LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO

LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS GENERALINIO DIREKTORIAUS Į S A K Y M A S DĖL KOMPIUTERIZUOTŲ DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMŲ DERINIMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO 2006 m. gruodžio 22 d. Nr. V-105 Vilnius Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) 6 straipsnio 2 dalimi ir 10 straipsnio 3 dalies 2 punktu, tvirtinu Kompiuterizuotų dokumentų valdymo sistemų derinimo tvarkos aprašą (pridedama). GENERALINIS DIREKTORIUS VIDAS GRIGORAITIS ______________ PATVIRTINTA Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. gruodžio 22 d. įsakymu Nr. V-105 KOMPIUTERIZUOTŲ DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMŲ DERINIMO TVARKOS APRAŠAS I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Kompiuterizuotų dokumentų valdymo sistemų derinimo tvarkos aprašas (toliau vadinama – Tvarkos aprašas) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių (toliau vadinama – įstaigos), perduodančių nuolatinio saugojimo dokumentus į valstybės archyvus, kompiuterizuotų dokumentų valdymo sistemų derinimo su valstybės archyvais tvarką.
2. Šiame Tvarkos apraše vartojamos sąvokos: Kompiuterizuota dokumentų valdymo sistema – informacinių technologijų pagrindu veikianti įstaigos vidaus administravimo srities informacinė sistema, skirta įstaigos dokumentų, tarp jų ir elektroninių, valdymo funkcijoms atlikti. Kitos šiame Tvarkos apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982), Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus tvirtinamose dokumentų rengimo, dokumentų tvarkymo ir apskaitos, taip pat elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse vartojamas sąvokas. II. KOMPIUTERIZUOTŲ DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMŲ DERINIMAS
3. Įstaiga, numatanti kompiuterizuoti dokumentų valdymą ar atskiras dokumentų valdymo funkcijas, raštu kreipiasi į jos dokumentus priimantį valstybės archyvą (toliau vadinama – valstybės archyvas) dėl kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos derinimo ir pateikia sistemos projekto aprašą (priedas), kuriame nurodoma ši informacija: 3.
4. kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos funkcinė struktūra; 3.
5. visų kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje diegiamų dokumentų valdymo funkcijų (dokumentų rengimo, registravimo, tvarkymo, saugojimo ir kt.) apibūdinimas; 3.
6. metaduomenų struktūra (kuriant elektroninių dokumentų valdymo sistemą); 3.
7. elektroninio parašo formavimo, tikrinimo ir saugojimo priemonių apibūdinimas (kuriant elektroninių dokumentų valdymo sistemą); 3.
8. informacijos ir dokumentų paieškos, prieigos prie jų priemonių apibūdinimas; 3.
9. kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos administravimo, prieigos prie dokumentų kontrolės priemonių, padalinių ir (ar) darbuotojų įgaliojimų ir atsakomybės apibūdinimas; 3.
10. kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos saugos užtikrinimo priemonių apibūdinimas; 3.
11. reikalavimai kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos programinei įrangai.
12. Valstybės archyvas išnagrinėja įstaigos pateiktą informaciją, įvertina, ar numatomų kompiuterizuoti dokumentų valdymo, kitų funkcijų vykdymas kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje atitinka norminiuose teisės aktuose dokumentų valdymui nustatytus reikalavimus, ir per 15 dienų nuo įstaigos raštiško kreipimosi gavimo dienos pateikia išvadas ar pastabas ir pasiūlymus dėl derinamos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos. Jei pateikiamas derinti didelės apimties ar sudėtingas kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos projekto aprašas, valstybės archyvas išvadas ar pastabas ir pasiūlymus pateikia per 30 dienų, o pakartotinio derinimo atveju – per 10 dienų.
13. Įvertinusi valstybės archyvo pateiktas pastabas ir pasiūlymus įstaiga atlieka atitinkamus pakeitimus ar pataisymus. Jei su pateiktomis pastabomis ar pasiūlymais nesutinkama, apie tai raštu informuojamas valstybės archyvas, nurodant motyvus. Norint pašalinti iškilusius prieštaravimus, gali būti surengtas įstaigos, valstybės archyvo, Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau vadinama – Lietuvos archyvų departamentas) specialistų, prireikus – ir sistemos kūrėjų pasitarimas.
