BALTIJOS ASAMBLĖJOS SEKRETORIATO

BALTIJOS ASAMBLĖJOS SEKRETORIATO BALTIJOS ASAMBLĖJOS SEKRETORIATO N U O S T A T A I Šie nuostatai nustato Baltijos Asamblėjos Sekretoriato struktūrą, veiklos principus, atsakomybę ir įgaliojimus. Baltijos Asamblėjos Sekretoriato nuostatus tvirtina ir keičia Baltijos Asamblėjos sesija. Baltijos Asamblėjos Sekretoriato (toliau – BA Sekretoriatas) buveinė yra Rygoje, Latvijoje. BA Sekretoriato veiklos principai BA Sekretoriatas vadovaujasi tokiais darbo organizavimo principais, kad vykdant BA Sekretoriato pareigas ir įsipareigojimus būtų užtikrintas: Baltijos Asamblėjos valstybių narių interesų paisymas, taip pat teisėtas Baltijos Asamblėjos turto ir finansinių išteklių naudojimas; bendradarbiavimo su kitomis regioninėmis, tarptautinėmis ir tarpparlamentinėmis organizacijomis stiprinimas. BA Sekretoriato struktūra BA Sekretoriatą sudaro: Baltijos Asamblėjos sekretorius; Lietuvos, Estijos ir Latvijos nacionalinių delegacijų sekretoriai; BA Sekretoriato darbuotojai. Kad būtų išrinktas Baltijos Asamblėjos sekretorius, Baltijos Asamblėjos Prezidiumas rengia viešą konkursą. Pretendentas į BA sekretoriaus postą turi atitikti šiuos reikalavimus: turėti Lietuvos Respublikos, Estijos Respublikos ar Latvijos Respublikos pilietybę; mokėti vieną iš Baltijos Asamblėjos nacionalinių kalbų ir bent dvi užsienio kalbas (anglų ir rusų); turėti organizacinio darbo žinių; išmanyti politinę situaciją, politinius procesus, vykstančius Baltijos Asamblėjos valstybėse narėse ir šalyse, su kurių organizacijomis Baltijos Asamblėja palaiko glaudžius ryšius. Konkurso nugalėtojas pristatomas sesijai, kad būtų patvirtintas į sekretoriaus pareigas. BA sekretorius skiriamas į pareigas laikantis nacionalinių delegacijų konsenso principo. Remdamasis Baltijos Asamblėjos sesijos sprendimu, Baltijos Asamblėjos Prezidiumo pirmininkas sudaro su BA sekretoriumi darbo sutartį. BA sekretorius pareigoms tvirtinamas 3 metams su teise būti paskirtas naujam terminui. BA sekretoriaus ir Baltijos Asamblėjos darbo santykius reglamentuoja šie nuostatai, darbo sutartis, taip pat galiojantys Latvijos Respublikos teisės aktai ir Baltijos Asamblėjos valstybių narių teisės aktai. Baltijos Asamblėjos valstybės narės nacionalinės delegacijos sekretorius (nacionalinės delegacijos sekretorius) skiriamas į pareigas ir atsako už savo darbą pagal Baltijos Asamblėjos valstybės narės įstatymus ir šiuos nuostatus. Baltijos Asamblėjos nacionalinės delegacijos apie savo sekretorių paskyrimą ar pakeitimą informuoja Baltijos Asamblėjos Prezidiumą ir BA sekretorių. BA sekretorius sudaro Baltijos Asamblėjos personalo sąrašą ir pateikia jį apsvarstyti Baltijos Asamblėjos Prezidiumui. Personalo sąrašas sudaromas atsižvelgiant į numatomą veiklą, nustatytus prioritetus ir turimą Baltijos Asamblėjos biudžetą. Personalo sąrašą tvirtina Baltijos Asamblėjos Prezidiumas. BA Sekretoriato darbuotojus priima į darbą ir atleidžia BA sekretorius, atsižvelgdamas į BA Sekretoriato struktūrą ir biudžetą. BA Sekretoriato personalas yra pavaldus BA sekretoriui. Jų darbo santykius nustato darbo sutartis, pareiginės instrukcijos, šie nuostatai, Baltijos Asamblėjos Statutas ir galiojantys Latvijos Respublikos teisės aktai. BA sekretorius parengia kiekvieno BA Sekretoriato darbuotojo pareigines instrukcijas. Atitinkamo personalo nario pareiginėje instrukcijoje nustatomos pareigos ir įgaliojimai. Baltijos Asamblėjos sekretoriaus uždaviniai BA sekretorius yra tiesiogiai atsakingas Baltijos Asamblėjos Prezidiumo pirmininkui. BA sekretoriaus uždaviniai: vadovauti BA Sekretoriato personalui Rygoje, Latvijoje; rengti pasitarimus su nacionalinių delegacijų sekretoriais ir BA Sekretoriato personalu; rinkti, apibendrinti ir skleisti informaciją, gaunamą iš tarptautinių ir parlamentinių organizacijų, su kuriomis Baltijos Asamblėja yra sudariusi susitarimus arba kurių darbe Baltijos Asamblėja dalyvauja kaip organizacija, keistis šia informacija ir ją perduoti Baltijos Asamblėjos Prezidiumui ir nacionalinių delegacijų sekretoriatams; bendradarbiauti ir keistis informacija su Baltijos Ministrų Tarybos Sekretoriatu. Perduoti