įforminami bendrosios raštvedybos taisyklių nustatyta tvarka, papildomai priedų žymos rekvizite įrašant dokumento egzemplioriaus numerį ir slaptumo žymą. 34. Įslaptinto dokumento, žymimo slaptumo žyma „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, egzemplioriaus, liekančio dokumentą rengusiame subjekte, paskutiniojo lapo antrosios pusės kairiajame apatiniame kampe būtina nurodyti: išspausdinto dokumento egzempliorių skaičių; kam dokumentas išsiųstas; bylos, kurioje saugomas subjekte likęs dokumento egzempliorius, indeksas; vykdytojo vardas, pavardė ir tarnybinio telefono numeris; spausdinimo data, pvz.: Išspausdinti 3 egz. Egz. Nr. 1 – Lietuvos Respublikos Vyriausybei Egz. Nr. 2 – į bylą Nr. 01-03 VS Egz. Nr. 3 – Valstybės saugumo departamentui Vykdytojas G. Petraitis, 46 01 35 2000 01 20 Spausdinant dokumentus, žymimus slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, „RIBOTO NAUDOJIMO“, ši nuostata netaikoma. 35. Išspausdinti įslaptinti dokumentai, taip pat atplėšti bloknoto lapai, kompiuterinės laikmenos, iš kurių buvo spausdinami dokumentai, grąžinami vykdytojui, jam pasirašius spausdinamų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale. 36. Dokumento vykdytojas reikalingą pasirašytų dokumento egzempliorių skaičių atiduoda atsakingam asmeniui, kuris dokumentą nustatyta tvarka registruoja ir, jeigu reikia, išsiunčia. 37. Prireikus dokumentą pasirašantis arba tvirtinantis tarnautojas gali įrašyti į dokumentą papildomus duomenis. 38. Užpildyti darbo sąsiuviniai, bloknotai, jų lapai, nebenaudotinos kompiuterinės laikmenos bei spausdinimo mašinėlių juostelės atiduodamos atsakingam asmeniui, kuris nustatyta tvarka jas naikina. Įslaptintų dokumentų rengimo laikmenų registracijos žurnale įrašoma nuoroda apie sunaikinimą. V. ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ DAUGINIMAS 39. Įslaptintų dokumentų, žymimų slaptumo žymomis „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, kopijos ir išrašai daromi tik gavus raštišką subjekto vadovo ar jo įgalioto tarnautojo leidimą (5 priedas). Leidime nurodomas leidžiamas kopijų skaičius. Subjekto vadovo išduoti leidimai registruojami leidimų dėl įslaptintų dokumentų dauginimo registracijos žurnale (6 priedas). Leidimo numeris turi atitikti leidimo eilės numerį, įrašytą registracijos žurnale. Draudžiama daryti kopijų daugiau, negu nurodyta leidime. Kitų subjektų parengtų dokumentų, žymimų slaptumo žymomis „VISIŠKAI SLAPTAI“ ir „SLAPTAI“, kopijos bei išrašai daromi tik gavus raštišką tų subjektų sutikimą. Jeigu dokumento, žymimo slaptumo žyma „VISIŠKAI SLAPTAI“ ar „SLAPTAI“ rengėjas nori išlaikyti išskirtinę teisę į šio dokumento ar jo dalies dauginimą, tai dokumento teksto pabaigoje turi būti užrašoma aiški paryškinta pastaba, pvz.: „Be rengėjo sutikimo dauginti šį dokumentą ar jo dalį draudžiama“. Dokumentų, žymimų slaptumo žymomis „KONFIDENCIALIAI“ ir „RIBOTO NAUDOJIMO“, dauginimo bei išrašų darymo tvarką, kopijų naudojimo ir jų naikinimo tvarką nustato subjekto vadovas. 40. Ant padaugintų dokumentų užrašoma arba dedamas spaudas „Kopija Nr. ….“ ir įrašomas kopijos numeris. 41. Dauginamo dokumento egzemplioriaus, liekančio subjekte, paskutinio lapo antrosios pusės apatiniame dešiniajame kampe vykdytojas, pasiimdamas padaugintą dokumentą, įrašo leidimo dauginti datą, numerį, dokumento kopijų skaičių, nurodo padaugintų dokumentų paskirstymą ir pasirašo, pvz.: 2000 01 10 Leidimas Nr. 5. Padaryta 2 kopijos. Kopija Nr. 1 – KAM, kopija Nr. 2 – VSD (parašas). 42. Įslaptintų dokumentų, žymimų slaptumo žyma „VISIŠKAI SLAPTAI“ ir „SLAPTAI“, dauginimas ar išrašų darymas registruojamas įslaptintų dokumentų dauginimo registracijos žurnale (7 priedas), kurį pildo už dokumentų dauginimą atsakingas tarnautojas. 