РЕШЕНИЕ

РЕШЕНИЕ ПОЛОЖЕНИЕ О Секретариате Балтийской Ассамблеи

1. Настоящее Положение определяет структуру, принципы деятельности, ответственность и полномочия Секретариата Балтийской Ассамблеи.
2. Положение о Секретариате Балтийской Ассамблеи и изменения в нем утверждает сессия Балтийской Ассамблеи.
3. Местопребывание Секретариата Балтийской Ассамблеи (далее – Секретариат БА) – Рига, Латвия. I. Принципы деятельности Секретариата Балтийской Ассамблеи
4. Секретариат БА руководствуется принципами такой организационной работы, в ходе которой при выполнении обязанностей и обязательств Секретариата БА было бы гарантировано: 1) соблюдение интересов государств-членов Балтийской Ассамблеи, а также правомерное использование имущества и финансовых средств Балтийской Ассамблеи; 2) укрепление сотрудничества с другими региональными, международными и межпарламентскими организациями; 3) обеспечение деятельности структурных подразделений Балтийской Ассамблеи; 4) способствование непрерывности работы Балтийской Ассамблеи. II. Структура Секретариата Балтийской Ассамблеи
5. Секретариат БА составляют: 1) Руководитель Секретариата Балтийской Ассамблеи; 2) секретари национальных делегаций Латвии, Литвы и Эстонии; 3) работники Секретариата БА.
6. Для подбора кандидата на должность руководителя Секретариата БА Президиум Балтийской Ассамблеи проводит открытый конкурс. Претендент на пост руководителя Секретариата БА должен соответствовать следующим требованиям: 1) иметь гражданство Латвии, Литвы или Эстонии; 2) владеть одним из национальных языков Балтийской Ассамблеи и по меньшей мере двумя иностранными языками (английским и русским); 3) обладать знаниями в сфере организационной работы; 4) обладать пониманием политической ситуации, политических процессов, происходящих в государствах-членах Балтийской Ассамблеи и странах, с организациями которых Балтийская Ассамблея поддерживает тесные связи.
7. Победившее в конкурсе лицо представляется сессии для утверждения на должность.
8. Руководитель Секретариата БА назначается на должность, исходя из принципа консенсуса национальных делегаций. На основании решения сессии Балтийской Ассамблеи Президент Балтийской Ассамблеи заключает с руководителем Секретариата БА трудовой договор.
9. Руководитель Секретариата БА утверждается сроком на четыре года с правом назначения на второй срок.
10. Трудовые отношения руководителя Секретариата БА с Балтийской Ассамблеей регламентируются настоящим Положением, трудовым договором, а также действующими правовыми актами Латвийской Республики и описанием должностных обязанностей руководителя Секретариата БА, которое является неотъемлемой частью настоящего Положения.
11. Секретарь национальной делегации государства-члена Балтийской Ассамблеи (далее – секретарь национальной делегации) назначается на должность и несет ответственность за свою работу согласно законодательству соответствующего государства-члена Балтийской Ассамблеи и настоящему Положению.
12. Национальные делегации Балтийской Ассамблеи о назначении или замене своих секретарей информируют Президиум Балтийской Ассамблеи и руководителя Секретариата БА.
13. Руководитель Секретариата БА составляет список работников Секретариата Балтийской Ассамблеи и представляет его на обсуждение в Президиум Балтийской Ассамблеи. Список работников Секретариата составляется с учетом намечаемой деятельности, установленных приоритетов и имеющегося бюджета Балтийской Ассамблеи. Список работников Секретариата утверждает Президиум Балтийской Ассамблеи.
14. Работников Секретариата БА принимает на работу и увольняет руководитель Секретариата БА, исходя из структуры и бюджета Секретариата БА.
15. Работники Секретариата БА находятся в подчинении руководителя Секретариата БА. Их трудовые отношения устанавливаются трудовым договором, описаниями должностных обязанностей, настоящим Положением, Уставом Балтийской Ассамблеи и действующими правовыми актами Латвийской Республики.
16. Руководитель Секретариата БА подготавливает описание должностных обязанностей каждого работника Секретариата БА. Описание должностных обязанностей определяет обязанности и полномочия соответствующего работника. III. Задачи руководителя Секретариата Балтийской Ассамблеи
17. Руководитель Секретариата БА находится в непосредственном подчинении Президента Балтийской Ассамблеи.