14. Įstaiga, pradėjusi kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos diegimą, apie tai informuoja valstybės archyvą ir sudaro sąlygas jo specialistams susipažinti su sistema.
15. Kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos derinimas laikomas baigtu, kai valstybės archyvas raštu pritaria diegiamai kompiuterizuotai dokumentų valdymo sistemai ir konkrečioms sistemoje vykdomoms dokumentų valdymo funkcijoms.
16. Valstybės archyvas gali kreiptis į Lietuvos archyvų departamentą dėl tarnybinės pagalbos derinant kompiuterizuotą dokumentų valdymo sistemą.
17. Papildant ar keičiant įdiegtą kompiuterizuotą dokumentų valdymo sistemą naujomis dokumentų valdymo funkcijomis, tai turi būti suderinta su valstybės archyvu šiame tvarkos apraše nustatyta tvarka.
18. Valstybės archyvas, suderinęs kompiuterizuotą dokumentų valdymo sistemą, Lietuvos archyvų departamentui pateikia šią informaciją: 10.
19. įstaigos, įdiegusios kompiuterizuotą dokumentų valdymo sistemą, pavadinimas; 10.
20. kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos pavadinimas; 10.
21. kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje vykdomos dokumentų valdymo funkcijos; 10.
22. informacija apie valdančiąją sistemą, duomenų bazės valdymo sistemą, kitą kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos funkcionavimui užtikrinti reikalingą programinę įrangą; 10.
23. sistemos suderinimo data.
24. Informacija apie suderintas ir įdiegtas kompiuterizuotas dokumentų valdymo sistemas skelbiama Lietuvos archyvų departamento interneto svetainėje. ______________ Kompiuterizuotų dokumentų valdymo sistemų derinimo tvarkos aprašo priedas (Kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos projekto aprašo forma) _______________________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas) KOMPIUTERIZUOTOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOS PROJEKTO APRAŠAS ___________ Nr. _________ (data) ______________________ (sudarymo vieta) Kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos funkcinė struktūra (Aprašomos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos sudedamosios dalys (posistemiai, moduliai ir pan.), jų atliekamos funkcijos, vidiniai ir išoriniai ryšiai.) Dokumentų valdymo funkcijos:
25. Dokumentų rengimas (Aprašoma, kaip ši funkcija bus vykdoma kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje.)
26. Dokumentų registravimas .................................................... Metaduomenys (Pateikiama elektroninių dokumentų ir elektroninių bylų metaduomenų struktūra, nurodant privalomus ir papildomus metaduomenis, aprašoma metaduomenų pildymo kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje, jų susiejimo su elektronine byla, elektroniniu dokumentu tvarka.) Elektroninio parašo formavimo, tikrinimo ir saugojimo priemonės (Pateikiama informacija apie kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje numatomą diegti elektroninio parašo technologiją, elektroninio parašo tikrinimo procedūrą, kuri turi atitikti Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės direktoriaus tvirtinamus reikalavimus elektroninio parašo tikrinimo procedūrai, elektroninio parašo saugojimo programinę įrangą, kita reikiama informacija.) Informacijos ir dokumentų paieškos, prieigos prie jų priemonės (Aprašomos kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje numatomos diegti informacijos paieškos, prieigos prie elektroninių dokumentų ir informacijos būdai ir priemonės.) Kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos administravimo, įgaliojimų ir atsakomybės priskyrimo, prieigos prie dokumentų kontrolės priemonės (Aprašomos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos administravimo funkcijos, vartotojų veiksmai, prieigos lygiai ir kt.) Saugos užtikrinimo priemonės (Aprašomos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos saugos užtikrinimo priemonės pagal Lietuvos Respublikos Vyriausybės tvirtinamus bendruosius dokumentų saugos reikalavimus.) Reikalavimai kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos programinei įrangai (Pateikiama informacija apie kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos programinei įrangai keliamus reikalavimus, atsižvelgiant į Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės direktoriaus tvirtinamas rekomendacijas dėl elektroninio dokumento turinio, pasirašyto elektroninio dokumento turinio ir elektroninio dokumento formatų naudojimo valstybės institucijoms ir įstaigoms elektroninėmis priemonėmis keičiantis oficialiais elektroniniais dokumentais.) _________________________ __________________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė) ______________