43. Įslaptintų dokumentų nekokybiškai padaugintus egzempliorius (lapus) nedelsiant sunaikina už įslaptintų dokumentų dauginimą atsakingas tarnautojas. VI. VIDAUS IR SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ APSKAITA IR IŠSIUNTIMAS 44. Subjekte parengtus įslaptintus dokumentus sudaro vidaus ir siunčiami dokumentai. 45. Vykdytojas, prieš atiduodamas dokumentus pasirašyti, patikrina, ar dokumento slaptumo žyma atitinka aukščiausią dokumente esančios įslaptintos informacijos laipsnį, esant reikalui, suderina su kitais tarnautojais ir vizuoja (siunčiamo dokumento – subjekte liekantį egzempliorių). 46. Pasirašyti dokumentai perduodami atsakingam asmeniui registruoti. 47. Įslaptinti vidaus dokumentai (įsakymai, protokolai, aktai ir kt.) registruojami įslaptintų dokumentų registracijos žurnaluose pagal dokumentų rūšis, bendrosios raštvedybos taisyklių nustatyta tvarka (8 priedas). Šalia dokumento registracijos numerio atitinkamai rašoma dokumento slaptumo žymos santrumpa – „VS“, „S“, „KF“, „RN“. 48. Įslaptinti vidaus dokumentai, žymimi slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, „Riboto naudojimo“, gali būti registruojami įslaptintų dokumentų registracijos žurnaluose pagal dokumentų rūšis, atskirai nuo kitų įslaptintų dokumentų. 49. Siunčiami įslaptinti dokumentai registruojami siunčiamų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale (9 priedas). 50. Siunčiami įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Konfidencialiai“, „Riboto naudojimo“, gali būti registruojami atskirame siunčiamų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale. 51. Įslaptinti dokumentai siunčiami dvigubame nepermatomame voke. Jeigu vokas pagamintas iš šviesai pralaidaus popieriaus, dokumentai papildomai įvyniojami į šviesai nepralaidų popierių. 52. Ant voko būtina nurodyti siuntos slaptumo žymą (viršutiniame dešiniajame voko kampe), patvirtintą įdėjusiojo dokumentus į voką parašu ir atsakingo asmens antspaudu. Siuntos slaptumo žyma turi atitikti aukščiausią siuntoje esančių dokumentų slaptumo žymą. Apatiniame dešiniajame voko kampe rašomas nesutrumpintas adresatas, apatiniame kairiajame voko kampe užrašomi į voką įdėtų dokumentų numeriai ir išsiuntimo data. Jeigu reikia, ant voko užrašoma nuoroda „Asmeniškai“. Viršutiniame kairiajame voko kampe užrašomas korespondencijos siuntėjo adresas, nenurodant pavardės ir pareigų pavadinimo. 53. Vokas užklijuojamas ir persiuvamas siūlais arba susegamas metaliniais segtukais taip, kad būtų apimti visi jo atlankai. Kitoje voko pusėje, ant siūlų sutvirtinimo mazgo, klijuojama popierinė užklija taip, kad iš po jos matytųsi siūlų galai. Segant segtukais, užklija klijuojama ant segtukų segimo linijos. Užklija antspauduojama subjekto atsakingo asmens antspaudu. Jei voko negalima perdurti (schemos, brėžiniai, fotonuotraukos ir kt.), vokas perrišamas kryžmai, klijuojamos užklijos ir antspauduojama. Voko apsaugai gali būti naudojama apsauginė juosta. Šiuo atveju vokas nepersiuvamas ir nesusegamas metaliniais segtukais, o voko užklijavimo vietoje dedamas atsakingo asmens antspaudas ir toje vietoje užklijuojama apsauginė juosta. Apsauginės juostos kraštai užlenkiami taip, kad jos nebūtų galima atplėšti, nepažeidus voko. Nepanaudota apsauginė juosta turi būti saugoma kaip ir įslaptinti dokumentai. 54. Ant voko su dokumentais, žymimais slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, „RIBOTO NAUDOJIMO“, nurodoma tik siuntos slaptumo žyma, kiti taisyklių 52 ir 53 punktų reikalavimai gali būti netaikomi. 