18. Задачи руководителя Секретариата Балтийской Ассамблеи: 1) руководство и организация деятельности Секретариата БА, способствование межпарламентским связям с секретариатами других международных, региональных и парламентских организаций; 2) определение обязанностей работников Секретариата БА в соответствии с установленными в Положении о Секретариате Балтийской Ассамблеи функциями, обеспечение согласованных и эффективных действий работников в выполнении ими установленных обязанностей; 3) проведение совещаний с секретарями национальных делегаций и работниками Секретариата БА, а также с другими секретариатами международных, региональных и парламентских организаций; 4) сбор, обобщение и распространение информации, поступающей от международных и парламентских организаций, с которыми Балтийская Ассамблея имеет соглашения или в работе которых Балтийская Ассамблея принимает участие как организация, обмен этой информацией, а также передача ее Президиуму Балтийской Ассамблеи и секретарям национальных делегаций; 5) сотрудничество и обмен информацией с Секретариатом Балтийского Совета Министров. Передача полученной информации секретарям национальных делегаций Балтийских государств; 6) подготовка к публикации документов сессий и материалов о деятельности Балтийской Ассамблеи; 7) выполнение обязанностей секретаря на заседаниях Президиума Балтийской Ассамблеи и протоколирование заседаний Президиума Балтийской Ассамблеи; 8) при необходимости оказание помощи членам Президиума Балтийской Ассамблеи в официальных переговорах с партнерами по сотрудничеству и организациями, в работе которых принимает участие Балтийская Ассамблея; 9) обеспечение выполнения информационной стратегии Балтийской Ассамблеи; 10) накопление и хранение архива (документов, протоколов и др.) Балтийской Ассамблеи; 11) утверждение и подписание финансовых документов (ордеров, счетов и т.д.) в пределах бюджетных средств Балтийской Ассамблеи и ее Секретариата, а также полномочий руководителя Секретариата БА; 12) подготовка совместно с Президиумом Балтийской Ассамблеи первоначального проекта бюджета Балтийской Ассамблеи; 13) организация бухгалтерского учета и работы в соответствии с требованиями и порядком, установленными правовыми актами Латвийской Республики, а также Бюджетно-контрольным комитетом Балтийской Ассамблеи; 14) хранение и правомерное использование имущества и финансовых средств Балтийской Ассамблеи; 15) надзор за правомерным использованием символики Балтийской Ассамблеи. 16) координация совместных мероприятий с партнерами Балтийской Ассамблеи. IV. Задачи секретаря национальной делегации Балтийской Ассамблеи
19. Задачи секретаря национальной делегации: 1) подготовка, координация и оказание помощи в решении технических вопросов обслуживания мероприятий Балтийской Ассамблеи, проводимых на территории представляемого им государства; 2) оказание содействия председателю и заместителю председателя национальной делегации в осуществлении руководства делегацией; 3) оказание членам национальной делегации помощи в решении технических вопросов; 4) участие в заседаниях Президиума Балтийской Ассамблеи и во встречах Президиума с партнерами по сотрудничеству; 5) оказание в случае необходимости помощи членам Президиума Балтийской Ассамблеи на официальных переговорах с партнерами по сотрудничеству и организациями, в работе которых Балтийская Ассамблея принимает участие; 6) связь и обмен информацией с руководителем Секретариата БА; 7) координация и организация информационной деятельности Балтийской Ассамблеи в представляемом им государстве; 8) поддержание связи и сотрудничество c ответственными должностными лицами Балтийского Совета Министров в представляемом им государстве; 9) подготовка и протоколирование совместных заседаний национальной делегации с иностранными делегациями; 10) организация, оказание помощи в решении технических вопросов и протоколирование официальных встреч комитетов Балтийской Ассамблеи в зарубежных поездках; 11) организация и подготовка сессии Балтийской Ассамблеи в представляемом им государстве и участие в работе национальной делегации на сессиях, проводимых в других Балтийских государствах; 12) организация работы национального жюри по наградам Балтийской Ассамблеи в области литературы, искусства и науки; 13) оказание помощи в решении технических и организационных вопросов в работе Объединенного жюри по наградам Балтийской Ассамблеи в области литературы, искусства и науки; 14) надзор за правомерным использованием символики Балтийской Ассамблеи на территории представляемого им государства; 15) хранение и правомерное использование имущества и финансовых средств Балтийской Ассамблеи, переданных в его ведение. V. Обязанности работников Секретариата Балтийской Ассамблеи
20. Обязанности работников Секретариата БА: 1) соответствующее исполнение своих трудовых обязанностей, как это предусмотрено в их трудовых договорах и описаниях должностных обязанностей; 2) оказание помощи другим работникам Секретариата БА, а также членам Президиума Балтийской Ассамблеи, комитетов и национальных делегаций в случае, когда это необходимо; 3) сохранение и правомерное использование переданных им имущества и средств Балтийской Ассамблеи. VI. Заключительные положения
21. Настоящее Положение о Секретариате Балтийской Ассамблеи является приложением к Уставу Балтийской Ассамблеи и вступает в силу с момента его утверждения на сессии Балтийской Ассамблеи.
22. Все изменения или дополнения настоящего Положения должны быть утверждены на сессии Балтийской Ассамблеи. Рига, 19 декабря 2004 года