gautą informaciją Baltijos valstybių nacionalinių delegacijų sekretoriams; rengti skelbimui sesijų dokumentus ir Baltijos Asamblėjos veiklos medžiagą; Baltijos Asamblėjos Prezidiumo posėdžiuose atlikti sekretoriaus pareigas; kaupti ir saugoti Baltijos Asamblėjos archyvą (dokumentus, protokolus ir kt.); tvirtinti ir pasirašyti finansinius dokumentus (orderius, sąskaitas ir t. t.) neviršijant Baltijos Asamblėjos ir jos Sekretoriato biudžeto lėšų bei BA sekretoriaus įgaliojimų; kartu su Baltijos Asamblėjos Prezidiumu parengti pirminį Baltijos Asamblėjos biudžeto projektą; tvarkyti buhalterinę apskaitą ir darbą pagal galiojančių Latvijos Respublikos teisės aktų ir Baltijos Asamblėjos Biudžeto ir kontrolės komiteto nustatytą tvarką ir reikalavimus; saugoti ir teisėtai naudoti Baltijos Asamblėjos turtą ir lėšas; prižiūrėti, ar teisėtai naudojama Baltijos Asamblėjos simbolika; koordinuoti bendrus su Baltijos Asamblėjos partneriais renginius. Baltijos Asamblėjos nacionalinės delegacijos sekretoriaus pareigos Nacionalinės delegacijos sekretoriaus uždaviniai: rengti, koordinuoti ir techniškai aptarnauti Baltijos Asamblėjos renginius, vykstančius atitinkamos valstybės teritorijoje; teikti pagalbą nacionalinės delegacijos vadovui ir jo pavaduotojui vadovaujant delegacijai; teikti techninę pagalbą nacionalinės delegacijos nariams; dalyvauti Baltijos Asamblėjos Prezidiumo posėdžiuose ir jo susitikimuose su bendradarbiavimo partneriais; prireikus teikti pagalbą Baltijos Asamblėjos Prezidiumo nariams oficialiose derybose su partneriais ir organizacijomis, kurių darbe Baltijos Asamblėja dalyvauja; palaikyti ryšius ir keistis informacija su BA sekretoriumi; koordinuoti ir organizuoti Baltijos Asamblėjos informacinę veiklą atstovaujamoje valstybėje; palaikyti ryšius ir bendradarbiauti su Baltijos Ministrų Tarybos aukštesniaisiais pareigūnais atitinkamoje valstybėje; rengti ir protokoluoti nacionalinių delegacijų ir užsienio delegacijų bendrus posėdžius; organizuoti, teikti techninę pagalbą ir protokoluoti Baltijos Asamblėjos komitetų oficialius susitikimus užsienio kelionėse; techniškai organizuoti ir parengti Baltijos Asamblėjos sesiją atstovaujamoje valstybėje ir dalyvauti nacionalinės delegacijos darbe sesijose, vykstančiose kitose Baltijos valstybėse; organizuoti Baltijos Asamblėjos apdovanojimų už literatūros, meno ir mokslo darbus nacionalinės žiuri darbą; prižiūrėti, kad teisėtai būtų naudojama Baltijos Asamblėjos simbolika atstovaujamos valstybės teritorijoje; saugoti ir teisėtai naudoti jam perduotą Baltijos Asamblėjos turtą ir lėšas. Pirmininkaujančios valstybės nacionalinės delegacijos sekretoriaus pareigos Baltijos Asamblėjoje pirmininkaujančios valstybės nacionalinės delegacijos sekretorius atsako už Baltijos Asamblėjos sesijos, Prezidiumo, komitetų, Redakcinės komisijos, partinių grupių (frakcijų) darbo techninį ir organizacinį aptarnavimą. Į pirmininkaujančios valstybės delegacijos sekretoriaus pareigas taip pat įeina: kartu su BA sekretoriumi vadovauti Baltijos Asamblėjos sesijos darbo organizavimui ir pasirengimui; organizuoti Baltijos Asamblėjos sesijos, komitetų ir Redakcinės komisijos posėdžių techninį aptarnavimą; teikti techninę ir organizacinę pagalbą Baltijos Asamblėjos apdovanojimų už literatūros, meno ir mokslo darbus jungtinei žiuri; organizuoti nacionalinių delegacijų renginius su Baltijos Asamblėjos partneriais. Baltijos Asamblėjos Sekretoriato darbuotojų pareigos BA Sekretoriato darbuotojų pareigos: atitinkamai vykdyti savo darbo įpareigojimus, kaip numatyta jų darbo sutartyse ir pareiginėse instrukcijose; teikti pagalbą kitiems BA Sekretoriato nariams, taip pat Baltijos Asamblėjos Prezidiumo, komitetų ir nacionalinių delegacijų nariams, kada tai būtina; saugoti ir teisėtai naudoti jiems perduotą Baltijos Asamblėjos turtą ir lėšas. Baigiamosios nuostatos Šie BA Sekretoriato nuostatai yra Baltijos Asamblėjos Statuto priedėlis ir įsigalioja nuo jų patvirtinimo Baltijos Asamblėjos sesijoje momento. Visi šių nuostatų pakeitimai ir papildymai turi būti patvirtini Baltijos Asamblėjos sesijoje. Vilnius, 2000 m. gruodžio 9 d.