55. Siunčiamos siuntos su įslaptintais dokumentais registruojamos siunčiamų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnale (10 priedas). 56. Siunta, kurioje yra dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Konfidencialiai“, „Riboto naudojimo“, gali būti registruojama atskirame siunčiamų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnale. 57. Įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Visiškai slaptai“, „Slaptai“, „Konfidencialiai“, turi būti siunčiami ir pristatomi subjekto vadovo įgaliotų asmenų ar valstybės įmonės „Lietuvos paštas“ kurjerių paštu. Kitų valstybių ar tarptautinių organizacijų įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Visiškai slaptai“, „Slaptai“, „Konfidencialiai“, gali būti siunčiami kitų valstybių ar tarptautinių organizacijų nustatyta tvarka. Įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Riboto naudojimo“, gali būti siunčiami registruotu laišku. Vokas su dokumentais turi būti įdėtas į apsauginį išorinį voką. 58. Siunčiant įslaptintus dokumentus valstybės įmonės „Lietuvos paštas“ kurjerių paštu, vokas su dokumentais turi būti įdėtas į apsauginį išorinį voką. Ant išorinio voko užrašomas adresatas (be vardo ir pavardės) bei siuntos registracijos numeris. Ant išorinio voko užrašoma „Tik kurjeris“, slaptumo žymų ant išorinio voko neturi būti. 59. Siunčiant įslaptintą korespondenciją, užpildomas siuntų registras (11 priedas). Registre nurodomas korespondencijos siuntėjas, adresatas, siunčiamų dokumentų registracijos numeriai, tikslus išsiuntimo laikas ir kt., pasirašo korespondenciją išsiuntęs tarnautojas ir antspauduoja atsakingo asmens antspaudu. 60. Jeigu įslaptinta korespondencija siunčiama valstybės įmonės „Lietuvos paštas“ kurjerių paštu, siuntų registras rašomas trimis egzemplioriais. Vienas siuntos registro egzempliorius, pašto kurjeriui pasirašius, paliekamas korespondencijos siuntėjui, antrasis egzempliorius įdedamas į siuntą ir perduodamas adresatui, trečiasis siuntos registro egzempliorius lieka pašto kurjeriui. Jeigu siuntėjas tuo pačiu metu siuntas siunčia keliems skirtingiems adresatams, pildomi du bendrojo siuntų registro egzemplioriai, į kuriuos surašomi visi adresatai ir kiti duomenys, nurodyti taisyklių 59 punkte. Kiekvienam konkrečiam adresatui į siuntą įdedamas tik jam užpildytas siuntos registras. Vienas bendrojo siuntos registro egzempliorius, kurjeriui pasirašius, lieka siuntėjui, kitas atiduodamas pašto kurjeriui. 61. Įslaptintą korespondenciją gali pristatyti subjekto atsakingi asmenys. Šiuo atveju siuntų registrai nerašomi, vidiniai vokai nepersiuvami (nesegami), neklijuojamos užklijos ir nenaudojami apsauginiai vokai, o siuntos gavėjas pasirašo ir deda atsakingo asmens antspaudą siuntėjo siunčiamų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnale arba paskirstymo žurnale. 62. Siunčiant įslaptintus dokumentus informacijos ir komunikacijos priemonėmis, būtina laikytis Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintoje Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių apsaugos tvarkoje nustatytų reikalavimų. VII. GAUTŲ DOKUMENTŲ PRIĖMIMAS IR APSKAITA 63. Įslaptintą korespondenciją priima subjekto atsakingas asmuo. 64. Tarnautojas, priimantis siuntą su įslaptintais dokumentais, privalo patikrinti, ar siunta pristatyta pagal paskirtį (adresą), ar nepažeista pakuotė, ar antspaudai atitinka siuntėjo pavadinimą, ar siuntos (paketų) numeriai atitinka siuntų registre ar siuntėjo siunčiamų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnale (paskirstymo žurnale) nurodytus numerius. 65. Pastebėjus pakuotės pažeidimus, siunta neišpakuojama ir nepriimama. Surašoma pažyma dėl pakuotės pažeidimų, kurią pasirašo tai nustatęs tarnautojas ir siuntą pristatęs asmuo. Apie pažeidimų pažymos surašymą nurodoma siuntų registre ar siuntėjo siunčiamų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnale (paskirstymo žurnale), pastabose. Pažymos kopija ir į naują pakuotę supakuota pažeista siunta grąžinama korespondenciją atsiuntusiam subjektui. Jeigu siuntą pristatė kurjeris, pažymos kopija siunčiama korespondenciją atsiuntusiam subjektui ir siuntą pristačiusiai tarnybai. 66. Jei pažeidimų nėra, siuntą priimantis tarnautojas gautame siuntų registre (siuntėjo siunčiamų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnale (paskirstymo žurnale) žodžiais parašo priimtų pagal registrą paketų skaičių, nurodo pareigas, vardą, pavardę, pasirašo, parašo tikslią siuntos gavimo datą (metai, mėnuo, diena, valandos ir minutės) ir antspauduoja atsakingo asmens antspaudu. Siuntos registras grąžinamas siuntėjui (gali būti grąžintas paprastu laišku). 67. Gauta siunta su įslaptintais dokumentais registruojama gautų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnale (12 priedas). Žurnalo atitinkamoje skiltyje nurodoma siuntos registro data ir numeris arba subjekto paskirstymo žurnalo numeris, žodžiais parašomas gautų paketų skaičius. Šiuos įrašus parašu patvirtina siuntą pristatęs asmuo. 68. Gauti ir užregistruoti paketai su įslaptintais dokumentais perduodami tarnautojams, atsakingiems už įslaptintų dokumentų apskaitą. Patikrinama, ar atsiųstų dokumentų numeriai sutampa su nurodytais jų numeriais ant paketų, ar dokumento egzempliorių, dokumento priedų ir visos siuntos lapų skaičius atitinka lydraštyje nurodytus skaičius. 69. Jeigu pakete dokumentų trūksta arba jų yra per daug, taip pat tais atvejais, kai gautų dokumentų lapų skaičius skiriasi nuo lydraštyje nurodytojo, surašoma pažyma dėl nerastų dokumentų ar jų lapų skaičiaus neatitikimo. Pažymą pasirašo atsakingas asmuo, tikrinęs paketą. Pažymos kopija kartu su išoriniu paketo aplanku išsiunčiama korespondencijos siuntėjui. 70. Ne tuo adresu atsiųsti dokumentai neregistruojami, o persiunčiami tikrajam adresatui arba grąžinami siuntėjui. Dokumentai supakuojami iš naujo, pridedant ir senąją pakuotę, ant paketo užrašomi visi buvę registracijos numeriai. Gautų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnalo pastabų skiltyje užrašoma, kad siunta persiųsta (grąžinta), adresatas, siuntos registro numeris ir išsiuntimo (grąžinimo) data. 71. Iš paketo išimti įslaptinti dokumentai nedelsiant registruojami gautų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale (13 priedas). Kiekvienas dokumentas registruojamas atskiru numeriu. 72. Gauti dokumentai, žymimi slaptumo žymomis „KONFIDENCIALIAI“, „Riboto naudojimo“, gali būti registruojami atskirame gautų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale. 73. Paketus su nuoroda „Asmeniškai“ atplėšia pats adresatas. Šiuo atveju, jeigu dokumentas dėl jame esančios įslaptintos informacijos negali būti užregistruotas bendra tvarka gautų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale, jame registruojamas tik vokas, į kurį dokumentas buvo įdėtas, registracijos žurnalo 4 skiltyje įrašoma: „Dokumentas su nuoroda „Asmeniškai“. Jeigu vėliau dokumentas bus grąžintas atsakingam asmeniui, jis registruojamas tuo pačiu numeriu, kaip buvo užregistruotas vokas. 74. Žurnale užregistruoto kiekvieno gauto dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe dedamas gavimo spaudas su subjekto (skyriaus) pavadinimu (gali būti sutrumpintas), užrašoma dokumento registracijos (gavimo) data, dokumento registracijos numeris ir dokumento lapų skaičius. Dokumentų pakuotė atidžiai patikrinama ir sunaikinama. 75. Užregistruotas dokumentas perduodamas subjekto vadovui arba tarnautojui, kuriam dokumentas adresuotas. Vadovas ar tarnautojas su juo susipažįsta ir, jeigu reikia vykdyti dokumento užduotį, vadovas rašo rezoliuciją. Po to dokumentas grąžinamas atsakingam asmeniui. 76. Įslaptinti dokumentai užduoties vykdymui perduodami tik pasirašius vykdytojams perduotų dokumentų registracijos žurnale (14 priedas). Jei rezoliucijoje nurodomi keli vykdytojai, kiekvienas vykdytojas gauna dokumentą iš atsakingo asmens tik pasirašęs žurnale. 77. Dokumentai, kuriuose yra įslaptintos informacijos, žymimos slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, „RIBOTO NAUDOJIMO“, gali būti vieno vykdytojo perduoti kitam. 78. Jeigu dokumento rezoliucijoje nurodyta, kad su dokumentu reikalinga tik susipažinti, rezoliucijoje nurodytas tarnautojas kviečiamas pas atsakingą asmenį. Su dokumentu susipažinęs tarnautojas dokumento paskutiniojo lapo antrosios pusės viršutiniame kairiajame kampe užrašo „Susipažinau“, pasirašo, nurodo vardą, pavardę ir datą. 79. Mažos įslaptintų dokumentų apyvartos subjekte vykdytojams perduotų dokumentų registracijos žurnalas gali būti nepildomas, pakanka gautus įslaptintus dokumentus užregistruoti gautų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale. 80. Po užduoties įvykdymo dokumentas dedamas į bylą, gautų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale pažymint bylos indeksą, kurioje jis bus saugomas. VIII. ĮSLAPTINTŲ BYLŲ NOMENKLATŪROS SUDARYMAS 81. Subjekto raštvedyboje susidarantiems įslaptintiems dokumentams tinkamai į bylas paskirstyti, vienodai bylų formavimo tvarkai, jų apskaitai bei paieškai užtikrinti turi būti parengta įslaptintų bylų nomenklatūra, kurioje nurodomos įslaptintų bylų antraštės bei bylų saugojimo terminai. 82. Bylų nomenklatūra rengiama vadovaujantis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, įslaptintų dokumentų saugojimo terminų rodyklėmis, pavyzdinėmis įslaptintų bylų nomenklatūromis, atsižvelgiant į subjekto veikloje susidarančių dokumentų apimtį ir sudėtį. Nustatyti bylų saugojimo terminai subjekto įslaptintų bylų nomenklatūroje negali būti trumpinami. 83. Ministerijos, departamentai, kitos centrinės viešojo administravimo įstaigos, esančios paslapčių subjektais (toliau – ministerijos ar departamentai), savo reguliavimo srityje esantiems vienodiems pagal vykdomas funkcijas subjektams rengia pavyzdines įslaptintų bylų nomenklatūras, kuriose sudaromas pavyzdinis įslaptintų bylų antraščių (gali būti apibendrintų) susistemintas sąrašas, nustatomi bylų saugojimo terminai. 84. Pavyzdines įslaptintų bylų nomenklatūras rengia ministerijų ar departamentų atsakingi asmenys ir, suderinę su savo subjekto SEK, teikia derinti Lietuvos archyvų departamentui. Suderinta pavyzdinė įslaptintų bylų nomenklatūra tvirtinama ministerijos ar departamento vadovo tvarkomuoju dokumentu (15 priedas). 85. Pavyzdinė operatyvinės veiklos bylų nomenklatūra su Lietuvos archyvų departamentu nederinama, jeigu yra Lietuvos archyvų departamento patvirtinta operatyvinės veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklė. 86. Kiekvienas subjektas kasmet iki gruodžio 1 dienos pagal nustatytą formą (16 priedas) turi parengti įslaptintų bylų nomenklatūrą (toliau – bylų nomenklatūra). Bylų nomenklatūrą rengia subjekto atsakingas asmuo pagal struktūros padalinių pateiktus projektus. 87. Į bylų nomenklatūrą įrašomos visos įslaptintos bylos, kurias numatoma formuoti ateinančiais metais, praeitų metų raštvedyboje neužbaigtos ir kitais metais tęsiamos bylos. 88. Operatyvinės veiklos subjektai į įslaptintų bylų nomenklatūrą įrašo įslaptintas bylas, išskyrus operatyvinės veiklos bylas. Operatyvinės veiklos byloms sudaroma atskira operatyvinės veiklos bylų nomenklatūra. 89. Bylų nomenklatūra skirstoma į skyrius, kurie turi atitikti patvirtintą subjekto struktūrą, arba į skyrius pagal subjekto veiklos sritis. Bylų nomenklatūros skyrių pavadinimai gali būti subjekto struktūros padalinių pavadinimai arba subjekto veiklos sričių pavadinimai. 90. Kiekvienai į bylų nomenklatūrą įrašytai įslaptintai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro subjekto struktūrinio padalinio arba veiklos srities skaitmeninis indeksas ir bylos eilės numeris. Šalia bylos eilės numerio nurodoma atitinkama bylos slaptumo žyma, pvz.: 07-19 RN, kur 07 – subjekto struktūrinio padalinio arba jo veiklos srities skaitmeninis indeksas, 19 – bylos eilės numeris, RN – bylos slaptumo žyma. 91. Kiekviename bylų nomenklatūros skyriuje paliekami papildomi indeksai bylų antraštėms įrašyti, jeigu raštvedybinių metų eigoje susiformuos bylų nomenklatūroje nenumatytos bylos. 92. Rengiant bylų nomenklatūrą būtina numatyti, kad žymimi slaptumo žymomis „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, „KONFIDENCIALIAI“ ir „RIBOTO NAUDOJIMO“, išskyrus dokumentus vienu klausimu, nuolatinio, ilgo bei laikino saugojimo dokumentai bus grupuojami į atskiras bylas. 93. Bylų antraštės bylų nomenklatūroje turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloje esančių dokumentų rūšį ir turinį: 93.1. jeigu byla sudaroma iš dviejų rūšių dokumentų, bylos antraštėje nurodomos abi dokumentų rūšys; 93.2. jeigu byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių dokumentų vienu klausimu, bylos antraštėje apibendrintai rašoma „dokumentai“, skliausteliuose nurodant pagrindines byloje esančių dokumentų rūšis; 93.3. jeigu byla sudaroma iš dokumentų kopijų, tai nurodoma bylos antraštėje; 93.4. susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėse nurodomi korespondentų pavadinimai ir pagrindiniai susirašinėjimo su jais klausimai; 93.5. jeigu susirašinėjama su trimis ar daugiau korespondentų, kurių funkcijos vienodos, bylos antraštėje rašomas apibendrintas jų pavadinimas, pvz.: Susirašinėjimo su ministerijomis valstybės rezervo kaupimo klausimais dokumentai; 93.6. planų, ataskaitų, apžvalgų bylų antraštėse nurodomas apimamas laiko tarpas, pvz.: metų, pusmečių, mėnesių ataskaitos ir pan.; 93.7. bylų antraštėse sutrumpinimai nerašomi, išskyrus oficialiai priimtus pavadinimų trumpinimus, pirmą kartą parašius pilną pavadinimą, pvz.: Krašto apsaugos ministerija (toliau – KAM); 93.8. bylų antraštėse nevartojamos nekonkrečios formuluotės: „siunčiami raštai“, „gauti raštai“, „bendras susirašinėjimas“ ir pan. 94. Bylų nomenklatūros skyriuose bylų antraštės sisteminamos pagal dokumentų svarbą ir jų loginį ryšį. 95. Subjekto, perduodančio dokumentus į valstybinį archyvą, parengta bylų nomenklatūra derinama su subjekto SEK ir su valstybiniu archyvu. Operatyvinės veiklos bylų nomenklatūra su valstybiniu archyvu nederinama, jeigu yra pavyzdinė operatyvinės veiklos bylų nomenklatūra arba Lietuvos archyvų departamento patvirtinta operatyvinės veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklė. 96. Subjekto, neperduodančio dokumentų į valstybinį archyvą, bylų nomenklatūra derinama su subjekto SEK ir su subjektu, kuriam yra pavaldus ar priklauso jo reguliavimo sričiai. 97. Įstaiga, įmonė ar organizacija, kuriai teisės aktų nustatyta tvarka yra patikėtos valstybės ar tarnybos paslaptys, tačiau ji nėra paslapčių subjektas, patikėtų dokumentų tvarkymo ir apsaugos tvarką derina su valstybės paslaptis jai patikėjusiu subjektu. 98. Derinimui teikiami du bylų nomenklatūros egzemplioriai. Vienas iš jų lieka įstaigai, su kuria bylų nomenklatūra derinama, kitas egzempliorius – bylų nomenklatūrą parengusiam subjektui. 99. Suderinta bylų nomenklatūra tvirtinama subjekto vadovo arba jo įgalioto tarnautojo parašu ir subjekto antspaudu. 100. Pasibaigus raštvedybiniams metams, pildoma bylų nomenklatūros ketvirta skiltis ir įslaptintų bylų nomenklatūros suvestinė (17 priedas), kurioje nurodoma, kiek įslaptintų nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo bylų susidarė per metus. 101. Jeigu kitais metais numatoma formuoti tokias pačias bylas, kaip ir ankstesniais, kitų metų bylų nomenklatūra tvirtinama subjekto vadovo ar jo įgalioto tarnautojo, o įstaiga, su kuria turėtų būti derinama, informuojama, kad pasikeitimų nomenklatūroje nėra. 102. Pasikeitus subjekto struktūrai ar funkcijoms arba bylų nomenklatūrai per raštvedybinius metus pasipildžius, ji derinama bei tvirtinama 95–99 punktuose nustatyta tvarka. IX. ĮSLAPTINTŲ BYLŲ FORMAVIMAS IR SAUGOJIMAS 103. Įslaptinti dokumentai, kurių užduotys įvykdytos, dedami į bylas pagal įslaptintų bylų nomenklatūrą. 104. Formuojant įslaptintas bylas, būtina laikytis šių reikalavimų: 104.1. įslaptinti dokumentai dedami į atskiras bylas pagal slaptumo žymas ir pagal saugojimo terminus; 104.2. vienam klausimui spręsti skirti dokumentai, neatsižvelgiant į jų slaptumo žymas, dedami kartu; 104.3. dokumento turinys turi atitikti bylos antraštę; 104.4. į bylą dedamas vienas dokumento egzempliorius: vidaus ir gaunamų dokumentų – pirmasis egzempliorius, siunčiamų – antrasis dokumento egzempliorius; 104.5. priedai, neatsižvelgiant į jų datas ir slaptumo žymas, pridedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso, o didelės apimties priedai gali sudaryti atskirą bylą; 104.6. į bylas gali būti dedami subjekto parengti spaudiniai (gaunami spaudiniai į bylas nededami); 104.7. grąžintini dokumentai į bylas nededami. 105. Bylos formuojamos ne daugiau kaip 150–200 lapų, jeigu jų yra daugiau, formuojama kita byla. 106. Įslaptintos bylos, išskyrus tęsiamas bylas, formuojamos iš vienerių raštvedybinių metų dokumentų šia tvarka: 106.1. tvarkomieji dokumentai, gauti iš kitų subjektų, grupuojami pagal korespondentus, dokumentų rūšis ir chronologiją; 106.2. tvarkomieji dokumentai (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) kartu su jų priedais grupuojami pagal šių dokumentų rūšį ir chronologiją, dokumentai veiklos bei personalo klausimais grupuojami į atskiras bylas, dokumentus jose dedant pagal chronologiją; 106.3. organizaciniai dokumentai (nuostatai, taisyklės, instrukcijos ir kt.), patvirtinti tvarkomaisiais dokumentais, grupuojami kartu su tvarkomaisiais dokumentais; 106.4. protokolai bylose dedami pagal chronologiją ir protokolų numerius; 106.5. planai, ataskaitos ir kt. dedami į tų metų bylas, kuriems šie dokumentai sudaryti (pvz., 1999 metų balansas sudarytas ir pasirašytas 2000 metais, bet dedamas į 1999 metų bylą); 106.6. susirašinėjimo dokumentai sisteminami pagal klausimo sprendimo eigą ir dokumentų chronologiją, atsakymas dedamas po iniciatyvinio dokumento; 106.7. buhalteriniai pateisinamieji dokumentai sisteminami pagal chronologiją. 107. Formuojant įslaptintas bylas, kartu pildomas bylos vidaus apyrašas (18 priedas). 108. Ant formuojamos įslaptintos bylos viršelio nurodoma slaptumo žyma, bylos indeksas pagal subjekto įslaptintų bylų nomenklatūrą, kada byla pradėta, bylos saugojimo terminas. 109. Įslaptintos bylos viršelio antrojoje pusėje priklijuojamas vokas, į kurį dedama asmenų, susipažinusių su byla ar atskiru dokumentu, registracijos kortelė (19 priedas). Užpildyta kortelė (-ės) įrašoma (-
DI paaiškinimas pagal oficialų įstatymo tekstą. Orientacinis, nepakeičia teisinės konsultacijos.